PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Autores:
Hernández Alberto Iván
Loaiza Cruz Rodrigo
Lucas Martínez José Asunción
Sierra Cerón Milton Andrés
INTRODUCCION
Uno de los propósitos de este libro es proporcionar un conocimiento
del proceso administrativo y dentro de este tema sus áreas y su
funcionamiento de cada área para enriquecer o complementar el
conocimiento de este tema.
El contenido de este libro se basa en la investigación resumen y
redacción de cada tema que el cual se explicara el contenido. Esta
información posibilitara la inserción en el ámbito laboral y
representara una garantía para el aprovechamiento de su
aprendizaje.
La intención de la enseñanza de la administración es de promover
el conocimiento de administrar una empresa o su economía. Sin
embargo los beneficios de la administración no deben limitarse a la
adquisición de sus conocimientos.
Otra de las características de este texto es la presentación de
temas y subtemas en un orden que el cual es comprensible para
sus lectores.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Para empezar daremos a conocer que es lo que significa proceso
administrativo:
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad.
La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los
principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como
la administración en acción, o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la
administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en
la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y
otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para
lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para
este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en
la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo
manejar el organismo social.
PLANIFICACIÓN
Esto es lo que investigamos de planificación:
Las organizaciones son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o
leyes por medio de los organismos humanos de la gestión del talento humano y
de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen
funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr
algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la
Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como
la Sociología, la Economía y la Psicología.
Una organización es un grupo social compuesto por personas, tareas y
administración que forman una estructura sistemática de relaciones de
interacción, tendientes a producir bienes o servicios o normativas para
satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder
lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación
entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización
sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están
dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un
conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de
respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de
una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos
disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y
bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización
como sistema social y como estructura de acción, tales como
el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar una teoría de la organización
es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios teóricos para así
continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería clasificar y
mostrar las diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas,
tales como la burocracia como administración o elementos que componen la
organización y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como el
liderazgo formal e informal. Como metodología, esto se llama investigación
operativa y en el ámbito de las ciencias sociales el campo de estudio de
la Sociología de la Organización. Un nuevo uso está emergiendo en las
organizaciones: La Gestión del Conocimiento. Típicamente, la organización
está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin
involucrarse en una aplicación particular
Características.
Caso particular de grupo
Reglas explícitas
Grado de formalización
La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada
Presenta conductas recurrentes
La organización es básicamente orden
Se orientan a una finalidad
Generan consecuencias en el ambiente
Creados en un punto temporal: inicio de actividad
Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir
Producen o venden bienes y servicios (empresa)
Dan y generan trabajo (empresa)
En la organización se da cierta cultura
Generan, transmiten y poseen poder
Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.
Son indicadores de la sociedad actual
Producen y transmiten tecnología
Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos
Clasificación
Finalidad
Con fin de lucro (empresas)
Sin fin de lucro (ONG)
Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios
(organismos gubernamentales)
Estructura
Formales: son empresas legales y oficiales.
Informales: sale de lo formal.]
Localización
Multinacional – internacional
Nacional
Local o regional
Producción
Bienes
Servicios
Salario y retribución
Propiedad
Pública
Privada
Mixta
Grado de integración
Totalmente integrada
Parcialmente integrada
Actitud frente a los cambios
Rígido
Flexible
Toma de decisiones
Centralizada
Descentralizada
Jerarquía
Organización jerárquica
Recursos organizacionales
Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin,
difieren según sus actividades.
Recursos materiales:
Dinero para adquirir los recursos.
Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se
convierte en productos denominados bienes o servicios.
Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el
proceso productivo y las actividades.
Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.
Recursos humanos: el elemento activo (dueños, accionistas, socios,
trabajadores).
Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas
(eléctrica, solar, hídrica, combustible).
Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de
obrar, hacer o producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la
organización).
Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originadas en el
intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.
Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y
posicionarse en el mercado.
Esta es la conclusión a la que llegamos:
La planificación estratégica es una de las herramientas más poderosas de las
que se puede servir una pequeña y mediana empresa para llevar siempre hacia
adelante su negocio.
Es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de
empleados que tendrá una organización.
Esta permite al departamento de personal suministrar a la organización el
personal adecuado en el momento adecuado. Por ello se convierte en una
actividad altamente prioritaria.
La planeación se divide en nueve aspectos muy importantes, los cuales
mencionare a continuación:
Objetivo: el objetivo de planificación es decir que es lo que se llevara a cabo o
que es lo que queremos realizar.
Misión: Es decidirse y planear fijamente que es lo que queremos realizar.
Propósitos: es ponerse de acuerdo con las demás personas, para que después
no haya confusiones de que es lo queremos llevar acabo.
Utilizar todos estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y
cuando se necesiten, al fin de alcanzar las metas de la organización.
Anticipar periodos de escasez y de sobre oferta de mano de obra.
Proporcionar mayores oportunidades de empleo a las mujeres, a las minorías y
a los discapacitados.
Organizar los programas de capacitación de empleados.
Estrategias: buscar la manera de atraer más público y evitar problemas ya sea
de espacio o de tiempo.
Políticas: todo se debe de llevar acabo conforme a las normas que planeamos.
Por eso se debe de planear con anticipación.
Programas: los eventos que se llevaran a cabo con forme a lo que estamos
organizando.
Presupuestos: hacer un presupuesto del monto o la cantidad que se gastara,
en cada uno de los eventos tomando en cuenta que no en todos se gastara la
misma cantidad y que debemos de recuperar la invertido.
Procedimientos: el procedimiento que realizaremos por ejemplo: primero tantas
personas se encargaran de realizar el evento uno, las de más el evento número
dos y así sucesivamente.
ORGANIZACIÓN.
Esto es lo que investigamos de organización:
CONCEPTO:
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización
racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del grupo social.
ETAPAS:
* División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin
de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
* Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por
orden de rango, grado o importancia.
* Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y
actividades específicas, con base en su similitud.
PRINCIPIOS:
1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse
hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3) Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los
cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales
la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida,
desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.
5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y
decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados
no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado
reciba ordenas de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.
6) Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por
escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación
con ellas.
7) Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
8) La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de
mantenerse en equilibrio.
9) Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional,
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
Esta es la conclusión a la que llegamos.
La organización, es muy importante al momento de realizar un trabajo, ya que
si no existiera la organización todo podría salir afectado porque si no lo
organizamos bien y claramente puede que al momento de realizarla no nos
saldría bien Se divide en cuatro conceptos muy importantes, los cuales
mencionare a continuación:
División del trabajo:
En este función de la administración se debe de ordenar o poner de acuerdo
como y cuando se llevara a cabo, ya sea el tipo de cada evento o el tiempo que
se llevará a cabo en dicho evento, organizar bien los tiempos. Para que
después no haya confusiones. Organización como su nombre lo dice es
ordenar bien las cosas para que todo resulte como se planea.
Jerarquización:
La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles
de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor
manera posible.
Departamentalización: es esta función se organizan en diferentes
organizaciones para que así no todo el trabajo lo realicen todos, y así tenga un
mejor desarrollo, por ejemplo: cuando realizamos un evento, la cual se dividen
en diferentes departamentos: unos se encargan de realizar tal actividad y los
demás realizan otras y así sucesivamente.
Coordinación: la coordinación es muy importante en la organización, ya que si
no se realizan las actividades conforme las planeamos, puede que alteren el
evento, ya que por ejemplo realizamos un evento de comida, y lo primero que
se debe de hacer es organizar desde antes que es lo que se va a comprar.
DIRECCIÓN O EJECUCIÓN.
Esto es lo que investigamos de dirección o ejecución:
Etapas de Dirección
Toma de decisiones
Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la
responsabilidad
más importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones
es necesario:
1.
Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que
hay
que resolver y no confundirlo con los colaterales.
2.
Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario
desglosar sus
componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin
de
poder determinar posibles alternativas de solución.
3.
Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de
alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su
factibilidad
de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluación se
lleva a cabo a través de:
Análisis de factores tangibles o intangibles.
Análisis marginal.
Análisis costo-efectividad.
4.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
más
idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios;
además, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para
casos
fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:
Experiencia.
Experimentación.
Investigación.
5.
Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cual es el problema que
hay
que resolver y no confundirlo con los colaterales.
6.
Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario
desglosar sus
componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin
de
poder determinar posibles alternativas de solución.
7.
Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero, posible de
alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su
factibilidad
de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La
evaluación se
lleva a cabo a través de:
Análisis de factores tangibles o intangibles.
Análisis marginal.
Análisis costo-efectividad.
8.
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la
más
idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios;
además, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para
casos
fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:
Experiencia.
Experimentación.
Investigación.
9. Aplicar la decisión. Es poner en practica la decisión elegida, por lo que se
debe contar
con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos,
los
procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión
Importancia de la dirección
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los
miembros
de la estructura organizacional
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos
de
organización y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización
funcione
esta es la conclusión a la que llegamos
En la etapa llamada dirección o ejecución, se encarga de ver que se haga
correctamente lo que se avía planeado con anticipación, para lo cual existe un
líder, que es la persona encargada de verificar que se cumplan las normas que
se tienen planeadas.
Liderazgo: es una cualidad que debe de tener un líder, que consiste en
comandar a un grupo de personas, para llevarlos por un buen camino, unas
personas son líderes naturales ya que no deben de estudiar o trabajar para
tener los conocimientos requeridos para este puesto.
Toma de decisiones: la toma de decisiones es muy importante, ya que
dependiendo de esto influirá en el proceso que se realizara en el proyecto que
se tiene planeado. La toma de decisiones es decidida principalmente por un
líder (la persona a cargo del proyecto).
Integración: en el transcurso de el proyecto debe de haber integración entre las
personas que estén trabajando, las personas deben de estar en conjunto y
trabajar en unión para que así se realicen bien las cosas.
Motivación: todos los trabajadores deben de motivarse, para lo cual existe un
líder esta persona es la encargada y coordinar y motivar a los trabajadores
para que así realicen con eficacia su trabajo.
Comunicación: en el proyecto que queramos realizar debe de haber
comunicación, ya que si no fuese posible esto habría mucha contradicciones,
del porque y como se realizan las actividades.
Supervisión: todo lo que se realice o se lleve a cabo ya sea individual o en
equipo debe de ser supervisado para que se realice correctamente. Una de las
funciones que debe de realizar en encargado del trabajo o proyecto, debe de
verificar que se realice con las normas requeridas.
CONTROL
Esto es lo que investigamos de control:
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva
limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se
concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el
seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el
proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización en
términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo
a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando
a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo
mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace
énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto
institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de control
elegidos en la dinámica de gestión.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves
para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso
informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y
grupales.
2. Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la
función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay
casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que
mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es
el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control
detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.
Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes
dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del
control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.
Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un
aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la
sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación,
dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas
del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva,
debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de
administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan.
3. Elementos de concepto
Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeación.
Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control,
es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los
errores.
4. Requisitos de un buen control
Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de
planeación, organización o dirección.
Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores
actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o
dirección.
5. Importancia del control
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige
para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece
productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen
materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a
las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra
muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad
no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración
japonesa KenichiOhmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los
movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una
organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera
que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con
frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de
la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea
hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar
autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el
gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participación en el trabajo.
6. Bases del control
Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra
memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un
triángulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Para
aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta
que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo?
Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos
decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de
los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona
detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son
los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al
evaluar.
El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información
obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que
medidas deben ser necesarias tomar.
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
7. Elementos del control
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro
elementos que se suceden:
Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece
los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una
norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de
alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a
continuación:
o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre
otros.
o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración,
costos de ventas, entre otros.
Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin
evaluar lo que se está haciendo.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa
del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla
con relación al desempeño esperado.
Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el
desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es
siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación
con relación al estándar esperado.
8. Áreas del control
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.
Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma
de control o monitoreo.
Las principales áreas de control en la empresa son:
Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es
aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de
servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los
principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar,
coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más
idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las
necesidades del departamento de ventas.
o Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de
los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones,
entre otros).
o Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de
materia prima o de mano de obra.
o Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para
eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios
de tiempos y movimientos.
o Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos,
tanto su ensamblados como terminados, entre otros.
o Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y
abastecimientos, entre otros.
o Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y
deseables.
o Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas,
costos, entre otros.
Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o
comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de
las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con
el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.
Esta es la conclusión a la que llegamos.
En esta etapa la función principal es observar el comportamiento del proyecto,
ya sea en tiempo, la forma en cómo se está llevando a cabo, etc. Y envase a
esto comparar y ver si se está realizando correctamente.
Identificación de estándares: identificar las metas que se habían propuesto y
envase a los avances que sean realizado hacer una comparación, para
observar si se está haciendo conforme se planeo.
Medición: tener fijamente en mente todo lo relacionado a el tiempo, ya que los
proyectos que se plantean son a corto plazo y es muy poco el tiempo que se
tiene previsto.
Comparación: comparar los datos que se hacen durante el proyecto, con los
estándares que se tienen planeados y así comparar y checar que todo vaya
bien, conforme alas normas requeridas.
Detección de desviación: detectar si existe un problema y buscar la forma de
solucionarlo, para que evitemos problemas en el proyecto, para esto se llevan a
cabo las comparaciones.
Corrección: envase a comparación de los datos que tenemos y a los
estándares ya previstos se hace una comparación, y si existe algo que no
estaba previsto, se hace una corrección, para eliminarlo y así mejorar el
proyecto.
Retroalimentación: ayudar mediante otros métodos, a mejorar la calidad de el
proyecto ya sea enforna de propaganda, publicidad, etc.
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