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ÍNDICE
Página 1 Base normativa 3
2 Objetivo 3
3 Ámbito de aplicación 3
4 Políticas 3
5 Definiciones 5
6 Descripción de actividades 7
7 Diagrama de flujo 12
8 Relación de documentos que intervienen en
el procedimiento
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- Anexo 1 “Instrucciones de operación para la
carga de información de incapacidades”.
Anexo 2 ”Acuerdo 436/2000 del H. Consejo
Técnico”.
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Procedimiento para el seguimiento y control de subsidios de incapacidades de los trabajadores del IMSS
1 Base normativa El presente procedimiento se elaboró con base a lo dispuesto en: El artículo 5, del Reglamento Interior de Trabajo, inserto en el Contrato Colectivo de
Trabajo del IMSS. Estatuto de Trabajadores de Confianza “A”, Artículo reformado
ACDO.SA2.HCT.270814/179.P.DA, dictado por el H. Consejo Técnico en la sesión ordinaria celebrada el 27 de agosto de 2014.
Programa para la Disminución del Ausentismo No Programado aprobado el 19 de julio de 2000 mediante acuerdo 436/2000 del H. Consejo Técnico.
2 Objetivo Establecer los mecanismos que permitan detectar y dar seguimiento, al gasto de subsidios de incapacidades de los trabajadores del Instituto Mexicano del Seguro Social, con la finalidad de disminuir sus repercusiones en el gasto de servicios personales. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para la División de Asuntos Sindicales, División de Servicios al Persona de Nivel Central, Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Departamento de Personal, Departamento de Relaciones Laborales, Oficina de Asuntos Sindicales, Departamento de Presupuesto y Control del Gasto y Oficina de Control del Proceso en Delegaciones. 4 Políticas
4.1. La entrada en vigor del presente documento actualizará y dejará sin efecto el “Procedimiento para el seguimiento y control de subsidios de incapacidades de los trabajadores del IMSS”, con clave 1A31-003-004 y de fecha de registro 16 de octubre de 2015, así como el Oficio Circular 09-54-06-1A10/ 3124 de fecha 14 de agosto de 2012, emitido por la Coordinación de Gestión de Recursos Humanos, mediante el cual se solicita se incluyan los días de incidencias y costos del total del personal que labora en el Instituto.
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4.2. Corresponde a la Coordinación de Relaciones Laborales a través de la División de Asuntos Sindicales, interpretar para efectos administrativos el presente procedimiento y resolver los casos no previstos. 4.3. El lenguaje empleado en el presente documento, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos. 4.4. El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto. 4.5. El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, con los Principios Constitucionales (Legalidad, Honradez, Lealtad, Imparcialidad y Eficiencia) y con los valores del IMSS (Buen trato y vocación de servicio, Respeto a los derechos humanos y a la igualdad, Integridad y prevención de conflictos de interés en el uso del cargo y en la asignación de recursos públicos y Superación personal y profesional) aprobado por el Consejo Técnico mediante Acuerdo ACDO.SA2.HCT.011215/283.P.DA, de fecha 01 de diciembre de 2015. 4.6. El proceso de carga de información al Sistema de Control de Incapacidades será responsabilidad de la Oficina de Asuntos Sindicales y se realizará en forma quincenal. 4.7. La Oficina de Asuntos Sindicales, realizará el análisis de los resultados de las incapacidades mensualmente. 4.8. La División de Servicios al Personal en Nivel Central o del Departamento de Personal, efectuará periódicamente visitas de evaluación y apoyo a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Unidades Normativas y Operativas, para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de Asistencia Puntualidad y Sustituciones (APS). 4.9. La División de Asuntos Sindicales 4.9.1 Vigilará a nivel Nacional, el óptimo desarrollo del control de importes y días de incapacidad y, de ser necesario definirá las directrices para el cumplimiento de las metas establecidas respecto del proceso referido. 4.9.2 Será la responsable de establecer las mecánicas de cálculo y las metas a cumplir referente a días. 4.9.3 Verificará el cumplimiento a nivel Nacional del óptimo desarrollo del control de importes y de días de incapacidad, de ser necesario definirá las directrices para el
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cumplimiento de las metas y promoverá las acciones tendientes a la mejora del proceso del control de importes y días subsidiados por incapacidad.
4.9.4 Efectuará visitas de evaluación y apoyo, a las Jefaturas de Servicios de Desarrollo de Personal, para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de control de días subsidiados por incapacidad. 4.9.5 Depositará en la carpeta de cada Delegación del Servidor FTP correspondiente, el archivo denominado “Comparativo de Registros de Incapacidades IMSS en Prestaciones Económicas vs Personal”. 4.10. La Oficina de Asuntos Sindicales, será la responsable de: 4.10.1 Realizar la depuración del Sistema de Control de Incapacidades. 4.10.2 Notificar a la División de Asuntos Sindicales, sobre las inconsistencias detectadas en los registros cargados al Sistema de Control de Incapacidades. 4.10.3 Enviar mensualmente el archivo que contiene el informe “Días e Importes por Mes y Ramo de Seguro” obtenido del Sistema de Control de Incapacidades, mediante correo electrónico a la División de Asuntos Sindicales a fin de conciliar los importes obtenidos, posterior a la depuración del Sistema de Control de Incapacidades. 4.10.4 Extraer del Servidor FTP el archivo mencionado en el numeral 4.9.5 y efectuar el análisis del “Comparativo de Registros de Incapacidades IMSS en Prestaciones Económicas vs Personal” de acuerdo a las actividades encomendadas por la División de Asuntos Sindicales. 5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 A.P.S.: Asistencia Puntualidad y Sustituciones. 5.2 Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo no Programado: Cuerpo de gobierno delegacional, que se reúne para analizar lo relacionado con la problemática, acciones y disminución del ausentismo. 5.3 días de incapacidad: Número de días de incapacidad otorgadas al trabajador. 5.4 DP: Departamento de Personal. 5.5 FTP: Aplicación que se ejecuta vía remota a un servidor para la transferencia de archivos.
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5.6 instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social.
5.7 importe: Monto que se subsidia a los trabajadores por el número de Días de Incapacidad.
5.8 incapacidad: Documento médico legal, que expide en los formatos oficiales el médico del Instituto al asegurado para hacer constar el impedimento temporal para el trabajo, derivado de enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad, lo anterior con base en el Reglamento de Prestaciones Médicas del IMSS, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2006.
5.9 O: Régimen Ordinario.
5.10 OCP: Oficina de Control del Proceso.
5.11 OAS: Oficina de Asuntos Sindicales.
5.12 RH 2000: Aplicación del Sistema Integral de Administración del Personal.
5.13 S: Régimen IMSS-Prospera.
5.14 SARI: Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad, proporcionado por la División de Asuntos Sindicales de la Coordinación de Relaciones Laborales, como herramienta mínima que describe información mensual y acumulada por unidad y/o trabajador con respecto a estadísticas en materia de incapacidades y que sirve a las Delegaciones para sistematizar la emisión de los reportes correspondientes.
5.15 SCI: Sistema de Control de Incapacidades, proporcionado por la División de Asuntos Sindicales de la Coordinación de Relaciones Laborales, como herramienta mínima que describe información mensual y acumulada de días, importes subsidiados y datos específicos de las incapacidades expedidas y que sirve a las Delegaciones para sistematizar la emisión de los reportes correspondientes. 5.16 U: Corresponde a UMAE.
5.17 UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad.
Responsable Actividad Documentos involucrados
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6. Descripción de actividades del Procedimiento para el seguimiento y control de subsidios de incapacidades de los trabajadores del IMSS
Oficina de Asuntos Sindicales
1. Solicita mediante “Correo electrónico” a la Oficina de Control del Proceso envíe los archivos denominados “Enlace de incapacidades”: OXXYYAA, SXXYYAA, UXXYYAA, que describen:
Régimen (O, S, U) Delegación (XX) Quincena (YY) Año (AA) y Extensiones “.txt” y “.rep”.
Correo electrónico Enlace de incapacidades
Oficina de Control del Proceso
2. Recibe “Correo electrónico” de la Oficina de Asuntos Sindicales y mediante la aplicación del programa “RH-2000 en el aplicativo Enlaces”, procesa los archivos: “Enlace de incapacidades”: OXXYYAA, SXXYYAA, UXXYYAA, que describen:
Régimen (O, S, U) Delegación (XX) Quincena (YY) Año (AA) y Extensiones “.txt” y “.rep”.
Correo electrónico RH-2000/Enlaces Enlace de incapacidades
3. Remite vía “Correo electrónico” a la Oficina de Asuntos Sindicales los archivos “Enlace de incapacidades”: OXXYYAA, SXXYYAA, UXXYYAA.
Correo electrónico Enlace de incapacidades
Oficina de Asuntos Sindicales
4. Recibe “Correo electrónico” de la Oficina de Control del Proceso con los archivos “Enlace de incapacidades”: OXXYYAA, SXXYYAA, UXXYYAA.
Correo electrónico Enlace de incapacidades
5. Verifica que los archivos “Enlace de incapacidades” sean los solicitados y que contengan la información requerida y sean del periodo correspondiente.
Enlace de incapacidades
Responsable Actividad Documentos involucrados
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No son los archivos solicitados
Oficina de Asuntos Sindicales
6. Informa mediante “Correo electrónico” y regresa los archivos “Enlace de incapacidades” a la Oficina de Control del Proceso e indica que los archivos no son los solicitados. Continúa en la actividad 1
Correo electrónico Enlace de incapacidades
Si son los archivos solicitados
7. Envía confirmación de recibido mediante “Correo electrónico” a la Oficina de Control del Proceso de los archivos “Enlace de incapacidades”.
Correo electrónico Enlace de incapacidades
Oficina de Control del Proceso
8. Recibe “Correo electrónico” con la validación de los archivos “Enlace de incapacidades”, los incorpora a la “Carpeta FTP” del Área de Información Directiva y confirma vía “Correo electrónico” a la Oficina de Asuntos Sindicales.
Correo electrónico Enlace de incapacidades Carpeta FTP Correo electrónico
Oficina de Asuntos Sindicales
9. Prepara la información para la carga en el “Sistema de Control de Incapacidades” conforme a las “Instrucciones de Operación para la carga de información de Incapacidades” clave 1A31-005-002 (anexo 1).
Sistema de Control de Incapacidades 1A31-005-002 (anexo 1)
10. Carga la información de los archivos “Enlace de incapacidades” en el “Sistema de Control de Incapacidades”.
Enlace de incapacidades Sistema de Control de Incapacidades
11. Verifica que la emisión de “Reportes del sistema de control de incapacidades”, se genere adecuadamente.
Reportes del sistema de control de incapacidades
Responsable Actividad Documentos involucrados
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No se generaron adecuadamente los reportes
Oficina de Asuntos Sindicales
12. Elimina la información del “Sistema de Control de Incapacidades”, del último periodo cargado. Continúa en la actividad 10
Sistema de Control de Incapacidades
Si se generaron adecuadamente los reportes
13. Contienen la información correcta que incluye:
Días ejercidos e importes subsidiados.
Certificados expedidos en el mes contra
meses anteriores del ejercicio y mes del año anterior.
“Sistema de Control de Incapacidades”
contra el “Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad”, con información del periodo respectivo.
NOTA: La información del SCI refleja un atraso de un mes con respecto al reporte emitido por el SARI. Ejemplo, el reporte del Sistema de Control de Incapacidades, del mes de febrero se debe comparar con el reporte del Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad del mes de enero.
Sistema de Control de Incapacidades Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad
14. Elabora “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI” y envía al Departamento de Personal conforme a sus requerimientos a fin de presentarlo ante el Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo No Programado.
Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Departamento de Personal
15. Recibe el “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI”
Reporte de comparativos de días e importes
Responsable Actividad Documentos involucrados
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y analiza que se encuentre correcto, a fin de presentarlo ante el Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo No Programado.
subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
No es correcto el reporte
16. Envía mediante “Correo electrónico” a la Oficina de Asuntos Sindicales la “Solicitud de modificaciones” al “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre Sistema de Control de Incapacidades y Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad”.
Correo electrónico Solicitud de modificaciones Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Oficina de Asuntos Sindicales
17. Recibe la “Solicitud de modificaciones” al “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI” realiza las modificaciones y lo envía de nuevo al Departamento de Personal. Continúa en la actividad 15
Solicitud de modificaciones Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Si es correcto el reporte
Departamento de Personal
18. Envía a la Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal el “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI”.
Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Responsable Actividad Documentos involucrados
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Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal
19. Recibe el “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI”, a fin de presentarlo ante el Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo No Programado.
Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
20. Instruye a la Oficina de Asuntos Sindicales que se incluya a la “Versión ejecutiva del Informe de Ausentismo No Programado” el “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI”, a fin de presentarlo ante el Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo No Programado.
Versión ejecutiva del Informe de Ausentismo No Programado Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
21. Archiva temporalmente en orden cronológico el “Informe de Ausentismo No Programado” y el “Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI”, a fin de presentarlo ante el Comité Mixto Delegacional para la Disminución del Ausentismo No Programado.
Versión ejecutiva del Informe de Ausentismo No Programado Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Fin del procedimiento
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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para el seguimiento y control de subsidios de incapacidades de los trabajadores del IMSS
INICIO
OFICINA DE ASUNTOS SINDICALES
Enlace de incapacidades
Solicita a la Oficina de Control del Proceso envíe los archivos
OFICINA DE CONTROL DEL PROCESO
Enlace de incapacidades
RH 2000/Enlaces
Recibe correo y procesa los archivos
OFICINA DE ASUNTOS SINDICALES
Enlace de incapacidades
Verifica que los archivos sean los solicitados y que
contengan lo requerido
Enlace de incapacidades
Remite a la Oficina de Asuntos Sindicales los
archivos “Enlace de incapacidades”
6
1
2
3
4
5
Enlace de incapacidades
A
Recibe correo con archivos
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¿Son los archivos requeridos?
OFICINA DE CONTROL DEL PROCESO
OFICINA DE ASUNTOS SINDICALES
1
Carpeta FTP
Enlace de Incapacidades
Recibe correo, los incorpora a la carpeta del Área de Información Directiva y
confirma por correo
6
7
8
Si
No
A
B
Enlace de incapacidades
Informa mediante correo y regresa los archivos
Enlace de incapacidades
Envía correo confirmando los archivos
1A31-005-002(anexo 1)
Sistema de Control de
Incapacidades
Prepara la carga para el sistema conforme a las
instrucciones
9
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Clave: 1A31-003-004
Sistema de Control de
Incapacidades
Enlace de incapacidades
Carga la información en el sistema
Reportes del sistema de control de
incapacidades
Verifica la emisión de reportes se genere
¿Son adecuados?
Sistema de Análisis de los Reportes de Incapacidad
Sistema de Control de
Incapacidades
Contiene la información correcta
NOTA
12
Sistema de Control de
Incapacidades
Elimina la información del sistema
10
10
11
No
12
13
Si
B
C
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Elabora reporte y envía a fin de presentarlo
14
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DEPARTAMENTO DE PERSONAL
¿Es correcto el reporte?
17
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Recibe el reporte y analiza que se encuentre correcto
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Solicitud de
modificaciones
Envía mediante correo solicitud de modificaciones al
reporte
OFICINA DE ASUNTOS SINDICALES
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Solicitud de modificaciones
Recibe solicitud y envía
15
15
16
17
Si
No
C
D
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Envía reporte
18
JEFATURA DE SERVICIOS DE DESARROLLO DE
PERSONAL
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Recibe reporte a fin de presentarlo al Comité Mixto
Delegacional
19
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FIN
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Versión ejecutiva del
Informe de Ausentismo No
Programado
Instruye a la Oficina de Asuntos Sindicales que se incluya la versión el reporte
Reporte de comparativos de días e importes
subsidiados, certificados
expedidos y variaciones entre
SCI y SARI
Versión ejecutiva del
Informe de Ausentismo No
Programado
Archiva el informe y el reporte a fin de presentarlo
20
21
D
Cronológico
8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para el seguimiento y control de subsidios de incapacidades de los trabajadores del IMSS
Clave
Título del documento
Observaciones
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1A31-005-002 Instrucciones de operación para la carga de información de incapacidades.
Anexo 1
Acuerdo 436/2000 del H. Consejo Técnico.
Anexo 2
Reporte de comparativos de días e importes subsidiados, certificados expedidos y variaciones entre SCI y SARI
Reportes del sistema de control de incapacidades
Solicitud de modificaciones
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ANEXO 1 “Instrucciones de operación para la carga de información de incapacidades”
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Instrucciones
1. Entre al aplicativo SCI (Sistema de Control de Incapacidades), ingrese a la carpeta donde estén depositados los archivos “Enlace de Incapacidades” e identifique el nombre del archivo a utilizar, ejemplo:
Figura núm. 1
2. Abra el archivo y verifique que esté completo, ejemplo:
Figura núm. 2
1A31-005-002
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3. Abra Excel y seleccione el archivo que desea convertir, ejemplo:
Figura núm. 3
4. Abra el archivo de Excel y aparecerá el Asistente para Importación de archivos (Paso 1 de 3) y dé click en siguiente, ejemplo:
Figura núm. 4 1A31-005-002
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5. Ubique el cursor en las líneas (paso 2 de 3) verifique la información según el Identificador de Campos (ver figura núm. 10).
Figura núm. 5
6. Ponga el formato de los Datos en columnas (Paso 3 de 3) y dé click en Finalizar.
Figura núm. 6 1A31-005-002
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7. Automáticamente se cierra el asistente y muestra la información de la siguiente manera:
Figura núm. 7
8. Se agregan 6 columnas a la izquierda de los registros, ejemplo:
Figura núm. 8
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9. Rellene los campos agregados y los encabezados de columna, conforme al indicador de campos (ver figura núm. 9 y 10) y proceda a realizar el análisis de la información.
Figura núm. 9
Identificador de campos
Figura núm. 10
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ANEXO 2
“Acuerdo 436/2000 del H. Consejo Técnico”
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