ANM(T) 81/10/6/10 (48)
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA
MALAYSIA BILANGAN 8 TAHUN 2018
TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
SPANM BIL. 8/2018
KANDUNGAN
i
1. TUJUAN .................................................................................................................. 1
2. PELAKSANAAN ...................................................................................................... 2
3. HAL-HAL LAIN ........................................................................................................ 4
4. TARIKH KUAT KUASA ........................................................................................... 6
5. PEMAKAIAN ........................................................................................................... 6
LAMPIRAN A: ................................................................................................................
ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN ......................
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018 ................................................................................. 7
1. TUJUAN .................................................................................................................. 8
2. SENARAI AKTIVITI, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB ......................................... 8
Pengurusan Pesanan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS ......... 8
Arahan Pembayaran ....................................................................................... 13
Pengurusan Panjar .......................................................................................... 14
Bayaran Pukal ................................................................................................. 18
Pengurusan Gaji .............................................................................................. 20
Pengurusan Terimaan ..................................................................................... 23
Baucar Jurnal .................................................................................................. 25
LAMPIRAN B: ................................................................................................................
ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI ........................................
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018 ............................................................................... 28
LAMPIRAN C: ................................................................................................................
GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA ...................
DI iGFMAS .................................................................................................................. 50
1. TUJUAN ................................................................................................................ 51
2. LATAR BELAKANG .............................................................................................. 51
3. PELAKSANAAN .................................................................................................... 51
4. PELARASAN BAKI AWAL DEPOSIT .................................................................... 52
5. PELARASAN AKAUN PENYELESAIAN TEMPOH MIGRASI ................................ 55
6. PELARASAN AKAUN DUMMY SUBSIDIARI KE PENDEPOSIT SEBENAR ......... 81
7. PENUTUP ............................................................................................................. 83
file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998659file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998660file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998661file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998673file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998674file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998675file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998676file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998677file:///G:/@1GFMAS%202018/SPANM%20WTD/SPANM%20Penutupan%20Akaun%202018/SPANM%20BIL%20%208%20TAHUN%202018%20Tarikh%20Akhir%20Proses%20Dokumen%20Kewangan%20Bagi%20Tahun%20Kewangan%202018.docx%23_Toc530998678
SPANM BIL. 8/2018
1
ANM(T) 81/10/6/10 (48)
KERAJAAN MALAYSIA
SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
BILANGAN 8 TAHUN 2018
Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Ketua Jabatan Negeri
Semua Ketua Akauntan Kementerian
Semua Pengarah Negeri/ Cawangan Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Semua Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri
TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
1. TUJUAN
1.1 Surat Pekeliling ini adalah bertujuan untuk memaklumkan tarikh akhir proses
dokumen kewangan tahun 2018 oleh Kementerian/ Jabatan bagi melancarkan
urusan penutupan akaun dan penyediaan Penyata Kewangan Kerajaan
Persekutuan tahun kewangan 2018.
1.2 Tarikh akhir Bayaran bagi perbelanjaan tahun 2018 adalah pada 21 Disember
2018 atau tarikh akhir yang dimaklumkan oleh Kementerian Kewangan dari
semasa ke semasa, yang mana terdahulu dan tiada tempoh Akaun Kena Bayar
selaras dengan surat Kementerian Kewangan rujukan MOF.NBO(S)600-
9/1/78(13) bertarikh 22 November 2018.
SPANM BIL. 8/2018
2
2. PELAKSANAAN
2.1 TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
Tarikh akhir proses dokumen kewangan bagi tahun kewangan 2018 telah
ditetapkan seperti berikut:
BULAN JENIS DOKUMEN KEWANGAN TARIKH AKHIR
Disember
2018
Pesanan Kerajaan (termasuk kuiri) 14 Disember 2018
(Jumaat)
Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan
- Goods/Services Received Notes (GRN) (Peraku II)
14 Disember 2018
(Jumaat)
Arahan Pembayaran (Peraku II)
14 Disember 2018
(Jumaat)
Arahan Pembayaran - Kuiri (Peraku II)
17 Disember 2018
(Isnin)
Baucar Jurnal
Baucar Jurnal kecuali jurnal terimaan
dan perakaunan aset
17 Disember 2018
(Isnin)
Waran Peruntukan 31 Disember 2018
(Isnin)
Terimaan
1. Invois
2. Resit
3. Penyata Pemungut
4. Baucar Jurnal
31 Disember 2018
(Isnin)
SPANM BIL. 8/2018
3
2.2 PEMPROSESAN DOKUMEN KEWANGAN SELEPAS TARIKH YANG
DITETAPKAN
Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memastikan bahawa
perkhidmatan/bekalan/kerja (yang dipertanggungkan di bawah Vot Mengurus),
yang diterima/dilaksana dalam tahun 2018 tetapi tidak dibayar pada tarikh yang
telah ditetapkan, maka bayaran berkenaan perlu menggunakan peruntukan Vot
Mengurus tahun 2019 di bawah Arahan Perbendaharaan (AP) 58(a). Bagi bayaran
sedemikian, kelulusan pembayaran di bawah AP 58(a) hendaklah diperoleh
terlebih dahulu selaras dengan SPANM Bil. 7 Tahun 2018 Tatacara Pengurusan
Bayaran.
2.3 ARAHAN OPERASI DAN GARIS PANDUAN
Surat Pekeliling ini mengandungi arahan operasi dan garis panduan seperti
berikut:
2.3.1 Lampiran A : Arahan Operasi Tarikh Akhir Proses Dokumen
Kewangan Bagi Tahun Kewangan 2018
2.3.2 Lampiran B : Arahan Operasi Perakaunan Aset dan Inventori Bagi
Tahun Kewangan 2018
2.3.3 Lampiran C : Garis Panduan Tindakan Selepas Baki Awal Deposit
Disedia Di iGFMAS
SPANM BIL. 8/2018
4
3. HAL-HAL LAIN
Pertanyaan lanjut mengenai Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM),
boleh dirujuk kepada pihak berikut:
Pengarah
Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP)
Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Aras 3, Kompleks Kementerian Kewangan
No.1, Persiaran Perdana
62594, Presint 2
Putrajaya
u.p. : Unit Pengurusan Prestasi
emel : [email protected]
No. Tel. : 03-8882 1624/1612/1622/1611
Bil Perkara *Pihak Yang Boleh Dirujuk
1. Capaian Pengguna
iGFMAS
Unit Authorization
Bahagian Pengurusan Teklnologi Maklumat (BPTM)
03-8882 1151/ 1083/ 1417/ 1225
2. Pengurusan Gaji Unit Gaji, BPTM
03-8882 1128/1152/ 1126/ 1252/ 1189/ 1201/ 1124
3. Pengurusan Pesanan
Kerajaan Melalui
Sistem ePerolehan dan
iGFMAS
Unit Logistik, BPTM
03-8882 1792/ 1349/ 1137/ 1218
4. i) Bayaran Pukal
ii) Arahan Pembayaran
Unit Bayaran, BPTM
03-8882 1887/ 1130/ 1335
5. Pengurusan Terimaan Unit Terimaan, BPTM
03-8882 1358/ 1344/ 1340/ 1337
6. Data Induk dan Waran
Peruntukan
Unit Operasi Akaun Persekutuan,
Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat Dan Agensi
(BPOPA)
03-8882 1397/ 1641/ 1518/ 1514/ 1500
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
SPANM BIL. 8/2018
5
Bil Perkara *Pihak Yang Boleh Dirujuk
7. Pengurusan Panjar
Unit Pengurusan Panjar Dan Bank, BPOPA
03-8882 1497/ 1564/ 1637/ 1602
8. Pengurusan Akaun
Amanah
Unit Pengurusan Akaun Amanah, BPOPA
03-8882 1542/ 1543/ 1511/ 1501
9. Perakaunan Aset Unit perakaunan Aset Dan
Inventori Persekutuan, BPOPA
03-8882 1544/1597/ 1646
*Pertanyaan hendaklah disalinkan kepada Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat
Perakaunan (BPOPP), u.p. Unit Pengurusan Prestasi.
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]
SPANM BIL. 8/2018
6
4. TARIKH KUAT KUASA
Surat pekeliling ini berkuat kuasa mulai pada tarikh ianya dikeluarkan.
5. PEMAKAIAN
5.1 Semua Kementerian/Jabatan diminta untuk merancang dengan teliti pengurusan
kewangan dan perakaunan serta memastikan pemprosesan dokumen kewangan
bagi tahun kewangan 2018 dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
5.2 Surat Pekeliling ini hendaklah dibaca bersama dengan arahan-arahan lain yang
dikeluarkan dari semasa ke semasa. Peruntukan Surat pekeliling ini juga
dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Badan Berkanun
Persekutuan dan Pihak Berkuasa Tempatan tertakluk kepada penerimaan oleh
pihak berkuasa masing-masing.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menjalankan amanah,
(DATUK SAAT BIN ESA C.A.(M))
Akauntan Negara Malaysia
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PUTRAJAYA
23 November 2018
s.k :
Ketua Setiausaha Negara
Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Ketua Audit Negara
Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua YB Pegawai Kewangan Negeri
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
7
LAMPIRAN A:
ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
8
1. TUJUAN
Arahan Operasi ini bertujuan memberi penjelasan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)
dan Pejabat Perakaunan (Accounting Offices – AO) secara terperinci mengenai tarikh
akhir pemprosesan dokumen kewangan dan aktiviti yang terlibat semasa penutupan akhir
tahun 2018 bagi melancarkan proses penutupan akaun dan penyediaan Penyata
Kewangan Kerajaan Persekutuan tahun kewangan 2018.
2. SENARAI AKTIVITI, TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Pengurusan Pesanan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan dan iGFMAS
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
Pesanan Kerajaan
1.1. Dokumen Pesanan Kerajaan merangkumi jenis dokumen berikut:
a. P1 – Pesanan Kerajaan
(Bekalan & Perkhidmatan) ePerolehan
b. P2 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) ePerolehan
c. P3 – Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGFMAS
d. P4 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGFMAS
e. P5 – Waran Perjalanan Udara Awam
f. P6 – Pesanan Kerajaan (Kerja)
g. P7 – Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)
1.2. Semua Pesanan Kerajaan (termasuk kuiri) hendaklah diselesaikan sehingga Semak AO (Status 80).
1.3. Bagi dokumen Peraku I dan Peraku II yang tidak berjaya di Semak AO pada 14 Disember 2018, dokumen hendaklah dikuiri semula ke ePerolehan.
PTJ
AO
AO
PTJ
Tarikh Akhir
14.12.2018
Tarikh Akhir
15.12.2018
Tarikh Akhir
15.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
9
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
2.
Hapus atau batalkan dokumen pesanan jika
perolehan tidak dapat dilaksanakan.
Dokumen pesanan iGFMAS yang hendak
dibawa ke tahun hadapan boleh dilaksana
bermula 1 Januari 2019 selepas proses
pengagihan waran peruntukan selesai.
Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (FRN/GRN)
2.1. PTJ hendaklah memastikan bekalan dan perkhidmatan diterima sepenuhnya daripada pembekal. Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (FRN/GRN) hendaklah diselesaikan sehingga Perakuan II (Status 80).
Bagi dokumen P3 & P4, jika GRN yang
didaftarkan tidak berjaya diselesaikan
hingga status 80 pada 14 Disember
2018 atau mengikut tarikh yang
ditetapkan oleh Kementerian Kewangan
dari semasa ke semasa, dokumen
tersebut perlu dikuiri dan dihapuskan
(status 74). PTJ perlu proses semula
GRN pada tahun 2019 setelah dokumen
pesanan berjaya di bawa ke hadapan
melalui proses Penutupan Akhir Tahun
(PAT) Pesanan Kerajaan.
2.2. Bagi Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (GRN) Separa (bekalan dan perkhidmatan tidak dapat diterima sepenuhnya dalam tempoh yang ditetapkan), sila ambil tindakan berikut:
a. Bagi P1, P2 & P3 - Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan & Perkhidmatan (SI) hendaklah dibuat sehingga Peraku II bagi baki bekalan yang belum diterima; atau
b. Bagi P4,P6 & P7- PTJ boleh memilih untuk:
i. laksanakan proses Perubahan Pesanan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (VO pengurangan)
PTJ
PTJ
PTJ
PTJ
Tarikh Akhir
14.12.2018
Tarikh Akhir
15.12.2018
Tarikh Akhir
14.12.2018
Tarikh Akhir
14.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
10
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
3.
4.
bagi baki yang tidak dapat diselesaikan; atau
ii. Bawa kehadapan baki yang belum selesai melalui proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) Pesanan Kerajaan.
Padanan Bayaran (Sistem ePerolehan)
Memastikan proses padanan bayaran
daripada eP dan Arahan Pembayaran
diselesaikan sehingga Peraku II.
(tiada proses kuiri)
Arahan Pembayaran Dengan Pesanan
Kerajaan
4.1. Memastikan Peraku I, Semak AO dan Peraku II Arahan Pembayaran (termasuk kuiri) diselesaikan bagi Pesanan Kerajaan yang:
a. Bekalan/Perkhidmatan telah diterima b. Kerja telah dilaksanakan.
4.2. Semak status dokumen dan pastikan semua arahan bayaran berstatus 80.
4.3. Jika arahan bayaran yang didaftarkan tidak sempat diselesaikan hingga status 80 pada 17 Disember 2018 atau mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa, dokumen tersebut perlu dikuiri dan dihapuskan (status 74) dan:
a. Bagi P3 & P4, PTJ perlu kunci masuk semula arahan pembayaran pada tahun 2019 dan bayaran akan tertakluk di bawah AP58(a);
b. Bagi P5 (WPUA Bukan Pukal), P6 & P7, PTJ perlu kunci masuk semula arahan pembayaran pada tahun 2019 setelah dokumen pesanan berjaya di bawa ke hadapan melalui proses Penutupan Akhir Tahun
PTJ
PTJ
PTJ
AO
PTJ
PTJ
Rujuk Tarikh
PAT di Bil.7
Tarikh Akhir
14.12.2018
Tarikh Akhir
17.12.2018
Sehingga
17.12.2018
Sehingga
18.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
11
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
5.
6.
(PAT) Pesanan Kerajaan. Bayaran akan tertakluk di bawah AP58(a) jika tarikh Siap/ Separa Siap Kerja/ Perkhidmatan adalah pada tahun 2018.
Payment Run
5.1. Melaksanakan Payment Run dan memastikan semua Arahan Pembayaran bagi semua PTJ telah diselesaikan.
5.2. Semak status dokumen dan pastikan semua Arahan Pembayaran berstatus 80 telah mempunyai No. EFT.
5.3. Jika Arahan Pembayaran tidak dapat diselesaikan sehingga 17 Disember 2018 atau mengikut tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja yang telah sempurna diterima/laksana, bayaran berkenaan tertakluk dengan AP58(a). Bagi dokumen dari eP, FRN dan PO berkaitan perlu dibatalkan dan bayaran AP58(a) tersebut (yang telah mendapat kelulusan) hendaklah dibuat menggunakan Arahan Pembayaran Tanpa Pesanan Kerajaan.
Laporan
6.1. Laporan Pesanan Kerajaan.
Mengenalpasti status dokumen pesanan
kerajaan untuk tindakan melengkapkan,
hapus atau batal dokumen berdasarkan
tarikh yang telah ditetapkan.
6.2. Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah Lengkap.
Memastikan invois diterima daripada
pembekal bagi bekalan dan
perkhidmatan yang telah diterima.
AO
PTJ
PTJ
PTJ
PTJ
Sehingga
20.12.2018
18.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
12
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
7.
Sekiranya terdapat invois yang belum
diterima, sila dapatkan dengan segera
daripada pembekal dan seterusnya
menyelesaikan Arahan Pembayaran
sehingga Peraku II seperti tarikh yang
ditetapkan.
6.3. Laporan Tanggungan Belum Selesai
Mengenalpasti pesanan yang mempunyai
tanggungan yang belum selesai untuk
tindakan melengkapkan, hapus atau batal
pesanan berdasarkan tarikh yang telah
ditetapkan.
Modul Penutupan Akhir Tahun (PAT)
Pesanan Kerajaan.
Bagi Pesanan Kerajaan iGFMAS yang belum
selesai, PTJ mempunyai pilihan melalui
modul Penutupan Akhir Tahun untuk:
a. Hapus/batal ; atau
b. Bawa kehadapan.
(rujuk garis panduan Penutupan Akhir Tahun
(PAT) Pesanan Kerajaan yang akan
dikeluarkan secara berasingan)
PTJ
PTJ
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
13
Arahan Pembayaran
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
2.
3.
4.
Memastikan semua Arahan Pembayaran
telah diselesaikan sehingga Peraku II.
Memastikan semua Arahan Pembayaran
(Kuiri) telah diselesaikan sehingga Peraku
II.
Jika Arahan Pembayaran tidak berjaya
dibuat Peraku II pada 17 Disember 2018
atau tarikh akhir yang ditetapkan oleh
Kementerian Kewangan dari semasa ke
semasa, dokumen tersebut perlu dikuiri
dan dihapuskan (status 74). Dokumen
tersebut perlu dikunci masuk pada tahun
2019 dan sekiranya berkaitan dengan
kelulusan AP58(a) permohonan kelulusan
hendaklah dibuat terlebih dahulu.
Melaksanakan Payment Run dan
memastikan semua Arahan Pembayaran
bagi semua PTJ telah diselesaikan.
Jana laporan arahan pembayaran seperti
Laporan AP103, Laporan Terperinci
Arahan Bayaran dan Laporan Baucar
Jurnal bagi tujuan semakan, penyesuaian,
rujukan dan pengauditan.
PTJ
PTJ
PTJ
AO
PTJ
Tarikh Akhir
14.12.2018
Tarikh Akhir
17.12.2018
Pada
18.12.2018
Sehingga
20.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
14
Pengurusan Panjar
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
PANJAR WANG RUNCIT 1.1. Meluluskan semua Baucar Kecil
(Kew 50e) sehingga berstatus 80.
1.2. Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.
1.3. Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.
1.4. Menunaikan wang rekupmen di bank bagi membolehkan tindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.
1.5. Memastikan Penerimaan Rekupmen diluluskan (status 80). Pastikan baki Buku Wang Runcit sama dengan apungan yang diluluskan.
1.6. Memastikan semua proses panjar di PTJ diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan tunai di tangan adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar Yang Belum Selesai sebagai panduan untuk memastikan proses panjar adalah lengkap dan sempurna.)
1.7. Laporan
Jana Laporan Senarai Baki Bagi Pemegang Panjar bagi memastikan baki buku tunai adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
PTJ
PTJ AO
PTJ
PTJ
PTJ
AO
Tarikh akhir 14.12.2018
Tarikh akhir 14.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
15
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
2.
Panjar Khas Yang Menggunakan Modul Panjar Di Portal iGFMAS. 2.1. Meluluskan semua Baucar Kecil
(Kew 50e) sehingga berstatus 80.
2.2. Menyelesaikan rekupmen terakhir melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.
Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.
2.3. Membuat semakan dengan bank
untuk memastikan wang rekupmen telah dikreditkan ke akaun bank Panjar Khas bagi membolehkan tindakan Penerimaan Rekupmen dilakukan.
2.4. Memastikan Penerimaan
Rekupmen diluluskan (status 80). Pastikan baki Buku Tunai Akaun Panjar sama dengan apungan yang diluluskan.
2.5. Memastikan semua proses panjar di
PTJ diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan jumlah tunai di tangan dan baki di bank adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
(Rujuk Laporan Senarai Dokumen Bagi Proses Panjar Yang Belum Selesai sebagai panduan untuk memastikan proses panjar adalah lengkap dan sempurna.)
2.6. Laporan
Jana Laporan Senarai Baki Bagi Pemegang Panjar bagi memastikan baki buku tunai adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
PTJ
PTJ AO
PTJ
PTJ
PTJ
AO
Tarikh Akhir 14.12.2018
Tarikh Akhir 14.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
16
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
3.
Panjar Khas Yang Tidak Menggunakan Modul Panjar Di Portal iGFMAS 3.1. Menyelesaikan rekupmen terakhir
melalui Arahan Pembayaran Rekupmen Panjar sehingga Peraku II.
Pastikan tiada baucar kecil (Kew.50) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan.
3.2. Membuat semakan dengan bank
untuk memastikan wang rekupmen telah dikreditkan ke akaun bank panjar khas. Pastikan Buku Tunai Akaun Panjar (manual) sama dengan apungan yang diluluskan.
3.3. Memastikan semua proses panjar
diselesaikan sebelum penutupan akaun bagi memastikan jumlah tunai di tangan dan baki di bank adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
3.4. Laporan
Jana Laporan Senarai Baki Bagi Pemegang Panjar bagi memastikan baki buku tunai adalah bersamaan dengan apungan yang diluluskan.
PTJ AO
PTJ
PTJ
AO
Tarikh Akhir 14.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
17
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
4.
5.
6.
Panjar Unit Memastikan semua transaksi panjar (melalui jurnal pelarasan) berjaya diperakaunkan di dalam iGFMAS sebelum penutupan akaun. Panjar Tiga Perduabelas Memastikan semua jurnal ringkasan iSPLN berjaya diperakaunkan di iGFMAS sebelum penutupan akaun. Akaun Penyelesaian Panjar Memastikan Akaun Penyelesaian Panjar dikosongkan pada penutupan akaun dan pelarasan dibuat jika perlu. (Pemantauan boleh dibuat melalui Laporan FAGLB03 / FAGLL03. Akaun ini hanya melibatkan PWR dan Panjar Khas (yang menggunakan Modul Panjar) sahaja.)
Bahagian Akaun Kementerian Pertahanan
Bahagian Akaun Kementerian Luar
Negeri
AO
Tarikh Akhir 17.12.2018
Tarikh akhir 17.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
18
Bayaran Pukal
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
2.
3.
4.
Tarikh akhir pengeluaran Waran
Perjalanan Udara Awam (WPUA).
Agensi perlu mengemukakan file AP504
kepada semua Pejabat Perakaunan untuk
transaksi bulan Disember 2018.
Memastikan semua bayaran pukal telah
diselesaikan.
Sekiranya waran penerbangan tidak dapat
disediakan selepas 14.12.2018:
4.1. Memohon kelulusan Pejabat Perakaunan untuk menggunakan waran udara manual tertakluk kepada peruntukan sedia ada mencukupi.
4.2. Menyenggara nombor waran udara manual di buku daftar.
eg: MF0001= MF (convention
payment id mengikut Pejabat
Perakaunan) 0001(nombor turutan)
4.3. Memastikan nombor waran udara manual yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan dikunci masuk oleh agensi penerbangan
4.4. Pembayaran perlu dibuat menggunakan Arahan Pembayaran jenis dokumen K2 (Invois Tanpa PT).
4.5. Jika Arahan Pembayaran jenis dokumen K2 (Invois Tanpa PT) tidak berjaya Peraku II pada 17 Disember 2018 pembayaran hendaklah dibuat pada tahun 2019 dengan kelulusan AP58(a)
PTJ
Agensi Pukal
AO
PTJ
AO
PTJ
PTJ
PTJ
Tarikh akhir
14.12.2018
Tarikh akhir
17.12.2018
Sehingga
20.12.2018
15.12.2018
sehingga
31.12.2018
15.12.2018
sehingga
31.12.2018
15.12.2018
sehingga
31.12.2018
Tarikh
Akhir
17.12.2018
Bermula
Januari
2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
19
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
5.
Pukal selain daripada Waran Perjalanan
Udara Awam (WPUA).
5.1. Mengemukakan file AP504 kepada semua Pejabat Perakaunan untuk transaksi bulan Disember 2018.
5.2. Memastikan semua bayaran pukal telah diselesaikan.
5.3. Pembayaran bil pukal selepas 15 Disember 2018 hendaklah dibilkan pada tahun hadapan, 2019 dengan tarikh tahun baru bukan tahun 2018.
Agensi Pukal
AO
Agensi Pukal
Tarikh akhir
17.12.2018
Sehingga
20.12.2018
Bermula
Januari
2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
20
Pengurusan Gaji
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
2.
3.
Gaji Bulan Disember 2018 Gaji bulan Disember 2018 dan Bayaran Khas 2018 dibayar pada 18 Disember 2018. Mewujudkan/ Mengemaskini Pusat Pembayar Gaji (PC) bulan Disember 2018: 2.1. Mengenalpasti PTJ bagi tujuan
mewujudkan Pusat Pembayar Gaji (PC) baru termasuk PC bagi pegawai Bergaji Hari (Daily Rated).
2.2. Mendaftar majikan baharu untuk
caruman/ bayaran kepada KWSP, PERKESO dan LHDNM.
2.3. Menghantar Borang SG10 ke BPTM
untuk tindakan mewujudkan/ mengemas kini PC.
2.4. Mewujudkan/ mengemas kini PC
baharu / sedia ada.
Pembayaran Gaji Regular Cycle 3.1. Memproses data potongan gaji
Disember 2018. Data File-In dari Agensi Potongan Gaji.
3.2. Menyelesaikan kunci masuk perubahan gaji (SG20) bulan Disember 2018.
3.3. Memproses gaji bulan Disember 2018.
Makluman
AO PTJ
PTJ
AO PTJ
BPTM
BPOPP
PTJ
AO
Tarikh Akhir 26.11.2018
Tarikh Akhir 26.11.2018
Tarikh Akhir 26.11.2018
27.11.2018 sehingga
28.11.2018
27.11.2018 sehingga
28.11.2018
Tarikh Akhir 04.12.2018
Mulai 05.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
21
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
4.
5.
.
6.
Pembayaran gaji kepada pegawai lantikan baharu Menyelesaikan kunci masuk data gaji pegawai lantikan baharu (SG20 bulan Disember 2018 bagi pembayaran melalui regular cycle bulan Disember 2018). Late cycle tidak dibenarkan bagi gaji Disember 2018. PTJ hendaklah menyediakan Arahan Pembayaran (baucar bayaran) bagi gaji Disember 2018 untuk pegawai yang terlibat. Pembayaran gaji kepada pegawai Bergaji Hari 5.1. Menyediakan Arahan Pembayaran
bagi gaji bulan Disember untuk tempoh bekerja 1 hingga 14 Disember 2018.
5.2. Menyediakan Arahan Pembayaran
bagi gaji bulan Disember untuk tempoh bekerja 15 hingga 31 Disember 2018. (Permohonan AP58(a) hendaklah dikemukakan dengan segera bagi memastikan pembayaran dapat dibuat pada awal Januari 2018.)
Mewujudkan / Mengemaskini Pusat Pembayar Gaji (PC) untuk tahun 2019 6.1. Mengenalpasti PTJ bagi tujuan
mewujudkan Pusat Pembayar Gaji (PC) baru termasuk PC bagi pegawai Bergaji Hari (Daily Rated).
6.2. Mendaftar majikan baharu untuk
caruman/ bayaran kepada KWSP, PERKESO dan LHDNM.
6.3. Menghantar Borang SG10 ke BPTM untuk tindakan mewujudkan/ mengemas kini PC.
6.4. Mewujudkan / mengemas kini PC
baharu / sedia ada.
PTJ
AO PTJ
PTJ
PTJ
AO
PTJ
AO PTJ
BPTM
Tarikh Akhir 04.12.2018
Tarikh Akhir 14.12.2018
Tarikh Akhir 17.12.2018
Januari 2019
Tarikh Akhir 24.12.2018
Tarikh Akhir 24.12.2018
Tarikh Akhir 24.12.2018
26.12.2018 sehingga
28.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
22
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
7. Pelarasan Gaji 7.1. Menyediakan jurnal pelarasan gaji
bagi kes pegawai berpindah, potongan gaji, bayaran potongan berkanun.
7.2. Memastikan akaun penyelesaian gaji dikosongkan sebelum penutupan akaun
PTJ AO
AO
Tarikh Akhir 17.12.2018 Tarikh Akhir 17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
23
Pengurusan Terimaan
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Memastikan semua resit yang dijana di
iGFMAS telah dibuat serahan wang dan
penyata pemungut telah dibuat Peraku II.
Memastikan maklumat invois, resit &
penyata pemungut yang dijana dari sistem
terimaan Agensi:
2.1. dihantar ke sistem iGFMAS dan berjaya diperakaunkan dalam sistem iGFMAS. Teruskan proses sehingga Peraku II Penyata Pemungut Online; atau
2.2. dikunci masuk ke dalam sistem iGFMAS. Teruskan proses sehingga Peraku II Penyata Pemungut Online
Memastikan Baucar Jurnal Pelarasan
berkaitan Terimaan diselesaikan.
Menyemak Laporan Buku Tunai Cerakinan
dan memastikan Serahan Wang dan
Penyata Pemungut telah berstatus 80 dan
nombor Resit Perbendaharaan telah
dijana.
Memastikan Baucar Jurnal Akruan (DH)
disediakan bagi memperakaunkan ABT
dan hasil sekiranya subsidiari
diselaraskan di luar sistem iGFMAS.
Mengemaskini invois, resit & penyata
pemungut yang dijana dari sistem
terimaan Agensi dengan menanda butang
AKB yang terdapat di portal sekiranya
terdapat dokumen yang tidak sempat
diperakaunkan dalam iGFMAS pada
31.12.2018.
PTJ
PTJ Yang
Berintegrasi
PTJ Yang Tidak
Berintegrasi
PTJ
PTJ
PTJ
PTJ
Tarikh Akhir
31.12.2018
Tarikh Akhir
31.12.2018
Tarikh Akhir
31.12.2018
Tarikh Akhir
31.12.2018
Tarikh Akhir
31.12.2018
Tarikh Akhir
31.12.2018
Bermula
1.1.2019
hingga
7.1.2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
24
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
7.
8.
Bagi terimaan online yang diterima, dan
resit tidak sempat disediakan sebelum
31/12/2018, sila kuncimasuk dengan
menanda butang AKB yang terdapat di
portal.
Memastikan kod Penjenisan Terimaan
yang diwujudkan dalam tahun 2018 dan
akan digunakan pada tahun 2019 dibawa
ke hadapan (rujuk Manual Latihan Modul
AR - Kod Penjenisan Terimaan)
Memastikan Penyata Akaun Pelanggan &
Surat Pengesahan Baki Tunggakan dijana
dan diedarkan kepada pelanggan.
Memastikan kod pelanggan PTJ
diwujudkan bagi kod PTJ yang baharu
pada 2019 untuk memastikan proses
terimaan berjalan lancar.
PTJ
PTJ Berkaitan
PTJ Berkaitan
Bermula
1.1.2019
hingga
7.1.2019
Bermula
1.1.2019
Bermula
1.1.2019
Bermula
1.1.2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
25
Baucar Jurnal
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
1.
2.
Baucar Jurnal Perakaunan Aset
Memastikan baucar jurnal berikut dibuat
Peraku II atau Akuan Terima :
1.1. Perolehan aset
1.2. Aset Dalam Pembinaan (Assets Under Construction – AUC)
1.3. Pindahan Aset
1.4. Pengelasan Aset
1.5. Penjejasan Nilai Aset
1.6. Pelupusan Aset
1.7. Pelarasan Aset
1.8. Pembatalan Urusniaga Aset
1.9. Susut Nilai Aset Secara Manual (Khusus KKR sahaja)
Rujuk Arahan Operasi Perakaunan Aset
dan Inventori Bagi Tahun Kewangan 2018
di Lampiran B.
Pelarasan Baki Awal Deposit
2.1. Pindahan baki awal Akaun Deposit hendaklah dilaksanakan sekiranya terdapat perubahan jenis Recon Akaun daripada Recon AP/AR kepada GL.
2.2. Akaun deposit bersubsidiari di dalam sistem (Recon AP/AR) telah ditukar kepada akaun deposit bersubsidiari di luar sistem (GL) disebabkan oleh PTJ mempunyai sistem terimaan berkomputer tersendiri atau melibatkan isu operasi.
PTJ
PTJ
Tarikh Akhir
19.12.2018
Tarikh Akhir
17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
26
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
3.
2.3. Senarai kod akaun terlibat adalah seperti di bawah :
a. L1112140 – Deposit Akta Dadah
Berbahaya
b. L1112144 – Deposit Harta Awam
Dalam Penjara
c. L1112154 – Deposit Upahan
d. L1112101 – Deposit Pelarasan
Petroleum
e. L1112186 – Deposit Wang
Jaminan Jenayah
f. L1111111 – Deposit Kuarters
Kerajaan
g. L1111103 – Deposit Cagaran
(Gunasama)
Rujuk Garis Panduan Tindakan Selepas
Baki Awal Deposit Disedia di iGFMAS di
Lampiran C.
Pelarasan Akaun Penyelesaian Tempoh
Migrasi
Semua Akaun Penyelesaian di bawah
hendaklah dikosongkan sebelum
penutupan akaun 2018:
a. A2991104 – Akaun Penyelesaian
Wang Jaminan Pelaksanaan
b. A2991106 – Akaun Penyelesaian
EFT Terbatal
c. A2991107 – Akaun Penyelesaian
Cek Terbatal
d. A2991108 - Akaun Penyelesaian
Deposit Lain-lain
PTJ
Tarikh Akhir
17.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN A: ARAHAN OPERASI TARIKH AKHIR PROSES DOKUMEN KEWANGAN
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
27
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
4.
Rujuk Garis Panduan Tindakan Selepas
Baki Awal Deposit Disedia di iGFMAS di
Lampiran C.
Baucar Jurnal Akaun Penyelesaian
AO hendaklah memastikan semua Akaun
Penyelesaian berikut disifarkan diperingkat
PP pada tarikh penutupan akaun tahun
kewangan:
a. L1312945 – Akaun Penyelesaian
Caj Agen Bank
b. L1312946 – Akaun Penyelesaian
Pelarasan Terimaan
c. L1312954 – Akaun Penyelesaian
Pertukaran Wang Asing
PTJ
Tarikh Akhir
17.12.2018
Semua PTJ dan AO yang terlibat hendaklah mematuhi arahan operasi dan tempoh
masa yang telah ditetapkan bagi memastikan aktiviti penutupan akhir tahun 2018
berjalan lancar.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
28
LAMPIRAN B:
ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
29
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
A. Tindakan Sebelum (Perakaunan Aset Bukan Semasa)
Semua tindakan yang disenaraikan perlu diselesaikan sehingga Perakuan II atau Akuan Terima dalam tempoh masa yang ditetapkan berikutan kepentingan berikut:- i) Medan Tarikh Perolehan/ Penyelesaian AUC/ Pindahan/ Pengelasan/ Penilaian Semula/
Penjejasan Nilai/ Pelupusan dan Susut Nilai Aset Secara Manual boleh dikunci masuk sebagai tarikh semasa atau back dated tetapi dalam tahun kewangan yang sama (Rujuk MPK-AA 01 bertarikh 26.07.2017 para 5.3.3). Ini bermakna apa-apa transaksi/keperluan pelarasan transaksi tahun 2018 yang hanya disedari dan diperakaunkan dalam tahun 2019, tarikh hanya boleh back dated seawal 01.01.2019 dan ia akan menyebabkan Nilai Buku Bersih aset yang dilaporkan adalah tidak tepat.
ii) Bagi memastikan Nilai Bawaan Terkini Aset diambilkira semasa pelaksanaan proses
susutnilai berjadual yang akan dilaksanakan secara job schedule management pada 27.12.2018 (2.00 am).
Bagi PTJ yang terlibat dengan aktiviti penyusunan semula kementerian, tindakan yang
disenaraikan hanya boleh dilakukan setelah aset di bawah PTJ Serah Tugas dipindahkan kepada PTJ Terima Tugas, sekiranya masih terdapat tindakan pelarasan yang baru dikenalpasti dan belum diambil tindakan sebelum ini.
1.
Tindakan Pengiktirafan Aset Hadiah Melalui Modul Perakaunan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang diperoleh daripada urusniaga bukan pertukaran dalam tahun kewangan 2018 diperakaunkan dalam tahun kewangan yang sama (contoh: aset hadiah). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Perolehan Aset> Daftar Perolehan Aset> Jenis Perolehan> Perolehan Aset Hadiah/Sumbangan dan Lain-lain
Bil. Perkara Catatan Rujukan i. Perolehan
Aset Hadiah / Sumbangan dan Lain-lain
Kos aset diperakaunkan pada nilai saksama pada tarikh perolehan. Tarikh yang dikunci masuk di medan tarikh perolehan adalah tarikh terima aset dengan syarat penerimaan aset telah mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus
MPK-AA 04 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24100A Versi 1.0 bertarikh 21.06.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
30
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
2.
Tindakan Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan (Assets Under Construction – AUC) Menyemak status projek aset dalam pembinaan Federal Government of Malaysia (FGOM) dan memastikan projek yang telah siap dan mempunyai CPC (Certificate of Completion) dikelaskan kepada aset ketara dalam tahun kewangan 2018 (Rujuk Interpretasi Polisi Perakaunan Akruan Februari 2018 para 5.10) Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Melaksanakan Arahan Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan & Proses Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan
Tarikh Penyelesaian AUC adalah tarikh yang ditentukan oleh Pihak Berkuasa Melulus (contoh: tarikh CPC yang dikeluarkan oleh pihak berwajib) Bagi projek yang telah siap yang mana sebahagian amaun AUC adalah di template data baki awal dan sebahagiannya dibayar dalam tahun 2018, hanya amaun AUC yang dibayar dalam tahun 2018 sahaja perlu diselesaikan kepada aset ketara (wujudkan ID Aset bagi tujuan ini).
MPK – AA 05 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-21100B & AA-24200B Versi 1.0 bertarikh 20.06.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
31
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
3.
Tindakan Pindahan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang fizikalnya telah dipindahkan dari sesebuah Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung kepada Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang lain dalam tahun kewangan 2018, dibuat pindahan dalam dalam tahun kewangan yang sama (kecuali bagi pindahan aset PTJ berikutan aktiviti penyusunan semula kementerian yang akan dilaksanakan melalui program muatnaik secara auto) Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pindahan Aset> Daftar Pindahan Aset> Jenis Pindahan> Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama @ Pindahan Aset Pegawai Pengawal Berbeza
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama @ Pindahan Aset Pegawai Pengawal Berbeza
PTJ Dipertanggung bagi aset adalah PTJ yang memiliki aset dan bertanggungja-wab terhadap aset yang diterima. Bagi perolehan aset yang dibuat secara perolehan berpusat, pindahan kepada PTJ yang menerima perlu dibuat di iGFMAS selaras dengan pengagihan fizikal aset.
MPK – AA 01 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24100C & AA-24200C Versi 1.0 bertarikh 09.05.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
32
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
4. Transaksi Pengelasan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang tujuan pegangannya telah berubah dari satu kelas aset kepada kelas aset yang lain dalam tahun kewangan 2018, diperakaunkan dalam tahun kewangan yang sama (contoh: perubahan daripada kelas aset Hartanah, Loji dan Peralatan kepada Hartanah Pelaburan). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pengelasan Aset> Daftar Pengelasan aset
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Pengelasan Aset
Pengelasan aset yang melibatkan antara dana (inter fund) tidak dibenarkan sama sekali.
MPK – AA 09 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24000D Versi 1.0 bertarikh 10.05.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Tarikh akhir 19.12.2018
5. Transaksi Penjejasan Nilai Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang terdapat petunjuk bahawa penjejasan terhadap nilai aset telah berlaku dalam tahun kewangan 2018 dan melalui pengiraan kerugian penjejasan didapati Amaun Boleh Pulih Aset lebih rendah daripada Nilai Bawaan Aset, dijejaskan nilainya dalam tahun kewangan yang sama. Jika terdapat timbal balik penjejasan nilai, ianya juga perlu dibuat dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Penjejasan Nilai Aset> Daftar Penjejasan Nilai aset
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Penjejasan Nilai Aset
Proses ini hanya akan diperakaunkan (berstatus 80) setelah larian susut nilai dilaksanakan oleh BPOPA
MPK – AA 11 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24000F Versi 1.0 bertarikh 23.05.2017 SOP Day2 AK 3, Mei 2016
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
33
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
6.
Transaksi Pelupusan Aset Mengenalpasti dan memastikan aset yang fizikalnya telah dilupuskan dalam tahun kewangan 2018, dinyahiktiraf dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pelupusan Aset
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Pelupusan Aset Tatacara mengakaunkan pelupusan aset hendaklah mengambilkira prinsip perakaunan akruan yang mengiktiraf dan merekodkan urusniaga pada masa urusniaga berlaku yang memindahkan risiko dan ganjaran. Pelupusan aset boleh dilaksanakan secara penuh atau sebahagian.
MPK – AA 14 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24100G, AA-24200G & AA-24300G Versi 1.0 bertarikh 01.06.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Tarikh akhir 19.12.2018
7.
Transaksi Pelarasan Aset (a) Mengenalpasti transaksi aset yang memerlukan
tindakan pelarasan. Tindakan pelarasan ini juga akan turut meliputi tindakan kepada penyediaan baucar jurnal workaround yang telah diperakaunkan sebelum ini.
Sekiranya tindakan pelarasan melibatkan proses workaround, sila pastikan baucar jurnal di Modul GL dan baucar jurnal di Modul AA disempurnakan sehingga proses perakuan II (status 80). Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pelarasan Aset
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
34
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
(b) Melaksanakan tindakan pelarasan seperti berikut (yang mana berkaitan) :-
Bil.
Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
A. Tindakan pelarasan bagi transaksi yang telah
dicaj ke kod akaun aset tidak dipermodalkan B033XXXX kecuali bagi transaksi yang sah seperti Aset Bernilai Rendah, Aset Dana Amanah Seksyen 9, Aset Pihak Ketiga & Aset yang tidak memenuhi ketetapan MPSAS.
i. Pembayaran AP58(a) Pembayaran pada tahun 2018 bagi perolehan aset yang dibuat pada tahun 2017.
Tindakan pelarasan tidak perlu dilakukan. Jika aset berkenaan belum diambilkira dalam templat data baki awal (cut off 31.12.2017), pastikan ia dimasukkan dalam templat tempoh peralihan yang akan diedarkan oleh UPPD bermula tahun hadapan.
Surat BPOPA No. Rujukan ANM/POPA1/325/2-4(5) bertarikh 27 Jun 2018 MPK – AA 15 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24300H & AA-24400H Versi 1.0 bertarikh 10.05.2017
ii. Jurnal Pelarasan berikutan kesilapan baris caj seperti kesilapan penggunaan kod akaun tidak semak bajet. Kod akaun B033XXXX dicaj sementara dalam penyediaan baucar jurnal di Modul GL bagi tujuan penolakan bajet.
Sila pastikan baucar jurnal di Modul GL dan baucar jurnal di Modul AA disempurnakan sehingga proses perakuan II (status 80) BJ Modul GL jika disediakan ia perlu diselesaikan selewat-lewatnya pada 17.12.2018
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
35
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil.
Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
iii. Pembayaran kepada pihak ketiga sebelum pewujudan kod akaun spesifik.
Tindakan pelarasan tidak perlu dilakukan.
iv. One-time payment bagi kos pembaikan termasuk kesilapan penggunaan kod akaun bagi kos pembaikan yang dilaksanakan dalam tahun 2018 (merujuk kepada kos pembaikan yang memenuhi kriteria untuk dipermodalkan).
Kos pembaikan aset yang memenuhi kriteria untuk dipermodalkan perlu dilaraskan kepada ID Aset asal. Bagi pembaikan kepada aset asal yang disenaraikan di templat data baki awal, kos pembaikan tersebut perlu dilaraskan sementara kepada ID Aset baharu yang perlu diwujudkan terlebih dahulu di Data Induk Aset. Ini kerana data baki awal belum dimuatnaik ke iGFMAS.
Website Perakaunan Akruan di ikon Arahan Operasi Aset & Inventori (Tatacara Merekod Kos Baik Pulih Aset)
v. Kesilapan bayaran interim (Cth. JKR 66) yang dicaj kepada kod akaun B033XXXX (Dana Amanah Seksyen 9 & aset untuk pihak ke-3 adalah tidak berkaitan).
Tindakan pelarasan perlu diselesaikan dengan dicaj kepada kod akaun yang tepat iaitu A203XXXX.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
36
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil.
Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
B. Lain-lain pelarasan
vi. Kesilapan baris caj Dana Amanah S9 (Dana LXXX) yang menggunapakai kod akaun aset dipermodalkan.
Tindakan pelarasan perlu diselesaikan melalui tindakan FB01 oleh Pejabat Perakaunan. Rujuk BPOPA bagi tujuan pelarasan ini.
Slide MPKA BPOPA berkaitan Isu Operasi & Penggunaan Kod Perakaunan bertarikh 19.09.2018
vii. Pembayaran amaun sewaan pajakan kewangan di bawah kod akaun B0224XXX.
Pembayaran pajakan kewangan tahun 2018 yang dicaj kepada kod akaun B0224XXX tidak perlu dibuat pelarasan kepada liabiliti pajakan kewangan. Ini kerana data baki awal aset pajakan kewangan belum dimuatnaik ke iGFMAS. Oleh itu, baki liabiliti pajakan kewangan (L0724XXX) yang akan dimuatnaik dalam tahun 2019 perlu menunjukkan baki terkini iaitu setelah ditolak bayaran amaun pajakan yang telah dibuat PTJ sehingga 31/12/1018.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
37
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil. Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
viii. Kesilapan penggunaan kod akaun bagi bayaran sewa pajakan kewangan Didapati terdapat PTJ yang menggunpakai kod akaun A203XXXX semasa pembayaran sewa pajakan kewangan bagi Avaliability Charges (AC)
Pembayaran sewa pajakan kewangan perlu dicaj kepada kod akaun B0224XXX. Amaun ini hanya merujuk kepada amaun Jadual Bayaran bagi Avaliability Charges (AC) yang terkandung di dalam dokumen kontrak. Mohon semak samada wujud kesilapan penggunaan kod akaun selain dari B0224XXX bagi pembayaran Avaliability Charges (AC) aset pajakan kewangan (Contoh: A2032XXX B0223XXX, B0228XXX & B0229XXX) Jika wujud kesilapan penggunaan kod akaun, tindakan pelarasan perlu dilakukan kepada kod akaun yang tepat iaitu B0224XXX
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
38
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil.
Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
ix. Kesilapan mempermodal-kan kos pembaikan cerun
Sekiranya pembaikan cerun dibuat bagi penyediaan tapak untuk membina bangunan, kos tersebut perlu dipermodalkan kepada kos bangunan. Jika pembaikan cerun dibuat bertujuan mengekalkan struktur asal tanah, kos tersebut dianggap kerja-kerja tanah yang perlu dicaj di bawah kod akaun B0228XXX
Slide MPKA BPOPA berkaitan Isu Operasi & Penggunaan Kod Perakaunan bertarikh 19.09.2018
x Pelarasan Nilai Saksama Tolak Kos Untuk Menjual bagi Aset Pertanian
Aset Pertanian perlu dinilaikan semula pada Nilai Saksama tolak kos untuk menjual aset pertanian pada tarikh pelaporan. Sebarang perubahan nilai terhadap Nilai Saksama tolak kos untuk menjual hendaklah diperakaunan sebagai untung/rugi dalam penyata prestasi kewangan tahun kewangan semasa.
MPSAS 27 – Pertanian.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
39
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil.
Perkara Tindakan / Catatan
Rujukan
xi Kesilapan mempermodal-kan kos langsung bagi perolehan tanah yang timbul sebelum point of recognition (sebelum mengemukakan Borang K) (Contoh: Bayaran kerja ukur kepada juruukur berlesen)
Borang K adalah notis yang dikemukakan kepada Pejabat Tanah mengenai pemerolehan tanah dari pihak ketiga dan seterusnya, pejabat tanah akan mengeluarkan hakmilik tanah kepada Pesuruhjaya Tanah Persekutuan. Tindakan pelarasan perlu dilakukan kepada kod akaun yang tepat iaitu A053XXXX. Tindakan pelarasan dari kod A053XXXX kepada A143XXXX perlu dilakukan setelah Borang K dikemukakan kepada Pejabat Tanah.
Interpretasi Polisi Perakaunan Akruan, Februari 2018 para 5.10
xii Lain - lain kesilapan yang dikenalpasti oleh Pejabat Perakaunan (jika ada) (Contoh: Kesilapan kod projek, kod program aktiviti)
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
40
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
8.
Transaksi Pembatalan Urusniaga Aset Memastikan kesilapan dokumen aset dalam tahun kewangan 2018 dibatalkan dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pembatalan Urusniaga Aset> Daftar Pembatalan Urusniaga Aset
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Pembatalan Urusniaga Aset
Prosedur ini bagi membatalkan urusniaga aset di Modul Perakaunan Aset yang telah berjaya dibuat Perakuan II / Akuan Terima. Dokumen pembatalan urusniaga aset ini hanya boleh dilakukan oleh PTJ yang menyediakan dokumen asal tersebut.
MPK – AA 16 bertarikh 25.07.2017 Manual Latihan AA-24000I Versi 1.0 bertarikh 17.05.2017
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
9.
Transaksi Susut Nilai Aset Secara Manual Mengenalpasti transaksi infrastruktur jalan raya / lebuh raya yang telah diperakaunkan dalam tahun 2018 dan seterusnya memastikan tindakan memperakaunkan Susut Nilai Aset Secara Manual dilakukan dalam tahun kewangan yang sama. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Susut Nilai Aset Secara Manual> Daftar Susut Nilai Aset Secara Manual
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
41
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
Bil.
Perkara Catatan Rujukan
i. Susut Nilai Aset Secara Manual
Prosedur ini bertujuan mengakaunkan susut nilai aset secara manual dan pengurangan susut nilai yang telah diperakaunkan. Proses ini hanya akan diperakaunkan (berstatus 80) setelah larian susut nilai dilaksanakan oleh BPOPA User Authorization perlu dimohon bagi melaksanakan tugasan ini
MPK – AA 17 bertarikh 26.07.2017 Manual Latihan AA-24000J Versi 1.0 bertarikh 02.06.2017 SOP Day2 AK 6 & PPP 9, Mei 2016
10.
Kemaskini Data Induk Aset Yang Belum Selesai (a) Menyemak status cadangan perubahan data induk
aset bagi memastikan semua senarai aset telah berstatus 80
Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Paparan Data Induk Aset> Status Cadangan Perubahan
(b) Bagi senarai yang belum berstatus 80, tindakan
pengemaskinian Data Induk Aset perlu diselesaikan sehingga proses kelulusan atau dihapuskan
Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Kemaskini Data Induk Aset
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
42
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
11.
Tindakan susulan berikutan proses pembatalan Fullfillment Receive Notes (FRN) di ePerolehan (bagi situasi invois tidak diterima dalam tahun 2018) (a) Memperakaunkan kembali transaksi aset sejurus
selepas transaksi aset direverse oleh proses pembatalan FRN di ePerolehan
Bertujuan untuk mewujudkan ID Aset
Menu: Portal iGFMAS> Data Induk> Aset> Pengwujudan Data Induk Aset> Aset Tetap Yang Lain Bertujuan memperakaunkan semula transaksi aset yang telah direverse Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Perolehan Aset> Daftar Perolehan Aset> Jenis Perolehan> Perolehan Aset Hadiah/Sumbangan dan Lain-lain
Medan tarikh perolehan: Dikunci masuk tarikh peraku II FRN (rujuk FRN asal yang telah dibatalkan) Catatan perakaunan baucar jurnal perolehan aset melalui Modul AA:
Pendekatan ini akan membolehkan aset diperakaunkan dalam tahun 2018 dan dicaj susut nilai dalam tahun kewangan yang sama
Dt. Aset (contoh: A143XXXX)
Kt. Liabiliti (kod yang bertepatan akan dimaklumkan melalui emel kepada semua Pejabat Perakaunan) iii)
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Tarikh akhir 19.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
43
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
(b) Melaraskan kod akaun liabiliti dalam tahun kewangan 2019 setelah bayaran dilakukan melalui Invois Tanpa PT di Modul AP di bawah AP 58(a).
iv) Catatan perakaunan semasa Arahan Pembayaran Invois Tanpa PT: v)
Catatan perakaunan pelarasan bagi mensifarkan Kod Akaun Liabiliti melalui penyediaan baucar jurnal GL:
Dt. Aset Tidak Dipermodalkan (B033XXXX)
Kt. Bank
Dt. Liabiliti
Kt. Aset Tidak Dipermodalkan (B033XXXX) (kod yang telah dicaj semasa pembayaran Invois Tanpa PT) vi)
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Dilaksanakan dalam tahun
2019
12.
Tindakan Mensifarkan Kod Akaun Penyelesaian Memastikan kod akaun berikut berbaki sifar. Pemantauan melalui kod transaksi FAGLB03 berdasarkan Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertangung Kod-kod terlibat adalah seperti berikut:- (i) L1312942 (Akaun Penyelesaian Transit Bayaran) (ii) L1312943 (Akaun Penyelesaian Pelarasan Aset) (iii) L1312960 (Akaun Penyelesaian Pelupusan Aset) (iv) Siri B033X555 (Belanja Pelarasan Aset)
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
Pejabat
Perakaunan
Tarikh akhir 19.12.2018
B. Tindakan Semasa (Perakaunan Aset Bukan Semasa)
13.
Larian Susut Nilai Standard Secara Berpusat Peringatan: Tindakan Sebelum yang disenaraikan [bil. 1 sehingga 12 kecuali 11(b)] perlu diselesaikan selewat-lewatnya pada 19.12.2018. Ini bagi memastikan semua aset tersedia untuk pelaksanaan proses susut nilai bagi bulan Disember 2018.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
44
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
a. Menjana Laporan Data Induk Aset Tidak Lengkap. Jika ada data, emelkan laporan berkenaan kepada Pejabat Perakaunan untuk tindakan pembetulan oleh Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang berkaitan
b. Menyelesaikan tindakan pembetulan kepada Data Induk Aset Tidak Lengkap (jika ada)
c. Melaksanakan Larian Ujian Susut Nilai bagi
memastikan proses berjaya dilakukan
d. Menyemak Laporan Susutnilai Aset setelah Larian
Sebenar yang dilaksanakan secara job schedule management pada 27.12.2018 & 01.01.2019 berjaya dilakukan
e. Memastikan tindakan change status document bagi transaksi Penjejasan Nilai dan Susut Nilai Aset Secara Manual melalui job schedule management pada 27.12.2018 & 01.01.2019 berjaya dilakukan.
f. Mengemukakan laporan yang telah disemak secara
emel kepada semua Pejabat Perakaunan untuk tindakan pengesahan amaun susut nilai aset bagi PTJ di bawah seliaan Pejabat Perakaunan
g. Mengemukakan emel pengesahan ketepatan
amaun susut nilai aset kepada UPAIP BPOPA ([email protected]).
h. Mengemukakan emel peringatan kepada MINDEF
bagi tindakan penyediaan jurnal susut nilai aset pertahanan
i. Mengemukakan emel pemakluman kepada UPAIP
BPOPA bahawa jurnal susut nilai aset pertahanan telah selesai dilaksanakan
UPAIP BPOPA
Kumpulan PTJ &
PTJ Dipertanggung / Kumpulan PTJ &
PTJ Membayar (jika berkaitan)
UPAIP BPOPA
UPAIP BPOPA
Team AA BPTM
UPAIP BPOPA
Pejabat
Perakaunan
UPAIP BPOPA
BA MINDEF
Pada 24.12.2018 & 31.12.2018
Pada 26.12.2018 (sebelum
1.00 pm) & 31.12.2018 (sebelum 5.00 pm)
Pada 26.12.2018 & 31.12.2018 (5.30 pm)
Pada 27.12.2018 & 02.01.2019
Pada 27.12.2018 & 02.01.2019
Pada 02.01.2019 (sebelum 1.00 pm)
Tarikh akhir 03.01.2019
Pada 27.12.2018
Pada 03.01.2019
mailto:[email protected]
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
45
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
14.
Tindakan Fiscal Year Change Mengunci masuk medan New fiscal year (tahun 2019) melalui kod transaksi AJRW bagi membolehkan transaksi aset tahun 2019 berjaya diperakaunkan.
UPAIP BPOPA
Pada 27.12.2018
15. Tindakan Year End Processing - Conversion Melaksanakan tindakan conversion seperti berikut:- a. Non GL Conversion Master Data melalui kod
transaksi ZUIN001 b. Conversion Driven by AA melalui kod transaksi
ZUIN003 (bajet One Off sahaja). Tindakan ini akan menukar butiran vot mengurus kepada dana G000 dan maklumat WBS element akan blank.
UOAP BPOPA
UPAIP BPOPA
Tertakluk kepada tarikh
tindakan conversion master data di peringkat
GL
Tertakluk kepada tarikh
tindakan conversion master data di peringkat
GL
C. Tindakan Selepas (Perakaunan Aset Bukan Semasa)
16. Jana Laporan Baki Aset Menjana dan menyemak Laporan Baki Aset bagi bulan Disember 2018 setelah proses susut nilai standard melalui job schedule management dilaksanakan pada 01.01.2019. Cetak untuk simpanan fail bagi rujukan di masa hadapan. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Mulai 02.01.2019
17.
Tindakan Fiscal Year Close Mengunci masuk medan Fiscal Year to be closed (tahun 2018) melalui kod transaksi AJAB bagi memberhentikan tindakan perakaunan aset kepada tahun kewangan lama (tahun 2018).
UPAIP BPOPA
Pada 03.01.2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
46
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
18.
Tindakan Pindahan Aset Berikutan Perubahan Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung dalam tahun kewangan yang baharu (Tahun 2019) Nota: Prosedur ini hanya terpakai bagi Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang akan terlibat dengan perubahan kod dalam tahun kewangan 2019. Pengguna perlu memohon authorization tambahan sekiranya telah tiada capaian kepada PTJ lama oleh kedua-dua PTJ lama dan baharu. Proses pindahan aset akan dilaksanakan melalui portal iGFMAS sub menu pukal yang mana ia akan melibatkan Proses Pindahan Aset Pegawai Pengawal Sama. Sekiranya bilangan aset yang terlibat dalam pindahan adalah tidak banyak dan boleh diuruskan, PTJ perlu melaksanakan proses pindahan aset secara single transaction di portal iGFMAS sub menu pindahan aset. Tindakan yang perlu dilakukan adalah seperti berikut:- a. Mengemukakan templat Pindahan Aset kepada
semua Pejabat Perakaunan melalui emel dan mengemukakan arahan kepada BA Kementerian untuk mengenalpasti samada wujud perubahan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian pada tahun baharu .
b. Unit Perakaunan Aset & Inventori (UPAI), BA Kementerian perlu mengenalpasti senarai kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian yang terlibat dengan perubahan kod PTJ dalam tahun kewangan 2019.
c. Mengemukakan senarai PTJ yang terlibat dengan
perubahan kod (nyatakan kod lama dan kod baharu) kepada JANM Negeri/Cawangan yang berkaitan secara emel bagi tujuan pemantauan proses pindahan aset. Emel perlu turut disalinkan kepada BPOPA ([email protected]) dan BPTM ([email protected]) untuk makluman.
d. Mengemukakan format templat muatnaik (upload
template) dan mengeluarkan arahan kepada Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang terlibat dengan perubahan kod untuk mengambil tindakan seperti berikut:-
UPAIP, BPOPA
UPAI, BA
Kementerian
UPAI, BA
Kementerian
UPAI, BA Kementerian
Pada 20.12.2018
Mulai
20.12.2018
Tarikh akhir 24.12.2018
Tarikh akhir 02.01.2019
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
47
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
i. Menyemak dan mengesahkan bilangan & amaun aset yang dimiliki seperti pada 31.12.2018 selepas proses susut nilai standard secara berpusat dilaksanakan pada 01.01.2019. Semakan boleh dilakukan dengan menjana Laporan Baki Aset bagi Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung yang terlibat. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset> Medan Pilihan Tambahan> Pilihan Paparan Nilai Buku> Nilai Buku Berbaki Bilangan & amaun aset adalah merujuk kepada aset yang masih mempunyai nilai buku bersih (NBV>0). ID Asset Dummy bagi PO yang kuantiti lebih daripada 1 tidak perlu dipindahkan. Bagi data aset alih, PTJ boleh membuat perbandingan dengan Laporan Harta Modal di SPPA bagi perolehan tahun semasa. Manakala bagi data Aset Dalam Pembinaan PTJ boleh merujuk kepada Laporan di SPPII. Pastikan maklumat pada sistem berkenaan dikemaskini.
ii. Mengemukakan secara emel Laporan Baki Aset PTJ seperti pada 31.12..2018 sebagai dokumen sokongan bagi proses pindahan aset, kepada BA Kementerian dan turut disalinkan kepada JANM Negeri/Cawangan berkaitan & BPOPA ([email protected]).
iii. Melengkapkan butiran templat muatnaik (upload template) berikut sekiranya menggunapakai proses pukal pindahan aset:- Templat pewujudan id aset penerima di
bawah kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu). Medan usia guna perlu diisi dengan maklumat baki usia guna aset; dan
Templat senarai id aset pindahan bagi
memindahkan aset dari kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) kepada kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu)
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Mulai 02.01.2019
Mulai 02.01.2019- 04.01.2019
Mulai 07.01.2019 - 10.01.2019
mailto:[email protected]
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
48
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
iv. Melaksanakan proses Pindahan Aset Pegawai Pengawal sama melalui portal iGFMAS dengan memuatnaik upload template yang telah dilengkapkan butirannya. Selesaikan setiap langkah berkaitan sebagaimana arahan yang akan dikemukakan dalam bulan Disember.
Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Pukal> Daftar> Transaksi
v. Menjana Laporan Pindahan di bawah kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) dan Laporan Perolehan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu) bagi menyemak ketepatan senarai aset yang telah berjaya dipindahkan. Semakan boleh dilakukan dengan membuat perbandingan dengan data upload template. Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan> Transaksi> Laporan Pindahan/ Laporan Perolehan
vi. Menjana dan menyemak Laporan Baki Aset di bawah Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (lama) dan kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung (baharu).
Menu: Portal iGFMAS> Perakaunan Aset> Laporan Aset> Laporan Baki Aset
e. Memantau kesempurnaan pelaksanaan di peringkat
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung Kementerian yang terlibat dengan perubahan kod PTJ, termasuk berurusan dengan Unit Pengurusan Aset di JANM Negeri & Cawangan bagi PTJ yang telibat dengan perubahan kod.
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung
Pejabat Perakaunan
Mulai 08.01.2019 - 14.01.2019
Mulai 15.01.2019
Mulai 15.01.2019
Mulai
02.01.2019 - 15.01.2019
Nota Peringatan: i. Semua tindakan yang perlu dilaksanakan Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung/Kumpulan PTJ
& PTJ Membayar (jika berkaitan) perlu dipantau oleh Pejabat perakaunan yang terlibat bagi memastikan kesempurnaan pelaksanaannya dan mematuhi tarikh yang telah ditetapkan.
ii. BA Kementerian adalah bertanggungjawab terhadap ketepatan pelaporan Penyata Kewangan Kementerian (Asas Akruan). Dalam usaha untuk memastikan Penyata Kewangan Kementerian (Asas Akruan) memberi gambaran yang benar dan saksama, BA Kementerian boleh memohon bantuan Unit Pengurusan Aset di JANM Negeri/Cawangan untuk turut melakukan pemantauan bagi PTJ Kementerian di bawah seliaan JANM Negeri/ Cawangan.
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN B: ARAHAN OPERASI PERAKAUNAN ASET DAN INVENTORI
BAGI TAHUN KEWANGAN 2018
49
Bil. Aktiviti/Tugas Tanggungjawab Tempoh
iii. UPAIP BPOPA perlu melaksanakan repeat posting depreciation run melalui kod transaksi AFAB secara ad-hoc jika terdapat keperluan.
D. Perakaunan Aset Semasa - Inventori
19.
Tindakan Pelaksanaan Tatacara Verifikasi Baki Inventori (stock count) Melaksanakan proses verifikasi baki inventori (stock count) pada akhir tempoh tahun kewangan 2018. Tatacara pelaksanaan adalah seperti yang digariskan dalam Tatacara Verifikasi Baki Inventori yang telah diedarkan kepada Pejabat Perakaunan melalui surat JANM.BPOPA.600-9/1/66(2) bertarikh 09.10.2018. Nota Peringatan: Oleh kerana data baki awal inventori bagi PTJ Inventori masih belum dimuatnaik ke iGFMAS dalam tahun kewangan 2018, maka Laporan Ringkasan Baki Akhir Tahun Inventori (Lampiran 2) tidak perlu disediakan. Tindakan pelarasan rekod inventori di iGFMAS melalui penyediaan baucar jurnal di Modul Lejar Am juga adalah tidak berkaitan. Walau bagaimanapun, PTJ Inventori perlu memastikan butiran Rekod Kawalan Baki Inventori (Lampiran 1) perlu dilengkapkan sepenuhnya bagi menunjukkan kedudukan inventori seperti pada 31.12.2018 yang akan dijadikan dokumen sokongan kepada pengisian templat data baki awal inventori.
PTJ Inventori
Tarikh akhir 31.12.2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
50
LAMPIRAN C:
GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
2018
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
51
1. TUJUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk memberi panduan kepada Pejabat Perakaunan (Accounting
Offices - AO) dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) berkaitan tindakan yang perlu dilaksanakan
setelah baki awal deposit tersedia di dalam sistem.
2. LATAR BELAKANG
Pada 22 Disember 2017 Arahan Operasi Tempoh Migrasi telah dikeluarkan untuk
memberi panduan berkenaan dengan penggunaan akaun penyelesaian bagi urusan
pembayaran dan terimaan akaun deposit bersubsidiari iGFMAS. Akaun penyelesaian
tersebut perlu dilaraskan kembali ke akaun subsidiari yang sebenar apabila baki awal
selesai dibawa masuk ke dalam sistem.
Baki awal deposit dibawa masuk berdasarkan templat Akaun Belum Bayar (ABB) Deposit
bagi deposit yang subsidiari diselenggara dalam sistem iGFMAS. Manakala akaun
deposit yang subsidiari diluar iGFMAS pula adalah berdasarkan baki di PTJ pada 31
Disember 2017 di GFMAS (HO).
Tindakan pelarasan akaun deposit adalah berbeza mengikut jenis akaun kawalannya
seperti berikut:
BIL JENIS AKAUN JENIS PELARASAN
KAWALAN DEPOSIT
1 Recon Customer Subsidiari Jurnal di Modul Terimaan dan FB05
(AR) dalam
2 Recon Vendor iGFMAS Jurnal di Modul Arahan Pembayaran, F-44
(AP) dan F-03
3 Tiada Recon Subsidiari Jurnal di Modul Baucar Jurnal
(GL) diluar iGFMAS
Senarai Jenis deposit dan akaun kawalan seperti di Lampiran C(i).
3. PELAKSANAAN
Pegawai Pengawal bertanggungjawab memastikan baki awal deposit berada dalam
akaun deposit yang sepatutnya. Tindakan pelarasan baki awal deposit yang sewajarnya
perlu dibuat dengan segera selewat-lewatnya pada 31 Oktober 2018. Penjelasan
berkenaan tindakan pelarasan ini dijelaskan pada Para 4;
Semasa tempoh peralihan, akaun penyelesaian deposit digunakan untuk tujuan
bayaran balik deposit dan terimaan deposit (Wang Jaminan Pelaksanaan sahaja)
yang melibatkan deposit sedia ada dan jenis akaun kawalan customer (AR) dan
vendor (AP). Penggunaan akaun penyelesaian ini adalah sehingga baki awal
selesai dibawa masuk ke iGFMAS dan hendaklah dilaraskan ke akaun deposit
yang sebenar sebelum/pada 30 November 2018 oleh semua Pejabat
Perakaunan. Para 5 menerangkan lebih lanjut berkenaan tindakan pelarasan ini;
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
52
Akaun dummy deposit wujud apabila amaun templat ABB deposit berbeza (kurang)
daripada jumlah baki akaun deposit dalam sesuatu Pusat Tanggung Jawab (PTJ).
Akaun dummy ini diwujudkan di bawah satu dummy tanpa mengira jenis akaun
deposit yang ada disesuatu PTJ tersebut. Akaun dummy ini diletakkan dibawah
nama PTJ berkaitan. Pelarasan Akaun Dummy Subsidiari Deposit hendaklah
dilaraskan dengan segera bagi memastikan akaun subsidiari deposit ini bersamaan
dengan baki akaun deposit. Tatacara pelarasan akaun dummy ini dijelaskan pada
Para 6.
4. PELARASAN BAKI AWAL DEPOSIT
Pindahan Baki Awal Akaun Deposit dilaksanakan sekiranya terdapat perubahan
jenis Recon Akaun iaitu Akaun Deposit yang mempunyai subsidiari di dalam sistem
(Recon AR/AP) telah ditukar kepada Akaun Deposit yang mempunyai subsidiari di
luar sistem disebabkan oleh PTJ mempunyai sistem terimaan berkomputer
tersendiri atau isu-isu operasi. Contoh akaun terlibat adalah seperti berikut:
Bil Kod Deposit Perihal Deposit Asal Kod Deposit Perihal Deposit
Asal (Recon AR)
Baharu (GL)
Baharu
1. L1112140 Deposit Akta Dadah L1112189 Deposit Akta Dadah
Berbahaya Berbahaya
2. L1112144 Deposit Harta Awam L1112190 Deposit Harta Awam
Dalam Penjara Dalam Penjara 3. L1112154 Deposit Upahan L1112191 Deposit Upahan Semenanjung
4. L1122101 Deposit Pelarasan L1122112 Deposit Pelarasan
Petroleum Petroleum (PDN)
5. L1112186 Deposit Wang L1132101 Deposit Wang
Jaminan Jenayah Jaminan Jenayah
6. L1111111* Deposit Kuarters L1131108 Deposit Kuarters
Kerajaan Kerajaan (BPH)
7. L1111103 Deposit Cagaran L1131103 Deposit Cagaran
(gunasama) (sistem luar)
*Hanya terlibat untuk Kuarters BPH Sahaja
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
53
Tindakan Pelarasan bagi kod diatas boleh dibuat melalui Jurnal D9
(Modul Terimaan). Tatacara pelarasan adalah seperti berikut:
4.2.1 Pilih Jenis urusniaga D9 dibawah modul terimaan (Baucar Jurnal) :
Nama Medan/ Mandatori No.
Tindakan
Catatan
Butang (M)
1 Baucar Jurnal M Klik pada medan Baucar Jurnal.
2 Jenis Urusniaga M Pada medan Jenis Urusniaga, masukkan data sebagai contoh D9.
3 Jenis Urusniaga M Tekan kekunci Enter.
4.2.2 Daftar baucar jurnal:
No. Nama Medan/ Mandatori Tindakan Catatan
Butang (M)
Pada medan No. Pelanggan Merujuk kepada no. *, masukkan data sebagai pelanggan data baki awal
1 No. Pelanggan * M contoh "6000000001" (doc type z) yang hendak
Kemudian, tekan kekunci
dipindahkan ke kod yang Enter. baru.
Pada medan No. Dokumen Merujuk kepada no
Kawalan *, masukkan data
No. Dokumen
dokumen kawalan bagi
2
M sebagai contoh
data transaksi baki awal Kawalan * "2300003791"
(doc type z).
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
54
No. Nama Medan/ Mandatori
Tindakan
Catatan Butang
(M)
3 No. Dokumen
M Tekan kekunci Enter.
Kawalan *
4 Jana M Klik pada butang Jana.
4.2.3 Masukkan tarikh lulus yang merujuk kepada tarikh surat edaran
garispanduan ini: Pindahan baki awal kod L1112140 ke kod L1112189.
No. Nama Medan/ Mandatori
Tindakan
Catatan
Butang (M)
Pada medan No. Tarikh kelulusan: Kelulusan *, masukkan tarikh edaran 1 No. Kelulusan * M data sebagai contoh garispanduan ini. "KEL123456". No kelulusan: no rujukan surat edaran.
Pada medan Perihal *, masukkan data sebagai 2 Perihal * M contoh "Pindahan baki Nyatakan kod lama dan awal kod L11112140 ke kod L1112189". kod baru yang terlibat.
4.2.4 Masukkan baris caj berkaitan:
5
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
55
No. Nama Medan/ Mandatori
Tindakan
Catatan
Butang (M)
Cajline baris pertama masukkan
1 Kod Akaun M kod deposit asal dan subsidiari Contoh Deposit asal (no. pelanggan). L1112140
2 Kod Akaun M Cajline baris kedua masukkan kod Contoh Deposit deposit baru. baharu L1112189.
Kumpulan PTJ Pada medan Kumpulan PTJ &
3
M PTJ, masukkan data sebagai
& PTJ
contoh "27020301".
4 Kumpulan PTJ M Tekan kekunci Enter.
& PTJ
Pada medan Vot/Dana, masukkan 5 Vot/Dana M data sebagai contoh "G000".
6 Vot/Dana M Tekan kekunci Enter.
4.2.5 Kemudian semak data, simpan dan hantar; dan
4.2.6 Teruskan dengan tindakan Peraku I dan II.
Pejabat Perakaunan/ Kementerian berkaitan hendaklah memastikan baki akaun
deposit asal telah berbaki sifar dan permohonan penutupan Kod Deposit di para 4.1
(no.1 hingga no.5) dikemukakan kepada BPOPA sebelum atau pada 31 Oktober
2018.
5. PELARASAN AKAUN PENYELESAIAN TEMPOH MIGRASI
Akaun Penyelesaian yang terlibat dalam pelarasan ini adalah seperti berikut:
BIL KOD AKAUN PERIHAL AKAUN AKAUN DEPOSIT BERKAITAN PENYELESAIAN PENYELESAIAN
1 A2991104 Akaun Penyelesaian Wang Deposit Wang Jaminan Jaminan Pelaksanaan Pelaksanaan
2 A2991106 Akaun Penyelesaian EFT Deposit Pindahan Dana Terbatal Elektronik Terbatal
3 A2991107 Akaun Penyelesaian Cek Deposit Pelarasan Cek Terbatal Terbatal
4 A2991108 Akaun Penyelesaian Deposit Deposit selain 3 diatas Lain-lain yang mempunyai subsidiari dalam iGFMAS
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
56
Ringkasan tindakan yang perlu dibuat adalah seperti berikut:
A2991104 A2991106 A2991107 A2991108
Tindakan PTJ
1.Sediakan jurnal pelarasan KJ – Jurnal 1.Kemukakan maklumat transaksi untuk
Biasa atau Jurnal Biasa Pelarasan pelarasan kepada Pejabat Perakaunan/
Bahagian Akaun masing-masing.
Tindakan Pejabat Perkaunan/ Bahagian Akaun 1. Proses force match F-44 1. Proses FB05.
2. Proses force match F-03
Sebelum pelarasan dibuat, pastikan tindakan berikut dilaksanakan:
5.3.1 Kod dana yang digunakan adalah G000. Pelarasan kod dana hendaklah
dibuat sekiranya kod dana lain digunakan;
5.3.2 Kod kumpulan PTJ yang dipertanggung perlulah bukan kod untuk segmen
negeri seperti M1 untuk negeri Johor;
5.3.3 Kod segmen yang digunakan hendaklah sama dengan kod segmen transaksi
data baki awal deposit. Sekiranya kod segmen berbeza, jurnal pelarasan
pindahan mengikut segmen transaksi data baki awal perlu dibuat sebelum
pelarasan akaun penyelesaian dilaksanakan;
5.3.4 Dapatkan nombor kawalan bagi transaksi akaun penyelesaian yang hendak
diselaraskan melalui faglb03 seperti contoh berikut; dan
5.3.5 Dapatkan nombor kawalan dan nombor pelanggan/pembekal (subsidiari)
deposit baki awal (doc.type Z*) yang hendak dilaraskan dengan akaun
penyelesaian melalui faglb03 juga. Contoh seperti berikut: Deposit akaun
kawalan pelanggan (AR):
SPANM BIL. 8/2018
LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN TINDAKAN SELEPAS BAKI AWAL DEPOSIT DISEDIA
DI iGFMAS
57
Deposit akaun kawalan pembekal (AP):
5.3.6 Maklumat nombor dokumen dan nombor pembekal dan pelanggan yang
dijelaskan dipara 5.3.4 dan 5.3.5 akan digunakan semasa proses pelarasan
akaun penyelesaian ke akaun deposit sebenar.
Pelarasan Akaun Penyelesaian A2991104 (WJP):
5.4.1 One to one (full payment)
Melibatkan pelarasan 1 dokumen transaksi di A2991104 dengan 1 dokumen
transasksi akaun dummy subsidiari deposit / akaun subsidiari deposit (kod
Lxxx). Pelarasan adalah seperti langkah berikut:
a. Sediakan jurnal KJ Jurnal Biasa atau Jurnal Biasa Pelarasan. Contoh
transaksi pelarasan jurnal seperti berikut;
KOD DIPERTANGGUNG KOD MEMBAYAR
Sp Kumpulan
Kumpulan
Pejabat
Jenis e. Pegawai Vot Amaun Amaun Pegawai per- bil
Subsidiari
Kod Akaun
PTJ &
PTJ &
Akaun GL Pengawal Dana (Dt) (Kt) Pengawal akaunan PTJ
PTJ
ind
1 pembekal 6000275.. L1111107 J B3 21031401 G000 250.00 B3 21031401 1006
2 Akau
Top Related