Download - prosedur evaluasi rekanan

PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI

REKANAN

No. Dokumen : PT-KITSBS-20 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH


1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH


1. Ruly Firmansyah General Manager


REKANAN


Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

3. REFERENSI .................................................................................................. 1

4. DEFINISI ..................................................................................................... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 1

6. LAMPIRAN ................................................................................................... 2


REKANAN


Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy


REKANAN


Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan

oleh

PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN

No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 2

1. TUJUAN

Prosedur ini digunakan sebagai panduan dalam melakukan seleksi rekanan baru dan evaluasi

rekanan atas kemampuan mereka dalam memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

2. LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mencakup pemilihan dan evaluasi kinerja rekanan untuk

menentukan rekanan yang layak bekerjasama di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan

Sumbagsel.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional

3.3. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 3.2.3. kontrak ditinjau ulang untuk menjamin bahwa

pemasok dapat memenuhi persyaratan keselamataan dan kesehataan kerja bagi pelanggan

3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

4. DEFINISI

4.1 Rekanan

Organisasi atau individu orang memasok barang dan atau jasa untuk mendukung kelancaran

operasional Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.2 Daftar Rekanan Terseleksi (DRT)

Daftar yang memuat mitra kerja/ rekanan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan

Sumbagsel yang telah lolos seleksi sebagai rekanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Pendaftaran Rekanan

5.1.1 Rekanan yang akan memasok barang atau jasa diwajibkan untuk melakukan

pendaftaran secara online melalui situs e-procurement PLN dan menyerahkan berkas

pendaftaran ke PLN. Pendaftaran rekanan e-procurement PLN dilakukan melalui

pengisian Form Registrasi Vendor yang tersedia di alamat internet http: //info@pln-

kitsbs.co.id

5.1.2 Setelah mendaftar secara online, rekanan wajib mengajukan surat permohonan menjadi

Penyedia Barang/ Jasa kepada Kantor Induk PT. PLN Pembangkitan Sumbagsel melalui

Manajer Bidang SDM & Umum yang dilengkapi dengan copy berkas pendukung sesuai

jenis perusahaan.

PROSEDUR SELEKSI & EVALUASI REKANAN

No. dokumen : PT-KITSBS-20 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 2 dari 2

5.1.3. Manajer Bidang SDM & Umum melalui Deputi Manajer ADM Umum & fasilitas akan

memeriksa atau memverifikasi terhadap data atau berkas pendukung pendaftaran

tersebut diatas dan atau tindakan-tindakan lain yang diperlukan dalam rangka

memberikan persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan.

5.1.4. Persetujuan atau penolakan terhadap pendaftaran rekanan akan diambil Manajer Bidang

SDM & Umum yang kemudian menyampaikannya melalui Nota Dinas kepada Manajer

Bidang Enjiniring untuk selanjutnya di approve di portal e-procurement.

5.2 Evaluasi Rekanan

5.2.1 Direksi pekerjaan dan Manajer Bidang SDM & Umum terkait dengan kontrak melakukan

penilai terhadap setiap proses penerimaan barang/ jasa dengan menggunakan formulir

Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) dan lampiran (PT-KITSBS-21-Lamp ii)

5.2.2 Staf logistik mengevaluasi setiap tahun terhadap rekanan yang telah memasok barang

atau jasa dengan menggunakan Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-21-02) yang

merupakan rekapan dari hasil penilaian Direksi pekerjaan.

5.2.3 Hasil evaluasi tersebut dikategorikan dalam : “Direkomendasikan” dan “Tidak

Direkomendasikan”. Rekanan yang masuk kategori “Direkomendasikan” akan tetap

dijadikan rekanan dan dimasukkan dalam Daftar Rekanan Terseleksi untuk periode satu

tahun berikutnya, sedangkan kategori “Tidak Direkomendasikan” akan dikeluarkan dari

Daftar Rekanan Terseleksi untuk 2 (dua) tahun berikutnya.

5.2.4 Staf logistik harus memastikan bahwa seluruh rekanan yang memiliki nilai baik dari

evaluasi dimasukkan dalam Formulir Daftar Rekanan Terseleksi pada periode berikutnya

dan dilakukan pemutakhiran rekaman Daftar Rekanan Terseleksi setiap tahun (Formulir

Daftar Rekanan Terseleksi FR-PT-KITSBS-21-01)

5.2.5 Kinerja dari rekanan akan ditinjau dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

6. LAMPIRAN

6.2. Lampiran Kriteria Evaluasi Rekanan (PT-KITSBS-20)

6.2. Formulir Daftar Rekanan Terseleksi (FR-PT-KITSBS-20-01)

6.3. Formulir Evaluasi Rekanan (FR-PT-KITSBS-20-02)

No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-20-02Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman :

Tanggal : Periode Evaluasi :

Produk / Jasa Usaha :

5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3 1 Jml 5 3

1 Mutu Produk / Jasa

2 Harga

3 Waktu Pengiriman

4 Jumlah Pengiriman

5 Kepatuhan terhadap SMT

6 Dokumentasi

7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan

Total

Rata - rata

a Digunakan kembali

b Digunakan dengan catatan

c Tidak digunakan

*) Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( Kriteria pada Lampiran )

**) Point a Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3Point b Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 Point c Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2

Hasil Evaluasi **)

No. Kriteria Penilaian *)Nama Rekanan

EVALUASI REKANAN

MB SDM & UmumSpv Atas General Manager Diketahui OlehDiperiksa Oleh Dibuat Oleh

........................ ) ( ....................... ) ........................ )

: FR-PT-KITSBS-20-02

1 Jml

Nama Rekanan

FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran

LAMPIRAN EVALUASI REKANAN :

Mutu Produk

/ Jasa

Harga

Waktu

Pengiriman

Jumlah

Pengiriman

Kepatuhan

Keselamatan Ke-

tenaga-listrikan

& Lingkungan

(K2L)

Dokumentasi *)

TIDAK lengkap + jelas penagihan TIDAK lengkap

1

tidak ada reject dari jumlah

2

3

No.

kali Komplain atau reject

Hanya terdapat 1 ( satu ) kali Terdapat lebih dari 1 ( satu )Tidak ada Komplain atau

Komplain atau ditemukan

KRITERIA

Sangat Baik : 5 Baik : 3 Tidak Baik : 1

kenaikan harga kali kenaikan harga

Terjadi Lebih dari 1 ( satu )

Tidak ada Komplain K2L Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

penagihan lengkap + jelas

pengiriman barang dan pendukung dari pengiriman

pengiriman

Dikirim sesuai permintaan

pengiriman

perubahan jumlah

Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

dokumen pendukung dari

Terjadi lebih dari 3 ( tiga )

6

5

lebih 1 % dari jumlah total

Tidak ada Kenaikan Harga Hanya terjadi 1 ( satu ) kali

pengiriman

reject kurang 1 % dari

KONDISI

Dalam Satu Periode Penilaian :

pengiriman

dan jelas

total pengiriman

keterlambatan pengiriman

jumlah total pengiriman

4

Tidak ada keterlambatan Hanya terjadi 3 ( tiga ) kali

Dokumen pendukung dari Terdapat 3 ( tiga ) dokumen

komplain K2L

barang dan saat penagihan


kali perubahan jumlah

kali keterlambatan

komplain K2L


pengiriman

pengiriman barang dan saat

Terdapat lebih dari 3 ( tiga )

FR-PT-KITSBS-21-02 / Lampiran

penagihan TIDAK lengkap

kali Komplain atau reject

Terdapat lebih dari 1 ( satu )

KRITERIA

Tidak Baik : 1

kali kenaikan harga

Terjadi Lebih dari 1 ( satu )

dokumen pendukung dari


lebih 1 % dari jumlah total

pengiriman

Dalam Satu Periode Penilaian :

pengiriman

dan jelas


kali perubahan jumlah

kali keterlambatan

komplain K2L


pengiriman

pengiriman barang dan saat

Terdapat lebih dari 3 ( tiga )

No. Formulir : FR-PT-KITSBS-20-03No. Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman : 1 dari 1

Tanggal : Periode Evaluasi :

Nama Perusahaan : No. Telpon :

Alamat :

Produk / Jasa :

KRITERIA PENILAIAN :

1 Mutu Produk / Jasa Sangat Baik Baik Tidak Baik

2 Harga Sangat Baik Baik Tidak Baik

3 Waktu Kirim / Pelaksanaan Sangat Baik Baik Tidak Baik

4 Jumlah Kirim / Kesesuaian Progress Sangat Baik Baik Tidak Baik

5 Kepatuhan terhadap SMT Sangat Baik Baik Tidak Baik

6 Dokumentasi Sangat Baik Baik Tidak Baik

7 Purnajual/ Masa Pemeliharaan Sangat Baik Baik Tidak Baik

Total Nilai :

Nilai Akhir ( Nilai Rata - Rata ) :

HASIL EVALUASI **) :

A Direkomendasi untuk digunakan kembali :

B Direkomendasi dengan catatan ( pemantauan lebih intensif ) :

dengan mekanisme :

C Tidak direkomendai untuk digunakan kembali :

CATATAN :

Catatan :*) Penilaian : Tidak Baik = 1, Baik = 3, Sangat Baik = 5 ( KRITERIA pada Lampiran )**) Hasil Evaluasi ( diisi tanda ( V ) ) ,

- Point A Jika Rata-rata Nilai lebih besar dari 3- Point B Jika Rata-rata Nilai antara 2 s.d 3 - Point C Jika Rata-rata Nilai kurang dari 2

EVALUASI REKANAN

Dievaluasi oleh : Diperiksa oleh ( unit terkait ) : Disetujui oleh :

Disetujui oleh :

No. Formulir : PT-KITSBS-22-Lamp iiNo. Revisi : 00Tanggal : AprilHalaman : 1 dari 1

Mutu Produk/Jasa

Harga

Terjadi lebih dari 1 ( satu ) kali perubahan jumlah

Hanya dapat memenuhi secara fisik atau dokumentasi saja

Tidak dapat memenuhi baik secara fisik maupun dokumentasi

Terjadi keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan

4Dikirim/ dikerjakan sesuai permintaan

Hanya terjadi 1 ( satu ) kali perubahan jumlah

Terdapat lebih dari 1 ( satu ) kali komplain atau reject lebih 1% dari jumlah total pengiriman

No. KONDISIPENJELASAN KRITERIA

Sangat Baik (5) Baik (3) Tidak Baik (1)

Respon lambat Tidak ada respon

1Tidak ada Komplain atau tidak ada reject dari jumlah total pengiriman/pekerjaan

Hanya terdapat 1 ( satu ) kali komplain atau ditemukan reject kurang dari 1% dari jumlah total pengiriman/pekerjaan

KRITERIA EVALUASI REKANAN

2 Mendapat potongan harga Sesuai harga pasar Diatas harga pasar

3Pengiriman / Serah Terima Pekerjaan dilaksanakan lebih awal dari waktu yang ditentukan

Tidak ada keterlambatan pengiriman/ serah terima pekerjaan

Waktu Pengiriman/ Pelaksanaan Pekerjaan

Jumlah Pengiriman/ Pekerjaan

Kepatuhan dalam pemenuhan penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT)

6

Dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan penagihan lengkap dan jelas

Terdapat 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas

5Terpenuhi secara fisik dan dokumentasi

Dokumentasi

Purnajual/ Masa Pemeliharaan

Terdapat lebih dari 1 ( satu ) dokumen pendukung dari pengiriman barang/ hasil pekerjaan dan saat penagihan tidak lengkap dan tidak jelas

7 Respon cepat

DAFTAR REKANAN TERSELEKSI

No. formulir : FR-PT-KITSBS-20-01 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

NO NAMA REKANAN BARANG/JASA YANG DIPASOK ALAMAT NO.

TELEPON/Fax. CONTACT PERSON

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Dibuat Oleh,

Spv Atas

(……………………)

Disetujui Oleh, Manajer Bidang SDM & Umum

(……………………)

Mengetahui, General Manager

(……………………)