REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA
FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA.
“EXCELENCIA EDUCATIVA ABIERTA AL PUEBLO” UNEFA.
NÚCLEO GUÁRICO – SEDE TUCUPIDO.
ING. SISTEMAS D5-1
“IMPLEMENTAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
INFORMACIÓN EN LA EMPRESA INVERSIONES NEUMAGRO
UBICADA EN VALLE DE LA PASCUA EDO - GUÁRICO”.
Tutor: Richard Ruiz Autor(es):
González, Emily
C.I 21.312.411
Valera, Michelle
C.I 24.240.654
Morales, Ángela
C.I: 24.240.316
TUCUPIDO, FEBRERO 2013
INDICE
ii.Introducción
1. Capítulo I: el problema.
1.1 Planteamiento del problema.
1.1.2 Objetivos.
1.1.2.1 Objetivo General.
1.1.2.2 Objetivos específicos.
1.1.3 Justificación.
2. Capítulo II: Marco teórico
2.1 Antecedentes
2.2 bases teóricas
2.2.1 sistemas de información (S.I)
2.2.2 Sistemas de información administrativas
2.2.2.1 características del SIA
2.2.3 En las organizaciones
2.2.4 El SIF
2.3 definiciones de términos Básicos
3. Capítulo III: Marco metodológico
3.1 Tipo y diseño de la investigación
INTRODUCCION
La implementación de sistemas de información en las empresas
actualmente han sido un gran avance en cuanto al manejo de la información que
se refiere a transacciones, base de datos, proyecciones a largo y corto plazo,
implementación de estrategias de todo tipo, entre otras. La globalización de la
información con el uso del internet ha permitido el flujo constante de este y la
efectividad de la misma que se traduce en un buen servicio oportuno en la
manipulación de los datos.
Es importante destacar que, es necesario conocer cuáles son las funciones
del sistema de información y las maneras de evaluarlo lo cual permite brindar
calidad a los sujetos implicados en este ciclo de vida y que permiten su
manipulación a tiempo y de forma eficaz.
Actualmente, la información se ha convertido en un recurso vital para las
organizaciones, por lo que debe ser objeto administrarla de forma que permita
asegurar su correcto uso. En este mismo orden de ideas, surge la necesidad de
desarrollar sistemas de información, los cuales han tenido un gran uso dentro de la
sociedad y además una gran influencia en todos los ámbitos: social, cultural,
económico y educativo; particularmente, ésta última ha aprovechado los
beneficios aportados por este gran recurso, razón por la cual, en la actualidad son
muchas las instituciones de educación que hacen uso de redes para poder realizar
sus procesos acorde con el trabajo que realizan, lo cual representa un gran avance
para el mismo, sobre todo cuando las instituciones de educación necesitan
demostrar ante las otras instituciones sus ventajas y avances en cuanto al uso de
las tecnologías modernas.
El desarrollo de la investigación se presenta a través de tres capítulos en
los cuales se expone la problemática del objetivo del estudio, sus aspectos teóricos
y el desarrollo de los antecedentes correspondientes; el análisis del tipo de diseño
de la investigación así como también una propuesta de solución al problema en
cuestión.
Capítulo I El Problema: Comprende los aspectos relativos a la
problemática del estudio, justificación de la investigación, así como el objetivo
general y los objetivos específicos, lo cual permite tener una visión general de la
situación bajo estudio.
Capítulo II Marco Teórico: En el desarrollo de la investigación se hace un
análisis de los antecedentes relacionados con el objetivo del estudio. También se
precisan las bases teóricas de la investigación así como también la
fundamentación teórica que sustenta la misma.
Para finalizar, se presenta el Capítulo III Marco Metodológico: Con el
desarrollo de esta fase del estudio se explican los aspectos relativos al tipo y
diseño de la investigación.
CAPITULO I
El problema
1.1 Planteamiento del Problema
Durante los últimos años los sistemas de información han avanzado
considerablemente formándose así como fuentes estructurales y lógicas para el
desarrollo de cualquier organización y en un eje central de avance empresarial, se
considera como un nivel de competencia que las organizaciones accedan a los
avances tecnológicos de la información ya sea en recurso humano o material para
poder ser competitiva en un mercado que cada día ofrece mayor competitividad
con eficiencia, eficacia y optimización de procesos. Los sistemas de
información son un conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad u objetivo.
Además de realizar procedimientos de forma sistemática y ordenada se ha
convertido en algo totalmente indispensable dentro de la organización, un sistema
permite reunir toda la información procedente tanto de su interior como de su
exterior y ponerla a servicio de cualquier otro elemento del sistema que lo necesite
e informar a otras organizaciones del entorno.
El sistema de información de una empresa es el punto básico para una
buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos
desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al
proceso de decisiones.
Es por ello que hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa,
contar con un sistema de información adecuado y eficaz que le permita planificar,
controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las
decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.
Cuando en una organización los sistemas de información administrativos
no cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar completamente
estas operaciones de forma automatizada, se generan conflictos y se interrumpe el
normal desarrollo de las operaciones.
Tal es el caso de la empresa comercial “Inversiones Neumagro”, la cual
realiza procesos administrativos para la venta de cauchos para automóviles,
camiones y cauchos agropecuarios, estos procesos se llevan a cabo a través del
sistema A2 administrativo básico el cual resuelve con eficiencia y sencillez todos
los procesos que permiten automatizar las ventas, facturar productos y servicios,
administrar los cierres de caja en múltiples formas de pago, operar con los lectores
de código de barra, incorporar claves de acceso por cajero y supervisor y obtener
estadísticas de ventas.
A pesar de que este sistema cuenta con todas estas herramientas, no
satisface por completo las necesidades de la empresa con respecto a los
almacenes, ya que no posee una herramienta adicional que permita clasificar el
inventario en secciones (almacenes). Por esta razón, los procesos de gestión de
inventario de cada almacén deben realizarse de forma manual, lo que genera
dentro de la empresa pérdida de tiempo al momento de localizar la ubicación de
cada producto, en este caso los diferentes tipos de caucho; reclamaciones por parte
de los clientes y reducción en la productividad.
Todo lo expuesto trae como consecuencia la necesidad de requerir de un
nuevo sistema de información administrativo que permita dar respuestas
sistemáticas a los requerimientos presentados por la empresa “Inversiones
Neumagro”, para de esa forma lograr la optimización del flujo de trabajo y la
productividad en el mercado empresarial.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema administrativo de información en la empresa
“Inversiones Neumagro” ubicada en Valle de la Pascua Edo. Guárico.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir la situación de los procesos administrativos y contables
aplicados en la empresa “Inversiones Neumagro”.
Identificar las fortalezas y debilidades del actual proceso administrativo
contable.
Implementar el sistema propuesto en la empresa “Inversiones
Neumagro”.
Recomendar a los usuarios acerca del Sistema Administrativo SIF.
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
En la actualidad muchas empresas hacen uso de la herramienta tecnológica
con el fin de mejorar sus servicios al cliente, ya que la implementación de
sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener
grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y
tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es
necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo
acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.
En tal sentido la presente investigación surge de la necesidad de
implementar un nuevo sistema de información que permita mejorar el proceso de
gestión de inventario en la empresa “Inversiones Neumagro”, lo cual generaría
fluidez en los procesos administrativos, eficiencia en el control de inventario,
mejor atención al cliente, y aumento de la productividad.
CAPÍTULO II
Marco teórico
Antecedentes de la Investigación
En este capítulo se describen los aspectos teóricos de la investigación,
permitiendo su ubicación en el contexto teórico específico, en el mismo se
desarrollan los antecedentes, las bases teóricas y las definiciones de términos
básicos que sirven como base al estudio en cuestión.
De acuerdo a la bibliografía revisada referente al objeto de estudio se
encontraron las investigaciones que sirven de referencia a la problemática
planteada, entre estos se tienen:
Ramos, D. (2011), “Implementación de un Sistema Automatizado para la
Gestión de los Procesos Administrativos de la Delegación de Planificación de la
Universidad de Oriente Núcleo Monagas”. El presente trabajo de investigación
tiene como objetivo implementar un sistema automatizado para la gestión de los
procesos administrativos de la delegación núcleo Monagas específicamente para
el registro, recepción, seguimiento y control de los proyectos que son incluidos en
el plan operativo anual de la institución. El logro del mismo busca dar la
respuestas a la necesidad planteada en la delegación, agilizando los procesos y
dando respuestas rápidas y oportunas, en relación con el desarrollo, se inclino
hacia los perfiles del tipo de investigación de campo apoyada en un nivel
descriptivo, se utilizo como técnica de recolección de datos las entrevistas no
estructuradas, la observación directa y la investigación documental con el
propósito de obtener información confiable, precisa y veraz, basándose en el
análisis de contenido como técnica de procesamiento de la información.
La vinculación del presente trabajo de grado se debe a que éste exhibe
algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo, como agilizar los
procesos administrativos facilitando respuestas inmediatas, así como también su
metodología.
Por su parte, Vera, B. (2006), “Implementación de sistemas erp, su
impacto en la gestión de la empresa e integración con otras tic”. En su
investigación presenta como objetivo determinar cuáles son las motivaciones que
tienen las empresas para su implementación. Conocer cuáles son las principales
áreas y niveles jerárquicos que deciden su adquisición e implantación. Con
particular atención se ha observado el grado de participación en este proceso
como en el resultado final tanto la función contable financiera como la de sus
ejecutivos. Finalmente conocer cuál es el nivel de integración de este tipo de
sistema con otras tecnologías presentes en la empresa. Adicionalmente conocer
los beneficios esperados versus beneficios tangibles observados y cuantificar en
alguna medida el impacto en la estructura organizacional por efectos de la
implementación y posterior utilización por la empresa.
En relación con esta tesis se enfatiza el impacto que ocasiona la
implementación de un sistema de información en la empresa, lo que permite
facilitar el estudio para la realización de este proyecto.
BASES TEÓRICAS.
2.2.1 SISTEMAS DE INFORMACION.
Un sistema de información es el conjunto de elementos que interactúan
entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa.
Según Kenneth Laudon y Janes Laudon (1995), en su libro de
Administración de los Sistemas de Información definen un Sistema de
Información de la siguiente manera:
Un Sistema de Información puede definirse técnicamente como un
conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,
almacenar y distribuir la información para apoyar toma de decisiones y el control
en una institución. Además, para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y
el control, los Sistemas de Información pueden también ayudar a los
administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones
complejas y crear nuevos productos. (p.08). (Disponible en:
http://books.google.co.ve/books?
id=PmnhMJpfsu8C&pg=PA479&lpg=PA479&dq=sisteMAS+DE+INFORmacion
+segun+Seg
%C3%BAn+Kenneth+Laudon+y+Janes+Laudon+(1995&source=bl&ots=9fyYO
BNDiL&sig=X-seXn2G5u1uIZ-
M8tbssKtCEFk&hl=es&sa=X&ei=c5kRUY7aEJOG9gTFqID4BA&ved=0CCoQ
6AEwAA#v=onepage&q=sisteMAS%20DE%20INFORmacion%20segun
%20Seg%C3%BAn%20Kenneth%20Laudon%20y%20Janes%20Laudon
%20(1995&f=false)
2.2.2 SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (S.I.A).
La información es la base de la función de control administrativo.
Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta,
en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es
la ejecución eficaz de la tarea.
Un sistema de información administrativa es la combinación de equipos de
comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de
información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena
los datos; transfiere la información conforme la necesita; produce informes y
copias según sea el requerimiento.
Según Murdick (1998), un S.I.A es: "El sistema que examina y recupera
los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las
transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y
selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,
proporcionándoles los medios para generar la información". (Disponible en:
http://sistemadeinformacionadministrativos.blogspot.com/2009/06/algunas-
definiciones-sobre-lo-que-es-un.html).
2.2.2.1 CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A).
Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener
términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete
debidamente.
Confiabilidad: es necesario que sea preciso, congruente con el hecho,
real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de
actuación del administrador.
Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita
para tomar decisiones y resolver problemas.
Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información
clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con
el sistema de información administrativa.
Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en que sea
necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser
olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la
realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución
2.2.3 EN LAS ORGANIZACIONES.
Las organizaciones son sistemas vivientes que actúan y reaccionan ante
problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen
actitud de cambio y reacción, es decir aquellas que están: ciegas a sus problemas
de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas
necesidades de las personas, pierden rápidamente competitividad donde lo “único
permanente es el cambio” en nuestra época.
Los avances tecnológicos en general y la tecnología de la información en
particular son un actor en estas acciones de cambio. Enfrentar estos problemas
trae aparejado previamente conocer completamente la situación por medio de
información para resolver los problemas.
Los sistemas de información habilitan a la organización a resolver los
problemas y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de
información inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los
problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha
insertado a todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal
integrado a la empresa. Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres
ventajas y sus consecuentes beneficios
Mejoran la Eficacia.
Una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un aumento de
la misma y una consecuente mejora de los servicios.
Mejoran la Eficiencia.
Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer más con menos, bajar
los costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.
Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.
En general se caracterizan por permitir o habilitar un crecimiento del
negocio. Los SI en este caso se usan para ganar una ventaja sobre otras empresas.
Los beneficios de eficacia, eficiencia y aumento de las ventajas
competitivas no se dan aislados, no son únicos. Un SI produce una combinación
de estos beneficios. En la decisión de invertir en un SI es raro observar uno solo
de los beneficios mencionados. En general los sistemas ofrecen algo de las tres
ventajas aunque uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador de la opción
de compra.
Impacto de los sistemas de información en las empresas.
Los sistemas de información estratégicos transforman las metas,
operaciones, productos o relaciones de las empresas o negocios con el entorno
para ayudarlas a obtener ganancias y superar a la competencia. Disponible desde:
(http://www.slideshare.net/Giovannycastromz/sistemas-de-informacion-
organizacion-y-estrategia).
2.2.4 EL SIF
El SIF es un Sistema de inventario de facturación, que permite la
generación de las facturas electrónicas, llevando control de las mismas,
administración de clientes, proveedores, inventarios, log de movimientos, graficas
de ventas, compras, control de pagos y cuentas por cobrar.(Disponible en:
http://sifacturo.com/)
2.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
A continuación se presentan los términos manejados a lo largo del
proyecto Implementar un sistema administrativo de información en la empresa
“Inversiones Neumagro” ubicada en Valle de la Pascua Edo. Guárico.
Sistema: Conjunto de procesos o elementos interrelacionados con un medio para
formar una totalidad encauzada hacia un objetivo común. (Pastor, J.)
Información: Es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan
sucesos o entidades. (Montilva, J. 2008).
Gestión: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto.
(Briceño,G. 2008).
Administración: es la ciencia social y técnica encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de
obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social,
dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
Administración de empresa.
Según Alberto G. (2008), La administración de empresas es el proceso de
diseño y mantenimiento de un medio ambiente en el cual los individuos, que
trabajan juntos en grupos, logren alcanzar unos objetivos.
Los sistemas de información y de tecnología de la información constituyen
uno de los instrumentos previos e indispensables para desarrollar los procesos de
planificación y de control, hasta tal punto, que la supervivencia de las empresas de
hoy del mañana se ven condicionada por la existencia y disponibilidad de una
eficaz dirección de los sistemas de información.
La sociedad y las empresas demandan cada vez un mejor volumen de
datos, junto a una elaboración cada vez más compleja de los mismos. Los actuales
sistemas informáticos permiten la captación y almacenamiento de todos los datos
que necesiten las empresas. (pag.2). (Disponible en:
http://books.google.co.ve/books?
id=b52oExuISPoC&printsec=frontcover&dq=Alberto+G
%C3%B3mez&hl=es&sa=X&ei=hJcRUab9IpTY9ATP5IGACg&ved=0CDgQ6A
EwAg. )
Automatización: Ejecución automática de tareas industriales, administrativas o
científicas haciendo más ágil y efectivo el trabajo ayudando de este modo al ser
humano. (Briceño, G. 2008).
Datos: Son un conjunto discreto de valores (cifras, características, hechos,
transacciones) objetivos sobre un hecho real, captados a través de encuestas,
observaciones, lecturas, mediciones, etc. Un dato en sí mismo no tiene un
significado ni aporta razones, apenas tiene relevancia o propósito. (Montilva, J.
2008).
Organizaciónes: son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos
por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro
tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones
especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito
específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de
la Administración.
CAPITULO III
Marco metodológico
Tipo y Diseño de la Investigación
La presente investigación está inscrita en la modalidad de proyecto
factible. En tal sentido, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador
(2003), señala; el proyecto factible consiste en:
… la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un
modelo operativo viable para solucionar conflictos, requerimientos o necesidades
de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos o procesos (p.7).
Para desarrollarla se requirió un estudio de campo de diseño no
experimental debido a que los datos fueron obtenidos directamente de la realidad
o sobre el terreno donde se presentó la situación objeto de estudio sin manipular
variables o características, Arias (1997).
Es decir, se recurrió a la empresa “Inversiones Neumagro” ubicada en
Valle de la Pascua estado Guárico, en forma directa para que emitan sus
respuestas referentes al proceso, con el propósito bien sea de descubrirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas
y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de
cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo. (UPEL, 1998. P. 55).
De igual manera, esta investigación se desarrolló dentro de un nivel
descriptivo ya que este permitió realizar una buena percepción del
comportamiento de un fenómeno y conocer los diferentes elementos o variables
que conforman a dicho fenómeno o proceso. En relación a ello, Arias, F. (2006)
señala que “la investigación descriptiva consiste en la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento.” (p. 24).