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SIGA – ALMACENES
LOGOLA GESTION DE LOS ALMACENES GUBERNAMENTALES
EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO GUBERNAMENTAL Y SUS PROCESOS TECNICOS
El Decreto Ley Nº 220561. Catalogación2. Registro de proveedores3. Programación del
abastecimiento4. Registro y control5. Adquisiciones6. Recuperación de bienes7. Almacenamiento8. Distribución9. Mantenimiento10.Seguridad y 11.Disposición final
PROCESOS TECNICOS
RELACIONADOS CON EL
ALMACENAMIENTO
CATÁLOGO: LENGUAJE HOMOGÉNEO
PROVEEDORES
USUARIOS
ALMACÉN COMPRAS
Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras
El catálogo a cargo del OSCE. El actual se estructura de acuerdo a: Grupos Clases Familias Ítems.
Esta estructura corresponde a la del Catálogo que ha venido utilizando el MEF en la implementación del SIGA.
Art. 6º Reg
Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras
Ejemplo: 13.30.0020.0001 Insecticida líquido, galón. 13.30.0020.0003 Insecticida en gel 30 g
GRUPO / CLASE / FAMILIA / ITEM 13 Aseo limpieza y tocador
30 Desinfectantes abrillantadores detergentes0020 Insecticida líquido
0001 Insecticida líquido, galón. 0003 Insecticida en gel 30 g
Programación elaboración del PAC
Determinación de Necesidades
La Planificación de las necesidades se realiza en base a los consumos y pronósticos para cada material.Antes de ejecutar la planificación es necesario sincerar los stock existentes en cada Área usuaria.
Stock Real
Pronostico
Consumos corregidos
Consumos Históricos
Análisis de Coberturas
Determinación de Necesidades
A.U 1
CONSOLIDADO DE REQUERIMIENTO DE AREAS
USUARIAS
A.U 2
A.U 3
A.U 4
A.U 5
Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la ley y el reglamento.
EL CONTRATO
Cláusulas Obligatorias
Garantías Solución de Controversias Resolución de Contrato por
incumplimiento
Art. 40º Ley
Formalización del Contrato
Una vez que la buena pro ha quedado consentida (8 días hábiles), la entidad y el postor ganador, están obligados a suscribir el contrato respectivo.
Formalidad: Por Escrito (mediante la suscripción del
documento contractual) Mediante orden de compra o de servicios (En
Menor Cuantía, distinta a la ejecución o consultoría de obras)
Art. 138º Reg.
Ordenes de compra o de servicios|
En las ordenes de compra o de servicios, figurará como condición que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.
Art 138º Reg
Requisitos para suscribir el Contrato
Ganador de Buena Pro debe presentar: Constancia vigente de no estar inhabilitado, salvo
M.C. Garantías, salvo excepciones Contrato de Consorcio con firmas legalizadas de
los asociados, designando al apoderado común. Otros de acuerdo con la naturaleza del contrato
establecidos en las Bases
Art. 141º Reg
Procedimientos para suscribir el contrato
Citación: La Entidad cita dentro de los 2 días hábiles
siguientes de consentida la Buena Pro.Plazo:
El postor adjudicado debe apersonarse a suscribir el contrato dentro del plazo establecido por las bases (no menor a 5 ni mayor a 10 días hábiles), acompañando toda la documentación requerida.
Art. 148º Reg.
Efectos de la NO suscripción del contrato Negativa del postor a suscribir el contrato:
El ganador no se presenta: pierde la Buena Pro. Se cita al postor que ocupó el 2º lugar. Si éste no se presenta: PROCESO DESIERTO.
Vigencia del Contrato: Desde el día siguiente de la suscripción del contrato o de la
recepción de la orden de compra o de servicios. Rige hasta la conformidad de recepción (Bs. y Ss.) y se
efectúe el pago. En el caso de ejecución y consultoría de obras, el plazo
contractual corresponderá al previsto para su culminación.
Art. 148º y 149ºº Reg.
ENTREGA DEL CONTRATO AL POSTOR GANADOR
Luego de la suscripción del contrato y, en el mismo acto, la entidad entregará un ejemplar del contrato al contratista.
Art. 141º Reg
Prestaciones Adicionales y Reducciones
ADICIONALESExcepcionalmente y previa sustentación del usuario, la entidad mediante resolución del titular, podrá disponer prestaciones adicionales en bienes y servicios hasta el 25% del monto del contrato original.Costos de los adicionales se determina sobre la base de las especificaciones técnicas, precio pactado o acuerdo entre las partes.REDUCCIONES.La entidad puede disponer la reducción de las prestaciones hasta el 25% del monto del contrato original.
Art. 41º de la Ley Art. 174º Reg
Penalidades por incumplimiento
Por mora: Retraso injustificado Máximo a cobrar 10% del monto del contrato
vigente o del ítem que debió ejecutarse. Se aplica fórmula: Penalidad diaria = (0.10 x Monto)/(FxPlazo)
Otras penalidades: Distintas a mora Razonables y objetivas, hasta el 10% del
monto del contrato vigente o del ítem que debió ejecutarse. Art. 165 y 166º Reg
Procedimiento para la resolución del Contrato
Carta Notarial requiriendo el cumplimiento de la obligación, bajo apercibimiento.
No es necesario el requerimiento previo, cuando se deba a la acumulación del monto máximo por mora o por otras penalidades. La carta notarial comunica la resolución del contrato.
Plazo: Ordinariamente : No mayor a 5 días Casos complejos y obras: No mayor a 15 días.
Carta Notarial de resolución. La Controversia relacionada con la resolución, puede
ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro de los 15 días hábiles de comunicada la resolución.
Art. 169º Reg.
Nulidad del Contrato
Se declara de oficio por la Entidad: En caso que el contratista esté incurso dentro de los supuestos
del Art. 10º de la Ley. En caso se transgreda el principio de presunción de veracidad. Se suscribió, cuando existía un recurso de apelación. No se ejecutó el proceso de selección correspondiente.
Plazo para someter a conciliación y/o arbitraje: 15 días hábiles.
En otros supuestos, previo procedimiento arbitral.
Art. 56º de la Ley Art. 144º Reg.
Culminación del ContratoRecepción y Conformidad:
Conformidad (necesaria para proseguir con el pago)
En caso de observaciones, el plazo puede ser de 2 a 10 días, para subsanarlas.
Efecto de la Conformidad: Genera el derecho de pago Culmina el contrato Se cierra expediente respectivo
Controversias: A vía conciliatoria y/o arbitral (incluye defectos o
vicios ocultos) Art. 176º - 177º Reg
Contratación Complementaria(Contrato nuevo)
Condiciones para su procedencia: Que se celebre dentro de los 3 meses de culminado el
contrato. En tanto culmine el proceso de selección convocado Con el mismo contratista. Por los mismos bienes y/o servicios. Por única vez. Hasta por un máximo del 30% del contrato original. Que se preserven las condiciones que dieron lugar a la
adquisición o contratación
Art. 182º Reg.
MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR
PUBLICO NACIONALRESOLUCION JEFATURAL Nº 335-90-INAP/DNA
25 de Julio de 1990
¿Que es un Almacén?Un ALMACEN, es simplemente el
Area de Deposito Temporal, para las Mercaderías que en ella se guardan, para luego ser distribuidas
Constituido por … Infraestructura, recursos humanos y procesos
empleados para realizar las actividades de almacenamiento y el manejo de inventarios
TIPO DE ALMACENESALMACENES CERRADOS Provisto de paredes y techos Producto de mayor control Condiciones especiales (Protegidos de la luz) Simples ( un cuarto) Especiales
Temperatura ( cámara refrigerada)Presión Humedad
ALMACENES AL AIRE LIBRE
Materiales de gran volumen Materiales Combustibles, Explosivos o Contaminantes Requiere de una Loza de Cemento y limpia Alto riesgo de deterioro, perdidas y robos.
ALMACENES EN COBERTIZOS Construido en material ligero( solo Techo) Materiales de Máxima ventilación Expuestos a factores climatológicos. Protección con mallas metálicas Recomendado para productos de alta rotación
ALMACENES ESPECIALES Establecido por organismos internacionales (IATA) (IMO) Altamente peligrosos( Compatibilidad y etiquetados)
ExplosivosQuímicos CorrosivosQuímicos ContaminantesGases PresurizadosMateriales Radioactivos Medidas Extremas de Manipuleo y Transporte.
ACTIVIDADES EN EL SERVICIO
DE ALMACENES
PROVEEDOR
Requerimiento
Entrega
EntregaUSUARIO
Solicita
CICLO DEL ALMACENAMIENTO
Salida
Ingreso
COMPRAS
RECEPCION
ESTIBA
DESPACHO
Recibe
Ubica y Traslada
Entrega
ALMACEN
SERVICIO DE ALMACEN RECEPCION
Inspección
ALMACENAJE
CONTROL
Entrega
DISTRIBUCION DESPACHO
EL ALMACENAMIENTO
Este proceso técnico tiene por objetivo, el de ubicar en un espacio físico con fines de custodia temporal, los bienes que ingresan a la ENTIDAD, como vía para trasladarlos posteriormente a quienes lo necesitan.
PROVEEDOR ALMACÉN USUARIO
EL ALMACEN El almacén es un área física, seleccionada
bajo criterios y técnicas adecuados. destinado a la custodia y conservación
de bienes.
Responsabilidades del jefe del almacén
Presenciar, verificar y suscribir la conformidad.
Proteger y controlar los stocks.Velar por la seguridad y manten del
local y equipos.Efectuar la distribución.Coordinar la reposición de stocks.Emitir reportes de control.
Factores para la selección del local
Area requerida.Seguridad.Facilidad de recepciónCaracterísticas de los
materiales a almacenar.Distancia a los usuarios.Centros de abastecimiento.Vías de comunicación.Capacidad económica de la
entidad.
Distribución del local
Oficina.Recepción y
despacho.Zona de
almacenaje.Vestuarios.Servicios
higiénicos.Zonas para
ampliacionesAreas de
estacionamiento exterior.
Selección del mobiliario y equipos capacidad y
resistencia de pisos.
Peso y/o volumen del material a almacenar.
Tamaño conveniente.
Disponibilidad de repuestos y servicios.
Costo de operación Equipos de
seguridad
Zona de almacenaje
Espacio disponible. Ctd. Prevista de
bienes por almacenar. Manipulación que
necesitan. Condiciones
ambientales que requieren.
Seguridad y Control. Frecuencia de
demanda de c/u. Código de ubicación.
CLASES DE FUEGO
MANEJO DE EXTINTORES
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