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Page 1: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Building Pathways to

Empower

PTA PTO amp Booster

Clubs in our Schools

1

Desarrollando Caminos para

Empoderar

Grupos PTA PTO y Clubes

Booster en Nuestras Escuelas

Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten

Click on the globe icon at the bottom of the screen

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You will hear the presentation in the language you select

Haga clic en el siacutembolo del mundo en la parte de abajo de su pantalla

Seleccione el idioma que le gustariacutea escuchar

Participaraacute y escucharaacute la presentacioacuten en el idioma que seleccione

2

Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten

3

How we will address questions

bull Use of Q amp A for questions

bull Staff will answer questions throughout the presentation

bull Some questions will be answered live during QampA segments

Coacutemo abordaremos las preguntas

bull Uso de P y R para preguntas

bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten

bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas

4

OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA

COMUNIDAD5

5

Mr Antonio Plascencia Jr

Director

Ms Andrea CantyProgram Specialist

Especialista de Programas

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

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Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

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Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

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Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

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Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

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Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

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Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

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This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

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Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 2: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten

Click on the globe icon at the bottom of the screen

Select your language of preference

You will hear the presentation in the language you select

Haga clic en el siacutembolo del mundo en la parte de abajo de su pantalla

Seleccione el idioma que le gustariacutea escuchar

Participaraacute y escucharaacute la presentacioacuten en el idioma que seleccione

2

Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten

3

How we will address questions

bull Use of Q amp A for questions

bull Staff will answer questions throughout the presentation

bull Some questions will be answered live during QampA segments

Coacutemo abordaremos las preguntas

bull Uso de P y R para preguntas

bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten

bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas

4

OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA

COMUNIDAD5

5

Mr Antonio Plascencia Jr

Director

Ms Andrea CantyProgram Specialist

Especialista de Programas

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 3: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten

3

How we will address questions

bull Use of Q amp A for questions

bull Staff will answer questions throughout the presentation

bull Some questions will be answered live during QampA segments

Coacutemo abordaremos las preguntas

bull Uso de P y R para preguntas

bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten

bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas

4

OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA

COMUNIDAD5

5

Mr Antonio Plascencia Jr

Director

Ms Andrea CantyProgram Specialist

Especialista de Programas

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 4: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

How we will address questions

bull Use of Q amp A for questions

bull Staff will answer questions throughout the presentation

bull Some questions will be answered live during QampA segments

Coacutemo abordaremos las preguntas

bull Uso de P y R para preguntas

bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten

bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas

4

OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA

COMUNIDAD5

5

Mr Antonio Plascencia Jr

Director

Ms Andrea CantyProgram Specialist

Especialista de Programas

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 5: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA

COMUNIDAD5

5

Mr Antonio Plascencia Jr

Director

Ms Andrea CantyProgram Specialist

Especialista de Programas

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 6: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

6

Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes

We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad

We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment

Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor

We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop

Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten

We will stay focused on the meeting topics

PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten

6

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 7: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Meet amp Greets Why are we hosting these

LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school

Local District and central committee parent and family leaders

Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be

informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable

advisors in Local District study groups and on district committees

Introducciones iquestPor queacute estamos

organizando estaacutes reuniones

LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la

escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia

Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma

de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y

en comiteacutes del distrito

7

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 8: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten

We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el

chat

Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs

8

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 9: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Learning

Objectives

9

Objetivos

para el

Aprendizaje

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

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12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

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escuelas

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Schools

13

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Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 10: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

LEARNING OBJECTIVES

I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff

II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events

III Learn about leasing and risk management policies and procedures

IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club

I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar

II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros

III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos

IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)

10

OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

Special Offer for LAUSD only

bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 11: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

GREETINGS

FROM

YUBBLER

11

SALUDOS

DE

YUBBLER

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

back 50 of its profits each time parents amp

supporters buy supplies

bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools

bull Register and add school supply list for

gradeschool

bull Convenient and unique website for parents

amp supporters

bull Choose grade supplies competitive prices

amp shipping

bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

back 50 of our profits)

bull Get started today httpswwwYubblercom

12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

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bull 15 off - First purchase

bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 12: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

School Supplies that Give Back to Schools

Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving

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supporters buy supplies

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bull Register and add school supply list for

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bull Donations automatically generated when

parents amp supporters buy supplies (we give

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12

Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los

nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles

bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles

escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y

partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los

precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan

automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)

bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom

Materiales escolares que aportan a las

escuelas

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bull $25 gift card ndash Random drawing of

10 attendees

bull $25 gift card ndash For each of first 10

school registrations

bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp

Social Impact Champions

bull Sign up by May 31 2021 to learn

more

httpsbitlyYubbler-LAUSD-

impact

School Supplies

that Give Back to

Schools

13

Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes

bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas

bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social

bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten

httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo

lucianoyubblercom

707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 13: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

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707 ndash 690 ndash 1087

Materiales escolares

que aportan a las

escuelas

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 14: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp

COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp

SCHOOL STAFF

Learning Objective 1

14

APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA

COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE

PADRES Y LA ESCUELA

Objetivo 1 para el aprendizaje

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 15: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

15PARTNERSHIP

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

DirectorAdministracioacuten

Distrito LocalComunidad de Escuelas

Oficina Central

PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER

CLUB)

ASOCIACIOacuteN

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 16: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with principaladministrative designee

bull Maintain active officer and membership roster

bull Calendar your events at start of school year

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event

bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team

PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California

(formularios de declaracioacuten de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo

bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea

bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado

bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo

16

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Partnership amp Communication

Asociacioacuten y comunicacioacuten

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

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Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

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This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

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Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

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Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

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Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 17: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with

the State of California (Tax forms)

bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs

bull Request the officer and membership roster

bull Calendar events at start of school year with your school groups

bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event

bull Be knowledgeable about ways your team can support members

DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en

el Estado de California (Formularios de impuestos)

bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster

bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea

bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares

bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado

bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros

17

Partnership amp Communication

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Asociacioacuten y comunicacioacuten

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 18: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as

ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status

ndash Tax identification number

ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)

ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo

bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet

bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como

ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)

ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal

ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)

ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo

bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet

18

Additional Fundraising Requirements

Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 19: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process

bull School Administrative Assistant or School Financial Manager

bull Call your Local District Coordinating Financial Manager

bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet

19

Fundraising Support

Principal Administration

Local District Community of

Schools Central Office

PTA PTO BOOSTER

CLUBS

Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso

bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela

bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local

bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet

Apoyo a la recaudacioacuten de fondos

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 20: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 2

20

APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS

Objetivo 2 para el aprendizaje

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 21: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO

21

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

21

Sally NgovInterim Head Accountant

Contadora Principal Interina

Tess PinedaAccounting Manager

Gerente de Contabilidad

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 22: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Comparison of Parent Organizations According to

LAUSD Board Rules and Policies

22

Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club

Independent Legal Status

Yes Yes Yes

Governed by State PTSA District

Yes No No

Students may participate in Fundraising Activities

Yes Yes No

Required Donations to Schools

Yes Yes No

Approval Process Required

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB)

School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity

Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de

la Junta de Educacioacuten de LAUSD

Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores

(Booster Club)

Estatus Legal Independiente

Siacute Siacute Siacute

Regido por el Distrito Estatal de la PTSA

Siacute No No

Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos

Siacute Siacute No

Donaciones requeridas a las escuelas

Siacute Siacute No

Proceso de aprobacioacuten requerido

Administrador de la

Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y Cuerpo

Estudiantil Asociado

(ASB)

Administrador de la Escuela y

Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad

patrocinada por la escuela

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 23: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Other Characteristics of each Parent Organization

23

Characteristics

PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified

PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe

PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students

Caracteriacutesticas

PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles

PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir

PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes

Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 24: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

24

This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements

and vendor information

1) Visithttpsfundraisinglausdnet

2) Register and Sign In Main Portal Page

3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator

How to RegisterYour

Parent Organization

Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres

1) Visitehttpsfundraisinglausdnet

2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal

3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador

Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de

la cobertura e informacioacuten del proveedor

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 25: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date

bull School registers parent organization in system (Verify organization status)

bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year

bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)

bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser

bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event

bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X

bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event

Step 1

Step 2

Step 3

Fundraising Overview

Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento

bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)

bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo

bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet

bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)

bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos

bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones

bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja

bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Resumen de la recaudacioacuten de fondos

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 26: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Fundraising Policy Bulletins and Reference Material

bull Important References

bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

bull Referencias Importantes

bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849

bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb

26

Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y

Material de Referencia

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

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PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 27: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups

bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet

bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm

bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo

bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD

bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD

bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD

27

Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

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Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

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QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 28: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

28

Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division

2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia

ControllerJoy Mayor

Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools

DirectorSimon Ho

Accounting ManagerTess Pineda

Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools

Local District Coordinating Financial Managers

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Review and approval of fundraising activities at schools

Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos

Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea

ReguladorJoy Mayor

Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas

DirectorSimon Ho

Gerente de contabilidadTess Pineda

Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas

Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales

Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)

Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 29: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

29

Local District

Name Email Phone

NorthwestEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NortheastOvanesShaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

West Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SouthAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpEdContinuationOpportunityDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

StudentBody Finance Support

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Student Body Finance Support Staff Contact Information

Distrito Local

Nombre Email Teleacutefono

NoroesteEvangeline Navarro

evangelinenavarrolausdnet

(818) 654-3709

NoresteOvanes Shaginyan

ovanesshaginyanlausdnet

(818) 252-5479

Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet

(310) 914-2116

Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918

Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet

(323) 224-3319

SurAkinyemi Abiodun

axa4139lausdnet (310) 354-3496

SpedContinuacioacutenOportunidadDACE

Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781

Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 30: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

30

QuestionsiquestPreguntas

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

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Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 31: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES

Learning Objective 3

31

CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS

Objetivo 3 para el aprendizaje

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

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10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 32: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Leasing Overview -COVID-19 Guidance for

School Facilities

bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

32

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 33: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO

33

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

33

Joseph Encarnacion

Insurance Coordinator

Department of Risk Management

Coordinador de Seguros

Departamente de Gestioacuten de Riesgo

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

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Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 34: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

34

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de

COVID-19 para las Instalaciones Escolares

Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

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31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 35: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

35

Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities

The types of permits and licenses include (but are not limited to)

bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities

bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization

Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no

se limitan a)

bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares

bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio

httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use

Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19

para las Instalaciones Escolares

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 36: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

36

Leasing Staff and Responsibilities

LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart

Student Body Finance Support

District Offices Responsibilities

Albert

Grazioli

Director

All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)

Facilities

Services Div

Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet

Support StaffNancy Vasquez

Realty AgentSteven Cotton Realty Agent

Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

Personal de arrendamiento y responsabilidades

Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21

Apoyo de finanzas para el estudiantado

Oficinas del Distrito Responsabilidades

Albert Grazioli

Director

Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)

Divisioacuten de

Servicios de

Instalaciones

Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet

Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez

Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario

Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD

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Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 37: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

37

Risk Management Responsibilities

Office of Risk ManagementRisk Control Unit

2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo

Organigrama de 2020-21

Responsibilities Responsabilidades

The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event

La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro

Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events

Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales

Phone Number (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329

Email riskfinancelausdnet

Responsabilidades de gestioacuten de riesgos

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 38: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Example School Fundraiser

Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)

Third party vendors

(PTAPTO Boosters Included)

Insurance compliance review

Vendor will correct

insurance for compliance

Not compliant

Compliant

Yes No

Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist

Equipment or chemical use will require OEHS review

Please review OEHS Checklist

Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing

School Applicant

Approved -email Facilities

principal or sponsor

Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review

Including all documentation at the beginning of the process help save time

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 39: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo

(riskfinancelausdnet)

iquestProveedores

externos (Incluye

PTAPTOMiembros de

Club de Promotores

)

Revisioacuten del cumplimiento de los seguros

El proveedor corregiraacute el

seguro para el cumplimiento

No en acatamiento

En acatamiento

Siacute No

Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS

El equipo o el uso de productos quiacutemicos

requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS

Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a

Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante

Aprobado Enviar un

correo electroacutenico a instalaciones

director o patrocinador

La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida

Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo

Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 40: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Risk Management Fundraising Guidelines ndash

COVID -19

bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health

bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume

bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following

ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales

bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar

bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas

bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes

ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea

40

Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 41: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Sample Certificates of

Insurance

Sample Food Handler Tax

Registration and Public Health Certificates

Risk Management Policies

41

Ejemplos de Certificados de

Cobertura

Muestra de certificados de

manipulador de alimentos registro

fiscal y salud puacuteblica

Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos

42

Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 42: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

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Risk Management StaffOffice of Risk Management

Risk Control Unit2020-21 Organization Chart

Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos

Organigrama 2020-21

District Offices Oficinas del Distrito

Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios

Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet

Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet

Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith

Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith

Personal de gestioacuten de riesgos

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

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Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 43: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB

Learning Objective 4

43

COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB

Objetivo 4 para el aprendizaje

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

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PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES

44

Silvia Barba10th District PTA

President

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

44

Barbara Smith31st District PTA

President

Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of

Leadership

Anvi KevanyPresident

Highlands Council of PTAs

Tax Info Center Tenth District PTSA

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 45: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Mission of California State PTA

To positively impact the lives of all children and

families The PTA is the largest volunteer

advocacy association working exclusively on behalf of all children

For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families

Misioacuten de la PTA de California

Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias

La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos

Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 46: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

PTArsquos Area of Focus

Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers

Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive

Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities

Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child

Aacuterea de enfoque de la PTA

Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras

Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar

Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales

Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 47: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Who we serve

55 of PTAs serve Title I schools

59 of students we serve are students of color

71 of PTAs serve elementary schools

$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts

69 of dues are spent on programs for PTAs and families

Proporcionamos servicios a

El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I

El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color

El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias

$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa

El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 48: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

Introduction to PTA structure

Introduccioacuten a la estructura de PTA

Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

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8183443581

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10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

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51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

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Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

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Encino Elementary E-Team PTO Inc

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Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 49: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

49

PTAHow to Start a PTA

Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

There are three meetings that are held

One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it

The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA

A third meeting to hold elections and collect membership dues

sect Additional Information

sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA

sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account

sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects

sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school

iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y

comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA

Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto

Se realizan tres reuniones

Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella

La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA

Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea

sect Informacioacuten Adicional

sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA

sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria

sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio

sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela

Contact Us

31th District PTSA

San Fernando Valley Sunland Tujunga

8183443581

http31stdistptsaorg

httpswwwfacebookcom31stdistptsa

secretary31stdistgmailcom

10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA

httpscaptaorg httpswwwptaorg

Comuniacutequese con nosotros a

PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

51

Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

51

Esther HatchDodson MS and Magnet Booster

Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet

Booster Presidentecepedahatchlausdnet

Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

wwwencinoelementarynet

52

Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

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Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

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amp Treasurer Keeping Books Establish financial

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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

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Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

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bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

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Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

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bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

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Booster Clubs

bull Fundraises

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bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

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Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

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Evaluation

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Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

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Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

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ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

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Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

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Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES

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Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad

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Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President

Encino Elementary E-Team PTO Inc

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Parent Teacher Organizations

Encino ES PTO Giving Back

Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia

Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

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How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

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policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

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Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

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Pre-Covid

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Evaluation

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Parent Teacher Organizations

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Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela

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Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

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ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

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ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

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GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

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poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

Page 53: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

53

Parent Teacher Organizations (PTO)

Definition

A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience

ndash Structure and Officers

bull Bylaws

bull 501c3 ndash Tax Exempt Status

ndash Insurance

ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731

ndash Total Cost

ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)

ndash Bylaws Create Bylaws

ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation

ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)

ndash Website httpswwwptotodaycom

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

Definicioacuten

Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa

ndash Estructura y funcionarios

bull Estatutos

bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos

ndash Seguro

ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731

ndash Costo total

ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)

ndash Los estatutos crean estatutos

ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten

ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)

ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom

54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR

httpbitlyPTAPTOBOOSTER

Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

Thank YouiexclGracias

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54

Parent Teacher Organizations (PTO)

How to Set Up a PTO

GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)

Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President

amp Treasurer Keeping Books Establish financial

policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance

Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)

iquestCoacutemo establecer una PTO

OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])

Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-

Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer

poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros

55

Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

submit forms

Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

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ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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Evaluacioacuten

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QuestionsiquestPreguntas

62

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Booster Clubs

Definitionbull A booster club is an organization that is

formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events

ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors

ndash Key person must be willing to submit personal information

bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to

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Club de Promotores (Booster Club)

Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que

se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos

ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva

ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal

bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado

(CPA) para presentar formularios

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

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ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

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Page 56: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

56

Booster Clubs

bull Fundraises

bull Profit Sharing

bull Autonomy

bull Recaudacioacuten de fondos

bull Reparto de beneficios

bull Autonomiacutea

Club de Promotores (Booster Club)

EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE

ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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Evaluacioacuten

61

QuestionsiquestPreguntas

62

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Page 57: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

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ACTIVITY

57

EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR

ACTIVIDAD

School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm

What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

school administrator and parentorganization

2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants

Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19

58

La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

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bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

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bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

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What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash

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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm

iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el

administrador de la escuela y organizacioacutende padres

2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes

Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19

Fundraising Ideas pre and during COVID-19

59

Pre-Covid

bull Drive in movie - families stay in their car

bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook

bull School Spirit Wear

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bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

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bull Ropa de orgullo escolar

60

Evaluation

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Evaluacioacuten

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Fundraising Ideas pre and during COVID-19

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Pre-Covid

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bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option

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bull School Spirit Wear

Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19

bull Autocine- las familias se quedan en su carro

bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos

bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook

bull Ropa de orgullo escolar

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Page 62: PTA, PTO & Booster Grupos PTA, PTO y Clubes

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