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PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELEROJosé Carlos Sanjuán Socio-Director de Monforte & asociados

PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE GRANDES EVENTOS EN EL SECTOR HOTELERO

• LA COMUNICACION GLOBALLA COMUNICACION GLOBAL• La complejidad de las relaciones que una organización

mantiene externa e internamente ha desembocado en una profesionalización de la actividad del responsable de imagen y una mayor elaboración de su papel y funciones.

• Sus responsabilidades abarcan:

– Las Relaciones Públicas Externas – Las Relaciones Públicas Internas


LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIONLA SOCIEDAD DE LA INFORMACION

• Hoy, la comunicación es protagonista de la vida social, política y económica.

• Las Empresas e Instituciones necesitan más que nunca prestar atención a su imagen pública.

• Los lideres y directivos también deben cuidar especialmente su imagen externa.


¿QUÉ ES EL PROTOCOLO?¿QUÉ ES EL PROTOCOLO?

• Es un instrumento de comunicación fundamental.

• Es la labor de organización de todas aquellas actividades donde se proyecta la imagen de la empresa o institución.

• No sólo se trata de la ordenación de un acto, sino además de la transmisión de mensajes a través de los detalles con el objeto de demostrar “puertas afuera”que nuestra casa está en orden.


¿QUÉ HACE ESPECIAL EL PROTOCOLO?¿QUÉ HACE ESPECIAL EL PROTOCOLO?

• Bien llevado no se nota y ayuda al desarrollo del acto garantizando en gran parte su éxito.

• La unión con acierto del Protocolo y el Ceremonial a los usos y costumbres como base de la técnica del saber

hacer bien las cosas.

• La experiencia, dedicación y preparación de quienes lo orientan y coordinan.


¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO?¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DEL PROTOCOLO?

• Generar confianza en todas las audiencias de la organización, tanto externas como internas.

• Crear un clima distendido favorable al entendimiento y la negociación a través de su acción integradora y armónica.

• Promover la opinión encaminada a lograr una credibilidad imprescindible para aspirar a la rentabilidad futura.


¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO?¿CUÁL ES EL ORIGEN DEL PROTOCOLO?

• La necesidad de un orden es parte del interés general de la sociedad.

• La presentación de una imagen nítida y limpia está íntimamente ligada al orden inherente de las cosas.

• Las empresas y las instituciones privadas desean aplicar el orden de la vida oficial a sus actividades de relación externa e interna.


• AUTORIDADES:– Casa Real– Internacionales – Europeas– Nacionales– Autonómicas– Provinciales– Locales

• DIRECTIVOS DEL GRUPO (Multinacionales)

• PROVEEDORES• DISTRIBUIDORES

• CLIENTES• MEDIOS DE

COMUNICACIÓN.

¿CUÁLES SON LOS PÚBLICOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROTOCOLO?¿CUÁLES SON LOS PÚBLICOS A LOS QUE SE DIRIGE EL PROTOCOLO?


¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS MAS ¿CUÁLES SON LAS ACTIVIDADES PROTOCOLARIAS MAS IMPORTANTES?IMPORTANTES?

• ACTOS EN GENERAL.• RECEPCIONES.• INAUGURACIONES.• CELEBRACIONES.• PRESENTACIONES PUBLICAS• JUNTAS DE ACCIONISTAS.


¿CUÁLES SERIAN LAS RESPONSABILIDADES DE UN ¿CUÁLES SERIAN LAS RESPONSABILIDADES DE UN DEPARTAMENTO DONDE SE UBIQUEN LAS DEPARTAMENTO DONDE SE UBIQUEN LAS

RESPONSABILIDADES DE PROTOCOLO?RESPONSABILIDADES DE PROTOCOLO?• Relaciones Públicas, Externas o Institucionales• Relaciones con las Administraciones Públicas• Relaciones con el sector empresarial• Medios de Comunicación• Imagen Corporativa• Comunicación Interna• Medios Audiovisuales• Organización de todo tipo de acontecimientos• Mecenazgo y Sponsoring


CONCLUSIONCONCLUSION

• El Protocolo forma parte de la imagen institucional.

• Un buen protocolo dice cosas:– Transmite mensajes.– Demuestra que la casa esta en orden.– Ayuda al éxito de un acto.

• El Protocolo en la empresa es la técnica del:

“saber hacer bien las cosas”.


PASOS Y DETALLES A TENER EN PASOS Y DETALLES A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE UN ACTOCUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE UN ACTO


LA PREPARACION DE UN ACTOLA PREPARACION DE UN ACTO• INFORMACION• COORDINACION• DISEÑO• PLANIFICACION• COMUNICACIÓN• CONFIRMACIÓN• ORDENACION

• EJECUCION

• EVALUACION

protocolo

prensa seguridad

C

1ªfase

2ªfase

3ªfase


INFORMACION Y COORDINACIONINFORMACION Y COORDINACION

• Atención constante a lo que ocurre dentro de la organización.

• Contacto permanente y relación fluida con los responsables de instituciones y organismos públicos.

• Coordinación con los responsables de protocolo

de los organismos involucrados.


PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

• Determinación del tipo de acto.• Identificación del lugar donde se desarrollará el acto.• Colocación de los anfitriones e invitados de honor.• Programación de las intervenciones orales si las hubiera.• Diseño del recorrido por las instalaciones, si procede.• Otros detalles: Banderas, salutaciones, etc...


• COMUNICACIÓN Y CONFIRMACIONCOMUNICACIÓN Y CONFIRMACION

• TIPO DE INVITACION.

• CALENDARIO DEL ACTO.

• TIMING (el envío de las invitaciones comporta el cálculo de tiempo necesario para que los invitados confirmen su asistencia)

• INFORMACIÓN FINAL


EL ESCENARIO PROTOCOLARIOEL ESCENARIO PROTOCOLARIO

• El responsable debe conocer hasta el más mínimo detalle.

• Una vez aprobada la disposición final el responsable debe comunicarlo a su superior con el objeto de aclarar las dudas que puedan surgir.

• Los cambios de última hora

• Los imprevistos/El arte de la improvisación.


EL PROCESO DE PREPARACIÓNEL PROCESO DE PREPARACIÓN

1. Creación del equipo de trabajo. Preguntas típicas (fecha, lugar, etc...).

2. Selección de invitados (imagen de la empresa).

3. Borrador del programa: horario, discursos,

establecimiento de las necesidades mínimas.

1. Ensayos. Todo debe funcionar

a la perfección.


• INVITACIONES• SEGURIDAD• VEHÍCULOS• REGALOS• AZAFATAS• CONFIRMACIONES• MEGAFONIA Y

AUDIOVISUALES• INSTALACIONES

ACCESORIAS

• PLACA Y LIBRO DE HONOR• APERITIVO, CAFÉ• CARAVANAS• LLAVES DE LOS COCHES• INSTITUCIONES BENEFICAS• REPARTO DEL TRABAJO Y

COORDINACION ENTRE TODO EL EQUIPO

• “COSAS INVEROSIMILES” (PARAGUAS, PLANTAS, ETC...)

PREVISION DE LAS NECESIDADESPREVISION DE LAS NECESIDADES


• Tiempo que la autoridad puede dedicar a la visita.

• Estudio del modelo de invitación• Lugar, momento y texto de la

placa conmemorativa• ¿Quién recibe a las autoridades?• Colocación del resto de

autoridades• Colocación del Consejo de

Administración y directivos de la empresa

• Breve presentación de la empresa.

• Reserva de asientos de las primeras filas.

• Momento de la firma del libro de honor

• Movimiento de personas en el interior de la empresa

• Visita de la autoridad acompañado por un grupo de personas “reducido”. El resto de invitados seguirán la visita

por circuito cerrado de TV.

DETALLES A TENER EN CUENTADETALLES A TENER EN CUENTA


MUCHAS

GRACIAS