BIJLAGE 1: TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK
Ik, ondergetekende, geef toestemming aan S-Sport // Recreas vzw - Sint-Jansstraat 32-38,
1000 Brussel – ondernemingsnr. 0451 743 450 voor het nemen, bewaren en publiceren van
foto’s, films en ander beeldmateriaal door S-Sport // Recreas vzw, die als
verwerkingsverantwoordelijke optreedt, en haar partners.
Deze toestemming is geldig voor publicaties van S-Sport // Recreas vzw en van haar partners,
zoals onder andere:
nieuwsbrieven
fototentoonstellingen
externe tijdschriften en kranten
website
standenmateriaal
brochures
affiches/ flyers
sociale media
illustratiemateriaal m.b.t. algemene thema’s
evaluaties
Publicaties, verspreidingen of andere doorgiftes zoals hierboven beschreven, vallen binnen het normale verwachtingspatroon wat betreft het gebruik van deze films, foto’s en andere beeldmaterialen.
Ik weet dat deze verwerkingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming1 vallen.
Ik weet dat ik een uitgebreide verklaring met mijn rechten kan terugvinden op https://www.s-sportrecreas.be/privacyverklaring.
Ik weet dat ik het recht heb om mijn toestemming op elk moment in te trekken, om de verwerkingen van mijn gegevens op te vragen, te verbeteren, te laten beperken of stop te zetten en mijn gegevens te wissen (“het recht om vergeten te worden”).
Ik heb voldoende informatie gekregen en vragen kunnen stellen. Deze vragen zijn voldoende beantwoord.
Ik weet dat ik bij klachten, vragen of opmerkingen terecht kan bij [email protected].
1 EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
TOESTEMMING FOTO- EN VIDEOGEBRUIK
Memo Bijlage 1_Toestemmingsformulier foto- en
videogebruik Bladzijde 2 van 2
Ik, ondergetekende:
Naam: …………………………………………………………………………………………………………………………………
Straat: …………………………………………………………………………………………………………………………………
Nr.: ……………… Postcode: ………………… Gemeente: …………………………………………………………………………………….
e-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………..
verklaar mij op:
Datum: …………/………… /…………
uitdrukkelijk akkoord met het nemen van foto’s, video’s of andere beeldfragmenten voor de hierboven uiteengezette doeleinden:
Handtekening
…………………………………………………………………………………
Naam en handtekening van vertegenwoordiger …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
BIJLAGE 2: SPORTTAKKENLIJST SPORT VLAANDEREN
Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen Pagina 1 van 2
Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen
1° aikido
2° atletiek
3° badminton
4° baseball - softbal
5° basketbal
6° boksen: Engels boksen (olympisch)
7° boogschieten
8° dansen
9° duiken
10° fitness
11° gewichtheffen - powerliften
12° golf
13° gymnastiek
14° handbal
15° hockey
16° ijshockey
17° ijsschaatsen
18° ju-jitsu
19° judo
20° kaatsen
21° kano - kajak
22° karate (non-contact)
23° kendo
24° klimmen
25° korfbal
26° krachtbal
27° motorrijden
28° oriëntatielopen
29° paardrijden
30° parachutisme
31° reddend zwemmen
32° roeien
33° rolschaatsen
34° rugby
35° schermen
36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke
silhouetten of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse
oorsprong
a) olympische disciplines;
BIJLAGE 2: SPORTTAKKENLIJST SPORT VLAANDEREN
Sporttakkenlijst Sport Vlaanderen Pagina 2 van 2
b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens
37° skiën
38° speleologie
39° squash
40° taekwondo (olympisch)
41° tafeltennis
42° tennis
43° triatlon - duatlon
44° voetbal
45° volleybal
46° wandelen
47° waterskiën
48° wielrennen
49° worstelen
50° wushu
51° zeilen
52° zwemmen
53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.
Bron – Decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de
georganiseerde sportsector.
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 1: Algemene clubgegevens
Update door de sportclub
Op datum:
In SCT door provinciaal secretariaat
Op datum:
Op website door nationaal secretariaat
Op datum:
1. Detail sportclub
Identificatie
Benaming
Afkorting (indien bestaande)
Rechtsvorm
Ondernemingsnummer (indien vzw)
Informatie
Website
Eigen folder
Datum oprichting sportclub
Datum aansluiting bij S-Sport // Recreas vzw
Bedrag lidgeld sportclub
2. Contactgegevens sportclub
Adres
Gemeente waartoe de sportclub behoort
Contactgegevens
Club telefoon/gsm
Club e-mail
Contactpersoon 1
Functie in de sportclub
Naam en voornaam
Rijksregisternummer
Adres
Telefoon/gsm
Contactpersoon 2
Functie in de sportclub
Naam en voornaam
Rijksregisternummer
Adres
Telefoon/gsm
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
3. Bankrekening van de sportclub
Bank Rekeningnummer
Volmachthouder 1 Rijksregisternr
Volmachthouder 2 Rijksregisternr
Volmachthouder 3
(optioneel) Rijksregisternr
4. Is de sportclub ook lid van … (ja/nee)
1 Gemeentelijke sportraad?
2 Een andere sportfederatie? Welke?:
5. Sporten die worden aangeboden in de sportclub
Nr Wat
Sporttak
Wanneer
Dag en uren
Frequentie
Wekelijks,
tweewekelijks, …
Waar
Naam sportinfrastructuur én adres
sportinfrastructuur
1
2
3 ,
4 ,
5 ,
6 ,
6. De sportclub heeft een sportaanbod of staat open voor:
Doelgroep Ja/nee Leeftijdsgroep
Sporters met een verstandelijke handicap Van tot jaar
Sporters met een motorische handicap
Sporters met een visuele handicap
Sporters met een auditieve handicap
Sporters met én zonder handicap
(inclusief)
Sporters zonder handicap
Sportieve senioren
Andere doelgroepen Welke?
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 2: Bestuurlijk kader
1. Bestuurlijke omkadering van de sportclub
Ter info: minstens 3 bestuursleden betalen S-Sport // Recreas aansluitingsgeld: 7 euro
Bestuurder 1
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternumme
r Geslacht Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 2
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 3
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 4
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 5
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit
Adres
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 6
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit
Adres ,
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 7
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 8
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 9
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 10
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 11
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
Bestuurder 12
Functie Naam, voornaam
Rijksregisternummer Geslacht Nationaliteit B
Adres ,
Telefoon of GSM E-mailadres
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
Sportclubfiche S-Sport // Recreas vzw – DEEL 3: Sporttechnisch kader
1. Sporttechnische omkadering van de sportclub
Ter info: een lesgever is iemand die de “les” geeft of die de sportactiviteit begeleidt.
Begeleiders van de sporter zelf zijn géén lesgevers, maar zijn begeleiders.
Lesgever 1 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
Lesgever 2 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
Lesgever 3 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
BIJLAGE 3: BLANCO SPORTCLUBFICHE
Lesgever 4 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
Lesgever 5 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres , Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
Lesgever 6 Sporttechnisch diploma (aankruisen)
Naam, voornaam Cat 0 Geen
Rijksregisternummer Cat 1
Initiator Student geslaagd voor 2de jaar Bachelor LO Kandidaat Kiné of LO
Geslacht Nationaliteit Cat 2 Trainer B Bachelor Kiné of LO
Adres , Cat 3
Trainer A Bachelor Kiné of LO + trainer B Master Kiné of LO
Telefoon of GSM Cat 4 Bachelor Kiné of LO + trainer A Master Kiné of LO + trainer B
E-mailadres Cat 5 Master Kiné of LO + trainer A
BIJLAGE 4: VOORDELEN AANSLUITEN SPORTCLUBS
Pagina 1 van 2
Voordelen aansluiting sportclubs
1. Sporten zonder grenzen met een kwaliteitsvolle verzekering
Verzekering BA
Verzekering lichamelijke ongevallen
Dekking voor verplaatsing van en naar de club
Dekking in binnen- en buitenland
Een overzicht van de verzekerde bedragen vind je onderaan deze pagina.
2. Sporttechnische ondersteuning voor jouw club, je trainers en je leden
Geniet van een volledige terugbetaling aan je club van een VTS-cursus
Geniet van een volledige terugbetaling van bepaalde opleidingen zoals Dag van de trainer
Krijg korting bij deelname aan eigen activiteiten en bijscholingen
Ontvang 50% korting bij ééndaagse activiteiten van S-Sport // Recreas
Neem deel aan een uitgebreid aanbod van sportkampen en meerdaagse activiteiten
Ontvang hapklare pakketten om nieuwe doelgroepspecifieke sporttakken / activiteiten in de
sportclub te introduceren: krolf, boccia, stap je sterk
Geniet van een eenvoudige webshop met een aanbod aan sportkleding & sportmateriaal
Krijg hulp bij het beleid van je club rond verschillende thema’s waaronder seksueel
grensoverschrijdend gedrag
Geniet van een uitgebreid netwerk aan partnerorganisaties bv. Sport Vlaanderen, Dynamo, ..
3. Een vlotte en snelle administratie met enkele incentives voor jouw club
Schrijf jouw leden en club makkelijk in via de clubfiche
Sluit je club helemaal gratis aan
Maak van jouw club een modelclub en wordt beloond met een incentive
Ontvang een financiële return voor het uitbouwen van een jeugdsportwerking
Jouw club is nu een erkende sportclub
o Als erkende sportclub ontvang je een terugbetaling van je lidgeld van jouw mutualiteit
o Als erkende sportclub kan je subsidies aanvragen bij jouw gemeente
BIJLAGE 4: VOORDELEN AANSLUITEN SPORTCLUBS
Pagina 2 van 2
Ontvang een professionele clubmap die alle informatie bevat om van start te gaan
Vraag een clubbezoek door een lokale sportclubondersteuner op elk moment
4. Hulp bij de promotie en aangroei van jouw club
Uitgebreid netwerk aan provinciale clubondersteuners die je helpen bij het
o Probleemoplossend denken binnen je club
o Faciliteren van samenwerking met andere sportclubs
o Vragen en luisteren naar je bezorgdheden
o Opstarten van een nieuwe club
o Doorverwijzen naar de juiste instanties en kanalen
Hulp bij de promotie van je club door middel van
o Facebook promotie van jouw club
o Plaatsen van jouw club op onze website
o Een nieuwsbrief met de laatste activiteiten van S-Sport // Recreas voor jouw leden
o Een dagverzekering voor niet-leden. Hierdoor zijn al je bezoekers verzekerd tijdens
promotionele activiteiten.
BIJLAGE 5: LEDENLIJST SPORTCLUBS
NAAM RECHTSVORM
RIJKSREGISTERNUMMER NAAM VOORNAAM GEB. DAT. STRAAT NR POSTCODE GEMEENTE HOEDANIGHEID LID
CLUBLEDEN
DE CLUB
BIJLAGE 6: WERKWIJZE INNEN LIDMAATSCHAPSAFDRACHTEN
Pagina 1 van 3
Werkwijze voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van de multisportfederatie
A. Lidmaatschapshernieuwing via club
1. Vóór 01/10: Te hernieuwen leden worden door de provincies in de SCT correct
gezet zodat de ledenbijdragen kunnen worden opengezet en worden
opgevraagd. Op die manier kunnen ledenlijsten correct naar de clubs
worden verstuurd in functie van stap 2.
Te hernieuwen leden = alle leden waarvoor een opvraging zal gedaan
worden.
2. Vóór 1/12 A. Lijsten (o.b.v. report generator) met clubleden worden door de provinciale secretariaten, bij voorkeur digitaal, aan de clubbestuurders bezorgd.
B. Brieven (met vermelding van clubrekeningnummer van betrokken
club!) worden door de provinciale secretariaten verstuurd aan de leden
van clubs die niet zelf de lidgelden wensen op te vragen.
3. Vóór 1/03 Aangepaste leden lijsten worden door clubs, bij voorkeur digitaal, terug aan provincie bezorgd.
4. Deadline provincie Provincies verwerken aanpassingen in SCT o.b.v. de lijsten en starten
rappelprocedure waar nodig en wenselijk. Provincies schrijven hierbij
individuele leden van de club aan en vermelden clubrekeningnummer
van de betreffende club.
Club bezorgt de aangepaste lijst van leden die nog betaalden na
rappelprocedure aan het provinciaal secretariaat.
5. Uiterlijk 15/03: Op basis van nieuwe situatie SCT worden facturen voor clubs gemaakt.
De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw
Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van
mededeling: “jaartal + provincie ID + clubID”.
6. Vóór 01/04: Clubs betalen factuur.
7. Vóór 30/04: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,
doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal
+ provincie ID + clubID”).
Dit is te beschouwen als werkingsmiddelen en wordt als dusdanig
geboekt.
8. Vóór 30/05: Provincie zet leden club op betaald voor jaar x of neemt contact op
met de club wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het
gestorte bedrag. Leden waarvoor geen bijdrage werd geïnd, maar wel
een betaling werd geregistreerd in het jaar x-1 worden op ontslag
gezet.
BIJLAGE 6: WERKWIJZE INNEN LIDMAATSCHAPSAFDRACHTEN
Pagina 2 van 3
B. Innen lidmaatschapsafdrachten NIEUWE leden via club
Om de lidmaatschapshernieuwing voor jaar x+1 (2019) tijdig te kunnen starten, zijn we genoodzaakt
om de verwerking van de nieuwe lidmaatschapsbijdragen van jaar x (2018) over een korte tijdsspanne
te laten lopen. Op die manier worden alle nog openstaande bijdragen en ontslagen van de nieuwe
leden van jaar x tijdig verwerkt
9. Vóór 01/09: Provincie factureert resterende openstaande bedragen aan club, nl. de
nieuwe lidmaatschappen van jaar x.
De betaling gebeurt op rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw
Nationaal BE 72 8782 9140 0116 BIC: BNAG BE BB met gebruik van de
mededeling “jaartal + provincie ID + clubID”.
10. Vóór 15/09: Clubs betalen factuur voor de nieuwe leden die aansluiten bij de club
in 2018.
11. Vóór 20/09: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel,
doorgestort naar betreffende provincie (o.b.v. de mededeling “jaartal
+ provincie ID + clubID”) die dit bedrag boeken als werkingsmiddelen.
12. Vóór 01/10: Provincie zet nieuwe leden club voor jaar x op betaald of neemt
contact op wanneer bedrag factuur niet overeenstemt met het gestorte
bedrag.
C. Innen lidmaatschapsafdrachten individuele leden
Lidmaatschapsbijdragen worden ook betaald door individuele leden, rechtstreeks aan de
multisportfederatie en zonder tussenkomst van een aangesloten club. Voorbeelden hiervan zijn:
deelnemers van lessenreeksen/initiaties, sportkampen/vakanties,…enz.
Om voor het provinciale secretariaat een tijdige en regelmatige controle van deze betalingen mogelijk
te maken, wordt voorgesteld om de individuele bijdragen te laten storten op een provinciaal
rekeningnummer van de MSF. Dit kan een rekeningnummer zijn dat specifiek gebruikt wordt voor de
transacties van lidmaatschapsbijdragen, maar is niet noodzakelijk.
Deze manier van innen wijkt af van de door Sport Vlaanderen opgelegde werkwijze waarbij we moeten
gebruik maken van één uniek rekeningnummer voor het innen van de lidmaatschapsafdrachten van onze
clubs.
Deze leden zijn sowieso niet subsidiabel.
Volgende werkwijze wordt gehanteerd:
Tijdens jaar x: Individuele leden storten bijdrage op provinciaal rekeningnummer van de MSF.
Provincie registreert de individuele leden in de provinciale omnisportclub
(waarbij we het principe blijven hanteren van 1 omnisportclub/provincie).
Provincies zetten de tariefcode van de individuele leden van jaar x op betalend
(tariefcode ‘betalend lid MSF’).
BIJLAGE 6: WERKWIJZE INNEN LIDMAATSCHAPSAFDRACHTEN
Pagina 3 van 3
Vóór 20/09: Provincies storten het ontvangen bedrag van individuele lidmaatschappen op
het rekeningnummer van S-Sport//Recreas vzw Nationaal BE 72 8782 9140 0116
BIC: BNAG BE BB met gebruik van gestructureerde mededeling “jaartal +
provincie ID + clubID (van de provinciale omnisportclub)”.
Vóór 1/10: Bedrag wordt door Nationaal, volgens de afgesproken verdeelsleutel
doorgestort naar betreffende provincie die dit bedrag boekt als
werkingsmiddelen.
Clubondersteuningssysteem (COS) 2018 1
CLUBONDERSTEUNINGSSYSTEEM (COS) S-SPORT // RECREAS vzw 2018 Ondersteuning van de sportclubs aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw op basis van kwaliteit- en kwantiteitsparameters
BASISVOORWAARDEN = (4 punten) 1. De club beschikt over
minimaal 3 vrijwillige bestuursleden. Dit zijn 3 verschillende personen
en minstens een voorzitter, schatbewaarder en secretaris, die de werking van de club dragen.
2. De club biedt wekelijks (voor G-sport
tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een sporttak aan.
3. De ledenbijdragen worden op het
clubrekeningnummer gestort. De club stort de ledenbijdragen vervolgens door naar S-Sport // Recreas vzw en dit tegen uiterlijk 1/04/2018.
4.
De club houdt zich aan de deadlines die door S-Sport // Recreas vzw worden gesteld. Bijvoorbeeld:
Bezorgen van een up to date ledenlijst
Betaling van het lidmaatschap van de clubleden tegen uiterlijk 1/04/2018.
TE BEHALEN STERREN (kwaliteit/kwantiteitsparameters) EENMAAL VOLDAAN AAN ALLE BASISVOORWAARDEN
(2 punten) (2 punten) (2 punten)
De club biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zoals opgenomen in het sporttakkenbeleid van Sport Vlaanderen).
De club beschikt over minimum 25 AANGESLOTEN LEDEN (op 31/12/2018).
De club beschikt over een LESGEVER/CLUBTRAINER MET SPORTTECHNISCH DIPLOMA:
Master/Bachelor in de lichamelijke opvoeding EN/OF
VTS-kwalificatie, van de in de sportclub aangeboden sporttak, van volgend type: initiator, instructeur B, trainer B, trainer A.
OF
De club heeft in 2018 een nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde (minstens initiator) lesgever/clubtrainer.
Clubondersteuningssysteem (COS) 2018 2
INLEIDING
S-Sport // Recreas vzw telt zo’n 350 aangesloten sportclubs die een heel heterogene waaier aan sporttakken aanbieden in hoofdzaak gericht naar de
doelgroepen actieve 50-plussers en personen met een handicap. Afhankelijk van de sporttak die wordt aangeboden, verschilt ook de aard van het
sportaanbod in deze clubs van zuiver recreatief naar recreatie met een competitief karakter.
De verschillende kwaliteit- en kwantiteitsparameters met daaraan gekoppeld sterrenlabel staat ons toe afhankelijk van het type club te differentiëren
in de wijze van ondersteuning en begeleiding. Clubs die nog niet voldoen aan de gestelde basisvoorwaarden (1-ster) worden gestimuleerd en
ondersteund, door onze lokale sportclubondersteuners, om er wel aan te beantwoorden. Clubs die wel voldoen aan de basisvoorwaarden worden
begeleid om door te groeien tot een club met 4-sterrenlabel (= behalen basisvoorwaarden + 3 bijkomende kwaliteit/kwantiteitsparameters).
Aan elk ster zijn punten gekoppeld. Afhankelijk van het aantal behaalde punten verdient de club een gewicht binnen het door S-Sport // Recreas vzw
ter beschikking gesteld budget.
Voldoet een club aan de basisvoorwaarden, dat staat dit gelijk aan 4 punten of 1-ster. Voor elke volgende kwaliteit/kwantiteitsparameter waar de club
aan voldoet, kan telkens 2 punten worden behaald. De club behaalt zo een 2-, 3- of 4-sterrenlabel. Club die voldoen aan alle gestelde voorwaarden
binnen dit reglement, worden aanzien als modelclubs van onze sportfederatie en voorzien van een 4-sterrenlabel.
Clubondersteuningssysteem (COS) 2018 3
WERKWIJZE
- De club dient minimaal 1-ster te behalen en dus te voldoen aan de basisvoorwaarden om aanspraak te maken op een gewicht binnen het door
S-Sport // Recreas vzw ter beschikking gestelde budget. De club die erin slaagt om een 4-sterrenlabel te behalen, wordt aanzien als modelclub
van de multisportfederatie S-Sport // Recreas vzw.
- De communicatie van het clubondersteuningssysteem 2018 naar de aangesloten clubs gebeurt via mail. Alle informatie is tevens terug te vinden op
www.s-sportrecreas.be onder het luik CLUBINFO/ONDERSTEUNING.
- De aangesloten club hoeft NIET in te tekenen. Elke club wordt door S-Sport // Recreas vzw beoordeeld aan de hand van de gegevens die staan
vermeld in ons eigen clubtool.
- De aangesloten club hoeft geen verantwoordingsstukken in te dienen bij S-Sport // Recreas vzw. Het is wel ten sterkste aangewezen om de
provinciale sportclubondersteuner te voorzien van alle noodzakelijke gegevens zodoende een correcte beoordeling van de
kwaliteit/kwantiteitsparameters mogelijk is.
- S-Sport // Recreas vzw gaat bij controle van de kwaliteit/kwantiteitsparameters uit van de gegevens die opgenomen zijn binnen het interne
clubtool. Hierin niet opgenomen gegevens kunnen niet in rekening worden gebracht voor het toekennen van de incentives gekoppeld aan de
verschillende kwaliteit/kwantiteitsparameters.
- De aangesloten club kan rekenen op de begeleiding van de lokale sportclubondersteuner van S-Sport // Recreas vzw voor de realisatie van de
kwaliteit/kwantiteitsparameters.
- Voor 1 februari 2019 realiseert S-Sport // Recreas vzw een eindmeting. Hierbij zullen de bij onze sportfederatie aangesloten clubs beoordeeld
worden op basis van het aantal behaalde kwaliteit/kwantiteitsparameters tegen uiterlijk 31/12/2018. De hieraan gekoppelde incentives worden
voor 1 februari 2019 verdeeld aan de aangesloten sportclubs.
REGLEMENT JEUGDSPORTPROJECT 2018
Inhoudsopgave
Inleiding ............................................................................................................................................... 3
Doelstelling ......................................................................................................................................... 3
Hoe deelnemen ................................................................................................................................. 3
Timing .................................................................................................................................................... 4
ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN.................................................................................. 5
ARTIKEL 2: SPORTAANBOD .................................................................................................. 6
ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER ........................................................................ 7
ARTIKEL 4: FINANCIËLE DREMPELS WEGWERKEN .............................................. 8
ARTIKEL 5: GEZOND EN ETHISCH SPORTEN ............................................................. 9
ARTIKEL 6: PROMOTIE .................................................................................................... 10-12
Bestedingsmogelijkheden .............................................................................................................. 13
Puntenverdeling ............................................................................................................................... 14
Simulatie berekening subsidies .................................................................................................... 15
Sporttakkenlijst ............................................................................................................................... 16
3
INLEIDING
S-Sport // Recreas vzw wenst via haar jeugdsportfonds de aangesloten sportclubs, die initiatieven
opstarten of uitbouwen om hun jeugdsportwerking kwalitatief en kwantitatief te verbeteren,
financieel te ondersteunen. Het jeugdsportfonds bestaat uit subsidies van de Vlaamse Overheid
(Sport Vlaanderen), waarbij S-Sport // Recreas vzw uit eigen middelen een basisbedrag inbrengt
(25% van het gesubsidieerde bedrag). Aangesloten sportclubs kunnen jaarlijks aanspraak maken op
de financiële middelen binnen het jeugdsportfonds wanneer zij voldoen aan de in het reglement
opgenomen voorwaarden.
De grootte van de toelage per sportclub is nog niet gekend en hangt af van de inbreng van de
Vlaamse Overheid, het aantal ingediende dossiers en de kwaliteit van de dossiers. Dit reglement
regelt de verdeling van de middelen binnen het jeugdsportfonds voor het kalenderjaar 2018.
Doelstelling
S-Sport // Recreas vzw wil met het jeugdsportfonds haar aangesloten sportclubs stimuleren om een
kwalitatieve jeugdsportwerking uit te bouwen en zodoende de sportparticipatie van de jeugd
verhogen.
De subsidies van het jeugdsportfonds zijn bestemd voor de jeugdsportwerking voor alle bij onze
sportfederatie aangesloten jongeren t.e.m. 18 jaar (zie: ‘Definitie jeugdlid’ pagina 3, ARTIKEL 1
punt 1).
Hoe deelnemen
Deelnemen kan uitsluitend door het online inschrijvingsformulier in te vullen en dit vóór 1 april
2018. Het inschrijvingsformulier is terug te vinden op de website van S-Sport // Recreas vzw via
volgende link: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning
Bij inschrijving dient de sportclub te voldoen aan volgende deelnamevoorwaarden:
- De sportclub en haar leden zijn op 1 april aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw.
De sportclub dient vóór 1 april de ledenlijst aan S-Sport // Recreas vzw bezorgd te hebben, en
de lidmaatschapsafdracht van € 7/lid dient voor het jaar 2018 via het rekeningnummer van de
sportclub gestort te zijn op het rekeningnummer van de sportfederatie.
- De sportclub heeft de Panathlonverklaring vóór 1 april ondertekend.
De Panathlonverklaring is een verbintenis die je als sportclub aangaat om d.m.v. heldere
gedragsregels positieve waarden na te streven in de jeugdsport. De Panathlonverklaring kan je
ondertekenen op de website: http://www.ethischsporten.be/panathlonverklaring.
- De sportclub biedt wekelijks (voor G-sport tweewekelijks), gedurende een aaneengesloten
periode van 30 weken, een ERKENDE SPORTTAK aan (zie: ‘Sporttakkenlijst’ pagina 14).
- De sportclub gaat akkoord om het logo van Sport Vlaanderen en S-Sport // Recreas vzw te
vermelden op alle communicatiekanalen ter promotie van het jeugdsportaanbod.
- De sportclub verklaart zich akkoord met het reglement.
LET OP:
- Een inschrijving is pas ontvankelijk als aan alle deelnamevoorwaarden is voldaan.
- Door inschrijving ga ik ermee akkoord de jeugdsportwerking binnen mijn sportclub in 2018
waarheidsgetrouw aan S-Sport // Recreas vzw weer te geven.
4
Timing
Vóór 1 april 2018
- Communicatie van het jeugdsportproject naar de
sportclubs die aangesloten zijn bij S-Sport // Recreas vzw.
- Mogelijkheid voor de aangesloten sportclubs om in te tekenen voor het jeugdsportproject (online: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning!).
31 maart 2018, 23.59 uur
- Uiterste datum om als sportclub in te tekenen.
Vóór 15 april
- Sportclubs krijgen bericht of hun aanvraag is
weerhouden.
Vóór 31 december 2018, 23.59 uur
- Uiterste datum om het afrekeningsdossier in te dienen.
Vóór 31 januari 2019
- Uitbetaling aan sportclubs op basis van het ingediende
afrekeningsdossier.
Bij onduidelijkheid over een artikel opgenomen in dit reglement of bij specifieke vragen, kan je
steeds contact opnemen met S-Sport // Recreas vzw via [email protected] of 02/515 02 54.
5
ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN (max. 75 ptn)
De meting zal gebeuren door S-Sport // Recreas vzw!
De sportclub hoeft zelf geen aantallen door te geven.
1. Hoeveel jeugdleden zijn er bij de sportclub aangesloten?
Sportclubs die een bepaald aantal jeugdleden bereiken, worden extra gestimuleerd in hun
werking. Hieronder vind je de voorwaarden en te behalen punten.
Voorwaarden
- Het meetmoment van de aangesloten jeugdleden is 31/12/2018 (jeugdleden aangesloten voor
het kalenderjaar 2018);
- De jeugdleden zijn aangesloten bij S-Sport // Recreas vzw;
- Definitie jeugdlid: ‘Elke bij de sportclub aangesloten persoon die op 31/12/2018 jonger is dan
19 jaar.
LET OP:
- Heeft de sportclub minder dan 5 aangesloten jeugdleden, dan komt de sportclub niet in
aanmerking om punten te scoren bij ARTIKEL 1.
Aangesloten jeugdleden
Te behalen punten (max. 75 ptn)
1-50
1 pnt / lid
51-100
0,5 ptn / lid
6
ARTIKEL 2: SPORTAANBOD (max. 50 ptn)
1. De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief sportaanbod voor jeugd.
Voorwaarden
- De sportclub beschikt over een duurzaam en exclusief jeugdsportaanbod. We verstaan
hieronder de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en wedstrijden.
- Met het ontwikkelen van een exclusief sportaanbod voor jeugd (<19jaar) bedoelen we ook dat
men:
- Rekening houdt met de aanpassingen die voor deze doelgroep nodig zijn;
- In de eerste plaats actief promotie maakt bij deze doelgroep.
NOOT:
- Het is niet de bedoeling dat een sportclub alle + 19-jarigen uitsluit, teneinde exclusief bezig te
willen zijn.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 2 punt 1:
- Een jaarkalender van het duurzame, exclusief jeugdsportaanbod toevoegen aan het
afrekeningsdossier.
Te behalen punten (max. 30 ptn)
30 ptn voor een duurzaam en exclusief
jeugdsportaanbod
2. Organisatie van sportactiviteiten buiten het regelmatige sportprogramma
De sportclub organiseert naast de wekelijkse of tweewekelijkse (voor G-sport) trainingen en
wedstrijden ook nog (een) andere één- en/of meerdaagse sportactiviteit(en).
Voorwaarden
- De sportclub organiseert, buiten de duurzame jeugdsportwerking, (een) extra één- en/of
meerdaagse sportactiviteit(en). We verstaan hieronder vb. de organisatie van een tornooi, het
inrichten van een sportweekend voor de jeugdleden,…
- De sportactiviteit(en) is (zijn) bedoeld voor jeugd (< 19 jaar) en sluit(en) aan bij het
sportaanbod van de sportclub.
- Een meerdaagse sportactiviteit(en) omvat(ten) minstens één overnachting.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 2 punt 2:
- Een affiche, brief, flyer, publicatie... van de één- en/of meerdaagse activiteit(en)
toevoegen aan het afrekeningsdossier.
Te behalen punten (max. 20 ptn)
10 ptn / één- en/of meerdaagse sportactiviteit
7
ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER (max. 60 ptn)
1. De sportclub krijgt punten toegekend in verhouding tot de opleidingsgraad van haar
lesgevers (clubtrainers).
Voorwaarden
- De lesgever is bij S-Sport // Recreas vzw gekend als gediplomeerde lesgever in de aangeboden
sporttak van de sportclub. Een kopie van het diploma van de lesgever kan door S-Sport //
Recreas vzw worden opgevraagd indien de gegevens niet terug te vinden zijn in de VOTAS
databank.
Diploma lesgever
Te behalen punten (max. 60 ptn)
VTS Initiator / Bachelor LO
20 ptn / lesgever
VTS Instructeur B / Trainer B / Master LO
25 ptn / lesgever
VTS Trainer A
30 ptn / lesgever
NOOT:
- Steeds het hoogst behaalde diploma van de betrokken lesgever wordt in rekening gebracht.
- S-Sport // Recreas vzw voorziet binnen haar clubondersteuningssysteem de mogelijkheid tot
terugbetaling van het cursusgeld van nieuw opgeleide en geslaagde VTS-gekwalificeerde
lesgevers (voor meer informatie zie: https://www.s-sportrecreas.be/clubinfo/ondersteuning).
8
ARTIKEL 4: FINANCIËLE DREMPELS WEGWERKEN (max. 10 ptn)
1. De sportclub onderneemt acties om participatiedrempels weg te werken
S-Sport // Recreas vzw stimuleert de aangesloten sportclubs om participatiedrempels weg te
werken om zo de sportclub toegankelijker te maken voor (jeugd)leden en een iedereen-welkom
gevoel te creëren. Hiervoor verwijzen we naar de 6 thema’s die terug te vinden zijn op
www.laagdrempeligesportclub.be. Neem zeker een kijkje naar de tips vermeld op deze website.
Per hieronder beschreven actie, die je als sportclub aanbiedt om deze participatiedrempels weg te
werken, verdien je punten.
Deelnemen aan sport kost geld. Denk maar aan het lidmaatschap, een sportuitrusting, drankjes in
de kantine, vervoer …. Het is niet voor iedereen evident om dat zomaar te betalen. Als sportclub
kan je deze drempels aanpakken door in te zetten op onderstaande acties.
Mogelijke acties
- Gedifferentieerde tarieven hanteren (vb. goedkoper tarief voor jeugdleden);
- Het bekend maken van de mogelijkheid tot spreiding van een betaling (afbetalingsplan voor
betaling clublidgeld of betaling voor de deelname aan een sportkamp spreiden in de tijd…)
Meer informatie vind je op www.laagdrempeligesportclub.be/financien
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 4:
Geef concreet aan welke actie(s) je ondernomen hebt om hieraan te voldoen en voeg de
nodige stavingsstukken toe aan het afrekeningsdossier.
Te behalen punten (max. 10 ptn)
5 ptn / actie
9
ARTIKEL 5: GEZOND EN ETHISCH SPORTEN (max. 20 ptn)
Sportclubs die initiatieven nemen om de aandacht te vestigen op GEZOND en/of ETHISCH sporten
binnen hun jeugdwerking, kunnen punten verdienen bij dit ARTIKEL.
1. GEZOND sporten
Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Gezond sporten’, raadpleeg de website
www.gezondsporten.be.
Voorbeelden
- Regelmatig een onderwerp over gezond sporten (vb. letselpreventie, gezonde voeding, alcohol-
en drugsmisbruik…) publiceren via het clubblad, website, affiche…;
- Informatiemoment rond een gezondheid gerelateerd thema;
- Integreren van gezondheidsaspecten binnen de clubtrainingen (vb. stretchen, drinkpauze
inlassen, cooling down…);
- Jeugdspelers sensibiliseren rond het thema gezond sporten door verwijzingen te maken naar
relevante websites als www.iksportslim.be, www.gezondsporten.be.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 5 punt 1:
- Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven)
rond GEZOND sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.
2. ETHISCH sporten
Voor meer informatie en een betere duiding van het begrip ‘Ethisch sporten’, raadpleeg de website
www.ethischsporten.be.
Voorbeelden
- De sportclub ontwikkelt een gedragscode voor spelers, lesgevers, bestuurders en supporters en
communiceert deze via diverse kanalen (vb. website, clubblad, affiche, flyer, bij
inschrijving…);
- De sportclub beschikt over een tuchtprocedure die wordt gebruikt wanneer spelers ongepast
gedrag stellen;
- De sportclub neemt preventieve maatregelen rond lichamelijk en seksueel grensoverschrijdend
gedrag in de sport, zie ook www.sportmetgrenzen.be.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 5 punt 2:
Een affiche, brief, flyer, procedure, publicatie... van het (de) genomen initiatief(ven)
rond ETHISCH sporten toevoegen aan het afrekeningsdossier.
Actie
Te behalen punten (max. 20 ptn)
GEZOND sporten
10 ptn
ETHISCH sporten
10 ptn
10
ARTIKEL 6: PROMOTIE (max. 50 ptn)
Sportclubs die initiatieven nemen om hun jeugdsportaanbod te promoten, kunnen punten verdienen
bij dit ARTIKEL.
1. Communicatiekanalen
- Website
De sportclub beschikt over een website waarop volgende zaken worden vermeld:
- Aanbod voor bij S-Sport // Recreas vzw aangesloten jeugdleden;
- Logo van Sport Vlaanderen wordt op de website opgenomen;
- Logo van S-Sport // Recreas vzw wordt op de website opgenomen.
- Onthaalbrochure
De sportclub beschikt over een onthaalbrochure om nieuwe jeugdleden en hun ouders wegwijs
te maken binnen de clubwerking (www.laagdrempeligesportclub.be.1-onthaalbrochure).
- Affiche/Flyer
De sportclub beschikt over een affiche/flyer ter promotie van het duurzaam jeugdsportaanbod.
- Social Media
De sportclub beschikt over een Facebookpagina waar de jeugdsportwerking wordt gepromoot.
LET OP:
- Bovengenoemde communicatiekanalen hebben uitsluitend betrekking op het duurzame
jeugdsportaanbod van de sportclub.
- Andere communicatiekanalen (zoals blog, twitter…) komen niet in aanmerking.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 1:
Een link, affiche/flyer of onthaalbrochure m.b.t. het duurzame jeugdsportaanbod
toevoegen aan het afrekeningsdossier.
Te behalen punten (max. 20 ptn)
5 ptn / communicatiekanaal
11
2. Toegankelijkheid en toeleiding
Breng je sportclub naar buiten en vergroot de toegankelijkheid door jouw communicatie te
koppelen aan een toeleidingsinitiatief. Als sportclub kan je daarenboven specifieke initiatieven
organiseren voor personen die extra drempels ervaren. Jouw sportclub kan binnen dit thema punten
verdienen voor onderstaande acties.
Mogelijke acties
- Initiatiemoment voor jeugd
Voorwaarden
- Het initiatiemoment is toegankelijk voor het brede jeugdpubliek;
- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en
wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;
- Het initiatiemoment beoogt onder meer een instroom van nieuwe leden en heeft hiertoe een
lage instapdrempel;
- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het
initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:
Datum, plaats en uur van de initiatie;
Omschrijving van de activiteit;
Doelgroep = jeugd.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:
Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd
toevoegen aan het afrekeningsdossier.
- Initiatiemoment voor jeugd met een handicap
Voorwaarden
- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en
wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;
- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het
initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:
Datum, plaats en uur van de initiatie;
Omschrijving van de activiteit;
Doelgroep = jeugd met een handicap.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:
Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor jeugd met
een handicap toevoegen aan het afrekeningsdossier.
12
- Initiatiemoment voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede in
samenwerking met een sociale partner
Voorwaarden
- Het initiatiemoment wordt georganiseerd in samenwerking met een sociale partner (De8,
Demos, Buurtsport…);
- Tijdens het initiatiemoment staat(n) de sporttak(ken) die je sportclub aanbiedt centraal en
wordt(en) ze op een actieve manier beoefend;
- Een duidelijke aankondiging (via affiche, brief, flyer, website, Facebook, …) maken van het
initiatiemoment met vermelding van volgende gegevens:
Datum, plaats en uur van de initiatie;
Omschrijving van de activiteit;
Doelgroep = allochtonen en/of mensen in armoede.
STAVINGSDOCUMENTEN ARTIKEL 6 punt 2:
Een affiche, brief, flyer... en deelnemerslijst van het initiatiemoment voor allochtonen
en/of personen in armoede toevoegen aan het afrekeningsdossier.
Actie
Te behalen punten(max. 30 ptn)
Initiatiemoment voor jeugd
10 ptn
Staat dit initiatiemoment voor jeugd ook open voor jeugd met een handicap
+10 ptn
Staat dit initiatiemoment ook open voor jeugd van vreemde origine en/of personen in armoede LET OP: het initiatiemoment moet georganiseerd worden i.s.m. een sociale partner
+10 ptn
13
BESTEDINGSMOGELIJKHEDEN
Het bedrag dat aan de sportclub wordt toegekend (1), is een subsidie gerelateerd aan de punten
behaald door de sportclub voor de ondernomen acties m.b.t. het jeugdsportproject, tijdens het
kalenderjaar 2018. Enkel activiteiten die in het betreffende kalenderjaar 2018 plaatvinden, komen
in aanmerking. Het is daarom belangrijk dat je de uitgaven (facturen, bankafschriften... op naam
van de sportclub) met betrekking tot de jeugdwerking van het ganse jaar, zorgvuldig bijhoudt. S-
Sport // Recreas vzw zal uitsluitend een bedrag op de clubrekening storten voor zover hier tijdig
(voor 31 december 2018 / zie ook ‘Timing’ pagina 2) de nodige facturen/bankafschriften gebundeld
werden afgeleverd (géén bewijsstukken = géén terugbetaling).
Hieronder vind je een overzicht van de bestedingsmogelijkheden (steeds gekaderd binnen de
jeugdwerking van de sportclub!) waarvoor je sportclub de behaalde subsidies kan gebruiken:
- Inschrijvingsgeld voor een erkende bijscholing/opleiding (S-Sport // Recreas vzw – Vlaamse
Trainersschool (VTS) – Dynamo Project – sportdiensten - …);
- Aankoop of huur sportaccommodatie;
- Aankoop of huur sportmateriaal (dat de kwaliteit van de jeugdwerking verbetert!);
- Aankoop of huur promotiemateriaal (steeds i.f.v. de jeugdwerking): T-shirt, drukwerken,
promotieartikelen, flyers, brochures, website);
- Loonkost van een gediplomeerde clublesgever aantoonbaar via een loonstaat (niet via
vrijwilligersvergoeding!);
- Verplaatsingskosten (2) van een gediplomeerde clublesgever of jeugdsportcoördinator naar
jeugdactiviteiten, jeugdwedstrijden, cursussen en bijscholingen die relevant zijn voor de
beoefende sporttak(ken) en georganiseerd worden door een erkende instantie.
1 Het bedrag kan enkel toegekend worden wanneer de betreffende sportclub nog aangesloten
is bij S-Sport // Recreas vzw op 31 januari van het jaar dat volgt op de deelname aan het
jeugdsportproject.
2 Enkel de verplaatsingskosten die opgenomen zijn in het daarvoor voorziene sjabloon komen
hiervoor in aanmerking.
14
PUNTENVERDELING
ARTIKELS PUNTEN
ARTIKEL 1: AANTAL JEUGDLEDEN
Aangesloten jeugdleden Te behalen punten
1-50 1 pnt / lid
51-100 0,5 ptn / lid
Max. 75 ptn
ARTIKEL 2: AANBOD
1. Exclusief, duurzaam jeugdsportaanbod
30 ptn
2. Act. buiten regelmatige sportprogramma (max. 20 ptn) 10 ptn / activiteit
Max. 50 ptn
ARTIKEL 3: SPORTTECHNISCH KADER
Diploma lesgever Te behalen punten VTS Initiator / Bachelor LO 20 ptn / lesgever
VTS Instructeur B / Trainer B / 25 ptn / lesgever
Master LO
VTS Trainer A 30 ptn / lesgever
Max. 60 ptn
ARTIKEL 4: FINANCIÊLE DREMPELS WEGWERKEN
5 ptn / actie
Max. 10 ptn
ARTIKEL 5: GEZOND en ETHISCH sporten
GEZOND sporten 10 ptn ETHISCH sporten 10 ptn
Max. 20 ptn
ARTIKEL 5: PROMOTIE
1. Communicatiekanalen (max. 20 ptn) 5 ptn / communicatiekanaal
2. Initiatiemoment voor (max. 30 ptn) Jeugd (10 ptn) Jeugd met handicap (+ 10 ptn) Jeugd van vreemde origine / pers. in armoede (+ 10 ptn)
Max. 50 ptn
15
SIMULATIE BEREKENING SUBSIDIES
Als voorbeeld:
10 clubs nemen deel aan het jeugdsportproject van S-Sport // Recreas vzw en behalen samen 2100
punten. Het totaal te verdelen subsidiebedrag bedraagt 4.750 euro. In onderstaande tabel is te zien
hoeveel subsidies elke sportclub ontvangt.
CLUB # PUNTEN SUBSIDIEBEDRAG
Club 1 175 396 euro
Club 2 65 147 euro
Club 3 115 260 euro
Club 4 235 532 euro
Club 5 180 407 euro
Club 6 295 667 euro
Club 7 55 124 euro
Club 8 405 916 euro
Club 9 260 588 euro
Club 10 315 713 euro
TOTAAL 2100 4.750 euro
FORMULE
# behaalde punten club X totaal te verdelen subsidiebedrag
Totaal aantal behaalde punten door alle clubs
16
Sporttakkenlijst 1° aikido
2° atletiek
3° badminton
4° baseball - softbal
5° basketbal
6° boksen: Engels boksen (olympisch)
7° boogschieten
8° dansen
9° duiken
10° fitness
11° gewichtheffen - powerliften
12° golf
13° gymnastiek
14° handbal
15° hockey
16° ijshockey
17° ijsschaatsen
18° ju-jitsu
19° judo
20° kaatsen
21° kano - kajak
22° karate (non-contact)
23° kendo
24° klimmen
25° korfbal
26° krachtbal
27° motorrijden
28° oriëntatielopen
29° paardrijden
30° parachutisme
31° reddend zwemmen
32° roeien
33° rolschaatsen
34° rugby
35° schermen
36° schieten: de volgende disciplines met uitzondering van alle disciplines waarbij op menselijke silhouetten
of op personen wordt geschoten, en schietdisciplines van traditioneel Vlaamse oorsprong
a) olympische disciplines;
b) disciplines precisieschieten van geweer, pistool, revolver, kleischieten en historische wapens
37° skiën
38° speleologie
39° squash
40° taekwondo (olympisch)
41° tafeltennis
42° tennis
43° triatlon - duatlon
44° voetbal
45° volleybal
46° wandelen
47° waterskiën
48° wielrennen
49° worstelen
50° wushu
51° zeilen
52° zwemmen
53° G-sport: boccia, torbal, goalbal en de sporttakken, vermeld in punt 1° tot en met 52°.
Privacyverklaring
2
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
Inhoudstafel
1. Jouw recht op privacy ................................................................................................................. 3
2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens ................................................ 3
3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt? .......................................................................... 4
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? ............................................................................. 4
5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt? .................................................................... 5
A. Wettelijke verplichtingen ........................................................................................................ 5
B. Contractuele verplichtingen ................................................................................................... 5
C. Gerechtvaardigd belang .......................................................................................................... 6
D. Toestemming .......................................................................................................................... 7
E. Ondersteunende activiteiten van de vzw ............................................................................... 7
6. Verstrekking aan derden ............................................................................................................. 8
7. Verstrekking buiten de EU .......................................................................................................... 9
8. Bewaring ..................................................................................................................................... 9
9. Beveiliging ................................................................................................................................. 10
10. Intern toezicht op de verwerking .............................................................................................. 10
11. Je rechten als betrokkene ......................................................................................................... 11
A. Recht op toegang en informatie ........................................................................................... 11
B. Recht op correctie ................................................................................................................. 12
C. Recht op verwijdering ........................................................................................................... 12
D. Recht op verzet ..................................................................................................................... 12
E. Intrekken van toestemming .................................................................................................. 13
F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens .......................................................................... 13
12. Klachten .................................................................................................................................... 14
13. Wijziging privacyverklaring ....................................................................................................... 14
3
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
1. Jouw recht op privacy
S-Sport // Recreas vzw, met zetel te Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel,
ondernemingsnummer 0451 743 450; [email protected].
S-Sport // Recreas vzw verwerkt een aantal persoonsgegevens in het kader van
de uitoefening van haar activiteiten. Zij is zich hiervan bewust en hechten veel
belang aan het respect voor jouw privacy. De vzw houdt zich in alle gevallen
aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene
Verordening Gegevensbescherming in het bijzonder.1
Deze privacyverklaring is bedoeld om je op een transparante en duidelijke
manier te informeren over hoe er binnen onze organisatie precies omgegaan
wordt met jouw persoonsgegevens. Zo wordt er onder meer verduidelijkt op
welke manier je persoonsgegevens verwerkt worden en over welke rechten je
omtrent de verwerking van je persoonsgegevens beschikt.
We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.
2. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoons- gegevens
De vzw is de verantwoordelijke voor de verwerking van al je persoonsgegevens
en ziet toe op de vertrouwelijkheid en veiligheid van deze gegevens.
Je kan de adresgegevens, e-mailgegevens en ondernemingsgegevens van de vzw
terugvinden onder puntje 1 bovenaan.
Je kan ons contacteren via brief naar bovenstaande adres of e-mailadres.
3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?
De persoonsgegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van een aantal
verschillende categorieën van betrokkenen.
1 Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.
4
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
• Leden: Dit zijn alle personen die aangesloten zijn bij of klant zijn van de
vzw.
• Medewerkers: zowel interne als externe , vrijwillige medewerkers …
• Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen …
• Leveranciers en dienstverstrekkers
• Derden: Dit zijn alle personen die niet onder één van bovenstaande
categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen
met een vzw en waar bijgevolg persoonsgegevens van kunnen verwerkt
worden (vb. sollicitanten).
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
In functie van de diensten waarop je beroep doet kan de vzw een aantal
persoonsgegevens verwerken:
• Identificatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer,
rijksregisternummer …
• Gevoelige persoonsgegevens: Gezondheids- en medische gegevens,
genetische gegevens …
• Financiële en administratieve gegevens: loonsgegevens,
bankrekeningnummer …
• Beroepsgegevens
• Fysieke gegevens
• Psychische gegevens
• Afbeeldingen
• Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat …
• Afbeelding: foto’s, camerabeelden …
• Sociale gegevens: de gegevens die voortvloeien uit de kruispuntbank
sociale zekerheid zoals o.a. historiek werkloosheid,
derdebetalersattesten
• Digitale persoonsgegevens: e-mailadres, IP-adres …
• Andere gegevens: Dit zijn gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het
uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet (vb.
gerechtelijke gegevens).
Alle persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, werden ons ofwel door
één van onze partnerorganisaties of door jou zelf verstrekt. Dit kan zowel via
5
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, bijvoorbeeld het
invullen van het contactformulier, gebruik website (cookies) …
5. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?
Je persoonsgegevens worden voor verschillende doeleinden verwerkt, welke
afhangen van de diensten waarop je beroep doet en/of je hoedanigheid (lid,
medewerker, zorgverstrekker, bezoeker …) waarin je met ons in contact komt.
A. Wettelijke verplichtingen
Wanneer je je aansluit bij S-Sport // Recreas vzw, zullen een aantal gegevens
noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dit zijn
o.a. alle gegevens die nodig zijn voor:
• Het voldoen aan facturatieverplichtingen, zoals adres- contactgegevens;
• Het voldoen aan subsidieverplichtingen, zoals naam en
rijksregisternummer;
• Het opmaken van fiscale attesten;
• Het toegang verlenen tot de KSZ of andere overheidsplatformen;
• …
B. Contractuele verplichtingen
Indien je lid wil worden van of beroep wil doen op S-Sport // Recreas vzw,
zullen een aantal van je gegevens nodig zijn om dit lidmaatschap af te sluiten
of om deze diensten efficiënt te laten verlopen.
Om deze overeenkomsten te kunnen sluiten, moet de vzw daarom onder
andere deze gegevens verwerken:
• Naam en contactgegevens van nieuwe leden;
• Contactgegevens voor deelnemers aan activiteiten;
• Medische gegevens in het kader van reizen voor hulp- en
zorgbehoevenden;
• Eetgewoontes of allergieën voor kinderopvang, reizen of activiteiten;
• Lidmaatschap van een van de socialistische ziekenfondsen, om
eventuele kortingen te voorzien;
6
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
• Financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer, wanneer facturen
worden betaald of wanneer voor hulp bij inkopen wordt gekozen;
• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en geboortedatum, voor
inschrijvingen bij activiteiten zoals reizen, wedstrijden,
sportevenementen;
• Speciale voorzieningen in het kader van een beperking;
• Contactgegevens van contacten in geval van nood of familieleden;
• Gegevens over je loopbaan of opleiding wanneer je cursussen volgt;
• …
Niet al deze gegevens worden in elke overeenkomst opgevraagd. Deze
opsomming dient enkel om je een beeld te geven van wat kan opgevraagd
worden.
Als de vzw deze gegevens niet verwerkt, en deze gegevens zijn nodig voor het
uitvoeren van de overeenkomst, kan deze overeenkomst, hetzij lidmaatschap,
hetzij dienstverlening, niet worden afgesloten. Het blijft nog steeds jouw
beslissing om al dan niet je gegevens te verstrekken, maar de vzw kan niet
worden verplicht om met onvolledige gegevens aan jouw behoeften te
voldoen.
C. Gerechtvaardigd belang
De vzw heeft als rechtspersoon enkele belangen die zij moet behartigen, niet
alleen om de werking binnen de vzw vlot te laten verlopen, maar ook om jouw
dienstverlening of lidmaatschap zo aangenaam en vlot mogelijk te maken, om
in te spelen op jouw huidige en toekomstige behoeften en om te leren uit de
ervaringen die de vzw opdoet.
Onder het gerechtvaardigd belang hoort ook het versturen van nieuwsbrieven.
De vzw waarbij je lid bent of waar je dienst op doet, wil haar leden op de
hoogte houden van nieuws, ontwikkelingen en activiteiten van de vzw.
Vandaar dat jouw gegevens gebruikt kunnen worden voor het versturen van
nieuwsbrieven, weliswaar met een afweging tussen het belang van de vzw en
jouw belang om niet overspoeld te worden nieuwsbrieven.
7
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
Om beide bovenstaande redenen verwerkt de vzw onder andere:
• Jouw e-mailgegevens;
• Jouw adresgegevens, wanneer je aangeeft dat e-mail geen optie is.
D. Toestemming
Voor sommige gegevens en sommige verwerkingen zal S-Sport // Recreas vzw
jouw toestemming moeten vragen. Wij garanderen dat je jouw toestemming
vrij, expliciet en geïnformeerd zal kunnen geven. Je hebt steeds het recht om
jouw toestemming in te trekken, wat je kunt doen per post of per mail naar
onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected].
Momenteel vraagt S-Sport // Recreas vzw geen gegevens die niet wettelijk
verplicht zijn, die nodig zijn voor het sluiten van een overeenkomst of die in het
gerechtvaardigd belang zijn van S-Sport // Recreas vzw en waarbij jij weinig
nadeel ondervindt. Mocht dit veranderen, zal je steeds voldoende
geïnformeerd worden voor je een beslissing maakt.
E. Ondersteunende activiteiten van de vzw
De verwerking van je persoonsgegevens is ook mogelijk wanneer de vzw haar
ondersteunende activiteiten uitoefent. Dit zijn o.a.:
• Wanneer een audit plaatsvindt die een verbetering van de kwaliteit van
onze diensten beoogt;
• Voor het opvolgen van klachten of vragen;
• Voor het analyseren van klachten of vragen op jaarbasis;
• In het kader van studies om de leden, cliënten of klanten betere
diensten aan te bieden
• …
6. Verstrekking aan derden
Het is mogelijk dat je gegevens door de vzw worden doorgegeven aan derde
partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van één van de
hierboven beschreven doeleinden of wettelijk verplicht is. Dit kan onder
andere zijn aan:
8
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
Autoriteiten:
• Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken
in geval van geschillen;
• De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ, …) voor de
uitoefening van hun wettelijke taken;
• De controledienst van belastingen in het kader van de uitoefening van
hun wettelijke taken voor wat betreft fiscale attesten;
• Overheidsplatformen in geval van subsidieaanvragen;
• …
Onze partnerorganisaties:
• De Socialistische Mutualiteiten (zowel het Nationaal Verbond als de
regionale federaties)
• De andere socio-culturele organisaties behorend of verbonden met de
Socialistische Mutualiteiten (JOETZ, VFG, VIVA-SVV …)
• …
Deze onderlinge uitwisseling wordt steeds geregeld door een
verwerkersovereenkomst, zodat je gegevens zo veilig mogelijk blijven.
Deze uitwisseling gebeurt enkel wanneer dit nodig is om de dienstverlening
efficiënt uit te oefenen, zoals wanneer S-Sport // Recreas vzw op
Thuisverpleging beroep moet doen om aan de zorgvraag te voldoen tijdens de
Mantelzorgvakantie, of wanneer S-Sport // Recreas vzw in de databank van het
NVSM checkt of het lid ook lid is van een socialistisch ziekenfonds in het kader
van kortingen.
Deze uitwisseling gebeurt principieel ook enkel indien jij ook lid bent van
andere organisaties. Je gegevens worden niet gedeeld met organisaties waar je
geen lid van bent.
Je kan ons steeds laten weten dat je deze deling met de partnerorganisaties
liever niet ziet gebeuren. S-Sport // Recreas vzw behoudt zich in dat geval wel
het recht voor om de dienstverlening of het lidmaatschap stop te zetten, als
het zonder gegevensdeling onmogelijk zou worden om aan je vraag te voldoen.
9
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
Externe partijen:
• Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen
• De externe audits
• IT-dienstverleners
• …
We zijn ertoe gehouden om een verwerker te selecteren die de
privacywetgeving respecteert en de passende organisatorische en technische
maatregelen neemt die een correcte verwerking van persoonsgegevens
waarborgen. Deze verwerkers worden daarom gekozen op basis van een
voorafgaande vragenlijst en een verklaring op eer. Met elke verwerker wordt
een verwerkersovereenkomst afgesloten zoals wettelijk verplicht is.
7. Verstrekking buiten de EU
Je persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten de EU, maar enkel in
het geval dat:
• Indien je dit in het kader van een overeenkomst vraagt;
• Noodzakelijk is voor uw vitale belangen;
• Je hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.
8. Bewaring
Je gegevens worden niet eindeloos bewaard. Afhankelijk van welk type
gegevens en of er al dan niet wettelijk verplichte termijnen op staan, kunnen je
gegevens 2 à 20 jaar bewaard worden. Zo zullen onder andere:
• Je contactgegevens 1 jaar na het stopzetten van je lidmaatschap of na
het eind van de dienstverlening verwijderd worden bij onze dienst
marketing, zodat je geen marketing meer ontvangt;
• De facturen die naar jou zijn verzonden 7 jaar worden bewaard na
verzending, ingevolge wettelijk bepaalde bewaartermijnen;
• Je medische gegevens 20 jaar na het laatste contact bewaard worden,
zodat er opvolging kan gebeuren aan de hand van deze gegevens;
• - ...
10
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
9. Beveiliging
De vzw zorgt voor de waarborging van de vertrouwelijkheid van je
persoonsgegevens. Alle gepaste technische maatregelen worden getroffen om
voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging, ontoegankelijkheid of
openbaarmaking te voorkomen.
Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen wij onze
verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen en te
registreren. In geval van ernstige gegevenslekken zal de toezichthoudende
autoriteit op de hoogte gebracht worden, alsook de personen wiens gegevens
het voorval betreft indien dit lek een ernstig gevaar voor deze laatsten zou
kunnen uitmaken.
10. Intern toezicht op de verwerking
De vzw waakt er over dat bij de verwerking van je persoonsgegevens steeds de
vertrouwelijkheid en integriteit gewaarborgd wordt. Je gegevens zullen enkel
verwerkt worden door de daarvoor bevoegde medewerkers of dienstverleners
van de vzw en haar partnerorganisaties. Zij zijn allemaal gehouden tot
professionele vertrouwelijkheid of het beroepsgeheim.
De vzw doet beroep op een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld
bij vzw Sovervlag. Deze persoon houdt voor S-Sport // Recreas toezicht op alle
aspecten betreffende de persoonsgegevensverwerkingen, geeft advies inzake
de verwerkingen van persoonsgegevens en is het aanspreekpunt voor de
betrokkenen m.b.t. de uitoefening van hun rechten.
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:
adres: Sint-Jansstraat 32-38
1000 Brussel
Sovervlag vzw
t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming e-mail:
11
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
11. Je rechten als betrokkene
Wanneer er persoonsgegevens van jou verwerkt worden, beschik je over een
aantal wettelijke rechten, dewelke hieronder opgesomd worden.
Om deze rechten te kunnen uitoefenen, dien je een elektronisch of schriftelijk
verzoek naar onze functionaris voor gegevensbescherming te sturen. Het is
mogelijk dat we je vragen een kopie van de voorkant van je identiteitskaart bij
te voegen zodat wij je identiteit kunnen controleren in geval van twijfel. Op die
manier wordt vermeden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het
weigeren om deze informatie te verstrekken kan leiden tot een weigering van
je verzoek.
Na ontvangst zal je binnen de periode van één maand meegedeeld worden
welk gevolg we aan je verzoek zullen geven. Indien het gaat om een complex
verzoek, kan de termijn verlengd worden tot maximum 3 maanden. Je zal van
deze verlenging op de hoogte worden gebracht.
Jouw contactgegevens kunnen gebruikt worden om met jou in contact te
treden, hetzij om verduidelijking te vragen, hetzij om jou op de hoogte te
houden van het verloop van jouw verzoek
Indien er conflicten zouden optreden met de privacy van andere personen of
het doorgeven van de informatie door de wet verboden zou zijn, wordt dit
eveneens steeds binnen de periode van één maand een verklaring gegeven.
A. Recht op toegang en informatie
Je kan ons op elk moment verzoeken om toegang te krijgen tot de
persoonsgegevens die wij van jou bijhouden. Je hebt het recht om kennis te
krijgen en éénmalig een kosteloze kopie te krijgen van:
• Welke persoonsgegevens van je verwerkt worden;
• Waarvoor die verwerkt worden;
• Met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen;
• Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;
• Wat de bewaartermijn is van de gegevens;
• Hoe en welke persoonsgegevens automatisch verwerkt worden.
12
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
Wij zijn wettelijk verplicht om jou deze informatie te bezorgen in hetzelfde
formaat als dat van de vraag. Indien jij ons dus bijvoorbeeld via een schriftelijk
verzoek om deze informatie vraagt, is de vzw gehouden om deze informatie
schriftelijk te leveren.
B. Recht op correctie
Je hebt het recht om foutieve of onvolledige persoonsgegevens te laten
corrigeren of aanvullen. We zorgen er dan voor dat de informatie zo snel
mogelijk aangepast wordt.
C. Recht op verwijdering
Indien je persoonsgegevens irrelevant, verouderd of niet meer nuttig zijn voor
het doel van de verwerking, kan je ons verzoeken om deze persoonsgegevens
te verwijderen.
In bepaalde omstandigheden kan er echter geen gevolg worden gegeven aan je
verzoek tot verwijdering. Dit is wanneer je persoonsgegevens nog wel
rechtmatig verwerkt mogen of zelfs moeten worden volgens de AVG.
Zo kunnen je gegevens dus niet verwijderd worden wanneer de verwerking
gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of met het oog op archivering
in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of
statistische doeleinden en een verwijdering deze doeleinden onmogelijk maakt
of ernstig in het gedrang brengt.
D. Recht op verzet
1. Algemeen
Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter gebaseerd is op de
gerechtvaardigde belangen van de vzw en je hiermee niet akkoord bent,
beschikt je over het recht om je te verzetten tegen deze verwerking door een
schriftelijk bezwaar in te dienen.
Indien het gaat over dwingende gerechtvaardigde belangen is echter geen
verzet mogelijk.
13
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
2. Geautomatiseerde verwerkingen
Er zijn verwerkingen van je persoonsgegevens die volledig geautomatiseerd
gebeuren. Indien op basis hiervan geïndividualiseerde beslissingen genomen
worden of deze soortgelijke gevolgen met zich meebrengen, kan je je
hiertegen verzetten en de tussenkomst van een medewerker vragen.
Er zal niet ingegaan worden op je verzoek indien de geautomatiseerde
besluitvorming gebaseerd is op een wettelijke bepaling of je eigen
uitdrukkelijke toestemming.
E. Intrekken van toestemming
Wanneer de verwerking van je persoonsgegevens louter en alleen gebaseerd is
op je toestemming en er geen andere rechtsgrond voorhanden is, kan je deze
op elk moment intrekken. Je hoeft hier geen reden voor op te geven.
Je persoonsgegevens zullen in de toekomst dan niet verder verwerkt worden
voor de doeleinden waarvoor de toestemming werd ingetrokken.
F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je hebt het recht om ons te vragen een kopie van de door jou verstrekte
persoonsgegevens over te maken aan een andere instelling of derde in een
formaat dat makkelijk overdraagbaar is. Dit geldt enkel voor persoonsgegevens
die je ons verstrekt hebt en die via geautomatiseerde processen verwerkt
worden en voor zover dit niet in strijd is met de wetgeving en deze overdracht
van gegevens de privacy van anderen niet nadelig beïnvloedt.
G. Weigering
In de wet zijn een aantal weigeringsgronden opgesomd. Dit betekent dat in een
beperkt aantal gevallen de vzw niet gehouden is om aan je verzoek te voldoen.
Je zal hier vanzelfsprekend van op de hoogte worden gebracht via een
gemotiveerd antwoord.
12. Klachten
Indien je een verzoek hebt gestuurd betreffende jouw persoonsgegevens en je
niet tevreden bent over de afhandeling daarvan, kan je een klacht indienen
14
Privacyverklaring S-Sport // Recreas 18 juni 2018
door een brief of e-mail te schrijven naar onze functionaris voor
gegevensbescherming. Deze zal dan jouw klacht behandelen en je op de
hoogte houden van het verdere verloop en de genomen acties.
Voldoet de afhandeling niet aan je verwachtingen? Je hebt steeds het recht om
een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebeid van privacy bescherming. Zij zullen
je klacht verder onderzoeken en voorzien in een bemiddelingsprocedure.
Contactgegevens gegevensbeschermingsautoriteit:
Adres: Drukpersstraat 35
1000 Brussel Tel.: 02 274 48 00 e-
mail: [email protected]
13. Wijziging privacyverklaring
De wetgeving en onze diensten wijzigen regelmatig. Daarom is onze privacyverklaring
nooit helemaal klaar. We behouden ons dan ook het recht voor om deze
privacyverklaring op elk moment te wijzigen en raden je aan om regelmatig de nieuwste
versie te lezen.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
1
GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
1. INLEIDING Mensen staan niet zo vaak stil bij privacy. Als de buren niet zomaar binnen kunnen gluren, nie-mand meeleest over de schouder als je sms’t, Snapt of WhatsAppt en als de NSA niet elk tele-foongesprek afluistert, denken veel mensen dat hun privacy goed is beschermd. Dat is echter niet altijd zo. Alledaagse programma’s, sites en apps weten veel meer over mensen dan de gemiddelde NSA-medewerker. Hun winst komt daar immers van: Facebook verkoopt ge-gevens en voorkeuren aan reclamebureaus, zodat men gerichte reclame kan krijgen. Google re-gistreert zoektermen, zodat YouTube (eigendom van Google) gerichte spotjes kan tonen, wat opnieuw inkomsten garandeert. Whatsapp, Tinder, Google Maps en Pokémon GO! verzamelen allemaal in meer of mindere mate gegevens, weliswaar om hun dienstverlening te verbeteren, maar men heeft ze toch maar gegeven. Op zich kan men denken dat dit geen probleem is: programma’s lopen vlotter, reclames zijn in-teressanter en een spam-mail meer of minder maakt niet zoveel uit. Toch verstuurt iedereen, of men het nu weet of niet, nu en dan heel gevoelige informatie online. Denk maar aan creditcard-gegevens bij een bestelling bij Bol.com, of medische gegevens bij het invullen van een online verzekeringsformulier. Dat uw brievenbus propvol reclame zit, is geen probleem. Dat de gemid-delde crimineel in Zuid-Amerika met uw creditcardgegevens uitgaven kan doen, kan voor velen een ramp zijn. Vandaar dat de Europese Unie in 2016 een nieuwe verordening heeft uitgevaardigd om privacy en gegevensverwerking beter te beschermen. Deze verordening treedt op 25 mei 2018 in wer-king, wat inhoudt dat enkele zaken zullen veranderen. Deze verordening werkt immers onmid-dellijk, het Belgisch of Vlaams parlement moeten zelf niet meer optreden, dus de bestaande re-gels uit 1992 worden, voor zover ze de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tegenspreken, geschrapt.
2. VERANDERINGEN Verandert er heel veel aan de privacyregelgeving? Op zich niet heel veel. Vroeger golden ook de principes dat niet alles zomaar aan iedereen doorgegeven mocht worden. Alleen stond daar vroe-ger geen boete op (of lag die boete veel lager), waardoor die verplichtingen dode letter bleven. Daarnaast is de AVG ook strenger: men spreekt veel sneller van een “persoonsgegeven” en van een “verwerking” dan voorheen. Wat voor S-Sport//RECREAS en voor u als afdeling vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe in-formatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister en de procedure in geval van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
2
1.1. Definities
- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?
Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon-lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.
Vb.: Iemand die een kaartje krijgt met daarop de naam “Donald Trump”, weet die persoon niet per se over wie het gaat. Er kunnen immers meerdere Donald Trumps in de wereld zijn. Als dat kaartje echter “Donald Trump, Witte Huis, Washington D.C.” vermeldt, is dit wel een persoonsgegeven, omdat de persoon hierin identificeerbaar is.
Vb.: Iemand die de naam “John Crombez” op zich verwerkt, verwerkt niet per se een per-soonsgegeven. Er zijn meerdere John Crombez’ op deze wereld. Als diezelfde persoon de naam “John Crombez” verwerkt in dienst is van de partijtop van de sp.a, is dat wel een persoonsgegeven, want in die context is het duidelijk over welke John Crombez het juist gaat.
U zal dus standaard persoonsgegevens verwerken.
- Wanneer “verwerkt” u nu juist die persoonsgegevens? Dit houdt ongeveer alles in. Zowel het verzamelen, delen, doorgeven, analyseren, gebruiken, opslaan of onderzoeken van die gegevens is een verwerking, voor zover dit op systematische en professionele wijze gebeurt.
Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van S-Sport//RECREAS, is dat wel een verwerking.
1.2. Informatieverplichting Waar privacyregels vroeger goed verborgen zaten ergens middenin de “Algemene Voorwaarden” en waar niemand dus ooit de moeite deed om die te lezen, moet in geval van verwerking van persoonsgegevens de privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en expliciet worden meegedeeld. Wat betekent dit concreet? Telkens u gegevens verzamelt van mensen, hetzij bij de inschrijving als lid, hetzij bij deelname aan een activiteit of wedstrijd, hetzij in het kader van direct marketing, u een privacyverklaring zal moeten voorzien. Deze verklaring is een standaarddocument dat reeds ter beschikking staat van S-Sport//RECREAS. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden en u hoeft gewoon te verwijzen naar de verklaring op de website. Hoe gaat dit dan in zijn werk? Als de gegevensverzameling schriftelijk gebeurt (vb. bij het invullen van een contract, formulier, lijst), moet daar een “disclaimer” bijgevoegd worden. Deze mag niet
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
3
in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn. Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor-den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat S-Sport//RECREAS en u als afdeling privacy hoog in het vaandel hebben staan. Daarna kunt u ver-wijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij voorzien de nodige disclaimers indien u die niet ter beschikking heeft. 1.3. Toestemming Vroeger volstond het om onderaan een contract, formulier of blad een korte zin toe te voegen in de trant van “ik geef hierbij toestemming voor het verwerken van mijn gegevens”. Veel mensen waren zich hier niet eens van bewust. In online formulieren stond ook vaak al vooraf aangekruist dat “ik akkoord ga met het verwerken van mijn persoonsgegevens”, of was het niet mogelijk om het formulier te vervolledigen zonder dat dit akkoord werd aangeklikt. Ook dit is niet meer mogelijk. In de gevallen waar toestemming nodig is voor het verwerken van persoonsgegevens (indien de gegevens die u opvraagt niet noodzakelijk zijn voor het vervolledi-gen van een overeenkomst), moet die toestemming expliciet, duidelijk en geïnformeerd zijn. Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge-ven van naam en adres bij een bestelling bij Bol.com een noodzakelijke verwerking van persoons-gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra-gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Bol.com wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Ten tweede gelden de voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsformulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waar-voor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet na-tuurlijk aangepast worden naargelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt. 1.4. Dataregister Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro-lerende autoriteit aanstellen, nl. de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister. Als afdeling moet u geen register aanleggen, aangezien u geen onderneming bent. U verzamelt echter wel gegevens voor S-Sport//RECREAS, die wel een register moet aanleggen. Daarom zal S-Sport//RECREAS vanaf nu aan alle verbonden afdelingen opleggen welke gegevens verwerkt wor-den. Op die manier vraagt elke afdeling dezelfde op, zodat S-Sport//RECREAS dus niet voor ver-rassingen komt te staan.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
4
Voor de rest hoeft u zich niets aan te trekken van het register. U hoeft zich gewoon te houden aan de richtlijnen van S-Sport//RECREAS. Dit betekent dat u de volgende gegevens mag verwer-ken:
Bij inschrijving nieuwe leden: naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, con-tactgegevens (telefoon, e-mail);
Bij inschrijving voor activiteiten op naam: naam, adres, geboortedatum, rijksregister-nummer, lidnummer, contactgegevens (telefoon, e-mail), persoonlijke bijzonderheden (vb. rolstoel, allergie …, kortom “medische gegevens”, als dit nodig is voor de activiteit)
… [Hangt af van dataregister] U mag volgende verwerkingen uitvoeren:
Opvragen van gegevens
Doorsturen van gegevens naar S-Sport//RECREAS (provinciaal en nationaal)
Doorsturen van gegevens naar de nodige leveranciers of organisaties waarmee u moet samenwerken
… In het dataregister van S-Sport//Recreas vzw staat het overzicht welke ledengegevens mogen worden opgevraagd voor welk doel.
3. VERPLICHTINGEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Als afdeling moet u echter wel enkele verplichtingen naleven. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar zorgen er in elk geval voor dat S-Sport//RECREAS op haar beurt aan al haar verplichtingen kan voldoen:
- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt deze discretieplicht achteraan dit document vinden, onder punt 9;
- elke medewerker moet ook deze discretieplicht vanzelfsprekend naleven. Dit betekent niet alleen dat de informatie/de gegevens waarover de medewerker beschikt, niet mon-deling mogen worden doorgegeven, maar ook dat die medewerker deze gegevens niet verwerkt buiten de toegestane verwerkingen zoals opgelegd door S-Sport//RECREAS;
Als afdeling bent u verantwoordelijk voor het leveren van de informatie via de disclaimer. S-Sport//RECREAS kan niet elke verwerking controleren, dus doet S-Sport//RECREAS beroep op u om aan deze verplichtingen te voldoen.
4. DATALEK Werken met gegevens houdt onvermijdelijk het risico op datalekken in. Een datalek is niet alleen het spectaculaire hacken door cybercriminelen van gevoelige bankgegevens, maar kan er even goed bestaan uit het verliezen van een laptop of usb-stick met gegevens, uit het verkeerd ver-sturen van een mail met gegevens, uit het meenemen naar huis van een dossier waar uw kin-deren door het dossier bladeren.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
5
Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge-analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij de afdeling of S-Sport//RECREAS zelf. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn. Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege-vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek te melden aan S-Sport//RECREAS, zodat S-Sport//RECREAS hier het nodige kan doen. Deze melding zou zo snel mogelijk na het ontdekken gemeld moeten worden, indien mogelijk binnen de 24 uur. Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek een mail sturen of iemand opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand, en dat gebeurt standaard al. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.
5. RECHTEN BETROKKENEN Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:
- inzage te krijgen in die gegevens; - hun gegevens te laten corrigeren; - “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank
worden gewist. Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen. Deze vraag moet normaal gezien aan S-Sport//RECREAS zelf worden gericht. Mocht u toch zelf geconfronteerd worden met deze verzoeken, moet u die zo snel mogelijk doorspelen aan S-Sport//RECREAS, die de vraag dan verder afhandelt. Indien mogelijk, zou dit binnen de 24 uur moeten gebeuren.
6. VERHOUDING AFDELING – VZW S-Sport//RECREAS doet beroep op uw afdeling om haar te helpen bij haar activiteiten. Omdat de afdeling zelf niet gebonden is aan de AVG, blijft S-Sport//RECREAS verantwoordelijke voor de gegevensverwerking, met de mogelijke aansprakelijkheid tot gevolg. Vandaar dat S-Sport//RECREAS vraagt om haar richtlijnen zo strikt mogelijk op te volgen, ten-einde eventuele problemen te vermijden.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
6
Door het akkoord verklaren met het huishoudelijk reglement, waarvan dit een bijlage is, verklaart de afdeling zich ook akkoord met deze richtlijnen.
7. WAT VERANDERT ER CONCREET? In feite verandert er heel weinig. U moet zich gewoon aan deze richtlijnen houden en ingeval van datalekken of ingeval van vragen S-Sport//RECREAS op de hoogte brengen. Daarnaast moet u een korte privacydisclaimer toevoegen, die u via de provincie zal krijgen. Voor het overige moet u zich vanaf nu beperken tot de gegevens die S-Sport//RECREAS zegt die u mag opvragen. Op die manier kan de aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid van iedereen zo klein mogelijk gehouden worden. Om het even visueel voor te stellen:
VROEGER VANAF 25 MEI
Geen meldplicht bij vragen Meldplicht, liefst binnen 24 uur
Geen meldplicht bij datalekken Meldplicht, liefst binnen 24 uur
Geen richtlijnen over de op te vragen gege-vens
Richtlijnen vanuit S-Sport//RECREAS
8. CONTACTPERSONEN Indien u nog vragen heeft hierover, of indien u een datalek of een vraag van een betrokkene moet melden, kunt u terecht bij:
o Data Protection Officer (DPO) Departement Gezondheid & Welzijn Sint Jansstraat 32 1000 Brussel [email protected], Tel.: 02 515 04 36
o Contactgegevens vzw Nationaal secretariaat S-Sport // Recreas vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel [email protected], Tel.:02 515 02 54
9. DISCRETIEPLICHT Elk lid van de afdeling verklaart zich aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken,
opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking
met S-Sport//RECREAS.
Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
7
alles wat door haar/zijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke infor-matiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waar-van redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informa-tie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van haar/zijn op-dracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;
zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoe-ren van de haar/hem toevertrouwde opdracht, zich met andere woorden discreet en loy-aal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;
de gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht noodzakelijk is en op voor-waarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;
de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;
alle verbintenissen na te leven die zij/hij moet nakomen in overeenstemming met de Al-gemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van na-tuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoons-gegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht;
enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport//RECREAS, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar S-Sport//RECREAS expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.
Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-
Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.
Het lid van de afdeling is zich ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien
vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening
van haar/zijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.
BIJLAGE 10: GDPR RICHTLIJNEN FEITELIJKE VERENIGING
8
Ontvangstbewijs
De S-Sport//RECREAS afdeling: S-Sport//RECREAS -
………………………………………………………………………………………………….
Contactpersoon: ………………………………………………………………………………………………………………
Contactadres: ………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
Telefoon: ……………………………………………………………………………………………………………..
verklaart een exemplaar te hebben ontvangen van de bijlage over privacy van het huishoudelijk
reglement van S-Sport//RECREAS vzw.
Datum: ………/………/20………
Bestuurslid of trekker van S-Sport//RECREAS - ………………………………………………..:
Naam + voornaam Handtekening
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Terug te bezorgen aan het provinciaal S-Sport//RECREAS secretariaat.
BIJLAGE 11: DATAREGISTER S-SPORT // RECREAS
Register van de verwerkingsactiviteit Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking: S-Sprt//RECREAS vzw
afkorting: S-Sport//RECREAS
Alias:
Franstalige benaming:
adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel
KBO-nummer: 451.743.450
statuut: Vereniging Zonder Winstoogmerk
algemeen telefoonnummer: 0032 2 515 02 54
algemeen e-mailadres: [email protected]
website: www.s-sportrecreas.be
Functionaris voor de gegevensbescherming: Joris Depoorter
adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel
telefoonnummmer: 02 515 04 36
GSM /
e-mail: [email protected]
behoort tot personeel: Nee
businessproces/verwerking doel verwerking functionele gegevenscategorie categorie(ën) betrokkenen bewaartermijn beschrijving beveiligingsmaatregelen categorie(ën) ontvangers derde land/internationale organisatie documenten passende waarborgenidentificatie van het businessproces
naam, eigenaar proces
(in de kolom hieronder wordt ifv de leesbaarheid van de
elektronische versie van het register, de naam van de
verwerking hernomen)
vermeld de categorie(ën) van betrokkenen geef aan wat de bewaartermijn van de verwerkte gegevens
is
geef in algemene bewoording de voor de specifiek voor de
verwerking genomen technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen
technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen op
business niveau moeten niet an sich vermeld worden.
Vermeld hiervoor "standaard maatregelen"
in voorkomend geval, vermeld de derde
landen/internationale organisaties bij doorgifte van
persoonsgegevens
definitie "derde land": alle landen buiten de Europese Unie
(EU) en de Europese Economische ruimte (EER)
definitie "internationale organisatie": een organisatie en de
daaronder vallende internationaalpubliekrechtelijke
organen of andere organen die zijn opgericht bij of op grond
van een overeenkomst tussen twee of meer landen
indien doorgifte persoonsgegevens naar derde
land/internationale organisatie + doorgifte op basis
voorwaarde art. 49.2 AVG vermeld de documenten die de
genomen passende waarborgen verduidelijken en waar
deze terug te vinden zijn
Opvragen ledengegevens Ledenadministratie Persoonlijke identificatiegegevens Leden 5 jaar na einde lidmaatschap Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Globaal overzicht van het cliënteel Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoons
Klantenbeheer Persoonlijke bijzonderheden
professionele raadgevers van de geregistreerde
persoon
Direct marketing
Lidmaatschappen (andere dan professionele,
politieke of vakbondsmaatschappen)
Individuen of organisaties in directe relatie met
de verantwoordelijke
Vrijetijdsactiviteiten en interessen
Rijksregisternummer Voorlopig, tot de nieuwe socio-culturele toepassing hieraan aangepast is
Opvragen clubcontactgegevens
Ander doeleinde
De vzw bewaart gegegevens van haar lokale
sportclubs, inbegrepen de bestuurders,
contactpersonen en lesgevers van haar
sportclubs Persoonlijke identificatiegegevens Leden Gebeurt opnieuw bij elke opvraging Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.Identificatiegegevens, andere dan het
Rijksregisternummer, uitgegeven door de
overheid Clubbesturen
Financiële identificatiegegevens Medewerkers vzw
Inschrijving (sport)activiteitenKlantenbeheer
Gegevens betreffende risicosituaties en
risicogedragingen Leden 2 jaar na inschrijving Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Cliëntenbegeleiding Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoonsIdentificatiegegevens, andere dan het
Rijksregisternummer, uitgegeven door de
overheid In voorkomend geval reisorganisatoren
professionele raadgevers van de geregistreerde
persoon
Financiële identificatiegegevens
Persoonlijke bijzonderheden
gewoontenGegevens betreffende de lichamelijke
gezondheidGegevens betreffende de psychische
gezondheidBijzonderheden betreffende de reizen en
verplaatsingen
Inschrijving (sport)kampenKlantenbeheer
Gegevens betreffende risicosituaties en
risicogedragingen Leden 5 jaar na inschrijving activiteit Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Cliëntenbegeleiding Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoons
Geneesmiddelenbeheer
Identificatiegegevens, andere dan het
Rijksregisternummer, uitgegeven door de
overheid In voorkomend geval reisorganisatoren
professionele raadgevers van de geregistreerde
persoon
Financiële identificatiegegevens
Persoonlijke bijzonderheden
gewoontenGegevens betreffende de lichamelijke
gezondheidGegevens betreffende de psychische
gezondheidBijzonderheden betreffende de reizen en
verplaatsingen
Aankoop via webshop Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Leden 7 jaar na facturatie (wettelijke plicht) Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Leveranciersbeheer Elektronische identificatiegegevens Klanten overheidsdiensten
Direct marketing Financiële identificatiegegevens Medewerkers vzw
Versturen nieuwsbrief Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot uitschrijven nieuwsbrief Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Direct marketing Leden
Klanten
Versturen nieuwsbrief lesgevers Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot uitschrijven nieuwsbrief Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Direct marketing Elektronische identificatiegegevens Leden
Vrijetijdsactiviteiten en interessen Klanten
Versturen Mailchimp (applicatie voor het
versturen van nieuwsbrieven) Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Medewerkers vzw Tot wijziging e-mail, uitdienstreding, stopzetten lidmaatschap of 2 jaar na laatste contact klantPersoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf Verenigde Staten van Amerika Privacy Shield (privacyshield.gov), verwerkersovereenkomst (in huis)
Direct marketing Persoonlijke bijzonderheden Leden
werkgever of zakenrelaties van de
geregistreerde persoon
Vrijetijdsactiviteiten en interessen Klanten
professionele raadgevers van de geregistreerde
persoon
andere privé-ondernemingen
Mailchimp (voor de analyse van de e-
mailadressen)
Promotie sportactiviteiten Direct marketing Persoonlijke identificatiegegevens Leden Tot uitschrijving promotiemateriaal Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Klantenbeheer Elektronische identificatiegegevens Klanten
Individuen of organisaties in directe relatie met
de verantwoordelijke
Vrijetijdsactiviteiten en interessen Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoons
Promotie sportkampen Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Klanten Tot uitschrijving promotiemateriaal Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Direct marketing Elektronische identificatiegegevens Leden
Individuen of organisaties in directe relatie met
de verantwoordelijke
Vrijetijdsactiviteiten en interessen Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoons
Ongevalsaangifte Klantenbeheer Persoonlijke identificatiegegevens Klanten 10 jaar na afloop procedure arbeidsongevallen Persoonlijke login op persoonlijke laptop met leesrechten/machtigingen op beveiligde servers NVSMDe geregistreerde persoon zelf n.v.t. n.v.t.
Ledenadministratie Elektronische identificatiegegevens Leden Beveiligingsmaatregelen van de verzekeraar
Individuen of organisaties in directe relatie met
de verantwoordelijke
Biometrische identificatiegegevens Medewerkers vzw
Persoonlijke relaties van de geregistreerde
persoons
Financiële identificatiegegevens Verzekeraar (dossierbeheerder(s)) sociale zekerheidsinstanties
Schulden, uitgaven andere privé-ondernemingen Verzekeraar P&V
Beroepsaciviteiten
Persoonlijke bijzonderheden
Klachten, incidenten of ongevallen
Lidmaatschappen (andere dan professionele,
politieke of vakbondsmaatschappen)Gegevens betreffende de lichamelijke
gezondheidGegevens betreffende de psychische
gezondheid
Post en e-mail wordt in principe steeds
verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt
de verzending te doen naar persoonlijke
relaties van het lid of een professioneel
ondersteuner.
vermeld de functionele gegevenscategorie(ën)
in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('indicatieve lijst met functionele gegevenscategorieën') met enkele
standaarddoelstellingen opgenomen. Indien categorie niet in de lijst is opgenomen, specifieer ernaast.
Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle situaties.De Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat
er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is.
vermeld het doeleinde van de verwerking
in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst (indicatieve lijst met type doeleinden) met enkele standaarddoelstellingen
opgenomen. Indien "Ander doeleinde", specifieer ernaast.
Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle situaties.De Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat
er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is.
in voorkomend geval, geef aan welke de categorie(ën) van ontvangers is (zijn).
in het tabblad 'lijsten' is een indicatieve lijst ('categorie(ën) ontvangers') met enkele standaarddoelstellingen opgenomen.
Indien "Andere (specifiëren)", specifiëer ernaast.
Let op: deze lijst dekt evenwel niet alle situaties.De Gegevensbeschermingsautoriteit kan bijvoorbeeld van oordeel zijn dat
er voor een welbepaalde verwerking meer preciese informatie vereist is.
Post en e-mail wordt in principe steeds
verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt
de verzending te doen naar persoonlijke
relaties van het lid of een professioneel
ondersteuner.
Post en e-mail wordt in principe steeds
verzonden aan het lid, tenzij gevraagd wordt
de verzending te doen naar persoonlijke
relaties van het lid of een professioneel
ondersteuner.
BIJLAGE 12: KORTE DISCLAIMER
DISCLAIMER TE GEBRUIKEN OP ALLE NOODZAKELIJKE FORMULIEREN Sportclub ………………………………………………………………………………………………, aangesloten bij S-Sport //
Recreas vzw, neemt uw privacy ernstig. De contactgegevens die u hebt gedeeld in het kader van uw
inschrijving/deelname/… worden uitsluitend gebruikt om u op de hoogte te houden van nieuws, verdere
activiteiten, onze werking, of wijzigingen in het evenement. U heeft het recht om uw gegevens te laten
verbeteren, hiervan inzage te vragen, de verwerking van uw gegevens te laten beperken, stop te laten
zetten of te verwijderen, via [email protected]. U vindt onze uitgebreide privacyverklaring terug op
www.s-sportrecreas.be/privacyverklaring.
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
1
RICHTLIJNEN ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING
1. INLEIDING Mensen staan niet zo vaak stil bij privacy. Als de buren niet zomaar binnen kunnen gluren, nie-mand meeleest over de schouder als je sms’t, Snapt of WhatsAppt en als de NSA niet elk tele-foongesprek afluistert, denken veel mensen dat hun privacy goed is beschermd. Dat is echter niet altijd zo. Alledaagse programma’s, sites en apps weten veel meer over mensen dan de gemiddelde NSA-medewerker. Hun winst komt daar immers van: Facebook verkoopt ge-gevens en voorkeuren aan reclamebureaus, zodat men gerichte reclame kan krijgen. Google re-gistreert zoektermen, zodat YouTube (eigendom van Google) gerichte spotjes kan tonen, wat opnieuw inkomsten garandeert. Whatsapp, Tinder, Google Maps en Pokémon GO! verzamelen allemaal in meer of mindere mate gegevens, weliswaar om hun dienstverlening te verbeteren, maar men heeft ze toch maar gegeven. Op zich kan men denken dat dit geen probleem is: programma’s lopen vlotter, reclames zijn in-teressanter en een spam-mail meer of minder maakt niet zoveel uit. Toch verstuurt iedereen, of men het nu weet of niet, nu en dan heel gevoelige informatie online. Denk maar aan creditcard-gegevens bij een bestelling bij Bol.com, of medische gegevens bij het invullen van een online verzekeringsformulier. Dat uw brievenbus propvol reclame zit, is geen probleem. Dat de gemid-delde crimineel in Zuid-Amerika met uw creditcardgegevens uitgaven kan doen, kan voor velen een ramp zijn. Vandaar dat de Europese Unie in 2016 een nieuwe verordening heeft uitgevaardigd om privacy en gegevensverwerking beter te beschermen. Deze verordening treedt op 25 mei 2018 in wer-king, wat inhoudt dat enkele zaken zullen veranderen. Deze verordening werkt immers onmid-dellijk, het Belgisch of Vlaams parlement moeten zelf niet meer optreden, dus de bestaande re-gels uit 1992 worden, voor zover ze de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) tegenspreken, geschrapt.
2. VERANDERINGEN Verandert er heel veel aan de privacyregelgeving? Op zich niet heel veel. Vroeger golden ook de principes dat niet alles zomaar aan iedereen doorgegeven mocht worden. Alleen stond daar vroe-ger geen boete op (of lag die boete veel lager), waardoor die verplichtingen dode letter bleven. Daarnaast is de AVG ook strenger: men spreekt veel sneller van een “persoonsgegeven” en van een “verwerking” dan voorheen. Vallen vzw’s daar ook onder? In principe wel. Alle rechtspersonen die “niet-incidentele verwer-kingen uitvoeren”, vallen onder de verordening. Dit betekent dat die geldt voor vzw’s die op re-gelmatige basis gegevens verwerken. Werkt u met een klantenbestand, een loonlijst of ledenad-ministratie, dan verwerkt u op regelmatige basis en valt u onder de verordening.
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
2
Wat voor uw vzw vooral van belang zal zijn, zijn de nieuwe informatieverplichtingen, de nieuwe regels rond toestemming, het dataregister, verwerkingsovereenkomsten en de procedure in ge-val van datalekken. Deze laatste zal in een apart luik behandeld worden. 1.1. Definities
- Wat zijn nu juist “persoonsgegevens” of “verwerkingen”?
Een persoonsgegeven is elk gegeven of combinatie van gegevens waarmee men iemand persoon-lijk kan identificeren. Dit moet wel specifiek op 1 persoon slaan.
Vb.: Iemand die een kaartje krijgt met daarop de naam “Donald Trump”, weet die persoon niet per se over wie het gaat. Er kunnen immers meerdere Donald Trumps in de wereld zijn. Als dat kaartje echter “Donald Trump, Witte Huis, Washington D.C.” vermeldt, is dit wel een persoonsgegeven, omdat de persoon hierin identificeerbaar is.
Vb.: Iemand die de naam van Romelu Lukaku op zich verwerkt, is niet bezig met een per-soonsgegeven. Er zijn kunnen immers meerdere Romelu Lukaku’s op de wereld zijn. Indien diezelfde persoon echter de naam van Romelu Lukaku verwerkt in dienst is van de Rode Duivels, is het in die context wel duidelijk over welke “Romelu Lukaku” gaat, dus is dit wel een persoonsgegeven.
Het is dus duidelijk dat, binnen de context van uw vzw, de meeste gegevens die u verwerkt, net omwille van de specifieke context, persoonsgegevens zullen zijn.
- Wanneer “verwerkt” u nu juist die persoonsgegevens? Dit houdt ongeveer alles in. Zowel het verzamelen, delen, doorgeven, analyseren, gebruiken, opslaan of onderzoeken van die gegevens is een verwerking, voor zover dit op systematische en professionele wijze gebeurt.
Vb.: Als je een naam op een papiertje schrijft voor privégebruik, is dat geen verwerking. Schrijf je die naam op een papiertje om te gebruiken in het kader van uw vzw, is dat wel een verwerking.
1.2. Informatieverplichting Waar privacyregels vroeger goed verborgen zaten ergens middenin de “Algemene Voorwaarden” en waar niemand dus ooit de moeite deed om die te lezen, moet in geval van verwerking van persoonsgegevens de privacyverklaring duidelijk, begrijpelijk en expliciet worden meegedeeld. Wat betekent dit concreet? Telkens u gegevens verzamelt van mensen, hetzij bij de inschrijving als lid, hetzij bij deelname aan een activiteit of wedstrijd, hetzij in het kader van direct marketing, u een privacyverklaring zal moeten voorzien. Deze verklaring is een standaarddocument dat
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
3
reeds ter beschikking staat van S-Sport // Recreas vzw. U kan het als voorbeeld in bijlage vinden, verder aanvullen volgens uw behoeftes en dan plaatsen op uw website. Hoe gaat dit dan in zijn werk? Als de gegevensverzameling schriftelijk gebeurt (vb. bij het invullen van een contract, formulier, lijst), moet daar een “disclaimer” bijgevoegd worden. Deze mag niet in kleine lettertjes vol met juridische termen zijn, maar moet in een leesbaar lettertype en een leesbare taal zijn. Als de gegevensverzameling online gebeurt (vb. onlineformulieren), moet een pop-up venster (of dergelijke) verschijnen met daarop deze verklaring. Deze disclaimer is een kort tekstje met de belangrijkste gegevens (welke persoonsgegevens wor-den opgevraagd, waarom en voor wie en welke rechten de betrokkenen hebben), en dat uw vzw privacy hoog in het vaandel heeft staan. Daarna kunt u verwijzen naar de volledige verklaring op de website. Wij kunnen de nodige disclaimers voorzien indien u die niet ter beschikking heeft. U kunt de mensen echter niet dwingen om uw disclaimers en verklaringen te lezen. Zolang u uw leden, klanten etc. voldoende mogelijkheden geeft om uw documenten te lezen, volstaat dit. 1.3. Toestemming Vroeger volstond het om onderaan een contract, formulier of blad een korte zin toe te voegen in de trant van “ik geef hierbij toestemming voor het verwerken van mijn gegevens”. Veel mensen waren zich hier niet eens van bewust. In online formulieren stond ook vaak al vooraf aangekruist dat “ik akkoord ga met het verwerken van mijn persoonsgegevens”, of was het niet mogelijk om het formulier te vervolledigen zonder dat dit akkoord werd aangeklikt. Ook dit is niet meer mogelijk. In de gevallen waar toestemming nodig is voor het verwerken van persoonsgegevens (indien de gegevens die u opvraagt niet noodzakelijk zijn voor het vervolledi-gen van een overeenkomst), moet die toestemming expliciet, duidelijk en geïnformeerd zijn. Dit houdt 2 zaken in. Ten eerste is niet voor elke verwerking toestemming nodig. Zo is het opge-ven van naam en adres bij een bestelling bij Bol.com een noodzakelijke verwerking van persoons-gegevens. Zonder naam en adres is het immers onmogelijk om te komen leveren. Leeftijd opvra-gen is echter niet noodzakelijk, daarvoor zou Bol.com wel toestemming moeten vragen (als ze dat zouden willen weten). Voor uw vzw is bijvoorbeeld geen toestemming vereist als u de naam, het adres en e-mailadres van nieuwe leden vraagt. Die gegevens zijn immers nodig om “de over-eenkomst” (nl. het aansluiten van een nieuw lid) te volbrengen. Als u tegelijk ook de naam van hun grootouders zou vragen, is dit niet noodzakelijk en zal u daarvoor toestemming moeten vra-gen. Ten tweede gelden voorwaarden voor die toestemming. Dit houdt in dat u het toestemmingsfor-mulier zal moeten laten ondertekenen, waar duidelijk opstaat waarvoor de betrokkene toestemt. Dit formulier kan ter beschikking worden gesteld, maar moet natuurlijk aangepast worden naar-gelang de gegevens waarvoor u toestemming vraagt.
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
4
1.4. Dataregister Om te verzekeren dat ondernemingen de regels van de AVG volgen, moet ieder land een contro-lerende autoriteit aanstellen. In België wordt dat een nieuwe taak voor de Privacycommissie. Die controle zal er komen in de vorm van het nalezen van het dataregister. Dit verplichte register is een overzicht van alle gegevens die worden verwerkt door een onderneming, wat het doel van de verwerking is, over wie die gaat, hoe lang de gegevens bewaard worden, hoe ze beveiligd worden, of ze al dan niet doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Unie of de Euro-pese Economische Ruimte en wie die gegevens ontvangt. Als vzw zal u een eigen register moeten aanleggen, aangezien u een rechtspersoon bent. De Pri-vacycommissie heeft een register voorzien, maar dit is zeer onhandig in het gebruik. U kan via ons een variant op dit register verkrijgen, dat heel wat bruikbaarder is. 1.5. Verwerkingsovereenkomst Wanneer u samenwerkt met S-Sport//RECREAS, zal de rolverdeling vaak als volgt verlopen:
- S-Sport//RECREAS zal verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dit is de rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking aangeeft. Met andere woorden, dit is de entiteit die zegt welke gegevens verwerkt moeten worden, waarom dat moet en hoe dit moet gebeuren.
- Uw vzw zal de verwerker zijn. Dit is de rechtspersoon die in opdracht van de verwerkings-verantwoordelijke gegevens verwerkt. Met andere woorden, dit is de entiteit die de op-dracht van de verantwoordelijke uitvoert.
Waarom is dit van belang? Zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker hebben elk enkele verplichtingen wanneer zij gegevens verwerken. Op de niet-naleving van die verplichtingen kun-nen zware boetes staan, dus is het belangrijk dat duidelijk wordt afgesproken wie wat mag doen. S-Sport//RECREAS doet beroep op uw diensten voor bepaalde verwerkingen, vb. het verkrijgen van gegevens, het doorsturen van gegevens voor het organiseren van activiteiten enz. U moet natuurlijk weten welke gegevens u al dan niet mag gebruiken en waarom dit gebeurt. Indien niet, is het heel goed mogelijk dat u, volledig te goeder trouw, meer gegevens opvraagt dan nodig en zo onnodig risico loopt. Dit wordt verplicht opgelost via een verwerkersovereenkomst. Dit technisch-juridisch document is in feite een afspraak over het verwerken van gegevens en wordt bij het hoofdcontract gevoegd.
Vb.: S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om leden in te schrijven, of om een activiteit voor leden te organiseren. Daarvoor wordt een hoofdovereenkomst afgesloten (wie zijn de partijen, wat is de prijs enz.). Daarvoor moet u wel gegevens verwerken voor S-Sport//RECREAS: zij geven de namen van hun leden door voor het organiseren van een activiteit, of namen en lidnummers van hun leden zodat u die kunt inschrijven. Voor die
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
5
verwerking moet een contract worden opgesteld, waarin staat dat uw vzw enkel voor dit doel gegevens mag verwerken voor S-Sport//RECREAS en welke gegevens dit juist zijn.
Is dit een document bedoeld om uw vzw met hoge aansprakelijkheidskosten op te zadelen? Na-tuurlijk niet. Het is sowieso een verplichting, die tegelijk ook verwarring voorkomt. S-Sport//RE-CREAS beschikt over een standaarddocument dat wij u gaan voorleggen. Dan kan natuurlijk on-derhandeld worden over de precieze inhoud, nadat u het eens heeft gelezen.
3. VERPLICHTINGEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Als vzw heef u nog enkele andere verplichtingen. Die verplichtingen komen niet per se voort uit de AVG, maar vloeien in het algemeen voort uit het principe dat de verwerkingen zo veilig en discreet mogelijk moeten gebeuren:
- elke medewerker, zowel bezoldigd als vrijwilliger, van de afdeling moet een discretieplicht naleven. U kunt een voorbeeld van dergelijke discretieplicht achteraan dit document vin-den, onder punt 9. Die kunt u dan bij vrijwilligersovereenkomsten, arbeidsovereenkom-sten of het huishoudelijk reglement voegen, indien u deze wil gebruiken;
- indien u als vzw op uw beurt gebruik maakt van een derde (private persoon of onderne-ming) voor het verwerken van persoonsgegevens, moet u hier zelf voor een verwerkers-overeenkomst afsluiten. Op die manier kan uw vzw haar aansprakelijkheid beperken en tegelijk controle uitoefenen op de activiteiten van de derde;
- elke medewerker moet ook deze discretieplicht vanzelfsprekend naleven. Dit betekent niet alleen dat de informatie/de gegevens waarover de medewerker beschikt, niet mon-deling mogen worden doorgegeven, maar ook dat die medewerker deze gegevens niet verwerkt buiten de toegestane verwerkingen, met andere woorden het doel.
Als afdeling bent u verantwoordelijk voor het leveren van de informatie via de disclaimer. S-Sport//RECREAS kan niet elke verwerking controleren, dus doet S-Sport//RECREAS beroep op u om aan deze verplichtingen te voldoen.
4. DATALEK Werken met gegevens houdt onvermijdelijk het risico op datalekken in. Een datalek is niet alleen het spectaculaire hacken door cybercriminelen van gevoelige bankgegevens, maar kan er even goed bestaan uit het verliezen van een laptop of usb-stick met gegevens, uit het verkeerd ver-sturen van een mail met gegevens, uit het meenemen naar huis van een dossier waar uw kin-deren door het dossier bladeren. Kort gezegd bestaat een datalek erin dat persoonsgegevens worden “ontvangen” (gelezen, ge-analyseerd etc.) of kunnen worden ontvangen door een persoon of personen die hier niet toe bevoegd zijn, met andere woorden, door personen die niet betrokken zijn bij de verwerking of, in het slechtste geval, niet bij uw vzw zelf betrokken zijn. “Kunnen worden ontvangen” hoort hier ook bij, daar, in geval van verlies van een laptop versleuteld met een wachtwoord, het niet zeker is of iemand deze laptop vindt of kan openen, maar deze gegevens wel in gevaar zijn.
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
6
Deze lekken zijn quasi onvermijdelijk, hoe zorgvuldig iemand ook omspringt met persoonsgege-vens. U dient wel, in geval een datalek optreedt, dit lek op te nemen in een eenvoudig Excel-bestandje, met daarbij mogelijke oplossingen om dergelijke lekken in de toekomst te vermijden. Als een lek ernstig is, d.w.z. gevaar voor de betrokkenen zelf, moet u dit lek aan de Privacycom-missie melden, tot 72 uur na het ontdekken van het lek. In extreme gevallen, wanneer er acuut gevaar is voor de betrokkenen (m.a.w. dat ernstige financiële, lichamelijke of psychologische schade goed mogelijk is), moeten de betrokkenen ook ingelicht worden. Dit is de theorie. Moet u voor elk mogelijk datalek de Privacycommissie opbellen? Natuurlijk niet. De vuistregel is nog steeds: gebruik uw gezond verstand. Als het waarschijnlijk is dat iemand die gegevens kan lezen, dan moet u het melden (vb. u verstuurt een lijst van gegevens naar een verkeerd e-mailadres). Is het zeer onwaarschijnlijk (vb. u neemt een dossier mee naar huis en uw kleinkinderen van 3 en 5 jaar oud bladeren erin), dan hoeft u dat niet te melden.
5. RECHTEN BETROKKENEN Betrokkenen hebben ook rechten. Indien u over gegevens van personen beschikt, kunnen die personen onder andere vragen om:
- inzage te krijgen in die gegevens; - te vragen de verwerking stop te zetten (indien die verwerking op toestemming is geba-
seerd); - toestemming in te trekken; - hun gegevens te laten corrigeren; - “vergeten te worden”, m.a.w. dat alle gegevens betreffende die persoon uit de databank
worden gewist. Deze rechten worden opgelijst in de privacyverklaring, waardoor de betrokkene deze rechten kent of zou moeten kennen. Deze vraag moet normaal gezien schriftelijk aan de vzw worden gericht, die dan een maand de tijd heeft (soms 3 maand) om dit verzoek te beantwoorden. In slechts zeer uitzonderlijke gevallen zal uw vzw dit verzoek kunnen weigeren. Het is echter zeer onwaarschijnlijk dat u veel verzoeken zult ontvangen. Indien nodig, kan S-Sport//RECREAS u advies en hulp verlenen wanneer dit nodig is.
6. VERHOUDING S-SPORT//RECREAS – VZW S-Sport//RECREAS doet beroep op uw vzw om haar te helpen bij haar activiteiten. Op die manier bent u, in verhouding tot S-Sport//RECREAS, verwerker. Voor verwerkingen die u zelf uitvoert, uit eigen naam en met eigen doeleinden, blijft u zelf verwerkingsverantwoordelijke. Vandaar dat S-Sport//RECREAS u een verwerkersovereenkomst zal voorleggen, om te zorgen dat beide partijen zo veilig mogelijk zitten wat betreft aansprakelijkheid.
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
7
7. WAT VERANDERT ER CONCREET? In feite verandert er niet zo veel. U moet vanaf nu een dataregister bijhouden, uw informatiever-plichtingen zijn iets uitgebreider en u moet datalekken melden indien nodig. Vroeger konden betrokkenen ook al rechten uitoefenen, maar nu zijn die beter en duidelijker geformuleerd en staan er zwaardere sancties op. Voor wat betreft uw samenwerking met S-Sport//RECREAS verandert er heel weinig, behalve dat uw samenwerking door een extra contract, nl. de verwerkersovereenkomst, beheerst zal wor-den. Om het even visueel voor te stellen:
VROEGER VANAF 25 MEI
Geen dataregister Wel dataregister
Informatieverplichting Informatieverplichting, maar beter
Geen antwoordplicht bij vragen Antwoordplicht, binnen 1 maand
Geen meldplicht bij ernstige datalekken Meldplicht, binnen 72 uur
Geen verwerkersovereenkomst met S-Sport//RECREAS
Verwerkersovereenkomst met S-Sport//RE-CREAS verplicht
8. CONTACTPERSONEN Indien u nog vragen heeft hierover, kunt u terecht bij:
o Contactgegevens vzw
9. DISCRETIEPLICHT Elk lid van de afdeling verklaart zich aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken,
opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking
met S-Sport//RECREAS.
Het lid van de afdeling verbindt er zich hiermee toe:
alles wat door haar/zijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke infor-matiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waar-van redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informa-tie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van haar/zijn op-dracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;
zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoe-ren van de haar/hem toevertrouwde opdracht, zich met andere woorden discreet en loy-aal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;
BIJLAGE 13: GDPR RICHTLIJNEN EXTERNE VZW’S
8
de gegevens waarvan zij/hij kennis heeft genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van haar/zijn opdracht noodzakelijk is en op voor-waarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;
de toegangscodes en/of wachtwoorden om zich toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;
alle verbintenissen na te leven die zij/hij moet nakomen in overeenstemming met de Al-gemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van na-tuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoons-gegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht;
enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport//RECREAS, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar S-Sport//RECREAS expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.
Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-
Sport//RECREAS en het lid van de afdeling voortbestaan.
Het lid van de afdeling is zich ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien
vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening
van haar/zijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.
S-SPORT // RECREAS VZW
Sint-Jansstraat 32
1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0451.743.450
STATUTEN
(Goedgekeurd door de Algemene Vergadering op 28/08/2018)
TITEL I: NAAM - ZETEL - DOEL - DUUR
Artikel 1: naam en zetel
De vereniging zonder winstoogmerk heeft de naam S-Sport // Recreas vzw, is gevestigd te 1000
Brussel, Sint-Jansstraat 32 en heeft haar zetel in het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Alle stukken voorgeschreven door de VZW-wet worden neergelegd in het dossier bijgehouden op
de griffie van de ondernemingsrechtbank van het voornoemd gerechtelijk arrondissement.
Artikel 2: doel
Het doel van de vereniging wordt als volgt omschreven:
S-Sport // Recreas vzw is een door Sport Vlaanderen erkende en gesubsidieerde Vlaamse sport-
federatie waar iedereen meetelt. Via het ondersteunen van sportclubs en het organiseren van
sportactiviteiten bieden we een recreatief sport- en beweegaanbod voor iedereen. Voor ons is
sport meer dan een doel op zich. Sport en beweging zijn een middel om mensen samen te brengen
en de samenhorigheid in de maatschappij te vergroten. Solidariteit en verdraagzaamheid staan
centraal binnen onze sportfederatie.
Daarnaast kan S-Sport // Recreas vzw alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrecht-
streeks bijdragen tot de verwezenlijking van bovenstaande niet-winstgevende doelstellingen, met
inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen de grenzen van wat
wettelijk toegelaten is en waarvan de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd
voor de verwezenlijking van de niet-winstgevende doelstellingen.
Artikel 4: duur
De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur.
Artikel 5: multisportfederatie
De vereniging fungeert als multisportfederatie overeenkomstig het decreet van 10 juni 2016 hou-
dende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.
Binnen de grenzen van de organisatie kunnen geen zelfstandige of autonome entiteiten bestaan
die een eigen beleid bepalen dat afwijkt van het door de Algemene Vergadering en de Raad van
Bestuur vastgestelde beleid.
TITEL II: LEDEN
Artikel 6: aantal leden
Het aantal werkende leden is onbeperkt, maar moet tenminste 10 bedragen. De leden worden
opgenomen in een ledenregister, hetzij schriftelijk, hetzij elektronisch.
Artikel 7: soorten leden
De vereniging omvat twee soorten leden:
1) De werkende leden:
a) Rechtspersonen: aangesloten verenigingen met rechtspersoonlijkheid, vertegenwoordigd
door hun voorzitter, secretaris of ander bestuurslid die omwille van hun belangstelling voor
de sport, kunnen bijdragen tot de verwezenlijking van het hierboven omschreven doel.
b) Natuurlijke personen: leden ten persoonlijke titel die tot het hierboven omschreven doel
willen bijdragen en die omwille van hun functie, verdienste of deskundigheid als lid
aanvaard worden.
De werkende leden bezitten de volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht in
de Algemene Vergadering. De wettelijke bepalingen zijn alleen op hen van toepassing.
2) De aangesloten leden:
Dit zijn de individuele leden aangesloten bij de tot de federatie behorende lokale sportclubs. Aange-
sloten leden zijn al diegenen aan wie een geldig lidmaatschap van S-Sport // Recreas vzw werd
toegekend. Zij dienen te voldoen aan de bijdrageverplichting en genieten in ruil hiervoor van de
sportverzekering en de activiteiten van S-Sport // Recreas vzw. Zij hebben geen stemrecht op de
Algemene Vergadering.
Artikel 8: toetreden
Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden de personen vermeld in artikel 6 punt 1. Het
verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter
van de Raad van Bestuur.
Artikel 9: rechten en plichten van de leden
Werkende leden met stemrecht op de Algemene Vergadering (AV)
Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden de personen vermeld in artikel 6 punt 1. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. Werkende leden hebben de volgende rechten:
Leden van de AV zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld.
Leden hebben stemrecht op de AV. Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1 ander lid vertegenwoordigen.
Leden kunnen ten allen tijde ontslag nemen uit de AV door de voorzitter van de RvB hier schriftelijk van op de hoogte te stellen.
Leden hebben recht op inzage of kopij van de verslaggeving van de AV.
Leden hebben recht op inzage van de besluiten van de RvB.
Leden hebben geen recht op (een deel van) het vermogen van de vereniging. Werkende leden hebben de volgende plichten:
Leden zijn verplicht de statuten, het huishoudelijk reglement alsook de besluiten van haar organen na te leven.
Leden mogen in geen geval de belangen van de vereniging of één van haar organen scha-den.
Leden dienen aanwezig te zijn of, indien zij onmogelijk aanwezig kunnen zijn op een AV, zich te verontschuldigen en te laten vertegenwoordigen.
Aangesloten leden
Een toegetreden lid, dat tijdig zijn aansluiting regelt bij een bij de S-Sport // Recreas vzw aange-sloten sportclub en hiervoor lidgeld betaalt, heeft recht op:
een verzekering BA (burgerlijke aansprakelijkheid) en LO (lichamelijke ongevallen) die minstens voldoet aan het vigerende decreet;
deelname aan activiteiten en/of competities, ingericht en/of ondersteund door S-Sport // Recreas vzw.
Aangesloten leden zijn verplicht:
de statuten en het huishoudelijk reglement van S-Sport // Recreas vzw, alsook de beslui-ten van haar organen na te leven.
de belangen van S-Sport // Recreas vzw of één van haar organen niet te schaden.
Artikel 10: uittreden en uitsluiten
Werkende leden
Het lidmaatschap van werkende leden eindigt op de hierna vermelde manieren:
Het lidmaatschap van een lid eindigt automatisch na een periode van 6 jaar.
Het lidmaatschap van een lid kan vernieuwd worden.
Een lid kan door de RvB geschorst worden.
Een lid kan slechts worden uitgesloten door de AV met een meerderheid van 2/3 van de stemmen.
Een lid kan vrijwillig uittreden.
Elk werkend lid kan altijd ontslag nemen door de voorzitter van de Raad van Bestuur hier schrif-
telijk van op de hoogte te brengen. Het ontslag zal een maand na dit schrijven ingaan.
De uitsluiting van een lid kan enkel door de Algemene Vergadering en met een meerderheid van
2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden worden uitgesproken.
Toegetreden leden Het lidmaatschap van een aangesloten lid bedraagt 1 jaar. Dit kan telkens hernieuwd worden en wordt geregeld op het niveau van de aangesloten club aan de hand van het aanleveren en/of invoeren van een aantal verplicht op te vragen persoonlijke gegevens voor het ledenadministra-tieprogramma. Uitsluiting leden
Elk lid van een vereniging is vrij uit te treden door zijn ontslag in te dienen bij het bestuursorgaan.
Voor zover de bijdrage verplicht is, kan het niet-betalend lid als ontslagnemend beschouwd wor-
den. De uitsluiting van een lid moet worden aangegeven in de oproeping. Het lid moet worden
gehoord. De uitsluiting kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met na-
leving van de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijzi-
ging. Een ontslagnemend of uitgesloten lid heeft geen aanspraak op het bezit van de vereniging
en kan betaalde bijdragen niet terugvorderen, tenzij de statuten anders bepalen.
TITEL III: ALGEMENE VERGADERING
Artikel 11: samenstelling Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering vertegenwoordigt de organisatie via een getrapte vertegenwoordiging
conform het huishoudelijk reglement.
De Algemene Vergadering is samengesteld uit minimum 10 werkende leden. De Algemene Ver-gadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden.
Elk lid beschikt slechts over 1 stem op de Algemene Vergadering. Een lid kan zich echter door een
ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts 1
ander lid vertegenwoordigen.
Artikel 12: bevoegdheden van de leden Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering is uitsluitend bevoegd voor:
- het wijzigen van de statuten
- de benoeming en de afzetting van de bestuurders
- de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging
ingeval een bezoldiging wordt toegekend
- de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen
- de goedkeuring van de begroting en van de rekening
- de vrijwillige ontbinding van de vereniging
- de benoeming en de uitsluiting van een lid van de vereniging
- de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk
- alle gevallen waarin deze statuten het vereisen
Artikel 13: vergaderingen Algemene Vergadering
Er wordt minstens tweemaal per jaar een Algemene Vergadering gehouden.
Binnen de zes maanden na het sluiten van het boekjaar, dient een Algemene Vergadering gewijd
te worden aan het jaarverslag van de vereniging en de rekeningen van het voorafgaande jaar, om
kwijting te verlenen over de rekeningen en de balansen.
Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het
opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.
Artikel 14: wijze van oproepen vergaderingen Algemene Vergadering
De Algemene Vergadering wordt geldig bijeengeroepen door de Raad van Bestuur of door de
voorzitter telkens als het doel van de vereniging dit vereist.
De Raad van Bestuur is bovendien verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen wanneer
1/5 van de leden van de Algemene Vergadering daartoe een verzoek richt aan de Raad van Be-
stuur. In dit geval is de Raad van Bestuur verplicht de Algemene Vergadering samen te roepen
binnen de 15 werkdagen met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten.
De oproepingen tot de Algemene Vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend worden
door de voorzitter, secretaris of twee bestuurders. Alle leden van de Algemene Vergadering moe-
ten worden opgeroepen per gewone brief of per e-mail tenminste acht werkdagen voor de ver-
gadering.
De oproeping bevat de agenda, die wordt vastgelegd door de Raad van Bestuur. De Algemene
Vergadering kan op geldige wijze een beslissing nemen over punten die niet op de agenda staan
vermeld op voorwaarde dat de vergadering rechtsgeldig is samengesteld en dat minstens 2/3 van
de aanwezige en vertegenwoordigde leden akkoord gaat om deze punten toe te voegen.
Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door 1/20 van de leden, moet eveneens op de
agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet door 1/20 van de leden ondertekend worden en
tenminste 2 werkdagen voor de vergadering aan de voorzitter van de Raad van Bestuur overhan-
digd zijn.
Artikel 15: geldigheid van besluiten
De Algemene Vergadering kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de leden aan-
wezig is. In gewone gevallen worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van
stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogen-
blik de vergadering voorzit.
Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging gedetailleerd op de
agenda is vermeld en indien 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De onthoudingen
worden meegerekend in de noemer.
Wordt dit getal niet bereikt dan kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, zoals door
deze statuten is bepaald, en waarop deze vergadering een geldig besluit zal kunnen nemen, on-
geacht het aantal aanwezigen.
Deze tweede vergadering mag niet binnen de 15 kalenderdagen volgend op de eerste vergadering
worden gehouden. Voor elke statutenwijziging is bovendien een meerderheid van 2/3 van de aan-
wezige of vertegenwoordigde stemmen vereist, ook op de tweede Algemene Vergadering.
Tot wijziging van het doel van de vereniging kan slechts met een meerderheid van 4/5 van de
stemmen worden besloten.
Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het
wijzigen van het doel der vereniging vereist.
Een meerderheid van 2/3 van de stemmen is vereist voor het uitsluiten van een werkend lid. Bij
uitsluiting van dit lid moet dit punt eveneens op de agenda voorkomen en moet het lid worden
uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien.
Artikel 16: ledenbijdrage
De leden van de Algemene Vergadering zijn niet verplicht tot het betalen van een jaarlijks lidgeld.
Het jaarlijks lidgeld voor de aangesloten leden wordt bepaald door de Raad van Bestuur. Dit lid-
geld kan variëren per leeftijdsgroep, per doelgroep en per sporttak.
Artikel 17: notulen Algemene Vergadering
Van elke vergadering worden notulen gemaakt die ondertekend worden door 2 bestuurders. De
leden worden hiervan in kennis gesteld per gewone brief of e-mail.
De beslissingen die derden aanbelangen worden hen, indien zij daarom verzoeken, door de voor-
zitter meegedeeld.
Een publieke versie van de notulen zal steeds op de website van S-Sport // Recreas vzw worden
gepubliceerd.
TITEL IV: RAAD VAN BESTUUR
Artikel 18: samenstelling Raad van Bestuur
De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur, samengesteld uit de onder artikel 6
vermelde leden.
De Raad van Bestuur bestaat uit minimum 9 bestuurders.
Het aantal bestuurders moet steeds lager zijn dan het aantal leden van de Algemene Vergadering.
De nationaal verantwoordelijke van de vzw woont de Raad van Bestuur bij en heeft een raadge-
vende stem.
Rechtspersonen kunnen een bestuursmandaat opnemen. Zij worden vast vertegenwoordigd door
een natuurlijk persoon.
Artikel 19: onverenigbaarheden
Volgende mandaten zijn onverenigbaar met de functie van bestuurder van S-Sport // Recreas vzw:
- Werknemers van S-Sport // Recreas vzw met tenminste 10 % tewerkstelling en hun familieleden
in de eerste graad. In geen geval kan de functie van voorzitter van de Raad van Bestuur worden
gecumuleerd met de functie van directeur van de multisportfederatie.
- Personen die zetelen in een rechtsprekend orgaan van of voor S-Sport // Recreas vzw.
- Personen die een arbeidsrelatie hebben met een bedrijf dat een commerciële relatie heeft met
de organisatie.
Artikel 20: duur mandaat bestuurders
Het mandaat van bestuurders wordt beperkt tot een periode van 6 jaar en loopt over een maxi-
maal aaneengesloten zittingsperiode van 12 jaar. Via een rooster van aan- en aftreden voor alle
bestuursfuncties wordt vastgelegd dat telkens slechts een deel van de bestuurders vervangen
wordt. De manier waarop dit rooster wordt toegepast maakt onderdeel uit van het huishoudelijk
reglement.
Artikel 21: vergaderingen Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur vergadert minstens 5 keer per jaar.
De Raad van Bestuur vergadert geldig zodra minimum 3 van haar leden aanwezig zijn.
Artikel 22: benoeming en bezoldiging
De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering met een gewone meerderheid
ongeacht het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden.
Alle mandaten zijn onbezoldigd en kunnen slechts aanleiding geven tot een onkostenvergoeding.
De Raad van Bestuur benoemt de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, penningmeester en se-
cretaris met gewone meerderheid van de stemmen. De voorzitter van de Raad van Bestuur wordt
eveneens voorzitter van de Algemene vergadering.
Wijzigingen in de samenstelling van de Raad van Bestuur worden steeds bekendgemaakt in het
Belgisch Staatsblad en bij de Kruispuntbank voor ondernemingen.
Artikel 23: ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders
Het mandaat van de bestuurders eindigt door afzetting door de Algemene Vergadering, door vrij-
willig ontslag, door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid.
De afzetting door de Algemene Vergadering wordt beslist bij gewone meerderheid van het aantal
aanwezige en/of vertegenwoordigde leden. Het moet evenwel uitdrukkelijk vermeld worden op
de agenda van de Algemene Vergadering.
Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, moet dit schriftelijk bekendmaken aan de Raad van
Bestuur. Dit ontslag gaat onmiddellijk in tenzij door dit ontslag het minimum aantal bestuurders
onder het statutaire minimum is gedaald. In dit geval, moet de Raad van Bestuur binnen de twee
maanden de Algemene Vergadering bijeenroepen, welke in de vervanging van de betrokken be-
stuurder dient te voorzien en hem daarvan ook schriftelijk in kennis zal stellen.
Indien vertegenwoordigers van rechtspersonen bestuurder zijn, eindigt hun mandaat wanneer zij
niet meer de functie uitoefenen die recht geeft op het mandaat van bestuurder.
Bij het einde van het mandaat of de afzetting van een bestuurder dient steeds over een mogelijke
kwijting te worden gestemd door de Algemene Vergadering.
Artikel 24: bevoegdheden van de bestuurders
De Raad van Bestuur oefent haar mandaat uit als college.
Ze leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Zij is bevoegd
voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de wet aan de Al-
gemene Vergadering zijn voorbehouden. Zij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedin-
gen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.
De Raad van Bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aan-
wezig is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van
stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend.
S-Sport // Recreas vzw wordt geldig vertegenwoordigd door 2 bestuurders, waarbij voor alle fi-
nanciële verrichtingen minstens de handtekening van de penningmeester vereist is. Elke akte
waarbij een bestuurder de vzw vertegenwoordigt, moet voor of na de handtekening de hoeda-
nigheid van de bestuurder vermelden.
Artikel 25: bijeenroeping en voorzitten vergaderingen
De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter of door twee bestuurders.
De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden voorgezeten door de voorzitter. Indien deze
belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter of de oudste van
de aanwezige bestuurders.
De voorzitter van de Raad Van Bestuur ziet toe op de correcte navolging van de procedures voor
het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goed-
keuring van besluiten zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Artikel 26: notulen Raad van Bestuur
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en
de secretaris. Bij ontstentenis van deze bestuurders kunnen twee andere bestuurders deze docu-
menten geldig ondertekenen.
De notulen moeten op de eerstvolgende bestuursvergadering worden goedgekeurd.
Een publieke versie van de notulen wordt op de website van S-Sport // Recreas vzw gepubliceerd.
Artikel 27: benoeming van secretaris, penningmeester en voorzitter
De Raad van Bestuur kan uit zijn bestuurders een voorzitter, een secretaris, een penningmeester
en elke functie die voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk is, kiezen.
Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel-
dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.
Artikel 28: dagelijks bestuur
De Raad van Bestuur kan een dagelijks bestuur kiezen.
Hun benoeming gebeurt door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid, die hieromtrent gel-
dig beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is.
Tot daden van dagelijks bestuur worden gerekend alle handelingen die dag aan dag moeten wor-
den verricht om de normale gang van zaken van S-Sport // Recreas vzw te verzekeren en die, hetzij
wegens hun minder belang, hetzij wegens noodzakelijkheid een onverwijlde beslissing te nemen,
het optreden van de Raad van Bestuur niet vereisen of niet wenselijk maken.
De ambtsbeëindiging van het dagelijks bestuur kan geschieden:
a) op vrijwillige basis door een lid van het dagelijks bestuur zelf door een schriftelijk ontslag
in te dienen bij de Raad van Bestuur
b) door afzetting door de Raad van Bestuur bij gewone meerderheid die hieromtrent geldig
beslist indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissing hieromtrent door
de Raad van Bestuur moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij aangetekend schrijven
ter kennis gebracht worden van de betrokkene.
De beslissingen genomen door het dagelijks bestuur, dat als een college vergadert, worden steeds
genomen in collegiaal overleg.
Artikel 29: aansprakelijkheid
Bestuurders zijn jegens de vzw aansprakelijk voor fouten die zij begaan in de uitoefening van hun
opdracht, voor zover die fouten beslissingen, daden of gedragingen betreffen die zich kennelijk
buiten de marge bevinden waarbinnen normaal zorgvuldige en voorzichtige bestuurders in de-
zelfde omstandigheden redelijkerwijs kunnen toe gebracht worden.
De bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk voor overtredingen van de Wet Vennootschappen en
Verenigingen of de statuten van de vzw. Deze aansprakelijkheid geldt ook ten aanzien van derden.
Deze aansprakelijkheid betreft de kennelijke grove fout en het “wrongful trading”.
TITEL V: HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Artikel 30 De Raad van Bestuur zal een huishoudelijk reglement en/of deontologische code opstellen.
TITEL VI: REKENINGEN EN BEGROTINGEN
Artikel 31
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
De Raad van Bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af. Deze wordt ter goedkeu-
ring aan de Algemene Vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na af-
sluitingsdatum van het boekjaar.
Vóór het einde van het kalenderjaar dient een Algemene Vergadering gewijd te worden aan het
opstellen en goedkeuren van de begrotingen voor het volgend kalenderjaar.
Artikel 32: commissarissen
De vereniging benoemt één of meerdere commissarissen.
De commissarissen worden door de Algemene Vergadering benoemd onder de leden, natuurlijke
personen of rechtspersonen, van het instituut der Bedrijfsrevisoren.
TITEL VII: ONTBINDING EN VEREFFENING
Artikel 33
Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de
Algemene Vergadering tot ontbinding besluiten indien 2/3 van de leden op de Algemene Verga-
dering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en er bovendien een 4/5 meerderheid akkoord is om
de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging
moet uitdrukkelijk op de agenda van de Algemene Vergadering vermeld worden.
Zijn geen 2/3 van de leden op deze Algemene Vergadering aanwezig of vertegenwoordigd, dan
moet een tweede Algemene Vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt onge-
acht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden maar mits een 4/5 meerderheid wordt
akkoord gevonden om de vereniging vrijwillig te ontbinden.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de Algemene Vergadering, of bij gebreke daarvan, de
rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffe-
ningsvoorwaarden.
De activa zullen, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan een socialistische ver-
eniging aanleunend bij de Socialistische Mutualiteiten waarvan het doel zoveel mogelijk analoog
moet zijn aan dit van de tegenwoordige vereniging en dat door de Algemene Vergadering zal wor-
den aangeduid.
Artikel 34
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de VZW-wet van 27 juni 1921,
gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 van toepassing.
BIJLAGE 15.1: INITIATIEPROGRAMMA VOOR NIEUWE BESTUURDERS
Pagina 1 van 1
Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders
Het nationaal secretariaat zal er samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur voor zorgen dat
nieuw benoemde bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de Raad van
Bestuur te verzekeren.
Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd
voor een individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.
Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis
van welk profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de
statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere
relevante documenten.
Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende
documenten die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :
❖ Huishoudelijk regelement
❖ Registratie belangen bestuurders – zie bijlage 14.2
❖ Benoemingsbrief – zie bijlage 14.3
Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun
verantwoordelijkheden als bestuurders en met de grondbeginselen van S-Sport // Recreas vzw, zoals de
missie, de visie, de werking en andere sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen,
financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle financiële, boekhoudkundige en
risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management.
BIJLAGE 15.2: BENOEIMINGSBRIEF BESTUURDER
Pagina 1 van 1
Benoemingsbrief bestuurder S-Sport // Recreas vzw
Geachte heer / mevrouw ................... [naam betrokkene]
Benoeming tot lid van de Raad van Bestuur van de Multi sportfederatie S-Sport // Recreas vzw.
Via dit schrijven bevestigen wij dat de Algemene Vergadering van de S-Sport // Recreas vzw u in haar
vergadering van ……………. [datum] heeft benoemd tot lid van de raad van bestuur.
Uw statutaire benoemingsperiode bedraagt 6 jaar en loopt van ……………. [datum] tot ……………. [datum].
Uw benoeming heeft plaatsgevonden op basis van het profiel ……………. [benaming profiel].
Voor het remuneratiebeleid alsook alle regelingen en afspraken die betrekking hebben op uw
mandaat, verwijzen we u graag naar de statuten, het huishoudelijk reglement en de gedragscode voor
bestuurders waarvan u een exemplaar ontvangt.
U bevestigt hierbij : Volgende documenten in ontvangst te hebben genomen of verwezen te zijn naar de
plaats waar u deze op onze officiële kanalen kan terugvinden :
❖ Statuten
❖ Huishoudelijk reglement
❖ Een exemplaar van het beleidsplan, jaaractieplan + begroting
❖ Jaarverslagen van de voorbije 4 jaar
❖ Gedragscode ter ondertekening
❖ Registratie belangen bestuurders ter ondertekening
• uitgenodigd te zijn geweest voor een persoonlijk gesprek met de voorzitter en gebrieft te zijn over de
interne werking
Het huidige bestuur wenst u veel voldoening toe bij de uitoefening van uw functie.
Namens de raad van bestuur
Karin Van Mossevelde
Voorzitter
Voor ontvangst :
……………………………… ……………………………… ………………………………
(naam) (datum) (handtekening)
Dit document werd in 2-voud opgesteld. U wordt vriendelijk verzocht dit document samen met de
ondertekende gedragscode en de registratie belangen bestuurders voor afgifte mee te brengen naar de
eerstvolgende bestuursvergadering.
BIJLAGE 15.3: REGISTRATIE BELANGEN BESTUURDERS
Registratie belangen bestuurders
Formulier dat nieuwe bestuursleden dienen in te vullen om zo belangenconflicten
beter te kunnen detecteren. Dit document maakt deel uit van de
introductieprocedure voor nieuwe bestuursleden.
Sint-Jansstraat 32 - 38, 1000 Brussel
Tel. 02 515 02 54 - e-mail: [email protected]
Naam
Functie
Vergoeding
Datum van aanstelling
Hoofdtaken en verantwoordelijkheden
Naam van het bedrijf / de organisatie Functie en verantwoordelijkheden
Naam en aard relatie Functie en verantwoordelijkheden
Beschrijving
S-Sport // Recreas Federatie vzw respecteert uw privacy krachtens de wet van 8 december 1992. Uw gegevens worden enkel gebruikt voor verwerking in onze ledenadministratie
alsook bij de organisatie van onze activiteiten en deze van onze partners. U heeft het recht uw gegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen.
Professionele belangen partner - familie
Andere belangen
BELANGEN
Professionele belangen
BIJLAGE 15: VERKIEZINGSREGLEMENT & INTRODUCTIEPROCEDURE NIEUWE BESTUURSLEDEN
Pagina 1 van 3
VERKIEZINGSREGLEMENT 2019 (legislatuur 2019-2025)
Art. 1. VERKIEZINGEN BESTUURSORGANEN S-Sport // Recreas vzw
Art. 1.1. Samenstelling van de leden van de Algemene Vergadering (AV)
Conform de statuten van S-Sport // Recreas vzw bestaat de Algemene Vergadering uit minimum 10 leden. De Alge-mene Vergadering bestaat uit maximaal 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs, aangevuld met maximaal 7 leden voorgedragen door de samenwerkende partners en maximaal 5 gecoöpteerde leden. Art. 1.1.1. Vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw
De verkiezingen van de 4 vertegenwoordigers uit de sportclubs die lid zijn van S-Sport // Recreas vzw gebeurt con-
form het verkiezingsreglement. Elke aangesloten sportclub kan 1 kandidatuur voordragen die een bestuursfunctie
opneemt binnen de club.
Bovendien omvat een maximale vertegenwoordiging minstens één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep Senio-
ren sport en één vertegenwoordiger vanuit de doelgroep G-sport.
Art. 1.1.2. Vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners
Maximaal 7 vertegenwoordigers via de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur
van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge-
nomen.
o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Ant-werpen, Limburg en het nationale secretariaat
o Expert(en) domein gezondheid en welzijn o Expert(en) financiën
Art. 1.1.3. Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten
De coöptatie van maximaal 5 bijkomende leden gebeurt op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Re-
creas vzw, nadat deze is samengesteld en daaraan een bespreking heeft gewijd. Het is de Algemene vergadering die
beslist over de aanstelling van de gecoöpteerd leden.
Vertegenwoordiging door gecoöpteerde leden: externen/experten
o 1 verantwoordelijke VFG nationaal
o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal
o 3 (externe) experten
Art. 1.1.4 De voorzitter van de Algemene Vergadering
De voorzitter van de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw wordt gekozen door de leden van de Alge-
mene Vergadering.
BIJLAGE 15: VERKIEZINGSREGLEMENT & INTRODUCTIEPROCEDURE NIEUWE BESTUURSLEDEN
Pagina 2 van 3
Art. 1.2. Verkiezing van de leden van de Algemene Vergadering (AV)
Fase 1: Verkiezing vertegenwoordiging uit de aangesloten sportclubs van S-Sport // Recreas vzw
Tussen 15 oktober en 1 november 2018 vraagt S-Sport // Recreas vzw kandidaturen per brief aan:
Het nationaal secretariaat van S-Sport // Recreas vzw nodigt de bestuursleden van de aangesloten sportclubs per
brief uit zich kandidaat te stellen voor de verkiezing van de Algemene Vergadering.
Elke aangesloten sportclub kan maximaal 1 kandidatuur voordragen.
Procedure kandidaatstelling
Personen die zich kandidaat willen stellen voor de functie van bestuurder dienen dat te doen per gewoon schrijven
of per e-mail vóór 15 december 2018 naar het secretariaat t.a.v. de voorzitter en de secretaris van de Raad van
Bestuur.
- 1 januari - 15 januari 2018: Nationaal secretariaat inventariseert de kandidaturen en maakt deze over aan de Raad
van Bestuur.
De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering.
De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de sportclubs maximaal 4 leden met een gewone meerderheid van de
stemmen. Het mandaat van bestuurder vangt aan op het ogenblijk van aanvaarding.
Fase 2: Verkiezing vertegenwoordiging uit de samenwerkende partners.
Maximaal 7 vertegenwoordigers uit de samenwerkende partners kunnen op voordracht van de Raad van Bestuur
van S-Sport // Recreas vzw als volwaardig lid in de Algemene Vergadering van S-Sport // Recreas vzw worden opge-
nomen.
o Vertegenwoordigers van het provinciaal secretariaat van West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Ant-werpen, Limburg en het nationale secretariaat
o Expert(en) domein gezondheid en welzijn o Expert(en) financiën Personen
Personen die zich kandidaat willen stellen voor de functie van bestuurder dienen dat te doen per gewoon schrijven of per e-mail vóór 15 december 2018 naar het secretariaat t.a.v. de voorzitter en de secretaris van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur legt de kandidatuur voor op de eerstvolgende Algemene Vergadering indien blijkt dat er om-
wille van een statutaire reden een plaats als bestuurder vrijkomt binnen de vertegenwoordiging van de samenwer-
kende partners.
De AV benoemt vanuit de kandidaturen van de samenwerkende partners maximaal 7 leden met een gewone meer-
derheid van de stemmen. Het mandaat van lid van de AV vangt aan op het ogenblik van aanvaarding.
FASE 3: Installatie Algemene Vergadering en Raad van Bestuur
De Algemene Vergadering komt op uitnodiging voor het eerst in de nieuwe samenstelling bijeen voor een verkie-
zingsvergadering.
Timing: Januari 2019
Voorafgaand aan deze verkiezingsvergadering kunnen de verkozen leden van de AV zich bij het nationaal secretariaat
van S-Sport // Recreas kandidaat stellen voor de Raad van Bestuur en voorzitterschap d.m.v. een gewoon schrijven
of per e-mail.
BIJLAGE 15: VERKIEZINGSREGLEMENT & INTRODUCTIEPROCEDURE NIEUWE BESTUURSLEDEN
Pagina 3 van 3
Samenstelling Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur bestaat minimaal uit 9 bestuurders.
Er worden maximum 2 vertegenwoordigers uit de groep van de sportclubs verkozen, minimum 6 vertegenwoordi-
gers uit de groep van de samenwerkende partners en minimum 1 (extern) expert.
De bestuurders worden bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde stemge-
rechtigde leden verkozen.
Op datum van de verkiezingsvevrgadering: installatie nieuwe Algemene Vergadering en verkiezing door deze
nieuwe Algemene Vergadering van Voorzitter en de Raad van Bestuur.
FASE 4: Aanstellen van gecoöpteerde leden
Na de samenstelling van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur kan de coöptatie plaatsvinden, dit op voor-
dracht van de Raad van Bestuur.
De coöptatie van maximaal 5 bijkomende leden gebeurt op voordracht van de Raad van Bestuur van S-Sport // Re-
creas vzw, nadat deze is samengesteld en daaraan een bespreking heeft gewijd. Het is de Algemene vergadering die
beslist over de aanstelling van de gecoöpteerd leden.
Timing: tijdens de legislatuur van 6 jaren tot de maximaal 5 gecoöpteerde plaatsen ingevuld zijn.
o 1 verantwoordelijke VFG nationaal
o 1 verantwoordelijke S-PLUS nationaal
o 3 (externe) experten
Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders
Het nationaal secretariaat zal er samen met de voorzitter van de Raad van Bestuur voor zorgen dat nieuw benoemde
bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de Raad van Bestuur te verzekeren.
Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur wordt door de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd voor een
individueel gesprek en wordt gebrieft over de werking van de organisatie.
Elk nieuw lid van de Raad van Bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk
profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een exemplaar van de statuten en het huishou-
delijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere relevante documenten.
Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn mandaat volgende documenten
die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd :
❖ Huishoudelijk regelement
❖ Registratie belangen bestuurders (bijlage) – zie voorbeeld
❖ Ontvangst benoemingsbrief (bijlage) – zie voorbeeld
Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als
bestuurders en met de grondbeginselen van S-Sport // Recreas vzw, zoals de missie, de visie, de werking en andere
sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen, financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle
financiële, boekhoudkundige en risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management.
BIJLAGE 16: PROFIELEN RAAD VAN BESTUUR
Pagina 1 van 3
Profielen
Raad van Bestuur
S-Sport // Recreas vzw
(Goedgekeurd door Raad van Bestuur van 28/08/2018)
1. Functieprofielen van bestuursleden
Algemene taken en verantwoordelijkheden bestuurslid
Voorbereiding op, deelname aan en een actieve bijdrage leveren aan de bestuursvergaderingen.
Betrokken zijn bij de voorbereiding van en het bewaken van de uitvoering van het beleidsplan, de
jaaractieplannen en het financiële en inhoudelijke jaarverslag.
Vaststellen van de begroting en de jaarrekening.
Bijwonen van de algemene vergadering van S-Sport // Recreas vzw.
Competenties en achtergrond
Kent en onderschrijft de visie en de missie van S-Sport // Recreas vzw.
Kan toezicht houden op de uitvoering van de beleidsuitgangspunten.
Is in staat om met de andere bestuursleden te werken als een teamspeler met democratische
ingesteldheid, die zich kan verzoenen met beslissingen die niet zijn mening volgen.
Kan het bestuursbeleid binnen S-Sport // Recreas vzw uitdragen.
Kan besturen op hoofdlijnen, weet afstand te houden tot de werkorganisatie, is niet gericht op
het operationeel beleid.
Kan de balans bewaren tussen kritisch tegenspel en constructief samenwerken.
Is in staat strategische uitgangspunten te beoordelen, weet door het stellen van kritische vragen
de werkorganisatie en de vereniging een spiegel voor te houden.
Kan vertrouwelijk met gegevens omgaan.
Blijft in alle omstandigheden onpartijdig in beoordelingen, beslissingen en handelingen.
2. Profiel voorzitter
Specifieke taken en verantwoordelijkheden voorzitter
Vertegenwoordigt het bestuur naar S-Sport // Recreas vzw toe.
Vertegenwoordiging van S-Sport // Recreas vzw bij externe contacten.
Leidt de vergaderingen van S-Sport // Recreas vzw.
Maakt samenvattingen en stelt besluiten op bestuursvergaderingen vast.
Toelichten en verdedigen van bestuursbeleid op de Algemene Vergadering.
BIJLAGE 16: PROFIELEN RAAD VAN BESTUUR
Pagina 2 van 3
Neemt samen met de directeur het dagelijks bestuur waar.
Functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren met de directeur.
Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de
besluiten van het bestuur.
Is het aanspreekpunt van het bestuur naar het personeel toe.
Competenties en achtergrond
Heeft ervaring in het besturen van een democratisch functionerende vergadering en het leiden
van discussies.
Kent de doelstellingen, de organisatie en de werking.
Heeft ervaring met het aansturen van een organisatie.
Is in staat de visie van S-Sport // Recreas vzw uit te dragen.
Is in staat om mensen te motiveren en de teamgeest binnen het bestuur en de organisatie te
bevorderen.
Is betrokken bij en heeft affiniteit met de aard van S-Sport // Recreas vzw.
Heeft sterke communicatieve vaardigheden.
Het hebben van een netwerk in de sportsector wordt als een toegevoegde waarde aanzien.
Is toegankelijk en kan goed luisteren.
3. Profiel Ondervoorzitter
Taak en verantwoordelijkheden:
Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
Competenties en achtergrond
Zie voorzitter.
4. Profiel Penningmeester
Taak en verantwoordelijkheden
Adviseert regelmatig, doch minstens eenmaal per jaar de overige bestuurders over de prognoses,
jaarrekening, begroting.
Is betrokken bij overleg met de boekhouding inzake de jaarrekening en de balans.
Presenteert de jaarrekening en de begroting aan de Algemene Vergadering.
Competenties en achtergrond
Is financieel deskundig.
Neemt initiatief en ziet toe op het begrotingsvoorstel en balans, inclusief lange termijnplanning.
Weet welke informatie nodig is om financieel beleid te volgen en te controleren.
Is communicatief vaardig.
BIJLAGE 16: PROFIELEN RAAD VAN BESTUUR
Pagina 3 van 3
Evaluatie van de rol van de Raad van Bestuur en de afgeleide profielen
Bij de opmaak van elk beleidsplan worden op basis van de eventueel aangepaste rol van de Raad
van Bestuur, de gewenste profielen geëvalueerd.
Voor elke nieuwe verkiezing worden de reële profielen geëvalueerd op basis van het
verkiezingsreglement, onderdeel van het Huishoudelijk Reglement.
SPORTFEDERATIES
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.930.061
BIJVOEGSEL : 000
RISICO : 001
PRODUCENT MAISON DE LA SOLIDARITE AS
(947/004404) RUE SAINT-JEAN, 32 A 38
1000 BRUXELLES
TEL.: 02/515.02.11
VERZEKERINGNEMER
AANVANGSDATUM
DUUR
JAARLIJKSE VERVALDAG
PERIODICITEITVAN DE PREMIE
ALGEMENEVOORWAARDEN
VERZEKERDRISICO
V.Z.W. S-SPORT//RECREASSINT-JANSSTRAAT, 321000 BRUSSEL
01/01/2018 om 0 uur
1 jaar. (Jaarlijkse stilzwijgende hernieuwing)
01 Januari
JAARLIJKSE PREMIE
Uitgave 531/03-2009
Categorie SPORTFEDERATIES
DekkingBurgerlijke aansprakelijkheid
Lichamelijke letsels GedektMateriële schade Gedekt
RechtsbijstandTussenkomstslimiet 25.000,00 Eur
OngevallenOverlijden 8.500,00 EurTijdelijke ongeschiktheid 30,00 EurBlijvende ongeschiktheid 35.000,00 EurKosten van behandeling Gedekt
Jaarlijkse premies Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018
(*) inclusief taksen, kosten en wettelijke toeslagen
Netto premies Totale premies (*) Netto premies Totale premies (*)
Burgerlijke aansprakelijkheid 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur 16.089,76 Eur 17.578,06 EurRechtsbijstand 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 EurAccidentele schade Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt Niet gedektOngevallen 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur
TOTALE PREMIES 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur 16.089,76 Eur 17.578,06 Eur
-1-
SPORTFEDERATIES
BIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061
Bijvoegsel : 000
Risico : 001
01250 Legibel
01250 - LEGIBEL
In tegenstelling tot de van kracht zijnde Algemene Voorwaarden, wordthet beheer van de schadegevallen 'Rechtsbijstand' waargenomen doorARCES, merk van P&V Verzekeringen CVBA (0058) gelegen Desguinlei 922019 Antwerpen.Iedere vermelding "LEGIBEL" in de algemene voorwaarden moet door ARCESvervangen worden.
60049 LIDMAATSCHAP VAN TRIP
60049 - LIDMAATSCHAP VAN TRIP
De maatschappij dekt in bepaalde gevallen daden van terrorisme, metuitsluiting van de schade veroorzaakt door wapens of tuigen diebestemd zijn om te ontploffen door de structuurwijziging van deatoomkern.
De verzekeringsonderneming is hiertoe lid van de VZW TRIP, metmaatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, de Meeûssquare 29.Overeenkomstig de wet van 1 april 2007 betreffende de verzekeringtegen schade veroorzaakt door terrorisme, wordt de uitvoering vanalle verbintenissen van alle verzekeringsondernemingen die lid zijnvan de VZW, beperkt tot 1 miljard euro voor de schade veroorzaakt dooralle gebeurtenissen erkend als terrorisme en voorgevallen in de loopvan een kalenderjaar. Dit bedrag wordt elk jaar aangepast op 1 januarivolgens de ontwikkeling van het indexcijfer der consumptieprijzen, metals basis het indexcijfer van december 2005.Ingeval van wettelijke of reglementaire wijziging van dit basisbedrag,zal het gewijzigde bedrag automatisch van toepassing zijn vanaf deeerstvolgende vervaldag na de wijziging, tenzij de wetgever uitdruk-kelijk in een andere overgansregeling voorziet. Indien het totaalvan de berekende of geraamde schadevergoedingen groter is dan hetbedrag genoemd in de vorige alinea, wordt een evenredigheidsregeltoegepast: de uit te keren schadevergoedingen worden beperkt tenbelope van de verhouding van het bedrag genoemd in de vorige alinea ofde nog beschikbare middelen voor dat kalenderjaar ten opzichte van deuit te keren schadevergoedingen toegerekend aan dat kalenderjaar.
Uitbetalingsregeling
Overeenkomstig voornoemde wet van 1 april 2007, beslist het Comitéof een gebeurtenis beantwoordt aan de definitie van terrorisme. Opdathet bedrag genoemd in de paragraaf " Lidmaatschap van TRIP" niet zouworden overschreden, bepaalt dit Comité, ten laatste zes maanden nade gebeurtenis, het percentage van de schadevergoeding dat door deverzekeringsondernemingen die lid zijn van de VZW ingevolge degebeurtenis dient te worden vergoed. Het Comité kan dit percentageherzien. Ten laatste op 31 december van het derde jaar volgend ophet jaar van de gebeurtenis, neemt het Comité een definitievebeslissing omtrent het uit te betalen percentage van schadevergoeding.De verzekerde of de begunstigde kan tegenover ons pas aanspraak makenop de schadevergoeding nadat het Comité het percentage heeft vast-gesteld. De verzekeringsonderneming betaalt het verzekerde bedrag uitovereenkomstig het percentage vastgesteld door het Comité.Indien het Comité het percentage verlaagt, zal de verlaging van deschadevergoeding niet gelden voor de reeds uitgekeerde schade-vergoedingen, noch voor de nog uit te keren schadevergoedingenwaarvoor wij reeds een beslissing aan de verzekerde of de begunstigde
-2-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
hebben meegedeeld.Indien het Comité het percentage verhoogt, geldt de verhoging van deschadevergoeding voor alle aangegeven schadegevallen voortvloeiend uitde gebeurtenis erkend als terrorisme.Indien het Comité vaststelt dat het bedrag genoemd in de paragraaf"Lidmaatschap van TRIP" hierboven onvoldoende is voor het vergoedenvan alle geleden schade of over onvoldoende elementen beschikt om teoordelen of dit bedrag voldoende is, wordt de schade aan personen bijvoorrang vergoed.De morele schadevergoeding wordt na alle andere schadevergoedingenvergoed.Elke beperking, uitsluiting en/of spreiding in de tijd van deuitvoering van onze verbintenissen, bepaald in een koninklijk besluit,zal van toepassing zijn overeenkomstig de modaliteiten voorzien in datkoninklijk besluit.
-3-
SPORTFEDERATIES
BIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061
Bijvoegsel : 000
Risico : 001
BESCHRIJVING VAN HET RISICO
VERZEKERING VAN DE FEDERATIES._____________________________
VERZEKERDE ACTIVITEITEN :_________________________
1. Alle activiteiten van de Verzekeringsnemer (sportfederatie die hetcontract onderschrijft) en zijn clubs (beoefening, voorbereiding,organisatie, beheer, administratie,...).Zie Algemene Voorwaarden.
Behoudens bijpremie zijn volgende gevaarlijke sporten niet gedekt :- gevechtssporten (behoudens judo, jiu-jitsu)- speleologie (behoudens initiatie)- klimmen- en begripklimmen (behoudens muurklimmen)- rappel- canyonning- rafting (behoudens in België)
Blijven steeds uitgesloten van de dekking van deze polis :- luchtsporten- diepzeeduiken- jacht- extreme sporten (benjee, wingsuit flying,...) maar ook gewone
sporten (mountain-bike, kite-surfen,...) die op extremewijze gaan worden uitgevoerd.
2. Bijkomende socio-culturele activiteiten
3. Info-, vormings- en bijscholingsactiviteiten
4. Fitnesslessen in fitnesscentrum, enkel voor leden vanverzekeringnemer.
WAARBORGEN :__________
AANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING.------------------------------
- Lichamelijke Letsels : 2.500.000 EUR per slachtoffer en5.000.000 EUR per schadegeval
- Materiële en immateriële schade : 650.000 EUR per schadegeval
RECHTSBIJSTAND.---------------- Strafrechterlijke verdediging: 25.000 EUR per schadegeval- Verhaal tegen derden: 25.000 EUR per schadegeval- Insolventie van derden: 12.500 EUR per schadegeval
INDIVIDUELE VERZEKERING TEGEN LICHAMELIJKE ONGEVALLEN.------------------------------------------------------
- Overlijden : 8.500 EUR- Blijvende ongeschiktheid : 35.000 EUR- Tijdelijke ongeschiktheid : 30 EUR- Kosten van behandeling : GEDEKT (zonder vrijstelling)
-4-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
met inbegrip van :* Tandprothesekosten : 800 EUR per slachtoffer
200 EUR per tand* Kosten van behandeling «buiten RIZIV» : 250 EUR* Vervoerkosten : zie Arbeidsongevallen* Onderzoeks- en repatriëringskosten : 2.500 EUR
(volgens bijgevoegde Speciale Voorwaarden).
DEKKING PRIVE-LEVEN :-------------------
Voor alle sporten, behoudens de opgesomde gevaarlijke sporten (zonderde uitzonderingen) of de uitgesloten sporten, wordt eenzelfde dekkingLichamelijke Ongevallen verleend als bovenvermeld voor de in het kadervan het privé-leven beoefende sporten.
Voorwaarden:- binnen het loutere privé-leven, buiten het kader van elke andere
vereniging om.- tijdens de beoefening van een sport (val van een trap of blessuredoor het zich gewoon voortbewegen is niet gedekt).
- expliciet onderschreven door de verzekerde (verzekeringnemer houdthiervan een nominatieve lijst bij die zij op eenvoudige aanvraagaan de maatschappij kunnen overhandigen)
- bijpremie van 5,00 Euro per lid, met een minimum globale bijpremievan 250 Euro. Deze premies zijn excl. lasten en kosten.
VERZEKERDEN___________
In uitbreiding op de definitie van art. 3 van de Algemene Voorwaardenkunnen niet-leden eveneens opgenomen worden als verzekerden onder devolgende voorwaarden:- Voorafgaandelijke inschrijving bij een verzekerde organisatie op een
niet-ledenlijst met eenzelfde identificatiegevens als leden,- Opgave van aantallen of inzage niet-ledenlijst op eenvoudige
aanvraag door de verzekeraar.Mits na-leving van deze voorwaarden genieten de niet-leden vandezelfde garanties als de leden met toepassing van eenzelfdepremievoorwaarden.
PREMIEBEPALING______________
De voorlopige netto jaarpremie wordt berekend op basis van
* Algemeen: 1,00 EUR per lid of ingeschreven niet-lidOpgegeven leden voor het jaar 2017: 15.580 leden of 15.580,00 EUROpgegeven ingeschreven niet-leden: te bepalen
* Specifieke dekking Privé-Leven: 5,00 EUR per hiervoor ingeschrevenlid, globaal minimum 250 EUROpgegeven leden: nog te bepalen
* Specifieke sporten die in uitbreiding verzekerd worden binnen hetkader van de vereniging:- Kung Fu : 2,86 EUR per lidOpgegeven leden voor 2017 : 177 leden of 509,76 EUR
PRECISERING WAARBORGEN
-5-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
______________________
Termijn betaling kosten van behandeling---------------------------------------De in het art. 13 van de Algemene Voorwaarden voorziene termijn van2 jaar voor de betaling van de kosten van behandeling wordtopgetrokken tot 3 jaar na het ongeval.
Vrijstelling------------Er wordt geen vrijstelling voorzien ten laste van verzekeringnemer indeze polis.
Aanpassing uitsluitingen Algemene Voorwaarden---------------------------------------------De volgende uitsluiting voorzien in de Algemene Voorwaarden onderart. 14,d wordt als niet bestaande beschouwd:- bij overstroming, aardbeving of enige andere natuurramp
De uitsluiting voorzien onder art. 14,a AV m.b.t. het ongeval of dede gevolgen van een ongeval die te wijten zijn aan een deficiëntievan de fysieke en psychische toestand van de verzekerde wordt eveneensals niet bestaande beschouwd zonder afbreuk van de toepassing van dein deze polis gedefinieerde notie van ongeval alsook van detoepassing van de volgende in het lastenboek voorziene uitsluitingen:
- Vrijwillig aangebrachte verminkingen, zelfdoding of poging totzelfdoding,
- Kosten tengevolge van een voorheen bestaande status.
-6-
SPORTFEDERATIES
BIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061
Bijvoegsel : 000
Risico : 001
BESCHRIJVING VAN HET RISICO
RECHTSBIJSTAND______________
STRAFRECHTELIJKE VERDEDIGING----------------------------De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt voor deverdediging van de verzekerden in elke strafrechtelijkeprocedure ten laste :
- ofwel indien ze aansprakelijk zijn voor schade gedekt in hetkader van de Verzekering van de burgerlijkeaansprakelijkheid
- ofwel bij een inbreuk op de Wegcode, in de hoedanigheid vanvoetganger, fietser of ruiter, in de loop van degedekteactiviteiten.
VERHAAL TEGEN DE AANSPRAKELIJKE DERDEN--------------------------------------De maatschappij neemt de kosten en erelonen gemaakt om op minnelijkeof gerechtelijke wijze een burgerlijk verhaal uit te oefenen tenlaste, indien de verzekerden schade hebben geleden in het kader van degedekte activiteiten en ze de vergoeding wensen te bekomen:- voor lichamelijke en/of materiële schade waarvoor een derde,overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 1382 tot 1386 bis vanhet Burgerlijk Wetboek of in het kader van gelijkaardige bepalingenvan buitenlands recht burgerlijk aansprakelijk is,
- in het kader van de wet op de verplichte verzekering op demotorrijtuigen, de schade geleden als zwakke weggebruiker ingevolgeeen verkeersongeval hetwelk lichamelijkeverwondingen of de dood metzich meebrengt.
De onderhavige waarborg is enkel verworven indien de verzekerden, ophet ogenblik van het schadegeval, voldoen aan de vereisten om van deBurgerlijke aansprakelijkheidsverzekering te genieten, indien ze eenschade aan een derde zouden veroorzaken.De uitsluitingen kunnen enkel tegen hen worden ingeroepen indien zedoor hen werden veroorzaakt.
INSOLVENTIE VAN DERDEN----------------------De maatschappij verzekert de schade die de verzekerden geleden hebbenen die recht geven op de waarborg 'Verhaal tegen de aansprakelijkederden', indien deze schade veroorzaakt is door geïdentificeerde enals insolvent erkende derden.
VERZEKERINGSGEBIED------------------De verzekering is geldig in de hele wereld.
TEN LASTE GENOMEN KOSTEN------------------------De maatschappij neemt ten laste :- de kosten verbonden aan het samenstellen en het beheren van het
dossier,- de expertise- en onderzoekskosten,- de kosten en erelonen van gerechtsdeurwaarders,- de kosten van gerechtelijke en extragerechtelijke procedures die ten
-7-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
laste van de verzekerden zijn, met inbegrip van de kosten van detegenpartij indien de verzekerden gerechtelijk gehouden zijn zeterug te betalen,
- de verplaatsingskosten van de verzekerden indien ze genoodzaakt zijnpersoonlijk te verschijnen voor de rechtbank,
- de verblijfskosten van de verzekerden, indien ze persoonlijk dienente verschijnen voor een buitenlandserechtbank,
- de kosten en erelonen van één advocaat.Ter uitbreiding, is het de verzekerden toegelaten, ongeacht de reden,éénmaal te veranderen van advocaat.
De maatschappij neemt niet ten laste :- de transacties met het Openbaar Ministerie,- de gerechtelijke, transactionele of administratieve boetes,- de kosten verbonden aan het strafrechtelijk onderzoek
VERGOEDINGSGRENS----------------De waarborg kent geen uitwerking indien het geschil een lager bedragbehelst dan 189,59 euro aan de index van deconsumptieprijzen vanjanuari 2002, hetzij 110.22 (basis 100 in 1996).
Daarenboven :- zal geen enkele gerechtelijke procedure worden ingespannen ofvoortgezet indien de waarde van het geschil lager is dan 500 euroniet-geïndexeerd,
- zal geen enkel geschil, waarvan de waarde 2.500 euroniet-geïndexeerd niet overschrijdt, worden aanhangig gemaakt voorgemaakt voor het Hof van Cassatie of voor een gelijkaardig gerechtin het buitenland.
SCHADEAANGIFTE--------------Bij een schadegeval worden de verzekerden verzocht een schadeaangiftein te vullen en op te sturen naar ARCES, dienst schade, Desguinlei 92te 2018 Antwerpen.Arces is een merk van de groep P&V cvba waaronder derechtsbijstandverzekeringen beheerd worden.
TUSSENKOMSTMODALITEITEN-----------------------De verzekerden onderzoeken met ARCES de te nemen maatregelen. Zonodig, onderneemt ARCES de nodige stappen om tot een minnelijkeschikking te komen. Om die reden wordt uitdrukkelijk overeengekomenovereengekomen dat ARCES geen enkel voorstel of transactie aanvaardtzonder voorafgaand akkoord van de verzekerden.
De verzekerden beschikken over de vrije keuze van de experten gelastom hen te vertegenwoordigen gedurende zowel de minnelijke alsgerechtelijk bevolen expertises.
Indien het schadegeval geen minnelijke schikking vindt of indien eenbelangenconflict met de maatschappij ontstaat, zijn de verzekerdenvrij in de keuze van een advocaat (of van iedere andere persoon die de
-8-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
vereiste kwalificaties heeft krachtens de op de proceduretoepasselijke wet) om hun belangen te verdedigen, te vertegenwoordigenof te behartigen in elke gerechtelijke of administratieve procedure,maar ze verbinden zich er evenwel toe ARCES eerst te verwittigen.
ARCES is niet gehouden een rechtsgeding in of voort te zetten:- wanneer ze meent dat dit geen ernstige kans op succes biedt,- wanneer ze meent dat het voorstel van de derde billijk en voldoendeis.
MENINGSVERSCHIL MET ARCES-------------------------Onverminderd de mogelijkheid om een rechtsvordering in te stellen,hebben de verzekerden het recht een advocaat van hun keuze teraadplegen indien er een meningsverschil is met ARCES over degedragslijn die zal worden gevolgd voor de regeling van hetschadegeval (en dit na betekening door ARCES van haar standpunt of vanhaar weigering om de stelling van de verzekerden te volgen).Zo de advocaat het standpunt van ARCES bevestigt, wordt aan deverzekerden de helft terugbetaald van de kosten en erelonen van dezeraadpleging.Indien ze, tegen het advies van deze advocaat, op hun kosten eenprocedure beginnen en een beter resultaat bekomen dan hetgeen zezouden hebben bekomen indien ze het standpunt van ARCES zouden hebbengevolgd, komt deze laatste binnen de grenzen van de algemenevoorwaarden tegemoet in de gedane kosten alsmede het saldo en erelonenvan de raadpleging.Indien de advocaat de stelling van de verzekerden bevestigt, is ARCESongeacht de afloop van de procedure, ertoe gehouden haar waarborg teverlenen en krijgen de verzekerden de kosten van deze procedureterugbetaald met inbegrip van de kosten en erelonen van deraadpleging.00055 - UITBREIDING HARTFALEN BIJ SPORTBEOEFENING
Er wordt verklaard en overeengekomen dat volgende uitbreiding op deAlgemene voorwaarden van toepassing is :
DOEL EN OMVANG VAN DE WAARBORGWordt met lichamelijk ongeval gelijkgesteld en is bijgevolg verzekerd:het zich plots manifesteren van een beroerte (cerebro vasculairaccident) en een hartprobleem, zijnde een acuut hartfalen, hartritme-stoornissen of een hartinfarct.
De beroerte of het hartprobleem dient zich te manifesteren :- ofwel tijdens de verzekerde sportactiviteiten waarbij het voor het
slachtoffer niet mogelijk is deze activiteit verder te zetten,- ofwel tijdens de herstelperiode net na en op de plaats van de ver-
zekerde sportactiviteit,- ofwel op het normale traject van de plaats van de verzekerde
sportactiviteit naar zijn verblijfplaats.
Deze waarborg heeft uitsluitend uitwerking wanneer het slachtofferzich onmiddellijk na het zich plots manifesteren van de beroerte ofhet hartprobleem laat onderzoeken door de spoeddienst van een openbaar
-9-
SPORTFEDERATIESBIJZONDERE VOORWAARDEN
VANTOEPASSING(S)
CLAUSULE(S)Contract : 36.930.061Bijvoegsel : 000Risico : 001
of privéziekenhuis.Deze waarborg is uitsluitend van toepassing op de deelnemers aan deverzekerde sportactiviteiten.
UITSLUITINGEen beroerte of een hartprobleem als gevolg van het gebruik van alco-holische dranken, drugs, toxische stoffen of doping.Deze uitbreiding is niet van toepassing voor professionele sport-beoefenaars.
GEWAARBORGDE BEDRAGEN- Kosten van behandeling : terugbetaling van de kosten voor medische
en door het RIZIV erkende prestaties tot maximum 100% van dit tariefwelke hebben plaatsgevonden binnen een termijn van één jaar na hetzich manifesteren van de beroerte of het hartprobleem. Deze tussen-komst is aanvullend op de wettelijke uitkering van de ziekte- eninvaliditeitsverzekering of van het organisme dat deze vervangt. Invoorkomend geval legt de maatschappij het verschil bij tussen dezetussenkomst en het tarief van het RIZIV.
- Overlijden : een vergoeding van 8.500,00 EUR per slachtoffer metdaarin begrepen de begrafeniskosten. Dit kapitaal wordt verminderdmet de vergoedingen die de maatschappij eventueel heeft uitgekeerdvoor een blijvende ongeschiktheid uit hetzelfde ongeval.
- Blijvende ongeschiktheid : een vergoeding van maximum 35.000,00 EURper slachtoffer jonger dan 65 jaar naar verhouding van de graad vanblijvende ongeschiktheid vastgesteld in de Officiële BelgischeSchaal ter bepaling van de graad van invaliditeit volgens hetRegentbesluit van 12 februari 1946, zodra de consolidatie is inge-treden en uiterlijk twee jaar na het ongeval.
- Tijdelijke ongeschiktheid : een dagvergoeding van 30,00 EUR perslachtoffer jonger dan 65 jaar op het ogenblik van het ongeval, ge-durende één jaar te rekenen vanaf de dag na het zich manifesterenvan de beroerte of het hartprobleem en voor zover wordt aangetoonddat er een verlies van beroepsinkomen is en geen enkel recht opvergoeding krachtens de wetgeving op de verplichte ziekte- eninvaliditeitszekering is en tot beloop van dit verlies zonder deverzekerde som te overtreffen.
Het verzekeringsvoorstel, de algemene voorwaarden waarvan het jaar wordt vermeld in de rubriek ALGEMENEVOORWAARDEN, de bijzondere voorwaarden of het laatst gedateerde bijvoegsel en de eventuele bijbladen vormen samenhet verzekeringscontract dat de respectievelijke rechten en verplichtingen van de partijen regelt.
Opgemaakt te Brussel, op 20/04/2018 Voor P&V Verzekeringen
-10-
Historiek schadegevallen op 20/04/2018
Num contract Ris Schade Num. Beschrijving Schade datum Bedrag
36923156 0001 8.001.167 FRAIS MÉDIC. 24/09/200936923156 0001 8.001.612 FRAIS MÉDIC. 19/07/2010
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003PRODUCENT MAISON DE LA SOLIDARITE AS
(947/004404) RUE SAINT-JEAN, 32 A 38
1000 BRUXELLES
TEL.: 02/515.02.11
VERZEKERINGNEMER VZW S-SPORT//RECREAS
SINT-JANSSTRAAT, 321000 BRUSSEL
AANVANGSDATUM Contract: 01/09/2008Bijvoegsel: 01/01/2017 om 0 uur
DUUR 1 jaar (Stilzwijgende hernieuwing)
JAARLIJKSE VERVALDAG 01 Januari
ACTIVITEIT 99999 ZIE BIJLAGE
PERIODICITEIT JAARLIJKSE PREMIEVAN DE PREMIE
ALGEMENE De volgende waarborgen zijn gedekt conform de bepalingen van de Algemene VoorwaardenVOORWAARDEN LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN) met de referenties 593/01-2002.
Een volledige kopie van deze algemene voorwaarden kan bij de Klantendienst worden bekomen.Deze algemene voorwaarden zijn eveneens beschikbaar op de internetsitewww.pv.be/algemenevoorwaarden/.
GeboortedatumBankrekeningAanvangsdatumVervaldatum
/878291400116//
Jaarlijkse premie(s) Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018
(*) inclusief taksen, kosten en wettelijke toeslagen
Netto premies Totale premies (*) Netto premies Totale premies (*)
TOTALE PREMIES 2.688,83 Eur 2.937,58 Eur 2.688,83 Eur 2.937,58 Eur
-1-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
CATEGORIE NIET ONDERWORPENJaarlijkse premie(s) Contante premies van 01/01/2018 tot 31/12/2018
(*) inclusief taksen, kosten en wettelijke toeslagen
BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN: loopt af 31/12/2016(03) Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 18,42 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 9 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 36,84 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 17 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 55,26 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 23 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 73,69 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 92,11 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 2 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 128,96 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 3 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 184,23 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 4 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 221,07 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 5 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 239,49 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 6 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 276,34 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 368,46 Eur/Eenheid 1
Netto premies Totale premies (*) Netto premies Totale premies (*)
Arbeidsongeval Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt Niet gedekt
TOTALE PREMIES 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur 0,00 Eur
-2-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval
Regeling volgens multiplicatorenOverlijden
jaarlijks bezoldiging x 8,00Blijvende ongeschiktheid
jaarlijks bezoldiging x 12,00Tijdelijke ongeschiktheid
gemiddelde dagvergoeding x 0,90Kosten van behandeling
Maximum per schade 2.500,00 Eur
TOEGEPASTE 01274 - FISCALE AFTREKBAARHEIDCLAUSULE (S)RISICO Onderhavig contract heeft tot doel een inkomensverlies uit arbeid te
vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringenbij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-geval.
-3-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN: loopt af 31/12/2016(04) Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 6,56 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 9 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 13,12 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 17 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 19,68 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 23 DAGEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 26,24 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 32,80 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 2 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 45,92 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 3 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 65,61 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 4 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 78,73 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 5 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 85,29 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 6 MAANDEN: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 98,41 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR: loopt af 31/12/2016Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 131,22 Eur/Eenheid 1
GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval
Regeling volgens multiplicatorenOverlijden
jaarlijks bezoldiging x 8,00Blijvende ongeschiktheid
jaarlijks bezoldiging x 12,00Tijdelijke ongeschiktheid
gemiddelde dagvergoeding x 0,90Kosten van behandeling
Maximum per schade 2.500,00 Eur
TOEGEPASTE 01274 - FISCALE AFTREKBAARHEIDCLAUSULE (S)RISICO Onderhavig contract heeft tot doel een inkomensverlies uit arbeid te
vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringenbij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-
-4-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
TOEGEPASTE geval.CLAUSULE (S)RISICO
BEGUNSTIGDEN PERS. MET PRESTATIE TOT 2 DAGEN:(05) Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 1,46 Eur/Eenheid 1
PERS. MET PRESTATIE TOT 9 DAGEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 2,93 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 17 DAGEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 4,40 Eur/Eenheid 3
PERS. MET PRESTATIE TOT 23 DAGEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 5,87 Eur/Eenheid 13
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 MAAND:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 7,34 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 2 MAANDEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 10,27 Eur/Eenheid 2
PERS. MET PRESTATIE TOT 3 MAANDEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 14,68 Eur/Eenheid 27
PERS. MET PRESTATIE TOT 4 MAANDEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 17,62 Eur/Eenheid 5
PERS. MET PRESTATIE TOT 5 MAANDEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 19,09 Eur/Eenheid 0
PERS. MET PRESTATIE TOT 6 MAANDEN:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 22,02 Eur/Eenheid 27
PERS. MET PRESTATIE TOT 1 JAAR:Aantal eenheden
ARBEIDSONGEVALLEN 29,37 Eur/Eenheid 51
GEDEKTE WAARBORGEN Arbeidsongeval Netto Totaal
Vaste kapitalenPremie Overlijden 224,05 Eur 244,78 EurPremie Blijvende ongeschiktheid 784,24 Eur 856,80 EurPremie Kosten van behandeling 1.680,54 Eur 1.836,00 EurOverlijden
Maximum per schade 10.000,00 EurBlijvende ongeschiktheid
Maximum per schade 20.000,00 EurTijdelijke ongeschiktheid
NihilKosten van behandeling
Maximum per schade 2.500,00 Eur
TOEGEPASTE 01274 - FISCALE AFTREKBAARHEIDCLAUSULE (S)RISICO Onderhavig contract heeft tot doel een inkomensverlies uit arbeid te
-5-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
vergoeden en is bijgevolg een collectieve toezegging als bedoeld inartikel 52, 3°, b, vierde streepje van het Wetboek van de Inkomsten-belastingen 1992 dat een aanvulling biedt op de wettelijke uitkeringen
TOEGEPASTE bij overlijden of arbeidsongeschiktheid door arbeidsongeval of on-CLAUSULE (S) geval.RISICO
-6-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
TOEGEPASTE DOEL VAN DE VERZEKERINGCLAUSULE (S)CONTRACT Deze polis is van toepassing op een variabel aantal onbezoldigde
medewerkers in dienst van de verzekeringsnemer
Voor de toepassing van deze waarborg wordt het begrip 'ongevalaangenomen zoals omschreven in de wet.
Activiteit: het geven van sportlessen
AANSTIPPING BIJ DE GEWAARBORGDE RISICO'S:
Wat betreft het doel van de verzekering en de regeling van deschadeloosstelling zijn de artikels 2 en 5.2 van de AlgemeneVoorwaarden van toepassing.In afwijking van deze artikels zijn de waarborgen als volgt vast-gesteld vanaf 1.1.2017.
Overlijden: 10.000EURBO: 20.000 EURTO: niet gedektMK: 2500EUR
De verzekeringsnemer verbindt er zich toe aan de maatschappij eennetto jaarpremie te betalen van 29,37 EUR per verzekerd persoon.
Voor de afrekening van ieder dienstjaar zullen de premies voor iedereverzekerde berekend worden aan de hand van volgende tabel:
voor een periode van 1 dag/weekend : 5%voor een periode van 9 dagen : 10%voor een periode van 17 dagen : 15%voor een periode van 23 dagen : 20%voor een periode van 1 maand : 25%voor een periode van 2 maand : 35%voor een periode van 3 maand : 50%voor een periode van 4 maand : 60%voor een periode van 5 maand : 65%voor een periode van 6 maand : 75%
van de jaarpremie en per verzekerd persoon.Op het einde van ieder dienstjaar zal u een document wordenovergemaakt, waarop u het juist aantal personen en hun aantalgepresteerde dagen dient te vermelden van het verlopen jaar.
MINIMUMPREMIE
De minimum netto premie wordt vastgesteld op 60,00 EUR.
-7-
LICHAMELIJKE LETSELS (PERSONEEL NIET ONDERWORPEN)
BIJZONDERE VOORWAARDEN
CONTRACT : 36.923.156
BIJVOEGSEL : 003
TOEGEPASTE 01411 - LANDVERZEKERINGSOVEREENKOMSTCLAUSULE (S)CONTRACT Wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen
De bepalingen van de verzekeringsovereenkomst en van de andereverzekeringsdocumenten waarin wordt verwezen naar bepalingen van dewet van 25 juni 1992 op de landverzekeringsovereenkomst, verwijzennaar de overeenkomstige bepalingen van de wet van 4 april 2014betreffende de verzekeringen.
Het verzekeringsvoorstel, de algemene voorwaarden waarvan de verwijzing wordt vermeld in de rubriek ALGEMENEVOORWAARDEN, de bijzondere voorwaarden of het laatst gedateerde bijvoegsel en de eventuele bijbladen vormensamen het verzekeringscontract dat de respectievelijke rechten en verplichtingen van de partijen regelt.
Opgemaakt te Brussel, op 02/12/2017 Voor P&V Verzekeringen, Hilde Vernaillen
-8-
BIJLAGE 19: KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGERS
KOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGERS
Naam: ………….………………….……………..………………
Adres: ………….………………….……………..………………
………….………………….……………..………………
Rijksregisternummer.: ……………………………………..Sint-Jansstraat 32 - 38, 1000 Brussel Beroep: ………….………………….……………..………………Tel. 02 515 02 54 - e-mail: [email protected] BTW-nr.: ………….………………….……………..………………
Omschrijving taak (plaats en datum):
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
VERPLAATSINGSKOSTEN
Verplaatsing met wagen (aantal kilometers): …………….. km x 0,3460€= ………………..
Verplaatsing met fiets (aantal kilometers): …………….. km x 0,22€= ………………..
Verplaatsing trein-tram-bus (tickets verplicht bijvoegen):
Heenreis: van …………………………………………. naar ………………………………………. bedrag: ………………
Terugreis: van …………………………………………. naar ………………………………………. bedrag: ………………
FORFAITAIRE KOSTEN
Datum:
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
ANDERE KOSTEN (bewijsstukken bijvoegen)
Omschrijving:
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………… bedrag: ………………
REKENINGNUMMER
IBAN: BE ………………………………………………………
BIC: …………………………………………..
Datum: ….../…..../……………..
Handtekening: TOTAAL ………………
S-Sport // Recreas Federatie vzw respecteert uw privacy krachtens de wet van 8 december 1992. Uw gegevens worden enkel gebruikt voor verwerking in onze ledenadministratie
alsook bij de organisatie van onze activiteiten en deze van onze partners. U heeft het recht uw gegevens in te kijken, te laten aanpassen of te laten verwijderen.
Onthaalmap
Socio-cultureel
2018 GDPR proof
1
☐ Exemplaar vrijwilliger ☐ Exemplaar organisatie
Hartelijk welkom Heel fijn dat je bij ons vrijwilliger wil zijn. In deze onthaalmap vind je informatie over onze organisatie
en jouw taak als vrijwilliger
Wie ben jij?
Naam en voornaam: [Naam en voornaam van de vrijwilliger]
Adres: [Adres van de vrijwilliger]
T [Telefoonnummer van de vrijwilliger]
E [E-mailadres van de vrijwilliger]
Geboortedatum: Klik hier voor de geboortedatum van de vrijwilliger
Rijksregisternummer: Rijksregisternummer van de vrijwilliger
Rekeningnummer: [Rekeningnummer van de vrijwilliger (indien nodig)]
Wie zijn wij? S-Sport // Recreas vzw Maatschappelijke zetel: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel Ondernemingsnummer: 0451.743.450 E [email protected] T 02 515 02 54 W www.s-sportrecreas.be
Regionaal secretariaat Adres: [Adres regionaal of nationaal secretariaat]
Contactpersoon: [Contactpersoon vzw] T [Telefoonnummer contactpersoon]
E [e-mail adres contactpersoon vzw]
Missie en visie S-Sport // Recreas vzw is een door Sport Vlaanderen erkende en gesubsidieerde Vlaamse sportfederatie. Via het ondersteunen van sportclubs en het organiseren van sportactiviteiten bieden we een recreatief sport- en bewegingsaanbod voor jong en oud én voor personen met en zonder handicap. Voor ons is sport meer dan een doel op zich. Sport en beweging zijn een middel om mensen samen te brengen en de samenhorigheid in de maatschappij te vergroten. Solidariteit en verdraagzaamheid staan centraal binnen onze sportfederatie.
Wat doen we?
Onder het motto “Iedereen beweegt mee. Altijd” organiseren wij een
gevarieerd, toegankelijk en uitnodigend sportaanbod waarbij we ons in de
eerste plaats richten naar actieve 50 plussers en personen met een
handicap.
2
Burgerlijke aansprakelijkheid
met uitzondering van contractuele aansprakelijkheid
Je bent verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid met uitzondering
van contractuele aansprakelijkheid.
Dus als je schade bij anderen veroorzaakt tijdens je vrijwilligerswerk is de
organisatie aansprakelijk.
Je bent zelf aansprakelijk en dus niet verzekerd als je:
een zware en/of opzettelijke fout maakt Kleine fouten telkens opnieuw maakt, ook al kreeg je hierover
verwittigingen
De organisatie is verzekerd bij P&V met polisnummer 36.923.156.
Eventueel andere verzekeringen:
P&V met polisnummer: 36.930.061.
Naam verzekeringsmaatschappij met polisnummer: Polisnummer.
Naam verzekeringsmaatschappij met polisnummer: Polisnummer.
Je kan de voorwaarden van de verzekering inkijken op het secretariaat van S-Sport // Recreas Adres: [Adres regionaal secretariaat]
Contactpersoon: [Contactpersoon vzw]
T [Telefoonnummer contactpersoon] E [e-mail adres contactpersoon vzw]
Wat doe je bij schade?
Bel medewerker
Naam contactpersoon verzekeringen (of zie contactpersoon hierboven)
T Telefoonnummer.
E E-mailadres.
Als iemand gewond is, moet hij/zij een medisch attest vragen aan de arts. Let
op: binnen de 24u!
3
Krijg je kosten terugbetaald?
Je krijgt geen loon als vrijwilliger. De organisatie kan sommige kosten wel
vergoeden.
Jij krijgt:
☐ een kostenvergoeding
☐ geen kostenvergoeding (als je geen kostenvergoeding krijgt, ga dan verder
naar het volgende punt).
Je krijgt een kostenvergoeding
Je kan kiezen tussen
- Een reële vergoeding: je moet je kosten bewijzen aan de hand van facturen, kassatickets, …
- Een forfaitaire vergoeding: je krijgt een vast bedrag voor je kosten Let op:
Je mag in een kalenderjaar nooit een forfaitaire én reële kostenvergoeding krijgen. Wanneer je kiest
voor een forfaitaire kostenvergoeding, kan je wel tot 2000 km vervoersonkosten indienen. De niet-
combineren regel geldt voor alle soorten vrijwilligerswerk, ook bij andere organisaties. Je moet zelf
bewaken dat je die regel volgt.
Tussen
Naam en voornaam: [Naam en voornaam van de
vrijwilliger]
Adres: [Adres van de vrijwilliger]
T [Telefoonnummer van de vrijwilliger]
E [E-mailadres van de vrijwilliger]
Geboortedatum: Klik hier voor de geboortedatum
van de vrijwilliger
Rekeningnummer: [Rekeningnummer van de
vrijwilliger (indien nodig)]
En
S-Sport // Recreas
vertegenwoordigd door: [Contactpersoon vzw] T [Telefoonnummer contactpersoon] E [e-mail adres contactpersoon vzw]
Meld aan je contactpersoon wanneer iets
verandert aan je gegevens zoals:
Je adres
Je keuze van vergoeding
Je rekeningnummer
bestaat een samenwerking.
Je ontvangt een kostenvergoeding
☐ De organisatie betaalt een forfaitaire kostenvergoeding voor Aangeven wat vergoed kan worden
☐ De organisatie betaalt een forfaitaire kostenvergoeding en komt tussen in vervoerskosten (max.
2000 km). * bewijs voor vervoerskosten indienen!
☐ De organisatie betaalt een reële kostenvergoeding voor Aangeven wat vergoed kan worden
* bewijs voor kosten indienen!
4
Heb je discretieplicht of geheimhoudingsplicht? S-Sport // Recreas verwacht dat je discreet omgaat met alle vertrouwelijke, persoonlijke en gevoelige informatie die je te zien krijgt in de loop van je vrijwilligerswerk. S-Sport // Recreas gaat op haar beurt discreet om met de gegevens die we over jou verwerken.
Indien je dit niet doet, loopt S-Sport // Recreas het risico om niet meer in overeenstemming te zijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze regelgeving legt ons op om persoonsgegevens beperkt te verwerken, voor het doel van de verwerking en enkel door mensen die hiervoor nodig zijn. Dit betekent dat jij als vrijwilliger deze gegevens niet zomaar mag doorgeven aan om het even wie, zelfs niet binnen de organisatie. Verder moet je je ook houden aan de gegevens die wij willen opvragen (met andere woorden: als wij een invulformulier voorzien, mag jij geen extra info vragen dan de info op dat formulier). Ten slotte mag je de info die je krijgt ook niet gebruiken voor andere doeleinden. Kom je iemands naam, adres of geboortedatum te weten in het kader van een activiteit, mag je die naam, dat adres of die geboortedatum vervolgens niet gebruiken voor andere doeleinden. Om dit te verzekeren, moet S-Sport // Recreas een discretieplicht voorzien, dit is een overeenkomst tussen jou en S-Sport // Recreas, waar je formeel belooft om de bovenstaande verplichtingen na te leven. Dit document is heel juridisch geschreven, maar komt neer op wat hierboven beschreven staat: discretie wat betreft het delen van gegevens, discretie en loyaliteit wat betreft het raadplegen van gegevens en discretie en loyaliteit wat betreft het verwerken (opvragen, doorsturen, kortom gebruiken) van gegevens. Ik, [Naam en voornaam van de vrijwilliger], vrijwilliger bij S-Sport // Recreas verklaar mij aan de volgende bepalingen te houden bij het verwerken, opvragen of anderzijds behandelen van persoonsgegevens in opdracht van of in samenwerking met S-Sport // Recreas.
Discretieplicht Ik verbind mij hiermee toe:
alles wat door mijn werkzaamheden niet als “publieke” informatie of “publieke informatiesystemen” is toevertrouwd of wat als zodanig ter kennis is gekomen en alles waarvan redelijkerwijs aangenomen moet worden dat het andere dan als “publieke informatie” geclassificeerde informatie betreft, aan niemand buiten het kader van mijn opdracht te verspreiden, reproduceren, zelf bijhouden of ter beschikking stellen aan derden;
mij alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de mij toevertrouwde opdracht, mij met andere woorden discreet en loyaal op te stellen bij het raadplegen van gegevens;
de gegevens waarvan ik kennis heb genomen, alleen toe te vertrouwen aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van mijn opdracht noodzakelijk is en op voorwaarde dat de persoon aan wie deze gegevens kenbaar worden gemaakt bevoegd is er kennis van te nemen;
de toegangscodes en/of wachtwoorden om mij toegang tot de gegevens te verschaffen niet kenbaar te maken;
alle verbintenissen na te leven die ik moet nakomen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijnde verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, indien persoonsgegevens betrokken zijn bij het uitvoeren van de mij toevertrouwde opdracht;
5
enkel, in het kader van de activiteiten in opdracht van of in samenwerking met S-Sport // Recreas, de gegevens op te vragen en/of te verwerken waar expliciete instructies over geeft. Deze instructies dienen ook opgevolgd te worden.
Deze vertrouwelijkheidsplicht blijft ook na beëindiging van het samenwerkingsverband tussen S-Sport // Recreas en mij voortbestaan.
Ik ben mij ervan bewust dat (straf-)sancties kunnen worden opgelegd indien vertrouwelijke informatie wordt aangewend voor andere doeleinden dan voor de uitoefening van mijn opdracht of ingeval van misbruik van deze vertrouwelijke informatie.
Getekend voor akkoord,
te [Adres regionaal secretariaat] op 31/08/2018, in 2 exemplaren,
De Vrijwilliger De verantwoordelijke
[Naam en voornaam van de vrijwilliger] [Contactpersoon vzw]
Kan de organisatie foto’s of filmpjes van jou maken en gebruiken in eigen publicaties?
Hier moet je enkele onderscheiden maken tussen gerichte foto’s en niet-gerichte foto’s. Indien je gefotografeerd wordt op een niet-gerichte foto, betekent dit dat je gewoon aanwezig bent in de groep, zonder per se te poseren (vb. een sfeerbeeld of een grote groepsfoto). Voor deze foto’s moet je je toestemming niet geven. Deze foto’s kunnen ook gebruikt worden in onze reclamecampagnes (folders, magazines etc.), of kunnen op de sociale media-pagina’s van S-Sport // Recreas geplaatst worden. Gaat het om gerichte foto’s, d.w.z. close-ups, geposeerde foto’s van hooguit een paar mensen, moet je vooraf je toestemming geven om deze foto’s te laten nemen. Indien je deze overeenkomst tekent, geef je automatisch toestemming om eventuele gerichte foto’s te laten nemen op activiteiten, evenementen enz. allerhande. Als deze gerichte foto’s gebruikt of gedeeld zouden worden, moet je wel jouw toestemming geven. Indien S-Sport // Recreas bijvoorbeeld graag jouw gerichte foto op sociale media-pagina’s zou zetten, of deel laten uitmaken van affiches of flyers, moet je hiervoor voorafgaandelijk jouw toestemming geven. In dat geval zal S-Sport // Recreas je contacteren en een toestemmingsformulier voorzien. Wij gaan je dan ook informeren over het gebruik van die foto’s.
“S-Sport // Recreas neemt jouw privacy ter harte. Wij verwerken de gegevens die we hier in dit document opvragen enkel voor de volgende doelen: de administratie van de organisatie, het organiseren van de vrijwilligersovereenkomst, het terugbetalen van de onkosten, het verzekeren van veiligheid via noodnummers en het inplannen volgens de beschikbaarheid. Deze verwerkingen, noodzakelijk voor het voldoen aan onze overeenkomst en voor het beheer van onze organisatie, gebeuren in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Je kan de uitgebreide privacyverklaring, die ook jouw rechten uitlegt, terugvinden op onze website.”
6
Is er een beleid rond non-discriminatie in de organisatie? We aanvaarden niet dat je wordt gediscrimineerd of zelf mensen discrimineert. S-Sport // Recreas verbiedt iedere vorm van discriminatie door:
- Ras - Afkomst - Geboorte - Nationale of etnische afstamming - Huidskleur - Inkomen - Leeftijd - Geslacht - Seksuele geaardheid - Burgerlijke staat - Politieke, filosofische of geloofsovertuiging - De vroegere, huidige of toekomstige toestand van de gezondheid - Een fysieke eigenschap of handicap
Andere rechten en plichten Andere rechten en plichten of afspraken die er gemaakt worden: bv. omgaan met conflicten of specifieke afspraken, omgaan met materiaal, verplichting vorming, …)
Ondergetekende, [Naam en voornaam van de vrijwilliger] heeft de onthaalmap ontvangen en kent de inhoud ervan.
Deze werd opgemaakt in twee exemplaren in [Adres regionaal secretariaat], op 31/08/2018 De Vrijwilliger De verantwoordelijke
[Naam en voornaam van de vrijwilliger] [Contactpersoon vzw]
BIJLAGE 21: VERPLAATSINGSKOSTEN PERSONEEL
Dienst : Maand :
Naam : Jaar :
Voornaam : Bedrag per km (auto): 0,3573
Personeelsnr : Bedrag per km (fiets): 0,23
Kostenplaats :
Datum Reden Traject Kms auto Kms fiets Parking STIB De Lijn TEC
0 0
0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
Handtekening werknemer voor akkoord, voor akkoord,
verantwoordelijke directeur
Verplaatsingsonkosten dienstreis - socioculturele vzw's (excl. Joetz vzw)
Algemeen totaal
Bijlages :
Totaal aantal kilometers
Steeds bewijsstukken bijvoegen aub
Totalen
De Lijn
TEC
Kilometers fiets
Kilometers auto
Parking
STIB
Bedrag vergoeding
Top Related