1
Een nieuwe benadering van de digitale Inschrijfketen-De volgende generatie Inschrijfsystemen-
Rob van der Salm
Chronotech BV
www.caci.co.uk
1• Trends en Ontwikkelingen
2• Eisen aan de digitale inschrijfketen van morgen
3• Mogelijkheden van zaakgericht werken
4• De digitale Inschrijfketen van morgen
2
www.caci.co.ukWelk inschrijfsysteem kiezen?
1
• Welk SIS ondersteunt een flexibel inschrijf proces?
2• Kostenvermindering mogelijk?
3• ERP of toch lokaal SIS?
4• En wat gaat Studielink doen?
www.caci.co.ukHoe belangrijk is de Cloud voor uw instelling?
1• Uw SIS in de Cloud?
2• Waar zijn de studentgegevens dan?
3• Infrastructure as a Service?
4• Platform as a Service?
5• Application/Software as a Service?
6• Business Process as a Service?
3
www.caci.co.ukDe student van morgen spreekt een andere taal, heeft andere gewoonten, ondergaat
een ander intakeproces, communiceert verschillend
1• Studentenadministratie vs. International Office?
2• IND?
3• Modern Migratiebeleid?
4• Huisvesting?
5• NUFFIC?
6• Toelaatbaarheid?
www.caci.co.ukConcurrentie om de (internationale) student verhardt zich
1• War for Talent
2• University of Liverpool
3
• Snelle response op maat nodig naar de student
4• Duidelijke communicatie is essentieel
4
www.caci.co.uk
The Millenials are coming!
1 • Geboren rond 1990
2 • Sterk Onafhankelijk
3 • Persoonlijke Aandacht vereist
4• Efficiënte afhandeling vereist
5 • Samenwerking
6 • Goed kunnen omgaan met discontinue informatie
7• Innovatief vermogen: digitale communicatie
8• Communicatieve Vaardigheden
www.caci.co.uk
Iedere student zijn eigen persoonlijke benadering?
1• Mass Market?
2• Gedifferentieerd over groepen student?
3• Customization per instelling?
4• Relatie opbouwen met iedere student?
5• Personalization?
6• Of een verschillende aanpak per Instelling/per opleiding,
per type student?
We are ready to
welcome you at the
best Dutch
University!
Call me: +311234567890
5
www.caci.co.ukOf toch maar Mass Customization in het Inschrijfproces?
www.caci.co.uk
De principes van Mass Customization
6
www.caci.co.uk
Agile Inschrijf Proces inrichting vereist
1 • Business Agility
2 • Herken Kansen
3 • Veranderende omgeving
4 • Pas proces flexibel aan
5 • Zonder programmering
www.caci.co.uk
Wat vraagt dit alles van de volgende generatie inschrijfsystemen?
EISEN AAN HET NIEUWE INSCHRIJFSYSTEEM
1. Mass Customization
• Proces inrichten per instelling/type student/opleiding
• Student individueel en persoonlijk bedienen
2. Te gebruiken door studentadministratie EN door international office
3. Behoud statusoverzicht
• Van de totale dienst
• Per deelproces in de keten
• Tijdigheid
• Verantwoording van de afhandeling communicatie met de
student via internet
4. Alle studentgegevens in 1 studentdossier
5. Studentdatabase is hart van Instellingsgegevens
6. Studentdossier pas na toelaatbaarheidscheck in SIS
7. Registratie, audit en kwaliteitsbewaking van communicatie met
student
8. Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a.
landelijke voorzieningen), burgers en bedrijven.
9. Scheiding van dossier en statusinformatie
10. Optimale klantvriendelijkheid
11. Ondersteunen Cloud Computing
7
www.caci.co.ukGemeentelijk model architectuur zaakgericht werken
Overheid en burger stellen hogere eisen:Tijdigheid en de verantwoording van de afhandeling Statusinformatie via internet.
Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a. landelijke voorzieningen),
burgers en bedrijven.
Kanaalpatronen(Telematica Instituut / TU Delft http://www.telin.nl/Project/Kanalen/Kanaalpatronen.htm)
Probleem: Hoe kunnen medewerkers toegang krijgen tot alle informatie bij een lopende klantzaak?
Oplossing: Gebruik een centraal zakenmagazijn, toegankelijk voor alle medewerkers die aan die
zaak werken.
Context:
Meerdere processen, afdelingen en/of systemen betrokken bij één lopende klantzaak
Overlap in de benodigde gegevens.
Vaak moeilijk een statusoverzicht te verkrijgen van de totale dienst.
Verder zijn backoffice-systemen niet altijd 24x7 in de lucht
Een zakenmagazijn, waarin deze status- en voortgangsgegevens worden bijgehouden, biedt hiervoor een oplossing
Dit patroon komen we veel tegen bij organisaties die te maken hebben met een heterogene en verzuilde backoffice-
inrichting.
www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO
NL Studenten
Internationa-
le Studenten
Instellingen
BronHO
Digi-D
Nuffic
IND
SIS
Intern. Office
Ladok etc.
Etc.
Inschrijven
Volg
CRM
Financials
Logistiek
HRM
Roosteren
Etc.
8
www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO
NL Studenten
Internationa-
le Studenten
Instellingen
BronHO
Digi-D
Nuffic
IND
SIS
Intern. Office
Ladok etc.
Etc.
Inschrijven
Volg
CRM
Financials
Logistiek
HRM
Roosteren
Etc.
Zakenmagazijn bewaakt alle status en
voortgangsgegevens
Gegevensmagazijn bevat compleet student
inschrijfdossier
(Geen papieren dossiers meer die maar door één
medewerker tegelijk gebruikt kunnen worden,
maar altijd en overal snelle toegang voor iedereen
tot alle relevante zaakgegevens)
Procesinrichting per zaaktype
(per instelling, per opleiding per type student)
Een ZAAK is een samenhangende hoeveelheid
werk met een welgedefinieerde aanleiding en een
welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en
doorlooptijd bewaakt moet worden
Samen werken aan een zaak/Uitwisseling van gegevens met
andere overheidsorganisaties (o.a. Digi-D, Nuffic, IND, ???),
studenten, instellingen etc)
Front Office ondersteunt verschillende manieren van
communiceren met de student
Communicatie op maat voor de individuele student
(mass customization). Student wordt individueel en
op maat bediend
Student dossier kan op ieder moment aan Backoffice
geleverd worden.
www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO
NL Studenten
Internationa-
le Studenten
Instellingen
BronHO
Digi-D
Nuffic
IND
SIS
Intern. Office
Ladok etc.
Etc.
Inschrijven
Volg
CRM
Financials
Logistiek
HRM
Roosteren
Etc.
BronHO
Digi-D
Nuffic
IND
SIS
Intern. Office
Ladok etc.
Etc.
9
www.caci.co.ukWaarom Zaakgericht Werken?
1
• Klantlogica volgen i.p.v. organisatielogica
• Per type student, instelling, opleiding etc. eigen procesinrichting
2
• Het verzoek staat centraal, in de taal van de klant
• Proces en formulieren worden op maat aan student aangeboden
3
• Student / keten beter informeren
• Specifieke, individuele communicatie met student vanuit zaaksysteem mogelijk
4
• Voortgang (status), samenhang, pro-actief informeren
• Complete zaak bewaken op basis van statussen
5
• Dienstverlening bundelen
• Zaak heeft deelzaken: identificatie, MVV, huisvesting, vooropleiding, betaling, etc. die individueel EN gezamenlijk bewaakt worden
6
• Zonder programmering processen inrichten
• Perfect voor mass customization en afrekenen per service in de Cloud
www.caci.co.uk
Individuele procesinrichting en individuele Front Office Inrichting
Mass Customization van het Inschrijfproces
ID
1
ID
2
ID
3
ID
4
VOPL
1
VOPL
2
VOPL
3
VOPL
4
ID
5
ID
6
ID
7
ID
8
VTI
1
VTI
2
VTI
3
VTI
4
Inst
1
Inst
2
Inst
3
Inst
4
Portfolio van Studenten Portfolio van Formulieren en
Processtappen
Behoefte per
instelling per
opleiding per student ZaaksysteemStudent Specifiek
Inschrijfproces
ID
1VOPL
2
VOPL
3
VTI
2
Inst
3
10
www.caci.co.ukFlexibele Front Office op maat per instelling, opleiding, studenttype
Voorbeeld Zaakgerichte FrontOffice uit Rode Loper
www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice
Zaakmagazijn
Gegevensmagazijn
Start van
een zaak
Status 1
Bewaak
Kwaliteit
en
doorloop-
tijd
Status 4
Stap 1
Stap 2
Stap 3 Stap 4
Stap 5a
Stap 6
Stap 5b
Stap 7
Stap 8
Stap 9 Stap 10
Stap 11
Stap 12 Stap 13
Stap 14
Stap 15
Stap 16
Bewaak
Kwaliteit
en
doorloop-
tijd
Bewaak
Kwaliteit
en
doorloop-
tijd
Status 2 Status 3
1• Alle SIS functionaliteit tot en met Toelating
2• Doorgeven studentdossier aan SIS op ieder gewenst moment
3• Alle betrokken partijen inzicht in hetzelfde studentdossier
4• Bewaking van het totale inschrijfproces vanaf 1 plek
5• Optioneel Bekostiging
6• Optioneel inschrijving
7• Mass Customization in aansturing communicatie met de student
8• Studentdossier bevat alle documenten inclusief kopieën diploma, paspoort etc.
11
www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice – Hoofdzaak: Rode Loper
www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice – Subzaak: Rode Loper
12
www.caci.co.ukZaakgerichte BackOffice
Gegevensmagazijn
Gevoed met dossiers uit
Studielink
•Verdere begeleiding intake student
•Huisvesting
•Communicatie
•Correspondentie
•Betaling
•Bekostiging
•Etc.
•Management info over student
populatie
•Opvraag en inzage functionaliteit
ZaaksysteemBI tbv management
informatie
•Synchronisatie met andere
backoffice systemen
•Inrichting communicatie met
Studielink
•(Bulk)Communicatie met studenten
•Optioneel•Debiteurenadministratie
•Onderhouden studentgegevens
•Bekostiging
•Inschrijven
Locale Inschrijf
Processen
De Nieuwe BackOffice van het Inschrijfsysteem
•Bestaande SIS database?
•CRM database?
•Open Source Oplossing?
www.caci.co.ukWat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem?
• Huidig Inschrijfsysteem• Inrichten tabellen
• Onderhouden persoonsgegevens
• Onderhouden VTI
• Groepsmutaties en Mailmerge
• Debiteurenadministratie
• Wijzigen opleidingsfase
• Integratie met andere BackOffice systemen
• Beeindigen
• Herinschrijven
• Loting
• Studieadvies
• CRI signalen en mutaties
• Jaarwerk
• Bekostiging
• Opvraag/Inzage
• Management Informatie
• Rapportages
13
www.caci.co.ukWat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem?
• Toekomst MidOffice (SL)
• Inrichten
• Onderhouden persoonsgegevens
• Onderhouden VTI
• Groepsmutaties
• Beëindigen
• Herinschrijven
• Loting
• CRI signalen en mutaties
• Bekostiging (optioneel)
• Opvraag/Inzage
• Procesinrichting
• Ketenintegratie
• Wettelijke wijzigingen
• Toekomst BackOffice
Inschrijven
•Communicatie met Studielink
•Groepsmutaties/Mailmerge
•Backoffice Integratie
•Optionele process
•Bekostiging
•Jaarwerk
Business Intelligence
• Opvragen/Inzage
• Rapportage
• Management Info
Zaaksysteem
• Procesinrichting
• Voortgangsbewaking
• Kwaliteitsbewaking
Conclusies
1• Doel Zaakgericht werken optimale communicatie met de individuele
student, tussen verschillende afdelingen en in de keten
2• Student dossiers in plaats van complexe berichtuitwisseling
3• Kostenefficiency
4• Cloud computing / betaal voor de diensten die je afneemt
5• Procesinrichting per instelling, per opleiding per type student
6• Nieuwe generatie inschrijffunctionaliteit ontstaat
7• Welke Instellingen zijn bereid om hiermee te gaan starten?
8• Een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen ontstaat
Top Related