VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
Van: S. Kempink Tel.nr.:
06-20094781 Nummer: 14A.00335
Datum: 6 mei 2014 Team: Jeugd, leefbaarheid en veiligheid
Tekenstukken: Nee Bijlagen:1 Afschrift aan: Jeroen Gottgens, Wilfred Goedmakers, Vincent
Griessler, Karolijn van den Heuvel, Margret Elberse, Gerold Borsboom, Thomas Hoogendoorn
N.a.v. (evt. briefnrs.): N.v.t.
Onderwerp: Besluit tot vaststellen Handboek Bevolkingszorg.
Advies: - Het Handboek Bevolkingszorg vast te stellen, zie bijlage (14i.01694). - Alle voorgaande regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing, waarin het Handboek Bevolkingszorg Gemeentelijke crisisbeheersing 2.0 voorziet, na vaststelling van het voornoemde handboek te laten vervallen.
Paraaf teammanager: Begrot ingsconsequent ies NEE
B. en W. d.d. :
Por te feu i l lehouder: burgemeester
Inleiding: Vanuit de Wet Veiligheidsregio’s (Wvr) is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk voor Bevolkingszorg. Bevolkingszorg omvat de processen en activiteiten die de gemeente dient te ondernemen om de burgers te beschermen en te ondersteunen ten tijde van een crisis. Ook bespoedigen deze processen de terugkeer naar een normale situatie. In de provincie Utrecht voert de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) deze wettelijke taak uit voor gemeenten. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie bij de gemeente/college van B&W. Op 1 mei dit jaar gaat de (VRU) van start met het Regionaal Crisisplan (RCP) Utrecht 2014 – 2017 en het Handboek Bevolkingszorg. Dit is door het Algemeen Bestuur (AB) van de VRU en de 26 gemeentesecretarissen besloten. In het RCP staat de nieuwe hoofdstructuur beschreven (op basis van artikel 16 Wet Veiligheidsregio’s) voor de crisisorganisatie, zo ook voor de gemeentelijke crisisbeheersing. De Utrechtse gemeenten hebben besloten om sleutelfuncties binnen deze hoofdstructuur regionaal te organiseren. Dit houdt in dat deze functies ten dienste staan van alle Utrechtse gemeenten. De volledige uitvoeringsorganisatie staat beschreven in het Handboek Bevolkingszorg. Het Handboek Bevolkingszorg geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer en is bedoeld voor alle functionarissen die vóór, tijdens en ná een crisis een rol vervullen binnen Bevolkingszorg. Bevolkingszorg valt net als de Brandweer, GHOR en Politie onder de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform het RCP en de Wet Veiligheidsregio’s. De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie, zoals beschreven in het RCP, is leidend voor de organisatie van Bevolkingszorg. Bevolkingszorg bestaat uit de volgende processen met de volgende doelstelling:
Crisiscommunicatie: bereiken dat informatie wordt verstrekt aan getroffenen en het publiek in het algemeen over de crisis, de bestrijding en eventuele handelingsperspectieven.
Publieke zorg: voorzien in opvang en verzorging / primaire levensbehoeften van de bevolking. Preparatie Nafase: verzorgen van nazorg voor de bevolking. Ondersteuning: beschikbaar stellen van mensen en middelen t.b.v. de gemeentelijke
crisisorganisatie. Informatiemanagement: beschikbaar stellen van informatie t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisatie.
Dit handboek is behandeld in de vergadering van het overleg coördinerend gemeentesecretarissen van 28 oktober 2013. Alvorens haar fiat te geven aan het handboek hebben de coördinerend gemeentesecretarissen er op aangedrongen nog één keer alle ins en outs betreffende de inwerkingtreding van Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 met de 26 gemeenten in de regio af te stemmen. Dit is gebeurd in het regionaal overleg met adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs op 6 maart 2014. Nu is het moment aangebroken dat het Handboek Bevolkingszorg ter vaststelling wordt aangeboden aan het college. Bevoegdheid: Het col lege van B&W is bevoegd om het Handboek Bevolk ingszorg vast te s tel len. Het col lege van B&W is verantwoordel i jk voor de voorbereiding op de gemeentel i jke cr is isbeheers ing. Beoogd effect: Het Handboek Bevolkingszorg heeft als doel een duidelijk overzicht te geven hoe de gemeentelijke crisisorganisatie georganiseerd. Een beschrijving van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de binnen de crisisorganisatie werkzame functionarissen behoort daar ook toe. Met het vaststellen van het Handboek Bevolkingszorg wordt ingestemd met de wijze waarop de uitvoeringsorganisatie met betrekking tot de gemeentelijke crisisbeheersing wordt ingericht.
Argumenten: - Het Handboek Bevolkingszorg is gebaseerd op het Regionaal Crisisplan (RCP). In het Handboek Bevolkingszorg wordt de uitvoeringsorganisatie van de gemeentelijke crisisbeheersing beschreven, waarbij het RCP leidend is geweest. In een eerder stadium heeft het college een zienswijze gegeven op het RCP (13A.00696). Daarnaast is het RCP onlangs vastgesteld door het AB van de VRU. Door de implementatie van het RCP en het Handboek Bevolkingszorg voldoen gemeenten aan de vereisten zoals ze beschreven staan in de Wet veiligheidsregio’s. - Het Handboek Bevolkingszorg is uitvoerig afgestemd met de 26 gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs binnen gemeenten. Het Handboek Bevolkingszorg is op meerdere momenten afgestemd met de gemeentesecretarissen, adviseurs crisisbeheersing en communicatieadviseurs van de verschillende gemeenten. Ook vanuit Woerden is regelmatig een inhoudelijke reactie gegeven op het Handboek Bevolkingszorg. Op dit moment ligt er een Handboek Bevolkingszorg waarmee de gemeenten de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie kunnen implementeren. Kanttekening: - Gemeente Woerden gaat per 1 januari 2015 ambtelijk samenwerken met de gemeente Oudewater. Per 1 mei moeten het RCP en het Handboek Bevolkingszorg geïmplementeerd. Aangezien de gemeenten Woerden en Oudewater per 1 januari 2015 ambtelijk gaan samen werken is het efficiënter op dit moment al te starten met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Momenteel wordt gewerkt aan een plan van aanpak om bovenstaande te kunnen realiseren. Per 1 januari 2015 moet er uiteindelijk één crisisbeheersingsorganisatie zijn ten behoeve van twee gemeentebesturen. Financiën: De kosten die de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg met zich meebrengen worden gefinancierd uit het budget crisisbeheersing (FCL: 61200401). Hiervoor is +/- € 6900,- beschikbaar. Uitvoering: Momenteel wordt er een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg binnen de gemeentelijke organisatie. Dit plan van aanpak zal worden vastgesteld door de directie. Inmiddels is al gestart met de implementatie van het Handboek Bevolkingszorg, aangezien de nieuwe crisisbeheersingsorganisatie per 1 mei van start gaat. De nieuwe uitvoeringsorganisatie is in de gemeente Woerden op hoofdlijnen klaar. Daarnaast is er een start gemaakt met het inrichten van één crisisbeheersingsorganisatie ten behoeve van twee gemeentebesturen. Vanaf 1 mei wordt de uitvoeringsorganisatie van Woerden tevens ingezet voor de gemeente Oudewater. Om kennis over Oudewater te borgen binnen de gemeentelijke processen worden op cruciale functies Oudewaterse collega’s gekoppeld aan de Woerdense uitvoeringsorganisatie. Dit jaar zal er gewerkt worden aan het tot stand brengen van één crisisbeheersingsorganisatie voor twee gemeentebesturen. Communicat ie / Website: N.v.t. Ondernemingsraad: N.v. t .
Samenhang met eerdere besluitvorming: - Collegevoorstel: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan 2014 – 2017 (13A.00696). Bij lagen:
1. Handboek Bevolk ingszorg (14i .01694) .
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Opgesteld door: De Utrechtse gemeenten en de VRU.
Beheer: Het beheer van het Handboek Bevolkingszorg ligt bij de VRU i.s.m. de Utrechtse gemeenten.
Versie: 2.0 - april 2014
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel 1
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
1 Inleiding ............................................................................................................................................................................. 31.1 Positionering Handboek Bevolkingszorg .........................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep handboek ..............................................................................................................................3
1.3 Beheer ............................................................................................................................................................................3
1.4 Opbouw handboek ..................................................................................................................................................4
2 Organisatie Bevolkingszorg ................................................................................................................................... 52.1 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5
2.2 Processen Bevolkingszorg .....................................................................................................................................5
2.3 Organogram Bevolkingszorg .................................................................................................................................7
2.4 Crisisfunctionarissen ................................................................................................................................................8
2.5 Moment van inzet .....................................................................................................................................................8
3 Randvoorwaarden ..................................................................................................................................................... 103.1 Opleiden, trainen, oefenen (OTO) ....................................................................................................................10
3.2 Evaluatie......................................................................................................................................................................10
3.3 Paraatheid Bevolkingszorg ..................................................................................................................................10
Bijlage 1 – Afkortingen ....................................................................................................... 11
Bijlage 2 – Opkomsttijden lokale/regionale functies .......................................................... 13
Bijlage 3 – Instructie taakkaarten ....................................................................................... 15
Inhoudsopgave deel I
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 3
1 InleidingVanuit de Wet Veiligheidsregio’s is de gemeente ten tijde van een (dreigende) crisis verantwoordelijk
voor Bevolkingszorg. Bevolkingszorg omvat de processen en activiteiten die de gemeente dient te
ondernemen om de burgers te beschermen en te ondersteunen ten tijde van een crisis en om de terug-
keer naar een normale situatie te bespoedigen. In de VRU wordt regionaal samengewerkt bij de voor-
bereiding en uitvoering van gemeentelijke processen. De verantwoordelijkheid blijft in deze constructie
wel bij de gemeente/college van B&W. De beschrijving van de werkwijze van Bevolkingszorg vindt u
terug in dit Handboek Bevolkingszorg.
1.1 Positionering Handboek Bevolkingszorg
Dit handboek geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer. Bevolkingszorg valt net als de
Brandweer, GHOR en Politie onder de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform het
Regionaal Crisisplan (RCP) en de Wet Veiligheidsregio’s.
Regionaal Crisisplan
Brandweer GHOR Politie Bevolkingszorg
Figuur 1. Positie Bevolkingszorg RCP
1.2 Doel en doelgroep handboek
Het handboek Bevolkingszorg geeft de uitvoeringsorganisatie van Bevolkingszorg weer en is bedoeld
voor alle functionarissen die vóór, tijdens en ná een crisis een rol vervullen binnen Bevolkingszorg.
1.3 Beheer
Het beheer van dit handboek Bevolkingszorg ligt bij de Utrechtse gemeenten en de VRU. De VRU coör-
dineert en initieert dit beheer. De Utrechtse gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor actuele lokale
voorzieningen en informatie.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
1.4 Opbouw handboek
Het handboek bestaat uit de volgende 6 delen:
I. Algemeen
II. Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
III. Draaiboek Crisiscommunicatie
IV. Draaiboek Publieke zorg
V. Draaiboek Preparatie nafase
VI. Draaiboek Ondersteuning
Deze 6 delen zijn afzonderlijk van elkaar leesbaar, maar de overkoepelende onderwerpen zijn in dit
algemene deel beschreven.
Ieder deel bestaat uit de beschrijving van de volgende onderwerpen gericht op het specifieke proces of
de activiteit:
●● Algemeen: Inleiding, doel en doelgroep en de positie van de activiteiten/ het proces in crisisorgani-
satie, uitgangspunten en opbouw van het deel;
●● Vóór de crisis: doel proces, locatie draaiboek en voorbereiding middelen
●● Tijdens de crisis: procesbeschrijving, organisatie van het proces, opkomst en alarmering en
aandachtspunten.
●● Ná de crisis: overdracht naar de dagelijkse organisatie
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 5
2 Organisatie Bevolkingszorg
2.1 Uitgangspunten
Dit handboek is opgesteld volgens de volgende uitgangspunten:
●● Gemeenten zijn wettelijk gezien eindverantwoordelijk voor de organisatie van de crisisbeheersing,
maar zij zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan;
●● De taken in de crisisbeheersing moeten zoveel mogelijk aansluiten bij het dagelijkse werk van de
gemeenten;
●● Daar waar een andere partij een taak beter kan vervullen dan de gemeente zelf, moet deze taak
uitbesteed worden;
●● Houd bij de gemeentelijke crisisbeheersing rekening met de zelfredzaamheid van de burgers;
●❍ Definitie Zelfredzaamheid en redzaamheid:
Onder zelfredzaamheid worden de handelingen verstaan die burgers verrichten ter voorbereiding
op, tijdens en na acute crises om zichzelf te helpen en de gevolgen te beperken.
●❍ Definitie Verminderd zelfredzamen:
Mensen die beperkt zijn in hun mogelijkheden om zelfredzaam te zijn, in normale omstandighe-
den of ten gevolge van een incident. Deze groep mensen is tijdens een acute crisis niet in staat
zichzelf in veiligheid te brengen en is daarmee afhankelijk van de hulp van derden.
●● Burgers hebben ook tijdens crises een eigen verantwoordelijkheid en moeten deze verantwoordelijk-
heid ook (kunnen) nemen.
2.2 Processen Bevolkingszorg
De hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie zoals beschreven in het Regionaal Crisisplan is
leidend voor de organisatie van Bevolkingszorg. Bevolkingszorg bestaat uit volgende processen met de
volgende doelstelling:
●● Crisiscommunicatie: bereiken dat informatie wordt verstrekt aan getroffenen en het publiek in het
algemeen over de crisis, de bestrijding en eventuele handelingsperspectieven
●● Publieke zorg: voorzien in opvang en verzorging/ primaire levensbehoeften van de bevolking.
●● Preparatie Nafase: verzorgen van nazorg voor de bevolking
●● Ondersteuning: beschikbaar stellen van mensen en middelen t.b.v. de gemeentelijke
crisisorganisatie.
●● Informatiemanagement: beschikbaar stellen van informatie t.b.v. de gemeentelijke crisisorganisa-
tie. De nadere uitwerking van informatiemanagement voor bevolkingszorg is terug te vinden in de
Procesbeschrijving Informatiemanagement.
Er wordt gekozen voor drie kernprocessen te weten: crisiscommunicatie, publieke zorg en preparatie
nafase.
De processen registratie schade en uitvaartverzorging zijn ingebed binnen het proces “preparatie
nafase”. De uiteindelijke uitvoering van deze taken zal door de getroffen gemeente aan de hand van
het advies van preparatie nafase uitgevoerd worden.
De taak “registratie van slachtoffers” (Centraal Registratie en Inlichtingen Bureau CRIB)) wordt con-
form het eindadvies GC 2.0 niet gezien als een primair proces. Verwanteninformatie valt onder het
proces Crisiscommunicatie. Landelijk wordt gewerkt aan de implementatie van Slachtofferinformatie
Systematiek (SIS). Een landelijke frontoffice SIS (callcenter en webcenter) moet tijdens de
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
implementatie van het handboek gereed komen. SIS voldoet aan de behoefte voor verwanteninfor-
matie voor diegenen die gebruik moeten maken van de zorg in een ziekenhuis, maar omvat niet de
registratie van alle personen die bij een calamiteit die betrokken zijn bij het incident. Registratie van
slachtoffers heeft als doel om te kunnen voorzien in verwanten informatie.
Milieu: Conform de wet veiligheidsregio is dit geen taak die valt onder Bevolkingszorg. Dit neemt niet
weg dat er mogelijk wel milieumaatregelen of informatie benodigd is vanuit bijvoorbeeld de milieuver-
gunning. De gemeente faciliteert de benodigde dienst vanuit de dagelijkse organisatie indien wenselijk.
Ook moet de reguliere organisatie informatie kunnen aanleveren op het gebied van juridisch vraagstuk-
ken (bijv. noodverordening), bouw en woningtoezicht of demografische gegevens enz.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 7
2.3 Organogram Bevolkingszorg
De crisisorganisatie van Bevolkingszorg ziet er als volgt uit:
Figuur 3. Organogram Bevolkingszorg
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Uitvoerend personeel
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
2.4 Crisisfunctionarissen
De Utrechtse gemeenten hebben besloten om belangrijke functies regionaal te organiseren. Dit houdt
in dat deze functies ten dienste staan aan alle Utrechtse gemeenten. De organisatie van Bevolkingszorg
wordt door 4 groepen functionarissen gevoerd:
●● Lokale kernfunctionarissen: Dit is de minimale lokale bezetting die iedere gemeente (al dan niet
intergemeentelijk) dient te garanderen. Dit zijn de volgende functionarissen:
●❍ Officier van Dienst Bevolkingszorg
●❍ Aanspreekpunt communicatie 24/7
●❍ Strategisch adviseur Bevolkingszorg
●❍ Liaison gemeente ROT
●❍ Teamleider publieke zorg.
●● Regionale piketfunctionarissen: Dit zijn de functionarissen die op een hard piket voor één van de
volgende functies zijn opgeleid en samen de 24/7 beschikbaarheid garanderen.
●❍ Strategisch adviseur crisiscommunicatie (R)BT
●❍ Procesbewaker GBT
●❍ Procesbewaker sectie Bevolkingszorg ROT
●❍ Voorzitter team Bevolkingszorg
●❍ Informatiemanager (R)BT
●❍ Informatiemanager team Bevolkingszorg
●❍ Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
●❍ Omgevingsanalist
●❍ Hoofd Publieke zorg
●❍ Medewerker Publieke zorg
●❍ Hoofd Preparatie nafase
●❍ Teamleider Preparatie nafase
●❍ Medewerker Preparatie nafase
●● Regionale poolfunctionarissen crisiscommunicatie: ter ondersteuning van het proces crisiscommuni-
catie is er een regionale pool met crisiscommunicatie functionarissen beschikbaar.
●● Gemeentelijke functionarissen die niet zijn opgeleid voor een specifieke rol in de crisisbeheersing
zijn te verdelen in 2 groepen.
1. Ondersteunend personeel voor het proces ondersteuning en de reguliere (gemeentelijke) taken.
Het ondersteunend personeel staat onder leiding van het Hoofd Ondersteuning.
2. Uitvoerend personeel voor de processen TBz (Crisiscommunicatie, Publieke Zorg en Preparatie
Nafase).
●● Het uitvoerend personeel staat onder leiding van het hoofd van het desbetreffende proces.
De specifieke uitwerking van de functies wordt weergegeven in de afzonderlijke draaiboeken.
2.5 Moment van inzet
De primaire focus van de brandweer, politie en GHOR ligt voornamelijk in de acute fase terwijl die van
Bevolkingszorg ook na de acute fase doorloopt. Deze fase noemen we de lauwe fase. De organisatie
in de acute fase is een organisatie die 24/7 paraat dient te zijn. Gemeentelijke organisaties zijn dit,
gezien hun dagelijkse taken, over het algemeen niet. Om voorgaande reden is er een splitsing tussen
beide fasen gemaakt. De acute en de lauwe fase hebben de volgende definitie:
Acute fase: De periode waarop een incident start tot het moment waarop het bron- en effectgebied
geen fysiek gevaar meer vormt voor de omgeving en/of de maatschappelijke onrust afneemt.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 9
Lauwe fase: De periode waarop wordt aangegeven door de operationele leiding dat het bron- en effect
gebied geen fysiek gevaar meer vormt voor de omgeving tot het einde van de nafase van een incident
(hiervoor hoeft niet per definitie afgeschaald te zijn).
Het RCP hanteert als multidisciplinaire opschalingmethodiek GRIP. Ook Bevolkingszorg volgt deze
opschalingsmethodiek, maar daarnaast kan Bevolkingszorg tevens aan de orde zijn op het moment dat
er geen sprake is van een GRIP-situatie. De gemeente kan ook behoefte hebben aan de gemeentelijke
crisisorganisatie of delen daarvan in andere situaties. Dit biedt de gemeente de mogelijkheid om de
organisatie op maat in te richten. Ook wanneer er sprake is van een GRIP-fase blijven gemeenten de
keuze houden om gebruik te maken van hun eigen functionarissen. De keuze aan welke onderdelen
behoefte is, wordt lokaal gemaakt. Dit geeft ruimte aan een gemeente om ook casuïstiek bijvoorbeeld
gericht op maatschappelijke onrust, op maat te organiseren. Dit sluit aan bij het uitgangspunt van een
flexibele crisisorganisatie.
De OvD Bz bepaalt in overleg met de gemeentesecretaris of de regionale piketfunctionarissen worden
ingezet en informeert de HS Bz.
Als de beheersing van een crisis de afronding nadert en er geen directe operationele aansturing meer
nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begonnen.
Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Voor de
beslissingen en de wijze van afschalen wordt het RCP gevolgd.
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
3 Randvoorwaarden
3.1 Opleiden, trainen, oefenen (OTO)
De VRU heeft OTO-beleid geformuleerd voor alle functionarissen. Om het OTO-beleid te kunnen uitvoe-
ren zijn er kwalificatieprofielen gemaakt. De kwalificatieprofielen per functionaris zijn opgenomen in de
afzonderlijke draaiboeken. De belasting van de OTO-inzet wordt daar ook weergegeven. Tevens wordt
aangegeven op welke wijze omgegaan wordt met rapporteren aan de leidinggevende van de gemeente.
Zie voor het volledige beleid “OTO kader functies Gemeentelijk crisisbeheersing 2.0 – Bevolkingszorg”.
Voor wat betreft de verantwoordelijkheid voor de uitvoering zijn de volgende afspraken gemaakt:
●● Lokale kernfunctionarissen: De gemeente is zelf verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze
functionarissen. De kosten voor opleiden, trainen en oefenen liggen ook bij de gemeente. De VRU
koopt gezamenlijk in en factureert aan de afnemende gemeente.
●● Regionale piketfunctionarissen: De VRU is verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze func-
tionarissen en draagt de kosten voor OTO.
●● Ondersteunend- en uitvoerend personeel: OTO activiteiten voor deze personeelsleden zijn niet
verplicht.
●● Regionale pool crisiscommunicatie: De VRU is verantwoordelijk voor de vakbekwaamheid van deze
functionarissen en draagt de kosten voor OTO.
3.2 Evaluatie
De functionarissen die zitting hebben in de multidisciplinaire crisisteams worden volgens het beleid
“Evalueren in de VRU” geëvalueerd indien zij worden ingezet. De resultaten van de evaluaties hebben
ten doel het verbeteren van de crisisorganisatie en het functioneren van de piketfunctionarissen. De
VRU zal hiertoe initiatief nemen en de deelnemende regionale piketfunctionarissen leveren hiervoor
hun bijdrage. Lokale kernteamleden worden niet op basis van dit document geëvalueerd.
3.3 Paraatheid Bevolkingszorg
Onder de paraatheid van Bevolkingszorg wordt verstaan het organiseren/ voorbereiden van de uitvoe-
ring van Bevolkingszorg zodat deze op het moment van een crisis functioneert. Voor het succesvol
functioneren van Bevolkingszorg moeten de volgende randvoorwaarden georganiseerd zijn:
●● Melding & alarmering
●● Toegankelijkheid
●● Middelen
●● Dienstrooster
●● Beheer poollijst
De verantwoordelijkheid voor de uitvoering is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de gemeen-
te(n) en de VRU. Uitgangspunt voor het organiseren van paraatheid van Bevolkingszorg zijn het
Handboek Bevolkingszorg en de opkomsttijden die gelden voor de crisisfunctionarissen t.b.v.
Bevolkingszorg (zie bijlage 2). Het onderwerp melding & alarmering en de andere onderwerpen zullen
nader worden uitgewerkt.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 11
Bijlage 1 – Afkortingen
AB Algemeen Bestuur
BRW Brandweer
BT Beleidsteam
Bvr Besluit Veiligheidsregio’s
Bz Bevolkingszorg
CaCo Calamiteitencoördinator
CoPI Commando Plaats Incident
DB Dagelijks Bestuur
DPG Directeur Publieke Gezondheid
GAGS Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen
GBA Gemeentelijke Basisadministratie
GBT Gemeentelijk Beleidsteam
GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio
GMU Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht
GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure
HAc Hoofd Actiecentrum
HIN Hoofd Informatie
HOvJ Hoofd Officier van justitie
HS Bz Hoofd sectie Bevolkingszorg
IAC Informatie- en Adviescentrum
IM Informatiemanagement
IM TBz Informatiemanager Team Bevolkingszorg
IM RBT Informatiemanager Regionaal Beleidsteam
IVC Informatie verwijscentrum
LCMS Landelijk Crisismanagement Systeem
LOCC Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
LOS Landelijke Operationele Staf
NCC Nationaal Crisiscentrum
NCTV Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid
OL Operationeel Leider
OM Openbaar Ministerie
OTO Opleiden Trainen Oefenen
OvD Bz Officier van Dienst Bevolkingszorg
POL Politie
PSHOR Psychosociale Hulpverlening Ongevallen en Rampen
RBT Regionaal Beleidsteam
RCP Regionaal Crisisplan
ROC Regionaal Operationeel Centrum
ROT Regionaal Operationeel Team
SGBO Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden
TBz Team Bevolkingszorg
TL Teamleider
VIC Veiligheidsinformatiecentrum
Vz TBz Voorzitter team Bevolkingszorg
VRU Veiligheidsregio Utrecht
Wvr Wet Veiligheidsregio’s
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 13
Bijlage 2 – Opkomsttijden lokale/regionale functies
Functies (inter) gemeentelijke of
regionaal
Opkomsttijden Besluit
Veiligheidsregio’s
1 Officier van Dienst Bevolkingszorg (inter)
gemeentelijk
Opkomsttijd CoPI
30 minuten
2 Hoofd Publieke zorg Regionaal 90 minuten
3 Strategisch adviseur Bevolkingszorg (gem.secr.) (inter)
Gemeentelijk
60 minuten
4 Liaison gemeente ROT (inter)
Gemeentelijk
60 minuten
5 Aanspreekpunt communicatie 24/7
(Deze functie is bedoeld voor de borging van
de lokale kennis. De gemeente bepaald zelf
welke crisiscommunicatiefunctie deze lokale
functie vervult. Dit kan zijn in het GBT maar
kan ook in het actiecentrum crisiscommunica-
tie.)
(inter)
gemeentelijk
90 minuten
6 Informatiemanager (R)BT Regionaal 60 minuten
7 Procesbewaker GBT Regionaal 60 minuten
8 Strategisch adviseur Crisiscommunicatie (R)BT Regionaal 60 minuten
9 Hoofd Sectie Bevolkingszorg ROT Regionaal 45 minuten
10 Procesbewaker sectie Bevolkingszorg ROT Regionaal 60 minuten/
11 Communicatieadviseur ROT Regionaal Begint binnen
30 minuten
12 Ondersteuning sectie communicatie ROT Regionaal
(pool)
60 minuten
13 Communicatieadviseur CoPI Regionaal 30 minuten
14 Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie Regionaal Begint binnen
30 minuten
15 Omgevingsanalist Regionaal Begint binnen
30 minuten
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0)
Functies (inter) gemeentelijke of
regionaal
Opkomsttijden Besluit
Veiligheidsregio’s
16 Hoofd Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten
17 Teamleider Publieke zorg (inter)
gemeentelijk
90 minuten
18 Medewerker Publieke zorg Regionaal 90 minuten
19 Teamleider Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten
20 Medewerker Preparatie Nafase Regionaal 90 minuten
21 Informatiemanager team Bevolkingszorg Regionaal 60 minuten
22 Voorzitter team Bevolkingszorg Regionaal 90 minuten
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel I (versie 2.0) - 15
Bijlage 3 – Instructie taakkaarten
Instructie voor diegene die de taakkaart uitreikt. Dit is veelal het Hoofd Actiecentrum of de Teamleider:
●● Vraag of de medewerker persoonlijk betrokken is;
●● Vertel wat er is gebeurd;
●● Vraag welke dagelijkse functie de medewerker vervult en waar hij/zij goed in is kijkend naar de
competenties;
●● Geef aan dat de medewerker nu door de crisisorganisatie wordt aangestuurd en niet door de dagelijkse
leiding
●● Vertel naar welke locatie de medewerker moet.
●● Houd rekening met de lokale (on)bekendheid.
●● Houd rekening met dat medewerkers mogelijk beperkt zijn opgeleid
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel II Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep deel Bevolkingszorg in de crisisbeheersing ..........................................................3
1.3 Positie Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ..............................................................................................4
1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5
1.5 Opbouw deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie .................................................................................5
2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ...................................................................................................6
2.2 Locatie deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie ..................................................................................6
2.3 Voorbereiding middelen .........................................................................................................................................6
3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Officier van Dienst Bevolkingszorg in het CoPI ............................................................................................7
3.2 Team Bevolkingszorg ..............................................................................................................................................8
3.3 Sectie Bevolkingszorg in het ROT .......................................................................................................................9
3.4 Functionarissen GBT ...............................................................................................................................................10
3.5 Strategisch adviseur Bevolkingszorg ...............................................................................................................10
4 Ná de crisis .....................................................................................................................................................................11
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen .......................................................................................... 12
Bijlage 2 – Lokale voorbereiding middelen ........................................................................24
Inhoudsopgave deel II
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 3
1 Algemeen
1.1 Inleiding
Dit deel ‘Bevolkingszorg in de crisisorganisatie’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en
een uitwerking van het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU).
1.2 Doel en doelgroep deel Bevolkingszorg in de crisisbeheersing
Het doel van dit deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie is het weergeven van de organisatie
van Bevolkingszorg in de hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie. Ondanks dat het team
Bevolkingszorg een team is dat zich enkel op de processen van Bevolkingszorg richt, valt zij onder de
hoofdstructuur van de crisisbeheersingsorganisatie conform de Wet Veiligheidsregio’s. De doelgroep
van dit deel zijn alle bevolkingszorgfunctionarissen die een functie hebben in de hoofdstructuur van de
crisisorganisatie en die een rol vervullen vóór, tijdens en/of ná de crisis.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
1.3 Positie Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
Dit deel betreft de beschrijving van de volgende functionarissen/onderdelen in de crisisorganisatie:
Figuur 1. Organogram Bevolkingszorg in de crisisorganisatie.
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Uitvoerend personeel
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 5
1.4 Uitgangspunten
De verantwoordelijkheden binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing zijn bij één persoon
belegd. De burgemeester (indien het GRIP IV is, heeft de voorzitter van de veiligheidsregio het opper-
bevel) heeft het opperbevel in geval van een ramp, crisis of van ernstige vrees voor het ontstaan
daarvan. Diegenen die aan de bestrijding van een crisis deelnemen staan onder zijn bevel. Het team
Bevolkingszorg coördineert de bevolkingszorgprocessen.
1.5 Opbouw deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
Het deel bestaat uit drie hoofdstukken:
Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het
Bevolkingszorg ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.
Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en de activiteit moet worden opgestart, dan is het
hoofdstuk “Tijdens de crisis” van toepassing. In dit hoofdstuk staat de informa-
tie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen.
Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van Bevolkingszorg in de hoofdstructuur van de
crisisorganisatie zorg ná de acute fase van een crisis. De overgang naar de dage-
lijkse organisatie is beschreven.
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
2 Vóór de crisis
2.1 Doel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
Bevolkingszorg omvat alle activiteiten die de gemeente dient te ondernemen om te voorzien in de
wettelijke plicht die zij hebben richting de bevolking. Dit omvat crisiscommunicatie, publieke zorg en
Preparatie Nafase.
2.2 Locatie deel Bevolkingszorg in de crisisorganisatie
De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering van dit draaiboek zoals aangegeven in de bijlage
dient lokaal en of regionaal beschikbaar (digitaal en analoog) te zijn.
2.3 Voorbereiding middelen
Bijlage 3 betreft een overzicht van de gewenste middelen die in de gemeente dienen te worden
voorbereid.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 7
3 Tijdens de crisis
De crisisorganisatie kent drie verschillende niveaus met voor ieder niveau een sturend team. Dit zijn de
volgende niveaus en teams:
●● Strategisch niveau: GBT of RBT
●● Tactisch niveau: ROT – Team Bevolkingszorg
●● Operationeel niveau: CoPI – Actiecentra gemeenten
In dit deel worden de functies binnen Bevolkingszorg in de hiervoor genoemde teams beschreven.
Hieronder volgt geen volledige beschrijving van de teams op het team Bevolkingszorg na. Een beschrij-
ving van de betreffende teams met de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is de te vinden
in het RCP VRU.
3.1 Officier van Dienst Bevolkingszorg in het CoPI
De OvD Bz is een lokale kernfunctionaris die door iedere gemeente (al dan niet intergemeentelijk)
beschikbaar wordt gesteld voor betreffende verzorgingsgebied. De OvD Bz coördineert de bevolkings-
zorgactiviteiten vanuit het COPI nabij de plaats van het incident.
Taken ●● deelnemen aan het CoPI;
●● zorgen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen en de gemeentelijke
functionarissen;
●● zorgen voor de overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie;
●● zorg dragen voor overdracht van taken naar team Bevolkingszorg/ sectie Bevolkingszorg in ROT bui-
ten het brongebied bij afschalen.
Alarmering en opkomst●● OvD Bz wordt gealarmeerd door de meldkamer;
●● OvD Bz dient binnen 30 minuten na alarmering ter plaatse te zijn;
●● De opkomstlocatie wordt bij de alarmering bekend gemaakt.
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Inzet regionale piketfunctionarissenDe OvD Bz kan regionale piketfunctionarissen alarmeren. De rol van de OvD Bz t.o.v. de alarmering en
informeren van de regionale piketfunctionarissen is als volgt:
De OvD Bz bepaalt in overleg met de gemeentesecretaris of de regionale piketfunctionarissen worden
ingezet en informeert de HS Bz.
Als de beheersing van een crisis de afronding nadert en er geen directe operationele aansturing meer
nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begonnen.
Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Voor de
beslissingen en de wijze van afschalen wordt het RCP gevolgd.
Een kwalificatieprofiel (nadere uitwerking van de functie) van OvD Bz vindt u in bijlage 1.
Een gemeente kan er voor kiezen om de OvD Bz mandaat te verlenen voor een aantal taken.
3.2 Team Bevolkingszorg
Het Team Bevolkingszorg (TBz) verzorgt de coördinatie van de uitvoering van de gemeentelijke proces-
sen ten tijde van een ramp of crisis. Het TBz wordt actief bij 2 of 3 processen. In het TBz wordt alle
relevante informatie over de uitvoering van de gemeentelijke processen verzameld en gedeeld met de
betrokken gemeentelijke teams en het Regionaal Operationeel Team. Gevraagd en ongevraagd worden
adviezen gegeven aan de sectie Bevolkingszorg ROT over in te zetten gemeentelijke acties.
SamenstellingEen team Bevolkingszorg bestaat uit de volgende functionarissen:
●● voorzitter team Bevolkingszorg (regionale piketfunctionaris) Zie voor een uitwerking van deze functie
het kwalificatieprofiel in bijlage I
●● hoofd actiecentrum crisiscommunicatie (regionale piketfunctionaris)
●● hoofd publieke zorg (regionale piketfunctionaris)
●● hoofd preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)
●● Informatiemanager team Bevolkingszorg (regionale piketfunctionaris). Zie voor een uitwerking van
deze functie het kwalificatieprofiel in bijlage I
●● hoofd ondersteuning (lokale functionaris)
De voorzitter kan de bezetting uitbreiden met functionarissen die hij voor het uitvoeren van de taak
nodig vindt.
Taken●● coördineren van de uitvoering van de processen crisiscommunicatie, publieke zorg en preparatie
nafase en de processen informatiemanagement en ondersteuning binnen Bevolkingszorg;
●● afstemmen en adviseren van het Hoofd Sectie (HS Bz)/ liaison gemeente in het ROT;
●● informeren van de strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT;
●● afstemmen met de OvD Bz in het CoPI.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 9
Inzet Regionale piketfunctionarissenBehoefte aan inzet van de regionale piketfunctionarissen kan worden gesignaleerd naar de OvD Bz en/
of liaison gemeente ROT. Die zal op zijn beurt de inzet bespreken met de gemeentesecretaris van de
getroffen gemeente.
Het oproepen van een Team Bevolkingszorg wordt zoals eerder beschreven niet aan een GRIP-fase
gekoppeld om flexibele inzet mogelijk te houden.
Als de inzet van regionale piketfunctionarissen in meerdere gemeenten tegelijk wordt gevraagd,
overlegt de HS Bz met de vragende gemeenten. Indien er geen consensus wordt bereikt, beslist de
Operationeel Leider(OL). De OL beslist aan de hand van het incident of 1 teambevolkingszorg voor
meerdere gemeenten werkzaamheden verricht, of dat er meerdere TBz worden ingezet.
Informatiemanagement Het Team Bevolkingszorg zal, net als de andere crisisteams, gebruikmaken van het Landelijk Crisis
managementsysteem (LCMS). De informatiemanager TBz wordt door de actiecentra voorzien van
informatie die van belang is voor de uitvoering van het proces. De informatiemanager TBz zet deze
informatie in het LCMS. Een nadere uitwerking van informatiemanagement Team Bevolkingszorg staat
beschreven in “Procesbeschrijving Informatiemanagement”. Dit maakt daarom geen onderdeel uit van
dit Handboek Bevolkingszorg.
Alarmering en opkomst●● De opkomsttijd van het team Bevolkingszorg is 90 minuten. Het Hoofd actiecentrum crisiscommuni-
catie (lid van het TBz) begint met de werkzaamheden binnen 30 minuten.
●● De opkomstlocatie is de aangewezen ruimte voor het team Bevolkingszorg in de getroffen gemeente.
3.3 Sectie Bevolkingszorg in het ROT
De sectie Bz is een regionaal team (inclusief een liaison vanuit de getroffen gemeente(n). De sectie Bz
coördineert de bevolkingszorgactiviteiten vanuit de sectie Bz ROT.
Samenstelling●● Hoofd Sectie Bevolkingszorg;
●● Procesbewaker Bevolkingszorg;
●● Liaison Gemeente.
Een nadere uitwerking van deze functies vindt u terug in de kwalificatieprofielen in bijlage I.
Taken ●● functioneel aansturen van Team(s) Bevolkingszorg;
●● coördineren van de activiteiten op het gebied van Bevolkingszorg;
●● afstemmen van de activiteiten met de getroffen gemeente, brandweer, GHOR, politie of andere
betrokken partijen voor de uitvoering van de besluiten van het ROT;
●● lokale kennis aanleveren bij het ROT zoals bestuurlijke en politieke gevoeligheden die bijdragen
aan de advisering van de burgemeester door de Operationeel Leider;
●● aansturen van bevolkingszorgprocessen van de OvD Bz, zover die niet op de plaats incident spelen;
●● bevolkingszorgprocessen (zover nodig) opstarten en aansturen voor zover de aansturing niet is over-
gedragen aan het Team Bevolkingszorg;
●● opdrachten geven en adviezen vragen aan het Team Bevolkingszorg;
●● de afstemming bewaken van de gemeentelijke crisisprocessen op de andere processen;
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
●● logboek bijhouden en overzicht houden van de voortgang van de Bevolkingszorgactiviteiten. De
resultaten bewaken en indien nodig terugkoppelen in het ROT;
●● contact houden met de andere onderdelen van de Bevolkingszorg op strategisch en operationeel
niveau;
●● afstemmen over crisiscommunicatie met Communicatieadviseur ROT.
Alarmering en opkomst●● De opkomsttijd van de sectie Bevolkingszorg is 60 minuten. (m.u.v. HS Bz, 45 min)
●● De opkomstlocatie van de sectie is het ROT
3.4 Functionarissen GBT
In het GBT zitten de volgende functies ten behoeve van bevolkingszorg:
●● Procesbewaker GBT
●● Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Een nadere uitwerking van deze functies kunt u terugvinden in bijlage 1 Kwalificatieprofielen.
3.5 Strategisch adviseur Bevolkingszorg
De strategisch adviseur Bevolkingszorg is een lokale kernfunctionaris die door iedere gemeente
beschikbaar wordt gesteld voor de betreffende gemeente. Deze functie wordt veelal ingevuld door de
gemeentesecretaris.
Taken●● adviseren en ondersteunen van de burgemeester in zijn rollen als beslisser, bestuurder, boegbeeld
en burgervader;
●● geïnformeerd blijven over voortgang Bevolkingszorg en personele capaciteitsinzetten van regionale
functionarissen;
●● bewaken continuïteit van de reguliere dagelijkse organisatie.
Alarmering en opkomst●● De strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT wordt gealarmeerd door de OvD Bz;
●● De strategisch adviseur Bevolkingszorg dient binnen 60 minuten in het GBT van de getroffen
gemeente te zijn. Dit is veelal het gemeentehuis.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 11
4 Ná de crisis
Op het moment dat de afronding van de acute fase voorbij is dient er te worden overgedragen naar
de dagelijkse organisatie ten behoeve van de nafase. De regie op de nafase ligt te allen tijde bij de
getroffen gemeente.
Een onderdeel van deze overgang naar de nafase is de evaluatie van een incident. Een evaluatie kan
verschillende doelstellingen hebben maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisor-
ganisatie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid
“Evalueren in de VRU” worden uitgevoerd.
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen
Kwalificatieprofiel OvD Bevolkingszorg
Kerntaken
De OvD Bevolkingszorg heeft de volgende kerntaken
1. Deelnemen aan het CoPI en de advisering aan de Leider CoPI
2. Zorgdragen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeente-
lijke functionarissen in het inzetgebied CoPI
3. Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie
Positionering
●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de Leider CoPI
●● Geeft de Leider CoPI gevraagd en ongevraagd advies
Criteria
Competenties
●● Analytisch
●● Coördinerend
●● Daadkrachtig
●● Politiek- bestuurlijk inzicht
Instroom eisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 13
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Deelnemen aan het CoPI en de advisering aan de leider CoPI
Werkzaamheden
De Officier van Dienst - Bevolkingszorg:
●● Haalt en brengt actief informatie
●● Levert input aan het CoPI
●❍ Neemt deel aan de vergaderingen van het CoPI.
●❍ Informeert het CoPI over (de voortgang van) de Bevolkingszorg en draagt daarmee bij aan de realisatie
aan het totaalbeeld.
●● Interpreteert en analyseert:
●❍ Vormt met de deelnemers aan het CoPI een gemeenschappelijk beeld van het incident en draagt bij
aan oordeelsvorming en besluitvorming.
●❍ Analyseert de betekenis van de scenario-ontwikkelingen in relatie tot de aspecten van de Bevolkings-
zorg.
●● Adviseert:
●❍ Adviseert gevraagd en ongevraagd de Leider CoPI en de andere leden van het CoPI over aspecten van
Bevolkingszorg in relatie tot de andere zorgonderdelen.
●❍ Draagt bij aan de formulering van adviezen aan het ROT, mede vanuit een bestuurlijke invalshoek.
●❍ Levert vanuit zijn monodisciplinaire verantwoordelijkheid de bouwsteen aan voor het evalueren van
het multidisciplinaire optreden.
Kerntaak 2: Zorgdragen voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeentelijke functionarissen in het inzetgebied CoPI
Werkzaamheden
De Officier van Dienst – Bevolkingszorg
●● Alarmeert relevante betrokken functionarissen van de Bevolkingszorg.
●❍ Leidt de operationele processen Bevolkingszorg in het inzetgebied CoPI.
●❍ Is contactpersoon op de plaats incident voor:
●■ gemeentelijke medewerkers ter plaatse;
●■ het ROT / Sectie Bevolkingszorg (vanaf GRIP 2).
●● Maakt afspraken met de overige disciplines om een veilige werkomgeving voor de gemeentelijke functio-
narissen te borgen.
●● Bewaakt de voortgang en rapporteert hierover aan de leider CoPI en het ROT / Sectie Bevolkingszorg.
Kerntaak 3: Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie
Werkzaamheden
De Officier van Dienst – Bevolkingszorg
●● Rondt de eigen werkzaamheden op het plaats incident af en draagt lopende zaken over aan de reguliere
gemeentelijke organisatie.
●● Blijft contactpersoon voor de leden CoPI of draagt dit over aan een functionaris binnen de reguliere ge-
meentelijke organisatie.
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Voorzitter team Bevolkingszorg
Kerntaken
De voorzitter van het team Bevolkingszorg heeft de volgende taken:
1. Aansturing van het team bevolkingszorg en het zorgen voor een snelle en gecoordineerde inzet van de
gemeentelijke processen en andere gemeentelijke taken.
Criteria
Competenties●● Politiek, bestuurlijk inzicht
●● Leiderschap
●● Gericht op samenwerking
●● Stressbestendig
●● Communicatief
●● Reflectief
●● Besluitvaardig
●● Analytisch
●● Daadkrachtig
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving
●● Ervaring met het aansturen van complexe processen
●● Minimaal 5 jaar ervaring in een gemeente, bij voorkeur met affiniteit met crisisbeheersing
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 15
Uitwerking kerntaken
Werkzaamheden
De voorzitter team Bevolkingszorg
Kerntaak 1: Aansturing van het team Bevolkingszorg; ●● Ontwikkelt op adequate wijze, in samenspraak met het team Bevolkingszorg, een tactisch plan voor de
Bevolkingszorg
●● geeft leiding en stuurt de hoofden taakorganisaties, die deel uitmaken van het team Bevolkingszorg, aan.
●● Zet taken binnen het team Bevolkingszorg weg en bewaakt de voortgang hiervan. Daar waar nodig stuurt
hij de processen bij;
●● Vertaalt de doelstellingen en de door het GBT en RBT vastgestelde uitgangspunten en tolerantiegrenzen
naar de gemeentelijke organisatie en informeert de leden van het team Bevolkingszorg hierover;
●● Verzamelt en analyseert de informatie en besluiten vanuit het ROT en de hoofden taakorganisaties en
bepaalt de risico’s voor de Bevolkingszorg;
●● draagt zorg voor het opstellen van voortgangs- en afwijkingsrapportages en laat besluiten nauwgezet
vastleggen;
●● evalueert met het team Bevolkingszorg de acties m.b.t. de Bevolkingszorg.
●● preseneert in samenwerking met de Informatiemanager het totaalbeeld;
●● zet opdrachten van het ROT uit bij de leden van het Team Bevolkingszorg
●● Informeert periodiek gevraagd en ongevraagd het HS Bz in het ROT;
●● Vraagt zo nodig bijstand aan via het HS Bz in het ROT
16 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Hoofd Sectie Bevolkingszorg
Kerntaken
De HS Bevolkingszorg heeft de volgende kerntaken
1. Zorgdragen voor de organisatie en uitvoering van de bevolkingszorg (incl. leidinggeven aan de
StafsectieBevolkingszorg)
2. Deelnemen aan het Regionaal Operationeel Team (ROT)
3. Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s)
Positionering
●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de Operationeel Leider
●● Geeft de Operationeel Leider CoPI gevraagd en ongevraagd advies
Criteria
Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht
●● Analytisch
●● Communicatief
●● Daadkrachtig
●● met leiderschap
●● (Gericht op samenwerken)
Instroomeisen●● WO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met een politiek/ bestuurlijke omgeving
●● Ervaring met het aansturen van complexe processen
●● Kennis van procesmanagement
●● Stressbestendig handelen
Uitwerking Kerntaken
Kerntaak 1: Zorgdragen voor de organisatie en uitvoering van de Bevolkingszorg (incl. leidinggeven aan de Stafsectie Bevolkingszorg)
Werkzaamheden
Het Hoofd Sectie Bevolkingszorg:
●● Organiseert de Bevolkingszorg:
●❍ Ontwikkelt op adequate wijze, in samenspraak met de Stafsectie Bevolkingszorg, een strategisch plan
voor de bevolkingszorg.
●❍ Laat, afhankelijk van de aard van het grootschalig optreden, de verschillende Hoofden actiecentra op-
roepen en stelt de Stafsectie Bevolkingszorg samen.
●❍ Geeft leiding aan de Bevolkingszorg:
●❍ Geeft leiding aan de Stafsectie Bevolkingszorg.
●❍ Stuurt de Hoofden actiecentra, die deel uitmaken van de Stafsectie Bevolkingszorg, aan.
●❍ Verdeelt en delegeert taken binnen de Stafsectie Bevolkingszorg en houdt het overzicht op de uitvoering.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 17
Uitwerking Kerntaken
●● Analyseert, draagt zorg voor informatie-uitwisseling en stemt af over verloop en acties:
●❍ Haalt en brengt actief informatie.
●❍ Vertaalt de doelstellingen en de door het GBT of RBT vastgestelde uitgangspunten en tolerantiegren-
zen naar de gemeentelijke organisatie en informeert de leden in de Stafsectie Bevolkingszorg hierover.
●❍ Verzamelt en analyseert de informatie vanuit ROT en Hoofden Taakorganisatie en bepaalt de risico’s
voor de Bevolkingszorg.
●❍ Geeft de juridische en operationele kaders van de Stafsectie Bevolkingszorg aan en informeert de staf-
leden over relevante zaken.
●❍ Laat zich informeren door de Stafsectie Bevolkingszorg en stemt werkzaamheden af.
●❍ Stemt, in geval van een opschaling van GRIP 1 naar een hoger GRIP-niveau, de stand van zaken en
lopende acties af met de Officier van Dienst - Bevolkingszorg in het CoPI.
●❍ Geeft leiding aan de monodisciplinaire beeld-, oordeels- en besluitvorming.
●● Evalueert, adviseert en bewaakt de kwaliteit:
●❍ Houdt op afstand het overzicht op het operationele proces, vormt zich een continu beeld en oordeel
over de Bevolkingszorg en stuurt waar nodig processen bij.
●❍ Beoordeelt het totaalbeeld en formuleert op basis daarvan adviezen in de richting van de Stafsectie
Bevolkingszorg.
●❍ Draagt zorg voor het opstellen van strategische voortgangs- en afwijkingsrapportages en laat besluiten
nauwgezet vastleggen.
Evalueert met de Stafsectie Bevolkingszorg de acties m.b.t. de Bevolkingszorg en draagt zorg voor de im-
plementatie van de verbeterpunten.
Kerntaak 2: Deelnemen aan het Regionaal Operationeel Team (ROT)
Werkzaamheden
Het Hoofd Sectie Bevolkingszorg:
●● Haalt en brengt actief informatie.
●● Levert input aan het ROT:
●❍ Neemt deel aan de vergaderingen van het ROT.
●❍ Informeert het ROT op hoofdlijnen over (de voortgang van) de Bevolkingszorg en draagt daarmee bij
aan de realisatie aan het totaalbeeld.
●● Interpreteert en analyseert:
●❍ Vormt met de deelnemers aan het ROT een gemeenschappelijk beeld van het incident en draagt bij
aan oordeelsvorming en besluitvorming.
●❍ Analyseert de betekenis van de scenario-ontwikkelingen in relatie tot de aspecten van de Bevolkings-
zorg.
●● Adviseert:
●❍ Adviseert gevraagd en ongevraagd de Operationeel Leider en de andere leden van het ROT over as-
pecten van bevolkingszorg in relatie tot de andere zorgonderdelen.
●❍ Draagt bij aan de formulering van de beleidsadviezen aan het GBT/RBT, mede vanuit een bestuurlijke
invalshoek.
●❍ Levert vanuit zijn monodisciplinaire verantwoordelijkheid de bouwsteen aan voor het evalueren van
het multidisciplinaire optreden.
Kerntaak 3: Zorgdragen voor overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s)
Werkzaamheden
Het Hoofd Sectie Bevolkingszorg:
●● Draagt zorg voor de voorwaardenscheppende aspecten en overdracht van alle benodigde informatie
m.b.t. Bevolkingszorg naar de reguliere gemeentelijke organisatie(s) voordat er afgeschaald wordt.
18 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Procesbewaker sectie Bevolkingszorg
Kerntaken
De procesbewaker sectie BZ in het ROT heeft de volgende kerntaken:
1. Ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen
2. Bewaakt de rolvastheid van de Sectie, binnen het ROT, maar ook in relatie tot de andere teams (CoPI,
Team Bevolkingszorg, GBT)
3. Controleert bij op- en afschaling het geordend starten en beëindigen van gemeenteprocessen, het over-
dragen van taken aan de nazorgorganisatie en het borgen van alle lopende acties
4. Vult het tabblad Bevolkingszorg in het Landelijk Crisis Management Systeem”
Positionering
●● Ontvangt leiding van HS Bz.
●● Werkt samen met liaison Bevolkingszorg ROT.
Criteria
Competenties●● Analytisch
●● Accuraat
●● Communicatief
●● Gericht op samenwerken
●● Stressbestendig
Instroomeisen●● HBO denk- en werkniveau
●● Minimaal 2 jaar relevante ervaring binnen een gemeente, bij voorkeur affiniteit met crisisbeheersing
●● kan binnen 1 uur na alarmering het ROT aanwezig zijn
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen ●● Adviseert de Sectie Bevolkingszorg gevraagd en ongevraagd
Kerntaak 2: bewaakt de rolvastheid van de Sectie, binnen het ROT, maar ook in relatie tot de andere teams (CoPI, Team Bevolkingszorg, GBT)●● Bewaakt de voortgang van activiteiten op het gebied van Bevolkingszorg en houdt hiervoor contact met
de OvD Bevolkingszorg, voorzitter team bevolkingszorg en leidinggevende bevolkingszorg in het GBT.
Kerntaak 3: controleert bij op- en afschaling het geordend starten en beëindigen van gemeentepro-cessen, het overdragen van taken aan de nazorgorganisatie en het borgen van alle lopende acties●● Bewaakt de alarmering van de relevante betrokken functionarissen in de gemeentelijke processen;
●● Bewaakt de voortgang en ‘open eindjes’ ten aanzien van de gemeentelijke processen voordat afschaling
plaatsvindt.
●● Zorgt ervoor dat de taken van de Sectie Bevolkingszorg worden afgerond danwel dat doorlopende activi-
teiten eventueel worden overgedragen aan de reguliere organisatie;
Kerntaak 4: Vult het tabblad Bevolkingszorg in het Landelijk Crisis Management Systeem”
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 19
Kwalificatieprofiel Liaison Gemeente ROT
Kerntaken
De liaison Gemeente ROT heeft de volgende kerntaken:
1. de sectie Bevolkingszorg ROT voorzien van lokale kennis over de getroffen gemeente(n); (Betreffende
infrastructuur/ actuele lokale bestuurlijke aandachtspunten)
2. ondersteunt het Hoofd Sectie Bevolkingszorg op processen;
3. overlegt verzoeken voor bijstand (ingevuld door regionale functionarissen) met het hoofd sectie gemeen-
te en/of de gemeentesecretaris van de getroffen gemeente. (dit kan ook door de OvD Bevolkingszorg
gebeuren)
4. verzoekt de meldkamer specifieke regionale functionarissen te alarmeren
Positionering
●● Ontvangt leiding van het hoofd sectie Bevolkingszorg in het ROT
Criteria
Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht
●● Kennis lokale infrastructuur
●● Beeld van gevestigde ondernemers en organisaties (bedrijven/zorginstellingen etc.)
Instroomeisen●● HBO denk- en werkniveau
20 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Procesbewaker GBT
Kerntaken
De procesbewaker GBT heeft de volgende kerntaken:
●● De advisering van de burgemeester over openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing
●● Het bijstaan en adviseren van de Leidinggevende Bevolkingszorg op het punt van bevolkingszorgproces-
sen
●● Bewaakt de rolvastheid van het GBT, binnen het team, maar ook in relatie tot de andere teams.
Positionering
●● Ontvangt leiding van de voorzitter van het GBT
Criteria
Competenties●● Politiek bestuurlijk inzicht
●● Analytisch
●● Communicatief
●● Reflectief
●● Gericht op samenwerken
Instroomeisen●● HBO denk- en werkniveau
●● Kennis van Crisisbeheersing, Openbare Orde en Veiligheid
●● Minimaal 2 jaar relevante ervaring binnen een gemeente
●● Inzicht in juridische belangen en risico’s
●● Kan binnen 1 uur na alarmering op de GBT-locatie van de Utrechtse gemeente zijn.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 21
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: de advisering van de burgemeester over openbare orde, veiligheid en crisisbeheer-sing
Werkzaamheden
●● Adviseert de burgemeester en het GBT vanuit een monodisciplinaire achtergrond met een multidisciplinai-
re blik op het gebied van openbare orde, veiligheid en crisisbeheersing.
●● Draagt bij aan multidisciplinaire besluitvorming
Kerntaak 2: het bijstaan en adviseren van de Leidinggevende Bevolkingszorg op het punt van bevolkingszorgprocessen
Werkzaamheden
●● Adviseert de leidinggevende Bevolkingszorg ten aanzien van gemeentelijke crisisbeheersing.
Kerntaak 3: bewaakt de rolvastheid van het GBT, binnen het team, maar ook in relatie tot de andere teams.
Werkzaamheden
●● Bewaakt de voortgang van activiteiten van het team.
●● Spreekt teamleden aan wanneer zij zich buiten hun rol begeven.
22 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Bevolkingszorg GBT
Kerntaken
●● Adviseert en ondersteunt van de burgemeester in zijn rollen als beslisser, bestuurder, boegbeeld en bur-
gervader;
●● Geïnformeerd blijven over voortgang Bevolkingszorg en personele capaciteitsinzetten van regionale func-
tionarissen;
●● Bewaakt continuïteit van de reguliere dagelijkse organisatie.
●● is eindverantwoordelijke voor de afstemming tussen de gemeentelijke processen in de betrokken ge-
meente;
●● is voor leden van het beleidsteam het aanspreekpunt voor Bevolkingszorg.
Positionering
●● Ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de burgemeester
Criteria
Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht
●● Onafhankelijk
●● Analyseren
●● Samenwerken
●● Communiceren
●● Overtuigen daadkracht
●● Stressbestendig handelen
Instroomeisen●● WO werk- en denkniveau;
●● Werkzaam als gemeentesecretaris;
●● Kan binnen 60 minuten na alarmering in betreffende gemeentehuis zijn.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0) - 23
Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Bevolkingszorg RBT
Kerntaken
●● bestuurlijk adviseur van de Voorzitter van de Veiligheidsregio in het RBT ten aanzien van beleidsbeslis-
singen en de coördinatie van de gemeentelijke crisisbeheersing.
●● eindverantwoordelijk voor de afstemming tussen de gemeentelijke processen in de betrokken gemeen-
ten.
●● klankbord voor de gemeentesecretarissen in de betrokken gemeenten ten aanzien van de gemeentelijke
crisisbeheersing.
Positionering
●● Ontvangt operationele leiding van de voorzitter van de veiligheidsregio
Criteria
Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht
●● Onafhankelijk
●● Analyseren
●● Samenwerken
●● Communiceren
●● Overtuigen
●● Daadkracht
●● Stressbestendig handelen
24 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel II (versie 2.0)
Bijlage 2 – Lokale voorbereiding middelen
OvD Bz Het verschaffen en beheren van de middelen voor de OvD Bz is een (inter)gemeentelijke verantwoorde-
lijkheid. Om de functie van OvD Bz te vervullen zijn de volgende middelen wenselijk.
●● Hesje, mobiele telefoon, notitiemiddelen, lokale informatie (planvorming/ gemeenteplattegrond,-gids
etc.)
Team Bz Het verschaffen en beheren van de middelen voor het team Bevolkingszorg is een lokale gemeentelijke
verantwoordelijkheid
●● Overlegruimte met AV-middelen
●● Laptop/PC t.b.v. informatiemanagement
●● Flipover en kantoorartikelen
Sectie Bz ROT Het verschaffen en beheren van de middelen voor de sectie Bz ROT is een regionale
verantwoordelijkheid.
●● 2 werkplekken
●● PC’s, kantoorartikelen
GBTHet verschaffen en beheren van de middelen voor het GBT is een lokale verantwoordelijkheid.
●● Overlegruimte met AV-middelen
●● Laptop/PC t.b.v. informatiemanagement
●● Flipover en kantoorartikelen
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel III Crisiscommunicatie
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding ........................................................................................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep deel Crisiscommunicatie ..................................................................................................3
1.3 Positie proces .............................................................................................................................................................4
1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5
1.5 Opbouw draaiboek ...................................................................................................................................................6
2 Voor de crisis .................................................................................................................................................................. 72.1 Doel crisiscommunicatie .........................................................................................................................................7
2.2 Locatie draaiboek ......................................................................................................................................................7
2.3 Voorbereiding middelen .........................................................................................................................................7
2.4 Voorbereiding op een ramp of crisis .................................................................................................................8
3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 93.1 Procesbeschrijving crisiscommunicatie .............................................................................................................9
3.2 Grip ................................................................................................................................................................................10
3.3 Organisatie proces ................................................................................................................................................. 11
3.4 Procesbeschrijving omgevingsanalyse ............................................................................................................14
3.5 Communicatiemiddelen en mandaat ...............................................................................................................15
4 Na de crisis .................................................................................................................................................................... 164.1 Afschalen ....................................................................................................................................................................16
4.2 Taak Incidentgemeente .........................................................................................................................................16
4.3 Rol Team Communicatie .......................................................................................................................................17
4.4 Evaluatie......................................................................................................................................................................17
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen hardpiket .......................................................................... 18
Bijlage 2 – Taakkaarten ......................................................................................................58
Bijlage 3 – Checklist eigen organisatie ............................................................................. 109
Bijlage 4 – Contactgegevens media en partners .............................................................. 110
Bijlage 5 – Logboek ...........................................................................................................111
Bijlage 6 – Format omgevingsanalyserapport ................................................................... 112
Inhoudsopgave deel III
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 3
1 Algemeen
1.1 Inleiding
Dit deel ‘crisiscommunicatie’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van
het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Een belangrijk onderdeel van het RCP, is
het onderwerp crisiscommunicatie en verwanteninformatie. Deze onderwerpen worden in dit draaiboek
verder uitgewerkt, als onderdeel van de kolom Bevolkingszorg.
1.2 Doel en doelgroep deel Crisiscommunicatie
Het doel van dit deel Crisiscommunicatie is het weergeven van Crisiscommunicatie in de hoofdstructuur
van de crisisbeheersingsorganisatie. De doelgroep van dit deel zijn alle functionarissen die een rol
vervullen vóór, tijdens en ná de crisis in crisiscommunicatie en verwanteninformatie.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
1.3 Positie proces
Dit proces betreft de beschrijving van de volgende functionarissen van crisiscommunicatie in de
crisisorganisatie:
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Uitvoerend personeel
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 5
1.4 Uitgangspunten
1.4.1 Visiedocument crisiscommunicatieHet visiedocument beoogt de doorontwikkeling van crisiscommunicatie binnen de Veiligheidsregio
Utrecht en is opgesteld samen met de betrokken gemeenten. Het algemeen bestuur van de VRU heeft
het visiedocument in januari 2013 voor kennisgeving aangenomen en verzocht tot nadere uitwerking in
het RCP, bevolkingszorg op orde en het draaiboek.
In het visiedocument is bepaald dat, ongeacht het type crisis, in essentie drie doelen centraal staan
om te voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte. Deze drie doelen kennen andere uitgangs-
punten en andere voedingsbronnen. Het is dan ook belangrijk om ze goed op elkaar af te stemmen:
●● Informatievoorziening: het verstrekken van algemene informatie voor zover die informatie betrekking
heeft op feiten en omstandigheden gerelateerd aan de crisissituatie. Informatie over verantwoorde-
lijkheden, taken en werkzaamheden van de diverse actoren binnen de crisisorganisatie. Het streven
naar maximale openheid.
●● Betekenisgeving: het duiden van de crisissituatie en die in breder perspectief plaatsen. Daarbij
wordt aangesloten bij de gevoelens die onder (groepen in) de samenleving leven waarbij empathie
tonen een cruciale rol speelt. Het doel betekenisgeving ligt nadrukkelijk bij de burgemeester, waar
de rol van burgervader voor is weggelegd. Van belang is het vinden van een evenwicht tussen ratio
en emotie. Ook het benoemen van dilemma’s en het kunnen relativeren maar erkennen van de
gepercipieerde situatie is hierin belangrijk.
●● Schadebeperking: het geven van instructies die gericht zijn op het beperken van (gezondheids- of
materiële) schade voor (groepen in) de samenleving. Het stimuleren van de zelfredzaamheid en de
onderlinge hulpverlening. Het helder communiceren van de mogelijke risico’s die aan het incident of
de crisis verbonden zijn. Daarnaast het richting geven aan het gedrag van (groepen in) de samen-
leving. Dit om maatregelen van de overheid effectief te maken en/of om verstoring of hinder van
maatregelen van de incidentbestrijding tegen te gaan.
1.4.2 Grip onafhankelijke inzetRampen en crises worden opgeschaald volgens de GRIP-fasen. Voor communicatie echter, kan een
incident heel groot zijn qua inzet en impact, terwijl het incident of de crisis een lage GRIP fase kent
(bijvoorbeeld nul of 1). Het proces van crisiscommunicatie moet daarom niet afhankelijk zijn van een
(officiële) grip-afkondiging. Bij de crisiscommunicatie staat de maatschappelijke informatiebehoefte
voorop. Deze behoefte wordt onder andere inzichtelijk gemaakt door het proces van de omgevingsana-
lyse en die kan de aanleiding geven om het proces van crisiscommunicatie op te schalen. Dat betekent
dat (onderdelen van) het proces crisiscommunicatie volledig operationeel kan zijn in een – officiële –
grip 0/1 situatie. Belangrijk is om dit af te stemmen met de burgemeester in de gemeente, wat is zijn/
haar verwachtingen tov crisiscommunicatie?
1.4.3 VerwanteninformatieHet proces Verwanteninformatie is met de implementatie van het Regionaal Crisisplan een nieuw
onderdeel binnen Crisiscommunicatie.
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
1.5 Opbouw draaiboek
Het draaiboek bestaat uit drie hoofdstukken:
Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het deel-
proces ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.
Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en het deelproces moet worden opgestart, dan raad-
pleegt u hoofdstuk “Tijdens de crisis”.
In dit hoofdstuk staat de informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer
te brengen.
Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces crisiscommunicatie ná de acute
fase van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 7
2 Voor de crisis
2.1 Doel crisiscommunicatie
Het organiseren van crisiscommunicatie voor een crisissituatie.
Op grond van artikel 46.2 van de Wet op de Veiligheidsregio’s moet het bestuur van de veiligheidsre-
gio er voor zorgen dat de bevolking informatie wordt verschaft over de rampen en crises die de regio
kunnen treffen, over de maatregelen die zijn getroffen ter voorkoming en bestrijding hiervan en over
de daarbij te volgen gedragslijn.
Burgers die goed op de hoogte zijn van risico’s in hun omgeving voelen zich veiliger en reageren beter
als er een ramp gebeurt. Risicocommunicatie speelt daarop in en is daarmee als proces de voorloper
van crisiscommunicatie.
2.2 Locatie draaiboek
Dit draaiboek is terug te vinden op www.vru.nl. De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering
van dit draaiboek wordt (digitaal en analoog) beschikbaar gesteld in iedere gemeente.
2.3 Voorbereiding middelen
De voorbereidingen van de uitvoering van het proces vindt plaats in de gemeente. Voor de uitvoering
zijn de volgende middelen gewenst:
●● Taakkaarten functionarissen
●● Telefoonlijst intern en extern (print)
●● Opladers mobiele telefoons, tablets etc
●● Logboeken
●● Blanco omgevingsrapportages
Ondersteunende middelen
●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum met werkplekfaciliteiten (incl. accounts) Hou rekening met
de eventuele inzet van de mensen uit de pool.
●● Telefoon- internetverbindingen (met internettoegang tot social media voor omgevingsanalyse)
●● Printer(s)
●● Kantoormateriaal
●● Audiovisuele middelen (tv, radio etc)
●● Pennen, schrijfblokken, markers
●● Kaartmateriaal (papier/digitaal)
●● Naslagwerk, zoals gemeentegids
●● Locatie persconferentie en middelen hiervoor (bijv. geluid)
●● Functiebordjes voor op tafel persconferentie
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
2.4 Voorbereiding op een ramp of crisis
- functies; regionaal en lokaal Tijdens de crisis is het belangrijk dat gemeenten elkaar kunnen ondersteunen. Regionale uniformiteit is
het uitgangspunt daarbij. Voor vijf sleutelfuncties (Communicatieadviseur Copi, communicatieadviseur
ROT, Hoofd actiecentrum crisiscommunicatie, omgevingsanalist, strategisch adviseur crisiscommunicatie
GBT/RBT) in het communicatieproces kan gebruik worden gemaakt van regionaal beschikbare communi-
catiepiketfuncties (hard piket). De overige functies dienen lokaal te worden ingevuld, deels door lokaal
kernteam en deels door mensen uit de organisatie, eventueel aangevuld door mensen uit de regionale
poollijst (zacht piket). De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de functies in de crisis-
communicatie worden regionaal op gelijke wijze ingevuld.
De regionale pool crisiscommunicatie bestaat uit communicatiemedewerkers die werkzaam zijn bij
gemeenten binnen de Veiligheidsregio Utrecht. Om het Actiecentrum Communicatie te vullen zijn
diverse functies noodzakelijk. De deelnemers aan de pool worden specifiek op functie ingedeeld en
opgeleid en getraind (denk aan medewerkers persvoorlichting, publieksvoorlichting, publieksinforma-
tienummer, een redacteur web- en socialmedia, etc.) De getroffen gemeente kan de pool inzetten om
haar actiecentrum te bemensen. Deze inzet van medewerkers gebeurt op basis van zacht piket.
- taakkaarten en kwalificatieprofielenEr is een groot aantal verschillende functies binnen de crisiscommunicatie. Van deze functies zijn in
de bijlage de taakkaarten opgenomen. Deze taakkaarten kunnen tijdens de crisis uitgedeeld worden,
zodat overzichtelijk is wie welke functie uitvoert.
In de voorbereidende fase krijgen de medewerkers binnen de gemeente alvast een crisisfunctie toebe-
deeld. In deze fase moet het lokale kernteam gevuld worden en kan bekeken worden wat de de meest
cruciale functies zijn die bij de start van de crisis met voorrang ingevuld moeten worden.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 9
3 Tijdens de crisis
3.1 Procesbeschrijving crisiscommunicatie
Het doel van crisiscommunicatie tijdens de crisis is het voorzien in de maatschappelijke informatiebe-
hoefte, het geven van relevante informatie, handelingsperspectief en duiding van de crisis.
Crisiscommunicatie is een gemeentelijk proces, waarbij de uitvoering plaatsvindt binnen de gemeente
(tot en met Grip 3) in het actiecentrum crisiscommunicatie. Bij grip 4 wordt een regionaal actiecentrum
opgestart. Naast het actiecentrum crisiscommunicatie is communicatie ook vertegenwoordigd in het
CoPI, ROT en GBT/RBT.
Strategieformuliering IVan buiten naar binnen
BinnenB
uite
n
Omgevings
analyse
Uitvoering
CoördinatieCommuni-
catiestrat.
Resultaat/
effect
Scenario’s en fasering
Van binnen naar buiten
Crisiscommunicatie is een cyclisch proces van analyse, advies en aanpak. De maatschappelijke infor-
matiebehoefte als uitgangspunt, impliceert het belang van omgevingsanalyse. Hiermee wordt de
buitenwereld naar binnen gehaald. Het voedt de formulering van het communicatieadvies en dient als
uitgangspunt voor de te voeren communicatiestrategie.
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
3.2 Grip
Als het GRIP is dan moeten minimaal de volgende functies actief zijn:
GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4
Communicatie-
adviseur Copi
●● Communicatie-
adviseur Copi
●● Communicatie -
adviseur ROT
●● Omgevingsa-
nalist
●● Communicatieadviseur
Copi
●● Communicatieadviseur
ROT
●● Hoofd actiecentrum
crisiscommunicatie *
●● Teamleider pers- &
publieks voorlichting
●● Teamleider analyse en
advies
●● Omgevingsanalist
●● Strategisch adviseur cri-
siscommunicatie GBT/RBT
●● Eventueel: Lokale Com-
municatieadviseur BT
(ter ondersteuning)
●● Communicatieadviseur
Copi
●● Hoofd regionaal actie-
centrum crisiscommu-
nicatie *
●● Omgevingsanalist
●● Strategisch adviseur
crisiscommunicatie RBT
Regionaal beschikbare communicatiepiketfuncties - Hard piketLokaal ingevuld of aangevuld dmv zacht piket (regionale poollijst)
* Het actiecentrum crisiscommunicatie kent verschillende functies, die ingezet kunnen worden
Tijdens een crisis hoeven niet alle functies actief te zijn. Het proces Crisiscommunicatie kan los van
alle andere processen griponafhankelijk (zie 1.4.2) worden opgeschaald. Afhankelijk van het soort
crisis moet bekeken worden welke functies nodig zijn. Sleutelfuncties die (bijna) altijd ingezet moeten
worden, zijn:
●● Omgevingsanalyse
●● Publieksvoorlichting (redactie, opvanglocatie)
●● Persvoorlichting
3.2.1 Bemensing CrisiscommunicatieTijdens de crisis kan een gemeente gebruik maken van de regionale functies, die op hard piket staan.
Voor Crisiscommunicatie zijn dat: omgevingsanalist, hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de
Strategisch Adviseur Crisiscommunicatie. Iedere gemeente kent een lokale kernteam, deze zijn 24/7
bereikbaar en moeten dan ook ingezet worden. De overige functies worden ingevuld door het eigen
personeel of eventueel kan de gemeente gebruik maken van de regionale poollijst Crisiscommunicatie
(zacht piket).
In het BT kan naar eigen behoefte een lokale communicatieadviseur GBT worden in gezet ter onder-
steuning van de Strategisch Adviseur Crisiscommunicatie. Deze heeft lokale kennis en heeft daarmee
een toegevoegde waarde. Deze adviseur hoeft overigens niet dezelfde persoon te zijn als het 24/7
aanspreekpunt communicatie.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 11
3.3 Organisatie proces
Het actiecentrum crisiscommunicatie zorgt voor de uitvoering van crisiscommunicatie. Het actiecen-
trum is onderverdeeld in twee teams: pers- en publieksvoorlichting en analyse en advies. Deze twee
teams kennen een teamleider, die op hun beurt worden aangestuurd door het hoofd actiecentrum
Crisiscommunicatie.
De informatie die het actiecentrum nodig heeft kan komen van het CoPI, ROT en GBT.
Het lokale actiecentrum crisiscommunicatie krijgt informatie (op het gebied van informatiepositie en
schadebeperking) van de communicatieadviseur CoPI (GRIP 1) en operationele aansturing van het
hoofd sectie bevolkingszorg (GRIP 2 en 3). Bestuurlijke aansturing (op het gebied van betekenisgeving,
bestuurlijk/politieke besluiten) krijgt het actiecentrum van team bevolkingszorg (indien aanwezig) of de
strategisch adviseur crisiscommunicatie van de burgemeester.
De communicatiestrategie wordt in het GBT vastgesteld. Input hiervoor komt van de communicatieadvi-
seur ROT en Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie.
In Grip 4 is er sprake van een regionaal actiecentrum, dit wordt aangestuurd door de communicatiead-
viseur ROT in afstemming met de strategisch adviseur RBT.
Binnen de crisiscommunicatie kennen we de volgende functies:
CoPI
●● Communicatieadviseur CoPI
Regionaal Operationeel Team (ROT)
●● Communicatieadviseur ROT
●● Liaison sectie communicatie ROT (Procesbewaker crisiscommunicatie ROT)
(Regionaal) Beleidsteam
●● Strategisch adviseur crisiscommunicatie RBT/GBT
●● Lokale Communicatieadviseur GBT ter ondersteuning van Strategisch adviseur, deze kan naar
behoefte worden ingezet.
Team Bevolkingszorg
●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Actiecentrum crisiscommunicatie
●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Ondersteuner Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Liaison BT
●● Informatiecoördinator communicatie (LCMS)*
Team Pers- en publieksvoorlichting
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerker Persvoorlichting (incl contactpersoon calamiteitenzender)
●● Medewerker Persvoorlichting opvanglocatie / Plaats Incident
●● Medewerker Publieksvoorlichting
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
●● Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident
●● Coördinator publieksinformatienummer
●● Medewerker publieksinformatienummer
●● Medewerker publieksinformatiebalie/receptie
●● Redacteur web en social media
Team Analyse en Advies
●● Teamleider Analyse en Advies
●● Communicatieadviseur team Analyse en Advies**
●● Omgevingsanalist*
* Deze functie is nog niet ingevuld
** De functie van omgevingsanalist en communicatieadviseur team Analyse en Advies kan door
dezelfde persoon worden uitgevoerd, zeker in het begin van de crisis.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 13
Schematisch overzicht van de functies in crisiscommunicatie
(Regionaal) Beleidsteam
Regionaal Operationeel Team
Commando Plaats Incident
Sturing
Informatie
• Stratiegisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
• Lokale Communicatie-adviseur GBT*
• Communicatieadviseur ROT• Liaison sectie communicatie ROT
• Communicatieadviseur CoPI
Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie●● Ondersteuner Hoofd Crisiscommunicatie en Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Liaison Strategisch adviseur BT
Team analyse en advies Team Pers- en Publieks voorlichting
●● Teamleider analyse en advies
●● Communicatieadvi-seur
●● Omgevingsanalisten
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerker Persvoor-lichting (incl contact-persoon calamiteiten-zender)
●● Medewerker Publieks-voorlichting
●● Medewerker Publieks-voorlichting op de opvanglocatie
●● Coördinator publieks-informatienummer
●● Medewerker publieks-informatienummer
●● Medewerker publieks-informatiebalie / receptie
●● Redacteur web en social media
Team Bevolkingszorg
• Hoofd AC Crisis communicatie (of plaatsvervanger)
Taakkaarten en kwalificatieprofielen zijn te vinden in de bijlagen.
* Lokaal communicatieadviseur ter ondersteuning van de Strategisch adviseur crisiscommunicatie kan
naar behoefte worden ingezet.
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
3.4 Procesbeschrijving omgevingsanalyse
De maatschappelijke informatiebehoefte wordt door de omgevingsanalyse inzichtelijk gemaakt. Het
omgevingsbeeld met het advies voor de communicatieaanpak gaat over de eerste twee stappen binnen
het proces van crisiscommunicatie (analyse en strategie/advies). Het effect van de gekozen strategie en
de ingezette communicatiemiddelen komt in de volgende analyse naar voren.
De analyse wordt gebaseerd op:
Media
●● Traditionele media (Radio, Tv, Krant)
●● Internet en Social media (bv twitter, facebook, blogs)
●● Nieuwssites en de reacties daarop
Publiek
●● Publieksvragen en e-mails die binnen komen
●● Waarnemingen Plaats Incident/opvanglocaties
●● Zoekgedrag op je eigen site
Pers
●● Persvragen (via de persvoorlichters)
●● Onderzoek
●● Crisisbarometer NCC – CRC
De teamleider Analyse en Advies bepaalt (in overleg met de analisten) welke middelen gebruikt worden
om te analyseren. De media-middelen worden ingericht bij het team analyse en advies. De publieks-
vragen komen van het lokale of externe callcenter. De teamleider Analyse en Advies spreekt met
teamleider Callcenter af wat de frequentie is van de input van de vragen. Met de persvoorlichters dient
afgesproken te worden hoe en wanneer de persvragen bij de analisten binnen komen. Tijdens een
crisis zal er regelmatig voor gekozen worden om de omgevingsanalist direct te laten beginnen, zonder
dat er al een teamleider Analyse en Advies is. Dit kan de analist zijn, die hard piket heeft of een eigen
lokale analist. Deze analist zal zelf ook het advies toevoegen aan de rapportage. Als het team groter
wordt, dan is een teamleider noodzakelijk en deze heeft dan een sturende rol in het team.
Het proces crisiscommunicatie begint met een omgevingsbeeld en een advies. Daarop volgt een
strategie, die uitgevoerd wordt. Het effect van de maatregelen en de aanpak is te zien in de volgende
omgevingsbeelden. Daarmee kan het omgevingsbeeld ook gebruikt worden om de genomen maatrege-
len en de ingezette communicatiemiddelen te evalueren, te toetsen en bij te sturen.
Vanuit het actiecentrum crisiscommunicatie maakt de omgevingsanalist het rapport omgevingsbeeld
met een advies voor de communicatieaanpak. Dit rapport wordt in LCMS ontsloten op het tabblad
communicatie. Op deze manier is het inzichtelijk voor zowel CoPI, ROT als GBT/RBT. Ook wordt het
rapport ingebracht in het actiecentrum crisiscommunicatie.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 15
3.5 Communicatiemiddelen en mandaat
Tijdens een crisis kan gebruik gemaakt worden van verschillende communicatiemiddelen. Naast de
eigen gemeentelijke communicatiemiddelen kan er gebruikt gemaakt worden van regionale of lande-
lijke middelen. Dit zijn:
●● Calamiteitenzender - inzet via OL of burgemeester.
●● Crisis.nl - inzet via OL of burgemeester
●● NL Alert - inzet via OL
Alle afspraken over inzet en gebruik staan in convenanten en uitvoeringsbesluiten. Deze worden apart
naar de gemeenten gestuurd en regelmatig geëvalueerd en evt aangepast.
16 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
4 Na de crisis
Dit is de fase waarin activiteiten worden ontplooid waardoor er na een ramp of crisis weer kan worden
teruggekeerd naar de ‘normale’ situatie. Het is de fase waarin de volle omvang van de ramp of crisis
duidelijk wordt. Denk aan slachtoffers, materiële schade, vervolgschade en mogelijk politieke gevolgen.
De kern van de nafase is het beste te omschrijven met: herstel.
4.1 Afschalen
Als de beheersing van een crisis de afronding nadert en er geen directe operationele aansturing meer
nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begon-
nen. Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Er
moet worden voorkomen dat er in de kolommen ongecontroleerd wordt afgeschaald. Vanaf GRIP 3
wordt de beslissing tot afschalen genomen door de burgemeester. Bij incidenten met een bovenge-
meentelijke omvang, wordt de beslissing tot afschalen genomen na overleg met de voorzitter van de
Veiligheidsregio.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen afschaling en de opbouw van de nazorgfase. Hiervoor is veelal
geen exact moment te bepalen, beide processen verlopen langs een glijdende schaal en moeten elkaar
kunnen overlappen. Het gemeentelijk beleidsteam moet zeer nadrukkelijk beleidsbeslissingen over
de nazorg nemen voordat er bestuurlijk of operationeel wordt ontbonden. Hierbij valt te denken aan
aspecten als wie de leiding of coördinatie heeft over de nazorgfase en welke activiteiten moeten wor-
den opgestart of afgerond. Het is raadzaam om aan het team van de nafase ook medewerkers toe te
voegen die ingezet zijn tijdens de crisis. Dit vergemakkelijkt de overdracht.
4.2 Taak Incidentgemeente
De Nafase wordt opgepakt door de incidentgemeente. Ook inwoners, media en partners zullen daar
hun informatie vandaan halen. Een goede taakverdeling is essentieel. Afhankelijk van het incident
zullen enkele communicatieprofessionals betrokken zijn bij dit traject.
Tips:
●● Praat in de taal van de getroffenen
●● Besef dat informatie vaak de reddingsboei is, waar een ieder naar verlangt
●● Informatievoorziening aan getroffenen moet volgens een consistente lijn gegeven worden, zonder
dat men zich laat afleiden door informatie in de media
●● Maak afspraken over wie, wat, wanneer, naar welke doelgroep communiceert
●● Ook tijdens de nafase kun je een beroep doen op communicatiecollega’s uit de regio, via de
gemeentesecretarissen.
●● Er zullen verschillende beelden zijn ontstaan over de ervaren werkelijkheid. Verzamel alle feiten en
observaties en gebruik hierbij de omgevingsanalyse om vervolgens te komen tot een strategie hoe
om te gaan met de communicatie in de nafase.
●● Voor de nafase geldt dat communiceren in op dezelfde manier moet gebeuren als tijdens de crisis,
namelijk congruent communiceren.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 17
4.3 Rol Team Communicatie
Om de overgang naar de Nafase goed te laten verlopen is een goede overdracht nodig van
Crisiscommunicatie naar Nafase. Deze overdracht wordt gedaan door het hoofd actiecentrum
Crisiscommunicatie. Deze heeft het beste overzicht van de situatie in het geheel. Het hoofd actiecen-
trum Crisiscommunicatie moet zorgen voor een goede briefing aan de verantwoordelijke communicatie-
functionaris in de incidentgemeente en start gezamenlijk met hoofd nafase het proces nafase op.
4.4 Evaluatie
Op het moment dat de afronding van de acute fase voorbij is dient er te worden overgedragen naar
de dagelijkse organisatie ten behoeve van de nafase. De regie op de nafase ligt te allen tijde bij de
getroffen gemeente.
Een onderdeel van deze overgang naar de nafase is de evaluatie van een incident. Een evaluatie kan
verschillende doelstellingen hebben maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisorgani-
satie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid
“Evalueren in de VRU” worden uitgevoerd.
18 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen hardpiket
Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur CoPI
Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘Communicatieadviseur CoPI’. Aan de
basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document beschrijft
het kwalificatieprofiel voor de Communicatieadviseur CoPI.
Positionering van de functieDe Communicatieadviseur CoPI maakt deel uit van de taakorganisatie Crisiscommunicatie.
De Communicatieadviseur CoPI:
●● ontvangt operationele leiding van de leider CoPI;
●● ontvangt functionele leiding van het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;
●● stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd actiecentrum
Crisiscommunicatie of (in-dien het actiecentrum crisiscommunicatie nog niet is ingezet) de communicatiead-
viseur ROT;
●● is voor de media ter plaatse het aanspreekpunt voor de woordvoering;
●● is voor leden van het CoPI het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie en heeft daarbij aandacht voor
zowel pers- als publieksvoorlichting.
Profielkenmerken
Kerntaken
1. De communicatieadviseur CoPI heeft de volgende kerntaken:
2. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele) aspecten van de com-
municatieaanpak
3. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandigheden, te voorziene ont-
wikkelingen en handelingsperspectieven
4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regionaal team of het hoofd
taakorganisatie (afhankelijk van het GRIP-niveau) en informeren over wat leeft en speelt op de plaats
incident
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 19
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele) aspecten van
de communicatieaanpak
Werkzaamheden bij GRIP 1
De communicatieadviseur CoPI:
●● Wijst het CoPI op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatie-ope-
ratie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).
●● Maakt een inschatting van de (verwachte) informatiebehoefte op basis van een snelle omgevingsana-
ly-se.
●● Start de eerste communicatieactiviteiten op en zet communicatiemiddelen in.
●● Adviseert de leider CoPI gevraagd en ongevraagd over de inzet van het actiecentrum crisiscommunicatie
en eventuele opschaling.
●● Weet parallellen te trekken tussen vergelijkbare incidenten.
Werkzaamheden bij GRIP 2 en hoger
De communicatieadviseur CoPI:
●● Draagt bij aan het omgevingsbeeld (‘ogen en oren’ voor de communicatieadviseur ROT en/of het Hoofd
actiecentrum Crisiscommunicatie).
●● Rapporteert over relevante communicatiefeiten en –gebeurtenissen.
●● Meldt welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbereiding zijn.
Kerntaak 2. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandigheden, te
voor-ziene ontwikkelingen en handelingsperspectieven
Werkzaamheden
De communicatieadviseur CoPI:
●● Ontvangt en begeleidt media ter plaatse.
●● Informeert media over feiten, omstandigheden, te voorziene ontwikkelingen en aandachtspunten (in-for-
matievoorziening en schadebeperking).
●● Informeert media over aard en plaats van officiële persmoment(en).
Kerntaak 3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regionaal opera-ti-
oneel team of het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie (afhankelijk van het GRIP-niveau) en informeren
over wat leeft en speelt op de plaats incident
Werkzaamheden
De communicatieadviseur CoPI:
●● Rapporteert over de communicatieactiviteiten, aard, toon en ervaring met de media.
●● Stemt communicatieaanpak en werkzaamheden af met de de communicatieadviseur ROT of het Hoofd
actiecentrum Crisiscommunicatie.
●● Stemt mediaverzoeken af met de communicatieadviseur ROT of het Hoofd actiecentrum Crisiscommunica-
tie.
20 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Communicatieadviseur CoPI Profiel kwaliteiten en kerntaken
Relatie kwaliteiten – kerntaken
Voor de communicatieadviseur CoPI worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de
genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 2 voor een toelichting op de kwaliteiten met de moge-
lijke beoordelingscriteria):
Kwal.→
Kerntaken ↓
Acc
Ana
Besl
Comm
Coörd
Daad
Ger. op sam
Met leid
Met pol.bs inz
Onaf
Overt
Refl
Str. best
1. Adviseren/
informeren
CoPI over
(oper.) aspec-
ten comm.
aanpak
X X X X
(bij
GRIP
1)
X
(bij
GRIP
1)
X X X X X
2. Verzorgen
woordvoering
op plaats inci-
dent
X X X
(bij
GRIP
1)
X X X
3. Geven van
voortgangs- of
afwijkingsinfo
aan ROT/ HTo
X X
De met oranje aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet
per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest type-
rend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken.
Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):
1. Stressbestendig
2. Daadkrachtig
3. Accuraat
4. Coördinerend
5. Communicatief
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 21
StressbestendigKalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag
of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De communicatieadviseur CoPI:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke
omstandigheden
X X
Vermindert druk door overzicht te creëren X X
Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren X X
Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken X X
Laat zich niet meeslepen door emotie X X
DaadkrachtigOp adequate en krachtige wijze handelen, staan voor je keuzes en erop aangesproken kunnen worden.
Uitstralen van gezag en vertrouwen. De communicatieadviseur CoPI:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1(bij
GRIP 1)
2 3
Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed on-
derbouwen
X X
Toont vertrouwen in eigen kunnen X X
Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief X X
Voert direct uit en handelt met snelheid X X
Is zelfredzaam en toont initiatief X X
Stimuleert en motiveert anderen tot actie X X
22 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
AccuraatZorgvuldig en stipt handelen, gericht op het voorkómen van fouten. De communicatieadviseur CoPI:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Gebruikt de geldende procedures, regels, afspraken / toetst het werk daaraan X X X
Levert correct en volledig werk af X X X
Werkt ook onder druk kwaliteitsgericht, nauwgezet en gedegen X X X
CoördinerendVanuit een vastgesteld doel bepalen welke taken/activiteiten moeten worden georganiseerd en gepland en
daarnaar handelen. Bepalen van prioriteiten. De communicatieadviseur CoPI:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1(bij
GRIP 1)
2(bij
GRIP 1)
3
Bepaalt prioriteiten X X
Behoudt overzicht over lopende acties X X
Stemt acties af met andere teams X
CommunicatiefIdeeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of
op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpas-
sen aan verschillende niveaus. De communicatieadviseur CoPI:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Deelt relevante informatie X X X
Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen X X
Luistert, vat samen en vraagt door X
Formuleert kort, bondig en to-the-point X X X
Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld X X X
Koppelt besluiten terug X
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 23
Keuzes en dilemma’s
Communicatieadviseur CoPI Kerntaak
1 2 3
Keuzes
Maakt op basis van de situatie en beschikbare informatie een keuze in de priorite-
ring van de eerste communicatieactiviteiten.
X
Maakt een keuze welke informatie wel/niet gedeeld wordt met de media binnen
het mandaat en de politiek-bestuurlijke context.
X X
Maakt in samenwerking met de OvD–Bz2 een keuze over het moment waarop het
lokale bestuur wordt betrokken bij de communicatie.
X X
Geeft tijdig aan wanneer hij afgelost moet worden of wanneer ondersteuning nodig
is.
X
Dilemma’s
Kan geconfronteerd worden met tegengestelde belangen in het CoPI (bijvoorbeeld
commerciële belangen, juridische belangen, opsporingsbelangen, maatschappelijke
informatiebehoefte, schadebeperking).
X X
Kan geconfronteerd worden met beperkte / niet gevalideerde / tegenstrijdige / geen
informatie.
X X X
Kan geconfronteerd worden met tegengestelde opdrachten van de operationeel
leidinggevende en de regulier leidinggevende.
X
Kan geconfronteerd worden met een verschil tussen de operationele beleving en
de politieke werkelijkheid / het medialandschap.
X X
Kan geconfronteerd worden met een verschil in de duur van de communicatie-inzet
versus de duur van de operationele inzet.
X X
Kan onder druk worden gezet om informatie te geven waarover hij wel beschikt,
maar die nog niet is vrijgegeven.
X
1 OvD–Bz: Officier van Dienst – Bevolkingszorg
24 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Vakbekwaamheid
De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.
Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid
in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het
kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.
De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van
de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid.
VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van communicatieadviseur CoPI is als volgt:
Algemene kennis en vaardigheden:
●● MBO+/HBO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving
Functionele kennis en vaardigheden:
●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van crisiscom-
municatie van andere overheden en externe partners
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisis-
communicatie
●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie, woordvoering en persvoorlichting
●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en
werkwijzen en deze kunnen toepassen
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en
GHOR en de overige partners in de crisisbeheersing, en de procesinhoudelijke afhankelijkheden
●● Kennis van relevante wet- en regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdings-
plannen
●● Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden
Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid
in de functie:
●● Stressbestendigheid
●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’
●● Aanwijzing door hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in de crisis-
communicatieorganisatie te mogen uitvoeren
Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur CoPI kan bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie)
opdoen in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Vanuit GROOT/GROOTER worden daar-
toe in zijn algemeenheid de volgende opleidingen aanbevolen:
●● Basisopleiding Bevolkingszorg
●● Procesgerichte opleiding Bevolkingszorg
●● Functiegerichte opleiding Bevolkingszorg
●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)
Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) gerealiseerd worden vanuit andere relevante trajecten van
opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen
aan het wenselijke basisniveau.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 25
Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur CoPI blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en
oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.
Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor
benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie
specifieke keuzes en dilemma’s.
De communicatieadviseur CoPI voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet
veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.
Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.
26 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
Kerntaken
Het Hoofd Actiecentrum crisiscommunicatie heeft de volgende kerntaken:
1. Inrichten van het Actiecentrum Crisiscommunicatie, inclusief de bezetting van de communicatiefuncties in
ROT en GBT.
2. Leiding geven aan de medewerkers van het Actiecentrum Crisiscommunicatie. Zorgdragen voor uitvoering
van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT.
3. Adviseren, informeren, rapporteren
4. Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen en buiten de taak-orga-
nisatie Communicatie
5. Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch adviseur crisiscommunicatie
GBT / RBT en communicatieadviseur ROT
Positionering
●● Stuurt de teamleiders en ondersteunende medewerkers binnen het actiecentrum Communicatie aan, en
de communicatieadviseurs in het BT, ROT en CoPI;
●● Stemt monodisciplinair (met alle andere hoofden van de teams Bevolkingszorg) af over communicatie-im-
plicaties;
●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg het aanspreekpunt voor de kwaliteit en kwantiteit van het actie-
centrum Communicatie.
Criteria
Competenties●● Communicatief
●● Politiek, bestuurlijk inzicht
●● Leiderschap
●● Gericht op samenwerking
●● Stressbestendig
●● Reflectief
●● Besluitvaardig
●● Coördinerend
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een afgeronde communicatieopleiding
●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving
●● Ervaring met het aansturen van complexe processen
●● Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen een half uur na alarmering operationeel zijn en binnen 1,5 uur in 1 van de Utrechtse gemeen-
te aanwezig zijn
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 27
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Inrichten van het Actiecentrum crisiscommunicatie
Werkzaamheden
●● Bepaalt, in samenhang met de (verwachte) informatiebehoefte, welke teams en functionarissen ingezet
dienen te worden.
●● Wijst concrete taken en acties toe.
●● Regelt (aanvullende) faciliteiten.
●● Regelt herbezetting bij langdurige inzet.
●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het actiecentrum Com-
municatie.
Kerntaak 2: Leiding geven aan de medewerkers van Het actiecentrum crisiscommunicatie. Zorg-dragen voor uitvoering van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT
Werkzaamheden
●● Geeft leiding aan de medewerkers en communicatieadviseurs binnen en buiten het Actiecentrum cri-
siscommunicatie, vanuit de visie dat de maatschappelijke informatiebehoefte het uitgangspunt is van
waaruit het actiecentrum werkt, en met de doelstelling: informatievoorziening, schadebeperking en bete-
kenisgeving.
●● Vertaalt strategische en tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit bin-
nen het actiecentrum communicatie, bewaakt de voortgang en stuurt waar nodig bij.
●● Draagt zorg voor het afstemmen van werkzaamheden en woordvoeringslijn met externe en interne part-
ners (andere overheden en betrokkenen).
●● Stelt de inzetopdracht op ten behoeve van de teamleiders.
Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren
Werkzaamheden
●● Informeert de Hoofd sectie Bevolkingszorg over de voortgang van de crisiscommunicatie-operatie.
●● Ontvangt informatie vanuit de operationele en bestuurlijke lijn van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en
van het hoofd Informatie Bevolkingszorg.
●● Is verantwoordelijk voor de informatie-uitwisseling tussen de teamleider Pers- en publieksvoorlichting,
teamleider Analyse en advies en de communicatieadviseurs van CoPI, ROT en BT.
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het Actiecentrum.
●● Zorgt voor de communicatie omtrent de verwanteninformatie en stuurt samen op het verzamelen van
verwanteninformatie met Hoofd Sectie Bevolkingszorg en medewerkers SIS.
Kerntaak 4: Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen en buiten het Actiecentrum Crisiscommunicatie
Werkzaamheden
●● Draagt zorg voor de debriefing van het Actiecentrum crisiscommunicatie en de communicatieadviseur van
CoPI, ROT en BT.
●● Heeft oog voor emotionele druk en werkdruk bij medewerkers.
●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het pro-
ces.
●● Zorgt bij afschaling voor overdracht naar de reguliere organisatie.
28 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kerntaak 5: Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT en communicatieadviseur ROT
Werkzaamheden
●● Het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●● Het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie is er als hoofd actiecentrum crisiscommunicatie verantwoor-
delijk voor dat het rapport met de omgevingsanalyse en het communicatieadvies tijdig wordt aangele-
verd bij het communicatieadviseur ROT en de Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT. Daarbij
rekening houdend met de vergaderklok van ROT en BT.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 29
Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur ROT
Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘Communicatieadviseur ROT ’. Aan de
basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document beschrijft
het kwalificatieprofiel voor de communicatieadviseur ROT .
Positionering van de functieDe Communicatieadviseur ROT maakt deel uit van de taakorganisatie Crisiscommunicatie.
De Communicatieadviseur ROT:
●● ontvangt operationele leiding van de operationeel leider ROT;
●● wordt gefaciliteerd door het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;
●● stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd actiecentrum
Crisiscommunicatie;
●● is voor het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie het aanspreekpunt voor de besluitvorming over
crisiscommunicatie;
●● is voor leden van het ROT het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie.
Profielkenmerken
Kerntaken
De communicatieadviseur ROT heeft de volgende kerntaken:
1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operationele en tactische) aspec-
ten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrapport omgevingsanalyse
2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal operationeel team en
adviseren over de communicatieve implicaties
3. Informeren van het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van het regionaal operatio-
neel team
4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatieaspecten uit de strategie
van ROT.
5. Stemt af met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Communicatieadviseur.
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operationele en tacti-sche) aspecten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrapport omgevings-analyse
Werkzaamheden
De communicatieadviseur ROT:
●● Wijst het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communicatie-ope-
ratie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).
●● Deelt informatie over het omgevingsbeeld.
●● Meldt welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbereiding zijn.
●● Adviseert en informeert over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport om-
ge-vingsanalyse.
●● Meldt op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt.
●● Bepaalt of aanvullende besluiten en bijdragen (duiding) van het BT nodig zijn ten aanzien van de
com-municatieaanpak.
●● Weet parallellen te trekken tussen vergelijkbare incidenten.
30 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal operationeel team en adviseren over de communicatieve implicaties
Werkzaamheden
De communicatieadviseur ROT:
●● Schetst de informatiebehoefte van de buitenwereld.
●● Verzamelt operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatievoorziening en scha-de-
beperking.
●● Verzamelt operationele informatie ten behoeve van kernboodschappen en handelingsperspectieven.
●● Beoordeelt de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevolgen en randvoorwaar-den.
Kerntaak 3. Informeren van het hoofd taakorganisatie over de besluiten van het regionaal opera-tioneel team
Werkzaamheden
De communicatieadviseur ROT:
●● Deelt (in overleg met het HTo) informatie, besluiten en inzetopdrachten binnen de taakorganisatie.
Kerntaak 4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatieaspec-ten uit de strategie van ROT.
Werkzaamheden
De communicatieadviseur ROT:
●● Deelt informatie, besluiten en inzetopdrachten met de Strategisch communicatieadviseur (R)BT.
Kerntaak 5. Stemt af met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Commu-nicatieadviseur
Stemt met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch communicatieadviseur (R)BT af –
afhankelijk van de aanpak informeren, schadebeperking of betekenisgeving – voor een goede samenhang
tussen omgevingsbeeld, operationele besluiten en BT-besluiten en uitvoering van communicatiebesluiten.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 31
Communicatieadviseur ROT Profiel kwaliteiten en kerntaken
Relatie kwaliteiten - kerntaken
Voor de communicatieadviseur ROT worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in de
genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 2 voor een toelichting op de kwaliteiten met de moge-
lijke beoordelingscriteria):
Kwal.→
Kerntaken ↓
Acc
Ana
Besl
Comm
Coö d
Daad
Ger. o sam
Met leid
Met pol.bst Inz
Onaf
Overt
efl Str. best
1. Adviseren
informeren ROT
over (oper. +
tact.) aspecten
comm.aanpak
X X X X X X X X X
2. Actief halen/
brengen info
ROT, adviseren
over comm.
implicaties
X X X X X X X X X
3. Informeren
HTo over beslui-
ten ROT
X X
De met oranje aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet
per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest type-
rend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken.
Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):
1. Onafhankelijk
2. Overtuigend
3. Analytisch
4. Met politiek bestuurlijk inzicht
5. Communicatief
6. Stressbestendig
32 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
OnafhankelijkZelfstandig en zelfbewust werken. Om kunnen gaan met eisen, veranderingen en hindernissen. Eigen stand-
punten innemen en verdedigen. de communicatieadviseur ROT :
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Toont vertrouwen in eigen kunnen X X
Houdt bij druk vast aan persoonlijke overtuiging, zonder star te worden X X
Neemt verantwoorde risico’s X
OvertuigendVerkrijgen van instemming, enthousiasme en medewerking voor bepaalde doelen, plannen of ideeën, zodat
deze worden geaccepteerd of gedragen (zonder hiërarchische macht of sancties). de communicatieadviseur
ROT:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Treedt standvastig op bij verschillende of tegengestelde meningen, belangen of ver-
wachtingen
X X
Wisselt invloedstijl om zwaarwegende belangentegenstellingen/conflicten te overbrug-
gen
X X
Enthousiasmeert anderen voor zijn standpunten, ook wanneer sprake is van fundamen-
tele verschillen van inzichten of conflictsituaties, en houdt de relatie daarbij in stand
X X
AnalytischSystematisch onderzoeken (en alloceren/toewijzen) van problemen en vragen. Ontleden van relevante informa-
tie, achtergronden en structuren. Verbanden leggen tussen gegevens en overzien van relaties tussen oorzaak
en gevolg de communicatieadviseur ROT :
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en aannames X X
Maakt onderscheid tussen relevante en irrelevante informatie X X
Legt verbanden op basis van beschikbare informatie X X
Verzamelt en raadpleegt informatie en bepaalt wie de probleemhebber is X
Past ‘scenariodenken’ toe voor de lange termijn (meer dan 12 uur vooruit) X
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 33
Werkt systematisch X X
Signaleert (potentiële) knelpunten X X
Schetst verschillende oplossingsrichtingen, die realistisch en haalbaar zijn X X
Geeft informatiestromen duidelijk en gestructureerd weer X
Bedenkt wie welke informatie nodig heeft en geeft informatie door X
Toetst (voorgenomen) besluit/advies op praktische uitvoerbaarheid X X
Met politiek bestuurlijk inzicht(Anticiperen op,) onderkennen/herkennen en begrijpen van politiek-bestuurlijke processen en besluitvorming
die van invloed zijn op de voorliggende crisis. de communicatieadviseur ROT :
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Kent bestuurlijk krachtenveld, belangen, standpunten X X
Begrijpt en herkent welke feiten beleidsmatig relevant zijn X X
CommunicatiefIdeeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of
op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpas-
sen aan verschillende niveaus. de communicatieadviseur ROT :
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Deelt relevante informatie X X X
Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen X X
Luistert, vat samen en vraagt door X X
Geeft aandacht en ruimte X X
Formuleert kort, bondig en to-the-point X X X
Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld X X X
Koppelt besluiten terug X
34 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
StressbestendigKalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag
of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. de communicatieadviseur ROT :
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke
omstandigheden
X X
Vermindert druk door overzicht te creëren X X
Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren X X
Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken X X
Laat zich niet meeslepen door emotie X
Keuzes en dilemma’s
Communicatieadviseur ROT Kerntaak
1 2 3
Keuzes
Maakt een keuze in de prioritering van werkzaamheden. X X
Maakt, indien de taakorganisatie nog niet is ingezet, een keuze welke communica-
tiemiddelen worden opgestart en ingezet.
X
Maakt een keuze in welke informatie hij deelt met het ROT (‘nice to know’ en
‘need to know’).
X X
Maakt een keuze in de wijze / het moment waarop hij het ROT adviseert. X X
Geeft tijdig aan wanneer hij afgelost moet worden. X
Kan geconfronteerd worden met het ontbreken van randvoorwaarden (faciliteiten
en dergelijke), waardoor een beroep wordt gedaan op het improvisatievermogen
van de adviseur ROT.
X X X
Maakt een keuze in de onderwerpen en taken waar het ROT zich mee bezig moet
houden (geen betekenisgeving).
X X
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 35
Dilemma’s
Kan geconfronteerd worden dat andere ROT leden op de stoel van communicatie
gaan zitten.
X X X
Kan geconfronteerd worden met tegengestelde belangen in het ROT (bijvoorbeeld
commerciële belangen, juridische belangen, opsporingsbelangen, maatschappelij-
ke informatiebehoefte, schadebeperking).
X X X
Kan geconfronteerd worden met beperkte / niet gevalideerde / tegenstrijdige /
geen informatie (gebrekkige of onvolledige omgevingsanalyse).
X X X
Kan geconfronteerd worden met tegengestelde opdrachten van de operationeel
leidinggevende en de regulier leidinggevende.
X
Kan geconfronteerd worden met onbekwame medewerkers van de taakorganisatie
en ROT-leden.
X X X
Kan geconfronteerd worden met tegenstrijdigheden in de besluitvorming, waar-
door de communicatieboodschap bemoeilijkt wordt.
X X X
Kan geconfronteerd worden met het niet accepteren van communicatiekaders en
-mandaten door het ROT, waardoor er vertraging optreedt in het communicatiepro-
ces.
X
Kan geconfronteerd worden met een gebrek aan persoonlijk draagvlak bij de ope-
rationeel leider.
X X
Kan geconfronteerd worden met tegenstrijdigheden in visie en informatie. X X X
Vakbekwaamheid
De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.
Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid
in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het
kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.
De producten van de projecten GROOT en GROOTER schetsen kaders voor het opdoen en onderhouden van
de vakbekwaamheid; de invulling ervan is een regionale verantwoordelijkheid.
VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van de communicatieadviseur ROT is als
volgt:
Algemene kennis en vaardigheden:
●● HBO+/WO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving
Functionele kennis en vaardigheden:
●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van crisiscom-
municatie van andere overheden en externe partners
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Stafsectie Bevol-
kingszorg en de taakorganisaties
36 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisis-
communicatie
●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie
●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en
werkwijzen en deze kunnen toepassen
●● Kennis van recente communicatielessen die uit incidentevaluatie naar voren zijn gekomen
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van brandweer, politie en
GHOR en de overige partners in de crisisbeheersing, en de procesinhoudelijke afhankelijkheden
●● Kennis van relevante wet- en regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdings-
plannen
●● Ervaring met het werken onder crisisomstandigheden
Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid
in de functie:
●● Stressbestendigheid
●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’
●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in
de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren
De communicatieadviseur ROT voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet
veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.
Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.
Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur ROT kan bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie)
opdoen in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Vanuit GROOT/GROOTER worden daar-
toe in zijn algemeenheid de volgende opleidingen aanbevolen:
●● Basisopleiding Bevolkingszorg
●● Procesgerichte opleiding Bevolkingszorg
●● Functiegerichte opleiding Bevolkingszorg
●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)
Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) gerealiseerd worden vanuit andere relevante trajecten van
opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen
aan het wenselijke basisniveau.
Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur ROT blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en
oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.
Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor
benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie
specifieke keuzes en dilemma’s.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 37
Kwalificatieprofiel Lid (liaison) sectie Crisiscommunicatie ROT / Procesbewaker crisiscommunicatie ROT
Profielkenmerken
Kerntaken
De procesbewaker crisiscommunicatie ROT heeft de volgende kerntaken:
1. Ondersteunt de crisiscommunicatieadviseur ROT bij diens taken;
2. Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de voortgang van de
gemeentelijke activiteiten en processen;
3. Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;
4. Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;
5. Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.
Positionering
●● Ontvangt leiding van de communicatieadviseur ROT
Criteria
Competenties●● Analytisch
●● Accuraat
●● Communicatief
●● Gericht op samenwerken
●● Stressbestendig
Instroomeisen●● HBO denk- en werkniveau
●● Kan binnen 1 uur na alarmering in het ROT aanwezig zijn.
●● Kan per direct
Uitwerking kerntaken
Ondersteunt de crisiscommunicatieadviseur ROT bij diens taken;●● Adviseert de crisiscommunicatieadviseur ROT gevraagd en ongevraagd.
Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de voortgang van de gemeentelijke activiteiten en processen;●● Bewaakt de voortgang van activiteiten op het gebied van crisiscommunicatie Bevolkingszorg en houdt
hiervoor contact met de
●● Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;
Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;
Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.
38 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel voor Teamleider Analyse & Advies
Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘de teamleider Analyse & Advies’.
Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document
beschrijft het kwalificatieprofiel voor de teamleider Analyse & Advies.
Positionering van de functieDe teamleider Analyse & Advies maakt deel uit van het team analyse en advies van het actiecentrum crisis-
communicatie. Hij verzamelt en analyseert gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en gedrag
van publiek en pers, ten behoeve van de communicatieaanpak.
De teamleider Analyse & Advies:
●● Ontvangt leiding van Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie;
●● Geeft leiding aan: communicatieadviseur team Analyse & Advies en de omgevingsanalisten.
Profielkenmerken
Kerntaken
De teamleider Analyse & Advies heeft de volgende kerntaken:
1. Inrichten van het team Analyse en advies
2. Leiding geven aan het team Analyse en advies
3. Adviseren, informeren en rapporteren
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Inrichten van het team Analyse en advies.
Werkzaamheden
De teamleider Analyse & Advies:
●● Regelt (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen en stemt dit af met Hoofd actiecentrum Crisiscom-
municatie;
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team
●● Vertaalt het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering
●● Bepaalt de frequentie, scope en doelstelling van de analyses en adviezen
Kerntaak 2: Leiding geven aan het team Analyse en advies.
Werkzaamheden
De teamleider Analyse & Advies:
●● Informeert de teamleden en wijst taken toe;
●● Bewaakt de voortgang van het proces en stuurt waar nodig bij
●● Zorgt dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het team
●● Maakt zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling
●● Zorgt dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie, prioriteiten en
effectiviteit
●● Bewaakt de veiligheid en het welzijn van de teamleden
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 39
●● Schaalt de werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Informeert de teamleden bij afschaling
●● Draagt zorg voor de debriefing van de teamleden
●● Maakt een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draagt zo nodig zorg voor die
nazorg
●● Draagt zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie
●● Draagt zo nodig bij aan de evaluatie van het proces
Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren.
Werkzaamheden
De teamleider Analyse & Advies:
●● Informeert het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de proce-
suitvoering
●● Zorgt voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de eventuele andere monodis-
ciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners
●● Draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de/het (adviesrapport) omgevingsanalyse in LCMS
●● Informeert en adviseert vanuit het eigen proces het hoofd en de andere teamleiders van de taakorganisa-
tie over de omgevingsanalyse en het adviesrapport omgevingsanalyse
40 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Functie: teamleider Analyse & AdviesProfiel kwaliteiten en kerntaken
Relatie kwaliteiten – kerntaken
Voor de teamleider analyse & Advies worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succesvol in
de genoemde taken te kunnen functioneren (zie bijlage 3 voor een toelichting op de kwaliteiten met de
mogelijke beoordelingscriteria):
Kwal.→
Kerntaken ↓
Acc
Ana
Besl
Comm
Coörd
Daad
G r. op sam
Met leid
Met pol.bst inz
Onaf
Overt
Refl
Str. best
1. Inrichten van
het team Ana-
lyse en advies
X X X X X
2. Leiding ge-
ven aan het
team Analyse
en advies
X X X X X X X X
3. Adviseren,
informeren en
rapporteren
X X X X X X X X X
De met oranje aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet
per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest type-
rend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken.
Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):
1. Coördinerend
2. Met leiderschap
3. Daadkrachtig
4. Gericht op samenwerking
5. Communicatief
6. Stressbestendig
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 41
CommunicatiefIdeeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of
op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpas-
sen aan verschillende niveaus. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Deelt relevante informatie x x
Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen x X
Luistert, vat samen en vraagt door X X
Geeft aandacht en ruimte X X
Formuleert kort, bondig en to-the-point x X
Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld x x X
Toetst of het advies voldoet aan de opdracht x X
Koppelt besluiten terug X x x
CoördinerendVanuit een vastgesteld doel bepalen welke taken/activiteiten moeten worden georganiseerd en gepland en
daarnaar handelen. Bepalen van prioriteiten. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Bepaalt prioriteiten x X
Verdeelt mensen, tijd en middelen x X
Behoudt overzicht over lopende acties x X
Delegeert taken en controleert de voortgang X
Stemt acties af met andere teams x X
Bewaakt de overdracht x x
42 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
DaadkrachtigOp adequate en krachtige wijze handelen, staan voor je keuzes en erop aangesproken kunnen worden.
Uitstralen van gezag en vertrouwen. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed onder-
bouwen
x x X
Toont vertrouwen in eigen kunnen x x
Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief x x X
Voert direct uit en handelt met snelheid x x X
Is zelfredzaam en toont initiatief x x X
Stimuleert en motiveert anderen tot actie x
Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn x X
Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelij-
ke doel
x X
Spreekt onderlinge rolverdeling af X x
Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp x x x
Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders x X
Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen
waar zij horen
x X
Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en ac-
ties
X
Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen X x
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 43
Met leiderschap Op doelgerichte wijze sturing geven aan het team. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Formuleert helder doel X
Leidt het besluitvormingsproces X
Inspireert, motiveert, stimuleert X
Bewaakt processen om doel te bereiken X
Neemt verantwoordelijkheid voor resultaten x
StressbestendigKalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag
of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De functie …:
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke
omstandigheden
x X
Bespreekt eigen fysieke en mentale grenzen x X
Vermindert druk door overzicht te creëren X x
Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren x x X
Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken x X
Laat zich niet meeslepen door emotie X x
44 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Keuzes en dilemma’s
Functie teamleider analyse en advies Kerntaak
1 2 3
Keuzes
Maakt een keuze in het gebruik middelen
Maakt een keuze in de prioritering van taken
Maakt een keuze ten aanzien van op te nemen adviezen en analyse
Maakt een taakverdeling
Dilemma’s
Kan niet altijd vaststellen welke informatie en welke bron de meeste impact
heeft, en moet daarin toch een selectie maken
Kan geconfronteerd worden met informatie die sneller doorgegeven moet worden
dan de officiële overdrachtsmomenten.
Kan geconfronteerd worden met een situatie waarin de faciliteiten niet optimaal
aanwezig zijn, waardoor een beroep wordt gedaan op zijn improvisatievermogen.
Kan geconfronteerd worden met diverse verzoeken die op dat moment allemaal
even urgent overkomen, waardoor prioritering noodzakelijk is.
Kan geconfronteerd worden met beperkte, teambezetting
Kan geconfronteerd worden met tegengestelde prioriteringen uit andere gremia
NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma’s,
maar zijn niet uitputtend.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 45
Vakbekwaamheid
De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.
VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van de teamleider analyse en advies is als volgt:
Algemene kennis en vaardigheden: (kiezen wat van toepassing is en verwijderen wat niet van toepassing is)●● HBO werk- en denkniveau●● Kunnen werken in een complexe omgeving die meerdere beleidsterreinen omvat●● Analytisch denker met een pragmatische inslag●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving●● Leiding kunnen geven
Functionele kennis en vaardigheden:●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisiscom-municatie
●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en werkwijzen en deze kunnen toepassen
●● Kennis van relevante wet- en regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdingsplan-nen
Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid in de functie:●● Stressbestendigheid●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren
Vakbekwaam wordenDe teamleider analyse en advies kan in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). De volgende op-leidingen worden aanbevolen:●● Basisopleiding crisisbeheersing, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen●● Procesopleiding crisiscommunicatie●● Functiegerichte opleiding teamleider analyse en advies.●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)
Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen aan het wenselijke basisniveau.
Vakbekwaam blijvenDe teamleider analyse en advies blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten. Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie specifieke keuzes en dilemma’s.De teamleider analyse en advies voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van de Wet veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden gesteld.Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.
46 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel voor Communicatieadviseur (Team A&A)
Een functie waarbij een functiegerichte opleiding wordt aanbevolen is ‘de communicatieadviseur (team A&A)’.
Aan de basis van een opleidingskader ligt een kwalificatieprofiel van de betreffende functie. Dit document
beschrijft het kwalificatieprofiel voor de communicatieadviseur (team A&A).
Positionering van de functieDe communicatieadviseur (team A&A) maakt deel uit van het team analyse en advies van het actiecentrum
crisiscommunicatie. Hij verzamelt en analyseert gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en
gedrag van publiek en pers, ten behoeve van de communicatieaanpak.
De communicatieadviseur (team A&A):
●● Ontvangt leiding van de teamleider Analyse en advies;
●● stemt met collega-communicatieadviseur (team A&A) (indien van toepassing) af over de verdeling van de
taken.
Profielkenmerken
Kerntaken
De communicatieadviseur (team A&A) heeft de volgende kerntaken:
1. Uitvoeren inzetplan Analyse en advies
2. Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische) communicatieaanpak
3. Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve implicaties van de
aangereikte omgevingsanalyse(s)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Uitvoeren inzetplan Analyse en advies.
Werkzaamheden
De communicatieadviseur (team A&A):
●● Bepaalt de frequentie, scope en doelstelling van de communicatieadviezen
●● Verzamelt en ordent gegevens inzake informatieniveau, -behoefte en -zoekgedrag van betrokkenen, pu-
bliek en pers
Kerntaak 2: Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische) communicatieaanpak.
Werkzaamheden
De communicatieadviseur (team A&A):
●● Produceert conform de afgesproken frequentie een adviesrapport omgevingsanalyse en laat dit vastleg-
gen/aanpassen in LCMS
●● Werkt scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en vertaal deze in uitvoe-
ringsplannen.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 47
Kerntaak 3: Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve implicaties van de aangereikte omgevingsanalyse(s).
Werkzaamheden
De communicatieadviseur (team A&A):
●● Ontwikkelt scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar tevredenheid te laten verlo-
pen
●● Werkt scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en vertaal deze in uitvoe-
ringsplannen
●● Doet op basis van de analyse voorstellen over kernboodschappen, woordvoeringslijnen en Q&A-toepas-
singen en laat deze vastleggen/aanpassen in LCMS
48 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Functie: communicatieadviseur (team A&A)Profiel kwaliteiten en kerntaken
Relatie kwaliteiten – kerntaken
Voor de communicatieadviseur (team A&A) worden de volgende kwaliteiten van belang geacht om succes-
vol in de genoemde taken te kunnen functioneren:
Kwal.→
Kerntaken ↓
Acc
Ana
Besl
Comm
Coörd
Daad
G r. op sam
Met leid
Met pol.bst inz
Onaf
Overt
Refl
Str. best
1. Uitvoeren inzet-
plan Analyse en
advies
X X X X
2. Adviseren en
informeren van
teamleider Analyse
en advies over de
(strategische) com-
municatieaanpak
X X X X X X
3. Adviseren van de
teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
over de communica-
tieve implicaties van
de aangereikte om-
gevingsanalyse(s)
X X X X X X
De met oranje aangegeven kwaliteiten worden het meest relevant voor deze functie geacht. Dit betreft niet
per definitie kwaliteiten die bij alle kerntaken een rol spelen. Het betreft de kwaliteiten die het meest type-
rend zijn voor deze functie en/of cruciaal zijn bij het uitvoeren van (een deel van) de kerntaken.
Meest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):
1. Communicatief
2. Daadkrachtig
3. Onafhankelijk
4. Overtuigend
5. Gericht op samenwerking
6. Stressbestendig
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 49
CommunicatiefIdeeën, meningen en informatie aan anderen overdragen in duidelijke taal, non-verbale communicatie en/of
op schrift. Tactvol en effectief reageren op behoeften en gevoelens van anderen, taal en terminologie aanpas-
sen aan verschillende niveaus. De functie communicatieadviseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Deelt relevante informatie x X
Besteedt aandacht aan verbale en non-verbale signalen x X
Luistert, vat samen en vraagt door x X
Geeft aandacht en ruimte x X
Formuleert kort, bondig en to-the-point x x X
Controleert of de boodschap is overgekomen als bedoeld x X
Toetst of het advies voldoet aan de opdracht x X
Koppelt besluiten terug x
DaadkrachtigOp adequate en krachtige wijze handelen, staan voor je keuzes en erop aangesproken kunnen worden.
Uitstralen van gezag en vertrouwen. De functie communicatieadviseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt situationeel, durft van prioriteit te wisselen en kan deze keuzes goed onder-
bouwen
x x X
Toont vertrouwen in eigen kunnen x x X
Handelt krachtig, vastberaden en pro-actief x x X
Voert direct uit en handelt met snelheid x x X
Is zelfredzaam en toont initiatief x x X
Stimuleert en motiveert anderen tot actie x x x
50 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Gericht op samenwerken Actief inzetten voor een gezamenlijk resultaat en een gemeenschappelijk belang. De functie communicatiead-
viseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Benut de kennis en ervaring van alle disciplines die aanwezig zijn x x X
Werkt actief vanuit verschillende belangen aan het behalen van het gemeenschappelij-
ke doel
x x X
Spreekt onderlinge rolverdeling af X
Vraagt en biedt onafhankelijk advies/hulp x X
Beschikt over inlevingsvermogen in partners of bestuurders x X
Vertrouwt op de professionaliteit van anderen en laat verantwoordelijkheden liggen
waar zij horen
x x X
Betrekt/ondersteunt de andere teamleden bij (de voorbereiding van) besluiten en ac-
ties
X
Wisselt van invloedstijl richting anderen, met het oog op de te realiseren doelen x X
OnafhankelijkZelfstandig en zelfbewust werken. Om kunnen gaan met eisen, veranderingen en hindernissen. Eigen
stand-punten innemen en verdedigen. De functie communicatieadviseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Toont vertrouwen in eigen kunnen x x X
Houdt bij druk vast aan persoonlijke overtuiging, zonder star te worden x x X
Neemt verantwoorde risico’s x x X
Vraagt op het juiste moment feedback en hulp x x x
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 51
Overtuigend Verkrijgen van instemming, enthousiasme en medewerking voor bepaalde doelen, plannen of ideeën, zodat
deze worden geaccepteerd of gedragen (zonder hiërarchische macht of sancties). De functie communicatiead-
viseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Treedt standvastig op bij verschillende of tegengestelde meningen, belangen of ver-
wachtingen
x x
Wisselt invloedstijl om zwaarwegende belangentegenstellingen/conflicten te overbrug-
gen
x x
Enthousiasmeert anderen voor zijn standpunten, ook wanneer sprake is van fundamen-
tele verschillen van inzichten of conflictsituaties, en houdt de relatie daarbij in stand
x x
StressbestendigKalm en zelfverzekerd reageren in lastige situaties. Goede prestaties blijven leveren onder druk, bij tegenslag
of tegenstand. Om kunnen gaan met weerstanden. De functie communicatieadviseur (team A&A):
Beoordelingscriterium Kerntaak
1 2 3
Handelt in lastige situaties rustig en relativerend, ondanks onzekerheid en moeilijke
omstandigheden
X
Bespreekt eigen fysieke en mentale grenzen x
Vermindert druk door overzicht te creëren x
Blijft onder druk/tegenslag/tegenstand geconcentreerd en goede prestaties leveren x x X
Geeft bij (tijds)druk voorrang aan de juiste zaken x x X
Laat zich niet meeslepen door emotie x X
52 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Keuzes en dilemma’s
Functie … Kerntaak
1 2 3
Keuzes
Maakt een keuze in het gebruik van de aangeleverde gegevens
Maakt een keuze in de prioritering van de te uit te voeren stappen
Maakt een keuze ten aanzien van scenario’s en adviezen en de te gebruiken
gegevens
Dilemma’s
Kan niet altijd vaststellen welke voorstellen het meeste impact heeft, en moet
daarin toch een selectie maken
De omgevingsanalyse is per definitie onvolledig en snel achterhaald, door de
snelheid en continue stroom informatie maar moet op basis daarvan wel een
advies geven.
Kan geconfronteerd worden met andere belangen dan de gegeven adviezen,
waardoor een beroep wordt gedaan op zijn improvisatievermogen en overtui-
gingskracht.
Kan geconfronteerd worden met beperkte, ongevalideerde en tegenstrijdige infor-
matie.
NB. Bovenstaande opsommingen omvatten een selectie van de meest voorkomende keuzes en dilemma’s,
maar zijn niet uitputtend.
Vakbekwaamheid
De vakbekwaamheid wordt geborgd door middel van opleiden, examineren, bijscholen, trainen en oefenen.
Onderstaand wordt bij ‘vakbekwaam’ aangegeven, wat het wenselijke basisniveau is voor de inzetbaarheid
in de functie. In het kader van ‘vakbekwaam worden’ kan die vakbekwaamheid worden opgedaan; in het
kader van ‘vakbekwaam blijven’ kan die vakbekwaamheid worden onderhouden.
VakbekwaamHet wenselijke basisniveau voor de inzetbaarheid in de functie van communicatieadviseur (team A&A) is als
volgt:
Algemene kennis en vaardigheden: (kiezen wat van toepassing is en verwijderen wat niet van toepassing
is)
●● HBO werk- en denkniveau
●● Kunnen werken in een complexe omgeving die meerdere beleidsterreinen omvat
●● Analytisch denker met een pragmatische inslag
●● Kennis van en ervaring met een politiek/bestuurlijke omgeving
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 53
Functionele kennis en vaardigheden:
●● Kennis van en inzicht in de multidisciplinaire (regionale) crisisorganisatie
●● Kennis van en inzicht in de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het actiecentrum crisis-
communicatie
●● Kennis van en inzicht in crisiscommunicatie
●● Kennis van en inzicht in de voor de crisiscommunicatie relevante ontwikkelingen, systemen, middelen en
werkwijzen en deze kunnen toepassen
●● Kennis van relevante wet- en regelgeving en kennis van en inzicht in de regionale rampenbestrijdings-
plannen
Naast bovenvermeld basisniveau gelden m.n. de volgende overige randvoorwaarden voor de inzetbaarheid
in de functie:
●● Stressbestendigheid
●● Geen ‘9-tot-5 mentaliteit’
●● Aanwijzing door gemeente of hulpverleningsdienst om de functie en de daarbij behorende opleidingen in
de crisiscommunicatieorganisatie te mogen uitvoeren
Vakbekwaam wordenDe communicatieadviseur (team A&A) kan in een traject van opleiden, examineren, trainen en oefenen
werken aan de ontwikkeling van bovenvermeld wenselijk basisniveau (voor inzetbaarheid in de functie). De
volgende opleidingen worden aanbevolen:
●● Basisopleiding crisisbeheersing, doelgroep leidinggevenden/sleutelfunctionarissen
●● Procesopleiding crisiscommunicatie
●● Functiegerichte opleiding ..
●● Evt. verdiepende/themagerichte opleiding(en)
Daarnaast kan het wenselijke basisniveau (mede) ontwikkeld worden vanuit andere relevante trajecten van
opleiden, examineren, trainen en oefenen. Ook EVC’s (eerder verworven competenties) kunnen bijdragen
aan het wenselijke basisniveau.
Vakbekwaam blijvenDe communicatieadviseur (team A&A) blijft vanuit zijn reguliere functie en op basis van bijscholing, training
en oefening bovenstaande kennis en vaardigheden en de in dit profiel aangegeven competenties bezitten.
Hierbij worden competenties aangeduid als: de genoemde kerntaken kunnen uitvoeren met de daarvoor
benodigde kwaliteiten en uitgaande van de aangegeven context, mede aan de hand van de voor de functie
specifieke keuzes en dilemma’s.
De communicatieadviseur (team A&A) voldoet daarbij minimaal aan de verplichtingen die in het kader van
de Wet veiligheidsregio’s en het regionaal vastgestelde opleidings-, trainings- en oefenbeleid worden ge-
steld.
Vakbekwaam blijven is zowel een werknemers- als werkgeversverantwoordelijkheid.
54 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Omgevingsanalist
Kerntaken
De omgevingsanalist heeft de volgende kerntaken:
1. Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over het incident / crisis.
2. Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoefte en gedrag van pu-
bliek en pers tot een omgevingsanalyse.
3. Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de teamleider Analyse en
advies of de communicatieadviseur ROT.
4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en advies.
Positionering
●● Ontvangt leiding van de teamleider Analyse en advies;
●● Stemt met collega-omgevingsanalist (indien van toepassing) af over de verdeling van de taken.
Criteria
Competenties●● Analytisch
●● Stressbestendig handelen
●● Accuraat
●● Onafhankelijk
●● Communicatief
Instroomeisen●● MBO denk- en werkniveau
●● Minimaal 2 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 45 minuten na alarmering een eerste omgevingsrapport opleveren en binnen 1,5 uur in 1 van
de Utrechtse gemeente aanwezig zijn
Uitwerking kerntaken
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 55
Kerntaak 1: Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over het incident / crisis.
Werkzaamheden
De omgevingsanalist:
●● Onttrekt informatie aan:
●❍ traditionele en sociale media;
●❍ publieks- en persvragen.
●● Registreert gedragingen, informatiebehoefte en betekenisgeving van direct betrokkenen, publiek en
media (‘wat er speelt en leeft’), blijkend uit: woordkeuze, uitspraken, vragen, geruchten, onjuistheden,
tegenstrijdigheden, onzekerheden, angsten en (voorgenomen) activiteiten.
●● Registreert informatie die het verloop van de gebeurtenissen kan beïnvloeden.
●● Maakt een inschatting van de spelers in het krachtenveld, hun belangen en de context waarin de crisis
zich afspeelt.
●● Maakt een inschatting van welke partijen de crisis als (mogelijke) communicatiekans zullen aangrijpen en
welke politieke gevoeligheden deze crisis op landelijk niveau met zich meebrengt.
Kerntaak 2: Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebehoef-te en gedrag van publiek en pers tot een omgevingsanalyse.
Werkzaamheden
De omgevingsanalist:
●● Brengt de informatiebehoefte, betekenisgeving en gedragingen van de buitenwereld naar binnen (de
crisisorganisatie op alle niveaus).
●● Verwoordt in communicatietermen welke kernwaarden (zoals veiligheidsgevoel) in het geding zijn.
●● Verwerkt bovenstaande stappen tot een omgevingsanalyse.
Kerntaak 3: Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de communicatieadviseur Analyse en advies.
Werkzaamheden
De omgevingsanalist:
●● Maakt een vergelijking tussen het laatste adviesrapport omgevingsanalyse en de huidige omgevings-ana-
lyse, om het effect van de huidige communicatieaanpak vast te stellen in termen van informatiebehoefte,
betekenisgeving en gedrag.
●● Voegt dit toe aan de omgevingsanalyse.
Kerntaak 4: Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en advies.
Werkzaamheden
De omgevingsanalist:
●● Deelt informatie over de voortgang van het werk.
●● Deelt eventuele afwijkingsinformatie, bijvoorbeeld:
●❍ problemen met betrekking tot toegankelijkheid van bronnen (bijvoorbeeld beschikbaarheid van
ICT-middelen of media);
●❍ stagnatie van interne informatiestromen, bijvoorbeeld aangeleverde pers- en publieksvragen.
56 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Strategisch adviseur Crisiscommunicatie GBT / RBT
Kerntaken
De Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT / RBT heeft de volgende kerntaken:
1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communicatieaanpak.
2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel komt tijdens de verga-
dering van het beleidsteam.
3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het vervullen van zijn rol als
boegbeeld en burgervader (betekenisgeving).
4. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van het beleidsteam.
5. Informeren van de communicatie adviseur ROT over besluiten BT t.a.v. communicatie omtrent opera-
tionele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)
Positionering
●● Ontvangt operationele leiding van de burgemeester of voorzitter van de veiligheidsregio;
●● Wordt gefaciliteerd door het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie;
●● Stemt de contactmomenten af met / geeft genomen besluiten door aan het Hoofd Actiecentrum Crisis-
communicatie;
●● Is voor het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie het aanspreekpunt voor de besluitvorming over crisis-
communicatie;
●● Is voor leden van het beleidsteam het aanspreekpunt voor de crisiscommunicatie.
Criteria
Competenties●● Met politiek bestuurlijk inzicht
●● Overtuigend
●● Stressbestendig
●● Onafhankelijk
●● Communicatief
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Minimaal 3 jaar relevante ervaring binnen een gemeente, bij voorkeur affiniteit met crisisbeheersing.
●● Kan binnen 1 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeente aanwezig zijn, dan wel in de RBT-ruimte
in Utrecht.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 57
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communi-catieaanpak
Werkzaamheden
●● Wijst het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen de communi-
catieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving).
●● Deelt informatie over het omgevingsbeeld.
●● Meldt welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbereiding zijn.
●● Adviseert en informeert over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport omgeving-
sanalyse.
●● Is in staat om op basis van de omgevingsanalyse te anticiperen op de nieuwsstroom en nieuwsgaring
van de buitenwereld. Meldt op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt.
●● Bepaalt of er aanvullende besluiten van het BT nodig zijn ten aanzien van de communicatieaanpak.
●● Adviseert welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communicatieoperatie.
Kerntaak 2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel komt tijdens de vergadering van het beleidsteam
Werkzaamheden
●● Adviseert over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpunten en dilemma’s.
●● Vertaalt BT-besluiten in overleg met het Hoofd Actiecentrum crisiscommunicatie naar inzetopdrachten
voor het actiecentrum.
Kerntaak 3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het vervullen van zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving)
Werkzaamheden
●● Adviseert en faciliteert de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio bij de voorbereiding en
uitvoering van pers- en publieksoptreden.
●● Formuleert kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meenemen-principe) voor de
burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio.
●● Adviseert de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over de communicatie tijdens proto-
collaire bijeenkomsten.
●● Weet parallellen te trekken tussen vergelijkbare incidenten.
Kerntaak 4. Informeren van het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie over de besluiten van het beleidsteam
Werkzaamheden
●● Deelt informatie en (in overleg met het hoofd actiecentrum crisiscommunicatie) inzetopdrachten binnen
het Actiecentrum.
Kerntaak 5. Informeren van het Hoofd sectie communicatie ROT over besluiten BT t.a.v. communi-catie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)
Werkzaamheden
●● Deelt informatie en (in overleg met het Hoofd sectie communicatie ROT) inzetopdrachten t.b.v. het Ac-
tiecentrum.
58 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Bijlage 2 – Taakkaarten
Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
●● Burgemeester of voorzitter van de veiligheidsregio (operationeel)
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek Werkruimte Beleidsteam + zie lokaal deel draaiboek
Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het beleidsteam over de (strategische) communicatie-
aanpak.
2. Adviseren van het beleidsteam over communicatieve implicaties van wat ter tafel
komt tijdens de vergadering van het beleidsteam.
3. Adviseren van de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over het
vervullen van zijn rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving).
4. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van
het beleidsteam.
5. Informeren van de communicatieadviseur ROT over besluiten BT t.a.v. communica-
tie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS2
●❏ Neem contact op met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de (verwachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek communicatieaanpak en -activiteiten, woordvoeringslijn en prioriteiten
voor BT
●❍ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten
(bijvoorbeeld voor en na BT-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taak-
organisatie is ingezet
●❏ Neem contact op met de communicatieadviseur ROT
●❍ Bespreek de communicatieaspecten van de operationele besluiten en inzet
●❍ Bespreek communicatieadvies dat in ROT-advies wordt opgenomen op basis van
het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de
(verwachte) informatiebehoefte
●❍ Informeer de communicatieadviseur ROT op logische momenten (bijvoorbeeld
voor en na BT-vergadering) over de BT-besluiten
2 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 59
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Meld in BT welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorbe-
reiding zijn
●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel ad-
viesrapport omgevingsanalyse; meld op welke van de communicatiedoelstellingen
het accent ligt
●❏ Anticipeer op de nieuwsstroom en nieuwsgaring van de buitenwereld
●❏ Bepaal of aanvullende besluiten van het BT nodig zijn ten aanzien van de commu-
nicatieaanpak
●❏ Adviseer welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communica-
tieoperatie
●❏ Adviseer over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpunten
en dilemma’s
●❏ Vertaal BT-besluiten in overleg met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
naar inzetopdrachten voor het actiecentrum
●❏ Formuleer kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meene-
men-principe) voor de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio
●❏ Stem af / wissel informatie uit met Communicatieadviseur ROT
●❏ Wijs (indien nodig) het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen) en
mandaten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaats-
vindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving)
In samenwerking met de (lokale) Communicatieadviseur burgemeester:
●❏ Adviseer en faciliteer de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio bij
de voorbereiding en uitvoering van pers- en publieksoptreden (rol van burgervader
en/of boegbeeld) (communicatiedoelstelling ‘betekenisgeven’)
●❏ Adviseer de burgemeester en/of voorzitter van de veiligheidsregio over de commu-
nicatie tijdens protocollaire bijeenkomsten
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal je eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum
Crisiscommunicatie en het Beleidsteam
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het Hoofd Actiecen-
trum Crisiscommunicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke
organisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
Resultaat (output) ●● Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)
●● (Mondeling) advies in het beleidsteam
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
In samenwerking met de (lokale) Communicatieadviseur burgemeester:
●● Mondeling advies aan de burgemeester (rol burgervader, boegbeeld)
Bevoegdheden N.v.t.
60 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Kantoor en werkplekfaciliteiten
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg gemeentelijk of regionaal beleidsteam
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Liaison Communicatie (R)BT
●● Informatiecoördinator actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Voorzitter en leden gemeentelijk of regionaal beleidsteam
●● Leden beleidsteam
●● Communicatieadviseur ROT
●● Persvoorlichters (voorbereiden persconferentie/persstatement)
●● Publieksvoorlichters (voorbereiden herdenkings- of informatiebijeenkomst)
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 61
Communicatieadviseur ROT
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Communicatieadviseur ROT
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Operationeel leider (operationeel)
Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)
Geeft leiding aan Liaison crisiscommunicatie ROT
Werkplek ROT, COV gebouw / Belcampostraat 10
Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het regionaal operationeel team over de (operatione-
le en tactische) aspecten van de communicatieaanpak op basis van het adviesrap-
port omgevingsanalyse
2. Actief halen en brengen van informatie tijdens de vergadering van het regionaal
operationeel team en adviseren over de communicatieve implicaties
3. Informeren van het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van
het regionaal operationeel team
4. Informeren van de Strategisch communicatieadviseur (R)BT over communicatie-
aspecten uit de strategie van ROT.
5. Stemt af met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie en de Strategisch Com-
municatieadviseur.
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS
●❏ Neem contact op met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de (verwachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek de communicatieaanpak en –activiteiten ten aanzien van informatie-
voorziening en schadebeperking, de woordvoeringslijn en de communicatieprio-
riteiten voor het ROT
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten (bij-
voorbeeld voor en na ROT-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taakorga-
nisatie is ingezet
●❏ Neem contact op met het de Strategisch communicatieadviseur (R)BT:
●❍ Bespreek de communicatieaspecten van de operationele besluiten, op basis van
totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (ver-
wachte) informatiebehoefte
62 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Deel informatie over het omgevingsbeeld
●❏ Meld welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorberei-
ding zijn
●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel ad-
viesrapport omgevingsanalyse
●❏ Meld op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt
●❏ Bepaal of aanvullende besluiten en bijdragen (duiding) van het ROT nodig zijn ten
aanzien van de communicatieaanpak
●❏ Verzamel operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatie-
voorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven) en deel deze informa-
tie met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●❏ Beoordeel de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevolgen
en randvoorwaarden
●❏ Wijs (indien nodig) het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en man-
daten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt
(informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving)
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum
Crisiscommunicatie en de Operationeel Leider
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het Hoofd Actiecen-
trum Crisiscommunicatie, over aan de aflossing of de reguliere gemeentelijke orga-
nisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse (zodra beschikbaar)
Resultaat (output) ●● (Mondeling) advies in het ROT
●● Input voor informatievoorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven)
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Taakkaart
●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen
●● Convenanten/samenwerkingsovereenkomsten
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg regionaal operationeel team
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 63
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Liaison sectie communicatie ROT
●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Informatiecoördinator actiecentrum Communicatie
●● Voorzitter regionaal operationeel team / operationeel leider
●● Leden regionaal operationeel team
●● Liaisons van andere overheden en externe partners betrokken bij het incident
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek crisiscommunicatie
64 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Communicatieadviseur CoPI
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Communicatieadviseur CoPI
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
●● Leider CoPI (operationeel)
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)
Geeft leiding aan Tot en met GRIP 1, bij monodisciplinaire opschaling:
teamleider en/of medewerkers Pers- en publieksvoorlichting
Werkplek Op of nabij de plaats incident
Kerntaken 1. Adviseren en informeren van het commando plaats incident over de (operationele)
aspecten van de communicatieaanpak
2. Verzorgen van de woordvoering op de plaats incident over feiten en omstandighe-
den, te voorziene ontwikkelingen en handelingsperspectieven
3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de communicatieadviseur regi-
onaal operationeel team of het hoofd taakorganisatie (afhankelijk van het GRIP-ni-
veau) en informeren over wat leeft en speelt op de plaats incident
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS (indien opgestart)
●❏ Neem contact op met de meldkamer:
●❍ Bespreek het totaalbeeld
●❍ Bespreek de (monodisciplinaire) opschaling
●❏ Maak een inschatting van de (verwachte) informatiebehoefte op basis van een
snelle omgevingsanalyse
●❏ Start de eerste communicatieactiviteiten op en zet communicatiemiddelen in
Na opschaling naar GRIP 2 of hoger, of na monodisciplinaire opschaling:
●❏ Neem contact op met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en het omgevingsbeeld
●❍ Meld welke communicatieactiviteiten al zijn ondernomen en welke in voorberei-
ding zijn
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie op logische momenten (bij-
voorbeeld voor en na de CoPI-vergadering) gedurende de uren/dagen dat de taak-
organisatie is ingezet
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 65
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Ontvang en begeleid media ter plaatse
●❏ Informeer media over feiten, omstandigheden, te voorziene ontwikkelingen en
aandachtspunten (informatievoorziening en schadebeperking)
●❏ Informeer media over aard en plaats van officieel/officiële persmoment(en)
●❏ Registreer indien mogelijk vragen, antwoorden, afspraken, geruchten, fabeltjes,
toon en sfeer
Bij GRIP 1:
●❏ Wijs het CoPI op de kaders (strategie en doelstellingen) en mandaten waarbinnen
de communicatieoperatie plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking)
●❏ Adviseer de leider CoPI gevraagd en ongevraagd over de communicatieaanpak en
eventuele (monodisciplinaire) opschaling en inzet van het actiecentrum Communi-
catie
Na opschaling naar GRIP 2 of hoger, of na monodisciplinaire opschaling:
●❏ Draag bij aan het omgevingsbeeld (‘ogen en oren’ voor de communicatieadviseur
ROT en/of het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie)
●❏ Rapporteer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie of de communicatieadvi-
seur ROT over:
●❍ relevante communicatiefeiten en -gebeurtenissen
●❍ de communicatieactiviteiten, aard, toon en ervaring met media en publiek
●❏ Stem communicatieaanpak, werkzaamheden en mediaverzoeken af met de commu-
nicatieadviseur ROT of het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal pas af na afstemming met leider CoPI en/of Hoofd Actiecentrum Crisiscom-
municatie
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het hoofd taakorgani-
satie Communicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke organi-
satie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse (zodra beschikbaar)
Resultaat (output) ●● Pers- en publieksberichten
●● Persstatement
●● (Mondeling) advies aan de leider CoPI
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Logboek
Bevoegdheden Heeft het mandaat om (binnen zijn taakbeschrijving en het regionaal vastgestelde
mandaatbesluit) de benodigde opdrachten te geven en activiteiten uit te (laten) voe-
ren, zonder voorafgaande autorisaties door de leider CoPI of de burgemeester
66 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Taakkaart
●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen
●● Convenanten/samenwerkingsovereenkomsten
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg commando plaats incident
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie
●● Communicatieadviseur ROT
●● Leider en leden CoPI
●● Informatiemanager CoPI
●● Liaisons van andere overheden en externe partners betrokken bij het incident
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 67
Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Burgemeester
Geeft leiding aan ●● Communicatieadviseur BT (functioneel)
●● Communicatieadviseur ROT (functioneel)
●● Communicatieadviseur CoPI (functioneel)
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting (operationeel en functioneel)
●● Teamleider Analyse en advies (operationeel en functioneel)
●● Ondersteunende medewerkers van de taakorganisatie
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Inrichten van het actiecentrum crisiscommunicatie, inclusief de bezetting van de
functies Strategisch communicatieadviseur (R)BT, Communicatieadviseur ROT ,
Communicatieadviseur Burgemeester en Liaison sectie communicatie ROT.
2. Leiding geven aan de medewerkers van het actiecentrum crisiscommunicatie. Zorg-
dragen voor uitvoering van de vastgestelde communicatiestrategie uit ROT of BT.
3. Adviseren, informeren, rapporteren
4. Zorgdragen voor debriefing en nazorg van de communicatiemedewerkers binnen
en buiten de taak-organisatie Communicatie
5. Tijdig aanleveren van rapport omgevingsanalyse en advies bij Strategisch commu-
nicatieadviseur (R)BT en Communicatieadviseur ROT
68 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek (of wijs iemand aan die
logboek bijhoudt)
●❏ Raadpleeg LCMS
●❏ Neem contact op met communicatieadviseur CoPI en/of Communicatieadviseur ROT
(of de Liaison):
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het omgevingsbeeld (indien aanwezig) en de (ver-
wachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek reeds ingezette communicatiemiddelen en de daarmee reeds versprei-
de communicatieboodschappen
●❍ Stem werkzaamheden af tussen de communicatieadviseur CoPI, de communica-
tieadviseur ROT en de teamleiders in het actiecentrum Crisiscommunicatie
●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT of de Liaison
Communicatie (R)BT:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het omgevingsbeeld (indien aanwezig) en de (ver-
wachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek reeds ingezette communicatiemiddelen en de daarmee reeds versprei-
de communicatieboodschappen
●❏ Maak de inzetopdracht(en)
●❏ Neem contact op met teamleider(s):
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het omgevingsbeeld (indien aanwezig) en de (ver-
wachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek de inzetopdracht en bepaal de noodzakelijke inzet van mensen en
middelen
●❍ Informeer de teamleiders op logische momenten gedurende de uren/dagen dat
de taakorganisatie is ingezet
●❍ Informeer de teamleiders bij afschaling
●❏ Neem contact op met de AC Bevolkingszorg:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en het omgevingsbeeld
●❍ Bespreek de opschaling (ook van de andere bevolkingszorgprocessen)
●❍ Stel in overleg met de AC Bevolkingszorg prioriteiten vast
●❍ Spreek af op welke momenten afstemming plaatsvindt
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Bepaal, op basis van de (verwachte) informatiebehoefte bij pers en publiek, welke
teams en functionarissen worden ingezet
●❏ Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in concrete
taken en acties (inzetopdracht) en zet deze uit binnen de taakorganisatie
●❏ Informeer, instrueer en geef leiding aan de teamleider(s)
●❏ Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen
●❏ Draag zorg voor het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen taakor-
ganisatie
●❏ Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig bij
●❏ Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door de
taakorganisatie
●❏ Draag zorg voor het afstemmen van werkzaamheden en woordvoeringslijn met
externe en interne partners
●❏ Informeer de Hoofd Sectie Bevolkingszorg over de voortgang van de communica-
tieoperatie
●❏ Zorg dat informatie wordt uitgewisseld binnen de taakorganisatie en de commu-
nicatieadviseurs in het CoPI, ROT en BT over het totaalbeeld, het adviesrapport
omgevingsanalyse en de te leveren of opgeleverde producten
●❏ Zie erop toe dat de communicatie-inbreng correct wordt overgenomen in LCMS
●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de teamleden
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 69
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal pas af na afstemming met de AC Bevolkingszorg en de burgemeester en/of
het Beleidsteam
●❏ Informeer de teamleiders, de Sectie communicatie in het ROT, communicatieadvi-
seurs CoPI en BT en eventuele communicatieadviseurs van andere overheden en
externe partijen bij afschaling
●❏ Zorg voor debriefing van de taakorganisatie en de communicatieadviseurs in het
CoPI, ROT en BT
●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de medewerkers; zorg zo
nodig (mede) voor de nazorg aan de medewerkers van de processen van de taak-
organisatie
●❏ Lever een advies aan team Preparatie nafase m.b.t. openstaande en nog te onder-
nemen acties; lever het overdrachtsformulier nafase aan bij de teamleider Prepara-
tie nafase
●❏ Evalueer de inzet; draag zorg voor de evaluatie van het proces / de processen en
zo nodig de opstelling van een eindrapportage
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetverzoek
●● Inzetopdracht
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
Resultaat (output) ●● Inzetopdracht
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Overdrachtsformulier nafase
●● Evaluatierapport
Bevoegdheden Heeft het mandaat om (binnen zijn taakbeschrijving en het regionaal vastgestelde
mandaatbesluit) de benodigde opdrachten te geven en activiteiten uit te (laten) voe-
ren, zonder voorafgaande autorisaties door de operationeel leider of de burgemees-
ter
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Taakkaarten van alle communicatiefuncties
●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen
●● Convenanten, samenwerkingsovereenkomsten
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Standaarddocumenten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg stafsectie Bevolkingszorg
●● Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie
70 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Sectie Bevolkingszorg
●● Hoofden taakorganisatie sectie Bevolkingszorg
●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Communicatieadviseur ROT
●● Communicatieadviseur CoPI
●● Communicatieadviseurs betrokken overheden en externe partners betrokken bij
het incident
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Teamleider Analyse en advies
●● Teamleider Registratie slachtoffers (t.b.v. communicatie over registratie en verwan-
teninformatie)
●● Ondersteunende medewerkers
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 71
Ondersteuner Actiecentrum Crisiscommunicatie
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Ondersteuner Actiecentrum Crisiscommunicatie
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Bieden van organisatorische ondersteuning aan het Hoofd Actiecentrum Crisiscom-
municatie
2. Bieden van secretariële ondersteuning aan het Hoofd Actiecentrum Crisiscommuni-
catie
3. Bieden van secretariële ondersteuning aan het actiecentrum crisiscommunicatie
Checklist start
activiteiten
●● Bevestig het alarm / je opkomst en start logboek taakorganisatie Communicatie
●● Neem contact op met Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●❍ Stel in overleg met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie prioriteiten vast
m.b.t. ondersteunende werkzaamheden
●❍ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Zorg (indien nodig) voor aanmelden, opvangen, begeleiden en uitgeleiden van
medewerkers van de taakorganisatie
●❏ Verzorg tijdige en correcte afhandeling/doorgeleiding van inkomende telefoontjes
en (digitale) post
●❏ Organiseer op verzoek conference calls (planning, uitnodigingen, opstart)
●❏ Notuleer beraadslagingen, werk deze direct uit in actie-/besluitenlijst en stel deze
aan de deelnemers ter hand
●❏ Voer administratieve en secretariële werkzaamheden uit (zoals kopiëren, typen,
correspondentie, telefoon)
●❏ Beheer gegevensbestanden (zoals verzendlijsten, medialijst, personeelsbezetting)
●❏ Richt werkplekken in voor medewerkers van de taakorganisatie (kantoormaterieel
en –materiaal, waaronder computeraansluiting en printfaciliteit)
●❏ Instrueer iedere communicatiefunctionaris de eigen aan- en afwezigheid te noteren
op de presentielijst
●❏ Ondersteun het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij het regelen van vol-
doende bemensing van het actiecentrum en het opstellen van de inzetroosters
●❏ Instrueer iedere communicatiefunctionaris hoe hij zijn werkzaamheden (zoals ac-
ties, reacties, afspraken) dient vast te leggen
●❏ Organiseer toeleveranciers als koeriers, fotografen, drukkers, tolken en vertalers
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum
Crisiscommunicatie
Benodigde infor-
matie (input)
●● Inzetplan
72 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Resultaat (output) ●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Registratie van medewerkers actiecentrum
●● Rooster voor inzet van medewerkers actiecentrum
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en andere partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg actiecentrum Communicatie
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Alle teamleden actiecentrum Communicatie
●● Facilitaire medewerkers taakorganisatie Ondersteuning
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 73
Communicatieadviseur Burgemeester (Lokaal)
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Communicatieadviseur Burgemeester (Lokaal)
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek Werkruimte Beleidsteam + zie lokaal deel draaiboek
Kerntaken 1. Adviseren van de burgemeester over het vervullen van zijn rol als boegbeeld en
burgervader (betekenisgeving), op basis van de adviezen van de Strategisch Com-
municatieadviseur BT.
2. Afstemmen met de Strategisch Communicatieadviseur BT en het Hoofd Actiecen-
trum Crisiscommunicatie over de communicatieaanpak, voor zover het de rol van
de burgemeester betreft.
3. Afstemmen met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over persstrategie in
geval van persconferenties en interviews
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie:
●❍ Bespreek communicatieaanpak en -activiteiten, woordvoeringslijn en prioriteiten
voor de burgemeester
●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT:
●❍ Bespreek de rol van de burgemeester bij de uitvoering van de communica-
tiestrategie waartoe in het BT wordt besloten.
●❍ Bespreek het communicatieadvies aan de burgemeester ten aan zien van zijn
rol als boegbeeld en burgervader (betekenisgeving)
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Adviseer welke rol en bijdrage van de burgemeester wordt verwacht in de commu-
nicatieoperatie
●❏ Formuleer kernboodschappen (op basis van het Benoemen, Aansluiten, Meene-
men-principe) voor de burgemeester
●❏ Adviseer en faciliteer de burgemeester bij de voorbereiding en uitvoering van pers-
en publieksoptreden (rol van burgervader en/of boegbeeld) (communicatiedoelstel-
ling ‘betekenisgeven’)
●❏ Stem met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie af over de aanpak van pers-
en publieksoptredens van de burgemeester
●❏ Adviseer de burgemeester over de communicatie tijdens protocollaire bijeenkom-
sten
74 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal je eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum
Crisiscommunicatie, de Strategische Communicatieadviseur (R)BT en de burge-
meester
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het Hoofd Actiecen-
trum Crisiscommunicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke
organisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
Resultaat (output) ●● Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)
●● (Mondeling) advies aan de burgemeester
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Kantoor en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg gemeentelijk of regionaal beleidsteam
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Liaison Communicatie (R)BT
●● Burgemeester
●● Leden beleidsteam
●● Communicatieadviseur ROT
●● Persvoorlichters (voorbereiden persconferentie/persstatement)
●● Publieksvoorlichters (voorbereiden herdenkings- of informatiebijeenkomst)
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 75
Liaison Communicatie (R)BT
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Liaison Communicatie (R)BT
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie (functioneel)
Strategisch Communicatieadviseur (R)BT (operationeel)
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek Werkruimte Beleidsteam + zie lokaal deel draaiboek
Kerntaken 1. Ondersteunen van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
2. Sparren met Strategisch Communicatieadviseur (R)BT over adviezen aan het Be-
leidsteam
3. Contact onderhouden (waar nodig en op aangeven van de Strategisch Communica-
tieadviseur) met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie over de besluiten van
het beleidsteam en over informatie, omgevingsbeeld en communicatieadviezen uit
het actiecentrum.
4. Contact onderhouden (waar nodig en op aangeven van de Strategisch Communica-
tieadviseur) met de communicatieadviseur ROT of de Liaison sectie communicatie
ROT over de besluiten van het Beleidsteam en over de informatie uit het ROT t.a.v.
communicatie omtrent operationele inzet (informatievoorziening, schadebeperking)
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS4
●❏ Neem contact op met de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de (verwachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek de prioriteiten voor de Liaison in het BT
3 LCMS = landelijk crisismanagementsysteem
76 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Meld aan de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT de informatie verkregen van
Actiecentrum of ROT, over o.a. de communicatieaanpak en –activiteiten.
●❏ Denk mee over de adviezen van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT aan
het BT over de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport om-
gevingsanalyse. Werk waar nodig de adviezen uit.
●❏ Wees het aanspreekpunt van de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT tijdens
BT-vergaderingen voor actiecentrum, ROT, etc. Zorg dat continu informatie kan
worden uitgewisseld tussen de communicatiefuncties in BT, ROT en Actiecentrum.
●❏ Denk met de Strategisch Communicatieadviseur mee over zijn taken:
●❍ Anticipeer op de nieuwsstroom en nieuwsgaring van de buitenwereld
●❍ Adviseer welke rol en bijdrage van de BT-leden wordt verwacht in de communi-
catieoperatie
●❍ Adviseer over communicatieve implicaties van strategische informatie, knelpun-
ten en dilemma’s
●❍ Denk mee over kernboodschappen voor de burgemeester en/of voorzitter van
de veiligheidsregio
●❍ Wijs (indien nodig) het beleidsteam op de kaders (strategie en doelstellingen)
en mandaten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie
plaatsvindt (informatievoorziening, schadebeperking, betekenisgeving)
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal je eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het Hoofd Actiecentrum
Crisiscommunicatie en de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●❏ Informeer het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie bij afschaling
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via het Hoofd Actiecen-
trum Crisiscommunicatie, over aan aflossing of aan de reguliere gemeentelijke
organisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
Resultaat (output) ●● Uitwerking van adviezen Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●❍ Persstatement (kernboodschap) (voorbereid door Pers- en publieksvoorlichting)
●❍ (Mondeling) advies in het beleidsteam
●❍ de Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Mondeling advies aan de burgemeester (rol burgervader, boegbeeld)
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Kantoor en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 77
Neemt deel aan
overleg
●● Overleg gemeentelijk of regionaal beleidsteam
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Communicatieadviseur Burgemeester (lokaal)
●● Informatiecoördinator actiecentrum Crisiscommunicatie
●● Leden beleidsteam
●● Communicatieadviseur ROT
●● Liaison sectie communicatie ROT
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek
78 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Lid (liaison) sectie crisis communicatie ROT / Procesbewaker crisis communicatie ROT
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Lid (liaison) sectie crisis communicatie ROT / Procesbewaker crisis communicatie ROT
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
●● Communicatieadviseur ROT
Geeft leiding aan
Werkplek ROT / Belcampostraat 10
Kerntaken 1. Ondersteunt de scommunicatieadviseur ROT bij diens taken;
2. Bewaakt de rolvastheid van crisiscommunicatie binnen het ROT en monitort de
voortgang van de gemeentelijke activiteiten en processen;
3. Vult het communicatietabblad in het Landelijk Crisis Management Systeem;
4. Schakelt de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten;
5. Zorgt voor de bemensing van het Regionaal Actiecentrum.)
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met communicatieadviseur ROT en bespreek welke activiteiten
opgestart moeten worden.
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Meld aan de communicatieadviseur ROT de informatie verkregen van LCMS, Actie-
centrum of Beleidsteam, over o.a. de communicatieaanpak en –activiteiten.
●❏ Denk mee over de adviezen van de communicatieadviseur ROT aan het ROT over
●❏ de communicatieaanpak op basis van een actueel adviesrapport omgevingsanaly-
se.
●❏ Werk waar nodig de adviezen uit.
●❏ Wees het aanspreekpunt van de communicatieadviseur ROT tijdens ROT-vergade-
ringen voor actiecentrum, ROT, etc. Zorg dat continu informatie kan worden uitge-
wisseld tussen de communicatiefuncties in BT, ROT en Actiecentrum.
●❏ Denk met de communicatieadviseur ROT mee over zijn taken:
●❏ Adviseer en informeer over de communicatieaanpak op basis van een actueel
●❍ adviesrapport omgevingsanalyse
●❍ Meld op welke van de communicatiedoelstellingen het accent ligt
●❍ Verzamel operationele informatie ten behoeve van de doelstellingen informatie-
voorziening en schadebeperking (handelingsperspectieven) en deel deze infor-
matie met het Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●❍ Beoordeel de impact van operationele besluiten op hun communicatieve gevol-
gen en randvoorwaarden
●❏ Wijs (indien nodig) het ROT op de kaders (strategie en doelstellingen) en man-
daten (handelingsbevoegdheid) waarbinnen de communicatieoperatie plaatsvindt
(informatievoorziening, schadebeperking en betekenisgeving)
●❏ Vul het tabblad crisiscommunicatie in LCMS
●❏ Hou een logboek bij van alle afspraken en activiteiten
●❏ Schakel de crisiscommunicatiepool in op verzoek van gemeenten
●❏ Zorg voor bemensing van het regionaal actiecentrum crisiscommunicatie indien
nodig
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 79
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met communicatieadviseur
ROT
●❏ Stem met communicatieadviseur ROT af wie Hoofd Actiecentrum Crisiscommunica-
tie, strategisch communciatieadviseur en CoPI adviseur bij afschaling informeert.
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, over aan de aflossing of
via communicatieadviseur ROT
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse (zodra beschikbaar)
●● LCMS
Resultaat (output) ●● Tabblad crisiscommunicatie LCMS
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Mandaatbesluit crisiscommunicatie
●● Taakkaart
●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen
●● Convenanten/samenwerkingsovereenkomsten
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie (poollijst)
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● regionaal operationeel team
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd Actiecentrum Crisiscommunicatie
●● communicatieadviseur ROT
●● Strategisch Communicatieadviseur (R)BT
●● Informatiecoördinator Bevolkingszorg
●● Informatiecoördinator ROT
●● Communicatieadviseur ROT
●● Liaisons van andere overheden en externe partners betrokken bij het incident
Bereikbaarheid
partners/ externen
Zie regionaal draaiboek crisiscommunicatie
80 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Pers- en publieksvoorlichting
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd Actiecentrum Communicatie
Geeft leiding aan ●● Pers- en publieksvoorlichters
●● Contactpersoon calamiteitenzender
●● Redacteuren web en social media
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Inrichten van het team Pers- en publieksvoorlichting
2. Leiding geven aan team Pers- en publieksvoorlichting
3. Adviseren, informeren en rapporteren
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS
●❏ Neem contact op met het hoofd actiecentrum Communicatie:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de (verwachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek de inzetopdracht en bepaal de noodzakelijke inzet van mensen en
middelen
●❍ Informeer bij het hoofd taakorganisatie Communicatie wat er al (via welke mid-
delen) is gecommuniceerd naar pers en publiek
●❍ Maak afspraken met het HTo over de woordvoeringslijn
●❍ Informeer het hoofd taakorganisatie Communicatie over de voortgang van het
proces op logische momenten gedurende de uren/dagen dat het team Pers- en
publieksvoorlichting is ingezet
●❏ Vertaal de ontvangen inzetopdracht(en) in een inzetplan
●❏ Bepaal (samen met het hoofd van de taakorganisatie) de samenstelling en bezet-
tingsgraad van het team
●❏ Alarmeer de teamleden
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 81
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Informeer de teamleden en wijs taken toe
●❏ Regel (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen
●❏ Regel het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team
●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering
●❏ Gebruik het adviesrapport omgevingsanalyse als productiekader Wat betekent dit?
●❏ Maak afspraken over:
●❍ de woordvoeringslijn;
●❍ het verzamelen, verifiëren, redigeren en publiceren van informatie;
●❍ doel- en doelgroepaccenten;
●❍ de in te zetten communicatiemiddelen;
●❍ de te ontwikkelen producten en te leveren diensten;
●❍ de taakverdeling daarbij
●❏ Bepaal welke communicatiemiddelen worden ingezet
●❏ Zorg voor een permanente en actuele informatievoorziening aan publiek en pers
●❏ Zorg ervoor dat de communicatieadviseur ROT regelmatig input levert (informatie-
voorziening en schadebeperking) voor pers- en publieksberichten
●❏ Zorg ervoor dat relevante informatie uit alle geactiveerde processen wordt gedeeld
met en gebruikt door het team Pers- en publieksvoorlichting
●❏ Zorg ervoor dat pers- en publieksberichten worden verspreid naar publieksinforma-
tiebalies, publieksinformatienummer en redacteuren web en social media
●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het
team
●❏ Maak zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling
●❏ Informeer en adviseer vanuit het eigen proces het hoofd van de taakorganisatie en
de andere teamleiders van de taakorganisatie, evenals de taakorganisaties Infor-
matie en Ondersteuning, over de te inzetten communicatiemiddelen en de op te
leveren communicatieproducten
●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele
afwijkingen in de procesuitvoering
●❏ Zorg dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie,
prioriteiten en effectiviteit
●❏ Zorg voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de even-
tuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners
●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de teamleden
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd taakorganisatie
Communicatie
●❏ Informeer de teamleden bij afschaling
●❏ Draag zorg voor de debriefing van de teamleden
●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draag zo
nodig zorg voor die nazorg
●❏ Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie
●❏ Draag zo nodig bij aan de evaluatie van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetopdracht
●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Veelgestelde vragen (FAQ’s)
82 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Resultaat (output) ●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Pers- en publieksberichten
●● Persstatement
●● Q&A’s
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Evt. bijdrage aan overdracht voor nafase
●● Evt. bijdrage aan evaluatie
Bevoegdheden Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten te ge-
ven en activiteiten uit te (laten) voeren
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart eigen team
●● Ramp- en incidentbestrijdingsplannen
●● Convenanten, overeenkomsten
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst/netwerkkaart contactpersonen communicatie andere overhe-
den en externe partners
●● (Mobiele) ICT-en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Standaarddocumenten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd taakorganisatie Communicatie
●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie
●● Teamleider Analyse en advies
●● Communicatieadviseur BT (t.b.v. voorbereiding persstatement/persconferentie)
●● Communicatieadviseur ROT (t.b.v. input informatievoorziening en schadebeperking)
●● Coördinator publieksinformatienummer
●● Medewerkers Pers- en publieksvoorlichting
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 83
Medewerker Persvoorlichting (inclusief taken van Contactpersoon calamiteitenzender)(Ook voor opvanglocatie / Plaats Incident)
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Medewerker Persvoorlichting
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting. Daarnaast:
1. Zorgen voor een adequate en continue informatievoorziening naar de calamiteiten-
zender
2. Formuleren van de uit te zenden teksten - binnen de op dat moment afgesproken
communicatiestrategie – voor de calamiteitenzender
3. Informeren en rapporteren
Checklist start
activiteiten
●❍ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❍ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting:
●❍ Bespreek het totaalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de verwachte informatiebehoefte
●❍ Bespreek het inzetplan, de woordvoeringslijn en de concrete taken en acties die
daaruit voortvloeien.
●❍ Bespreek wie de inhoud via de calamiteitenzender voor het voetlicht brengt
Rapporteer periodiek over ervaringen met de regionale omroep in haar rol van cala-
miteitenzender
●● Neem contact op met de calamiteitenzender:
●❍ Meld dat de regionale omroep officieel wordt ingeschakeld als calamiteitenzen-
der
●❍ Zorg voor één contactpersoon bij de omroep en onderhoud contact
84 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Stel op verzoek persberichten op en verspreid deze door middel van beschikbare
en door de teamleider bepaalde communicatiemiddelen
●❏ Indien afgesproken: laat de persberichten controleren door de teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
●❏ Stel op verzoek een persstatement op voor een persbijeenkomst/ persconferentie
●❏ Organiseer op verzoek een persconferentie
●❏ Begeleid (desgevraagd) autoriteiten tijdens contacten met de media en het publiek
●❏ Treed (desgevraagd) op als woordvoerder bij persvragen
●❏ Houd eigen logboek bij
Voor de calamiteitenzender:
●❏ Stem met de calamiteitenzender af welke middelen ingezet kunnen worden (let
op: inzet radio is gegarandeerd conform convenant; overige middelen zoals tv,
tickertape, website en teletekst kunnen facultatief worden ingezet)
●❏ Spreek met contactpersoon calamiteitenzender plaats, tijdstip, frequentie en vorm
van uitzendingen af
●❏ Lever tijdig de tekst aan van het uit te zenden bericht
●❏ Zorg dat de calamiteitenzender de officiële mededelingen herkenbaar (als afkom-
stig van de incidentgemeente/veiligheidsregio) afkadert
●❏ Controleer of essentiële informatie in voldoende mate wordt herhaald en de taken
naar behoren worden uitgevoerd door de calamiteitenzender
●❏ Zorg dat de inzet van de calamiteitenzender wordt gecommuniceerd via alle be-
schikbare communicatiemiddelen/-kanalen
●❏ Evalueer periodiek met de regionale omroep het verloop van de inzet
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Persvragen
Resultaat (output) ●● Persberichten
●● Persstatement
●● Tekstberichten calamiteitenzender
●● Georganiseerde persbijeenkomst
●● Perswoordvoering
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 85
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Convenant calamiteitenzender
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Bereikbaarheidslijst contactpersonen communicatie overheden en externe partners
(incl. calamiteitenzender)
●● Verzendlijst lokale, regionale en landelijke pers
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists/formats
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
N.v.t.
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Communicatieadviseur BT (voorbereiding persconferentie)
●● Medewerker Publieksvoorlichting
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
86 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Medewerker Publieksvoorlichting
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Medewerker Publieksvoorlichting
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting: bespreek het to-
taalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (verwach-
te) informatiebehoefte
●❏ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Stel publieksberichten en Q&A’s op en verspreid deze door middel van beschikba-
re en door de teamleider bepaalde communicatiemiddelen
●❏ Actualiseer de publieksberichten en Q&A’s periodiek op basis van informatie:
●❍ uit de/het (adviesrapport) omgevingsanalyse
●❍ uit alle andere processen (via LCMS, HTo of informatiecoördinator taakorganisa-
tie Communicatie)
●❍ van publieksvoorlichters in informatie- en opvangcentra
●❍ van de coördinator van het lokale, regionale of landelijke publieksinformatie-
nummer
●❍ van betrokken andere overheden en externe partners in veiligheid
●❏ Indien afgesproken: laat de publieksberichten controleren door de teamleider
Pers- en publieksvoorlichting
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetplan
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Publieksvragen
Resultaat (output) ●● Publieksberichten
●● Q&A’s
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 87
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Checklists/formats
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
N.v.t.
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerker Persvoorlichting
●● Contactpersoon calamiteitenzender
●● Redacteur web en social media
●● Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie
●● Coördinator publieksinformatienummer
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
88 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Medewerker Publieksvoorlichting op de opvanglocatie / Plaats Incident
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse
●❍ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting op logische momenten ge-
durende de uren/dagen dat de opvanglocatie operationeel is
●❏ Neem contact op met de coördinator op de opvanglocatie: bespreek je taken uit
het inzetplan
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Bepaal de informatiebehoefte op de opvanglocatie en anticipeer hierop
●❏ Informeer conform de afgesproken frequentie de aanwezigen op de opvanglocatie
over het meest recente beeld van het incident, de (verwachte) verblijfsduur en
eventueel andere vormen van zorg die geboden worden (tijdelijk onderdak, voed-
sel, sanitair, enz.)
●❏ Stimuleer aanwezigen op de opvanglocatie om in contact te komen met (contact-
personen van) hun verwanten en stel (indien aanwezig) communicatiemiddelen
(telefoon/internet) daarvoor beschikbaar
●❏ Stimuleer zelfredzaamheid
●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de meest gestelde vra-
gen op de opvanglocatie t.b.v. een aangepaste Q&A
●❏ Treed desgevraagd en na toestemming van de teamleider Pers- en publieksvoor-
lichting op als woordvoerder op de opvanglocatie bij persvragen
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
●❏ Informeer de coördinator op de opvanglocatie bij afschaling
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetplan
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Q&A’s
●● Publieksvragen
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 89
Resultaat (output) ●● Publieksberichten
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Optioneel: overleg team Opvang op de opvanglocatie
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerkers Pers- en publieksvoorlichting
●● Coördinator opvanglocatie
●● Medewerkers opvanglocatie
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
90 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Coördinator publieksinformatienummer
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Coördinator publieksinformatienummer
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan Medewerkers publieksinformatienummer
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
2. Inrichten en uitvoeren van een publieksinformatienummer
3. liaisonfunctie tussen medewerkers publieks- en persvoorlichting en de medewer-
kers publiekinformatienummer en publiekinformatiebalie/receptie i.c. KCC.
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met teamleider Pers- en publieksvoorlichting: bespreek het to-
taalbeeld, het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (verwach-
te) informatiebehoefte
●❏ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Zorg voor voldoende personele capaciteit op het publieksinformatienummer, de
receptie en de informatiebalie
●❏ Monitor de werkdruk (inkomende vragen) en zet daarop personeel in
●❏ Vertaal kernboodschappen van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting naar
publieksberichten en verspreid deze intern door middel van beschikbare en door
de teamleider bepaalde communicatiemiddelen
●❏ Indien afgesproken: laat de publieksberichten controleren door de teamleider
Pers- en publieksvoorlichting
●❏ Stel Q&A’s op voor het incident en actualiseer deze periodiek op basis van de/het
(adviesrapport) omgevingsanalyse en de via het informatienummer binnenkomen-
de veelvoorkomende vragen
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de teamleider Pers- en
publieksvoorlichting
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Inzetplan
●● Totaalbeeld
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
Resultaat (output) ●● Q&A’s
●● Overzicht vastgestelde kernboodschappen en al bekende publieksberichten
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 91
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers publieksinformatienummer
●● Internet met toegang tot LCMS en e-mail
●● Telefonie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS en e-mail
●● Checklists pers- en publieksvoorlichting
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg team Pers- en publieksvoorlichting
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerkers publieksinformatienummer
●● Medewerkers persvoorlichting
●● Redacteur web en social media
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
92 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Medewerker publieksinformatienummer
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Medewerker publieksinformatienummer
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Coördinator publieksinformatienummer
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
2. Uitvoeren van het publieksinformatienummer
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met de coördinator publieksinformatienummer en overleg over je
inzet, de vastgestelde (kern)boodschappen en de al bekende pers- en publieksbe-
richten
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Beantwoord vragen van bewoners en belangstellenden en registreer deze
●❏ Verstrek alleen geautoriseerde/feitelijke informatie
●❏ Verwijs vragenstellers eventueel door naar andere instanties of naar andere infor-
matiekanalen (calamiteitenzender, website, social media) met behulp van het over-
zicht van relevante telefoonnummers en opvanglocaties
●❏ Verwijs pers/media door naar perscentrum/persvoorlichter
●❏ Zorg voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) getroffenen5 naar
bijvoorbeeld verwanteninformatienummer
●❏ Registreer vragen en reacties, inclusief vragen waarop je nog geen antwoord kunt
geven, en geef deze door aan de coördinator publieksinformatienummer
●❏ Meld (dreigende) conflicten, vijandigheid, geruchten en misvattingen vanuit de
bevolking aan de coördinator publieksinformatienummer
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de coördinator publieksin-
formatienummer
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Omgevingsanalyse
●● Q&A’s
●● Overzicht vastgestelde kernboodschappen en al bekende publieksberichten
Resultaat (output) ●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 93
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS en e-mail
●● Telefonie
●● Checklists pers- en publieksberichten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
N.v.t.
Werkt samen met
/ heeft contact
met
Coördinator publieksinformatienummer
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
94 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Medewerker publieksinformatiebalie/receptie
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Medewerker publieksinformatiebalie/receptie
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken Uitvoeren van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting en overleg over
je inzet en de vastgestelde (kern)boodschappen
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Beantwoord vragen van bewoners en belangstellenden en registreer deze
●❏ Verstrek alleen geautoriseerde/feitelijke informatie
●❏ Maak geautoriseerde/feitelijke informatie bekend via een publicatiebord
●❏ Verwijs vragenstellers eventueel door naar andere instanties of naar andere infor-
matiekanalen (calamiteitenzender, website, social media) met behulp van het over-
zicht van relevante telefoonnummers en opvanglocaties
●❏ Verwijs pers/media door naar het perscentrum
●❏ Zorg voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) getroffenen naar
bijvoorbeeld verwanteninformatienummer
●❏ Registreer vragen en reacties, inclusief vragen waarop je nog geen antwoord kunt
geven, en geef deze door aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●❏ Meld (dreigende) conflicten, vijandigheid, geruchten en misvattingen vanuit de
bevolking aan de coördinator publieksinformatienummer
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met de coördinator publieksin-
formatienummer
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Omgevingsanalyse
●● Q&A’s
●● Overzicht vastgestelde kernboodschappen en al bekende publieksberichten
Resultaat (output) ●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 95
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● Telefonie
●● Checklists pers- en publieksberichten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
N.v.t.
Werkt samen met
/ heeft contact
met
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Coördinator Publieksinformatienummer
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
96 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Redacteur web en social media
PROCES Pers- en publieksvoorlichting
FUNCTIENAAM Redacteur web en social media
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Verwerken van de communicatieaanpak uit het adviesrapport omgevingsanalyse
tot communicatie-uitingen voor web / social media
2. Plaatsen en actualiseren van communicatie-uitingen op relevante media
3. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Pers- en pu-
blieksvoorlichting
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Neem contact op met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting:
●❏ Bespreek het totaalbeeld en het adviesrapport omgevingsanalyse (indien aanwe-
zig) en de (verwachte) informatiebehoefte
●❏ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
●❏ Informeer de teamleider Pers- en publieksvoorlichting periodiek over de voortgang,
productie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Adviseer de teamleider Pers-en publieksvoorlichting over in te zetten websites en
overige online middelen
●❏ Schrijf desgevraagd webteksten en Q&A’s voor social media op basis van de
communicatieaanpak uit het adviesrapport omgevingsanalyse en de vastgestelde
boodschap en plaats deze
●❏ Zoek relevant beeldmateriaal ter ondersteuning van de communicatie-uitingen
●❏ Herorden periodiek de geplaatste informatie met het oog op overzichtelijkheid,
toegankelijkheid en actualiteit
●❏ Toets communicatie-uitingen op spelling en grammatica
●❏ Deel informatie over de voortgang van het werk , onder andere webstatistiek en
de toename van volgers op social media
●❏ Deel eventuele afwijkingsinformatie zoals problemen m.b.t. toegankelijkheid van
ICT-middelen en media of stagnatie van interne informatiestromen zoals aangele-
verde Q&A’s, relevante informatie uit het team Pers- en publieksvoorlichting en de
communicatieaanpak
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en draag lopende zaken, via teamleider Pers- en
publieksvoorlichting, over aan aflossing of reguliere gemeentelijke organisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 97
Resultaat (output) ●● Communicatie-uitingen, zoals webteksten en Q&A’s
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
N.v.t.
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Pers- en publieksvoorlichters
●● Omgevingsanalist
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
98 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Informatiecoördinator communicatie (LCMS)
HOOFDPROCES Communicatie
FUNCTIENAAM Informatiecoördinator communicatie
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd taakorganisatie Communicatie
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken Afhankelijk van de vraag of er behoefte is aan een informatiecoördinator, kan een
informatiecoördinator worden toegevoegd aan de taakorganisatie (of sectie) Commu-
nicatie. Kerntaken:
1. Zorgdragen voor het informatieproces in het actiecentrum crisiscommunicatie
2. Faciliteren van het actiecentrum crisiscommunicatie met beschikbare informatie uit
alle tabbladen van LCMS en eventueel andere bronnen
3. Toezien op volledigheid, actualiteit en juistheid van de bijdrage aan het informa-
tiebeeld, vanuit het perspectief van het actiecentrum crisiscommunicatie
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Start LCMS en meld aanwezigheid van verschillende functionarissen onder ‘Organi-
satie communicatie’
●❏ Filter informatie ten behoeve van het actiecentrum crisiscommunicatie
●❏ Neem contact op met het hoofd taakorganisatie Communicatie: bespreek to-
taal-beeld en informatie die van belang is voor het actiecentrum crisiscommunica-
tie
●❏ Neem contact op met de communicatieadviseurs CoPI en ROT en teamleiders: ver-
zoek om beschikbare informatie en spreek af hoe informatie wordt ontvangen uit
de processen
●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie Communicatie op logische momenten gedu-
rende de uren/dagen dat de taakorganisatie is ingezet
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Zorg in overleg met het hoofd taakorganisatie Communicatie voor een adequaat en
doelmatig verloop van het informatieproces in het actiecentrum crisiscommunicatie
●❏ Voer de regie over het tabblad crisiscommunicatie c.q. onderdelen van de tabbla-
den waarin informatie kan worden gezet over crisiscommunicatie
●❏ Filter periodiek de (nieuwe) beschikbare informatie ten behoeve van het actiecen-
trum crisiscommunicatie
●❏ Bepaal voor wie de informatie relevant/noodzakelijk is
●❏ Bepaal in welke vorm de informatie wordt aangeboden
●❏ Draag zorg voor het plaatsen van gevalideerde informatie uit het actiecentrum
crisiscommunicatie in LCMS
●❏ Attendeer het hoofd taakorganisatie Communicatie als het gaat om urgente zaken
dan wel spoedberichten
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 99
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd taakorganisatie
Communicatie
●❏ Rond eigen werkzaamheden af en borg dat alle beschikbare informatie in LCMS
gelogd is
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Beschikbare informatieproducten uit de monodisciplinaire en multidisciplinaire
processen
Resultaat (output) Actueel beeld informatieproducten taakorganisatie Communicatie:
●● Samenvatting multidisciplinair:
●❍ Communicatieaanpak
●❍ Besluiten
●● Analyse en advies (uploaden omgevingsanalyse en adviesrapport):
●❍ Samenvatting omgevingsanalyse
●❍ Samenvatting adviesrapport omgevingsanalyse
●● Communicatieadvies omgevingsanalyse
●❍ Communicatie CoPI:
●■ Woordvoeringslijn
●■ Uitgevoerde acties
●❍ Communicatie ROT:
●■ Woordvoeringslijn (incl. multidisciplinair afgestemde handelings-perspectie-
ven)
●■ Uitgevoerde acties
●❍ Communicatie BT:
●■ (Voorstel) communicatieaanpak
●■ Uitgezette opdrachten
●● Pers- en publieksvoorlichting (uploaden bijvoorbeeld Q&A’s, persstatement, pers-
en publieksberichten):
●❍ Inzetplan
●❍ Kernboodschap
●❍ Ingezette communicatiemiddelen (evt. verwijzing naar twitteraccount en/of web-
site)
●● Samenstelling sectie/taakorganisatie communicatie:
●❍ Ingezette functionarissen/personen en hun bereikbaarheid
●❍ Inzetopdracht
●❍ Afstemming andere veiligheidsregio’s, andere overheden en overige betrokken
partners
●❍ Aanvraag extra mensen/aflossing
Voortgangs- en afwijkingsinformatie
Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT- en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, telefoon en e-mail
●● Checklist informatiemanagement taakorganisatie Communicatie
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
100 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd taakorganisatie Communicatie
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Teamleider Analyse en advies
●● Communicatieadviseurs CoPI
●● Communicatieadviseur ROT
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 101
Analyse en advies
Teamleider Analyse en advies
PROCES Analyse en advies
FUNCTIENAAM Teamleider Analyse en advies
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Hoofd crisiscommunicatie
Geeft leiding aan ●● Communicatieadviseurs van het team Analyse en advies
●● Omgevingsanalisten
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Inrichten van het team Analyse en advies
2. Leiding geven aan het team Analyse en advies
3. Adviseren, informeren en rapporteren
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Raadpleeg LCMS
●❏ Neem contact op met het hoofd crisiscommunicatie:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en het omgevingsbeeld
●❍ Bespreek de inzetopdracht en bepaal de noodzakelijke inzet van mensen en
middelen
●❍ Informeer het hoofd crisiscommunicatie over de voortgang van het proces en
het adviesrapport omgevingsanalyse op logische momenten gedurende de uren/
dagen dat het team Analyse en advies is ingezet
●❏ Vertaal de ontvangen inzetopdracht(en) in een inzetplan
●❏ Bepaal (samen met het hoofd van de taakorganisatie) de samenstelling en bezet-
tingsgraad van het team
●❏ Alarmeer de teamleden
102 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Informeer de teamleden en wijs taken toe
●❏ Regel (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen
●❏ Regel het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team
●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties en geef opdracht tot uitvoering
●❏ Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de analyses en adviezen
●❏ Bewaak de voortgang van het proces en stuur waar nodig bij
●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het
team
●❏ Maak zo nodig een schema van aflossing, vervanging en/of aanvulling
●❏ Informeer en adviseer vanuit het eigen proces het hoofd en de andere teamleiders
van de taakorganisatie over de omgevingsanalyse en het adviesrapport omge-
vingsanalyse
●❏ Informeer het hoofd taakorganisatie over de voortgang, productie en eventuele
afwijkingen in de procesuitvoering
●❏ Zorg dat binnen het team iedereen op de hoogte is van de voortgang, productie,
prioriteiten en effectiviteit
●❏ Zorg voor een goede afstemming tussen de in gang gezette processen en de even-
tuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners
●❏ Draag zorg voor het beschikbaar stellen van de/het (adviesrapport) omgevingsana-
lyse in LCMS
●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de teamleden
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd crisiscommunicatie
●❏ Informeer de teamleden bij afschaling
●❏ Draag zorg voor de debriefing van de teamleden
●❏ Maak een inschatting van de behoefte aan nazorg bij de teamleden en draag zo
nodig zorg voor die nazorg
●❏ Draag zorg voor een inhoudelijke overdracht aan het hoofd taakorganisatie
●❏ Draag zo nodig bij aan de evaluatie van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetopdracht
●● Inzetplan Analyse en advies
●● Pers- en publieksvragen (ook via informatie- en opvangcentra, pers- en/of pu-
blieksinformatienummer en social media)
Resultaat (output) ●● Inzetplan Analyse en advies
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Omgevingsanalyse
●● Adviesrapport omgevingsanalyse
●● Voortgangsinformatie
●● Logboek
●● Evt. bijdrage aan overdracht voor nafase
●● Evt. bijdrage aan evaluatie
Bevoegdheden Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten te ge-
ven en activiteiten uit te (laten) voeren
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 103
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart van het eigen team
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Software ten behoeve van het analyseren van social media en traditionele media
●● Standaarddocumenten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
●● Optioneel: overleg taakorganisatie Communicatie
●● Optioneel: overleg team Analyse en advies
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Hoofd crisiscommunicatie
●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie
●● Teamleider Pers- en publieksvoorlichting
●● Medewerkers Analyse en advies
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
104 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Communicatieadviseur (team Analyse en advies)
PROCES Analyse en advies
FUNCTIENAAM Communicatieadviseur
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Analyse en advies
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Uitvoeren inzetplan Analyse en advies
2. Adviseren en informeren van teamleider Analyse en advies over de (strategische)
communicatieaanpak
3. Adviseren van de teamleider Pers- en publieksvoorlichting over de communicatieve
implicaties van de aangereikte omgevingsanalyse(s)
Checklist start
activiteiten
●● Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●● Neem contact op met teamleider Analyse en advies:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en de omgevingsanalyse (indien aanwezig) en de (ver-
wachte) informatiebehoefte
●❍ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
●❍ Bespreek de communicatieaanpak, de woordvoeringslijn en de prioriteiten voor
het team en de communicatieadviseur BT
●❍ Informeer de teamleider Analyse en advies periodiek over de voortgang, produc-
tie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●❏ Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de communicatieadviezen
●❏ Verzamel en orden gegevens inzake informatieniveau, -behoefte en -zoekgedrag
van betrokkenen, publiek en pers
●❏ Produceer conform de afgesproken frequentie een adviesrapport omgevingsanaly-
se en laat dit vastleggen/aanpassen in LCMS
●❏ Ontwikkel scenario’s om communicatieprocessen met publiek en pers naar tevre-
denheid te laten verlopen
●❏ Werk scenario’s uit in strategieën voor (onderdelen van) crisiscommunicatie en
vertaal deze in uitvoeringsplannen
●❏ Doe op basis van de analyse voorstellen over kernboodschappen, woordvoerings-
lijnen en Q&A-toepassingen en laat deze vastleggen/aanpassen in LCMS
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●❏ Schaal eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de teamleider Analyse en
advies
●❏ Lever een bijdrage aan de overdracht aan de reguliere organisatie
●❏ Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetplan
●● Omgevingsanalyse
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 105
Resultaat (output) ●● Adviesrapport omgevingsanalyse t.b.v. team Pers- en publieksvoorlichting en com-
municatieadviseurs in het CoPI, ROT en BT
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
●● (Digitaal) formulier adviesrapport omgevingsanalyse
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg team Analyse en advies
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Analyse en advies
●● Omgevingsanalist
●● Communicatieadviseur beleidsteam
●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
106 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Omgevingsanalist
PROCES Analyse en advies
FUNCTIENAAM Omgevingsanalist
Alarmering door Gemeenschappelijke meldkamer <naam>, via <alarmeringsmiddel>
Ontvangt leiding
van
Teamleider Analyse en advies
Geeft leiding aan N.v.t.
Werkplek <regionaal invullen>
Kerntaken 1. Verzamelen van gegevens over wat er speelt en leeft bij publiek en pers over inci-
dent/crisis
2. Analyseren en verwerken van gegevens ten aanzien van beleving, informatiebe-
hoefte en gedrag van publiek en pers tot een omgevingsanalyse
3. Meten van het effect van de communicatieaanpak en hierover rapporteren aan de
communicatieadviseur Analyse en advies
4. Geven van voortgangs- of afwijkingsinformatie aan de teamleider Analyse en ad-
vies
Checklist start
activiteiten
●● Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●● Neem contact op met teamleider Analyse en advies:
●❍ Bespreek het totaalbeeld en de omgevingsanalyse
●❍ Bespreek het inzetplan en de concrete taken en acties die daaruit voortvloeien
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 107
Checklist uitvoe-
ring activiteiten
●● Bepaal de frequentie, scope en doelstelling van de analyses
●● Onttrek informatie aan:
●❍ traditionele en social media
●❍ pers- en publieksvragen
●● Registreer gedragingen, informatiebehoefte en betekenisgeving van direct be-
trokkenen, publiek en media (‘wat er speelt en leeft’), blijkend uit: woordkeuze,
uitspraken, vragen, geruchten, onjuistheden, tegenstrijdigheden, onzekerheden,
angsten en (voorgenomen) activiteiten
●● Registreer informatie die het verloop van de gebeurtenissen kan beïnvloeden
●● Maak een inschatting van de spelers in het krachtenveld, hun belangen en de
context waarin de crisis zich afspeelt
●● Maak een inschatting van welke partijen de crisis als (mogelijke) communicatie-
kans zullen aangrijpen en welke politieke gevoeligheden deze crisis op landelijk
niveau met zich meebrengt
●● Breng de informatiebehoefte, betekenisgeving en gedragingen van de buitenwe-
reld naar binnen (de crisisorganisatie op alle niveaus)
●● Verwoord in communicatietermen welke kernwaarden (zoals veiligheidsgevoel) in
het geding zijn
●● Verwerk bovenstaande stappen tot een omgevingsanalyse en laat deze omge-
vingsanalyse vastleggen/aanpassen in LCMS
●● Maak een vergelijking tussen het laatste adviesrapport omgevingsanalyse en de
huidige omgevingsanalyse, om het effect van de huidige communicatieaanpak vast
te stellen in termen van informatiebehoefte, betekenisgeving en gedrag
●● Voeg dit toe aan de omgevingsanalyse en laat dit vastleggen/aanpassen in LCMS
●● Informeer de teamleider Analyse en advies periodiek over de voortgang, productie
en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering
Checklist beëindi-
ging activiteiten
●● Schaal eigen werkzaamheden pas af na toestemming van de teamleider Analyse
en advies
●● Lever een bijdrage aan de overdracht aan de reguliere organisatie
●● Lever een bijdrage aan de evaluatie van de uitvoering van het proces
Benodigde infor-
matie (input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetplan
●● Pers- en publieksvragen (van o.a. publieksinformatiebalies op gemeentehuis of
opvanglocatie, publieksinformatienummer, Twitter, website)
Resultaat (output) ●● Omgevingsanalyse
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
Bevoegdheden N.v.t.
108 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Hulpmiddelen ●● Draaiboek/deelplan communicatie
●● Taakkaart
●● (Digitaal) concept (adviesrapport) omgevingsanalyse
●● Bereikbaarheidslijst medewerkers communicatie
●● (Mobiele) ICT en communicatiemiddelen (GSM)
●● (Mobiel) internet met toegang tot LCMS, social media en e-mail
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
●● Software ten behoeve van analyseren social media en traditionele media
●● Traditionele of digitale (internet) ontvangst van RTV-nieuwszenders
●● Traditionele nieuwsmedia (dag- en weekbladen)
<regionaal invullen>
Neemt deel aan
overleg
Optioneel: overleg team Analyse en advies
Werkt samen met
/ heeft contact
met
●● Teamleider Analyse en advies
●● Communicatieadviseur Analyse en advies
●● Informatiecoördinator taakorganisatie Communicatie
Bereikbaarheid
partners/ externen
<regionaal invullen>
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 109
Bijlage 3 – Checklist eigen organisatie
Regelen Aantal Bevindt zich op Is geregeld(datum)
Actiepunt van
110 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Bijlage 4 – Contactgegevens media en partners
Naam media Contactpersoon E-mailadres Telefoonnummer
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0) - 111
Bijlage 5 – Logboek
Logboek actiecentrum crisiscommunicatie Datum:
Verslaglegger: Velnr:
Nr. Tijdstip In/Uit Onderwerp Korte inhoud Van: Aan:
112 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel III (versie 2.0)
Bijlage 6 – Format omgevingsanalyserapport
Rapport Omgevingsbeeld Analyseperiode:
Naam Communicatieadviseur:
Karakterisering (online) nieuwsmedia en social media
Samenvatting omgevingsbeeld (ontleend aan notities omgevingsanalisten)
●● Informatiepositie:
●❍
●❍
●❍
●● Betekenisgeving:
●❍
●❍
●❍
●● Schadebeperking:
●❍
●❍
●❍
Voorstel aanpassing communicatieaanpak
Accent (blijven) leggen op
●● Informatiebehoefte:
●● Betekenisgeving:
●● Schadebeperking:
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel IV Publieke Zorg
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep draaiboek ..............................................................................................................................3
1.3 Positie proces ..........................................................................................................................................................4
1.4 Uitgangspunten ........................................................................................................................................................5
1.5 Opbouw draaiboek ...................................................................................................................................................5
2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel proces ................................................................................................................................................................6
2.2 Voorbereiding middelen ........................................................................................................................................6
2.3 Opvanglocaties .........................................................................................................................................................6
2.4 Primaire levensbehoeften .....................................................................................................................................7
3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 83.1 Procesbeschrijving ...................................................................................................................................................8
3.2 Organisatie proces ...................................................................................................................................................8
3.3 Opkomst & Alarmering ..........................................................................................................................................9
3.4 Aandachtspunten .......................................................................................................................................................9
3.5 Inschakelen externe partners ...............................................................................................................................9
4 Na de crisis .....................................................................................................................................................................11
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen ........................................................................................ 12
Bijlage 2 – Taakkaarten ...................................................................................................... 18
Bijlage 3 – proces ...............................................................................................................25
Bijlage 4 – Checklist voorbereiding Publieke Zorg .............................................................29
Bijlage 5 – Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners ...............................32
Inhoudsopgave deel IV
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 3
1 Algemeen
1.1 Inleiding
Dit draaiboek is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van het Regionaal
Crisisplan (RCP).
1.2 Doel en doelgroep draaiboek
Het doel van dit draaiboek is het weergeven van de organisatie en de uitvoering van het proces
Publieke Zorg. De doelgroep van dit draaiboek zijn functionarissen die een rol vervullen vóór, tijdens
en ná de crisis in Publieke Zorg.
De positie van het proces Publieke Zorg in de gemeentelijke crisisorganisatie wordt in onderstaand
organogram weergegeven. Voor een volledig organogram van de Bevolkingszorg zie figuur 3 in het deel
“algemeen” van het handboek.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
1.3 Positie proces
Dit proces betreft de beschrijving van de volgende functionarissen van Publieke Zorg in de crisisorganisatie:
Figuur 1. Organogram Publieke Zorg
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Uitvoerend personeel
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 5
1.4 Uitgangspunten
Er wordt uitgegaan van de (zelf )redzaamheid van getroffenen. Velen zullen zelf hun weg vinden. De
ervaring leert dat weinig personen gebruik zullen maken van Publieke Zorg en wanneer hier al sprake
van is, zal dat tijdelijk zijn. De gemeente faciliteert en biedt zo nodig Publieke Zorg aan verminderd-
en niet-zelfredzamen. Zie voor de definitie van verminderd-zelfredzamen en niet-zelfredzamen het
algemeen deel van het handboek Bevolkingszorg. Met betrekking tot Publieke zorg zijn de volgende
punten opgenomen als uitgangspunten bij de verminderd- en niet- zelfredzamen.
Ten aanzien van zelfredzamen:
●● Zelfredzame getroffenen worden gestimuleerd of waar nodig gefaciliteerd bij het zelfstandig voorzien
in hun opvang & verzorging;
●● Daar waar mogelijk wordt aangesloten bij de maatregelen die door redzame omstanders zijn of
worden geïnitieerd.
●● Daar waar nodig en mogelijk worden redzame burgers in staat gesteld een bijdrage te leveren bij
o.a. de opvang & verzorging.
Ten aanzien van verminderd zelfredzamen
●● Passende opvang & verzorging wordt uiterlijk 3 uur na aanvang van het incident geleverd. Dat wil
zeggen: onderdak, drinken en voedsel, sanitaire voorzieningen en toegang tot informatie en indien
aan de orde een slaapplaats.
●● Er wordt opvang & verzorging geregeld c.q. georganiseerd die past bij de capaciteit van maximaal
10% van de getroffenen met een maximum van 200 personen.
1.5 Opbouw draaiboek
Het draaiboek bestaat uit drie hoofdstukken:
Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het deel-
proces ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.
Tijdens de crisis: In dit hoofdstuk staat de informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te
brengen.
Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces Publieke Zorg ná de acute fase
van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
2 Vóór de crisis
2.1 Doel proces
Het organiseren van Publieke Zorg voor mensen en dieren tijdens een crisissituatie, hierbij rekening
houdend met de mate van (zelf )redzaamheid van de slachtofferpopulatie.
Hieronder valt de opvang van de niet/verminderd zelfredzame bevolking en het organiseren van de
eerste primaire levensbehoeften (bijvoorbeeld drinkwater en voeding).
2.2 Voorbereiding middelen
De voorbereidingen van de uitvoering van het proces vinden plaats in de gemeente. Gemeenten bepa-
len zelf op welke wijze zij zich voorbereiden om middelen te regelen op het moment dat dat nodig is.
Voor de uitvoering zijn de volgende middelen gewenst:
●● Hesjes of badges voor personeel Publieke Zorg
●● Noodstroomvoorziening (Noodzakelijk op tenminste eén opvanglocatie)
●● Waterbronnen;
●● Noodkeukens
●● Inrichting en meubilair;
●● (extra) Sanitaire voorzieningen;
●● Slaapgelegenheid;
●● Opbergplaatsen en eigendommen;
●● Ontspanningsvoorzieningen;
●● Legitimatiemiddelen
●● Ruimten en middelen dierenopvang
●● Eten en drinken (voor aanwezigen op opvanglocatie)
●● Tolken
Ondersteunende middelen
●● Telefoon- internetverbindingen Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.
●● Laptops (wifi / 4G) en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)
●● Kantoormateriaal
●● Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie
●● Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal
●● Eten en drinken (voor personeel actiecentrum)
2.3 Opvanglocaties
Iedere gemeente dient over minimaal één grote opvanglocatie te beschikken die ruimte biedt aan
200 personen. Verder moeten gemeenten over een lijst met actuele (contact)gegevens met hotels en
(dieren)pensions beschikken. Deze lijst hoeft niet uitputtend te zijn. Zie bijlage 4 checklist voor criteria
waaraan een opvanglocatie moet voldoen.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 7
2.4 Primaire levensbehoeften
Bij incidenten waarbij getroffenen niet zelfredzaam zijn en niet kunnen voorzien in hun eerste levens-
behoeften zoals bijvoorbeeld voedsel, drinkwater en levensreddende medicijnen wordt gezorgd voor
deze levensbehoeften.
Iedere gemeente dient te beschikken over een lijst met potentiele distributiepunten voor drinkwater en
voedsel. Zie bijlage 4 “checklist” voor criteria waaraan distributiepunten drinkwater en voedsel moeten
voldoen.
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
3 Tijdens de crisis
3.1 Procesbeschrijving
Als opvang of primaire levensbehoeften nodig is voor de bevolking organiseert de gemeente dat de
getroffenen de zorg krijgen die zij nodig hebben.
Het Hoofd Publieke Zorg:
●● analyseert de opdracht/ situatie
●● stelt een plan van aanpak op.
●● geeft aan welke middelen en personeel hij nodig heeft
●● bepaalt de inzet van het personeel.
Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreid stappenplan de bijlage 3 “Checklist proces
Publieke Zorg”.
3.2 Organisatie proces
In situaties waarbij alleen het proces Publieke Zorg actief is, wordt het Hoofd Publieke Zorg aan-
gestuurd door de OvD Bevolkingszorg. Indien er twee of drie processen actief zijn, is de voorzitter
team Bevolkingszorg aanwezig om het team voor te zitten en leiding te geven. De voorzitter team
Bevolkingszorg wordt dan aangestuurd door de OvD Bevolkingszorg. Als het ROT actief is, stuurt het
ROT het team Bevolkingszorg aan via de voorzitter team Bevolkingszorg. Indien er geen ROT actief is
bepaalt de voorzitter van een team Bevolkingszorg zelf welke processen hij naast het proces Publieke
Zorg noodzakelijk acht. Hij stemt het activeren van de processen af met de OvD bevolkingszorg.
Het Hoofd Publieke Zorg geeft leiding aan het proces Publiek Zorg. Het Hoofd Publieke Zorg geeft aan
welke functionarissen hij nodig heeft. Daarnaast geeft hij aan hoeveel ondersteunend personeel hij
nodig heeft.
Actiecentrum Publieke ZorgHet actiecentrum Publieke Zorg voert de opdrachten van het Hoofd Publieke Zorg uit. Het actiecen-
trum organiseert de opvang en/of primaire levensbehoeften die nodig is voor de bevolking. Onder het
actiecentrum valt ook de organisatie van de Opvanglocatie en distributie van primaire levensbehoeften
die zich niet fysiek bij het Actiecentrum bevinden.
Het Actiecentrum Publieke Zorg bestaat uit de volgende functionarissen:
●● Hoofd Publieke Zorg (regionale piketfunctionaris)
●● Teamleider Publieke Zorg (lokale functionaris)
●● Medewerker Publieke Zorg (regionale piketfunctionaris). Afhankelijk van het incident en de behoefte
van de Hoofd Publieke Zorg en/of teamleider Publieke Zorg kan de medewerker Publieke Zorg inge-
zet worden als ondersteuner van de Coördinator opvanglocatie.
Kwalificatieprofielen die de nadere uitwerking geven van bovengenoemde functies, vindt u terug in
bijlage 1.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 9
De volgende taken kunnen worden toegewezen aan ondersteunend personeel:
●● Coördinator opvanglocatie (ondersteunend personeel)
●● Medewerker opvanglocatie (ondersteunend personeel)
●● Medewerker actiecentrum Publieke Zorg (ondersteunend personeel)
Ondersteunend personeel is aan te vragen via de OvD Bz of indien aanwezig via de voorzitter TBz bij
het Hoofd Ondersteuning.
De taakkaarten zijn te vinden in bijlage 2. Op de taakkaarten zijn de taken en de gewenste competen-
ties benoemd.
3.3 Opkomst & Alarmering
De leden van het actiecentrum Publieke Zorg worden op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz gealarmeerd
Na alarmering van het Hoofd Publieke Zorg, wordt ook de Teamleider Publieke zorg gealarmeerd. Het
Hoofd Publieke Zorg moet binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het TBz
De opkomstlocatie wordt bij de alarmering bekend gemaakt.
Het Hoofd Publieke Zorg geeft na overleg met de lokale teamleider aan waar mensen zich moeten ver-
zamelen om de taakkaarten in ontvangst te nemen. In de regel zal dit in het gemeentehuis zijn tenzij
het Hoofd Publieke Zorg anders beslist.
Direct nadat het ondersteunend personeel voor het actiecentrum Publieke Zorg zijn opgekomen ver-
deelt de teamleider de taakkaarten en verdeelt het lokale ondersteunend personeel over twee groepen.
1. medewerkers actiecentrum op het gemeentehuis (organisatiewerk)
2. medewerkers opvanglocatie o.l.v. de coördinator opvanglocatie (uitvoerend werk)
3.4 Aandachtspunten
●● Om problemen tijdens het gebruik van een opvanglocatie te voorkomen dienen de volgende zaken
geregeld te zijn:
●● De keuze van de opvanglocatie en de aanrijroute moet in overleg met de HS Bz of OvD Bz worden
bepaald;
●● Alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden in het actiecentrum. De teamleider
Publieke Zorg kan iemand aanwijzen om de genomen werkzaamheden en besluiten te bij te houden.
De coördinator opvanglocatie meldt (uitvoering van) besluiten aan het actiecentrum.
●● Denk aan aflossing van de medewerkers (zie taakkaart teamleider).
3.5 Inschakelen externe partners
Indien gewenst moeten in een vroeg stadium de externe partners worden ingeschakeld.
Een opsomming van de externe partners waaraan gedacht kan worden, is opgenomen in bijlage 6
“Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners”. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen
de externe partners waarvan de contactgegevens regionaal worden beheerd en gegevens waarbij de
gemeenten zelf (voorafgaand aan crisis) actuele gegevens moeten hebben.
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Een belangrijke externe partner voor de opvang van getroffenen is Stichting Salvage. Bij kleinschalige
opvang (tot 15 personen) is Salvage geschikt om in te schakelen.
Wanneer er sprake is van grotere aantallen personen die moeten worden opgevangen kan het Rode
Kruis worden opgeroepen. Zij beschikken over gespecialiseerde teams op dit gebied en kunnen zelf
verder opschalen door teams op te roepen uit naburige regio’s. Het Rode Kruis kent een opkomsttijd
van een uur. Vooralsnog zijn de afspraken met het Rode Kruis lokaal gemaakt.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 11
4 Na de crisis
De teamleider informeert of zijn actiecentrum nog langer operationeel moet blijven. Indien de teamlei-
der van mening is dat bij het hoofd Publieke Zorg, die afstemt met de Vz TBz, het operationeel houden
van zijn team niet langer noodzakelijk is, dan stelt hij het Hoofd Publieke Zorg hiervan in kennis. Na
goedkeuring door het Hoofd Publieke Zorg (indien er een ROT is beslist het ROT) kan de teamleider
overgaan tot beëindiging van het proces Publieke Zorg en brengt hij zijn actiecentrum van dit besluit
op de hoogte. Indien nodig levert het Hoofd Publieke Zorg de nodige informatie aan voor het proces
preparatie nafase aan, om zo een soepele overgang naar de dagelijkse situatie mogelijk te maken.
Op het moment dat de afronding van de acute fase voorbij is dient er te worden overgedragen naar
de dagelijkse organisatie ten behoeve van de nafase. De regie op de nafase ligt te allen tijde bij de
getroffen gemeente.
Een onderdeel van deze overgang naar de nafase is de evaluatie van een incident. Een evaluatie kan
verschillende doelstellingen hebben, maar zal vooral gericht zijn op het verbeteren van de crisisor-
ganisatie en het functioneren van piketfunctionarissen. Evaluatie zal conform het bestaande beleid
“Evalueren in de VRU” worden uitgevoerd.
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen
Kwalificatieprofiel Hoofd Publieke Zorg
Kerntaken
Het Hoofd Publieke Zorg heeft de volgende kerntaken
1. Inrichten van het team Publieke Zorg
2. Leiding geven aan de teamleiders binnen het team Publieke Zorg
3. Adviseren, informeren en rapporteren
Positionering
●● Geeft leiding aan het Team Publieke Zorg.
●● Ontvangt leiding van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en legt daar aan verantwoording af.
●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg (eventueel via de voorzitter van het Team Bevolkingszorg) het
aanspreekpunt voor de voortgang van het proces.
Criteria
Competenties●● Politiek, bestuurlijk inzicht
●● Leiderschap
●● Gericht op samenwerking
●● Stressbestendig
●● Communicatief
●● Reflectief
●● Besluitvaardig
●● Analytisch
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving
●● Ervaring met het aansturen van complexe processen
●● Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 13
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Inrichten van het team Publieke Zorg
Werkzaamheden
Het Hoofd Publieke Zorg:
●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en omvang van het incident) welk team ingezet dient te worden, zorgt
voor alarmering van de teamleiders en wijst taken toe.
●● Ziet erop toe dat gedurende het incident de functies binnen zijn team op een juiste wijze worden samen-
gesteld en bezet.
●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren van het team
mogelijk te maken.
●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het team.
Kerntaak 2: Leiding geven aan de Teamleiders binnen het team
Werkzaamheden
Het Hoofd Publieke Zorg:
●● Geeft leiding aan het team Publieke Zorg
●● Analyseert de situatie:
●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie
●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenario denken)
●● Interpreteert, delegeert en controleert:
●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team.
●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij
●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams /processen en partners
●❍ Realiseert de operationele prestaties van het team.
●● Draagt zorg voor de debriefing van de Teamleiders binnen het team.
●● Draagt, indien hier door één van de Teamleiders om wordt verzocht, zorg voor de nazorg van medewer-
kers binnen zijn team.
Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren
Werkzaamheden
Het Hoofd Publieke Zorg:
●● Haalt en brengt actief informatie
●● Informeert de Teamleiders van zijn team en zorgt voor een gezamenlijk beeld. Rapporteert, informeert
aan:
●❍ Hoofd sectie Bevolkingszorg.
●❍ andere Hoofden binnen het Team Bevolkingszorg.
●❍ andere relevantie samenwerkingspartners op operationeel niveau.
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in de eigen teams
●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over/ evaluatie van het proces
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel Teamleider Publieke Zorg
Kerntaken
De Teamleider heeft de volgende kerntaken:
1. Inrichten van zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg
2. Leiding geven aan zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg
3. Adviseren, informeren en rapporteren
Positionering
De Teamleider maakt binnen het domein van Bevolkingszorg deel uit van een van de taakorganisaties.
●● Geeft leiding aan de leden van het team Bevolkingszorg
●● Ontvangt leiding van het Hoofd Publieke Zorg en legt daar aan verantwoording af.
Criteria
CompetentiesMeest relevante kwaliteiten (met prioriteitsvolgorde):
1. Met leiderschap
2. Analytisch
3. Communicatief
4. Stressbestendig
5. Daadkrachtig
Opleidingsniveau ●● HBO denk- en werkniveau
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 15
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: Inrichten van zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg
Werkzaamheden
●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en de omvang van het incident) de samenstelling en bezettingsgraad
van het team, alarmeert het benodigde team en wijst taken toe.
●● Zorgt ook gedurende het incident voor een juiste samenstelling en bezettingsgraad van het team.
●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren van het team
mogelijk te maken.
●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het team.
Kerntaak 2: Leiding geven aan zijn specifieke onderdeel van de uitvoeringsorganisatie van de Bevolkingszorg
Werkzaamheden
●● Geeft leiding aan het team.
●● Analyseert de situatie:
●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie.
●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenariodenken).
●● Interpreteert, delegeert en controleert:
●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team.
●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.
●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams/processen en partners.
●❍ Realiseert de operationele prestaties van het team.
●● Draagt zorg voor de debriefing van de teamleden.
●● Bewaakt de veiligheid en het welzijn van de teamleden en geeft waar nodig de behoefte aan nazorg
door aan het Hoofd Publieke Zorg.
Kerntaak 3: Adviseren, informeren en rapporteren
Werkzaamheden
●● Haalt en brengt actief informatie.
●● Informeert de leden van het team en zorgt voor een gezamenlijk beeld binnen het team.
●● Rapporteert, informeert en adviseert aan:
●❍ het eigen Hoofd Taakorganisatie;
●❍ het Hoofd Ondersteuning en de Informatie Manager TBz;
●❍ andere gerelateerde Teamleiders;
●❍ andere relevante samenwerkingspartners op operationeel niveau.
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team.
●● Evalueert optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het proces.
16 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Kwalificatieprofiel medewerker Publieke Zorg
Kerntaken
De medewerker Publieke Zorg heeft de volgende kerntaken:
1. Informeren en rapporteren.
2. Uitvoeren van de Publieke Zorg
Positionering
●● Participeert in het team Publieke Zorg;
●● ontvangt leiding van de teamleider Publieke Zorg en legt daaraan verantwoording af;
●● Is voor de teamleider Publieke Zorg het aanspreekpunt voor de voortgang van de Publieke Zorg;
Criteria
Competenties●● Daadkrachtig
●● Gericht op samenwerking
●● Communicatief
Instroomeisen●● MBO denk- en werkniveau
●● Minimaal 2 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 17
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Informeren en rapporteren
Werkzaamheden
●● Informeert en adviseert de teamleider Publieke Zorg over de voortgang, productie en eventuele afwijkin-
gen in de procesuitvoering.
●● Stemt af met de getroffenen buiten het team (partners en derden).
●● Houdt een logboek/verslaglegging in het eigen team bij.
Kerntaak 2. Uitvoeren van de Publieke Zorg
Werkzaamheden
●● Geeft ondersteuning bij het operationeel maken van het team.
●● (Laten) voorzien in opvang van getroffenen, door:
●❍ het leveren van een bijdrage bij het bepalen van de opvanglocatie in veilig gebied;
●❍ regelen bereikbaarheid, afzetting en beveiliging opvanglocatie;
●❍ vervoer getroffenen van en naar opvanglocaties;
●❍ beantwoording van vragen uit opvanglocatie(s);
●❍ organiseren (facilitaire) verzoeken uit de opvanglocaties:
●● (Laten) voorzien in primaire levensbehoeften van getroffenen, door:
●❍ inventariseren kenmerken en behoeften van de doelgroep;
●❍ leveren van een bijdrage bij het bepalen van keuze distributiecentra;
●❍ regelen distributie van bijvoorbeeld voedsel, drinken en medicijnen;
●❍ inventariseren van specifieke behoeften aan verzorging, zoals: maatschappelijke-/geestelijke verzorging
en tolken;
●❍ Regelt mede de aanschaf van goederen en het maken van afspraken met leveranciers en uitgiftequota;
●❍ Stemt via communicatie de bereikbaarheid van centra en leveranciers af.
18 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Bijlage 2 – TaakkaartenTaakkaart Teamleider Publieke Zorg
Taakkaart Teamleider Publieke ZorgWerk – en denkniveau: HBO
Competenties: Leiding geven, analytisch, daadkrachtig, stressbestendig, gericht op samenwerking en communicatief
PROCES Publieke Zorg
ACTIVITEIT Werk verdelen binnen Publieke Zorg
FUNCTIENAAM Teamleider Publieke Zorg (lokaal)
Alarmering door Hoofd Publieke Zorg (verder invullen alarmering)
Ontvangt leiding van Hoofd Publieke Zorg of OVD Bevolkingszorg
Geeft leiding aan Team Publieke Zorg
Werkplek In de getroffen gemeente (actiecentrum Publieke Zorg gemeentehuis)
Kerntaken Op basis van de inzetopdracht het inzetplan maken.
Controleer de behoefte aan kort- of langdurige opvang/ behoefte aan primai-
re levensbehoeften i.v.m. het inschakelen van Salvage, Rode Kruis of Defen-
sie
Proces Publieke Zorg inrichten en werk verdelen
Het inschakelen van beveiligingsbedrijven/netwerkpartners
Start activiteiten
(input)
De aanpak bepalen iom coördinator ter plaatse;
Inzetplan Publieke Zorg maken
Salvage, Rode Kruis, Defensie
Taken Gereed melden aan Hoofd Publieke Zorg
Melden van opschalingsbehoefte (ook anderen diensten, meerdere locaties)
Inventariseren behoefte aan psychosociale en/of pastorale zorg
Beveiligingsbehoefte bepalen
Uitzetten van opdrachten vanuit het Hoofd Publieke Zorg
Afstemmen met de (keten) partners
Bereikbaarheid beheerders en medewerkers monitoren
Resultaat (output) voortgangsinformatie
actuele informatie terugkoppelen aan Hoofd Publieke Zorg
inzetplan Publieke Zorg
totaalbeeld
Beëindigen activiteiten Schaal pas af na afstemming met het Hoofd Publieke Zorg
Je maakt aantekeningen voor de evaluatie
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 19
Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van de teamleider Publieke Zorg de benodigde
opdrachten geven en activiteiten uit laten voeren.
Hulpmiddelen Draaiboek Publieke Zorg
Taakkaarten
Lijst van Opvanglocaties
Voortgangsinformatie
Checklisten
Bereikbaarheidslijst medewerkers
Logboek
Werkt samen met Andere teamleiders en staat in verbinding met Hoofd Publieke Zorg en coör-
dinator opvanglocatie
20 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Taakkaart Coördinator Opvanglocatie
Taakkaart Coördinator Opvanglocatie Werk – en denkniveau: HBO
Competenties: Leiding geven, coördinatie, daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief
PROCES Opvang
ACTIVITEIT Het operationeel maken van de Opvanglocatie
FUNCTIENAAM Coördinator opvanglocatie
Alarmering door Door Hoofd Publieke Zorg
Ontvangt leiding van Teamleider Publieke Zorg
Geeft leiding aan Medewerkers Opvanglocatie
Werkplek Opvanglocatie
Kerntaken Openstellen en indeling van de opvanglocatie
Zorgt voor het verdelen van taken onder de medewerkers, opvang, bewa-
king, logistiek en administratie
Start activiteiten
(input)
Zorgt voor de indeling van de Opvanglocatie en/ of distributiepunten
Geeft aan Teamleider Publieke Zorg aan welke hulp ingezet moet worden.
Houdt teamleider op de hoogte van de stand van zaken, mede gelet op het
verkrijgen van assistentie van personeel, diensten en middelen zorgt voor
verslaglegging.
Taken Het opvangen van mens en dier i.s.m. het Rode Kruis en/of Salvage
Het laten registeren (door het Rode Kruis) van personen die zijn/worden
opgevangen.
Resultaat (output) Gereed melden bij Teamleider Opvang
logboek
Beëindigen activiteiten Schaalt af na opdracht teamleider Publieke Zorg.
Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van de coördinator Opvanglocatie de benodigde
opdrachten geven en activiteiten uit laten voeren
Hulpmiddelen Draaiboek Publieke Zorg
Taakkaart teamleider Opvang
Lijst van Opvanglocaties
Voortgangsinformatie
Checklisten
Bereikbaarheidslijst medewerkers
Logboek
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 21
Neemt deel aan Overleg met de teamleden
Werkt samen met Het Rode Kruis kan worden opgeroepen om bijstand te verlenen bij het
Opvangen van getroffenen. Verder kan er gebruik worden gemaakt van het
materieel van het Rode Kruis.
huisartsen, kruisverenigingen, maatschappelijk en pastorale verzorgers, tol-
kencentrum, militaire eenheden, dierenambulances.
Huisdieren en vee middels (vee)transportbedrijven.
22 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Taakkaart Medewerker Actiecentrum Publieke Zorg
Taakkaart Medewerker Actiecentrum Publieke ZorgWerk – en denkniveau: MBO
Competenties: stressbestendig handelen, gericht op samenwerking en communicatief
PROCES Opvang
ACTIVITEIT Ondersteuning aan teamleider Publieke Zorg
FUNCTIENAAM Medewerker actiecentrum Publieke Zorg
Alarmering door Hoofd Publieke Zorg
Ontvangt leiding van Teamleider Opvang
Geeft leiding aan NVT
Werkplek In de getroffen gemeente (actiecentrum Opvang gemeentehuis)
Kerntaken Monitoren van uitgezette taken door teamleider opvang
(Evt. Administratieve) ondersteuning op Opvanglocatie
Start activiteiten
(input)
Zorgt voor een totaalbeeld van de opvanglocatie(s)
Zorgt voor de verslaglegging via logboek
Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan teamleider
Taken Opdrachten van teamleider Publieke Zorg monitoren en/of uitvoeren
(Administratieve) ondersteuning Teamleider Publieke Zorg
Resultaat (output) Verslag en actiepuntenlijst
Beëindigen activiteiten Schaal pas af na afstemming na opdracht teamleider Publieke Zorg.
Je maakt aantekeningen voor de evaluatie
Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van medewerker actiecentrum Publieke Zorg de
benodigde opdrachten geven en activiteiten uitvoeren.
Hulpmiddelen Draaiboek Publieke Zorg
Taakkaart medewerker Publieke Zorg
Inzetopdracht Publieke Zorg
Lijst van Opvanglocaties
Afwijkingsinformatie
voortgangsinformatie
Checklisten
Bereikbaarheidslijst medewerkers
Logboek
Neemt deel aan Overleg met de teamleden
Werkt samen met Teamleider Opvang, Coördinatoren opvanglocatie, Rode Kruis
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 23
Taakkaart Medewerker Opvanglocatie
Taakkaart Medewerker OpvanglocatieWerk – en denkniveau: MBO
Competenties: daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief
PROCES Opvang
ACTIVITEIT Het regelen van Opvang van personen en/of dieren
FUNCTIENAAM Medewerker Opvanglocatie
Alarmering door Hoofd Publieke Zorg
Ontvangt leiding van Coördinator Opvang
Geeft leiding aan NVT
Werkplek Opvanglocatie
Kerntaken Inrichten van de Opvanglocaties
Opvangen mens en dier
Afstemmen en samenwerken met ketenpartners
Start activiteiten
(input)
Bevestig het alarm en start logboek
Zorgt voor de feitelijke inrichting van de Opvanglocatie.
Functioneert als gastheer/gastvrouw in de Opvanglocatie en fungeert als aan-
spreekpunt voor de getroffenen (aai over de bol en een schouderklopje zijn hierbij
belangrijk).
Zorgt ervoor dat getroffenen worden opgevangen, gerust gesteld en van de nodi-
ge informatie worden voorzien. De informatie betreft de indeling van de Opvanglo-
catie zoals intake/uitschrijving, kantine, dieren Opvang, ruimte zieken/gewonden,
depot goederen, toiletten, douche enz.
Fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor de getroffenen. De medewerker
draagt een hesje waardoor hij herkenbaar is als medewerker.
Na afstemming met het teamleider Publieke Zorg richt de medewerker een infor-
matiepunt Opvanglocatie in.
Geeft problemen, ongeregeldheden en tekortkomingen door aan het Teamleider
Publieke Zorg
Taken Het verzorgen van de opgevangen personen & dieren. Eten ,drinken, slapen etc.
Resultaat (output) Ingerichte Opvanglocatie
Beëindigen activi-
teiten
Schaal pas af na afstemming met de Coördinator Opvanglocatie
Je maakt aantekeningen voor de evaluatie
Bevoegdheden Binnen de taakbeschrijving van medewerker Opvang de benodigde opdrachten
geven en activiteiten uit te laten voeren.
24 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Hulpmiddelen Draaiboek Publieke Zorg
Taakkaart medewerker Opvang
Productbeschrijving Opvang
Inzetopdracht Opvang
Lijst van Opvanglocaties
Afwijkingsinformatie
voortgangsinformatie
Checklisten
Bereikbaarheidslijst medewerkers
Logboek
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 25
Bijlage 3 – proces
Activiteit opvangen en verzorgen
1. Analyseren van de uit het besluitvormingsproces afkomstige informatie
1.1 Bepalen van opvangduur:
●● dag- en/of nachtverblijf
1.2 Vaststellen van aantal en soort op te vangen personen aan de hand van:
●● demografische gegevens;
●● gegevens uit ontruiming/evacuatie;
●● gegevens uit geneeskundige hulpverleningsketen;
●● in categorieën allochtoon/autochtoon, validiteit, hulpbehoeftig, leeftijd, man/vrouw, religie.
1.3 Vaststellen van aantal en soort op te vangen (huis) dieren en vee:
●● in categorieën kleinvee, grootvee, uitheemse dieren
2. Opstellen van een plan voor het opvangen / verzorgen
2.1 Formuleren van beleid:
●● prioriteitsgroep;
●● mate van verzorging;
●● aanwijzing van geschikte en niet voor andere doeleinden geclaimde gebouwen;
●● beveiliging;
●● registratie;
●● opvang en registratie dieren.
2.2 Bepalen van de benodigde personele en materiele middelen:
2.3 Logistieke verzorging:
●● eten en drinken;
●● medicijnen/medische hulpmiddelen;
2.4 Bepalen van de beschikbaarheid van het benodigde personeel en materieel:
●● herkomst;
●● opkomstlocatie;
●● opkomsttijd;
●● inrichtingstijd.
2.5 Het opstellen van het inzetplan:
●● wie;
●● wat;
●● waar;
●● wanneer.
3. Beschikbaar krijgen van personeel en middelen
3.1 Personeel:
●● opkomstlocatie;
●● aanrijroute;
26 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Activiteit opvangen en verzorgen
3.2 Beschikbaar krijgen van de benodigde materiele voorzieningen:
●● opslaglocaties;
●● transport;
●● afleverlocaties.
4. Inzetten van personeel en middelen
4.1 Instrueren van personeel
4.2 Bepalen van verbindingen en coördinatie:
●● in- en externe verhoudingen
●● communicatielijnen
4.3 Aangeven van bijzonderheden:
●● registratie;
●● gezinshereniging;
●● afschermen voor onbevoegden;
●● beveiliging van eigendommen.
4.4 Aangeven van bijzonderheden m.b.t. de verzorging:
●● aflossing;
●● log verzorging;
●● medische verzorging;
●● geestelijke verzorging.
5. Informeren van aanwezigen
5.1 Bepalen van de inhoud van de informatie
5.2 Opstellen overzicht van belanghebbenden:
●● bevolking/bewoners;
●● publiek;
●● eigen eenheden;
●● overige belanghebbenden.
5.3 Bepalen van de wijze van verspreiding
5.4 Realiseren van de verspreiding
5.5 Bewaken en ordehandhaving
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 27
Activiteit voorzien in primaire levensbehoeften
1. Het analyseren van relevante informatie.
1.1 Bepalen van vermoedelijke tijdsduur van tijdelijke huisvesting en voedsel- en drinkwatervoorziening.
1.2 Bepalen van het getroffen aantal personen en/of dieren.
2. Het opstellen van een plan voor de voorziening in primaire levensbehoeften. (ook levensreddende medicijnen).
2.1 Het formuleren van beleid (mens/dier)
Huisvesting:
●● stimuleren eigen initiatief tot individuele huisvesting (zelfredzaamheid)
●● Inventariseren van bijzondere eisen voor (tijdelijke) huisvesting;
●● culturele achtergronden;
●● validiteit;
●● prioriteiten stellen;
●● collectie/individueel;
●● volgorde van toewijzing.
Voedsel- en Drinkwatervoorziening:
●● zoveel mogelijk rekening houden met culturele achtergronden en voedingsgewoonten;
●● eventueel registreren van voedsel- en drankuitgifte aan personen en dieren;
●● overwegen het (nood)distributieplan in werking te stellen;
●● normeren van rantsoenen
2.2 Het bepalen van de benodigde personele en materiele middelen
Huisvesting:
●● overig personeel (bijstandsbehoefte);
●● makelaardij, woningbouwverenigingen;
●● bepalen van benodigde huisvestingsruimte.
●● Voedsel- en drinkwatervoorziening:
●● distributiepersoneel;
●● distributiemiddelen (tankwagens, waterzakken, mobiel drinkwaterleiding systeem);
●● benodigde hoeveelheden en soorten voedsel, drinkwater en inventariseren van de vraag naar medicijnen.
Activiteit
2.3 Het bepalen van de beschikbaarheid van het benodigde personeel en materiaal
2.4 Opstellen van een plan voor tijdelijke huisvesting en voedsel-/drinkwatervoorziening
Huisvesting:
●● maken van een voorstel voor de toewijzing van de beschikbare huisvestingsruimte
●● Voedsel- en drinkwater:
●● bepalen van de distributiepunten;
●● bepalen van de distributietijden;
●● bepalen van de uitgifteregistratie;
●● ordebewaking;
●● voorlichting.
28 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Activiteit voorzien in primaire levensbehoeften
2.5 Laten goedkeuren van het plan voor de tijdelijke huisvesting
●● overleg met (college) B(&W);
●● overleg met provincie;
●● (overleg met rijk).
3. Het beschikbaar krijgen van personeel en middelen●● Opkomstlocatie;
●● aanrijroute.
3.1 Het beschikbaar krijgen van ruimten en middelen:
●● eventuele vordering van ruimte;
●● afsluiten c.q. activeren van contracten;
●● eventueel bijstandpersoneel en –materiaal.
4. Uitvoering huisvestingsplan.
4.1 Het geschikt maken en inrichten van (tijdelijke) huisvesting:
●● energievoorzieningen d.t.v. nutsbedrijven;
●● schoonmaken;
4.2 Het informeren van getroffenen
●● welke ruimte(n) voor wie;
●● tijdstip van ingebruikname;.
●● voorwaarden waaronder (huisregels).
4.3 Het in gebruik geven van de ruimten
●● begeleiding bij in gebruik name ;
●● regelen van toezicht en behandeling van klachten.
5. Uitvoering geven aan voedsel- en (drink) waterdistributie (en levensreddende medicijnen)instrueren van het personeel;
●● geschikt maken distributielocaties;
●● bekendmaking distributielocaties en de gedragsregels aan bevolking en hulpverleningsdiensten;
●● regelen ordehandhaving;
●● regelen registratie van de uitgifte van voedsel en drinkwater.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 29
Bijlage 4 – Checklist voorbereiding Publieke Zorg
Opvanglocaties (voor format kaart Opvanglocatie, zie volgende blz.)
Opvanglocaties met contactgegevens/ gebouwgegevens/ verspreid over de gemeente Minimaal 1 met een
opvangcapaciteit van 200 personen.
Tevens locaties voor kortdurende opvang voor beperkte aantallen (pensions en hotels)
Jaarlijks contactmoment managers opvanglocaties
Ruimte & middelen opvanglocatie
Basisvoorzieningen aanwezig
Ruimte voor zieken/ bedlegerige (Slaapruimte norm 5m2 per persoon).
Aparte ruimte voor coördinator en medewerkers Publieke Zorg, Aparte medewerkers rode kruis/ EHBO,
pastorale zorg.
Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.
Laptops (wifi / 4G) en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)
Kantoormateriaal
Afspraken personeel Publieke Zorg over mobiele telefonie
Hesjes of badges voor personeel Publieke Zorg
Coördinator opvanglocatie beschikt altijd over handboek Bevolkingszorg en draaiboek Publieke Zorg (ook
op website gemeente)
Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken (hardcopy of digitaal op laptops/pc)
Noodstroomvoorziening
Noodzakelijk op tenminste eén locatie
Zie voor de voorzieningen van de lokale opvanglocaties de lokale bijlage: Kaart Opvanglocatie.
Ruimte & middelen actiecentrum
Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie
Adres en ruimte lokaal en regionaal bekend
Up tot date personeelsgegevens gemeente
Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal
Kantoormateriaal
30 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Langdurige en vervangende huisvesting
Binnen gemeentelijke organisatie beleggen bij reguliere medewerkers die ‘wonen/huisvesting’ in portefeuille
hebben en de contacten onderhouden met o.a. corporaties.
Ondersteuning nutsbedrijven
Ondersteuning nutsbedrijven beleggen bij medewerkers ‘wijkbeheer’ of – indien het beveiliging betreft –
inschakelen beveiligingsbedrijven
Aanleveren van nooddrinkwater op door de gemeente vooraf aan te wijzen distributiepunten.
Bij het aanwijzen van deze distributiepunten wordt gekeken naar pleinen of open ruimten in de gemeente,
waar een tankauto met 10.000 liter water stevig kan staan en goed toegankelijk is voor de mensen die er
water komen halen In het algemeen bedienen deze locaties zo’n 2500 inwoners/1000 adressen per tankauto
en bevinden zij zich op loopafstand voor de bevolking.
Het verdient aanbeveling om voor de distributie van voedsel dezelfde distributiepunten te hanteren.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0) - 31
Form
at L
okal
e Bijl
age:
Kaa
rt O
pvan
gloc
atie
NAW
- ge
geve
nsGeb
ouw
gege
vens
Verb
indi
ngen
Ges
chik
t vo
or o
pvan
g va
n:
●●
Indi
vidu
ele
pers
onen
●●
Gez
inne
n
●●
Geh
andi
capt
en
●●
Die
ren
●●
Ove
rige
Ja/N
ee
Ja/N
ee
Ja/N
ee
Ja/N
ee
Ja/N
ee
Plat
tegr
ond
Indi
en a
anw
ezig
:
toev
oege
n
Tele
foon
s
Aan
tal ge
schi
kte
verb
lijfs
ruim
ten
WIF
I
Toel
icht
ing
bedr
ijfsr
uim
ten
Om
roep
inst
alla
tie
Ja/N
ee (bi
j ja
loc
atie
aang
even
)
Adre
sSt
raat
+ n
r.
Post
code
, pl
aats
Ove
rige
rui
mte
nTV
/Rad
ioJa
/Nee
(aa
ngev
en
waa
r)
Tele
foon
Aan
tal bo
uwla
gen
Noo
dstroo
mvo
orzi
enin
g
E-m
aila
dres
Aan
tal in
gang
en
Web
site
Toeg
anke
lijk
voor
geh
andi
capt
en
Geb
ouw
type
zale
ncen
trum
, sp
orth
al,
hote
l, sc
hool
Inga
ng b
erei
kbaa
r vo
or v
oertui
gen
Bijz
onde
rhed
en b
ij
over
nam
e
Cont
actp
erso
on 1
Naa
m +
mob
ieln
umm
erPa
rkee
rgel
egen
heid
Cont
actp
erso
on 2
Naa
m +
mob
ieln
umm
erAan
tal be
dden
Cont
actp
erso
on 3
Naa
m +
mob
ieln
umm
erCa
paci
teit e
xcl.
over
nach
ting
Capa
cite
it inc
l. ov
erna
chting
Ove
rige
bijz
onde
rhed
en
Toile
tten
, aa
ntal
Wifi
-cod
e op
vrag
en b
ij aa
nkom
st
Dou
ches
, aa
ntal
Was
gele
genh
eid,
aan
tal
Keuk
en e
n ca
paci
teit p
/uXx
xxx
pers
onen
p/u
32 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel IV (versie 2.0)
Bijlage 5 – Bij het proces Publieke Zorg betrokken externe partners
Externe partners: De volgende externe partners kunnen o.a. bij het proces betrokken worden:
A. Regionaal/Landelijk
●● Salvage
●● Defensie
●● Provincie
●● Beveiligingsbedrijven
●● Huisartsen
●● Tolkencentrum
●● Dierenambulances
●● Vervoersbedrijven
●● Nutsbedrijven (G/W/E)
●● Afvalverwerking
●● zorginstellingen/ziekenhuizen
●● Voedsel en waren autoriteit
●● LTO
B. Lokaal (lokale afspraken (convenanten) kunnen per gemeente afwijken.
●● Rode kruis (Totdat een regionaal convenant is afgesloten; lokaal verantwoordelijkheid )
●● Wijkbeheer
●● Maatschappelijk en pastorale verzorgers (indien aanwezig protocol en alarmeringslijst Pastorale Zorg
toevoegen)
●● Cateraars
●● Woningcorporaties
●● Terreinbeheerder
●● Bungalowparken
●● Dierenartsen
●● Apothekers
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel V Preparatie Nafase
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
1 Algemeen........................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding ........................................................................................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep draaiboek ..............................................................................................................................3
1.3 Positie proces .............................................................................................................................................................4
1.4 Uitgangspunten ..........................................................................................................................................................5
1.5 Opbouw draaiboek ..................................................................................................................................................5
2 Vóór de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel en doelgroep proces .....................................................................................................................................6
2.2 Voorbereiding Middelen ........................................................................................................................................6
3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Procesbeschrijving ....................................................................................................................................................7
3.2 Organisatie proces ....................................................................................................................................................7
3.3 Opkomst en alarmering ..........................................................................................................................................8
3.4 Aandachtspunten .......................................................................................................................................................8
4 Na de crisis ...................................................................................................................................................................... 9
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen .......................................................................................... 10
Bijlage 2 – Taakkaarten ..................................................................................................... 17
Bijlage 3 – Checklist Proces Nafase ....................................................................................24
Bijlage 4 – Thema’s nafase .................................................................................................26
Bijlage 5 – Format overdracht en advies ROT Nafase .........................................................27
Bijlage 6 – Stil IVC (informatie en verwijs centrum) ........................................................... 31
Bijlage 7 – Lokale voorbereiding middelen ........................................................................32
Inhoudsopgave deel V
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 3
1 Algemeen
1.1 Inleiding
Dit draaiboek ‘Preparatie Nafase’ is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en is een uitwer-
king van het Regionaal Crisisplan (RCP) Veiligheidsregio Utrecht (VRU).
1.2 Doel en doelgroep draaiboek
Het doel van dit draaiboek preparatie nafase is het verlenen van nazorg aan diegenen die betrokken
zijn bij een incident. Daarnaast is het doel het weergeven van de organisatie van het proces nafase
binnen Bevolkingszorg. Dit draaiboek gaat er vanuit dat de nafase al tijdens de acute fase wordt
gestart met het in beeld brengen van de nazorg aan de bevolking door het proces preparatie Nafase.
Om die reden wordt het draaiboek Preparatie Nafase genoemd. Het proces preparatie nafase heeft
input nodig van alle bij de ramp/crisis betrokken (multidisciplinaire) crisisteams en partijen. Het proces
nafase is als volgt gepositioneerd in de crisisorganisatie.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
1.3 Positie proces
Dit deel betreft de beschrijving van de volgende functionarissen/onderdelen in de crisisorganisatie:
Figuur 1. Organogram Publieke Zorg
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Uitvoerend personeel
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 5
1.4 Uitgangspunten
Om richting te geven aan Bevolkingszorg, c.q. de dienstverlening van de gemeente, tijdens en ná een
groot incident zijn er in het rapport ‘Bevolkingszorg op orde’ prestatie-eisen gedefinieerd voor zelf-
redzamen en verminderd zelfredzamen. De definitie voor zelfredzamen en verminderd zelfredzamen is
terug te vinden bij de algemene inleiding van het Handboek Bevolkingszorg. Daar waar in het rapport
‘Bevolkingszorg op orde’ wordt gesproken over herstelzorg spreken we in dit draaiboek over nafase.
Deze prestatie-eisen zijn uitgangspunt voor de uitwerking van dit draaiboek.
De prestatie-eisen nafase voor zelfredzamen zijn:
●● “Betrokkenen worden gestimuleerd om via de reguliere weg contact te zoeken met de benodigde
hulpverlenende instantie(s) voor de herstelzorg”
●● “Betrokkenen die zich (toch) bij de overheid melden voor (een vorm van) herstelzorg worden gefa-
ciliteerd bij het in contact komen met de desbetreffende hulpverlenende instantie(s)”
●● “Betrokkenen kunnen zich, indien daar behoefte aan is, registreren zodat zij op de hoogte wor-
den gehouden van de afhandeling van de crisis. Zij worden daarbij gefaciliteerd door de overheid
(zelfregistratie)”
De prestatie-eisen nafase voor verminderd zelfredzamen zijn:
●● Binnen 24 uur is een plan van aanpak voor de herstelfase opgesteld, waarin aandacht is voor:
●❍ Interne procesorganisatie
●❍ De wijze waarop slachtoffers ondersteund worden als het gaat om de schadeafhandeling,
verwijzing naar psychosociale hulpverlening, etc.
●❍ Collectieve rouwverwerking
●❍ Zorg aan de eigen organisatie
●● Er wordt een publieksenquête gehouden om de tevredenheid onder de betrokkenen over de
Bevolkingszorg inzichtelijk te maken
1.5 Opbouw draaiboek
Het draaiboek bestaat uit drie hoofdstukken:
Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het proces
ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.
Tijdens de crisis: Indien zich een crisis voordoen en het proces dient te worden opgestart, dan
raadpleegt u hoofdstuk “Tijdens de crisis”. In dit hoofdstuk staat de informatie
die nodig is om het proces ten uitvoer te brengen.
Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de overgang van de acute fase naar de nafase en op
welke wijze het proces wordt geëvalueerd wordt nadat zich een crisis heeft
voorgedaan.
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
2 Vóór de crisis
2.1 Doel en doelgroep proces
Het doel van preparatie Nafase is het geven van inzicht in maatregelen om na de ramp of crisis zo snel
mogelijk terug te keren naar de “normale” situatie. Dit leidt tot een concept plan van aanpak met een
advies over:
●● het coördineren van hulpverlening en beperken van financiële schade
●● het toezien op het nakomen van beloften en nemen van verantwoordelijkheid door betrokken par-
tijen, gericht op zoveel voorkomen van nieuw leed
●● het informeren van betrokkenen over de voortgang van (onderdelen van) het project
●● het opzetten/inrichten van een (fysieke of digitale) loketfunctie m.b.t. vragen van betrokkenen en
een zorgvuldige afhandeling van klachten, meldingen en vragen
●● de zorg voor bedrijfscontinuïteit
●● het afhandelen van financiële en/of juridische nasleep
●● het laten uitvoeren van een (onafhankelijk) onderzoek/evaluatie
De aanpak is gericht op slachtoffers, hulpverleners en andere getroffenen en moet proportioneel zijn.
Er moet rekening worden gehouden met (doorloop)tijd en geld (waaronder fte’s).
Het (concept) plan van aanpak Nafase wordt opgesteld door het actiecentrum Preparatie Nafase in de
acute fase als zich een ramp of crisis voordoet met gevolgen voor een grote(re) groep van personen op
de middellange of lange termijn. Voor de in dit plan beschreven maatregelen wordt een onderscheid
gemaakt in zelfredzamen en niet-zelfredzame personen.
2.2 Voorbereiding Middelen
De uitvoering van het proces preparatie nafase vind plaats in de getroffen gemeente. Bijlage 5 betreft
een overzicht van de gewenste middelen die in de gemeente dienen te worden voorbereid.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 7
3 Tijdens de crisis
3.1 Procesbeschrijving
Als nazorg nodig is voor de bevolking organiseert de gemeente dat de betreffende doelgroepen de
zorg krijgen die zij nodig hebben. Het proces nazorg ziet er als volgt uit:
●● verzamelen en analyseren van relevante informatie;
●● opstellen van een plan van aanpak Nafase;
●● beschikbaar krijgen en inzetten van personeel en middelen.
●● uitvoering geven aan het inzetplan;
●● evaluatie nazorg;
Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreid stappenplan bijlage 3 ‘Checklist proces
nafase’.
3.2 Organisatie proces
Het proces Preparatie Nafase wordt uitgevoerd door het actiecentrum Preparatie Nafase. De verant-
woordelijkheid voor de nafase wordt na verloop van tijd overgedragen aan de reguliere gemeente-
lijke organisatie van de getroffen gemeente. Dit betekent dat preparatie nafase niet per definitie ook
de taken t.b.v. de nazorg uitvoert. Indien de getroffen gemeente wel behoefte heeft aan personele
capaciteit in de nafase, zal dit moeten worden overlegd tussen de getroffen gemeente en de gemeente
waarbij de medewerkers uit de regionale piketfunctionarissen werkzaam zijn.
De processen crisiscommunicatie en/of publieke zorg of delen hiervan kunnen onderdeel uitmaken van
de Nafase. Ook processen waarbij de uitvoeringsverantwoordelijkheid bij andere partners ligt, zoals bij
GHOR of politie/OM, kunnen onderdeel uitmaken van de organisatie van de nafase.
Het actiecentrum preparatie nafase bestaat uit regionale piketfunctionarissen aangevuld met in ieder
geval één lokale vertegenwoordiger. Het hoofd Preparatie nafase geeft leiding aan het actiecentrum en
heeft tevens zitting in het team Bevolkingszorg.
Samenstelling●● Hoofd Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)
●● Teamleider Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)
●● Medewerker Preparatie nafase (regionale piketfunctionaris)
●● Lokale vertegenwoordiger Preparatie nafase (uit ‘ondersteunend personeel’)
(Een kwalificatieprofiel (nadere uitwerking van de functie) van voorgenoemde functies staat in
bijlage 1)
Het actiecentrum kan worden aangevuld met andere personen die beschikken over op de situatie
afgestemde specifieke kennis. Te denken valt aan functionarissen van andere hulpdiensten dan wel
externe expertise. Voorbeelden zijn: een deskundige van de GHOR in verband met medische en psy-
chosociale hulp, of een deskundige van het Team Bijzondere Uitvaarten Monuta in verband met een
herdenkingsdienst.
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
3.3 Opkomst en alarmering
Uitgangspunt voor de alarmering en opkomst zijn de wettelijke vereisten vanuit het besluit veiligheids-
regio’s. (zie bijlage 2 deel algemeen)
●● De leden van het actiecentrum preparatie Nafase worden op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz
gealarmeerd;
●● Het hoofd Preparatie dient binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het Team Bevolkingszorg;
●● De opkomstlocatie (getroffen gemeente) wordt bij de alarmering bekend gemaakt.
In het actiecentrum Preparatie Nafase wordt het (concept) Plan van aanpak Nafase opgesteld tijdens
de acute fase onder verantwoordelijkheid van het hoofd sectie Bevolkingszorg. Input hiervoor vragen
en ontvangen zij van de andere crisisbeheersingsprocessen. Het plan van aanpak Nafase is opgebouwd
uit de thema’s die spelen na een incident. (bijlage 4) Het format ‘1e concept plan van aanpak’ wat voor
het plan van aanpak gebruikt kan worden is te vinden op www.vru.nl.
Het actiecentrum Preparatie Nafase draagt het plan van aanpak over aan de reguliere organisatie. Dit
wordt aangeboden aan de getroffen gemeente: bestuurlijk, indien aanwezig aan het orgaan Stuurgroep
Nafase, en uitvoerend, indien aanwezig aan de projectorganisatie Nafase. Het gezag (GBT/ Stuurgroep
Nafase) stelt de uitgangspunten voor de projectorganisatie Nafase, zoals voorgesteld in het concept
Plan van Aanpak, en geeft opdracht tot de nadere uitwerking. Deze nadere uitwerking wordt opge-
steld onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, danwel de voorzitter van de (door het
college van B&W aan te wijzen) projectorganisatie Nafase. Het is een dynamisch document dat steeds
op grond van de actuele situatie wordt bijgewerkt en bestuurlijk (door het college van B&W) wordt
vastgesteld.
Acute fase
Actiecentrum Preparatie Nafase
Plan van aanpak Nafase Lauwe fase
Stuurgroep NafaseProjectorganisatie Nafase
Deelprojecten Nafase
3.4 Aandachtspunten
Het verdient aanbeveling om het Plan van Aanpak (eventueel vertrouwelijk) ter informatie danwel ter
vaststelling (met het oog op het kostenaspect) aan te bieden aan de gemeenteraad.
Pak als gemeente de regierol en leg de mate van de hulpverlening, de verantwoordelijkheden, de
bevoegdheden en de deskundigheden van in- en externe partners en de uitvoerders van de zorg- en
dienstverlening vast, alsmede de door hen te declareren kosten.
Vraag externe organisaties om advies/hulp (Impact, andere gemeenten)
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 9
4 Na de crisis
Afschaling actiecentrum NafaseIn overleg met de gemeentesecretaris houdt het actiecentrum Preparatie Nafase op te bestaan.
Het actiecentrum Preparatie Nafase levert een concept plan van aanpak nafase op voor het GBT/
bestuur (getroffen gemeente) via het ROT. Het bestuur van de getroffen gemeente, tevens stuurgroep
Nafase, maakt zelf de overweging in welke omvang zij de nafase organiseren en met welke organisa-
tievorm. Ook de omvang van een Informatie Adviescentrum (IAC) en of het in gebruik nemen van een
Stil Informatie Verwijscentrum (IVC) (zie bijlage 6) wordt door de stuurgroep bepaald. De getroffen
gemeente maakt altijd zelf de keuze of de activiteiten in de structurele organisatie worden georgani-
seerd of dat ze er een aparte projectorganisatie voor in het leven roepen. Het plan van aanpak is altijd
een advies aan het lokaal bestuur.
Nadat een incident van enige omvang wordt afgeschaald, en/of de veiligheid niet meer in het geding
is, is het veelal zo dat sommige processen nog niet afgerond kunnen worden na een incident. Het
actiecentrum preparatie nafase kan om die reden in de acute fase niet altijd een compleet overzicht
leveren welke onderwerpen voor de nafase opgepakt dienen te worden. Het is daarom van belang dat
er een overdracht van ‘Bevolkingszorgactiviteiten’ plaatsvindt van het ROT naar (het bestuur van) de
getroffen gemeente om compleet te kunnen adviseren. (Zie overdrachtsformulier en advies ROT, bijlage
2) Deze overdracht is belangrijk om de reguliere gemeentelijke organisatie of projectorganisatie inzicht
te geven in de benodigde activiteiten. Het is dan ook vervolgens van belang dat het plan van aanpak
op basis van deze overdracht aan de reguliere organisatie/ projectorganisatie, daar waar nodig wordt
aangepast door de reguliere organisatie/ projectorganisatie. Resumé:
Opdrachtgever: Beleidsteam (GBT/RBT)/ College B&W (Bestuurlijke stuurgroep)
Opdrachtnemer: Operationeel Leider (OL)
Uitvoering opdracht: Hoofd Sectie Bevolkingszorg/ Hoofd preparatie Nafase/
Projectorganisatie nafase
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Bijlage 1 – KwalificatieprofielenKwalificatieprofiel Hoofd Preparatie nafase
Kerntaken
Het hoofd Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:
●● Inrichten van het team Preparatie nafase.
●● Leiding geven aan de teamleider preparatie nafase.
●● Adviseren, informeren en rapporteren.
●● Uitvoeren van het proces.
●● Afronden van het proces.
Positionering
●● Geeft leiding aan het team Preparatie nafase;
●● Ontvangt leiding van het Hoofd sectie Bevolkingszorg en legt daaraan verantwoording af;
●● Is voor het Hoofd sectie Bevolkingszorg (eventueel via de voorzitter Team Bevolkingszorg) het aanspreek-
punt voor de voortgang van de preparatie van de nafase;
Criteria
Competenties●● Politiek, bestuurlijk inzicht
●● Leiderschap
●● Gericht op samenwerking
●● Stressbestendig
●● Communicatief
●● Reflectief
●● Besluitvaardig
●● Analytisch
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Kennis van en ervaring met politiek bestuurlijke omgeving
●● Ervaring met het aansturen van complexe processen
●● Minimaal 5 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 11
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Inrichten van het team Preparatie nafase
Werkzaamheden
Het Hoofd Preparatie nafase:
●● Bepaalt (afhankelijk van de aard en omvang van het incident) de inzet van team preparatie Nafase en
wijst taken toe.
●● Ziet erop toe dat gedurende het incident het team op een juiste wijze wordt samengesteld en bezet.
●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren van het team
mogelijk te maken.
●● Zorgt dat de relevante regels, planvormen en procedures gehanteerd worden door het team.
Kerntaak 2. Leiding geven aan de teamleider Preparatie nafase
Werkzaamheden
Het Hoofd Preparatie nafase:
●● Geeft leiding aan de teamleider Preparatie Nafase
●● Analyseert de situatie:
●❍ Analyseert en beoordeelt de actuele situatie
●❍ Anticipeert op ontwikkelingen (scenario denken).
●● Interpreteert, delegeert en controleert:
●❍ Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het team
Preparatie nafase.
●❍ Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.
●❍ Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige teams / processen en partners.
●❍ Realiseert de operationele prestaties van het team.
●● Draagt zorg voor de debriefing van de Teamleider Preparatie nafase.
●● Draagt, indien hier door een van Teamleiders om wordt verzocht, zorg voor de nazorg van de medewer-
kers binnen zijn team.
Kerntaak 3. Adviseren, informeren en rapporteren
Werkzaamheden
●● Het Hoofd Preparatie nafase:
●● Haalt en brengt actief informatie
●● Rapporteert, informeert en adviseert aan:
●❍ Hoofd sectie Bevolkingszorg
●❍ teamleider Preparatie nafase
●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team (door medewerkers Preparatie nafase).
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het team .
●● Evalueert het optreden en zorgt voor de opstelling van de eindrapportage over / evaluatie van het pro-
ces.
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 4. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase: (laten) maken van een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’
Werkzaamheden
Het Hoofd Preparatie nafase:
●● Analyseert het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase.
●● Signaleert de behoefte van de omgeving.
●● Ontvangt het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase, van de HS Bz
Bz / sectie Bevolkingszorg ROT.
●● Verkrijgt informatie over besluiten van het BT m.b.t. thema’s voor de nafase, via de HS Bz / sectie Bevol-
kingszorg ROT.
●● Stelt een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op, op basis van:
●❍ het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;
●❍ besluiten van het BT m.b.t. thema’s nafase.
Kerntaak 5. Afronden van het proces
Werkzaamheden
Het Hoofd Preparatie nafase:
●● Biedt het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ via team Bz of HS Bz (al dan niet via het ROT) aan ter
besluitvorming aan bevoegd gezag (BT); past zo nodig op verzoek aan.
●● Levert zo nodig op verzoek van de voorzitter van het team Bevolkingszorg of HS Bz een bijdrage aan de
evaluatie van het proces, in de overeengekomen (evaluatie)vorm.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 13
Kwalificatieprofiel Teamleider Preparatie nafase
Kerntaken
De teamleider Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:
1. Leiding geven aan team en uitvoering geven aan Preparatie nafase.
2. Informeren en rapporteren.
3. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie Nafase en deze (laten) doorvertalen naar een 1e concept ‘plan van
aanpak nafase’.
Positionering
●● Ontvangt leiding van de hoofd Preparatie nafase en legt daaraan verantwoording af;
Criteria
Competenties1. Leiding geven
2. Coördinatie
3. Analytisch
4. Met politiek bestuurlijk inzicht
5. Daadkrachtig
6. Gericht op samenwerking
7. communicatief
Instroomeisen●● HBO werk- en denkniveau
●● Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in 1 van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Leiding aan team en uitvoering geven aan Preparatie nafase
Werkzaamheden
De teamleider Preparatie nafase:
●● Vertaalt de inzetopdracht in een inzetplan Preparatie nafase.
●● Bepaalt de samenstelling en bezettingsgraad van het team Preparatie nafase.
●● Alarmeert de medewerkers in het team.
●● Wijst taken toe.
●● Regelt (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen.
●● Regelt het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team.
Kerntaak 2. Informeren en rapporteren
Werkzaamheden
De teamleider Preparatie nafase:
●● Informeert het hoofd Preparatie nafase over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de pro-
cesuitvoering.
●● Wisselt informatie uit over het verloop van het (voorbereiden van) de preparatie van de nafase met de
medewerkers in het team.
●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team (door medewerkers Preparatie nafase).
●● (Laat) een logboek/verslaglegging in het eigen team bijhouden (door medewerkers Preparatie nafase).
Kerntaak 3. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en deze (laten) doorvertalen naar een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’
Werkzaamheden
De teamleider Preparatie nafase:
●● Stelt een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op, op basis van:
●❍ het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;
●❍ besluiten van het BT m.b.t. thema’s nafase.
●● NB. Deze taken kunnen ook worden uitgevoerd door medewerkers Preparatie nafase met deze specifieke
taak.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 15
Kwalificatieprofiel Medewerker Preparatie nafase
Kerntaken
De medewerker Preparatie nafase heeft de volgende kerntaken:
1. Informeren en rapporteren.
2. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en doorvertalen naar het 1e concept ‘plan van aanpak
nafase’.
Positionering
●● Participeert in het team Preparatie nafase;
●● Ontvangt leiding van de teamleider Preparatie nafase en legt daaraan verantwoording af;
●● Is voor de teamleider preparatie Nafase het aanspreekpunt voor de voortgang van de preparatie van de
nafase;
Criteria
Competenties●● Analytisch
●● Politiek bestuurlijk inzicht
●● Daadkrachtig
●● Gericht op samenwerking
●● Communicatief
Instroomeisen●● MBO denk- en werkniveau
●● Minimaal 2 jaar ervaring binnen een gemeente
●● Kan binnen 1,5 uur na alarmering in één van de Utrechtse gemeenten aanwezig zijn
16 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1. Informeren en rapporteren
Werkzaamheden
De medewerker Preparatie nafase:
●● Informeert de teamleider Preparatie Nafase over de voortgang, productie en eventuele afwijkingen in de
procesuitvoering.
●● Stemt af met de betrokkenen buiten het team.
●● Houdt een logboek/verslaglegging in het eigen team bij.
Kerntaak 2. Uitvoeren van het inzetplan Preparatie nafase en doorvertalen naar het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’
Werkzaamheden
De medewerker Preparatie nafase:
●● Analyseert het totaalbeeld voor de doorvertaling naar de nafase.
●● Signaleert de behoefte van de omgeving.
●● Ontvangt van de teamleider preparatie Nafase het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het
ROT m.b.t. de nafase, van de ACBz / sectie Bevolkingszorg ROT.
●● Verkrijgt van de teamleider preparatie Nafase informatie over besluiten van het BT m.b.t. thema’s voor de
nafase, via de strategisch adviseur Bevolkingszorg / gemeentesecretaris in het BT.
●● Stelt een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op, op basis van:
het overdrachtsdossier van het ROT en het advies van het ROT m.b.t. de nafase;
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 17
Bijlage 2 – Taakkaarten
Taakkaart Hoofd Preparatie Nafase Werk- en denkniveau: HBO
Competenties: Analytisch - Politiek bestuurlijk inzicht – Daadkrachtig – Gericht op samenwerking – Communicatief
Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projec-
torganisatie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak
nafase’ op te stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.
Alarmering door: Meldkamer
Ontvang leiding van: OvD Bz/ Voorzitter TBz/ Hoofd Sectie Bevolkingszorg
Kerntaken 1. Inrichten van het actiecentrum Preparatie nafase
2. Leiding geven aan het actiecentrum Preparatie nafase
3. Adviseren, informeren en rapporteren
4. Afronden van het proces
5. Deelnemen aan overleg Team Bevolkingszorg
Checklist start activiteiten ●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Alarmeer/ informeer teamleider preparatie Nafase
●❏ Informeer bij informatiemanager TBz naar het actuele beeld (LCMS) voor
het eigen beeld van aard en omvang van het incident
●❏ Formuleer op basis hiervan (een) inzetopdracht(en) aan de teamleider(s)
●❏ Geef opdracht(en) aan de teamleider(s) en bepaal eerste moment van
terugkoppeling
Checklist uitvoering
activiteiten
●❏ Bepaal welke functionarissen worden ingezet
●❏ Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in
concrete taken en acties (inzetopdracht) en zet deze uit binnen de het
actiecentrum
●❏ Informeer, instrueer en geef leiding aan de teamleider preparatie Nafase
●❏ Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en
middelen
●❏ Draag zorg voor het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het
eigen actiecentrum
●❏ Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig
bij
●❏ Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden
door het actiecentrum
●❏ Draag zorg voor een goede afstemming binnen het team Bevolkingszorg,
tussen de in gang gezette processen en de eventuele andere monodisci-
plinaire of multidisciplinaire teams en externe partners
●❏ Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van het actiecen-
trum aan het hoofd team Bevolkingszorg (of: de HS Bz of OvD Bz)
●❏ Zie erop toe de informatie uit het eigen proces correct wordt overgeno-
men in LCMS
●❏ Bewaak de veiligheid en het welzijn van de leden van het actiecentrum
18 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Checklist beëindiging
activiteiten
●❏ Leg het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’, via OvD BZ of HS Bz ter
besluitvorming voor aan het bevoegd gezag (BT)(via ROT); pas dit zo
nodig op verzoek aan
●❏ Bepaal mede (binnen de stafsectie Bevolkingszorg) het moment waarop
beëindiging van (een deel van) de in gang gezette processen is aange-
broken
●❏ Informeer de teamleider preparatie Nafase hierover
●❏ Zorg voor debriefing van de teamleider
●❏ Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het
functioneren van de processen van de taakorganisatie
●❏ Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van de taakorga-
nisatie
●❏ Zorg zo nodig (mede) voor de nazorg van de medewerkers van de pro-
cessen van de taakorganisatie
Benodigde informatie
(input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetverzoek
●● Inzetopdracht
●● Resultaten afstemming binnen stafsectie Bevolkingszorg
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
Resultaat (output) ●● Inzetopdracht
●● Aanvullende en gewijzigde opdrachten
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Adviezen voor het (R)BT
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Overdrachtsformulier nafase
●● Bijdragen aan eindrapportage en evaluatie
Bevoegdheden ●● Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde op-
drachten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren
●● Heeft de opdracht om mensen en/of middelen in te zetten.
Hulpmiddelen ●● Draaiboek preparatie Nafase
●● Taakkaarten functie hoofd Preparatie nafase
●● Checklist thema’s nafase en checklist externe expertise
●● Format 1e concept ‘plan van aanpak nafase
●● Netwerkkaarten
●● ICT en communicatiemiddelen
●● E-mailaccounts
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
Samenwerking
(met andere processen/
functionarissen)
●● OvD Bevolkingszorg
●● Hoofd sectie Bevolkingszorg
●● Leden team Bevolkingszorg
●● Multidisciplinaire crisispartners (GHOR/Politie/Brandweer)
●● Lokale expertise (bijvoorbeeld bestuursadviseur)
●● Externe partijen
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 19
Taakkaart Teamleider preparatie NafaseWerk – en denkniveau: HBO
Competenties: Leiding geven, coördinatie, analytisch, politiek bestuurlijk inzicht, daadkrachtig, gericht op samenwerking en communicatief
Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorga-
nisatie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’
op te stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.
Alarmering door: Meldkamer
Ontvang leiding van: Hoofd Preparatie Nafase
Kerntaken 1. Inrichten van het team Preparatie nafase
2. Leiding geven aan het team Preparatie nafase
3. Uitzetten en ophalen overdrachtsdocumenten
4. Informeren en rapporteren
5. Maken van een 1e concept plan van aanpak voor het inrichten van de or-
ganisatie van de nafase
6. Afronden van het proces
Checklist start activiteiten ●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ Informeer bij de IM TBz naar het actuele beeld
●❏ Neem contact op met het hoofd preparatie Nafase
●❏ Vertaal de ontvangen inzetopdracht(en) in een inzetplan
●❏ Bepaal (samen met het hoofd) de samenstelling en de bezettingsgraad van
het actiecentrum
Checklist uitvoering
activiteiten
●❏ Informeer de teamleden en wijs taken toe
●❏ Regel (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen
●❏ Regel het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het eigen team
●❏ Vertaal het inzetplan in concrete taken en acties
●❏ Bewaak de voortgang van het proces Preparatie nafase; stuur waar nodig
bij
●❏ Analyseer het totaalbeeld van de overdrachtsformulieren, voor doorverta-
ling naar de organisatie van de nafase
●❏ Signaleer de behoefte van de omgeving
●❏ Zorg dat relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door
het team
●❏ Zorg - afhankelijk van de opdracht - voor het opstellen van een over-
drachtsdossier nafase (incl. advies) ROT of een 1e concept ‘plan van aan-
pak nafase’. Dit laatste document wordt samengesteld op basis van het
overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT en de besluiten uit het GBT of
RBT m.b.t. thema’s voor de nafase
●❏ Informeer het Hoofd Preparatie Nafase over de voortgang, productie en
eventuele afwijkingen in de procesuitvoering
●❏ Wissel informatie uit over het verloop van (het voorbereiden van) de pre-
paratie van de nafase met de medewerkers in het team
●❏ Stem af met de betrokkenen buiten het team
●❏ Bewaak het welzijn van de medewerkers in het team; draag m.n. zorg voor
een tijdige aflossing
20 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Checklist beëindiging
activiteiten
●❏ Schaal de werkzaamheden pas af na afstemming met het hoofd Preparatie
Nafase
●❏ Informeer de teamleden over de afschaling
●❏ Draag zo nodig bij aan de evaluatie van het proces
Benodigde informatie
(input)
●● Totaalbeeld
●● Inzetopdracht
●● Inzetplan
●● Overdrachtsformulieren nafase (van taakorganisaties)
●● Evt. overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT
●● Evt. relevante besluiten GBT/RBT m.b.t. thema’s nafase
Resultaat (output) ●● Inzetplan Preparatie nafase
●● Aanvraag extra mensen en middelen
●● Voortgangs- en afwijkingsinformatie
●● Logboek
●● Overdrachtsdossier nafase (incl. advies) ROT
●● Evt. 1e concept ‘plan van aanpak nafase’
●● Evt. bijdrage aan evaluatie
Bevoegdheden ●● Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrach-
ten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren
●● Is bevoegd tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen een vooraf
(regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat
Middelen ●● Draaiboek preparatie Nafase
●● Taakkaarten functie teamleider Preparatie nafase
●● Checklist thema’s nafase en checklist externe expertise
●● Format 1e concept ‘plan van aanpak nafase
●● Netwerkkaarten
●● Alarmeringslijst
●● ICT en communicatiemiddelen
●● E-mailaccounts
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
Samenwerking
(met andere processen/
functionarissen)
●● Hoofd sectie Bevolkingszorg
●● Leden team Bevolkingszorg
●● Multidisciplinaire crisispartners
●● Lokale expertise (bijvoorbeeld bestuursadviseur)
●● Externe partijen
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 21
Taakkaart Medewerker preparatie NafaseWerk – en denkniveau: HBO
Competenties: Analytisch, Politiek bestuurlijk inzicht, Daadkrachtig, Gericht op samenwerking, Communicatief
Doel van het proces Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisa-
tie Nafase, door in de acute fase een 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ op te
stellen en te laten goedkeuren door het beleidsteam.
Alarmering door: Meldkamer
Ontvang leiding van: Teamleider preparatie Nafase
Kerntaken 1. Adviseren, informeren en rapporteren
2. Maken 1e concept plan van aanpak Nafase
3. Afronden van het proces
4. Deelnemen aan overleg actiecentrum Bevolkingszorg
Checklist start
activiteiten
●❏ Bevestig het alarm / je opkomst en start eigen logboek
●❏ check het actuele beeld bij informatiemanager TBz
●❏ Gebruik relevante regels, plannen en procedures
●❏ Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van de taakorganisatie
aan teamleider preparatie Nafase
Checklist uitvoering
activiteiten
●❏ Bewerkt overdrachtsdocumenten in 1e concept plan van aanpak Nafase
Checklist beëindiging
activiteiten
●❏ Leg het 1e concept ‘plan van aanpak nafase’ neer bij de teamleider preparatie
Nafase.
●❏ Bepaal mede het moment waarop beëindiging van (een deel van) de in gang
gezette processen is aangebroken
●❏ Informeer de teamleider hierover, en geef opdracht tot afbouw
●❏ Zorg voor briefing aan de teamleider
●❏ Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het functio-
neren van het proces preparatie Nafase
●❏ Draag zo nodig bij aan een evaluatie van het proces preparatie Nafase
Bevoegdheden ●● Heeft het mandaat om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrachten
te geven en activiteiten uit te (laten) voeren
●● Is bevoegd tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen een vooraf
(regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat
Middelen ●● Draaiboek preparatie Nafase
●● Taakkaarten functie medewerker Preparatie nafase
●● Checklist thema’s nafase en checklist externe expertise
●● Format 1e concept ‘plan van aanpak nafase
●● Netwerkkaarten
●● Alarmeringslijst
●● ICT en communicatiemiddelen
●● E-mailaccounts
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
22 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Samenwerking
(met andere proces-
sen/functionarissen)
●● Hoofd sectie Bevolkingszorg
●● Leden team Bevolkingszorg
●● Multidisciplinaire crisispartners
●● Lokale expertise (bijvoorbeeld bestuursadviseur)
●● Externe partijen
Gewenste vaardighe-
den/competenties
●● Zie kwalificatieprofiel
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 23
Taakkaart Lokale vertegenwoordiger Preparatie Nafase
Kerntaken
De lokale vertegenwoordiger Preparatie Nafase heeft de volgende kerntaak:
1. Het actiecentrum Preparatie Nafase voorzien van lokale kennis over de getroffen gemeente(n); (Betref-
fende samenstelling inwoners/sociale infrastructuur/ actuele lokale bestuurlijke aandachtspunten) om te
komen tot een plan van aanpak voor de nazorg.
Positionering
●● Ontvangt leiding van het hoofd Preparatie Nafase
Criteria
Competenties●● Politiek-bestuurlijk inzicht
●● Kennis lokale infrastructuur/ sociale kaart/ samenstelling inwoners
●● Beeld van gevestigde ondernemers en organisaties (bedrijven/zorginstellingen etc.)
Instroomeisen●● HBO denk- en werkniveau
24 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Bijlage 3 – Checklist Proces Nafase
1. Het verzamelen en analyseren van relevante informatie
a. Wat is er gebeurd en welke doelgroep(en)/ instellingen/ partners zijn er betrokken? (zie ook overdrachts-
document ROT zodra deze beschikbaar is)
b. Welke betekenis heeft het incident en welke thema’s (zie bijlage 4) gaan er spelen n.a.v. het incident?
c. Bepalen welke (sub)groep(en) dan wel wie voor gerichte nazorg in aanmerking komt:
●❍ slachtoffers, getroffenen, betrokkenen
●❍ hulpverleners
d. Bepalen of en zo ja waar het centraal meldpunt (informatie en –adviescentrum (IAC) voor het verkrijgen
van nazorg wordt gevestigd.
e. Bepalen taken, omvang en bevoegdheden van centraal meldpunt (IAC).
f. Bepalen op welke wijze nazorg kan worden aangevraagd voor zover deze niet gericht worden gegeven.
2. Het opstellen van een plan van aanpak Nafase
a. Bepalen of er een afzonderlijk nazorgorganisatie moet worden ingesteld
b. Bepalen van de taken van het centraal meldpunt:
●❍ het verstrekken van relevante informatie in de individuele hulpverleningssfeer;
●❍ het gericht doorverwijzen naar daarvoor in aanmerking komende beroepsbeoefenaren en instellingen;
●❍ het registreren van signalen zowel van positieve als negatieve aard voor de
●❍ optimalisering van de hulpverlening
●❍ het registreren van het aantal en soort binnengekomen meldingen, eveneens voor evaluatiedoelein-
den.
c. Bepalen van het benodigde personeel en middelen. Hierbij kan gedacht worden aan:
Personeel: maatschappelijk werk, (huis)artsen, juristen, vertalers, religieuze vertegenwoordigers etc.
Middelen: goed bereikbare en toegankelijke voorzieningen, werkruimte(n), wachtruimten, spreekruimten,
toiletruimten, goede en voldoende (tele)communicatieve voorzieningen, voldoende schrijf- en bureaube-
hoeften.
d. Instrueren van het personeel van het meldpunt (IAC)
e. Bepalen van de controle op de nazorg
3. Het beschikbaar krijgen van personeel en middelen.
a. Het alarmeren van benodigd personeel en behoefte benodigde middelen aangeven bij ondersteuning
bepaald onder punt 2.c
b. Het gereed laten maken van het meldpunt.
c. Informeren van bezetting meldpunt over werkwijze aanmelding slachtoffers/ getroffenen
d. Het zo nodig afstemmen van de te nemen maatregelen met de betrokken gemeenten, beroepsbeoefena-
ren en hulpverleningsinstellingen
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 25
4. Het inzetten van personeel en middelen.
a. Het instrueren van het personeel.
●❍ Het inzetten van personeel en middelen voor:
●❍ het bemensen van het centraal meldpunt;
●❍ het geven van voorlichting aan beroepsbeoefenaren en hulpverleningsinstellingen omtrent de te verle-
nen hulpverlening;
●❍ het bekend maken van de hulpverleningsmogelijkheden voor de directe en indirecte slachtoffers van
een ramp of een zwaar ongeval;
●❍ het inrichten van het centraal meldpunt;
●❍ het doen treffen van goede en adequate (tele)communicatieve voorzieningen;
b. het zorgdragen van voldoende kantoorartikelen.
5. Het uitvoering geven aan het inzetplan
a. Het (doen) verlenen van adequate nazorg aan de directe en indirecte slachtoffers van een (dreigende)
ramp/zwaar ongeval.
b. Het inrichten en bemensen van het centraal meldpunt.
c. Het bekendheid geven aan het (bereiken) van het centraal meldpunt.
d. Het inschakelen van deskundig personeel van andere diensten en/of instellingen in de woonplaats of
regio van het slachtoffer.
e. Bij inschakeling van deskundig personeel kan, afhankelijk van de benodigde soort
f. nazorg, gedacht worden aan:
●❍ (huis)artsen en andere paramedische beroepsbeoefenaren/instellingen;
●❍ maatschappelijk werk;
●❍ administratief geschoolden/notarissen/juristen
●❍ overige gespecialiseerde beroepsbeoefenaren en/of instellingen.
g. De controle op de nazorg
6. Evaluatie nazorg
a. Bepalen wat het doel van de evaluatie zal zijn
b. Bepalen wanneer en op welke wijze de evaluatie van de nazorg zal plaatsvinden
c. Bepalen aan wie de evaluatie zal worden toegezonden
26 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Bijlage 4 – Thema’s nafase
Thema’s (conform format plan van aanpak nafase)
Subthema’s/ voorbeelden
Informatie en coördinatie ●● Organisatiestructuur nafase
●● Coördinatie en vormgeving informatieloket
●● Verslaglegging/ archivering
●● Bedrijf continuïteit
●● Klachtenafhandeling
●● Kennisnetwerk
Communicatie getroffenen, interne, externe en
media communicatie
●● Getroffenencommunicatie
●● Interne communicatie
●● Externe publieks- en pers voorlichting/ communicatie
Hulpverlening getroffenen en verwanten ●● Somatisch en psychosociale hulp
●● Verenigen lotgenoten
Rouwverwerking en herdenking ●● Individueel of gezamenlijk
●● Monument/herdenken
●● Rouwrituelen
●● VIP-bezoeken
Regionale, interregionale, nationale en/of
internationale afstemming
●● Afstemmen met andere overheden over aanpak
nafase
Monitoren maatschappelijke onrust ●● Hoe verloopt zorg aan getroffenen
●● Voldoende begeleiding?
Juridische afwikkeling ●● Inventariseren te verwachten juridische gevolgen
Schademanagement ●● Omvang schade in beeld brengen
●● Registratie van schade
Financien ●● Kaders waarbinnen nafase plaatsvind
●● Budgetbewaking
●● Bestedingsregels
Herstel ●● (herhuisvesting)
●● Beperken/herstellen milieuschade
●● Begeleiden wederopbouw
Strafrechtelijk onderzoek ●● Begeleiden medewerkers die gehoord moeten wor-
den
●● Afstemming met OM m.b.t. voor getroffenen/ betrok-
ken relevante ontwikkelingen
Politiek bestuurlijke aspecten ●● Adviseren verantwoording
Onderzoek en evaluatie ●● Verantwoording
●● Overig onderzoek en evaluatie
●● Verslaglegging en archivering.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 27
Bijlage 5 – Format overdracht en advies ROT Nafase
In dit overdrachtsdocument vindt u naast een beknopt overzicht van de activiteiten en afspraken bin-
nen een aantal thema’s ook per thema een advies vanuit het ROT over de vervolgaanpak met betrek-
king tot genoemd thema. In dit document worden alle thema’s die mogelijkerwijs onderdeel uit kunnen
maken van de Nafase én een raakvlak hebben met operationele activiteiten:
Algemeen (Invullen door ROT)●● Datum, aard en omvang van de calamiteit?
●● Aard en omvang ingezette hulpverleningsdiensten?
●● Aard en omvang van aantal slachtoffers/getroffenen?
●● Aard en omvang van de schade?
●● Aard en omvang van de hulpvraag?
●● Omvang van de persvraag?
●● Welke processen gestart zijn in de acute fase?
Welke aandachtsgebieden vanuit de gestarte processen moeten doorlopen in de Nafase:
Input vanuit het ROT: Informatie en coördinatie
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd? Waar hebben direct betrokkenen tot nu toe informatie kunnen halen? Hoe
is de interne informatiedeling tot op heden georganiseerd? Welke bestuurlijke contacten zijn er ge-
weest? Zijn er klachten over het optreden van de hulpdiensten? Met wie zijn afspraken gemaakt? En
welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties?
Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Communicatie getroffenen, interne, publieks- en mediacommunicatie
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd? Hoe is contact met direct betrokkenen tot op heden onderhouden? Waar
hebben mensen tot nu toe informatie kunnen halen? Scheiding tussen getroffenencommunicatie,
publieksinformatie en persinformatie? Welke vragen spelen er nog? Voeg FAQ-lijst toe. Met wie zijn
afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de
openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Hulpverlening getroffenen en verwanten
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is
verantwoordelijk voor welk deel van de nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
28 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Zorg aan de eigen organisatie
Huidige situatie
In hoeverre is tot dusverre aandacht besteed aan het welzijn van personeel eigen organisatie? Zijn
bedrijfsopvangteams actief geweest? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn ge-
maakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen
op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Rouwverwerking en herdenking
Huidige situatie
Zijn er signalen dat er op korte termijn herdenkingen o.i.d. georganiseerd worden? Wat is er tot nu
gedaan op dit vlak? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is ver-
antwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak en op
welke termijn?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Regionale, landelijke en/of internationale afstemming
Huidige situatie
Zijn er regionale / (inter)nationale componenten? Bijvoorbeeld direct getroffenen die niet in betrok-
ken gemeente wonen, buitenlandse verdachte e.d. Welke zijn dit en hoe is daar tot nogtoe mee
omgegaan. Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoorde-
lijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Monitoren maatschappelijke impact/onrust
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd? Op welke wijze wordt het monitoren vormgegeven? Met wie zijn afspraken
gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de open-
staande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Juridische afwikkeling
Huidige situatie
Zijn er juridische vraagstukken actueel binnen ROT? Hoe is daar mee omgegaan? Met wie zijn af-
spraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de
openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 29
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Schademanagement
Huidige situatie
Wat is er tot nu gedaan aan schademanagement? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn
bij werkzaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspra-
ken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er
nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Financiën
Huidige situatie
Welke voor Nafase relevante uitgaven zijn er gedaan of afgesproken? Met wie zijn afspraken ge-
maakt? En welke afspraken zijn er gemaakt? Welke actiepunten staan nog open? Wie is verantwoor-
delijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Herstelwerkzaamheden
Huidige situatie
Wat is er tot nu gedaan aan herstel? Is er iets afgesproken m.b.t. aansprakelijkheid? Zijn bij werk-
zaamheden (te verhalen) kosten gemaakt? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn
gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen
op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Strafrechtelijk onderzoek
Huidige situatie
Is er overleg met het openbaar ministerie geweest? Welke afspraken zijn er gemaakt over woordvoe-
ring? Wat speelt er nog? Met wie zijn afspraken gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van
de openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Advisering beleidsteam
Huidige situatie
Welke bestuurlijke dilemma’s zijn vanuit het ROT voorgelegd aan het BT? Welke besluiten zijn geno-
men en hoe is daar uitvoering aan gegeven? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken
zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog
spelen op dit vlak?
30 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Verantwoording
Huidige situatie
Is er vanuit het ROT reeds ingegaan op verantwoordingsvraagstukken? Op welke wijze en richting
wie? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor
welk deel van nog openstaande acties? Wat gaat er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: Overig onderzoek en evaluatie
Huidige situatie
Welke onderzoeksinstanties hebben zich waar gemeld? Met wie zijn afspraken gemaakt? En welke
afspraken zijn gemaakt?Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de openstaande acties? Wat gaat
er nog spelen op dit vlak?
Advies ROT: Aanwijzen centraal contactpersoon voor alle onderzoekende instanties.
Input vanuit het ROT: Verslaglegging en archivering
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd aan verslaglegging en archivering? Waar zijn stukken te vinden? Met wie
zijn afspraken gemaakt? En welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel
van nog openstaande acties?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: ………(etc.)
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd aan ………? Waar zijn stukken te vinden? Met wie zijn afspraken gemaakt? En
welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?
Advies ROT:
Input vanuit het ROT: ………(etc.)
Huidige situatie
Wat is er tot nu gebeurd ……………? Waar zijn stukken te vinden? Met wie zijn afspraken gemaakt? En
welke afspraken zijn gemaakt? Wie is verantwoordelijk voor welk deel van nog openstaande acties?
Advies ROT:
Dit overdrachtsdocument is beschreven voor tenminste ‘GRIP 2’ incidenten maar is in essentie ook
toepasbaar bij kleinere incidenten om structuur te geven aan de nafase.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0) - 31
Bijlage 6 – Stil IVC (informatie en verwijs centrum)
Impact heeft het project ‘Stil’ IVC in 2010 afgerond. In plaats van pas na een ramp of grootschalige
calamiteit eventueel een digitaal IVC (Informatie en Verwijs Centrum) te maken en aan te bieden, is nu
een aangepaste basistekst voor een toekomstig IVC ontwikkeld. Deze ‘stille’ website ligt klaar en kan
op verzoek na een ramp of calamiteit geactiveerd worden voor getroffenen en betrokkenen. Een IVC
kan gezien worden als een ‘virtuele’ uitvoering van een één-loketfunctie zoals een Informatie Advies
Centrum (IAC) of Advies Informatie Centrum (AIC).
Eerder waren al verscheidene IVC’s ad hoc ontwikkeld, zoals een IVC Tsunami (2004), een IVC Evacuatie
Libanon (2006) en een IVC Koninginnedag Apeldoorn (2008). Het concept van een Informatie en Verwijs
Centrum heeft al aangetoond een belangrijke bron van informatie te zijn. Nabestaanden, getroffenen
en familieleden van getroffenen, andere direct betrokkenen en hulpverleners konden bij deze IVC’s met
hun vragen over psychische klachten, behandelingen en verwijzingen terecht.
De tekst van het nu ontwikkelde “Stil” IVC is zodanig aangepast dat toekomstige doelgroepen nog
beter en breder bediend worden dan bij de eerdere IVC”s mogelijk was. Niet alleen heeft er een update
plaatsgevonden van de bestaande informatie die in eerdere IVC’s zijn gebruikt, er is ook een breed
scala aan zaken toegevoegd die voor de nazorg relevant kan zijn. Hierdoor loopt het IVC wat betreft
aangeboden informatie nu meer in lijn met het concept van een één-loket-functie zoals een Informatie
Advies Centrum.
Het betreft niet alleen informatie over bijvoorbeeld mogelijke stressreacties, hoe hiermee om te gaan
of deze te behandelen, maar het biedt ook uiteenlopende verwijsinformatie betreffende diverse instan-
ties en instellingen die in de nazorg relevant blijken te zijn. U kunt hierbij denken aan woningbouwcor-
poraties en een verbond van Verzekeraars e.d.
Het IVC biedt ook actuele informatie (bijvoorbeeld over data van herdenkingen en de opening van
een condoleanceregister) en is vooral bedoeld als aanvulling en ondersteuning van de zorg die in
Nederland al bestaat.
Het voordeel van het al beschikbaar hebben van een aangepaste en uitgebreide basistekst is dat veel
tijd gewonnen kan worden. De basistekst van het Stil IVC kan als deze “online” moet gaan, snel aan-
gepast worden op basis van de specifieke details van die ramp (bv. plaats en tijdstip) en, indien rele-
vant, ook aan de aard van de gebeurtenis. Zo zijn er ten behoeve van rampen die specifieke of andere
zorg, kennis en nazorg nodig hebben, tevens verschillende dossiers ontwikkeld. Bijvoorbeeld voor
een grieppandemie, een terroristische aanslag, voor rampen in het buitenland waarbij Nederlanders
getroffen worden zoals bij de aanslagen op Bali of een hittegolf. Deze kunnen vervolgens binnen korte
tijd in de basistekst ingevoegd worden. Met dit project, dat gefinancierd is door het Ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is weer een nieuwe stap gezet in het zo snel en passend
mogelijk aansluitend bij de behoeften van getroffenen.
Bron: http://www.impact.arq.org/ne/welkom/116_nieuws_en_achtergronden/905_stil
32 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel V (versie 2.0)
Bijlage 7 – Lokale voorbereiding middelen
Voor de uitvoering zijn de volgende ondersteunende middelen gewenst:
●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum preparatie Nafase met werkplekfaciliteiten (incl. accounts)
(minimaal 5 werkplekken)
●● Taakkaarten functionarissen preparatie nafase (zie bijlage 2)
●● Overdracht en advies van ROT t.b.v. nafase (zie bijlage 4)
●● Draaiboek preparatie Nafase
●● Format concept plan van aanpak
●● Relevante convenanten/overeenkomsten met getroffen gemeente
●● Openstelling gemeentehuis
●● Bewegwijzering in gemeentehuis
●● Gemeentegids en kaartmateriaal (digitaal en analoog)
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 1
Handboek Bevolkingszorg
Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0
Deel VI Ondersteuning
2 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
1 Algemeen ......................................................................................................................................................................... 31.1 Inleiding .......................................................................................................................................................................3
1.2 Doel en doelgroep draaiboek ..............................................................................................................................3
1.3 Positie proces ............................................................................................................................................................4
1.4 Uitgangspunten ........................................................................................................................................................5
1.5 Opbouw draaiboek ...................................................................................................................................................5
2 Voor de crisis .................................................................................................................................................................. 62.1 Doel en doelgroep proces ....................................................................................................................................6
2.2 Locatie draaiboek ......................................................................................................................................................6
2.3 Voorbereiding middelen ......................................................................................................................................6
3 Tijdens de crisis ............................................................................................................................................................ 73.1 Procesbeschrijving ...................................................................................................................................................7
3.2 Organisatie proces ...................................................................................................................................................7
3.3 Opkomst en Alarmering .........................................................................................................................................8
3.4 Aandachtspunten .......................................................................................................................................................9
4 Na de crisis .................................................................................................................................................................... 10
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen ........................................................................................ 11
Bijlage 2 – Taakkaarten ...................................................................................................... 13
Bijlage 3 – Checklist proces Ondersteuning ..................................................................... 16
Bijlage 4 – Middelen ........................................................................................................... 17
Bijlage 5 – Format logboek ................................................................................................ 19
Inhoudsopgave deel VI
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 3
1 Algemeen
1.1 Inleiding
Dit draaiboek is een onderdeel van het handboek Bevolkingszorg en een uitwerking van het Regionaal
Crisisplan (RCP).
1.2 Doel en doelgroep draaiboek
Doel: het tijdig en in juiste kwaliteit en kwantiteit verwerven en ter beschikking stellen van ondersteu-
ning ten behoeve van bijzondere en/of grootschalige bevolkingszorg en het positioneren van de taken
van de reguliere organisatie tijdens een crisis.
De ondersteuning is te verdelen in het organiseren van de benodigde middelen en het organiseren van
personen. De personen zijn te verdelen in 2 groepen.
1. Ondersteunend personeel voor het proces ondersteuning en de reguliere (gemeentelijke) taken.
Gecoördineerd door het hoofd Ondersteuning.
2. Uitvoerend personeel voor de processen TBz (Crisiscommunicatie, Publieke Zorg en Preparatie
Nafase). Dit uitvoerend personeel staat onder leiding van het hoofd van het desbetreffende proces.
Taken die vallen onder het proces ondersteuning bestaan uit:
●● Facilitaire ondersteuning zoals huisvesting crisisorganisatie, diensten, middelen en ICT.
●● Juridische advisering en ondersteuning van de crisisorganisatie (bijvoorbeeld noodverordeningen of
–bevelen).
●● Financiële controle zoals controleren van voorgenomen besluiten met mogelijk (grote) financiële
consequenties op haalbaarheid, wettigheid en rechtmatigheid.
●● Protocollaire zaken zoals het verzorgen dan wel bewaken van ceremoniële en protocollaire zaken in
relatie tot het incident.
●● Milieu.
●● Bouw en Woning Toezicht.
●● Archief.
●● Demografische gegevens verzamelen.
●● Etc.
4 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
1.3 Positie proces
De positie van het proces ondersteuning in de gemeentelijke crisisorganisatie wordt in onderstaande organo-
gram aangeduid in het omcirkelde gedeelte. Voor een volledig organogram van de Bevolkingszorg zie figuur 3
in het gemeenschappelijk deel van het handboek.
Figuur 1. Organogram ondersteuning.
Lauwe faseAcute fase
Burgemeester
Strategisch adviseur crisiscommunicatie GBT/RBT
Regionale piketfunctionarissen Regionale pool crisiscommunicatie
Hoofd sectiebevolkingszorg
Procesbewaker sectiebevolkingszorg ROT
Voorzitter TeamBevolkingszorg
Hoofd Ondersteuning
(Dagelijkseorganisatie)
Legenda
Informatie-manager Team Bevolkingszorg
Hoofd Publieke zorg
Hoofd Preparatie nafase
Nafase(Gemeente is
regisseur)
Uitvoering Nafase
Hoofd actiecentrum Crisiscommunicatie
Liaison gemeente ROT
Teamleider Pers- &
publieksvoorlichtingen
verwanteninformatie
Teamleider Analyse & Advies
Teamleider Publieke zorg
Teamleider Preparatie nafase
MedewerkerPublieke zorg
Medewerker Preparatie nafase
Uitvoerendpersoneel
Uitvoerendpersoneel
Omgevingsanalist
Aanspreekpunt Communicatie 24/7(kan ook in GBT zitten)
Procesbewakercrisis-
communicatieROT
Communicatie-adviseur
ROT
Aanspreekpunt communicatie 24/7 (kan ook in het actiecentrum zitten)
Lokale kernteam Uitvoerend personeelBestuurlijke aansturing -betekenisgeving
Operationele aansturing -informatieverstrekking en schadebeperking
OvDBevolkingszorg
Communicatie -adviseur
CoPI
Informatiemanager GBT/RBT
Procesbewaker GBT
Strategisch adviseur Bevolkingszorg
Bevoegd gezag GBT
ROT (sectie Bevolkingszorg)
Crisiscommunicatie
Team Bevolkingszorg
Publieke zorg Preparatie nafase
CoPI
Uitvoerend personeel
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 5
1.4 Uitgangspunten
Het proces ondersteuning beschikt over capaciteit voor het feitelijk verkrijgen en ter beschikking
stellen van middelen en diensten aan in- en externe partners. Deze capaciteit wordt gehaald uit de
reguliere ambtelijke organisatie van de gemeente(n).
De ondersteunende functies worden niet uitgewerkt in taakkaarten.
Bepaalde taken die ook in de dagelijkse situatie onder de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke
organisatie vallen, kunnen tijdens een crisis ook nodig zijn (bijvoorbeeld Bouw- en Woningtoezicht,
milieu). Daarnaast zijn er een aantal activiteiten die ondersteunend zijn aan bevolkingszorg en die wor-
den ingevuld door het reguliere ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld catering, ICT ondersteuning, e.a.
support-achtige zaken). Deze worden niet uitgewerkt in het draaiboek.
1.5 Opbouw draaiboek
Het draaiboek bestaat uit drie hoofdstukken:
Vóór de crisis: In dit hoofdstuk is beschreven wat vooraf geregeld dient te zijn, zodat het proces
ten tijde van een crisis uitgevoerd kan worden.
Tijdens de crisis: Doet zich een crisis voor en het deelproces moet worden opgestart, dan is het
hoofdstuk “Tijdens de crisis” van toepassing. In dit hoofdstuk staat de informatie
die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen. Alleen de functie Hoofd
Ondersteuning wordt in het draaiboek nader uitgewerkt.
Ná de crisis: Dit hoofdstuk gaat in op de rol van het proces ondersteuning ná de acute fase
van een crisis. De overgang naar de dagelijkse organisatie is beschreven.
6 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
2 Voor de crisis
2.1 Doel en doelgroep proces
Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen, zodat bevolkingszorgprocessen uitgevoerd
kunnen worden.
De doelgroepen van het proces ondersteuning zijn het GBT, TBz en de actiecentra.
2.2 Locatie draaiboek
Dit draaiboek is terug te vinden op www.vru.nl. De lokale informatie die nodig is voor de uitvoering
van dit draaiboek dient zowel lokaal en/of regionaal beschikaar te zijn (digitaal en/of analoog).
2.3 Voorbereiding middelen
Het hoofd ondersteuning is verantwoordelijk voor het leveren van de ondersteunende middelen aan
de processen en de reguliere organisatie. De regionale piketfunctionarissen komen naar de door de
gemeente aangegeven locatie (meestal het gemeentehuis). Daar moeten de ondersteunende middelen
voor de regionale piketfunctionarissen en het ondersteunend personeel voor de processen gereed
zijn, voor het uitvoeren van hun taken. De ondersteunde middelen zijn opgenomen in de afzonderlijke
checklists bij de draaiboeken van de verschillende processen. Ondersteuning zorgt ervoor dat deze
middelen tijdens een incident beschikbaar zijn. Het is een lokale verantwoordelijkheid om te bepalen
op welke wijze de middelen worden georganiseerd. Een opsomming van de benodigde middelen, die
ondersteuning moet organiseren, is opgenomen in bijlage 4 middelen. De middelen zijn ook opgeno-
men in de individuele delen van het handboek. In deze bijlage zijn alleen de middelen opgenomen die
ondersteuning moet organiseren en geeft daarmee een totaal overzicht voor dit proces.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 7
3 Tijdens de crisis
In dit hoofdstuk staat alle informatie die nodig is om het deelproces ten uitvoer te brengen. Daarnaast
is er voor het Hoofd Ondersteuning en taakkaart gemaakt (zie bijlage 2 taakkaarten)
3.1 Procesbeschrijving
Het ondersteuningsproces is een secundair proces binnen het proces Bevolkingszorg. Voor het functio-
neren van de andere processen is ondersteuning nodig.
Het Hoofd Ondersteuning:
●● analyseert de opdracht/ situatie;
●● stelt een plan van aanpak op;
●● geeft weer welke middelen en personeel hij moet regelen;
●● verdeelt het personeel in uitvoerend personeel t.b.v. de processen en ondersteunend personeel;
●● adviseert, informeert en rapporteert.
Dit proces herhaalt zich continue. Zie voor een uitgebreide stappenplan bijlage 3 “Checklist proces
Ondersteuning”.
Binnen het reguliere ambtelijke apparaat wordt o.a. omgevingszorg opgepakt en uitgevoerd. Daarnaast
zijn tevens onder andere facilitaire medewerkers, administratieve ondersteuning, juridisch ondersteu-
ning, huishoudelijke dienst, catering, ICT, en technische dienst beschikbaar.
Het Hoofd Ondersteuning geeft geen leiding aan het uitvoerend personeel dat valt onder de hoofden
van de actiecentra Publieke Zorg, Preparatie Nafase, Crisiscommunicatie en informatiemanagement. Het
uitvoerend personeel voor deze processen wordt wel aangeleverd via het hoofd ondersteuning.
3.2 Organisatie proces
In situaties waarbij alleen het proces ondersteuning actief is, wordt het Hoofd Ondersteuning aange-
stuurd door de OvD Bz. Dit is bijvoorbeeld mogelijk wanneer het alleen het openen van het gemeen-
tehuis en het verstrekken van catering voor een crisisoverleg betreft. Indien er twee of meer primaire
processen actief zijn, is de voorzitter team Bevolkingszorg aanwezig om het team voor te zitten en
leiding te geven. Als het ROT actief is, stuurt het ROT het team Bevolkingszorg aan via de voorzitter
team Bevolkingszorg. Indien er geen ROT actief is, bepaalt de voorzitter van een team Bevolkingszorg
zelf welke processen hij nodig acht. De voorzitter team Bevolkingszorg wordt dan aangestuurd door de
OvD Bz.
Het Hoofd Ondersteuning geeft leiding aan het proces ondersteuning. Het Hoofd Ondersteuning schat
in hoeveel personen hij zelf nodig heeft voor zijn eigen ondersteunende taken. Daarnaast regelt hij
uitvoerend personeel voor de overige processen op verzoek van de voorzitter team Bevolkingszorg of
OvD Bevolkingszorg.
De vraag/ behoefte naar uitvoerend personeel voor de overige processen wordt aangegeven door de
OvD Bz, het HS Bz, de hoofden van de processen of de voorzitter TBz. Het Hoofd Ondersteuning regelt
voldoende uitvoerend personeel, lokaal danwel intergemeentelijk.
8 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
Op basis van de vraag/ behoefte bepaalt het Hoofd Ondersteuning hoe de advisering en ondersteuning
op het gebied van reguliere taken zoals milieu, juridische-, financiële, protocollaire zaken wordt vorm-
gegeven en zet hij opdrachten uit binnen de reguliere ambtelijke organisatie.
Het Hoofd Ondersteuning is tevens belast met het informatieproces van de reguliere organisatie niet
zijnde het informatieproces vallende onder de verantwoordelijkheid van de andere leden (processen)
binnen het TBz. Het Hoofd Ondersteuning haalt en brengt de informatie van of naar de reguliere amb-
telijke organisatie. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek (of laat deze vastleggen).
Afstemming en samenwerking tussen het Hoofd Ondersteuning en de andere processen van
Bevolkingszorg:
●● Monodisciplinair:
●❍ Ondersteuning werkt op het niveau van het actiecentrum samen met alle andere actiecentra van
Bevolkingszorg. De uitvoering van het proces ondersteuning vindt plaats in het overleg van het
Team Bevolkingszorg (TBz).
●❍ Ondersteuning kan de Bevolkingsprocessen ondersteunen bij het regelen van extra mensen en
middelen.
●● Multidisciplinair:
Afstemming: Er wordt via het Hoofd sectie Bevolkingszorg multidisciplinair afgestemd met de hulpdien-
sten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van ondersteuning. Dit vindt plaats in het
regionaal operationeel team (ROT). Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit van het ROT
nodig is, kan door onderling contact tussen de secties plaatsvinden. Daarnaast vindt multidisciplinaire
afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.
Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het ROT multidisciplinair in de
uitvoering samengewerkt met hulpdiensten, crisispartners en overige relevante betrokkenen partijen,
deels ook buiten de crisisorganisatie (zie verder de uitwerking bij de processen).
Ondersteuningsaanvragen worden door of vanwege de Hoofd Sectie Bevolkingszorg (HS Bz) of één van
de leden van het TBz direct ingediend bij het Hoofd Ondersteuning. Tijdens het overleg van het TBz
wordt dit door het desbetreffende Hoofd ter kennis gebracht. Er wordt afgestemd en eventuele schaar-
ste problemen worden besproken tijdens het overleg van het TBz en doorgegeven/afgestemd met de
HS Bz.
Aansturing (opdrachten, werkzaamheden, e.d.) en terugkoppeling binnen of door de actiecentra wor-
den per actiecentrum zelfstandig opgepakt en / of uitgevoerd:
a) op basis van verkregen informatie uit LCMS na bekrachtiging van de HSBz;
b) direct door een opdracht van de HSBz (uit het ROT) (ad a en b : hierover hoeft vooraf geen besluit,-
opdracht te worden genomen of gegeven binnen het TBz);
c) Uit het TBz in opdracht van de voorzitter TBz.
Het is dus niet zo dat alle Bevolkingszorg gerelateerde acties e.d. eerst worden besproken in het TBz
alvorens deze worden uitgezet bij de gemeentelijke en andersom.
3.3 Opkomst en Alarmering
Het ondersteunend/ uitvoerend personeel wordt op verzoek van de OvD Bz/ HS Bz gealarmeerd.
Het Hoofd Ondersteuning moet binnen 90 minuten beschikbaar te zijn voor het TBz. De opkomstlocatie
(in de regel het gemeentehuis) wordt bij de alarmering bekend gemaakt. De wijze waarop het onder-
steunend/ uitvoerend personeel wordt gealarmeerd is een lokale keuze en verantwoordelijkheid. Deze
taak valt onder de verantwoordelijkheid van het proces ondersteuning.
De wijze van alarmeren van het uitvoerend en ondersteunend personeel wordt lokaal geregeld.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 9
3.4 Aandachtspunten
Plaats van opkomst en verdeling taken: Het Hoofd Ondersteuning geeft na overleg met de OvD Bz, het
HS Bz, de hoofden van de processen of de voorzitter TBz aan waar mensen zich voor de uitvoering van
taken moeten verzamelen om hun taak te vernemen. In de regel zal dit in het gemeentehuis zijn. Het
Hoofd Ondersteuning verdeelt de aanwezigen in groepen voor de uitvoering van de processen en de
ondersteuning. Daarbij wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met de taak die de personen zullen
krijgen binnen het proces en de competenties van de aanwezigen. De instructie van de uit te voeren
taken komt van een regionale piketfunctionaris. Het is een lokale keuze om te bepalen of en hoe de
verdeling van personeel wordt voorbereid.
Een TBz kan functioneren naast de gebruikelijke gemeentelijke organisatie (met een directieteam/
managementteam). Tijdens een crisis kunnen er knelpunten ontstaan in de verdeling van capaciteit
(ruimten personeel en middelen). Daarbij is de vraag van het TBz leidend.
Indien de vraag van het TBz conflicteert met het dagelijkse functioneren is het aan het Hoofd
Ondersteuning om dit in te brengen in het TBz, waarna het op de normale wijze als besluit/knelpunt
wordt behandeld. Om vertraging te voorkomen wordt in ieder geval tot een besluit is genomen, aan
het verzoek van het TBz voldaan.
Bij een groot incident heeft het hoofd ondersteuning veel taken. Het staat het hoofd ondersteuning vrij
op personen aan te wijzen om taken voor hem uit te voeren. Deze rapporteren via het hoofd onder-
steuning aan het TBz.
10 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
4 Na de crisis
Doel Ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie Nafase.
Het Hoofd Ondersteuning ondersteunt in de “acute fase” de crisisorganisatie. Ná de crisis is het proces
“ondersteuning” ondersteunend aan de organisatie die voor de Nafase georganiseerd worden. Het pro-
ces “Preparatie nafase” van de acute fase geeft de dagelijkse gemeentelijke organisatie een advies hoe
zij de nafase kunnen organiseren. De gemeente bepaald zelf in welke mate zij dit advies overnemen.
M.a.w. de gemeente bepaald zelf de omvang van de organisatie en de thema’s in de nafase.
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 11
Bijlage 1 – Kwalificatieprofielen
Kwalificatieprofiel Hoofd Ondersteuning
Kerntaken
Hoofd Ondersteuning; Deze functie heeft ten doel:
Kerntaak 1.: Coördineren van het verwerven en ter beschikking stellen van personele en facilitaire voor-
zieningen, zoals huisvesting, diensten, middelen en ICT.
Kerntaak 2: Zorgdragen voor informatie/opdrachten van en naar de reguliere ambtelijke organisatie niet
vallende onder de processen Bevolkingszorg binnen het TBz
Kerntaak 3: Leiding geven aan de interne ondersteunende diensten.
Positionering
Het Hoofd Ondersteuning maakt deel uit van het Team Bevolkingszorg. Het Hoofd Ondersteuning stuurt,
afhankelijk van de aard en grootte van het incident de reguliere ambtelijke organisatie aan als het gaat om
het verzorgen van de facilitaire ondersteuning van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie.
Het Hoofd Ondersteuning maakt deel uit van het Team Bevolkingszorg. Hij:
●● ontvangt leiding van en legt verantwoording af aan de voorzitter Team Bevolkingszorg;
●● geeft leiding aan de reguliere ambtelijke organisatie aan als het gaat om het verzorgen van de facilitaire
ondersteuning van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie.
Criteria
Competenties
●● Leiderschap
●● Gericht op samenwerking
●● Stressbestendig
●● Communicatief
●● Besluitvaardig
●● Analytisch
Instroomeisen
●● HBO werk- en denkniveau
●● Ervaring met het ondersteunen van complexe processen
12 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
Uitwerking kerntaken
Kerntaak 1: de coördinatie over het verwerven en ter beschikking stellen van personele en facili-taire voorzieningen, zoals huisvesting, diensten, middelen en ICT.
Werkzaamheden
Het Hoofd Ondersteuning:
●● coördineert de verdeling van het personeel. Hij bepaalt (afhankelijk van de vraag van de OvD Bz, HS Bz,
hoofden van overige processen of voorzitter TBz) welke mensen een uitvoerende- en welke een onder-
steunende taak krijgen.
●● Bepaalt aan de hand van de vraag van de OvD Bz, HS Bz, hoofden van overige processen of voorzitter
TBz) welke onderdelen van de gemeentelijke organisatie ingezet dienen te worden.
●● Zorgt dat de nodige aanvullende faciliteiten geregeld worden om een goed functioneren mogelijk te ma-
ken.
Kerntaak 2: Zorgdragen voor informatie/opdrachten van en naar de reguliere ambtelijke organi-satie niet vallende onder de processen Bevolkingszorg binnen het TBz
Werkzaamheden
●● Het Hoofd Ondersteuning:
●● Haalt en brengt actief informatie.
●● Informeert de ingezette leidinggevende en/of medewerkers van zijn actiecentrum en zorgt voor een geza-
menlijk beeld binnen het actiecentrum.
●● Rapporteert, informeert en adviseert aan: de voorzitter Team Bevolkingszorg;
●● andere Hoofden processen binnen het Team Bevolkingszorg;
Kerntaak 3: Leiding geven aan de interne ondersteunende diensten
Werkzaamheden
●● Het Hoofd Ondersteuning:
●● Anticipeert op ontwikkelingen (scenariodenken).
●● Interpreteert, delegeert en controleert:
●● Vertaalt tactische kaders en opdrachten in concrete taken en acties en zet deze uit binnen het actiecen-
trum.
●● Controleert de voortgang en stuurt waar nodig bij.
●● Bewaakt op operationeel niveau de afstemming met de overige actiecentra/processen en partners.
●● Realiseert de operationele prestaties van het actiecentrum.
●● Draagt zorg voor de debriefing van het ondersteunend personeel
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 13
Bijlage 2 – Taakkaarten
Taakkaart Hoofd Ondersteuning
Taakkaart Hoofd OndersteuningWerk- en denkniveau: HBO
Competenties: Leiderschap - Gericht op samenwerking – Stressbestendig – Communicatief - Besluitvaardig - Analytisch
Doel van het proces Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen zodat bevolkings-
zorgprocessen uitgevoerd kunnen worden.
Doelgroep proces ●● Gemeentelijk Beleidsteam
●● Team Bevolkingszorg
●● Gemeentelijke actiecentra
Leidinggevende Voorzitter TBz
Kerntaken Operationele voorbereiding
(koude fase)
●● Inrichting actiecentra
●● Bereikbaarheidsgegevens ondersteunend personeel/ sleutelfunctionaris-
sen reguliere ambtelijke organisatie.
●● Regelen van benodigde faciliteiten.
●● Gegarandeerde werking LCMS in TBZ en GBT.
Inrichten van het actiecentrum (na alarmering)
●● Verdelen / uitzetten van de werkzaamheden / opdrachten vanuit het TBz
en/of de HSBz onder de medewerkers (leiding geven).
●● Opschaling actiecentra
●● Bewaken van de voortgang van de processen waar nodig bijsturen.
Informeren en rapporteren
●● De voorzitter en leden van het TBz informeren over voortgang, produc-
tie en eventuele afwijkingen in de procesuitvoering.
●● Regelen van het bijhouden van een logboek/verslaglegging in het actie-
centrum
Faciliteren TBz, GBT en reguliere ambtelijke organisatie.
Afronden proces
●● Geven van een inhoudelijke overdracht ten behoeve van de nafase
●● Een bijdrage leveren aan de evaluatie van de uitvoering van het proces,
in de overeengekomen (evaluatie)vorm
●● Zo nodig zorg (laten) dragen voor begeleiding en (psychologische) na-
zorg van de ingezette medewerkers
14 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
Bevoegdheden Heeft de opdracht om binnen zijn taakbeschrijving de benodigde opdrach-
ten te geven en activiteiten uit te (laten) voeren
Heeft de opdracht tot het inzetten van mensen en/of middelen, binnen
een vooraf (regionaal of lokaal) bepaald financieel mandaat
Samenwerking
(met andere processen/func-
tionarissen)
Monodisciplinair:
●● Ondersteuning werkt op het niveau van de actiecentra samen met alle
andere actiecentra van Bevolkingszorg. Dit vindt plaats in het overleg
van het team Bevolkingszorg.
●● Ondersteuning kan alle processen ondersteunen bij het regelen van
extra mensen en middelen.
Multidisciplinair:
●● Afstemming: Er wordt via de Hoofd sectie Bevolkingszorg multidiscipli-
nair afgestemd met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief
zijn op het gebied van ondersteuning. Dit vindt plaats in het regionaal
operationeel team. Multidisciplinaire afstemming waarvoor geen besluit
van het regionaal operationeel team nodig is, kan door onderling con-
tact tussen de secties plaatsvinden. Daarnaast vindt multidisciplinaire
afstemming plaats via de OvD-Bz in het CoPI.
●● Samenwerking: Er wordt via de teams, in het CoPI en eventueel in het
ROT multidisciplinair in de uitvoering samengewerkt met hulpdiensten,
crisispartners en overige relevante betrokkenen partijen, deels ook bui-
ten de crisisorganisatie (zie verder de uitwerking bij de processen).
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 15
Taakkaart administratief medewerker
Taakkaart administratief medewerker/ logboekschrijverWerk- en denkniveau: MBO
Competenties: - stressbestendig -Gericht op samenwerking – Communicatief
Doel van het proces Het tijdig beschikbaar stellen van mensen en middelen zodat
bevolkingszorgprocessen uitgevoerd kunnen worden.
Doelgroep proces ●● Gemeentelijk Beleidsteam
●● Team Bevolkingszorg
●● Gemeentelijke actiecentra
Leidinggevende Hoofd Ondersteuning. De administratief medewerker/ logboek-
schrijver kan in elk actiecentrum worden ingezet als uitvoerend
personeel en valt dan onder de leiding van het desbetreffende
proces hoofd.
Kerntaken ●● De ondersteuning van de crisisbeheersingsorganisatie
●● Registreer zoveel mogelijk de activiteiten en gebeurtenissen
besluitvorming en actiehouders (zie ook logboekformulier, in
bijlage 5).;
●● Wissel informatie uit met de teams/ collega’s waarmee een
directe lijn is
●● Zorgen voor de benodigde documentatie en hulp- middelen;
●● Behandeling van alle in- en uitgaande berichten;
●● Vervullen van ordonnansdiensten;
●● Vraag om duidelijkheid als er onduidelijkheid bestaat;
●● Signaleer manco’s in de afhandeling van stukken.
●● Zorg voor archivering van alle stukken in chronologische volg-
orde.
Bevoegdheden Heeft de opdracht om binnen de kerntaken beschrijving de
benodigde taken uit te voeren.
Samenwerking
(met andere processen/functionarissen)
Werkt in opdracht van het Hoofd Ondersteuning op het niveau
van de actiecentra samen met andere actiecentra van Bevol-
kingszorg.
Kan in elk actiecentrum worden ingezet als uitvoerend perso-
neel.
Aandachtspunten ●● Doe geen uitspraken naar de pers of publiek maar verwijs
naar crisiscommunicatie
●● Denk aan het belang van de getroffenen.
16 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
Bijlage 3 – Checklist proces Ondersteuning Activiteit voorzien in ondersteuning
1. Het analyseren van relevante informatie.
1.1 Bepalen van vermoedelijke tijdsduur van incident.
1.2 Bepalen van het betrokken aantal personen
1.3 Inrichten van het actiecentrum
●● Start eigen logboek (of wijs iemand aan die logboek bijhoudt)
●● Vorm jezelf een actueel beeld van aard en omvang van het incident
●● Formuleer op basis hiervan (een) inzetopdracht(en)
Denk daarbij aan de benodigde middelen en het organiseren van personen voor:
●❍ Facilitaire ondersteuning zoals huisvesting crisisorganisatie, diensten, middelen en ICT
●❍ Juridische advisering en ondersteuning van de crisisorganisatie (bijvoorbeeld noodverordeningen of –
bevelen)
●❍ Financiële controle zoals controleren van voorgenomen besluiten met mogelijk (grote) financiële con-
sequenties op haalbaarheid, wettigheid en rechtmatigheid
●❍ Protocollaire zaken zoals het verzorgen dan wel bewaken van ceremoniële en protocollaire zaken in
relatie tot het incident.
●❍ Milieu
●❍ -Bouw en Woning Toezicht
●❍ Archief
●❍ Demografische gegevens
●❍ Etc.
●● Geef zo nodig opdracht(en) en bepaal eerste moment van terugkoppeling
●● Bepaal welke functionarissen worden ingezet
●● Vertaal strategische en tactische kaders en opdrachten (inzetverzoek) in concrete taken en acties (inze-
topdracht) en zet deze uit binnen het actiecentrum
●● Informeer, instrueer en geef leiding
●● Draag zorg voor het regelen van (aanvullende) faciliteiten, mensen en middelen
●● Bewaak de voortgang van lopende taken en acties en stuur waar nodig bij
●● Zorg dat de relevante regels, plannen en procedures gehanteerd worden door het actiecentrum
●● Draag zorg voor een goede afstemming binnen het team Bevolkingszorg, tussen de in gang gezette pro-
cessen en de eventuele andere monodisciplinaire of multidisciplinaire teams en externe partners
●● Informeer, adviseer en rapporteer vanuit de processen van de actiecentrum aan de voorzitter team Bevol-
kingszorg en/of rechtstreeks aan de Hoofd sectie bevolkingszorg.
●● Zie erop toe dat de informatie uit het eigen proces correct wordt overgenomen in LCMS
●● Bepaal mede (binnen het team Bevolkingszorg) het moment waarop beëindiging van (een deel van) de in
gang gezette processen is aangebroken
●● Lever het overdrachtsformulier nafase aan bij de teamleider Preparatie nafase
●● Draag zo nodig bij aan het opstellen van een eindrapportage over het functioneren van de processen van
het actiecentrum
●● Draag zo nodig bij aan een evaluatie van de processen van het actiecentrum
●● Zorg zo nodig (mede) voor de nazorg van de medewerkers van de processen van het actiecentrum
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 17
Bijlage 4 – Middelen
Een overzicht van de middelen die nodig zijn wordt gegeven. Het is verantwoordelijkheid van het
hoofd ondersteuning om te bepalen of hoe de middelen worden georganiseerd. Daarbij wordt aandacht
besteed aan alle punten genoemd in de checklist waaronder (maar niet uitsluitend) de toegang tot het
gemeentehuis en de werkplekken voor externen.
Overzicht ondersteunende middelen. De regionale piketfunctionarissen komen naar de door de gemeente aangegeven locatie (meestal het
gemeentehuis).Deze opsomming van middelen geeft per proces aan welke behoeften er zijn. Het Hoofd
Ondersteuning moet er voor zorgen dat deze middelen snel beschikbaar zijn tijdens een crisis.
Ondersteunende middelen Bevolkingszorg in de crisisorganisatieTeam Bz:
●● Overlegruimte met audiovisuele middelen
●● Laptop/PC t.b.v. informatiemanagement
●● Flipover en kantoorartikelen
GBT:
Overlegruimte met audiovisuele middelen
●● Laptop/PC t.b.v. informatiemanagement
●● Flipover en kantoorartikelen
Ondersteunende middelen Crisiscommunicatie●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum met werkplekfaciliteiten (incl. accounts) Hou rekening met
de mensen uit de pool.
●● Telefoon- internetverbindingen (met internettoegang tot social media voor omgevingsanalyse)
●● Printer(s)
●● Kantoormateriaal
●● Audiovisuele middelen (tv, radio etc)
●● Pennen, schrijfblokken, markers
●● Kaartmateriaal (papier/digitaal)
●● Naslagwerk, zoals gemeentegids
●● Locatie persconferentie en middelen hiervoor (bijv. geluid)
●● Functiebordjes voor op tafel persconferentie
Ondersteunende middelen Publieke Zorg ●● Telefoon- internetverbindingen Wi-Fi in alle locaties. Plus vaste telefoonverbindingen.
●● Laptops met internetverbinding en mogelijkheid om op afstand te werken en printer(s)
●● Kantoormateriaal
●● Beschikbaar actiecentrum/actiecentra met vaste pc’s / Wi-Fi en telefonie
●● Format besluitenlijsten, vergaderklok en logboeken hardcopy of digitaal
Ondersteunende middelen Preparatie Nafase●● Aangewezen ruimte(n) voor actiecentrum preparatie Nafase met werkplekfaciliteiten (incl. accounts)
(minimaal 5 werkplekken)
●● Relevante convenanten/overeenkomsten met getroffen gemeente
●● Gemeentegids en kaartmateriaal (digitaal en analoog)
18 - Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0)
Middelen proces ondersteuning (eigen proces)●● Checklists/formats
●● Convenanten/overeenkomsten
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
●● ICT en communicatiemiddelen (w.o. NN en LCMS)
●● E-mailaccounts
●● Openstelling gemeentehuis
●● Inrichting van de actiecentra
●● Bewegwijzering in gemeentehuis
●● Kaartmateriaal (digitaal/analoog)
●● Noodstroomvoorziening
●● Eten en drinken (voor personeel actiecentrum)
●● uitwijklocatie
Ondersteunende middelen Informatiemanagement●● ICT en communicatiemiddelen
●● E-mailaccounts
●● Kantoor- en werkplekfaciliteiten
Handboek Bevolkingszorg – Gemeentelijke Crisisbeheersing 2.0 - Deel VI (versie 2.0) - 19
Bijlage 5 – Format logboek
Een logboek bijhouden vindt plaats via een (digitaal) verslag waarin de van belang zijnde beslissin-
gen, handelingen en gebeurtenissen worden bijgehouden. Daarbij worden tijdstip datum en plaats
genoemd. Bij beslissingen en handelingen wordt ook bijgehouden wie de beslissing heeft genomen en
wie moet handelen.
tijd/ datum Beslissingen / handelingen /gebeurtenissen wie
VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
&
RAADSINFORMATIEBRIEF
Van: S. Kempink Tel,nr,: 06-20094781 Geraadpleegd consulent
Datum: 17-07-2013
Datum: 17-07-2013 Afd.: Samenleving Financieel: Nee Juridisch Nee Personeel Nee Communicatie Nee ICT Nee Inkoop: Nee
Nummer: 13A.00696
Tekenstukken: Ja Persbericht: Nee Bijlagen: 3 Afschrift aan: Rick de Jongh, Gerold Borsboom, Margret Elberse,
Gerben Karssenberg, Wilfred Goedmakers
N.a.v. (evt. briefnrs.): 13.502933
Onderwerp:
Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017.
Advies: 1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal
crisisplan Utrecht 2014 – 2017. 2. De VRU in kennis te stellen van de zienswijze van het college op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 –
2017. 3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief.
Paraaf a fd . manager: Begrot ingsconsequent ies
Opmerk ingen le id inggevende/secretar is /por te feu i l lehouder:
B. en W. d.d. : 13/08/2013
besluit 13-08-2013: Akkoord. College vraagt aanvullend aandacht voor de situatie van niet-zelfredzame burgers.
Gewenste datum behandel ing in de raad (datum: z ie vergaderschema):
Fata le datum bes lu i t van de raad:
Nee
Portefeui l lehouder: - burgemeester
Blad 2 van 2 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
&
RAADSINFORMATIEBRIEF
Van: S. Kempink
Ondwerp: Bestuur l i jke consul ta t ie Regionaal Cr i s isp lan Utrecht 2014 - 2017
Datum: 17 -07-2013
Extra overwegingen / kanttekeningen voor College N.v.t. Extra overwegingen / alternat ieven / argumenten
1. De zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de bijgevoegde brief: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017.
Hierbij wordt aan u, ter consultatie, het concept-regionaal crisisplan 2014 – 2017 aangeboden. Het regionaal crisisplan beschrijft de organisatie, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden ten tijde van een ramp of crisis. Het gaat hierbij om de maatregelen en voorzieningen die gemeenten treffen bij rampenbestrijding en crisisbeheersing, alsmede de afspraken die zijn gemaakt met andere partijen die bij een mogelijke ramp en/of crisis betrokken kunnen worden. Naast het regionaal crisisplan treft u een toelichting aan, waarin de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het regionaal crisisplan 2009 – 2013 zijn beschreven. Ook is in dezelfde bijlage benoemd waarin het regionaal crisisplan afwijkt van de wettelijke vereisten in de Wet veiligheidsregio's en het Besluit veiligheidsregio's. Tevens is een overzicht toegevoegd waarin de samenhang tussen het regionaal crisisplan en de nieuwe gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie weergegeven is. In april en mei 2013 heeft een informele commentaarronde plaatsgevonden waarbij de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) onder andere de ambtenaren crisisbeheersing, netwerkpartners en aangrenzende veiligheidsregio’s hebben uitgenodigd een reactie te geven op het regionaal crisisplan 2014 – 2017. Ook vanuit Woerden hebben wij een ambtelijke reactie gegeven op het regionaal crisisplan. Vervolgens heeft de VRU de ontvangen reacties vanuit de geconsulteerde partners meegestuurd met de vergaderstukken voor de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) VRU van 24 juni 2013.
Het AB van de VRU heeft het regionaal crisisplan op 24 juni jl. als voorlopig besluit vastgesteld. Voordat het regionaal crisisplan definitief wordt vastgesteld, wil het AB de colleges van burgemeester en wethouders in de gelegenheid stellen hun reactie te geven op het voorliggende regionaal crisisplan. Met dit collegevoorstel wordt aan u gevraagd de zienswijze vast te stellen zoals deze staat beschreven in de brief met als onderwerp: Zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017. Deze brief is als bijlage bij dit voorstel gevoegd (13U.13334). Hierin staat dat het college blij is met de informele consultatieronde waardoor de input van de gemeente direct in de ontwikkeling van het crisisplan is meegenomen. Voorts dat het een helder en compact document is geworden, dat uit gaat van de nodige flexibiliteit op onderdelen van de crisisbeheersingsorganisatie en aansluit bij het uitgangspunt van de zelfredzaamheid van burgers.
2. De VRU in kennis te stellen van uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017. Middels de bijgevoegde brief zal uw zienswijze op het regionaal crisisplan Utrecht 2014 – 2017 kenbaar worden gemaakt aan de VRU. Uw zienswijze op het regionaal crisisplan moet voor vóór 16 september kenbaar gemaakt zijn aan de VRU. Het regionaal crisisplan, zal na eventuele verwerking van de reacties, aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur (DB) van de VRU van 18 oktober 2013 en voor definitieve vaststelling aan het AB VRU op 11 november 2013.
3. De raad te informeren over uw zienswijze middels de bijgevoegde raadsinformatiebrief.. Alhoewel de raad geen formele bevoegdheid heeft in het consultatietraject van het regionaal crisisplan, wordt geadviseerd de raad wel te informeren over uw zienswijze. Door middel van de raadsinformatiebrief is de raad op de hoogte van de bestuurlijke ontwikkelingen rondom de VRU. Tot slot wordt in de raadsinformatiebrief voorgesteld om een themavond VRU te organiseren. Tijdens deze themavond zullen verschillende projecten / thema’s van de VRU worden toegelicht, waaronder het regionaal crisisplan.
Kanttekeningen: Standpunt consulenten N.v.t.
Samenhang met eerdere besluitvorming N.v.t.
Bij lagen 1. Aanbiedingsbrief 28 juni 2013: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017,
inclusief toelichtingsnota, sheet samenhang regionaal crisisplan en gemeentelijke crisisbeheersing 2.0 en het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13.021912).
2. Brief vanuit het college met als onderwerp: Zienswijze op het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13U.13334).
3. Raadsinformatiebrief: Bestuurlijke consultatie Regionaal Crisisplan Utrecht 2014 – 2017 (13R.00271).
Top Related