ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
Instituto Tecnológico de Colima
Dirección General de Educación Superior Tecnológica
Institutos TecnológicosSEP
R
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
REESTRUCTURACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
Villa de Álvarez, Col., Julio de 2013
OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
PRESENTA NANCY YERALDIN PITA MACHUCA
ASESOR LIC. MIGUEL ANGEL VILLASEÑOR URIBE
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
1. LA EMPRESA
1.1 ANTECEDENTES 5
1.2 JUSTIFICACIÓN 7
1.3 OBJETIVOS 8
1.4 ALCANCES Y LIMITACIONES 9
1.5 FUNDAMENTO TEÓRICO 11
1.6 ACTIVIDADES REALIZADAS 24
2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL 26
2.2 MISIÓN Y VISION 27
2.3 VALORES 28
2.4 ESTRUCTURA ORGANICA 30
2.5 ORGANIGRAMA 32
2.6 PERFIL DE PUESTO 33
2.7 DESCRIPCION DE PUESTOS 34
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.1 OBJETIVO DEL MANUAL 35
3.2 PROCEDIMIENTOS 36
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES 38
4.2 AGRADECIMIENTOS 39
4.3 RECOMENDACIONES 40
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
1
5. BIBLIOGRAFÍA
4.3 BIBLIOGRAFÍA 41
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
2
INTRODUCCIÓN
La reestructuración del manual de organización se realizó en CASTILLO GRUPO
COORPORATIVO del estado de Colima, con la finalidad de desarrollar y culminar el
proyecto de residencia profesional y a su vez poder brindar un documento al corporativo
donde se plasme la estructura organizacional, objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos que integran a la empresa; además, contiene los
procedimientos de producción y administrativos más significativos de la empresa.
La actualización del presente manual deberá ser constante o cuando se presente algún
cambio en la estructura organizacional para mantener su utilidad en la empresa.
Los manuales organizacionales representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas
y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1. LA EMPRESA
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1.1 - ANTECEDENTES
CASTILLO GRUPO COORPORATIVO del estado de Colima es una empresa 100%
mexicana que ha logrado transformarse y crecer con firmeza.
Nace en Ciudad Guzmán, Jalisco, México, en el año de 1980, fundada por su actual
director general, el Sr. Hilario Castillo Bautista, quien abre las puertas por primera vez a los
clientes en el mes de diciembre de dicho año, contando con tan solo 2 colaboradores y una
unidad de reparto.
La idea inicial era la de las protecciones residenciales, puertas, ventanas escaleras,
etc. (herrería); con el paso del tiempo y según las exigencias de los clientes se vio en la
necesidad de extender sus servicios al ramo de la construcción y la industria en general,
aplicando la herrería de una forma más especializada y acorde a cada necesidad.
Para 1981 se vio la oportunidad de negocio en el giro de las cortinas de acero,
aumentando así un servicio más en la empresa, y para 1983 la empresa se expande
abriendo 3 sucursales, una en la ciudad de Autlán de Navarro, Jalisco, otra en Tepic,
Nayarit y una más en Colima, Colima. Debido al sismo de 1985 y a la gran demanda en la
matriz de Cd. Guzmán, se decide cerrar las tres sucursales y solo quedarse con la matriz,
aumentando un nuevo giro que fue la de cercas de malla ciclón.
Al paso del tiempo, el mercado se fue haciendo más exigente y ante el aumento de
la tecnología la empresa se vio obligada a entrar en la industria de la automatización; en el
año de 1990, los primeros trabajos de automatización fueron las cortina de acero; ya para
entonces la empresa contaba con un equipo de trabajo de 8 colaboradores y tres unidades
de reparto e instalaciones propias.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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Para 1998 se abre una sucursal nuevamente en el estado de Colima, en la ciudad de Villa
de Álvarez, iniciando en esta con el giro de cortinas de acero y cercas de malla ciclón; tres
años después, en el 2001, se abre otro giro más que fue la renta de andamios.
Hoy en día, CASTILLO GRUPO CORPORATIVO cuenta con una amplia gama de servicios
que van desde la fabricación de protecciones, venta y renta de andamios, fabricación,
instalación y automatización de cortinas de acero, instalación de cercas de malla ciclón,
cercas electrificadas y reja de acero, automatización de portones para cochera, instalación
de puertas ascendentes, y sumando a esto todos los servicios de mantenimientos
correctivo y preventivo para las puertas automáticas y cortinas de acero, así como la
distribución para la venta de motores y refacciones para las puertas automáticas.
Actualmente se cuenta con una infraestructura para cubrir las demandas del mercado,
contando con 23 colaboradores y 15 unidades de trabajo.
Es un compromiso brindar la más alta calidad en los productos que ofrecen, así como en
los procesos de elaboración e instalación de estos, contando con el personal mejor
capacitado dentro de nuestro mercado.
Castillo Grupo Corporativo genera servicios a los sectores industrial, deportivo,
agropecuario, de la construcción, residencial, entre otros.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.2 - JUSTIFICACIÓN
Este proyecto fue realizado de acuerdo a las necesidades de Castillo Grupo Corporativo de
Colima, debido a que no se contaba con un documento que precisara las funciones de
cada una de las áreas de este.
El manual de organización es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar
las funciones del personal que conforma la estructura organizativa, delimitando, a su vez,
sus responsabilidades y logrando, mediante su adecuada implementación, la comunicación
funcional entre puestos y estructura.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre funciones y procedimientos
de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
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1.3.- OBJETIVOS
1.3.1 GENERAL
Elaborar los manuales de organización y procedimientos de CASTILLO GRUPO
CORPORATIVO, para asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar
las labores que les han sido encomendadas, así como permitir el ahorro de tiempos y
esfuerzos, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.
1.3.2 ESPECÍFICOS
Definir los objetivos, políticas, estructuras, funciones y responsabilidades de cada
área de la organización.
Determinar competencias del personal.
Definir los perfiles de puestos.
Documentar los procedimientos administrativos de la empresa.
Estructurar un sistema de registros de control.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.4 – ALCANCES Y LIMITACIONES
1.4.1 ALCANCES.
Visualizar las responsabilidades de cada puesto, ya que cada una de ellas se
encuentra ya descrita para su mejor entendimiento.
El Manual de Organización servirá como base para elaborar el manual de
procedimientos
Orientar al personal de nuevo ingreso, para que pueda mediante la estructura
organizacional conocer los puestos que conforman el corporativo y las actividades
de los mismos.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás
integrantes de la organización; con la determinación de cada puesto evitaremos
duplicidad de actividades y mejora en el servicio.
Establecer su estructura organizacional, para que puedan ubicar a todos los
miembros de la empresa y a sus jefes superiores en caso de que se requiera alguna
ayuda.
1.4.2 LIMITACIONES
Los cambios en la estructura organizacional del Corporativo pueden provocar la
desactualización del manual, esta limitante refiere en que los cambios del personal
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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nuevo no sean descritos en el mismo, puesto que no se podría ubicar el trabajador
nuevo en estructura ni a los jefes que han sido relevados.
Que la empresa no ponga en práctica los manuales y no pueda ser comprobado si
fueron funcionales. Los manuales son realizados con el fin de mostrarle al personal
nuevo y los de antigüedad sus principales funciones, si estos no son puestos en
práctica, la empresa perderá tiempo en capacitar al personal sin mostrarles
físicamente sus principales actividades.
La disposición del personal para dar la información requerida para los manuales,
puesto que cada actividad que realizan es propia del puesto y muchas veces no
tiene la disponibilidad de proporcionar información.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.5.- FUNDAMENTO TEÓRICO
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".1
1.5.1 El manual como medio de comunicación:
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener
informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección
superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en
forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso
instrumento administrativo.
“En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las
decisiones administrativas y, por ello, tienen como propósito señalar en forma sistemática
la información administrativa”.2
1.5.2 Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten
cumplir con los siguientes objetivos:
1 Reyes Ponce, A. 1992, “Administración de empresas”, pág. 223
2 Reyes Ponce, A. 1981, “Administración de Personal, Sueldos y Salarios”, pág. 56
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11
a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas
administrativas.
f) Conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
g) Auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
h) Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
i) Apoyar en la consulta de todo el personal.
j) Facilitar las tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación
de autoridad, etc.
k) Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
l) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
m) ll) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
n) Facilitar las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
o) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
p) Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
q) Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.5.3 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera
le restan importancia.
1.5.3.1 Ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias
en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos
niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
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14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del
tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
1.5.3.2 Desventajas:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un
manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad; muy detallada los convierte en complicados.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
14
1.5.4 Clasificación de los Manuales administrativos
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
destacan los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización,
por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción
humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de
ejecución, pues son una fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han
encomendado.
Depende de la información y de las necesidades de cada institución o empresa privada,
para saber con que tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaración de que pueden
abarcar dichos manuales a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina,
sección, una mesa, un puesto, etcétera.
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes.
El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En
ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
1.5.4.1 Por su contenido
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:
1.5.4.1.1 Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
15
al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que
pertenece y forma parte de la organización.
1.5.4.1.2 Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal, a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
1.5.4.1.3 Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
1.5.4.1.4 Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este
manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo.
1.5.4.1.5 Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en
la práctica administrativa.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
16
1.5.4.2 Por su función específica
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este
apartado puede haber los siguientes manuales:
1.5.4.2.1 Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta
solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección,
ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de
fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
1.5.4.2.2 Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en
definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que
afectan sus actividades.
1.5.4.2.3 Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
1.5.4.2.4 Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.
1.5.4.2.5 Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en
esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
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17
departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo
de registros, control de la elaboración de información financiera.
1.5.4.2.6 Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede
contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas,
control y cobro de las operaciones, entre otros.
1.5.4.2.7 Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y
selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos
personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
1.5.4.2.8 Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal
interesado en esa función.
1.5.4.2.9 Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que
un manual de procedimientos.
1.5.4.3 General.
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes
manuales:
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.5.4.3.1 Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su
estructura funcional.
1.5.4.3.2 Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación,
contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
1.5.4.3.3 Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y
actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen
líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.
1.5.5 Manual de organización.
“El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura
orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las
tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. El manual de
organización es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo que describe las
relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia,
enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al
funcionamiento administrativo.”3
1.5.5.1 Objetivos del Manual de Organización
Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.
Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar
duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
3 Joaquín Rodríguez Valencia, Administración Moderna del Personal, pag.128
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
19
Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y
proporcionar la uniformidad.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de
modernización administrativa.
Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o
atribuciones asignadas a las unidades responsables.
1.5.5.2 Funciones.
Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las
atribuciones de la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se
tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura
orgánica.
Que sigan el orden establecido en la estructura.
Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
1.5.5.3 Análisis de puesto
El análisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los
deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de
capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. Igualmente, se puede
definir como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información
sobre un puesto de trabajo determinado.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
20
1.5.5.4 Descripción de puestos
Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica
la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además, bosqueja la
relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el
trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar que la descripción se
basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempeña en la actualidad.
1.5.5.5 Elementos que componen las descripciones de puesto
Designación del puesto, unidad organizacional y relación de dependencia. Estos puntos
identifican el puesto y le dan sus características propias. Diferencian a cada puesto de los
demás. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designación e
igual nivel de remuneración pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de
dependencia diferentes.
Síntesis del puesto, deberes y responsabilidades. Aquí se define el trabajo por cumplir y se
proporcionan los elementos esenciales para el análisis posterior.
Deberes y responsabilidades. Cuando las ocupaciones están vinculadas muy
estrechamente, la descripción de las relaciones recíprocas entre cada puesto es crítica.
También es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la
compañía.
1.5.6 Manual de procedimientos
El manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas específicas, señala el
procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Es un
procedimiento por escrito4.
4 Martin G. Álvarez Torres, Manual para elaborar manuales de Políticas y Procedimientos, pag.86
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
21
Los manuales de procedimiento, por sus características diversas, pueden clasificarse en
manuales de procedimiento de oficina y de fábrica.
También puede referirse en:
1. A tareas y trabajo individuales, por ejemplo, cómo operar una máquina de
contabilidad.
2. A prácticas departamentales en que se indican los procedimientos de operación de
todo un departamento.
3. A prácticas generales en un área determinada de actividad, como manuales
procedimiento comerciales, de producción, financieras, etcétera.
Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas
y procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, con ilustraciones a base de
diagramas, cuadros y dibujos para aclarar los datos.
En los de procedimientos de oficina es costumbre incluir o reproducir las formas que se
emplean en el procedimiento de que se trate, bien sea llenada con un ejemplo o con
instrucciones para su llenado.
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los
tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. Una inmensa mayoría de los
manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines.
1.5.6.1 El manual de procedimientos deberá contener:
- Carátula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organización responsable.
- Portada. Esta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la
organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
22
- Índice general. Es la presentación resumida y ordenada de los elementos
constitutivos del documento.
- Presentación. Es la explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposición de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorización del
titular.
1.5.6.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:
- Objetivos de procedimiento. Se planteará el propósito que se pretende lograr con la
ejecución del procedimiento.
- Políticas y normas de operación. Exposición de criterios y normas que orienten la
realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos
superiores.
- Descripción de las operaciones. Presentación secuencial de los pasos que se deben
realizar dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables
de su ejecución.
- Diagrama de flujo. Representación del flujo de operaciones para mostrar las
unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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1.6.-ACTIVIDADES REALIZADAS
Determinación del formato de análisis de puesto; este formato se determinó en conjunto con el gerente general, puesto que seleccionamos los puntos que a él le servirían para el análisis de puestos.
Recopilación de información por medio de cuestionarios, entrevistas y observaciones; estas fueron seleccionadas, pues era lo más viable para el proyecto, por el tipo de trabajo que se realizaba.
Aplicación del Análisis de Puestos a los 25 empleados; una vez determinado el formato se aplicaron para obtener información, fue recabada mientras los trabajadores realizaban sus actividades.
Actualización de los Organigramas; no se contaba con estos pero se tenían los puestos definidos, así que se reorganizaron y se ubicó al personal.
Restructuración del Manual de Organización; en este manual se definió el perfil para cada puesto, la descripción de sus actividades y su ubicación en el organigrama, además se generaron nuevos puestos para equilibrar el trabajo.
Realización de entrevistas con las áreas que intervienen en los procedimientos, las actividades son enlazadas puesto que un departamento necesita de otro. Para definir procedimientos se tuvo que hablar con cada involucrado en el proceso y ajustar sus actividades pues había duplicidad de funciones y con ello pérdida de tiempo.
Captura y organización de la información obtenida; una vez definidos los procesos se determinó cuáles pertenecían a cada puesto, para evitar duplicidades.
Restructuración del Manual de Procedimientos; se definieron los procedimientos administrativos, se crearon documentos para la obtención de datos, con esto el archivar a cada cliente seria mas fácil, puesto ya se tiene un plantilla para llenar con sus datos.
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24
2.-MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
25
2.1.- OBJETIVO DEL MANUAL
El manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar
las funciones del personal que conforman la estructura de la organización, delimitando, a
su vez, sus responsabilidades y logrando, mediante su adecuada implementación, la
correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Sirve como instrumento para que los trabajadores de la empresa conozcan la misión,
visión, sus funciones en el puesto en el que se encuentran y la manera estructural de la
empresa que identifique su puesto dentro de ella y los demás que la componen.
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2.2.- MISION Y VISIÓN
MISIÓN
Ofrecer productos y servicios de la mejor calidad que dan seguridad y protección al
patrimonio de nuestros clientes, además de la facilidad de acceso, elegancia y comodidad.
VISION
Ser la mejor y más reconocida empresa a nivel regional, con finanzas sanas, con
colaboradores capacitados, bien remunerados y comprometidos con la empresa y la
satisfacción de nuestros clientes.
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2.3.-VALORES
CONFIANZA
Cada una de las personas que laboran dentro de nuestra empresa cuenta con
nuestro respaldo en cada uno de sus propósitos para crecer como persona dentro y
fuera de CASTILLO.
“El futuro pertenece a quienes creen en la belleza de sus sueños”. ELEANOR
ROOSEVELT
RESPONSABILIDAD
La conciencia de cada persona le permite reflexionar acerca de la importancia de
cada uno de sus actos y de la labor que se le encomienda día a día para cumplir con
la empresa y llegar con bien a su hogar.
“Si cada uno limpia su vereda, la calle estará limpia”. JOHANA W. VON GOETHE
LEALTAD
Corresponder a una obligación que se tiene con los demás nos une en el propósito
de ser personas morales.
“No eches veneno en los vasos de los ausentes”. PITAGORAS
HONESTIDAD
Los seres humanos tiene una estrecha relación con los principios de verdad, justicia
y con la integridad moral. Una persona honesta es aquella que procura siempre
anteponer la verdad en sus pensamientos, expresiones y acciones.
“No hagas aquello por lo que no quieres que se te conozca”. WALDO EMERSON
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SERVICIO
Adoptar la idea de ayudar de manera espontánea, como una actitud permanente de
colaboración hacia los demás. La persona servicial lo es en su trabajo, con su
familia, pero también en la calle ayudando a otras personas que lo necesitan.
“El que no sirve para servir, no sirve para vivir”. MADRE TERESA DE CALCUTA
PUNTUALIDAD
Estar a tiempo para cumplir con nuestras obligaciones es necesario para dotar a
nuestra personalidad de carácter, orden y eficacia.
“La puntualidad es la cortesía de los reyes” LUIS XVIII DE FRANCIA
ORDEN
El hábito de una persona para ser organizado en el medio donde se desenvuelva; es
decir trabajo, casa, oficina, etc.
“Haz siempre una sola cosa a la vez”. F.A. SUAREZ
SUPERACIÓN
Motivar a la persona a perfeccionarse a sí misma, en lo humano, espiritual,
profesional y económico, venciendo los obstáculos y dificultades que se presenten,
desarrollando la capacidad de hacer mayores esfuerzos para logara cada objetivo
que se proponga.
“Progresar es marchar hacia la perfección”. BAIMER
COMPROMISO
Cumplir con las obligaciones haciendo un poco más de lo esperado al grado de
sorprender, por que vive, piensa y sueña con sacar adelante a su familia, su trabajo,
su estudio y todo aquello en lo que ha empleado su palabra.
“La imaginación sirve para viajar y cuesta menos”. GEORGE WILLIAM CURTIS
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2.4.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. DIRECTOR GENERAL
1.0.1 GERENTE GENERAL
1.0.1.1 Despacho Contable
1.0.1.2 Despacho Jurídico
1.0.1.3 Asesoría y capacitación Profesional
1.0.1.4 Asesoría y capacitación Espiritual
1.1 SUB GERENTE DE ANDAMIOS
1.1.1 Ejecutivo de Ventas
1.1.2 Chofer Repartidor
1.2 SUBGERENTE DE PRODUCCIÓN
1.2.1 Supervisor de Producción Cortinas de Acero
1.2.1.1 Ejecutiva de Ventas
1.2.1.2 Auxiliar de Ventas y Producción
1.2.1.3 Almacén
1.2.1.4 Técnico Certificado
1.2.1.5 Técnico Oficial
1.2.1.6 Medio Oficial
1.2.1.7 Ayudante - Aprendiz
1.2.2 Supervisor de Producción Cercas de Malla Ciclón
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1.2.2.1 Ejecutiva de Ventas
1.2.2.2 Auxiliar de Ventas y Producción
1.2.2.3 Almacén
1.2.2.4 Técnico Certificado
1.2.2.5 Técnico Certificado
1.2.2.6 Técnico Oficial
1.2.2.7 Medio Oficial
1.2.2.8 Ayudante - Aprendiz
1.2.3 Supervisor de Producción Puertas Automáticas y Cercas Electrificadas
1.2.3.1 Ejecutiva de Ventas
1.2.3.2 Auxiliar de ventas y Producción
1.2.3.3 Almacén
1.2.3.4 Técnico Certificado
1.2.3.5 Técnico Oficial
1.2.3.6 Medio Oficial
1.2.3.7 Ayudante – Aprendiz
1.3 SUB GERENTE DE VENTAS Y ADMINISTRACIÓN
1.3.1 Contabilidad y Finanzas
1.3.1.1 Auxiliar Contable y Recursos
1.3.2 Encargado Compras y Auditoria
1.3.3 Mensajero comodín
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2.5.- ORGANIGRAMA
DIRECTOR
SUB GERENTE DE
PRODUCCION
SUB GERENTE DE
VENTAS Y
ADMINISTRACION
SUB GERENTE
ANDAMIOS
EJECUTIVO DE
VENTAS
CHOFER
REPARTIDOR
SUPERVISOR DE
PRODUCCION, DE
CORTINAS DE ACERO
SUPERVISOR DE
PRODUCCION DE
PUERTAS AUTOMATICAS Y
CERCAS ELECTRIFICADAS
TECNICO
CERTIFICADO
TECNICO
OFICIAL
MEDIO OFICIAL
AYUDANTE
APRENDIZ
TECNICO
CERTIFICADO
TECNICO
OFICIAL
MEDIO OFICIAL
AYUDANTE
APRENDIZ
DESPACHO
CONTABLE
DESPACHO
JURIDICO
ASESORIA Y
CAPACITACION
PROFESIONAL
ASESORIA Y
CAPACITACION
ESPIRITUAL
ENCARGADO
CONTABILIDAD
Y FINANZAS
SUPERVISOR DE
PRODUCCION DE
CERCAS MALLA CICLON
EJECUTIVA DE VENTAS
AUXILIAR VENTAS Y PRODUCCION
TECNICO CERTIFICADO
TECNICO OFICIAL
MEDIO OFICIAL
AYUDANTEAPRENDIZ
EJECUTIVA DE VENTAS
AUXILIAR VENTAS Y PRODUCCION
EJECUTIVA DE VENTAS
AUXILIAR VENTAS Y PRODUCCION
ENCARGADO COMPRAS Y AUDITORIAS
MENSAJERO COMODIN
AUXILIAR CONTABLE
GERENTE GENERAL
ALMACEN
ALMACEN
ALMACEN
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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2.6.- PERFIL DE PUESTOS
ANEXO 1
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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2.7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
ANEXO 2
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
34
3.- MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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3.1 OBJETIVO DEL MANUAL
Los procedimientos son un instrumento administrativo que permite a los empleados
conocer el funcionamiento interno de la empresa, a través de la descripción de las
actividades, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya
que el documento expone qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse
para realizar sus rutinas de trabajo, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de
las actividades dentro de la empresa.
Se pretende que este manual ayude a la reducción de errores que se puedan presentar en
las diferentes actividades que se realizan en CASTILLO GRUPO CORPORATIVO
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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3.2 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
ANEXO 3
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
37
4. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
38
4.1 CONCLUSIONES.
Se logró el principal objetivo de la residencia profesional, la creación de los manuales de
organización y de procedimientos administrativos de Castillo Grupo Corporativo.
Con esto pude entender la importancia de la administración en las empresas, pues si no se
tiene el control, se puede perder a los clientes por el mal funcionamiento, la dirección que la
empresa toma es debido a las decisiones que se elijan, por ello el personal debe estar
preparado para atender su área y sacar adelante el trabajo.
REESTRUCTURACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS
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4.2 AGRADECIMIENTOS
Este proyecto de residencia me permitió poner en práctica los conocimientos adquiridos
durante mi carrera profesional.
Esta Residencia está dedicada a Dios, inicialmente porque me ha dado la oportunidad del
saber y ayudarme a alcanzar mis metas.
Cuando tenía cinco años me preguntaron que quería ser de grande. Dije: astronauta,
presidenta, o mejor, princesa. A los diez volvieron a preguntarme y dije: estrella del rock,
cantante, doctora o jugadora profesional de voleibol.
Pero ahora que soy mayor, ¿quieren una respuesta seria?, quiero ser feliz.
No es momento de tomar decisiones rápidas, es momento de cometer errores,
enamorarme, de cambiar de idea y volver a cambiar porque no hay nada permanente.
A mis padres, Héctor Gustavo Pita Rico y Rita Machuca Magaña. He llegado a esta etapa
gracias a ustedes porque a pesar de las carencias nunca dijeron no; han realizado su
mayor esfuerzo por educarme y formarme. Esta residencia está dedicada especialmente a
mi súper héroe, mi papá, como símbolo de gratitud por el amor incondicional que siempre
me has dado.
A mis hermanos Hanssy Pita Machuca a Bryant Pita Machuca por ayudarme a liberar el
estrés de tantas tareas´, con luchas, peleas y gritos, por que si pudiese elegir ellos fueron
mis hermanos.
El presente proyecto es un esfuerzo en el cual, directa o indirectamente, participaron varias
personas, leyendo, opinando, corrigiendo, teniéndome paciencia, dando ánimo,
acompañando en los momentos de crisis y en los momentos de felicidad, la ayuda de mi
ingeniero favorito, Cesar Montal pues colaboró a enriquecer mis comentarios.
A mis asesores, por su amable aceptación, por el tiempo y las recomendaciones vertidas
en mi proyecto, pues se esmeraron en mejorarlo.
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4.3 RECOMENDACIONES
Al realizar los manuales se pensó principalmente en el beneficio de la empresa; es por ello
que espero que los manuales se den a conocer al personal y se pongan en práctica.
La actualización de estos permitirá llevar el control sobre la estructura de la empresa, los
nuevos procesos a seguir y la involucración de los empleados con la empresa, la misión y
visión que queremos mostrar a los clientes.
Además, con estos manuales nos podemos dar cuenta de la duplicidad de funciones y en
dónde nos hace falta personal o dónde podemos reubicarlo para su mayor desarrollo
profesional.
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5.- BIBLIOGRAFÍA
Joaquín Rodríguez Valencia, Administración Moderna del Personal Sexta Edición.
Editorial Thomson México: 2002
Reyes Ponce, A. 1981, “Administración de Personal Sueldos y Salarios”, Limusa,
Segunda Edición.
Martin G. Álvarez Torres Manual para elaborar manuales de Políticas y
Procedimientos Editorial Panorama
Reyes Ponce, A. 1992, “Administración de empresas”, Limusa, Segunda parte.
Marco A. Jáuregui H., Manual de aseguramiento de calidad, Editorial Mc Graw Hill.
México: 1996
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