7/31/2019 UNIDAD II TEORA DE LA ORGANIZACIN
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ORGANIZACIN YMTODOS
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Lic. Vctor Vladimir
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD II:
TEORA DE LAORGANIZACIN
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
La Organizacin tiene su origen en la
palabra Organismo.
Organizacin es la estructura tcnica de lasrelaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de loselementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su
mxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos sealados.
La Organizacin produce grandesbeneficios que se reflejan en la reduccinde costos para la empresa y una mejor
direccin de la misma
Introduccin de la Organizacin
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
Qu Estudia l O y M? Los Problemas de Estructura y Funcionamiento
de la Administracin.
Aconsejar a los Funcionarios interesados en
mejorar la Organizacin y Mtodos de laEmpresa
Cul es la Finalidad de una Unidadde O y M?
Asegurar el mximo de eficiencia en elfinanciamiento de la mquina administrativa, ymediante la aplicacin adecuada de mtodoscientificos de Organizacin
INTRODUCCIN
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Cul es la Finalidad de una Unidadde O y M?
Conseguir economas en el costo de laproduccin y en la utilizacin de mano de obra.
Observacin:
No se le concede autoridad sobre otras unidadesen administracin.
INTRODUCCIN
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La Ventajas de un O y M? Su responsabilidad es estudiar los problemas
administrativos y que puedan tomarse el tiempopara pensar e indagar sin tener que preocuparse
de abandonar otras responsabilidades.
Es el Desarrollo de las Facultades Crticas,pensar en trminos de propsitos en vez demedios, a interrogar sobre lo que se hace y el por
qu de ello.
INTRODUCCIN
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El Servicio del Departamento de O yM se caracteriza por:
Adiestramiento en tcnicas especializadas queson complementadas con la experiencia de sus
funcionarios.
Liberacin de estrecheses departamentales yenfocar los problemas desde el punto de vista delas necesidades de la empresa.
INTRODUCCIN
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El Trmino O y M Consiste: Determinar su grado de eficiencia.
Su Rentabilidad
Su Facultad de adaptarse a los cambios del
medio Conceptuar al mtodo como el proceso de
reflexin abstracta que permite enfocar yabordar el problema de la organizacin
INTRODUCCIN
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Los Objetivos dentro de una dependenciade O y M:
1. Servir de Vinculacin entre rgano Central demodernizacin administrativa y las dependencias en
la ejecucin de las prioridades del mejoramientoadministrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructurade la Organizacin y los problemas derivados delflujo o proceso administrativo; as como los
problemas del cambio de actitud y comportamiento,en el marco de la modernizacin administrativa.
INTRODUCCIN
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Origen de Organizacin y Mtodos:1821 Reorganizacin Administrativa
tendientes a racionalizar y mseficientes.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir endos fases importantes:
Una Referente a su Origen y Formacin.
Consolidacin
INTRODUCCIN
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INTRODUCCIN
1917-1964
Se inicia con
la Creacin de los
Departamentos
Administrativos
Termina con la
Instalacin de las
Unidades de O y M En
Toda la Administracin
La Primera Fase
La Segunda Fase
1965
Se dedican a modernizar la Administracin e
Introducen las tcnicas administrativasExperimentales en el sector privado y consolidan
su accin de revisin permanente tanto de
La estructura como el funcionamiento.
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Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio devarios acuerdos:
1) Acuerdo por el que se establecen las bases para la
promocin y coordinacin de las reformasadministrativas.
2) Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada
departamento deben procurar dar la atencin que requiereel programa de reforma administrativa de su dependencia.
3) Acuerdo por medio del cual seda a conocer que
corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicasde evaluacin en materia de reforma administrativa y losdiagnsticos necesarios.
INTRODUCCIN
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Las funciones consisten en una orientacin general en elconjunto de la administracin
1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura yel funcionamiento de la dependencia.
2) Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia
a las que se trabaja.3) Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia
que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicasadministrativas; Coordinndose con cada una de ellas eimplantando nuevos y mejores sistemas de trabajo.
4) Hacer actividades de promocin, Investigacin ydivulgacin.
1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
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5) Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en laorganizacin, donde se verifiquen todas las actividadesrealizadas como un anlisis integral de finalidad, deorganizacin, sistemas y procedimientos, a fin deconsiderar posibles mejoramientos en los mtodos.
6) Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos quedebe realizar la organizacin en cada una de sus divisiones.
7) Conocimiento de las tcnicas concernientes almejoramiento de mtodos y a los principios generales para
resolucin de problemas que se plantean en la organizacinde la cual dependen.
1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
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8) Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas deorganizacin y mtodos.
9) Estudiar, proponer e implementar sistemas y
procedimientos que permitan desarrollar con mayoreficiencia y productividad las actividades de losfuncionarios y empleados.
1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
1 Fase de desarrollo(inicial)
2 Fase de desarrollo(intermedia)
3 Fase dedesarrollo(consolidacin)
Anlisis de
estructuras y
funciones
Teora de sistemas Teora cuantitativa
Cuadros de
distribucin del
trabajo
Desarrollo
Organizacional
Ingeniera de
sistemas
Elaboracin de
organigramas
Administracin por
proyectos
Informtica
Elaboracin de
diagramas de flujo
Administracin
estratgica
Modelos de
simulacin
Anlisis y descripcin
de puestos
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a) Fase de Desarrollo (Inicio):
Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativasaportadas por la teora de la organizacin clsica, parael estudio de la estructura y los procesos de trabajo de laempresa; elaborando organigramas como cuadros dedistribucin del trabajo, departamentalizacin ydelegacin de tareas.
b) Fase de Desarrollo (Intermedia):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas msavanzadas y complicadas para el desarrollo delcomportamiento y la teora moderna de la organizacin,as como los sistemas y los proyectos.
1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
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c) Fase de Desarrollo (Consolidacin):
Es la fase donde se hace ms avanzado eldesarrollo, recurriendo a teoras cuantitativascon la utilizacin de recursos matemticos,operaciones, simulacros y procedimientoselectrnicos de datos.
1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
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La informacin sobre la actividad administrativa de ladependencia o unidad orgnica de la que se trate, serecopila, analiza y prepara como informe en el cualse deben formular propuestas, ventajas y desventajasde las medidas de mejoramiento administrativo ms
viables de acuerdo con la estimacin de costos ypresupuestos de los recursos humanos, financieros ymateriales.
Para poder realizar dichos anlisis se deben seguirdiversos pasos:
1) Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
2) Describir tal hecho o situacin.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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3) Descomponerlo con el fin de conocer los detalles yaspectos.
4) Examinarlo crticamente y comprender cada elemento ocomponente del hecho especfico en estudio.
5) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio declasificacin elegido, haciendo comparaciones ybuscando analogas.
6) Definir las relaciones que operan entre cada elemento,tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el
departamento donde se trabaja.7) Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura,
normas y polticas administrativas, funciones yoperaciones, equipo y ambiente laboral.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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Es importante saber las caractersticas que distinguen a losanlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, lascuales se denotan as:
1) Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, laeliminacin de procedimientos o de pasos dentro de unproceso.
2) Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.
3) Combinacin: Combinar el orden de las operaciones deun procedimiento que considere los factores.
4) Modificacin: Cambios en los procedimientos o lasoperaciones, modificadores en las formas, registros einformes.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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5) Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodosde trabajo mediante el anlisis de las operaciones de unprocedimiento.
6) Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones enlos volmenes de hechos, costos, produccin, etc., enperodos iguales y subdivididos en unidades homogneasde tiempo.
7) Correlacin: Determinar el grado de influencia entre doso ms variables. Una variable puede ser estimada si elvalor de otra variable es conocido.
8) Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreohace posible las inferencias acerca de las caractersticasdel personal.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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9) PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin deProgramas): La planeacin y control de un conjuntocomplejo de actividades, funciones y relaciones.Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin
de recursos, etc.10) Programacin lineal: Para asignar los recursosincluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccinentre varias alternativas y sistemas cuyos elementostienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin
en diversas etapas.11) Simulacin: Usada para imitar una operacin antes desu ejecucin real, para as proporcionar datosaproximados que permiten tomar decisiones, haciendogrupos complejos de variables.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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12) Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin yMtodos, diversas teoras que caracterizan a sudependencia o a las etapas por las que estdesarrollndose, stas se dividen as:
Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo deestaciones de servicio, y la mayora de los modelossuponen una distribucin especfica de las llegadas y eltiempo.
Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando
la informacin se da en forma probable para el desarrollosistemtico del anlisis
Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en unasituacin de competencia, y aplicar en problemas deproductividad hacindose responsables pero conociendo
las reglas.
1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS
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La ubicacin de Organizacin y Mtodos en
los organismos de la administracin esmuy variada y depende del tipo derelaciones y las funciones que se le
asignen y del tipo de organismoimplicado. Los documentos oficialesrecomiendan que el sistema deorganizacin y mtodos dependan de lamisma autoridad del organismo al cualsirven. Sin embargo, las podemos
localizar de diferentes formas, es decir,de acuerdo a las funciones que realicen
en la empresa u organismo.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
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a) Ubicacin segn la funcin deasesora:
Si se le asigna funciones asesorasdeben ubicarse en el mximo
nivel jerrquico o mximonivel de decisin, pero puedensituarse en otro niveljerrquico. Existen dos casos
En una secretara, donde dependa
directamente del secretario,del subsecretario y de ungerente .
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Secretara
Subsecretara
Gerencia
Organizacin y Mtodos
Organizacin y Mtodos
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En una administracin descentralizada, donde puede dependerdirectamente del director o gerente general y del subdirector osubgerente general.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Direccin General
Organizacin yMtodos
Subdireccin General
Organizacin y
Mtodos
SubdireccinA
SubdireccinB
SubdireccinC
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b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los rganos administrativoscumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareasde programacin, presupuestos, informacin,
administracin de recursos humanos y materiales y control.Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos anivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero conautoridad funcional sobre las unidades orgnicas de ladependencia para el caso especfico y especial del apoyo
administrativo en Organizacin y Mtodos.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
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Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, confunciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeasunidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reasque dada su importancia o dimensin las.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Secretara
SubdireccinA
SubdireccinB
Direccin General deO. y M.
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Ubicacin del departamento de Organizacin y Mtodos en unaSecretara
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
-
Secretara
SubsecretaraA
Direccin de Planeacinadministrativa
SubsecretaraB
Departamento deO. y M.
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Ubicacin de las oficinas de Organizacin y Mtodos en unaparaestatal
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Subdireccin General
SubdireccinA
Subdireccin
administrativa
Direccin General
Departamento deadministracin
Departamentode personal
Departamentojurdico
Oficina deO. y M.
Oficina deO. y M.
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c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:
La organizacin por programas o proyectos es la msresultante del desarrollo de las relaciones horizontalesdentro las organizaciones.
La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituyeuna organizacin orgnicoajustable y flexible,identificndose como una estructura horizontaldiagonal.Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del
mando especializado, pero tambin puede considerarsecomo una vinculacin entre la estructura programtica,cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya baseson los proyectos y la organizacin.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
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Ubicacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en unasecretara
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Secretara
Subsecretara A Subsecretara B
O. y M.
Proyecto 1 Proyecto 1
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Ubicacin de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependende la direccin.
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
Direccin General
Organizacin yMtodos
Subdireccin A Subdireccin B Subdireccin C
Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
Existen dos enfoque para administrar los proyectos deOrganizacin y Mtodos
El primero se refiere a que el administrador del proyecto seaasesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con unarelacin de asesora en el organigrama.
El segundo se refiere a que el administrador del proyectodetente autoridad sobre todas las actividades del proyectohasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven suautoridad lineal original.
En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de
autoridad que emana de los distintos administradoresfuncionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto
1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA
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ste se encarga de recopilar y analizar informacin con elfin de presentar soluciones alternativas a problemas, ascomo asesorar en la implantacin de las modificaciones queproponga. El analista puede ser un tcnico o profesional querequiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora dela administracin y de la organizacin, de sistemas ymetodologa de la investigacin.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan
realizar diagnsticos administrativos y el diseoorganizacional, anlisis y elaboracin de organigramas,
diagramas de flujo y distribucin de espacio.
1.5 Personal de Organizacin y Mtodos
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Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin yMtodos se resumen en tres aspectos:
1) La carencia de un programa general de Organizacin y
Mtodos en las dependencias pblicas.2) La escasez de personal calificado.3) La resistencia al cambio
1.6 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos
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2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
GERENCIAACTIVIDADES
Mantenimiento Mejoramiento
AdministracinTradicional
Tratando deevitar que lasituacin se
deteriore-tipocorrectivo
El Desgaste dela
Administracin
centr
a
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2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
Mejoramiento
Adquisicin deNuevas
Tecnologas
Falta adecuadaCapacitacin yentrenamiento
Personal
Se pierde su eficiencia ymuchas veces vuelve losniveles de productividad
Observacin:Cuando el mejoramiento se logra por la creatividad y empeo de las
personas, ste no se mantiene por la carencia de mecanismos deestandarizacin y seguimiento adecuado debido a que el mejoramientocontinuo tampoco est en la agenda del administrador
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
La empresa en s es un gran proceso: entraninsumos, se ejecutan unas actividades y segeneran productos o servicios para los clientes.
El modelo administrativo tradicional estpicamente funcional y todos los esquemas de
control estn concebidos con este enfoque, cadadepartamento toma decisiones pensandonicamente en ellos mismos Las modificacionesque se hacen casi nunca consultan lasnecesidades y los requerimientos de los dems
departamentos y por esto los procedimientos quegobiernan la empresa terminan convertidos enverdaderas "colchas de retazos" porque cadaquien tiene su "manera de trabajar".
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2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
La primera etapa de este proceso de mejoramiento esidentificar procesos que se realizan en la empresa. Porejemplo: ventas, produccin, facturacin, elaboracin deEstados Financieros, nminas, seleccin y enganchepersonal.
La segunda Etapa Luego de esto se debe definir cules deellos son los ms crticos o los que presentan mayoresquejas tanto internas como externas.
El tercer paso es integrar los grupos de trabajo para cadauno de los procesos a mejorar. Para la composicin de
estos grupos, se debe tener en cuenta que debe participaral menos una persona de cada una de las reas queintervienen en ellos
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS
2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos
La herramienta de trabajo bsica en este proceso demejoramiento es el Diagrama de Flujo de Productos y
Procesos (DFPP).
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