Building Pathways to
Empower
PTA PTO amp Booster
Clubs in our Schools
1
Desarrollando Caminos para
Empoderar
Grupos PTA PTO y Clubes
Booster en Nuestras Escuelas
Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten
Click on the globe icon at the bottom of the screen
Select your language of preference
You will hear the presentation in the language you select
Haga clic en el siacutembolo del mundo en la parte de abajo de su pantalla
Seleccione el idioma que le gustariacutea escuchar
Participaraacute y escucharaacute la presentacioacuten en el idioma que seleccione
2
Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten
3
How we will address questions
bull Use of Q amp A for questions
bull Staff will answer questions throughout the presentation
bull Some questions will be answered live during QampA segments
Coacutemo abordaremos las preguntas
bull Uso de P y R para preguntas
bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten
bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas
4
OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA
COMUNIDAD5
5
Mr Antonio Plascencia Jr
Director
Ms Andrea CantyProgram Specialist
Especialista de Programas
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
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Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten
Click on the globe icon at the bottom of the screen
Select your language of preference
You will hear the presentation in the language you select
Haga clic en el siacutembolo del mundo en la parte de abajo de su pantalla
Seleccione el idioma que le gustariacutea escuchar
Participaraacute y escucharaacute la presentacioacuten en el idioma que seleccione
2
Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten
3
How we will address questions
bull Use of Q amp A for questions
bull Staff will answer questions throughout the presentation
bull Some questions will be answered live during QampA segments
Coacutemo abordaremos las preguntas
bull Uso de P y R para preguntas
bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten
bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas
4
OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA
COMUNIDAD5
5
Mr Antonio Plascencia Jr
Director
Ms Andrea CantyProgram Specialist
Especialista de Programas
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Interpretation ServicesServicios de Interpretacioacuten
3
How we will address questions
bull Use of Q amp A for questions
bull Staff will answer questions throughout the presentation
bull Some questions will be answered live during QampA segments
Coacutemo abordaremos las preguntas
bull Uso de P y R para preguntas
bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten
bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas
4
OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA
COMUNIDAD5
5
Mr Antonio Plascencia Jr
Director
Ms Andrea CantyProgram Specialist
Especialista de Programas
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
How we will address questions
bull Use of Q amp A for questions
bull Staff will answer questions throughout the presentation
bull Some questions will be answered live during QampA segments
Coacutemo abordaremos las preguntas
bull Uso de P y R para preguntas
bull El personal contestaraacute a las preguntas a lo largo de la presentacioacuten
bull Se contestaraacuten algunas preguntas en vivo durante los segmentos de preguntas y respuestas
4
OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA
COMUNIDAD5
5
Mr Antonio Plascencia Jr
Director
Ms Andrea CantyProgram Specialist
Especialista de Programas
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
OFFICE OF PARENT AND COMMUNITY SERVICESOFICINA DE SERVICIOS PARA LOS PADRES Y LA
COMUNIDAD5
5
Mr Antonio Plascencia Jr
Director
Ms Andrea CantyProgram Specialist
Especialista de Programas
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
6
Participant Meeting NormsNormas para la reunioacuten de los participantes
We will keep students as a priority Mantendremos a los estudiantes como una prioridad
We will communicate respectfully monitoring our written words that you input in the lsquoQampArsquo so that we provide every participant with a safe and welcoming environment
Nos comunicaremos respetuosamente monitoreando nuestras palabras escritas que usted ingresar en el cuadro de QampA para que podamos proporcionar a cada participante un ambiente seguro y acogedor
We will use the online QampA webinar application feature to respectfully present questionsrelated to the topic in discussion They will be addressed throughout the workshop
Utilizaremos la funcioacuten web de preguntas y respuestas para plantear con respeto las preguntas relacionadas con el tema en discusioacuten
We will stay focused on the meeting topics
PermanecereacutePermaneceremos enfocados en los temas de la reunioacuten
6
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
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Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
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12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
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escuelas
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13
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Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Meet amp Greets Why are we hosting these
LAUSD seeks to develop family voice leadership and advocacy of school
Local District and central committee parent and family leaders
Meet amp Greet sessions will support parent and family leaders to be
informed co-decision-makers at their school sites and knowledgeable
advisors in Local District study groups and on district committees
Introducciones iquestPor queacute estamos
organizando estaacutes reuniones
LAUSD quiere desarrollar la voz de las familias el liderazgo y la abogaciacutea de la
escuela el distrito local y el comiteacute central de padres y liacutederes de la familia
Las sesiones de introducciones apoyaraacuten a los padres y a los liacutederes de la familia para que sean personas toma
de decisiones informadas en sus planteles escolares y asesores expertos en grupos de estudio del Distrito local y
en comiteacutes del distrito
7
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Presentation MaterialsMateriales de la Presentacioacuten
We will also post links in the ChatTambieacuten publicaremos los enlaces en el
chat
Go to Visite httpbitlyParentOrgDocs
8
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
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Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Learning
Objectives
9
Objetivos
para el
Aprendizaje
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
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Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
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que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
LEARNING OBJECTIVES
I Learn about partnership and communication between parent organizations with school staff
II Learn district fundraising policies and procedures to host successful and safe fundraisers and school events
III Learn about leasing and risk management policies and procedures
IV Understand key features of a PTSA PTO amp Booster Club
I Aprender sobre la asociacioacuten y comunicacioacuten entre las organizaciones de padres con el personal escolar
II Aprender las poliacuteticas y procedimientos de recaudacioacuten de fondos del distrito para patrocinar eventos escolares para recaudar fondos que sean seguros
III Conocer las poliacuteticas y procedimientos de arrendamiento y gestioacuten de riesgos
IV Comprender las caracteriacutesticas clave de un PTSA PTO y Booster Club (club de promotores)
10
OBJETIVOS PARA EL APRENDIZAJE
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
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school registrations
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Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
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13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
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bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
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lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
GREETINGS
FROM
YUBBLER
11
SALUDOS
DE
YUBBLER
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
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10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
School Supplies that Give Back to Schools
Summarybull Yubbler helps to fund kidsrsquo education by giving
back 50 of its profits each time parents amp
supporters buy supplies
bull Easy process ndash PTAsBooster ClubsSchools
bull Register and add school supply list for
gradeschool
bull Convenient and unique website for parents
amp supporters
bull Choose grade supplies competitive prices
amp shipping
bull Donations automatically generated when
parents amp supporters buy supplies (we give
back 50 of our profits)
bull Get started today httpswwwYubblercom
12
Resumenbull Yubbler ayuda a financiar la educacioacuten de los
nintildeos al devolver el 50 de sus ganancias cada vez que los padres y los partidarios compran uacutetiles
bull Proceso sencillo PTAClubes de booster escuelasbull Registrarse y agregar la lista de uacutetiles
escolares para el gradoescuelabull Sitio web praacutectico y uacutenico para padres y
partidariosbull Seleccione el nivel de grado los uacutetiles los
precios competitivos y el enviacuteobull Las donaciones se generan
automaacuteticamente cuando los padres y los partidarios compran uacutetiles (devolvemos el 50 de nuestras ganancias)
bull Empiece hoy mismo httpswwwYubblercom
Materiales escolares que aportan a las
escuelas
Special Offer for LAUSD only
bull 15 off - First purchase
bull $25 gift card ndash Random drawing of
10 attendees
bull $25 gift card ndash For each of first 10
school registrations
bull Bonus ndash Kids-in-Need Program amp
Social Impact Champions
bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
httpsbitlyYubbler-LAUSD-
impact
School Supplies
that Give Back to
Schools
13
Oferta especial soacutelo para LAUSDbull 15 de descuento - primera comprabull Tarjeta de regalo por $25 - rifa al azar de 10 asistentes
bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
bull Bonus Programa Kids-in-Need y Defensores de Impacto Social
bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
httpsbitlyYubbler-LAUSD-impactLuciano C Oviedo
lucianoyubblercom
707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
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10 attendees
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bull Sign up by May 31 2021 to learn
more
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bull Tarjeta de regalo por $25 - para cada una de las primeras 10 escuelas inscritas
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bull Inscriacutebase antes del 31 de mayo de 2021 Para obtener maacutes informacioacuten
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707 ndash 690 ndash 1087
Materiales escolares
que aportan a las
escuelas
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
LEARN ABOUT PARTNERSHIP amp
COMMUNICATION BETWEEN PARENT ORGANIZATIONS amp
SCHOOL STAFF
Learning Objective 1
14
APRENDER SOBRE LA ASOCIACIOacuteN Y LA
COMUNICACIOacuteN ENTRE LAS ORGANIZACIONES DE
PADRES Y LA ESCUELA
Objetivo 1 para el aprendizaje
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
15PARTNERSHIP
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
DirectorAdministracioacuten
Distrito LocalComunidad de Escuelas
Oficina Central
PTA PTO CLUB DE PROMOTORES (BOOSTER
CLUB)
ASOCIACIOacuteN
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
PTAPTOBOOSTER CLUBSbull Stay up to date with the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with principaladministrative designee
bull Maintain active officer and membership roster
bull Calendar your events at start of school year
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 school days prior to scheduled event
bull Work with the District to troubleshoot challenges as one team
PTAPTOCLUB DE PROMOTORES (BOOSTER CLUB)bull Manteacutengase al diacutea con el Estado de California
(formularios de declaracioacuten de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con el directordesignado administrativo
bull Mantener un registro activo de funcionarios y membresiacutea
bull Programar sus eventos al comienzo del antildeo escolar
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas escolares antes del evento programado
bull Trabajar con el Distrito para resolver los desafiacuteos como equipo
16
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Partnership amp Communication
Asociacioacuten y comunicacioacuten
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
PrincipalsAdministrationbull Collect evidence about the grouprsquos status with
the State of California (Tax forms)
bull Work collaboratively with PTA PTO Booster Clubs
bull Request the officer and membership roster
bull Calendar events at start of school year with your school groups
bull Submit fundraising leasing and risk management forms at least 15 business days prior to scheduled event
bull Be knowledgeable about ways your team can support members
DirectoresAdministracioacutenbull Recopilar evidencia sobre el estatus del grupo en
el Estado de California (Formularios de impuestos)
bull Trabajar en colaboracioacuten con PTA PTO Clubes de Booster
bull Solicitar el registro de funcionarios y membresiacutea
bull Programar eventos al comienzo del antildeo escolar con sus grupos escolares
bull Presentar formularios de recaudacioacuten de fondos arrendamiento y gestioacuten de riesgos por lo menos 15 diacuteas laborales antes del evento programado
bull Conocer las formas en que su equipo puede apoyar a los miembros
17
Partnership amp Communication
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Asociacioacuten y comunicacioacuten
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
bull Prior to sponsoring a fundraiser the school principal should receive and review copies of appropriate documentation showing independent legal status for groups such as
ndash Nonprofit or 501 (c)(3) status
ndash Tax identification number
ndash Proof of insurance which meets the insurance requirements as set forth by the Division of Risk Management and Insurance Services (see section IX for additional information)
ndash Registration status with the State of California Attorney General is ldquocurrentrdquo or ldquoregisteredrdquo
bull Maintain ongoing communication with parent groups to ensure forms and activities are completed in advance as well as see overall satisfaction of the partnership benefitting all school stakeholders including organization registration and use of httpsfundraisinglausdnet
bull Antes de patrocinar un evento de recaudacioacuten de fondos el director de la escuela debe recibir y revisar copias de la documentacioacuten apropiada que muestre el estatus legal independiente para grupos tales como
ndash Estatus como grupo sin fines de lucro o 501 (c)(3)
ndash Nuacutemero de Identificacioacuten Fiscal
ndash Comprobante de cobertura que cumple con los requisitos de cobertura establecidos por la Divisioacuten de Servicios de Gestioacuten de Riesgos y Seguros (Consulte la seccioacuten IX para obtener informacioacuten adicional)
ndash El estatus de registro con el Procurador General del Estado de California ya sea ldquoactualrdquo o ldquoregistradordquo
bull Mantener una comunicacioacuten continua con los grupos de padres para asegurar que los formularios y las actividades se completen por adelantado asiacute como abordar la satisfaccioacuten general de la asociacioacuten beneficiando a todos las partes interesadas de la escuela incluyendo el registro de la organizacioacuten y el uso dehttpsfundraisinglausdnet
18
Additional Fundraising Requirements
Requisitos adicionales para la recaudacioacuten de fondos
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
School and Central Office SupportCommitment to helping you complete fundraising forms (paper and online) and the process
bull School Administrative Assistant or School Financial Manager
bull Call your Local District Coordinating Financial Manager
bull For general information call (213) 481-3350 (Parent amp Community Services) or email at familieslausdnet
19
Fundraising Support
Principal Administration
Local District Community of
Schools Central Office
PTA PTO BOOSTER
CLUBS
Apoyo a la escuela y a la oficina centralCompromiso de ayudarle a completar los formularios de recaudacioacuten de fondos (en papel y en liacutenea) y con el proceso
bull Asistente administrativo de la escuela o el Gerente fiscal de la escuela
bull Llame a su Gerente de coordinacioacuten fiscal del Distrito Local
bull Para informacioacuten general llame al (213) 481-3350 (Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad) o enviacutee un correo electroacutenico a familieslausdnet
Apoyo a la recaudacioacuten de fondos
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
LEARN ABOUT FUNDRAISING POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 2
20
APRENDER SOBRE POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIOacuteN DE FONDOS
Objetivo 2 para el aprendizaje
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
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Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
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Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
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EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
OFFICE OF STUDENT BODY FINANCEOFICINA DE FINANZAS DEL ESTUDIANTADO
21
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
21
Sally NgovInterim Head Accountant
Contadora Principal Interina
Tess PinedaAccounting Manager
Gerente de Contabilidad
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
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Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
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This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
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Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
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Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
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Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Comparison of Parent Organizations According to
LAUSD Board Rules and Policies
22
Characteristics PTAPTSA PTO Booster Club
Independent Legal Status
Yes Yes Yes
Governed by State PTSA District
Yes No No
Students may participate in Fundraising Activities
Yes Yes No
Required Donations to Schools
Yes Yes No
Approval Process Required
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB)
School Administrator and Associated Student Body (ASB) if it is a school sponsored activity
Comparacioacuten de organizaciones de padres de acuerdo con las Normas y Poliacuteticas de
la Junta de Educacioacuten de LAUSD
Caracteriacutesticas PTAPTSA PTO Club de Promotores
(Booster Club)
Estatus Legal Independiente
Siacute Siacute Siacute
Regido por el Distrito Estatal de la PTSA
Siacute No No
Los estudiantes pueden participar en actividades de recaudacioacuten de fondos
Siacute Siacute No
Donaciones requeridas a las escuelas
Siacute Siacute No
Proceso de aprobacioacuten requerido
Administrador de la
Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y Cuerpo
Estudiantil Asociado
(ASB)
Administrador de la Escuela y
Cuerpo Estudiantil Asociado (ASB) si es una actividad
patrocinada por la escuela
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Other Characteristics of each Parent Organization
23
Characteristics
PTAPTSAs PTOs and Booster Clubs are not legally part of the Los Angeles Unified
PTAPTSAsA) Have a national structure that is organized by region and then by individual school unitsB) Have requirements for donations to schools and permitted types of activities that they must observe
PTOs and Booster ClubsA) Do not have the structure that PTAPTSA mandates These organizations were developed because they wanted more autonomy and did not want the PTAPTSA structure and requirementsB) Should be an option for parents so long as conditions are met for the best interest of the Los Angeles Unified and its students
Caracteriacutesticas
PTAPTSA PTO y Booster Clubs no son legalmente parte del Distrito Unificado de Los Aacutengeles
PTAPTSAA) Cuentan con una estructura nacional organizada por regiones y luego por unidades escolares individualesB) Tienen requisitos para donaciones a escuelas y tipos de actividades permitidas que deben seguir
PTO y Booster ClubsA) No tienen la estructura que la PTAPTSA requiere Estas organizaciones se desarrollaron porque queriacutean maacutes autonomiacutea y no queriacutean la estructura y los requisitos de PTAPTSAB) Deben ser una opcioacuten para los padres siempre que se cumplan las condiciones para el mejor intereacutes del Distrito Unificado de Los Aacutengeles y sus estudiantes
Otras caracteriacutesticas de cada organizacioacuten de padres
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
24
This online process also assists with completion of the risk review Event Itinerary insurance requirements
and vendor information
1) Visithttpsfundraisinglausdnet
2) Register and Sign In Main Portal Page
3) Monitor Approval Processbull Applicationsbull Approve Administratorbull Administrator
How to RegisterYour
Parent Organization
Coacutemo registrar aSu Organizacioacuten de padres
1) Visitehttpsfundraisinglausdnet
2) Registrarse e Iniciar Sesioacuten en el Portal Principal
3) Dar seguimiento al proceso de aprobacioacutenbull Solicitudesbull Aprobacioacuten por parte del administradorbull Administrador
Este proceso en liacutenea tambieacuten ayuda a completar la revisioacuten de riesgos Itinerario del evento requisitos de
la cobertura e informacioacuten del proveedor
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
25Please complete this process with at least 15 business days prior to your event date
bull School registers parent organization in system (Verify organization status)
bull Schedule and calendar fundraising events and activities with school administrators for the entire year
bull One officer from the PTA PTO or Booster Club creates an account at httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinate with principal for ASB to approve fundraisers (for MSHS)
bull Parent groups complete the online Fundraising Request Authorization Form for each eventfundraiser
bull The following forms will be uploaded to the online systembull Form 34 ndash Request for Authorizationbull For (Risk Finance) Program Itinerarybull List of vendors at the eventbull Certificates of Insurancebull Completed OEHS Checklistbull Request for Approval of Off- Site Special Event
bull Monitor application status by noting green checkmarks or red X
bull Once all forms are approved and complete you will receive notification from each department that approved your event
Step 1
Step 2
Step 3
Fundraising Overview
Complete este proceso con al menos 15 diacuteas laborables antes de la fecha del evento
bull La escuela registra la organizacioacuten de padres en el sistema (Verifica el estatus de la organizacioacuten)
bull Programar y calendarizar eventos y actividades de recaudacioacuten de fondos con los administradores escolares para todo el antildeo
bull Un funcionario del PTA PTO o Club de Booster crea una cuenta en httpsfundraisinglausdnet
bull Coordinar con el director para que ASB apruebe la recaudacioacuten de fondos (para intermediapreparatoria)
bull Los grupos de padres completan el Formulario de Autorizacioacuten de Solicitud de Recaudacioacuten de Fondos en liacutenea para cada eventorecaudacioacuten de fondos
bull Los siguientes formularios se entregaraacuten en el sistema en liacuteneabull Formulario 34 ndash Solicitud de autorizacioacutenbull Para (riesgos en cuanto a la financiacioacuten) Itinerario del programa bull Lista de proveedores en el eventobull Certificados de Segurobull Lista de comprobacioacuten de OEHS completadabull Solicitud de aprobacioacuten de evento especial fuera de las instalaciones
bull Dar seguimiento al estatus de la aplicacioacuten anotando las marcas de verificacioacuten verdes o la X roja
bull Una vez aprobados y completos todos los formularios recibiraacuten una notificacioacuten de cada departamento que haya aprobado su evento
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Resumen de la recaudacioacuten de fondos
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Fundraising Policy Bulletins and Reference Material
bull Important References
bull Student Body Finance Webpage httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies Governing School Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
bull Referencias Importantes
bull Paacutegina web de las Finanzas para el Estudiantado httpsachievelausdnetdomain849
bull Bulletin 16332 - Policies GoverningSchool Fund-Raising Activities of PTAs PTOs and Booster Clubs httpsbitly3fJ3nsb
26
Boletines de Poliacutetica de Recaudacioacuten de Fondos y
Material de Referencia
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
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Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
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Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Student Body Online Fundraising System Resources for Schools and Parent Groups
bull Online Fundraising Website httpsfundraisinglausdnet
bull School Training Portal video-httpslausdwistiacommediasuwu8v7ussm
bull Parent Training Portal videos Videos de capacitacioacuten para padres sobre el portal -httpslausdwistiacommedias6ussd0rdoo
bull Interoffice Memo Online Fundraising Parent Registry System -httpbitlyonlinefundraisingLAUSD
bull LAUSD Parent Organization Online Registration Application School User Guide-httpbitlyParentOrgUserGuideLAUSD
bull How to Submit a Financial Statement for School Fundraising - httpbitlyFundraisingEventLAUSD
27
Recursos del Sistema de Recaudacioacuten de Fondos en Liacutenea del Cuerpo Estudiantil para Escuelas y Padres
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
28
Fundraising Support StaffAccounting amp Disbursements Division
2020-21 Organization ChartStudent Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Deputy Chief Financial OfficerV Luis Buendia
ControllerJoy Mayor
Provide administrative oversight and management of student body financial activities in schools
DirectorSimon Ho
Accounting ManagerTess Pineda
Responsible for the technical supervision and training of Financial Managers and School Administrative Assistants with regard to student body activities in schools
Local District Coordinating Financial Managers
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD East)Akinyemi Abiodun (LD South)Ovanes Shaginyan (LD NE)Connie Owens (LD West)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Review and approval of fundraising activities at schools
Personal de Apoyo para la Recaudacioacuten de Fondos
Divisioacuten de contabilidad y desembolsosOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Director Financiero AdjuntoV Luis Buendiacutea
ReguladorJoy Mayor
Proveen supervisioacuten administrativa y administracioacuten de las actividades financieras del cuerpo estudiantil en las escuelas
DirectorSimon Ho
Gerente de contabilidadTess Pineda
Responsable de la supervisioacuten teacutecnica y capacitacioacuten de los Gerentes Financieros y Asistentes Administrativos Escolares en relacioacuten con las actividades del cuerpo estudiantil en las escuelas
Gerentes de la Coordinacioacuten Fiscal en los Distritos Locales
Sheri Butler (LD Central)Evangeline Navarro (LDNW)Rosi Haftevani (LD Este)Akinyemi Abiodun (LD Sur)Ovanes Shaginyan (LD Noreste)Connie Owens (LD Oeste)Sally Ngov (SpEdContOppDACE)
Revisioacuten y aprobacioacuten de actividades de recaudacioacuten de fondos en las escuelas
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
29
Local District
Name Email Phone
NorthwestEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NortheastOvanesShaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
West Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
East Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SouthAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpEdContinuationOpportunityDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
StudentBody Finance Support
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Student Body Finance Support Staff Contact Information
Distrito Local
Nombre Email Teleacutefono
NoroesteEvangeline Navarro
evangelinenavarrolausdnet
(818) 654-3709
NoresteOvanes Shaginyan
ovanesshaginyanlausdnet
(818) 252-5479
Oeste Connie Owensconnieowenslausdnet
(310) 914-2116
Central Sheri Butler sbutlerlausdnet (213) 241-1918
Este Rosi Haftevanirosihaftevanilausdnet
(323) 224-3319
SurAkinyemi Abiodun
axa4139lausdnet (310) 354-3496
SpedContinuacioacutenOportunidadDACE
Sally Ngov sallyngovlausdnet (213) 241-2163
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Tess Pineda tesspinedalausdnet (213) 241-0781
Informacioacuten de contacto del personal de apoyo para las finanzas para el estudiantado
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
30
QuestionsiquestPreguntas
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
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PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
LEARN ABOUT LEASING AND RISK MANAGEMENT POLICIES AND PROCEDURES
Learning Objective 3
31
CONOCER LAS POLIacuteTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGOS
Objetivo 3 para el aprendizaje
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
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Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
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Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
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Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
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Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
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QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Leasing Overview -COVID-19 Guidance for
School Facilities
bull In-person and school site activities are not permitted by the LA County Department of Public Health (DPH)
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Las actividades en persona y en el plantel escolar no son permitidas por el Departamento de Salud Puacuteblica del Condado de Los Aacutengeles (DPH)
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
32
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
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Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
LEASING AND RISK MANAGEMENTARRENDAMIENTO Y GESTIOacuteN DE RIESGO
33
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
33
Joseph Encarnacion
Insurance Coordinator
Department of Risk Management
Coordinador de Seguros
Departamente de Gestioacuten de Riesgo
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
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Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
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PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
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San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
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httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
34
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
Link to Request for Facilities Use Form httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de
COVID-19 para las Instalaciones Escolares
Enlace al formulario de solicitud de uso de instalacioneshttpbitlyFacilityUseRequestLAUSD
35
Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
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Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
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Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
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Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
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EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
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Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
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QuestionsiquestPreguntas
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Thank YouiexclGracias
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Leasing Overview - COVID-19 Guidance for School Facilities
The types of permits and licenses include (but are not limited to)
bullCivic Center PermitsAllows for the use of school facilities in conformance with California Education Code and the Board of Education rules for supervised recreational activities meetings and public discussion without disruption to regular school activities
bullLicense AgreementsFor the uses and the organizations that do not fall under the Civic Center qualifications a license for use of school district facilities may be issued through Leasing and Space Utilization
Los tipos de permisos y licencias incluyen (pero no
se limitan a)
bullPermisos de Centro CiacutevicoPermite el uso de las instalaciones escolares de conformidad con el Coacutedigo de Educacioacuten de California y las normas de la Junta de Educacioacuten para actividades recreativas supervisadas reuniones y discusioacuten puacuteblica sin interrumpir las actividades escolares regulares
bullAcuerdos de licenciaPara los usos y las organizaciones que no caen bajo los criterios del Centro Ciacutevico una licencia para el uso de las instalaciones del distrito escolar puede ser emitida a traveacutes de Arrendamiento y Utilizacioacuten del Espacio
httpswwwlaschoolsorgnew-sitefacility-use
Repaso general sobre el arrendamiento -Pautas de COVID-19
para las Instalaciones Escolares
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Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
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Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
36
Leasing Staff and Responsibilities
LAUSD Leasing Department2020-21 Organization Chart
Student Body Finance Support
District Offices Responsibilities
Albert
Grazioli
Director
All uses of District facilities by third parties for non-fundraisers must be authorized by a written agreement or permit issued by the Board of Education or their authorized designee prior to such use (Paper Application)
Facilities
Services Div
Users wishing to request the use of District facilities should download a Request for Facilities Use (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) complete it to the best of their ability and submit it by email to facilities-uselausdnet
Support StaffNancy Vasquez
Realty AgentSteven Cotton Realty Agent
Please call (213) 241-6785 if you have any questionsAdditional resourceBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use of School Facilities -httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
Personal de arrendamiento y responsabilidades
Departamento de Arrendamiento del LAUSDOrganigrama 2020-21
Apoyo de finanzas para el estudiantado
Oficinas del Distrito Responsabilidades
Albert Grazioli
Director
Todos los usos de las instalaciones del Distrito por terceras partes para no-recaudadores de fondos deben ser autorizados por un acuerdo escrito o permiso emitido por la Junta de Educacioacuten o su designado autorizado antes de tal uso (Solicitud a papel)
Divisioacuten de
Servicios de
Instalaciones
Los usuarios que deseen solicitar el uso de las instalaciones del Distrito deben bajar una Solicitud de Uso de Instalaciones (httpbitlyFacilityUseRequestLAUSD) completarla al mejor de sus posibilidades y enviarla por correo electroacutenico a facilities-uselausdnet
Personal de ApoyoNancy Vaacutesquez
Agente InmobiliarioSteven Cotton Agente Inmobiliario
Por favor llame al (213) 241-6785 si tiene alguna preguntaRecurso adicionalBulletin 68941 ndash Procedures for 3rd Party Use ofSchool Facilities - httpbitlyThirdPartyUseLAUSD
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
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PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
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Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
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Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
37
Risk Management Responsibilities
Office of Risk ManagementRisk Control Unit
2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgoUnidad de Control de Riesgo
Organigrama de 2020-21
Responsibilities Responsabilidades
The Risk Management is responsible reviewing the scope of activities and provides appropriate insurance requirements and advisory to facilitate a safe event
La Gestioacuten de Riesgos es responsable de revisar el alcance de las actividades y proporciona los requisitos de cobertura y asesoramiento adecuados para facilitar un evento seguro
Some of the programs we review areFacilities Use Field TripsCivic Center Special Events
Algunos de los programas que revisamos sonUso de instalaciones PaseosCentro Ciacutevico Eventos especiales
Phone Number (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Nuacutemero de teleacutefono (213) 241-0329
Email riskfinancelausdnet
Responsabilidades de gestioacuten de riesgos
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Example School Fundraiser
Risk Finance Review (riskfinancelausdnet)
Third party vendors
(PTAPTO Boosters Included)
Insurance compliance review
Vendor will correct
insurance for compliance
Not compliant
Compliant
Yes No
Documentation needed1 Application 6 34-EHJ-8-2 Vendor List3 Itinerary 4 Certificates of Insurance5 OEHS Checklist
Equipment or chemical use will require OEHS review
Please review OEHS Checklist
Approved ndashemail to Facilities PlanningLeasing
School Applicant
Approved -email Facilities
principal or sponsor
Timely response and compliance from vendors will ensure quicker review
Including all documentation at the beginning of the process help save time
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Revisioacuten de la financiacioacuten del riesgo
(riskfinancelausdnet)
iquestProveedores
externos (Incluye
PTAPTOMiembros de
Club de Promotores
)
Revisioacuten del cumplimiento de los seguros
El proveedor corregiraacute el
seguro para el cumplimiento
No en acatamiento
En acatamiento
Siacute No
Documentacioacuten necesaria1 Aplicacioacuten 6 34-EHJ-82 Lista de proveedores3 Itinerario 4 Certificados de Seguro5 Lista de comprobacioacuten de OEHS
El equipo o el uso de productos quiacutemicos
requeriraacute la revisioacuten de OEHS Revisar la lista de comprobacioacuten de OEHS
Aprobado ndashEnviar correo electroacutenico a
Planificacioacuten de instalacionesArrendamientoEscuelaSolicitante
Aprobado Enviar un
correo electroacutenico a instalaciones
director o patrocinador
La respuesta y el cumplimiento oportunos de los proveedores garantizaraacuten una revisioacuten maacutes raacutepida
Incluir toda la documentacioacuten al principio del proceso ayuda a ahorrar tiempo
Ejemplo Recaudacioacuten escolar de fondos
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Risk Management Fundraising Guidelines ndash
COVID -19
bull In person and school site activities are not permitted by the Department of Public Health
bull Los Angeles Unified will communicate when non-academic activities resume
bull Permitted fundraisers at the LosAngeles Unified include the following
ndash Grab N Go at Restaurantsndash Online Sales
bull El Departamento de Salud Puacuteblica no permite actividades en persona o en el plantel escolar
bull El Distrito Unificado de Los Aacutengeles se comunicaraacute cuando se reanuden las actividades no acadeacutemicas
bull Las recaudaciones de fondos permitidas en el Distrito Unificado de Los Aacutengeles incluyen las siguientes
ndash Comida para llevar de restaurantesndash Ventas en liacutenea
40
Directrices para la recaudacioacuten de fondos por parte de la Gestioacuten de Riesgos ndash COVID -19
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
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Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Sample Certificates of
Insurance
Sample Food Handler Tax
Registration and Public Health Certificates
Risk Management Policies
41
Ejemplos de Certificados de
Cobertura
Muestra de certificados de
manipulador de alimentos registro
fiscal y salud puacuteblica
Poliacuteticas de gestioacuten de riesgos
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
42
Risk Management StaffOffice of Risk Management
Risk Control Unit2020-21 Organization Chart
Oficina de Gestioacuten de RiesgosUnidad de Control de Riesgos
Organigrama 2020-21
District Offices Oficinas del Distrito
Janice Sawyer Business Manager Janice Sawyer Gerente de Negocios
Joseph Encarnacion Insurance Coordinatorjencarnacionlausdnet
Joseph Encarnacioacuten Coordinador de Segurosjencarnacionlausdnet
Support StaffSchool Special Events ndash Danielle LimField Trips ndash Keith HernandezCivic Center ndash Sherrie QuinnLeasingPermits - Becky Mihm amp Christianna Smith
Personal de ApoyoEventos Especiales Escolares ndash Danielle LimPaseosndash Keith HernaacutendezCentro Ciacutevico ndash Sherrie QuinnArrendamientoPermisos - Becky Mihm y Christianna Smith
Personal de gestioacuten de riesgos
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
UNDERSTAND KEY FEATURES OF A PTA PTO amp BOOSTER CLUB
Learning Objective 4
43
COMPRENDER LAS CARACTERIacuteSTICAS CLAVE DE UNA PTA PTO Y BOOSTER CLUB
Objetivo 4 para el aprendizaje
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIOS DE LAS ORGANIZACIOacuteN DE PADRES
44
Silvia Barba10th District PTA
President
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
44
Barbara Smith31st District PTA
President
Kimberly Amado 31st District PTSAVice President of
Leadership
Anvi KevanyPresident
Highlands Council of PTAs
Tax Info Center Tenth District PTSA
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Mission of California State PTA
To positively impact the lives of all children and
families The PTA is the largest volunteer
advocacy association working exclusively on behalf of all children
For more than 120 years PTA has promoted the education health and safety of children youth and families
Misioacuten de la PTA de California
Impactar positivamente la vida de todos los nintildeos y las familias
La PTA es la asociacioacuten maacutes grande de apoyo voluntario que trabaja exclusivamente en nombre de todos los nintildeos
Durante maacutes de 120 antildeos la PTA ha promovido la educacioacuten la salud y la seguridad de los nintildeos los joacutevenes y las familias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
PTArsquos Area of Focus
Student and School Success mdash All students should receive a world-class education that prepares them for long-term success in college and careers
Health and Safety mdash Every child should have a healthy and safe place to live learn and thrive
Arts and Culture mdash Every child should receive a well-rounded education with access to arts and cultural opportunities
Advocacy mdash All families should be at the table and empowered to advocate for their own and every child
Aacuterea de enfoque de la PTA
Eacutexito estudiantil y escolar mdash Todos los estudiantes deben recibir una educacioacuten de clase mundial que los prepare para el eacutexito a largo plazo en la universidad y las carreras
Salud y seguridad mdash Cada nintildeo debe tener un lugar saludable y seguro para vivir aprender y prosperar
Arte y Cultura mdash Todos los nintildeos deben recibir una educacioacuten completa con acceso a las artes y a las oportunidades culturales
Abogaciacutea mdash Todas las familias deben ser incluidas y facultadas para abogar por sus propios hijos y por cada uno de ellos
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
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Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Who we serve
55 of PTAs serve Title I schools
59 of students we serve are students of color
71 of PTAs serve elementary schools
$400K+ in grants awarded to PTAschools for program efforts
69 of dues are spent on programs for PTAs and families
Proporcionamos servicios a
El 55 de las PTA atienden a escuelas del Tiacutetulo I
El 59 de los estudiantes que atendemos son estudiantes de color
El 71 de las PTA atienden a las escuelas primarias
$400K+ en subsidios otorgados a PTAescuelas para los esfuerzos del programa
El 69 de las cuotas se gastan en programas para PTA y las familias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
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San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
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httpswwwfacebookcom31stdistptsa
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10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
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Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
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Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
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Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
Introduction to PTA structure
Introduccioacuten a la estructura de PTA
Unit Association ndash Attended by PTA members and guests Duties of Association are to approveratify all expenditures approve allcontracts events programs fundraisers adopt the budget adopt the audit reports elect officersUnidad de la asociacioacuten- Los miembros de la PTA y visitantes asisten Las cuotas de la asociacioacuten son para aprobarratificar todos los gastos aprobar todos los contratos eventos programas recaudacioacuten de fondos aprobar el presupuesto aprobar los informes de auditorias elegir a funcionarios
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
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31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
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10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
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PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
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Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
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Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
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Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
49
PTAHow to Start a PTA
Administration would assemble a thoughtful and committed group of parents and invite the 31st District PTA to come do a presentation on PTA
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
There are three meetings that are held
One to introduce the idea of PTA and see if there is support for it
The second one held with a small group of strong parent leaders to write the bylaws of the PTA
A third meeting to hold elections and collect membership dues
sect Additional Information
sect Set up a 501C non-profit This happens behind the scenes by the District and CAPTA
sect While the school would have a PTA from that point until all the Federal ID State ID Charitable Trust numbers etc are established no fundraising could happen because you need all those things to open a bank account
sect The PTA would be established and a core group of volunteers can start serving their schools community with service projects
sect They can be trained on how to do their jobs and start to meet the needs of the school
iquestCoacutemo iniciar una PTA La administracioacuten reuniriacutea a un grupo de padres reflexivos y
comprometidos e invitariacutea a la PTA del Distrito 31st a hacer una presentacioacuten sobre la PTA
Primero para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para esto
Se realizan tres reuniones
Primera para introducir la idea de PTA y ver si hay apoyo para ella
La segunda se lleva a cabo con un pequentildeo grupo de liacutederes de padres fuertes para escribir los estatutos de la PTA
Una tercera reunioacuten para celebrar elecciones y recaudar cuotas de membresiacutea
sect Informacioacuten Adicional
sect Crear un 501C sin fines de lucro Esto sucede entre bastidores por el Distrito y el CAPTA
sect Mientras que la escuela tendriacutea una PTA desde ese punto hasta que se establezcan todos los nuacutemeros de identificacioacuten federal identificacioacuten estatal organizacioacuten beneacutefica etc no podriacutea suceder ninguna recaudacioacuten de fondos porque se necesitariacutean todas esas cosas para abrir una cuenta bancaria
sect Se estableceriacutea la PTA y un grupo central de voluntarios puede comenzar a servir a la comunidad de sus escuelas con proyectos de servicio
sect Pueden ser entrenados en coacutemo hacer su trabajo y comenzar a satisfacer las necesidades de la escuela
Contact Us
31th District PTSA
San Fernando Valley Sunland Tujunga
8183443581
http31stdistptsaorg
httpswwwfacebookcom31stdistptsa
secretary31stdistgmailcom
10th District PTSAhttpswwwtenthdistrictptsaorg2137457114 httpswwwfacebookcomTenthDistrictPTSA
httpscaptaorg httpswwwptaorg
Comuniacutequese con nosotros a
PARENT ORGANIZATION PARTNERSSOCIAS DE ORGANIZACIONES DE PADRES
51
Oficina de Servicios para los Padres y la Comunidad
51
Esther HatchDodson MS and Magnet Booster
Lomita ES and Magnet PTASan Pedro HS VAPA Magnet
Booster Presidentecepedahatchlausdnet
Geraldine Hernandez-AbisrorCo-President
Encino Elementary E-Team PTO Inc
wwwencinoelementarynet
52
Parent Teacher Organizations
Encino ES PTO Giving Back
Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
Encino ES PTO en su labor de beneficiar a la escuela
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
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bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
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ACTIVITY
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ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
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2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
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bull Drive in movie - families stay in their car
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Organizacioacuten de Maestros y Padres de Familia
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Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
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Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
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ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
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How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
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Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
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Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
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ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
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2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
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Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
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Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
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How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
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Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
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Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
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bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
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Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
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ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
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Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
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bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
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ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
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ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
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How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
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Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
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Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
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bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
bull Ropa de orgullo escolar
60
Evaluation
Please click on the link below or use the QR codeFavor de hacer clic en el enlace o usar el coacutedigo QR
httpbitlyPTAPTOBOOSTER
Evaluacioacuten
61
QuestionsiquestPreguntas
62
Thank YouiexclGracias
53
Parent Teacher Organizations (PTO)
Definition
A local independent parent group Gives parents and teachers the opportunity to work together to supplement and enrich the educational experience
ndash Structure and Officers
bull Bylaws
bull 501c3 ndash Tax Exempt Status
ndash Insurance
ndash Insurance Cost -PTO Today insurance rates range from $399 to $731
ndash Total Cost
ndash Set up GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business)
ndash Bylaws Create Bylaws
ndash Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation
ndash Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice)
ndash Website httpswwwptotodaycom
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
Definicioacuten
Un grupo de padres local e independiente da a los padres y maestros la oportunidad de trabajar juntos para complementar y enriquecer la experiencia educativa
ndash Estructura y funcionarios
bull Estatutos
bull 501c3 ndash Estado exento de impuestos
ndash Seguro
ndash Costo del Seguro -PTO Hoy las tarifas del seguro van desde $399 a $731
ndash Costo total
ndash Establecer OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas)
ndash Los estatutos crean estatutos
ndash Los escrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten
ndash iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (ejemplo el Departamento de Justicia de California)
ndash Sitio webhttpswwwptotodaycom
54
Parent Teacher Organizations (PTO)
How to Set Up a PTO
GET EIN from IRS Obtain a Federal Employment Identification Number (EIN) (like social security for business) Bylaws Create Bylaws Articles of Incorporation Become a legal entity Incorporation Tax Exemption Why become an official 501(c)(3) organization How to register in your state (ie California Department of Justice ndash DOJ)
Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
policies amp procedures Obtain Licenses Permits Insurance
Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
poliacuteticas y procedimientos financieros Obtener Licencias Permisos Seguros
55
Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
56
Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
57
EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
58
La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
59
Pre-Covid
bull Drive in movie - families stay in their car
bull Charleston Wrap and others have a virtual fundraising option
bull Many direct sale companies Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc can dofundraisers online or via Facebook
bull School Spirit Wear
Ideas para recaudar fondos antes y durante COVID-19
bull Autocine- las familias se quedan en su carro
bull Charleston Wrap y otros tienen una opcioacuten virtual de recaudacioacuten de fondos
bull Muchas compantildeiacuteas de venta directa Tupperware Origami Owl Pampered Chef etc pueden hacer recaudaciones de fondos en liacutenea o a traveacutes de Facebook
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Financials and Important Documents Open Bank Account Signers- President
amp Treasurer Keeping Books Establish financial
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Organizacioacuten de Padres y Maestros (PTO)
iquestCoacutemo establecer una PTO
OBTENER EIN DEL IRS Obtener un Nuacutemero federal de identificacioacuten de empleo (EIN) (como el nuacutemero de seguro social para empresas) Estatutos Crear estatutosEscrituras de constitucioacuten Convertirse en una entidad legal incorporacioacuten iquestExencioacuten de impuestos iquestPor queacute convertirse en una organizacioacuten oficial 501(c)(3) Coacutemo registrarse en su estado (Es decir el Departamento de Justicia de California [DOJ])
Finanzas y documentos importantes Abrir cuenta bancaria Firmantes-
Presidente y Tesorero Coacutemo llevar los registros Establecer
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Booster Clubs
Definitionbull A booster club is an organization that is
formed to support an associated club sports team or organization The booster club can support this through raising funds or coordinating events
ndash Structure and Officersbull Develop bylawsbull Create a board of directors
ndash Key person must be willing to submit personal information
bull Write the Articles of Incorporationbull Contract a Certified Public Accountant (CPA) to
submit forms
Club de Promotores (Booster Club)
Definicioacutenbull Un club booster es una organizacioacuten que
se forma para apoyar a un club asociado equipo deportivo u organizacioacuten El club de booster puede apoyar esto a traveacutes de la recaudacioacuten de fondos o la coordinacioacuten de eventos
ndash Estructura y funcionariosbull Desarrollar estatutosbull Crear una junta directiva
ndash La persona clave debe estar dispuesta a enviar informacioacuten personal
bull Escribir las Escrituras de constitucioacutenbull Contratar a un Contador Puacuteblico Certificado
(CPA) para presentar formularios
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Booster Clubs
bull Fundraises
bull Profit Sharing
bull Autonomy
bull Recaudacioacuten de fondos
bull Reparto de beneficios
bull Autonomiacutea
Club de Promotores (Booster Club)
EXPLORE SAMPLE SCENARIOS TO PRACTICE
ACTIVITY
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EXPLORAR SITUACIONES HIPOTEacuteTICAS PARA PRACTICAR
ACTIVIDAD
School A has a PTA organization who is hosting aGrab N Go at Shakeys Restaurant and they willgive the school 20 of all sales for patrons whocome in with the school flyer between the hoursof 12 noon and 800 pm
What is required1 Coordinate the activity with your partner ndash
school administrator and parentorganization
2 Complete the Student Finance registry foryour eventbull Grab N Go at Restaurants
Fundraising Ideas During CalibriCOVID-19
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La Escuela A tiene una organizacioacuten de PTA queestaacute patrocinando un evento de comida parallevar el Restaurante Shakeys y le daraacuten a laescuela el 20 de todas las ventas para losclientes que vienen con el volante de la escuelaentre las horas el mediodiacutea y las 800 pm
iquestQueacute se requiere1 Coordinar la actividad con su colega- el
administrador de la escuela y organizacioacutende padres
2 Completar el registro de finanzas delestudiantado para su eventobull Comida para llevar de restaurantes
Ideas para recaudar fondos durante CalibriCOVID-19
Fundraising Ideas pre and during COVID-19
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Pre-Covid
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