SISTEMA DE GERÊNCIA DE SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA
MARINHA DO BRASILMARINHA DO BRASILAÇÕES ESTRATÉGICAS NO TRATAMENTO
ARQUIVÍSTICO
ALESSANDRA PEREIRA FIRMOPRIMEIRO-TENENTE (T)AJUDANTE DA DIVISÃO DE [email protected]
Forças ArmadasConstituídas pela Marinha, Exército e
Aeronáutica são instituições nacionais
permanentes e regulares, organizadas com base
na hierarquia e na disciplina; destinam-se à
defesa da Pátria, à garantia dos poderes
constitucionais e por iniciativa de qualquer
destes, da lei e da ordem.
Organicamente, são instituições complexas possuindo em sua estrutura atividades específicas como logística, operações militares, informações,
infantaria, hidrografia e navegação, aviação militar, armamento militar, controle de tráfego aéreo, além de quase a totalidade dos serviços
inerentes à organização de um Estado ou Governo, quais sejam educação, cultura, saúde, finanças, justiça, ciência e tecnologia, assistência
social, gestão, entre outros.
Os arquivos militares são pouco conhecidos,
apesar de existirem nas estruturas arquivísticas,
do ponto de vista organizacional, desde as
civilizações pré-clássicas.
Com tipologia documental completamente distinta dos demais arquivos e conseqüente
necessidade de avaliação, classificação e descrição específicos, não existe na literaturaarquivística nenhum estudo a respeito, exceto
regulamentos, normas de funcionamento, manuais de serviços e outras publicações de
caráter interno das instituições.
MARINHA BRASILEIRA. 450 Organizações Militares(107 navios)
. 57.218 Militares
. 10.089 Civis
TRÂMITE DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL NAS OM
EM PAPEL ELETRÔNICO TOTAL PERCENTUAL26347 12308 38655 11,5%43344 26142 69486 20,7%
1987 61266 63253 18,8%3031 161479 164510 49,0%
74709 261195 335904 100%22,2% 77,8% 100%
GED - A Necessidade de Agilidade OperativaGED - A Necessidade de Agilidade Operativa
Sistema de acompanhamento
e apresentação de informações
do Teatro de Operações
OUTROS
Basesde
dados
Sistemas deapoio à decisão
Sistema de Gerenciamento de Documentos
• 1995 : priorizar a utilização do meio magnético para a divulgação de informações na MB (Normas)
• 1996: criação da ICP - MB (documentos em anexo e mensagens no corpo do e-mail)
• 1997: ao final do ano, não mais do que 30% dos documentos da MB deveriam circular em papel
HISTÓRICO DO TRÂMITE ELETRÔNICO NA MB
• 1998: em papel os documentos acompanhados
por anexos não digitalizados e aqueles de cunho
legal ou com tramitação externa.
• 1999: início implantação do SiGDEM (intra-OM)
• 2000: todos os oficiais com assinatura eletrônica
• 2001: SiGDEM entre OM
Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos
da Marinha(SiGDEM)
criar, enviar, receber, tramitar e controlar documentos entre/intra departamentos e/ou
organizações, observar se respostas foram dadas,verificar referências a outros documentos e auditar responsabilidades de forma segura.
o uso de certificação digital, controle do acesso, assinatura eletrônica e criptografia, minimizando o número de documentos em papel nas organizações,
que até aqui concentravam o histórico da informação, desde sua criação ou recebimento.
Secretaria Geral
da OM
UsuáriosENTRADA
OU SAÍDA
SiGDEM
Scanner
Recebe fisicamente (papel)
Tramita fisicamente (ex. livros)
Tramitaeletronicamente
SiGDEM: Visão Esquemática dentro da OM
Disquetes outras mídias
Principais Mecanismos de Segurança doSiGDEM
• O Princípio da "Necessidade de Conhecer”,aplicado ao trâmite de documentos eletrônicos;
• Credenciamento de Usuários e de Documentos,quanto ao grau de sigilo e controle de acesso;
• Plug-in para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas (ICP); e
• Plug-in para a cifração / decifração de documentos.
• Assegura a entrega dos documentos com um grande nível de rapidez, confiança e segurança;
• Redução de espaço de armazenagem dedocumentos;
• Proteção de acessos ao documento original;• Redução no risco de perdas, destruição ou
deterioração da informação;
Benefícios do SiGDEM
• Elimina o problema de múltiplas versões de
documentos;
• Permite acessos concorrentes aos documentos;
• Rápida recuperação de documentos arquivados
ou em trâmite;
• Permite a reavaliação e a padronização de
processos; e
• Minimiza o uso do papel.
Gestão de Documentos na Marinha
do Brasil
A implantação do SiGDEM
solucionou duas etapas fundamentais
da gestão
Produção Produção
Padronização dos documentos com a
participação efetiva dos arquivistas e
metodologia fundamentada nos conceitos
da Diplomática.
Tramitação e UsoTramitação e Uso
Possibilita o uso e o acesso aos documentos com
rapidez, confiança e segurança.
Gestão de Documentos na Marinha do Brasil
Situação AtualAutenticidadeAutenticidade
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
(CONARQ) - a Marinha do Brasil é representada
por dois oficiais: 01da Diretoria de Administração e
01 do Serviço de Documentação da Marinha.
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -CPAD
Avaliação, Classificação e ArquivamentoAvaliação, Classificação e Arquivamento
Cumprindo determinação legal de estabelecer uma organização sistêmica nos arquivos da MB, o
EMA criou, através da portaria nº 57/2000, a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos da Marinha (CPAD).
OBJETIVOS DA CPADOBJETIVOS DA CPAD
• Racionalizar a produção documental.• Controlar o fluxo de documentos e cumprimento das
diversas formas de destinação.• Otimizar o processo de recuperação de informações
técnico-administrativas.• Estabelecer normas de avaliação de documentos,
determinando prazos de retenção nos arquivos correntes e intermediários e de recolhimento ao SDM com fins de arquivamento, microfilmagem e eliminação.
•Levantamento da tipologia documental• Elaboração do plano de classificação e
tabela de temporalidade
METODOLOGIA DA CPAD
A análise da tipologiaA análise da tipologia
proposta como método para o tratamento técnico
dos documentos, tem como parâmetro
conceitual a identificação do tipo documental,
cuja fixação depende primeiramente do
reconhecimento da espécie.
Tipo documentalTipo documental
é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a
atividade que ela representa(CAMARGO & BELLOTTO, 1996)
“Nesta definição é possível identificar que o
tipo documental, correspondendo a uma
atividade administrativa, tende a caracterizar
coletividades; sua denominação será sempre
correspondente à espécie anexada à atividade
concernente e vale como conjunto documental
representativo da atividade que caracteriza.” (BELLOTTO, 2000)
PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
DAS ORGANIZAÇÕES MILITARESDA MARINHA DO BRASIL
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Este programa foi gerado no âmbito interno da Marinha do Brasil com a finalidade de realizaro levantamento da produção documental das
organizações militares pertencentes à esta Força.Por meio de um treinamento dinâmico, a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos da MB (CPAD) orientou diversos representantes das Subcomissões de
Avaliação de Documentos (SPAD) com o objetivode, ao fim do levantamento, criar a Tabela de Temporalidade
das Atividades-Fim da MB.
PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DAPRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL
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Foi elaborado um manual detalhado visando facilitar o entendimento do programa.
O acesso ao sistema pelas OM é feito por meio de um LOGIN e uma senha.
FORMULÁRIO IPRODUÇÃO DOCUMENTAL
LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA OMOM:
SETOR: COMPETÊNCIA:
AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA:
ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS PRODUZ E/OU RECEBE
1- PROD. ( ) ( ) REC. 2- PROD. ( ) ( ) REC. 3- PROD. ( ) ( ) REC. 4- PROD. ( ) ( ) REC. 5- PRO D. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC. 7- PROD. ( ) ( ) REC. 8- PROD. ( ) ( ) REC. 9- PROD. ( ) ( ) REC. 10- PROD. ( ) ( ) REC. 11- PROD. ( ) ( ) REC. 12- PROD. ( ) ( ) REC.
ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: DATA DA ENTREVISTA:
FORMULÁRIO I I PRODUÇÃO DOCUMENTAL
LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTODA OM
Set or da OM
Competência Atividades Eepécie/FunçãoDocumental. Prod./Rec.
Assunto Amparo Legal Tipo logia
Nº Vias
Destino
Arquivo Corrente
Arquivo Intermed
Destinação Final
Observações
OM: SDM (Serviço de Do cumentação da Marinha)
SETOR: SDM-32 (Divisão de Do cumentos Especiais) COMPETÊNCIA: Gerenciamento das atividades de recebimento, guarda e preservação da documentação especial recolhida.
AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA: Regimento Interno, art . 76.
ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS
PRODUZ E/OU RECEBE 1- Arquivar a documentação especial recolhida ao Departamento . PROD. (X) ( ) REC. 2- Controlar o acervo documental sob sua guarda PROD. ( ) (X) REC. 3- Propiciar o acesso à documentação especial PROD. (X) (X) REC. 4- Efetuar o serviço de microfilmagem. PROD. ( ) ( ) REC. 5- PROD. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC.
ENTREVISTADO: SC Marcia Prestes Taft / Enc. da Div. de Documentos Especiais ENTREVISTADOR: 1º SG CA Adroaldo (SCPAD) DATA DA ENTREVISTA: 10 / abril / 2003
FORMULÁRIO IRelatório do Formulário
(Exemplo)
Setor daOM
Competência Atividades Espécie/FunçãoDoc umentalProd./Rec.
Assunto AmparoLegal
Tipologia
NºVias
Destino Arquivo
Corrente
ArquivoInterme
d.
DestinaçãoFinal
Observações
1 Un. Produtora 5 anos Eliminar1 Un. Competente 5 anos Eliminar
Me nsage mReferente aoRecolhimentoDoc umental
Transferência.Recolhimento
SGM-105
2 Un. Interessada 5 anos Eliminar
1 Un. Produtora 5 anos 5 anos EliminarOfício deEncaminhamento deDocumentosEspeciais
Transferência.Recolhimento
SGM-1051 Un. Competente 5 anos Eliminar
1 Un. Produtora 5 anos 10 anos Pr eservar1 Un. Competente 5 anos Eliminar
1- Arquivar adocumentaçãoespecialrecolhida aoDepartamento
RelatórioEstatísticoAnual
Relatórios deAtividades
Reg.Interno
3 Un. Interessada 5anos EliminarCautelaReferente aEmpréstimo deDocumentos
Consulta.Enpré stimo
Reg.Interno
1 Un. Competente 5 anos Eliminar
SDM32(DivisãodeDocumentosEspeciais)
Gerenciamentodas atividadesde recebimento,guarda epreservaç ão dadocumentaçãoespecialrecolhida.Regimento Int.art. 76.
2- Controlar oacer vodocumental sobsua guarda.
ReciboReferente aReprodução deDocumentos
Consulta.Enpré stimo
Reg.Interno
1 Un. Competente 5 anos Eliminar
FORMULÁRIO I IRelatório do Formulário
(Exemplo)
Atualmente foi finalizada a inclusão dos dadosna base do Sistema os quais estão sendo
processados para a elaboração do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Atividade-Fim da Marinha do Brasil.
PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DAPRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL
Este trabalho está sendo realizado junto aoMinistério da Defesa com o fim de cumprir o
determinado pelo Decreto Nº4915 12/12/2003 oqual dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentosde Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal.“Organização das atividades de gestão de documentos
no âmbito dos órgãos e entidades da AdministraçãoPública Federal”.
“As experiências práticas da realidade são pré-requisitos para idéias abstratas sobre aquela
mesma realidade. A teoria e a prática se desenvolvem em suas próprias esferas, separadamente, mas cada uma reage em
relação à outra e aprende com a outra.”(MENNE-HARITZ, 1998)
Assim construímos a Assim construímos a ArquivísticaArquivística ......
ALESSANDRA PEREIRA FIRMOPRIMEIRO-TENENTE (T)
AJUDANTE DA DIVISÃO DE DOCUMENTOS [email protected]
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