Ventajas de un fichero
Ocupan poco espacio y se pueden
mantener en el escritorio.
Un grupo de varios empleados puede
trabajar simultáneamente con el mismo
archivo de tarjetas.
Anotar, procesar y localizar datos
Descartar o añadir nuevas tarjetas
Organizar y reorganizar las tarjetas en
orden alfabético, numérico, por zonas
geográficas o por asunto.
Empleados
Solicitudes de empleo
visitantes frecuentes
Clientes y suplidores de bienes o servicios
Miembros de organizaciones cívicas.
La información clave para localizar las
tarjetas se anota en el borde inferior.
Este borde sobresale de la tarjeta anterior.
Las tarjetas descansan una sobre otra en
forma escalonada. Esto permite leer la
información clave de las tarjetas con tan
sólo abrir la sección del tarjetero
La información clave para archivar y
localizar las tarjetas se anotan en el borde
superior.
Las tarjetas descansan en su borde
inferior.
No hay que retirar las tarjetas para ver la
información que contienen.
Sus gavetas son colgantes y pueden ser
fijas o movibles ,su principal ventaja es
que dejan que la información principal
quede visible.
A 3 espacios de la orilla izquierda en el
segundo o tercer renglón.
Si solo es una información, puede
escribirse en mayúscula.
Cada gaveta de kardex debe rotularse.
En la actualidad el computador ha
sustituido a los tarjeteros en un porcentaje
bastante grande y podríamos decir que con
ventaja por lo siguiente.
Si es un inventario, se usa un programa que tiene
la existencia actual.
Debemos tener una copia de respaldo y personas
entrenadas para usarlo
Existen bolsas congantes.
Muebles, cajones y estanterias para mapas
enrrollados.
Donde se guardan los mapas se le llama
MAPOTECA.
En la actualidad con la tecnologia se
diseña con la computadora.
Se recomienda el Sistema Numérico.
En la esquina se escribe el número o con
una etiqueta.
Se hacen guías o tarjetas con los datos del
plano, mapa o dibujo con su número y
nombre.
Percha de aluminio negro
soporta 100 hojas
El sistema numérico es el que más se
adapta .
Se coloca el número correspondiente en la
pasta, en un lugar visible o en el lomo, si
fueran gruesos.
Se les elabora una tarjeta. Cada
publicación tendrá una tarjeta.
En un archivador de tamaño legal. Se
considera que en éste cabe todo tipo de
revistas, catálogos, boletines
También puede guardarse en estanterías.
Existen muebles que permiten que sea
visible una parte de la revista, ejemplo el
nombre.
Los recortes se pegan en una hoja carta.
En la esquina superior izquierda va el
nombre del periódico de donde se recorto.
Se guargan en orden cronológico.
Las fotos se colocan en bolsas de plástico
especiales para poder meterlas en las
carpetas y de esa manera tienen un mejor
cuidado.
En el reveso de la foto van los datos de
fecha, lugar, motivo e integrantes de la
foto.
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