XXVISalón de INFORMÁTICALa gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y
reto para los directivos de TI
Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI
Carlos A Florez S.Gerente
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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI
Derechos de Autor• Esta presentación tiene contenido desarrollado por NETSAC S.A
durante sus 15 años de experiencia, donde adopta modelos metodológicos de gobernabilidad, conceptualización, gestión TI, consultoría y otros temas para dar correcto soporte a sus negocios.
• El material goza de derechos de morales de autor, usted podrá hacer uso, distribuir por cualquier medio impreso, electrónico o de tratamiento de datos conocido o por conocer para la re transmisión, divulgación o cualquier tipo de uso que considere con la única condición de dar crédito a NETSAC en el uso de este material.
• Este material es libre de utilización y sus modelos aquí contenidos son la adopción de diferentes metodologías, técnicas y la recopilación de experiencias por más de 15 años de labores.
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Trayectoria
• Durante los 15 años de trayectoria, Netsac S.A. ha madurado su modelo de trabajo de tal manera que hoy se posiciona como “la mejor compañía en planeación, estrategia, arquitectura e integración de TI.”
• Nuestra misión es direccionar y ofrecer las soluciones a las necesidades de los clientes de acuerdo con su tipo de negocio y con la mejor tecnología disponible.
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Entorno
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Alineación• Alineación del área de TI con el negocio
– Para donde Ir– Como ir– Con quién ir
• Determinar– Alcance tiempo y recursos de los
proyectos estratégicos.
• Gobernabilidad– Define los elementos de control y
gestión. • Indicadores• BSC• Definición de elementos de Medición
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Objetivos
Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI
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Objetivos Seminario
• Revisar las diferentes aproximaciones en gobernabilidad de TI.
• Dar bases, para generar espacios adecuados de planeación de TI en las organizaciones.
• Comprender el verdadero papel de la planeación de TI.
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Temas
Seminario de Planeación y Gobernabilidad TI
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Temas
• Gobernabilidad de TI.
•El porqué?
•Herramientas
•Modelos – Metodologías – Buenas Prácticas
• Adopción de un Modelo
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Temas
• Planeación de TI
•Definición
•Retos
•Fases de Planeación
•Entendiendo el Negocio
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Gobernabilidad TI
Definición
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Definiciones
• Gobernabilidad de TI:
“…Consiste en la capacidad para controlar la formulación y la implementación de la estrategia de TI a fin de alcanzar ventajas competitivas para la organización en su conjunto”
IT Governance Institute
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Elementos de Gobierno
• Mejores Prácticas / Modelos– Es la forma aceptada por la industria de hacer
algo que funcione.Aidan Lewes
• Metodología– Marco de trabajo, define qué, cuando y cómo
se ejecutan actividades en un proceso.
• Regulaciones– Da normas o directrices de obligatorio
cumplimiento
• Sentido Común– Basado en la experiencia y resultados.
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Elementos de Gobierno
Mejores Prácticas
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Qué pretenden?
• Dar lineamientos para optimizar los procesos de administración de TI.
• Bien sea en:– Servicios– Desarrollo de Software– Control– Calidad
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Algunas Buenas Prácticas
• ITIL
• COBIT
• CMMi
• ISO
• PMI
• Otras
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Elementos de Gobierno
Mejores Practicas
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Otros Modelos
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Otros Modelos
• SAS 70
• IBM Yellow Book
• IBM Process Model
• Microsoft Operation Framework
• HP itSMF Reference Model
• Prince2
• BS15000
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Elementos de Gobierno
Metodologías
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Elementos de Gobierno
Regulaciones
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MECI NTCGP 1000:2004
SOX
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Elementos de Gobierno
Sentido Común
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Sentido Común
• Apoyado en el Ciclo de Deming – PHVA• Revela la experiencia del director de turno de TI
• Dificultades– Las acciones no son soportadas por medición– No se sabe si las acciones soportan al negocio con
certeza– Altamente dependiente de las habilidades de las
personas– No hay trazabilidad
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Gobernabilidad
Resumen
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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI
Elementos de Gobierno Resumen
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La gobernabilidad de TI: Una responsabilidad y reto para los directivos de TI
Elementos de GobiernoResumen
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reto para los directivos de TI
Adopción de un modelo
“Solamente aquel que construye futuro tiene derecho a juzgar el pasado”
Fiedrich Wilhelm Nietzsche
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El por qué de la Gobernabilidad
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Cuál es el camino?
• Mejores prácticas
• Metodologías
• Regulaciones de la Industria
• Sentido Común
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Objetivos Comunes
• Común denominador es:– Minimizar Costos
– Maximizar el valor del negocio
• Se logra trabajando sobre los procesos:– Desarrollándolos.
– Usándolos
– Auditándolos
– Certificándoles
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Procesos TI y Negocio
• TI hace parte natural del negocio.• Deben cumplir con los objetivos del
negocio• Deben estar normalizados y
estandarizados• Deben ser usados y respetados.
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Algunas Diferencias
• Las regulaciones de Industria•Enfocadas al resultado
• Las buenas prácticas•Enfocadas al cómo se logran•Proveen guías para la aceptación de los procesos.
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Que Hacer?
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Adopción de Elementos Gobierno
• Adopción de elementos de cada uno de los modelos, para conformar un modelo propio, que responda a las necesidades particulares.
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Ejemplo de Adopción
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Adopción
• Toma específicamente los elementos que son necesarios para cada una de las tareas de TI
• Determina el camino a seguir en cada uno de las actividades.
• Generación de un propio documento de gobierno, donde deje expresado los pasos a seguir en cada uno de los frentes.
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Punto de PartidaPlaneación TI
Introducción
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El Marco de acción
• Objetivo– El negocio
• Como hacerlo– Tecnología
– Procesos– Personas
• Como hacerlo– Proyectos
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Retos del negocio
• Velocidad en el cambio de rumbo de negocios– Servicios de TI flexibles al negocio– Agilidad en la respuesta a necesidades
• Excesiva cantidad de variables a controlar– Prestación de servicios– Mitigación de riesgos– Avances constantes de nuevos proyectos
• Enfoque de la inversión– Primordialmente enfocada al Back (Infraestructura y
parte transaccional)– Poco al front y a la información
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Retos de la Tecnología
• Tecnologías heterogéneas• Evolución tecnológica vertiginosa• Áreas de TI enfocadas en el soporte del
día a día (infraestructura y toma pedidos de la organización)
• Infraestructura– Sistemas de alta disponibilidad
• Comunicaciones– Dependencia total y absoluta de la
presencia de canales• Software• Sistemas aislados v.s Integración, SOA,
etc..
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Retos de las personas
• Perfiles exigentes– Brechas Universidad v.s Industria– Roles complejos de satisfacer– Unión entre tecnología– Alta orientación al servicio
• Modelos de trabajo– In House– Outsorsing– Servicios
• Dificultades– Visibilidad– Contención del talento apropiado
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Retos de los Proyectos• Proyectos complejos altamente
interconectados en medio del día a día de la operación
• Las probabilidades de éxito (alcance, tiempo y recursos apropiados) son bajas (31.1%) luego hay que trabajar para estar en ese grupo
• Los proyectos tienden a estar– En mas tiempo– Con sobre costo– Sin la satisfacción total del usuario– Reinicios y replanteamientos
Estadísticas de Standishgroup
Reporte del Caos 2004
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Orden dentro del Caos
• El adoptar modelos de gobierno se torna fundamental
• El área de TI tiene un reto gigante :– Armonizar el mundo de negocios– Apoyar y liderar la organización para aprovechar y
apalancarse en la tecnología
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Planeación TI
Definición
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Definición
• Planeación Estratégica– Proceso gerencial que consiste en desarrollar y mantener un
ajuste estratégico entre los objetivos y recursos de la empresa y sus oportunidades cambiantes de mercado.
• Planeación Táctica– Contiene los detalles para poner en práctica o implantar los
planes estratégicos en las actividades diarias o corto plazo.
• Planeación de TI– Proceso que permite garantizar un desarrollo eficiente, viable y
sistemático; alineando las acciones haciéndolas consistentes unas con otras, planea la asignación de recursos, controla proyectos, equilibra costos y beneficios.
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Objetivos de Planeación de TI
• Clarificar el propósito del área TI y alinear las prioridades y recursos para cumplir estos propósitos.
• Identificar el impacto en el cumplimiento de los propósitos.
• Definición de la misión de TI y formulación de los objetivos específicos a través de la visión y desarrollo de acciones para cumplir los objetivos.
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A tener en cuenta
• Tiene que ver con todos los ambientes de la organización, se necesita tener un entendimiento claro de todas áreas y actores que intervienen en la organización y la naturaleza de las interacciones.
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A tener en cuenta
• Es necesario la asignación de recursos, algunas veces TI tiene que movilizar grandes cantidades de capital, capacidad y trabajo.
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A tener en cuenta
• Generalmente la planeación se ha concentrado en las actividades de largo plazo. Sin embargo, en TI es necesario concentrarse en las actividades de corto y mediano plazo para garantizar las de largo plazo.
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A tener en cuenta
• La planeación de TI debe ser responsabilidad no sólo del área de TI, debe tener el apoyo de todas las demás áreas que toman decisiones en la organización.
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Aclarando Conceptos:Planeación Estratégica o
Táctica?• La Planeación Estratégica (PE) permite
establecer la vista general de las acciones para el cumplimiento de los objetivos.
• La implantación de un plan estratégico, se hace a través de acciones de muy corto plazo, donde se incluye detalles de alcance, tiempo y recursos.
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Planeación Estratégica y Táctica
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Niveles de Planeación
• Alineación a los objetivos de negocio por la participación de todos los actores.
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Aplicar Planeación a TI
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Entregables de Planeación TI
• Misión• Visión (Corto y mediano plazo)• Objetivos (A largo plazo)• Inventario de Necesidades• Definición y Portafolio de proyectos• Road Map de Proyectos• Indicadores de gestión orientados al
cumplimiento de la visión (BSC)• Lineamientos de Gobernabilidad
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Misión / Visión
• Entregables– Misión área TI:
• Está orientada a describir los lineamientos del como presta su función para apoyar el negocio en general.
– Visión área de TI:• La visión fija una meta clara de cumplimiento de las acciones
de TI.
• Elementos de gobernabilidad utilizados.– ITIL – Planeación de TI– COBIT – Planeación y Organización
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Objetivos
• Entregables– Objetivos de Negocio y Objetivos de TI
– Indicadores de Medición de Objetivos
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL - Negocios
– COBIT – Domino Entrega de Servicios y Soporte.
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Inventario de Necesidades
• Entregable– Listado de necesidades por actores y procesos de negocios
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL - Gestión de Servicios – Provisión Servicios – Gestión de
niveles de servicio– COBIT – Dominio Planeación y Organización, Adquisición e
Implantación, Entrega de Servicios y Soporte, Monitoreo– CMMi – PA – REQM– PHVA – Planeación – IDEAL Model – Inicio y Diagnóstico– Six Sigma – DMAIC – Definición y DMADV – Definición
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Definición y Portafolio de Proyectos
• Entregable– Definición de proyectos, objetivos, objetivos
específicos, alcance, responsable
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL – Gestión de Aplicaciones– COBIT – Dominio Adquisición e
Implementación– CMMi – PA – PP
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Road Map - Proyectos
• Entregable– Road Map de Proyectos, secuenciados de una
manera lógica, según costos, inversión, importancia y relevancia al negocio
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– COBIT – Planeación y Organización– CMMi – PA – PP– PMI – Gerencia del Alcance, Tiempo, Costo, Riesgo,
Financiera– Sentido Común - PHVA
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Indicadores de Gestión BSC
• Entregable– Indicadores de gestión de TI
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ITIL – Gestión Servicio – Acuerdos Niveles de
Servicio– COBIT – Dominio – Entrega de servicios y soporte– CMMi – PA – PP – VER – VAL – PMI – Todas la áreas de Conocimiento– ISO – Indicadores de procesos– IDEAL Model – Aprendizaje
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Lineamientos de Gobernabilidad TI
• Entregable– Documentación con el detalle de las
disciplinas, prácticas, modelos, mejores prácticas utilizadas para los procesos de planeación y de control del área de TI.
• Elementos de Gobernabilidad Utilizados– ISO 9000 – Documentación procesos y
registros– ISO 20000 – Documentación procesos
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Por qué es importante?
• Es importante tenerla para fijar acciones, pero aún más es importante es mantenerla.
• No ceder bajo las presiones del entorno, hay que estar preparado para estas.
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Planeación TI
Retos
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Retos• Conocimiento del Negocio
• Alineación de todos los actores de negocio
• Participación dentro del proceso de negocio
• Visión compartida de negocio
• Enfoque de esfuerzos y recursos conjuntos de la organización para resolver problemas comunes.
• La primera actividad de TI alinear la misión y visión, los principios administrativos, los objetivos y las estrategias para que apoyen y sean parte de la estrategia de la organización.
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Conocimiento del Negocio
• Planeación a partir del negocio de hoy.– Alto Conocimiento de los procesos de
negocio.
• Identificación de Brechas
• Disminución de Brechas
• Gestión de Altos Riesgos– Desacoplada con la planeación del Negocio
– Mucho detalle en la planeación Estratégica
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Alineación / Visión Compartida
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Planeación TI
Fases Planeación
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Planeación de TI
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Conocimiento
• Conocimiento– Análisis del Entorno– Objetivos Corporativos– Misión / Visión
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Desarrollo
• Desarrollo
– Necesidades Estratégicas
– Valoración, Validación y Clasificación
– Estrategias basadas en proyectos
– Definición de Proyectos
– Secuenciación de Proyectos
– Definición de Presupuestos
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Divulgación
• Divulgación– Divulgación Plan Estratégico– Definición Indicadores de Cumplimiento– Mercadeo de TI
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Definición de Indicadores
• Apalancados del concepto de BSC.
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BSC de TI
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Tablero de Mando de TI• Gobierno de TI va de la mano del
Gobierno de la organización, donde es necesario tener objetivos, medición y acción. (Basados en COBIT)
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ALINEACIÓN DE PLANEACIÓN, COSTOS Y MERCADEO
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reto para los directivos de TI
Costos y riesgos de TI“Para que un mapa sirva es fundamental saber donde
se está, para poder seguir el camino.”
“Definamos nuestra problemática para saberhacia donde y como partir.”
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Despliegue de Costos• Descomposición del TCO
– Dirección y administración– Análisis y diseño– Adquisición
• HW, SW– Implementación
• Inhouse, Outsorsing MO, Servicios– Implantación
• Sensibilización, Capacitación– Soporte– Mantenimiento
• HW, SW– Actualización y renovación
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Focalización en costos• Matriz de costos de mayor impacto• Seleccionar cuales son importantes para la
organización• El costo inicial de inversión es una porción
mínima del costo total, la problemática esta en el soporte y mantenimiento
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Descomposición de Costos• Ejemplo de Descomposición.
• Determinación del Cambio
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Despliegue de Riesgos
• Riesgos que impactan el costo en el largo plazo– Análisis de riesgos
– Pérdida de conocimiento técnico
– Mala aproximación al modelo de negocio
– Selección de tecnologías de salida del mercado.
– Gestión de cambios y actualización con deficiencias en planeación.
• Es necesario identificar los riesgos por su impacto, probabilidad en una matriz de riesgos
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Impacto Y Probabilidad
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Gestión de Riesgos
RiesgosQue
Asume TI
PlanesContinge
nciaTI
Se conoce que va a suceder, hay que estar preparado
Mitigación
DelRiesgo
Eliminar el riesgo, se conoce la tendencia al
cambio.
NoInversiónCambio
de Rumbo
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Matriz de Riesgos
Clasificación
Probabilidad de Ocurrencia
Impacto al Negocio
Métodos de Control
Variables Controlables
Medición y Métricas
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Focalización en Riesgos
• Análisis de impacto y probabilidad para focalizarse en que aspectos trabajar
• Trabajar los que probabilidad-impacto son mas significativos
• El primer problema es lograr lo asertivo del proceso de negocio
• En segunda instancia hay que garantizar la mantenibilidad para un éxito mantenible.
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Resumen de las problemáticas
• Costos :– Mantenimiento des - balanceado– Cambio de proveedores– Soporte Técnico
• Riegos :– Controles de cambio no controlados– Falta de documentación– Obsolescencia y cambio tecnológico– Insatisfacción del proceso y usuario
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Mercadeo de TI
“No vasta hacer las cosas bien, hay que divulgar el impacto de
ellas en la organización”
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Definiciones• Mercadeo TI:
– Mercadeo de TI tiene como objetivo generar confianza a los usuarios de TI interno.
• Está orientado a mostrar:– Avances tecnológicos– Proyectos ejecutados– Actividades de mejoramiento– Indicadores de gestión.
• Está apoyado por ITIL en el libro de gestión de servicios –Gestión del Cambio.
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Por qué
• Es necesario que la organización conozca los proyectos de TI– Importancia– Inversión– Esfuerzo– Logros Técnicos– Beneficios– Ahorros – Mejoramientos de procesos
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Plan de Acción• Plan de Mercadeo de TI debe
contener como mínimo:– Niveles de Atención de TI por
área. A partir de Niveles de Servicio de ITIL.
– Road Map de Proyectos
– Definición de cada uno de los proyectos
– Flujos de caja de cada proyecto
– Plan de reuniones
– Plan de seguimiento.
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Conclusiones“Obrar es fácil, pensar es
difícil; pero obrar según se piensa, es aún más difícil”
Goethe
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Conclusiones• La eficacia y eficiencia futuras de las compañías
dependen cada vez en mayor grado del funcionamiento y de los servicios de TI.
• TI debe gestionar los recursos de información de las organizaciones.
• La gestión de estos recursos debe ser planeada y alineada con las necesidades de negocio
• Se debe soportar sobre un modelo propio de gobernabilidad resultante de la adopción de diferentes modelos, metodologías o buenas prácticas
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Conclusiones
• El director de TI debe asegurarse un puesto en las juntas directivas y esto se logra teniendo una adecuada combinación de destrezas administrativas y técnicas, las cuales los elementos de gobernabilidad y la planeación las satisfacen completamente.
• El director de TI debe dar lineamientos de arquitectura teniendo como restricciones de capacidad y disponibilidad, usando adecuadamente los elementos financieros.
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Fuentes
“El conocimiento es un bien que crece a medida que se comparte”
Mario Héctor Vogel
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Resumen Bibliográfico• www.isaca.org• www.govtech.net• www.cio.com• www.coso.org• www.iso.org• www.itil.co.uk• www.itsmf.com• www.sas70.com• http://itresearch.forbes.com• Consultoría NETSAC • www.tablero-demando.com
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