Download - Team Aspects Case Study: Проект за създаване на система за ДА

Проект за създаване на система за отчетност на ДА

1 Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти


Фирма ABC е средно предприятие с основен предмет на дейност извършване на товарни

превози и услуги със строителна механизация. Поради големия брой дълготрайни активи (камиони,

машини и т.н.) и затруднения контрол върху проследяването им, изпълнителният директор на

фирмата възлага на финансовия директор да изготви план за организацията, управлението и

отчитането на ДА в дружеството.

Тъй като във фирма ABC е внедрен и функционира уеб базираният софтуер за управление на

проекти Team Aspects, изпълнителният директор възлага тази задача със създаването на нов проект с

код „FA“ и заглавие „Създаване на система за отчетност на ДА“ (вж. Фиг. 1).

ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО Изготвяне на план за организацията, управлението и отчитането на ДА

РЕШЕНИЕТО Разработване и изпълнение на проекта в Team Aspects

Фиг. 1



Основните данни за проекта при създаването му включват задължителните полета

(маркирани в жълто), както и описанието на проекта:

Възложител - Стефан Петров (изпълнителен директор)

Изпълнител - Симеон Христов (финансов директор)

Начална и крайна дата на проекта

Приоритет спрямо останалите проекти

Статус на проекта

Описание

В случая проектът не е обвързан с партньор, доставчик или клиент, затова и полетата за

контрагент и лице за контакт са празни.

На този етап няма включени други участници, но възложителят и изпълнителят могат да

добавят такива на всеки един етап от изпълнението на проекта, като възложат на всеки от тях роля в

изпълнението на проекта, например: Мениджър на проект, Разработчик, Супервайзър и т.н.

Няма избрана „Група на проект“, тъй като така е преценил възложителят. В други случаи би

могли да съществуват групи проекти като например „Финансови проекти“, „Продажби“,

„Административни дейности“ и т.н.

Възложителят е оставил празни и полетата „Предвидени часове“ и „Предвидена цена“, които

могат да бъдат попълнени и по-късно, при желание.

От своя страна, финансовият директор Симеон Христов разгръща така създадения в Team

Aspects проект за разработването на система за отчетност на ДА като към него добавя главни

дейности като: Обхват, План и Фази на изпълнение (Фаза 1, Фаза 2 и Фаза 3).

Освен това, Симеон включва като участници екипа си от финансисти, с които ще разработва и

внедрява системата за отчетност на ДА във фирмата, като им задава предварително роли в проекта (в

случая Developer или Разработчик) и съответни права на редакция. Кой и в какво качество участва в

проект може да се види в долния десен панел от Детайли на проекта, където се намира секцията

„Участници“. (вж. Фиг. 2)



Повече информация за участниците в проекта може да се получи от модул „Човешки ресурси“

в Team Aspects, където е включено както визуално представяне на организацията на длъжностите във

фирмата (извадка от нея вж. Фиг. 3), така и подробна информация за всеки един служител при

кликване върху неговото име.

Фиг. 2

Фиг. 3



Той и неговите колеги добавят цялата прилежаща на проекта документация под формата на

прикачени файлове по отделните дейности, а Team Aspects ги обобщава в един винаги актуален

списък, достъпен за целия екип. Всички файлове, както и съобщенията разменени между

участниците в рамките на проекта, могат да се видят на едно място най-долу на екрана „Детайли на

проекта“. (вж. Фиг. 2)

В хода на разработването на Системата, Симеон допълнително „разбива“ проекта на

дейности, наречени „фази“, всяка от които съдържа поддейности, като например „Инвентарни

номера“, „Капитализиране на разходи“ и съответни техни поддейности като „Оперативка с членовете

на екипа“, „Очаквания на УС“, „Политика за капитализиране“, „Списък със закупените активи“ и т.н.

Всяка от тях възлага на човек от своя екип, със съответните срокове и приоритетност на задачата. (вж.

Фиг. 4)

Всяка от изброените дейности и поддейности съдържа сходни на проекта реквизити, като по-

детайлна информация за нея, участниците в нея, историята на статуса й, може да бъде получена от

екрана „Детайли на дейността“ (вж. Фиг. 5).

Фиг. 4



Имайки опит с Гантови диаграми в своята работа, Симеон би могъл да избере да организира

времево проекта и последователността на дейностите в него, като същевременно ги разпредели на

съответните членове от екипа и от функцията „Гант чарт“ в Team Aspects. (вж. Фиг. 6) Освен това, тази

визуализация на проекта му позволява безпроблемно да проследява процеса на работа по всяка

задача и да има актуална представа за състоянието на проекта във всеки един момент. Със същата

възможност разполага и изпълнителният директор Стефан Петров, който в качеството му на

възложител по проекта, има достъп до цялата информация в хода на неговото изпълнение.

Фиг. 5

Фиг. 6



Ако желаят да следят промените по проекта с повече детайли в реално време, Стефан и

Симеон, както и всички останали участници, могат да правят това (доколкото имат съответните права

за достъп) чрез функцията „Новини“ по проекта (вж. Фиг. 7).

В случай, че Симеон се беше заел с изпълнението на възложената му задача без помощта на

система за управление на проекти като Team Aspects, той би се сблъскал с традиционни

организационни проблеми, свързани с:

Цялостна организация на документацията по проекта на едно място

Осигуряване на достъп на всички членове на екипа до актуална информация

Обединяване на каналите за комуникация между членовете на екипа с цел избягване

на дублиране или изгубване на информация

Визуално и времево организиране на проекта

Приоритизиране на задачите

Персонализиране на отговорностите по изпълнението на всяка задача

Управление на сроковете за изпълнение на проекта

Документиране (история на промените) на отделните задачи при изпълняването им.

Благодарение на Team Aspects обаче, Симеон организира процеса по Създаване на система за

отчетност на ДА под формата на проект с дейности и поддейности, което му дава възможност за по-

добра организация и проследимост на работата.

Фиг. 7

РЕЗУЛТАТЪТ По-лесна и ефективна организация и проследимост на изпълнението