TRAVAIL COLLABORATIF À DISTANCE Définitions, notions, vocabulaire Méthode Panorama des outils Mise en pratique

Isabelle Gonon

Plan 1.  Méthode

•  Définition •  Vocabulaire et notions associées •  Méthode •  Conditions

2.  Outils •  Panorama, évolution •  Des outils pour •  Un environnement de travail, sur internet ou dans le cloud

3.  Mise en pratique •  Exercices pratiques •  Apprentissage, accompagnement, évaluation

1- Méthode du travail collaboratif • Définition • Vocabulaire et notions associées • Méthode • Conditions • Points de vigilance et intérêt

Définition du travail collaboratif

Travail réalisé en commun par plusieurs personnes qui mutualisent leurs connaissances et leurs compétences, négocient le sens, s'organisent et coordonnent leurs actions pour obtenir un résultat dont elles sont collectivement responsables.

Vocabulaire : collaborer, coopérer, participer Participer n’est pas collaborer •  Participer : contribuer à un ensemble en partageant mettant à

disposition des autres quelque chose qui nous appartient (un avis, une photo, un lien etc.)

•  Collaborer : travailler en commun en coordonnant ses actions de la conception à la validation finale dont on est collectivement responsable

Collaborer n’est pas coopérer •  Coopérer : diviser le travail puis rassembler, au final, la part

réalisée par chacun.

Notion associée : communauté virtuelle Une communauté virtuelle est un ensemble d’individus (qui n’en sont pas moins réels) : •  virtuel signifie que les individus ne sont pas physiquement

rassemblés, mais distants et reliés par un réseau d'ordinateurs ;

•  communauté n’est pas un repliement sur soi quand elle est d’intérêt ; •  à minima elle est constituée des utilisateurs d’un service, il y a

également des communautés réunies autour d’un centre d’intérêt commun (communautés d’intérêt), par des pratiques communes (CoPs), par un projet commun…

•  l’inscription engage l’individu et la charte signée à l’inscription permet d’établir la confiance

Notions associées : réseau, groupe • Réseau social

•  relations interpersonnelles •  relations pré-existantes •  ou centre d’intérêt partagé •  conversation

• Groupe

•  identification •  relation au groupe •  réuni autour d’un centre

d’intérêt ou projet commun •  échange de connaissances

Notion associée : intelligence collective •  Intelligence d’un collectif, collaboration intellectuelle. •  Intelligence : Capacité d’un groupe à mettre en commun

ses connaissances et ses compétences pour résoudre un problème

Dans la chaîne du sens : •  Transformer des données en informations, traiter ces

informations, les utiliser dans l’action et en faire des connaissances, devenir compétent et utiliser ces connaissances pour résoudre des problèmes en différentes circonstances, et plus généralement avoir la capacité à résoudre des problèmes.

Capacité d’un groupe à mettre en commun ses connaissances et ses compétences pour résoudre un problème

Méthode du travail collaboratif

Réalisation

Négociation

Décision

Communication

Organisation

Mutualisation

Création du groupe Taille du groupe

du sens

répartition des tâches des ressources

validation

Les conditions : (de) la confiance • Confiance dans l’institution (l’organisation)

•  qui en fait une modalité officielle, reconnue, voire obligée •  avec un cadre, une charte, des règles, des moyens

• Confiance dans la hiérarchie •  qui reconnaît la participation et l’implication de l’individu dans le

groupe •  ne favorise pas l’individu qui détient la connaissance mais celui qui

la partage

• Confiance dans les pairs • Une bonne articulation entre intérêt collectif et intérêt

individuel.

Points de vigilance, avantages

Points de vigilance

• Constitution et taille des groupes

• Après la validation collective cesser de modifier le document partagé

•  La question du leadership

Intérêt

•  L’intelligence collective •  Le partage des

connaissances et l’apprentissage

•  La confrontation des opinions

•  La répartition des tâches

2- Les outils pour collaborer à distance • Evolution et multiplication des outils pour collaborer • Evolution des services en ligne : Internet et les médias

sociaux, du web1.0 au web 2.0 • Des outils pour chaque tâche •  L’environnement de travail aujourd’hui :

•  Du local à l’intranet, l’internet et au cloud (computing) •  Des outils de travail en ligne, accessible par tous et de partout,

dont les droits sont partagés

Le vocabulaire des : services, outils, fonctionnalités

Accès

Plateforme de services

Logiciel Application Widget

Accueil du site

Fonctionnalités

Plug in

Outils

ajoute

complément

Evolution des outils Synchrone

Asynchrone

Transmission Interaction

Site web

Téléchargement

Newsletter

Chat Messagerie instantanée

Streaming vidéo en direct

Flux RSS

Forum

Liste de discussion Mail

Applications partagées en ligne

Stockage partagé Sites de partage

Classe, réunion virtuelle (webconférence)

Tweets Blogs

Vidéo chat, téléphonie IP

Wikis

Utilisés pour collaborer

Internet et les médias sociaux : du web1.0 au web2.0, évolution des services en ligne.

Internet web

mail transfer fichier

webmail téléchargement

Sites informatifs :

pages statiques ou dynamiques

Webconférence

Web 1.0

Chat

Social bookmarking

Publication et partage de photos,

vidéos …

Médias sociaux Web 2.0

Sites communautaires,

d’échanges

Réseaux sociaux

Veille collaborative

E-commerce

Les outils pour : • Communiquer :

•  en asynchrone : le mail, le forum •  en synchrone : le chat, la messagerie instantanée, le chat audio ou

vidéo, la téléphonie IP, la webconférence et le partage d’écran… • S’organiser :

•  agenda, logiciels de projet, sondages et votes • Stocker, partager :

•  dossiers partagés sur un espace disque, •  mise en ligne sur un site de partage

• Créer : •  applications en ligne •  wikis •  blogs

Environnements de travail •  L’environnement de travail aujourd’hui :

•  Du local à l’intranet, l’internet et au cloud (qu’est-ce que le cloud computing)

•  Des outils de travail en ligne, accessible par tous et de partout, dont les droits sont partagés

•  Cloud computing : Expression anglaise utilisée à propos d'un hébergement sur des serveurs externes dont on ne connaît pas la localisation physique (quelque part sur Internet, qui est souvent représenté dans les schémas par un nuage). Cet hébergement est un service offert par quelques gros opérateurs (Microsoft, Google, Amazon etc.) qui sont donc des fournisseurs de service en nuage gérant d'immenses data center.

Services et outils en ligne

Avantages

• Accessibilité en mobilité • Documents consultables

et modifiables à tout moment

• Plusieurs utilisateurs peuvent y travailler au même moment

• Pour l’entreprise : SAS (software as a service)

Risques et précautions

• Attention à protéger les données confidentielles ou sensibles

•  à ne pas supprimer un document partagé (donc sauvegarder sur un disque dur)

Exemple : l’univers de diigo • Un service de marque-page social (partage de signets,

social bookmarking)

Utiliser diigo (média social) pour : • S

Repérer des individus, s’abonner à leurs signets

Surligner, décrire, qualifier, commenter des pages web

Conserver ses signets en ligne

Se regrouper autour d’un centre d’intérêt ou d’un projet

Partager avec la communauté

Trouver des informations parmi les signets de la communauté

S’inscrire sur diigo S’identifier S’inscrire

Créer son compte

Accéder à son marque-page en ligne

Ajouter le widget à son navigateur

ou…

Installer la barre d’outils

3- Mise en pratique • S’inscrire aux différents services (s’installer dans un

environnement collaboratif) •  S’inscrire, créer un compte, paramétrer, organiser la collaboration

• S’organiser, agendas partagés et sondages •  Organiser un rendez-vous

• Co-construire et négocier le sens • Mutualiser les compétences, partager les ressources

•  Exemple partager des informations

• Produire • Décider en commun • Animer, accompagner, évaluer

Pratiquer nécessite : accompagnement, évaluation

Animation

• Coach • Animateur(s) de

communautés • Modérateur(s) de forums

de discussion • Community manager

•  Au sens ci-dessus •  Au sens de responsable de

la surveillance de la e-réputation sur les médias sociaux

Traces sur Internet et e-réputation

Ce que les autres pensent

de lui

Profils

Interactions

Ce que les autres

renvoient de lui

Ecrits productions

Exercices pratiques •  Compte gmail -> google

•  Avec ses propres identifiants ou les identifiants tests •  Compte diigo •  Fixer un RV (sondage -> agenda) •  Réunion synchrone pour décider des mots clés (tags et

hashtags) et des informations à rechercher (Adobe ou google+) •  Compte mind42 et map pour brainstorming sur les axes de

recherche (en //) •  Partager les informations recueillies avec diigo •  Informer avec twitter •  Récupérer les informations traitées et rédiger une synthèse

dans un google doc •  Paramétrer le partage du document

Conclusion J’espère vous avoir convaincus de : • L’intérêt du travail collaboratif • La nécessité de s’y former, s’éduquer • L’importance de

•  bien connaître les usages des médias sociaux (services, outils)

•  contrôler ses données et manager sa e-réputation •  penser l’articulation groupes / réseaux sociaux, espaces

privés / ouverts, et échanges inter-groupes

isabelle.gonon@cnam.fr