Profa. María L. Moctezuma
Dewey University
01/03/2017
» Utilizar el correo de voz.
» Hablar por teléfono profesionalmente.
» Hacer llamadas domésticas a larga distancia e internacionales.
» Saber la utilidad de servicios telefónicos especializados.
» Entender las audio y videoconferencias.
» Conocer técnicas para dar conferencias/ charlas.
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» Todos los empleados necesitas destrezas orales de comunicación excelentes.
» Este tipo de comunicación demanda exactitud y claridad.
» Organice los pensamientos antes de hablar, de forma que fluyan en secuencia lógica.
» Pronuncie cada palabra correctamente, hable en; voz alta y haga pausas para indicar el final de una oración o la transición a un pensamiento nuevo.
» Observe a los escuchas para saber si el mensaje se recibe.
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»Contestar el teléfono:˃ Hable claro y lento.
˃ Varíe el tono de voz.
˃ Hable directamente al teléfono.
˃ Utilice un tono amigable, placentero y muestre deseos de ayudar.
˃ Use lenguaje profesional.
˃ Proyecte cortesía.
˃ Utilice el nombre de quien llame.
˃ Esté alerta, brinde al interlocutor toda la atención posible.
˃ Escuche y responda a lo que le digan.
˃ Hable naturalmente, utilice sus propias palabras.
˃ Proyecte una personalidad entusiasta.
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»Mensajes telefónicos:˃ Pregunte y anote el nombre de quien llame; verifique cómo se
escribe.
˃ Pida el número telefónico, incluyendo el código de área y la extensión.
˃ Solicite la razón para la llamada.
˃ Indique que se contestará la llamada.
˃ Deje el mensaje si alguno.
˃ Indique la fecha y hora de la llamada.
˃ Copie las iniciales en el mensaje que tomó.
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» Llamadas internas:˃ Generalmente se generan discando cuatro o cinco dígitos.
˃ Los empleados pueden acceder una línea privada con un solo digito.
˃ Algunas compañías tienen sus propios sistemas telefónicas para contactar sucursales en diferentes ciudades.
» Directorio telefónico personal:˃ Es aconsejable tener nuestro directorio y el de nuestro supervisor
con los numero telefónicos que se llaman frecuentemente.
˃ Las tarjetas de presentación que nos dejan son una excelente referencia.
˃ Los organizadores digitales también son de gran ayuda.
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» Generar llamadas:˃ Verifique el numero a llamar.
˃ Planifique lo que dirá; si es necesario, prepare un bosquejito.
˃ Tenga a mano informes y cartas para referencia rápida.
˃ Si la llamada es a larga distancia determine la hora del lugar a que llama.
» Servicios telefónicos a larga distancia:˃ WATS (Wide Area Telephone Service) provee líneas dedicadas
para llamadas a larga distancia a un precio fijo.
˃ Las líneas con el código de área 800, 888 y 877 son gratis.
˃ Las líneas con el código de área 900, no son gratis.
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» Llamadas a larga distancia:˃ Generalmente se utiliza un código para el país, la región y al
final el numero telefónico (011-34-923-51 23 08).
˃ Códigos de Europa y de EUA.
» Cambios en códigos de área:˃ Frecuentemente hay cambios en los códigos de área de
algunas ciudades por el aumento en líneas telefónicas.
˃ Antes de generar una llamada a un contacto de larga distancia que hace tiempo no llama, verifíquelo.
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» Zonas horarias:˃ Referirse a la p. 72 del texto.
» Tarjetas para llamadas ˃ Hay diferentes tipos de tarjetas para llamadas
prepagadas con un costo de $5 - $20.
˃ Se puede hacer desde cualquier teléfono llamando a un numero libre de costo, entrando un numero de autorización y, por último, discando el número que deseamos.
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» Al dejar un mensaje:˃ Nunca lo haga masticando goma de mascar o comida.
˃ Hable lento y claro.
˃ Organice los pensamientos antes de dejar el mensaje.
˃ Deje el nombre y los números telefónicos.
˃ Deje un mensaje conciso y corto.
˃ Indique por qué llama.
˃ Diga cuándo estará disponible para recibir la contestación.
˃ Si deja un mensaje largo, repita el número de teléfono nuevamente al terminar.
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» Configurar el correo de voz:˃ En la oficina darán instrucciones sobre el saludo a
grabar.
˃ Cuando grabe el mensaje, suene profesional y entusiasta.
˃ Mantenga el saludo breve.
˃ Si va a estar fuera de la oficina por más de un día, cambie el mensaje para que el que llame pueda contactar a otra persona.
˃ Seleccione un código de acceso personal fácil de recordar y de entrar en un teclado telefónico.
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» Servicios especializados telefónicos:˃ Devolución de llamada automática – si el teléfono está
ocupado, se genera una llamada al número que llamó cuando se desocupe
˃ Bloqueo de llamadas – envía las llamadas entrantes a un mensaje que indica que la llamada no se aceptará
˃ Transferencia de llamadas – permite desviar las llamadas de un teléfono a otro, inclusive en teléfonos desatendidos.
˃ Devolución de llamada – marca el número telefónico de la última llamada que entró
˃ Llamada en espera – permite a una línea telefónica manejar dos llamadas entrantes.
˃ Identificador de llamadas – muestra el número telefónico de la persona que llama
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» Servicios especializados telefónicos:˃ Diferentes timbres – el timbre de las llamadas internas suena
diferente a las externas
˃ Teléfono multilínea – posee más de una línea telefónica
˃ Transferencia de llamadas preferenciales – permite desviar las llamadas de un teléfono en específico a otro
˃ Número repetido – podemos llamar al último teléfono que llamó presionando una sola tecla
˃ Llamada rápida – se asigna un código a los teléfonos que se llaman con frecuencia
˃ Transferencia – poder transferir una llamada de una extensión a otra dentro de la misma compañía marcando los últimos cuatro dígitos de la extensión
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» Voz a través de la Internet (Voice overInternet Protocol – VoIP):˃ Es la integración de la tecnología digital y la Internet con
la comunicación de voz.
˃ Opera como los teléfonos regulares, pero el mensaje de voz se convierte en un archivo de sonido computadorizado.
» Teléfonos móviles / satelitales
» Teléfonos de líneas aéreas
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» Audio conferenciasConferencias que pueden ser escuchadas por varias personas por medio de altavoces.
» Llamadas de conferencias˃ Es una reunión de personas en localidades distantes
utilizando el teléfono.
˃ Cuando hay muchos participantes, hay que hacer arreglos previos con la operadora telefónica de la compañía.
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»Orejitas ˃ Identifíquese las primeras veces que hable.
˃ Hable frente al micrófono.
˃ Recuerde que las personas no le pueden ver, así que comunique exactamente lo que desea.
˃ No interrumpa a otros mientras hablan.
˃ No haga comentarios privados a otra persona que esté en su oficina.
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» Orejitas ˃ Utilice el botón para silenciar el teléfono cuando no
hable para reducir el ruido de fondo.
˃ No utilice el botón de hold si el sistema telefónico reproduce música para llamadas en hold.
˃ Prepárese para este tipo de conferencia como lo haría para cualquier otra reunión.
˃ Cuando termine la llamada agradezca a la persona que hizo los arreglos.
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»Video teleconferencia ˃ Usualmente son mas costosas que las
anteriores.
˃ La calidad de las imágenes varía a base del equipo o programas utilizados.
˃ Hay que vestirse, preferiblemente, con colores pastel.
˃ Si es una presentación formal, ensaye antes de darla.
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»Preparación˃ Determine los objetivos y conozca bien el tópico.
˃ Utilice un bosquejo para organizar los pensamientos.
˃ Recuerde que algunas personas en la audiencia tienen sus propios intereses, explique cómo sus ideas los pueden beneficiar.
˃ Incluya los puntos fundamentales del discurso, pero no abrume a la audiencia con demasiados datos.
˃ No exprese sus preferencias o prejuicios.
˃ No haga chistes étnicos.
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» Preparación˃ En algunas circunstancias necesitará escribir la conferencia:
+ hágalo a espacio doble o triple
+ utilice un tipo de letra grande
+ mire a la audiencia y, ocasionalmente, al escrito
˃ Irrespectivo de las notas que utilice (PowerPoint, notas en Word, escritas a mano o tarjetas), numérelas.
» Sugerencias personales˃ Use mentas para que el aliento huela fresco.
˃ Traiga un libreta para tomar notas.
˃ Traiga tarjetas de presentación.
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» Sugerencias personales˃ No tome mucho liquido antes de la conferencia para evitar
tener que ir al baño.
˃ Lleve una botella de agua por si se le seca la garganta.
˃ Lleve un reloj con una esfera grande para no excederse o limitarse de tiempo.
˃ El nerviosismo antes de hablar es bueno porque le compro-mete en el proyecto, aumenta el nivel de compromiso y provee energía extra para dar una presentación excelente.
˃ Utilice ropa y accesorios conservadores.
˃ Las damas necesitan conocer dónde dejarán la cartera y posesiones personales.
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» Durante el discurso˃ Cuando la ocasión lo amerite, agradezca a la
organización por invitarle.
˃ Recuerde que lo primero que diga establecerá la tónica del resto.
˃ No hable a la audiencia en forma condescendiente.
˃ Colóquese de forma que lo vean y oigan.
˃ Sea entusiasta y sonría.
˃ Muéstrese interesado en la audiencia y en el tópico del discurso.
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» Durante el discurso˃ Haga pausas entre las divisiones mayores del
discurso.
˃ Hable claro e inequívocamente.
˃ Mueva la cabeza de modo que vea a toda a audiencia
˃ Aparente mirar a las personas a los ojos.
˃ Utilice imágenes para explicar las ideas.
˃ Si va a dar la conferencia con un compañero, coordínela con antelación.
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» Material para participantes y equipo˃ Si va a distribuir material, decida si lo hace antes o
después de la charla.
˃ Si va a utilizar el material, hágalo fácil de leer y atractivo.
˃ Utilice gráficas, diapositivas grandes, flipcharts, pizarras o presentaciones digitales para ilustrar los puntos importantes.
˃ Si utiliza el equipo provisto por la organización, llegue temprano y verifique que funciona.
˃ No apague todas las luces del salón.
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» Preguntas, resumen y evaluación ˃ Es preferible hacer preguntas al final.
˃ Algunos conferenciantes proveen incentivos a personas que contestan las preguntas.
˃ Deje la sesión de preguntas para el final.
˃ Si no comprende una pregunta que le hagan, pida que, por favor, le aclaren.
˃ Utilice una hoja de resumen y distribúyala al final.
˃ Si va a distribuir una evaluación, haga una forma corta y fácil de completar.
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