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wir haben es stets als Partnerpflicht
erachtet, gesetzlichen Anforderungen
im Rahmen unserer Wartungsverträge
Folge zu leisten. Ein Beispiel sind die An-
passungen und Tools zur elektronischen
Übermittlung von Lohnsteuerdaten
und Umsatzsteuervoranmeldung nach
dem ELSTER-Verfahren. Für manchen
unserer Wettbewerber ist das durchaus
keine Selbstverständlichkeit, wie uns
Interessenten und Software-Umsteiger
vor kurzem überrascht wissen ließen. Es
gibt eben auch da Unterschiede …
BAU f inancials-Kunden bieten wir
diesmal einen ganz besonderen Service
- eine Hausmesse in Achim. Näheres
zu diesem Event finden Sie auf der
Folgeseite.
Doppeltes Volumen und hoffentlich wie-
der viele nützliche Informationen und
Anregungen für Sie – so präsentiert sich
Ihnen die aktuelle Ausgabe der 3STEPS.
Mit Ihrer konstruktiven Unterstützung
sind alle unsere Produkte in Lösungs-
vielfalt und Bedienerfreundlichkeit
gewachsen. Deshalb haben wir viel zu
berichten. In der gerade ausgelieferten
BAU financials Version sind viele Ihrer
Anregungen umgesetzt. Unsere Finanz-
buchhaltung ermöglicht Ihnen z.B. jetzt
neben der handelsrechtlichen auch die
Bilanzmethode IAS/IFRS. Näheres dazu
in einem Beitrag von Volker Barning auf
unserer Homepage, der auch Seminare
zum Thema anbietet.
Unser neues Modul „Kennzahlen“ wird
Sie bei Zwischen- und Jahresabschlüs-
sen, bei der Unternehmenssteuerung
und der notwendigen Erfolgskontrolle
unterstützen. Kennzahlen zu Kapital-
und Vermögensstruktur, Liquidität ,
Rentabilität und Cashflow finden Sie
hier zum Beispiel aus dem Bilanz- und
Erfolgsbereich wieder.
Wir können mit einem Management-In-
formations-System aufwarten, das nicht
nur durch hervorragendes Zeitverhalten
besticht. Mit unserem Bau-Know-how
haben wir dafür gesorgt, dass Sie nicht
erst langes Precustomizing betreiben
müssen. Sofort nach Installation können
Sie mit den von uns vorbereiteten kom-
fortablen, vielseitigen Auswertungen
und grafischen Darstellungen arbeiten.
Aktuelle Soll-/Ist-Vergleiche in Kombi-
nation mit unkomplizierten Top-down
Berechnungen machen die unterneh-
merische Entscheidungsfindung sicher
und halten die Planung flexibel. Infor-
mationen aus dem Finanzwesen und der
Unternehmensplanung stehen immer
anschaulich zur Verfügung.
Allen Kunden, die mit Gefahrgütern
arbeiten, bieten wir ein gelungenes
Sicherungsinstrument an. Das Modul
ermittelt u.a. aus den zu transportie-
renden Mengen die Kennzeichnungs-
pflicht von Transporten und weist die
erforderlichen Informationen auf den
Material- und Verkaufslieferscheinen
aus. Mit weiteren Highlights machen wir
Sie auch schon in diesem Heft bekannt:
FiBu-Modul Nachunternehmer-Vertrag
und Bautechnik-Modul BauControlling.
EasyRapport erlaubt Ihnen komfortable
Leistungserfassung via Webbrowser.
Viel Spaß beim Lesen!
Michael Homscheid
Editorial
Liebe Leserinnen und Leser,
Impressum
Herausgeber: Nemetschek Bausoftware GmbH
Im Finigen 3, 28832 Achim,
Tel.: 04202-989-0
Redakteur:Manfred Bethge
Layout: Manfred H. Tzschacksch, Berlin Nemetschek Bausoftware GmbH Zentrale in Achim
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Wir haben Wort gehalten! Jetzt bren-
nen alle unsere Mitarbeiter förmlich
darauf, Ihnen das zu belegen.
Getreu unseren Leitlinien haben wir für
Sie – unsere geschätzten Kunden - unsere
Software nicht nur kontinuierlich weiter
entwickelt, aktuellen Trends und Verän-
derungen angepasst. Ihrem Praxisbedarf,
Ihren Wünschen und Anregungen folgend,
sind wir inzwischen an manchen Stellen
dem Markt sogar ein Stück voraus.
Die Vielfalt der neu entwickelten Soft-
ware-Tools und der sich geradezu auf-
drängenden interessanten Gesprächs-
themen hat uns bewogen, diesmal alle
BAU financials Anwender aus dem kauf-
männischen Bereich zu einem Besuch in
Achim einzuladen. Wir möchten Ihnen
Gelegenheit geben, im persönlichen
Kontakt, mit allen Sinnen im wahrsten
Sinne des Wortes direkt ‚zu begreifen’
und einschätzen zu können, welcher
Nutzen sich für Ihr Unternehmen daraus
ergeben könnte.
Vieles halten wir für Sie parat. Die Vorfüh-
rungen und Gesprächsveranstaltungen zu
den verschiedenen Themen-Kreisen finden
jeweils mehrfach zu unterschiedlichen
Zeiten statt. So können Sie sich für beide
Tage Ihr ganz persönliches ‚Messe-Pro-
gramm’ in den Räumen unseres Hauses
zusammen stellen.
Zeitgleich bieten wir Ihnen Gelegenheit
zu Gesprächen mit all unseren Achimer
Mitarbeitern, die Sie schon lange mal
etwas genauer befragen wollten.
In den Pausen und am Abend in gemütli-
cher Runde bei Wein und Bier ergibt sich
‚ganz nebenbei’ sicher auch noch manch
interessanter Erfahrungsaustausch mit
den anderen Anwendern von BAU fi-
nancials.
Damit sich die Messe ‚richtig rechnet’, gewähren wir Teilnehmern bei Erwerb der neuen Module bis einschließlich 6. Mai 2005 10 % Preisnachlass.Lassen Sie sich von Experten unseres
Hauses informieren.
Hier das Themenangebot:
Mit korrektem Management-Informa-
tions-System das Unternehmen auf
allen Ebenen im Griff - MIS für BAU
financials
Transparente Bewertung des eigenen
Unternehmens – Kennzahlen und
Rating
Nichts verschenken bei Nachunterneh-mer-Verträgen! Sicher verwalten und
optimal kontrollieren mit BAU financials
Das gesamte Unternehmens-Archiv im
Computersystem – DocuWare virtuos in
BAU financials integriert: Transparenz,
Prüfungssicherheit, Platz und Zeit spa-
rend, Verfügbarkeit an jedem Ort
Einer für alle – alle für einen: iPunkt,
der zentrale Pool für das Unterneh-
menswissen in neuer Version
EasyRapport – mobile Lohndaten-
erfassung und -bewertung auf der
Baustelle
Versagt Ihre IT – scheitert Ihr Unter-
nehmen! Was tun für sichere EDV?
Seminare 2005 – Angebote für Neu-
einsteiger bis Power-User. Beratung
auch zu Ihren individuellen Themen-
wünschen!
Einkauf, Verkauf, Lager – Materialbe-
stände organisieren
Darf’s ein bisschen mehr sein? Zusatz-Pakete für Verarbeitung und Auswer-
tung mit BAU financials – nützliche
Ergänzungen auch für Sie?
Gerätedisposition – von Reservierung
bis Fakturierung
BAU financials 2010! Visionen – Wege
– Ziele
Sollten Sie aus unerklärlichen Gründen Ihre
ganz persönliche Einladung mit Anmelde-
fax, Flyer und Wegbeschreibung nicht per
Post erhalten haben, so steht Ihnen auf der
Startseite unserer Homepage ein Duplikat
zum Download zur Verfügung.
Alles neu macht der Mai April ... in Achim
Nemetschek Bausoftware GmbH Zentrale in Achim
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Eine nahezu unüberschaubare Menge an
entscheidungsrelevanten Daten aus den
unterschiedlichsten Unternehmensteilen
und Marktsegmenten beeinflusst das Ergeb-
nis Ihres Unternehmens. Zum langfristigen
Erfolg können detaillierte Analysen der
multidimensionalen Daten und eine darauf
basierende zukunftsweisende Unterneh-
mensplanung beitragen.
Mit BAU financials und den betriebswirt-
schaftlichen Auswertungen seiner einzelnen
kaufmännischen Module arbeiten Sie schon
länger mit Erfolg. Das Hauptaugenmerk ha-
ben Sie bisher vielleicht nur auf die Finanz-
und Betriebsbuchhaltung gelegt. Weitere
Daten stellen aber auch die Anlagenbuchhal-
tung, Geräte- und Werkstattabrechnung,
Baulohn- und Gehaltsabrechnung zur
Verfügung, um ein gutes Bau-ERP-System
abzurunden.
.Jedes Unternehmen legt selbstverständlich
individuelle Maßstäbe an, wenn wichtige
und kritische Entscheidungen anstehen. In
jedem Fall bedarf es aber einer fundierten
Datengrundlage und einer entsprechenden
Aufbereitung dieser Daten. Für Controlling-
zwecke werden vielerorts weiter gehende
Auswertungen im Unternehmen noch
Heinz-Joachim Schmidt, Projektmanager
der Nemetschek Bausoftware GmbH
manuell mit Hilfe von Excel erstellt. Die
Erarbeitung der Informationen auf diesem
Weg ist sehr zeitintensiv und mitunter auch
fehlerträchtig. Damit Einsparpotentiale
sichtbar werden, muss ein Werkzeug zum
Einsatz kommen, das Planung und Auswer-
tung flexibel unterstützt.
Ihr Praxisbedarf und der daraus resultieren-
de Wunsch nach einem System für sicheres
zeitnahes Informations-Management hat
uns bewogen, mit der Corporate Planning
AG eine Partnerschaft einzugehen. Die CP
AG ist seit mehreren Jahren sehr erfolgreich
in diesem Markt tätig. Weit über 1.500 Un-
ternehmen profitieren bereits im täglichen
Einsatz von der Effektivität der MIS-Soft-
ware CORPORATE PLANNER®.
Wir haben seine Funktionalität vollständig
in BAU financials integriert. Mit vorkonfigu-
rierten Modellen können Sie auf Knopfdruck
Ihre unternehmerischen Daten flexibel
abbilden. BAU financials MIS ermöglicht die
Analyse von verdichteten Informationen auf
verschiedenen Ebenen: Kennzahlen können
aus den unterschiedlichsten Perspektiven
ausgewertet werden. Allen Fachabteilungen
steht – über Zugriffsrechte gesteuert – die
gleiche Informationsbasis zur Verfügung.
Planungen sind über einen 10-Jahreszeit-
raum möglich - die Daten sind selbstver-
ständlich sofort und auch rückwirkend ab
Echtbeginn mit BAU financials abrufbar.
Folgende betriebswirtschaftliche/inhaltliche
Anforderungen sind mit dem neuen BAU
financials MIS-System umgesetzt:
Flexibles Unternehmensabbild – als
Strukturbaum, über Tabellen oder als
grafische Darstellungen und Ansichten
(z.B. Säulen-, Torten-, Liniengrafiken),
Grafikdesigner integriert
Nutzung betriebswirtschaftlicher Ana-
lysen, z.B. ABC-, Trendanalysen
Komfortable Planung mit Simulations-
möglichkeiten, verschiedenen speicher-
baren Varianten (Worst Case, Best Case,
etc.) und der integrierten Planung von
Ergebnis-, Bilanz- und Finanzplanung,
Bottum-up und Topdown-Planungs-
szenarien
Schneller und übersichtlicher Informa-
tionsabruf
Einfacher Aufbau und Einsatz eines
weitgehend automatisierten Berichts-
wesens
Anlage spezieller Kennzahlen und indi-
vidueller Formeln sind möglich.
BAU financials MIS unterstützt Ihre Arbeit
bei vielen Finanz-Planungsprozessen wir-
kungsvoll: Simulationsmöglichkeiten und
„Was-wäre-wenn“- Analysen machen Ihre
Zukunft besser planbar. Durch mehrere
gleichzeitige Planebenen sind Sie über
Abweichungen immer sofort aktuell
informiert.
BAU financials MIS
Das Management Informations System in Ihrem Unternehmen
Die „trockenen“ Zahlen sind auf Knopfdruck grafisch
darstellbar. Auch im Grafikmodus können Sie die Zahlen
verändern, die Darstellung „wandert“ mit.
Alle Unternehmensdaten sind schnell im Zugriff. Einfaches Navigieren durch die Baumstruktur zeigt
sofort die gewünschten Zahlen. Alle Informationen lassen sich in Tabellen und flexiblen Reports
darstellen. Individuelle Auswertungen, Standard- und Abweichungsberichte sind möglich. Reports können
nach Abteilungen oder Personen (z.B. Bauleiter) in einer „Reportgruppe“ zusammengefasst werden.
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5
Nur Bauunternehmen, die ihre Markt-
und Wettbewerbsposition kennen,
werden auch in Zukunft auf dem Baumarkt
erfolgreich sein. Fundierte unternehmerische
Entscheidungen sind zu treffen – auch oder
gerade im Hinblick auf die Konkurrenz. Dafür
benötigt jedes Unternehmen eine Palette
leistungsfähiger Instrumente. Kennzahlen-
systeme können komplizierte Sachverhalte
anschaulich darstellen und erleichtern damit
Entscheidungsprozesse.
KennzahlenSie sind nützliche Hilfsmittel, um notwendi-
ge Entscheidungen in einem Unternehmen
vorzubereiten und damit überhaupt erst zu
ermöglichen. Sie dienen in erster Linie dem
innerbetrieblichen und/oder zwischenbe-
trieblichen Leistungsvergleich und damit der
Kontrolle betrieblicher Abläufe. Abstrakte
Zahlenwerke lassen sich über die Bildung von
Kennzahlen in eine Beziehung bringen, die
Vergleiche und Interpretationen erlauben. Eine
zeitliche Gliederung bieten Bestandszahlen
(z.B. Anlagendeckung), Bewegungszahlen
(z.B. Deckungsbeitragsquote) oder Entwick-
lungszahlen (z.B. Index der Umsatzentwick-
lung). Eine sachliche Gliederung ist möglich
über Gliederungszahlen (Anteile in Prozent),
Indexzahlen (Vergleich gleichartiger Größen)
oder Beziehungszahlen (Vergleich verschie-
denartiger Größen).
Anwendung und NutzenEin Kennzahlensystem muss sich aus den
Unternehmenszielen ableiten lassen. Schwie-
Kennzahlen - Hilfe für wichtige Entscheidungen im Unternehmen
Michael Herm, Anwendungsberater
Die Ausgabe
rigkeiten damit werden vielfach überschätzt.
Die Anwendung ist aber weder simpel noch ein
alltägliches Verfahren. In der Praxis stehen Sie
natürlich vor der Frage, welche Kennzahlen ge-
nutzt werden sollen und wie groß der Aufwand
bei der Ermittlung der zugrunde liegenden
Daten ist. Mancher neigt dazu, Kennzahlen
auszuwählen, deren Datenbasis sich ‚leicht’
ermittelt. Oft wird dabei aber vergessen, dass
stichhaltige Unternehmensentscheidungen
nur dann getroffen werden können, wenn alle
relevanten Daten verarbeitet werden.
Ihnen, als BAU
financials An-
wender liegt
die Datenbasis
bereits in Ihrer
System-Daten-
bank vor. Bran-
chenvergleichs-
zahlen liefern
die Verbände
der Bauwirt-
schaft oder die
statistischen Ämter. Der Aufwand steht so
für Sie in keinem Verhältnis zum Nutzen,
der sich für Ihr Unternehmen ergibt. Denn
die Erkenntnis, ob die Konkurrenz mit dem
gleichen Personalbestand oder einem ähn-
lichen Maschinenpark einen höheren Ertrag
erwirtschaftet, dürfte wohl in jedem Falle
nutzbringend sein und zu zielunterstützen-
den Entscheidungen führen.
Modul ‚Kennzahlen’ – Ihr InstrumentariumUnsere Unterstützung für Ihre Zwischen-
und Jahresabschlüsse, bei der Steuerung
Ihres Unternehmens und bei der notwen-
digen Erfolgskontrolle - die Highlights:
Orientierung an der Bauindustrie
Konkretes Kennzahlensystem gegliedert
nach
Kennzahlen aus dem Bilanz- und
Erfolgsbereich einschließlich Cash
flow und
Kennzahlen aus dem Kosten- und
Leistungsbereich
Einfach zu definieren
Leicht zu bedienen
Einfache Kontrolle der Datenbasis
Übergabe an Excel zur Präsentation und/
oder Weiterverarbeitung problemlos
Kostengünstig
Die Kontrolle
Die Oberfläche
Neues BAU financials Modul
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Größere Bauprojekte ohne Nachun-ternehmer sind heutzutage kaum
denkbar. Aber Hand auf’s Herz. Wer hat nicht schon im Nachhinein feststellen müssen, dass da so mancher Euro mehr herausgekommen wäre, wenn diese Ver-träge besser gestaltet und kontrolliert worden wären?Genau passend für den Praxisbedarf ha-
ben wir neu das BAU financials – Modul
‚Nachunternehmervertrag’ entwickelt.
Es unterstützt Sie bei der Nachunter-
nehmerverwaltung: Transparentes und
Zeit sparendes Erstellen, Verwalten und
Kontrollieren dieser Verträge. Seine
Funktionen sind intensiv mit den rele-
vanten Bausteinen der Gesamtlösung BAU
financials vernetzt, z.B. Anzahlungsbuch-
haltung, Rechnungseingangsbuch und
Bürgschaftsverwaltung.
Das Modul ermöglicht die Hinterlegung
aller Vertragsdaten. So lassen sich allge-
meine kreditorische Informationen über
den Nachunternehmer, die Kostenarten
des NU-Vertrages, das betroffene Gewerk,
die Kostenstelle/Baustelle, auf der die
Leistung erbracht werden soll, die ver-
einbarten Auftragssummen, notwendige
Belege u.a.m. exakt festhalten.
Bescheinigungswesen zu Kreditoren überwachenZu jedem Kreditoren kann eingestellt wer-
den, welche Freistellungsbescheinigungen
vorliegen (Unbedenklichkeitsbescheini-
gung Finanzamt, UB SOKA BAU, usw.) und
welche Gültigkeit sie haben. Bonitätsindex
und Informationen über einen Haftpflicht-
versicherungsnachweis mit den unter-
schiedlichen Deckungssummen vermeiden
mitunter böse Überraschungen. Über das
Modul Bauabzugsteuerverwaltung ist in
der Bescheinigungskarte des Kreditoren
auch ersichtlich, ob der Kreditor Bauleis-
tender (§13b) ist.
All diese Fakten werden bei Neuanlage
eines Nachunternehmervertrages aus
der Bescheinigungskarte des Kreditoren
übernommen. Die Freistellungsbeschei-
nigungen können jedoch auch direkt
bei der Aufnahme eines Nachunterneh-
mervertrages mit erfasst werden. Zur
Rechnungsprüfung wissen Sie, welche
vorliegen. So können Sie entscheiden,
ob Sie unter diesen Bedingungen an den
Kreditoren zahlen wollen.
Prüfen von Abschlags-, Schlussrechnun-gen, Bürgschaften & Co.Das Modul warnt, wenn der kumulierte
Leistungswert die vereinbarten Auftrags-
summen überschreitet. Dann kann die
geprüfte Rechnung nicht an das Rech-
nungseingangsbuch übergeben werden,
ohne zuvor einen Nachtrag zu erfassen.
Dabei verwaltet das Modul die Nachträge
zu jedem Nachunternehmervertrag.
Von der gemeldeten Leistungssumme des
Bauleiters wird ggf. ein im Vertrag defi-
nierter Nachlass abgezogen. Die weitere
Prüfung der Summen erfolgt gegen den
Leistungswert abzüglich Nachlass. Diese
Leistungssumme vermindert sich noch
um die vertraglich vereinbarten Abzüge
und Einbehalte. Gibt es Mängel in der er-
brachten Leistung, werden diese ebenfalls
berücksichtigt.
Fehlen vereinbarte Bürgschaften zum
Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, führen
sie zum Abzug. Diese Einbehalte werden
mit einem gesonderten Fälligkeitsdatum
gebucht. Sobald die Belege nachgereicht
sind, erhalten die Posten neue Fälligkei-
ten, so dass dem Nachunternehmer die
entsprechenden Summen auch ausge-
zahlt werden.
Ist die Rechnungsprüfung abgeschlossen,
erfolgt die Freigabe und Übergabe an das
REBU mit allen erforderlichen Informati-
onen, wie Kostenart, Sachkonto, Kosten-
stelle u.a. Dabei werden nochmals Vorhan-
densein und Gültigkeit der notwendigen
Freistellungsbescheinigungen geprüft. Der
Anwender bekommt einen Hinweis, falls
noch Bescheinigungen fehlen.
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung
kann anschließend ausgedruckt werden,
um dem Nachunternehmer mitzuteilen,
welche Abzüge von seiner Anforderung
vorgenommen wurden.
Nichts verschenken beim Nachunternehmer-Einsatz!Neues BAU financials Modul
So übersichtlich verwalten Sie mit dem Modul alle Vertragsbestandteile
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In 3STEPS 2/2004 stellten wir Ihnen
EasyRapport als neues Tool für unse-
ren Schweizer Baulohn vor. Zu diesem
Beitrag erhielten wir seither auch aus
Deutschland viel positive Resonanz. Sie
ließen uns wissen, dass Sie das browserba-
sierte Leistungserfassungssystem für das
deutsche Baulohn- und Gehalts-Modul
von BAU financials ebenso als ideale
Ergänzung einschätzen. Deshalb haben
wir entsprechend modifiziert – ab sofort
steht es auch unseren deutschen Kunden
als Ablösevariante der üblichen Zettel-
Praxis zur Verfügung. Bei der Definition
und Umsetzung von EasyRapport standen
folgende Ziele im Vordergrund:
Optimierung der Arbeitsabläufe
Steigerung der Produktivität
Schnelle Verfügbarkeit der Daten
Automatisierte Personalverwaltung
Dieses Modul erlaubt Ihnen eine dezen-
trale elektronische Zeiterfassung. Es kann
an allen Standorten genutzt werden, an
denen ein Internetzugang zur Verfügung
steht. Durch die Web-basierte Technolo-
gie erübrigt sich die Installation weiterer
Treiber oder Clients auf den jeweiligen
Erfassungsgeräten (PDA, Laptop, PC).
Die papierlose Leistungserfassung bis zur
Leistungsabrechnung mit automatischer
Verarbeitung der Daten wird damit zur
Realität.
Ein Datenabgleich mit BAU financials ist
Mobile Leistungserfassung - EasyRapport
Beispiel eines Stundenrapports mit dem neuen BAU financials Modul zur mobilen Leistungserfassung
jederzeit möglich. Die bereits erfassten
Stunden sind danach augenblicklich er-
sichtlich und können nach der Abrechnung
oder auch vorläufig an die Kostenrech-
nung übergeben werden. So verfügt die
Firmenzentrale sehr viel schneller über
aktuelle Daten zur Kostenabschätzung in
einem effizienten Controlling. Sämtliche
Erfassungsmöglichkeiten sind für die
jeweiligen Zielsysteme optimiert. Selbst-
verständlich können einzelne Stunden pro
Tag oder auch Massenerfassungen für eine
bestimmte Periode eingegeben werden.
Durch den periodischen Datenabgleich
(Up-/Download) stehen neue Stammdaten
(Kostenstellen/Mitarbeiter(innen)), u.a.
sofort zur Verfügung. Dank der Integra-
tion des jeweiligen Arbeitszeitkalenders
wird die aktuelle Minder-/Mehrarbeit
sofort berechnet und ausgewiesen. Die
Gestaltung der Wochentage, die Art der
Erfassung sowie die Zugangsberechtigun-
gen werden in BAU financials verwaltet
und übertragen.
Diese Variante der externen Datener-
fassung optimiert Ihre Arbeitsabläufe,
steigert Ihre Produktivität, vermindert die
Kosten gegenüber einer zentralen Erfas-
sung und kann eine Schlüsseltechnologie
für künftige Datenerfassungen in Ihrem
Hause sein.
Neues BAU financials Modul - jetzt auch für Deutschland
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8
Verluste und Gewinne eines Baupro-jektes entstehen während seiner
Ausführung. Der Bauleiter muss sowohl die kalkulatorischen Ansätze als auch die kaufmännischen Ist-Zahlen im Blick behalten. Es gilt für ihn nicht nur, die Baustelle zu planen. Die Resultate seiner Planung sind während der Ausführung auch kontinu-ierlich zu kontrollieren. Was ist zu tun, damit es keine „bösen“ Überraschungen gibt, wenn schließlich das kauf-männische Endergebnis der Baustelle vorliegt?
Baustellen-Controlling kann
nicht allein stehend betrach-
tet werden. Es ist eingebettet
in den gesamten Informati-
onsfluss eines Unternehmens.
Alle Unternehmensbereiche
steuern dazu ihre Informa-
tionen bei. Im Bereich der
Technik sind das Angebots- /
Arbeits- / Nachkalkulation,
Aufmaß / Abrechnung ebenso,
wie Ausschreibung, Vergabe
und Abrechnung von Nach-
unternehmer–Leistungen und
die Arbeitsvorbereitung.
Die für das Baustellen-Control-
ling wesentlichen Fakten aus
dem kaufmännischen Bereich
kommen aus Finanz-, Anlagen-
, Betriebsbuchhaltung und
deren spezifischen Control-
linginstrumenten. Aber nicht
zu vergessen sind ebenso Lohn / Gehalt,
Gerätebuchhaltung / Geräteverwaltung /
Bauhof / Fuhrpark / Werkstatt und nicht
zuletzt Einkauf / Lagerbuchführung.
C ont r o l l i ng a l s du r c hgäng ig e r Prozessbezieht folgerichtig alle Bereiche
des Unternehmens ein, führt so von
der Planung über die Kontrolle (Soll
- Ist) in die aktive Steuerung der
Baumaßnahme. Nach der Umsetzung
der Konsequenzen aus der Kontrol-
le folgt am Ende des def inier ten
Zeit- oder Arbeitsbereiches eine Ab-
schlussbewertung. Diese Betrachtung
wird nochmals mit der anfänglich
getroffenen Planung verglichen und
analysiert.
Für die Durchführung einer Baustelle
kann man den generellen Prozess
mit den folgenden Schr it ten be-
schreiben:
Das Planen der Kos-
ten eines Projektes ist die
Kalkulation.
Bei einem Auftrag
mündet die Kalkulation in die
Arbeitskalkulation.
Die er s te Arbeit s-
kalkulation gibt zugleich die
Soll-Werte für die Ausführung
des Projekts wieder.
Die Soll-Werte wer-
den mit Ist-Werten (technisch
und kaufmännisch) und der
mitlaufenden Arbeitskalkula-
tion verglichen.
Mi t H i l f e der E r-
kenntnisse aus den Soll-Ist-
Vergleichen kann (eventuell)
noch steuernd auf die Bau-
s te l le E inf lus s genommen
werden.
Die Nachkalkulation
in Verbindung mit den Soll-
Ist-Vergleichen eines Projekts
liefert Informationen, die auf
die nächsten Projekte einwir-
ken können.
EDV-Unterstützung möglichDas Modul BauCon (Baustel-
lenControlling) ist Teil der
bautechnischen Anwendungen aus
dem Hause Nemetschek Bausoftware.
Es wird dem Bauleiter als geeignetes
Werkzeug an die Hand gegeben.
Baustellen - Controlling
Gewinnlinie im Visier
Christian Hohm,
Produktmanager der Nemetschek Bausoftware GmbH
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9
Er greift darin auf die be-
rechneten Werte der Auf-
trags- und seiner mitlau-
fenden Arbeitskalkulati-
on zurück. In Verbindung
mit den abgegrenzten
Werten der kaufmänni-
schen Kostenrechnung
werden Ist–Stände der
Baustelle berechnet und
Prognosen auf das Bau-
ende erstellt. Prognosen,
die eine Entwicklung aus
dem derzeitigen Ablauf
der Baustelle zum Ende
des Projektes voraus be-
rechnen . Daraus läs s t
sich die zu erwartende
Wir t schaf t lichkeit des
jeweiligen Projektes ableiten und so-
mit ein Unter- oder Überschreiten der
Gewinnlinie abschätzen.
Eine wichtige Voraussetzung für die
exakte Berechnung sind dabei ein
zeitnahes Berichtswesen mit Aufmaß-
berechnung oder Leistungsschätzung,
echte oder vorläufige Bewertung von
z.B. Lohn und Material in der Kos-
tenrechnung und eine mitlaufende
Arbeitskalkulation.
Geprüftes GegensteuernDamit werden dem Bauleiter als Ma-
nager seiner Baustelle alle Daten zu
Verfügung gestellt , um rechtzeitig
steuernd auf seine Baustelle Einfluss
zu nehmen. Das kann er, indem er
technische Abläufe prüft und verän-
dert oder mit Leistungsansätzen und
Fremdvergaben jongliert, um sich dem
maximal möglichen Erfolg seiner Bau-
stelle anzunähern.
Ergebnisprognose - Die Abbildung veranschaulicht das zu erwartenden Ergebnis der Baustelle bezogen
auf das Ende der Bauzeit. Basis sind die aktuellen Leistungswerte im Bezug zu den voraussichtlichen
Ausführungsmengen.
Mittel zum Zweck - nach Auflösung
aller bis zum Auftrag angefallenen
Spekulationen - sind entsprechende
Mengenspekulationen des Bauleiters
sowohl im Leistungsverzeichnis , als
auch Korrekturen in den Ansätzen
und Leistungen sowie die Übernah-
me der „echten“ Kosten aus Einkauf
und Subunternehmervergaben in der
Arbeitskalkulation.
Hierbei erarbeitet der Bauleiter den
Ist-Stand der Arbeitskalkulation und
versucht aufgrund aller bekannten
Umstände und den Rückmeldungen
von Kalkulation, Einkauf, AV, Baulei-
tung, Polieren und Bauhof die vor-
aussichtliche Entwicklung möglichst
genau zu treffen und zeitnah an die
neuesten Erkenntnisse anzupassen.
Dies ermöglicht eine exakte Prog-
nose zum Bauende, wenn dann noch
Kosten- und Leistungsabgrenzungen
dazu kommen.
FazitErstes Ziel eines jeden Controllings
ist es, steuernd in die aktuelle Bau-
ausführung einzugreifen. Doch die
E rgebni s s e der Abs chlus s anal y s e
sollten zugleich als Planungsgrund-
lage für vergleichbare Folge-Projekte
betrachtet werden.
Mit geeigneten EDV-Werkzeugen ist
technische Unterstützung möglich
und sehr sinnvoll. Integrierte kauf-
männische und technische Systeme,
wie zum Beispiel Bau financials von
Nemetschek Bausoftware können ohne
große Aufwendungen die komplexen
Aspekte des Controllings betrachten
und das ohne doppelte Erfassungen
der Informationen. Mit dessen Modul
BauCon lassen sich geeignete Steue-
rungsmaßnahmen für eine Baustelle
testen. Deren zeitnahes und konse-
quentes Umsetzen hilft, Baustellen mit
negativer Bilanz zu minimieren.
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10
Rohbaufertigstellung des Potsdamer ‚Hans Otto Theater’ und zehnjähriges
Firmenjubiläums der Erbauer fielen auf fast den gleichen Tag. Was lag näher, als beides mit Partnern und Wegbegleitern ‚vor Ort’ zu feiern. Doch die BATEG Inge-nieurbau GmbH ist für weitere Premieren gut: EDV-Umstieg und Neuorganisation in rekordverdächtigen Fristen.
Die Kunst des ImprovisierensSo wie es war, ging es nicht weiter. Dar-
über waren sich alle klar, konstatieren
technischer Leiter Nevzat Köstek und
kaufmännischer Leiter Oliver Klingberg:
Neben der zentralen Bauakte Kopien der
Unterlagen beim Bauleiter auf der Baustel-
le, in der Buchhaltung, beim technischen
Vertrieb, beim Kalkulator und anderen am
Bauprozess Beteiligten. Jeder dokumen-
tierte in einem Wust von Papier seinen
Teil des Ablaufes so gut es ging für sich.
Riesen-Hürden für eine gute Zusammen-
arbeit mehrerer Mitarbeiter an denselben
Dokumenten. Da gab es Doppelarbeit
ohne Ende und trotzdem haben manch-
mal Informationen gefehlt. So ist Qualität
nur äußerst schwer sicher zu stellen. Aber
gerade Qualität, Termintreue und Wirt-
schaftlichkeit bei einem überdurchschnitt-
lich guten Preis-Leistungs-Verhältnis für
die Bauherren sind die hehren Ziele der
Mitstreiter von Dr.-Ing. Süleyman Yüksel
und Dipl.-Ing. Ugur Dincer – den Unter-
nehmensgründern.
BATEG - ein mittelständisches Bauunter-
nehmen, das schwerpunktmäßig in Ber-
lin-Brandenburg sowie in den Regionen
Hannover und Hamburg tätig ist, erstellt
Wohn- und Geschäftsbauten, soziale
Einrichtungen sowie Produktionsgebäude
schlüsselfertig oder im erweiterten Roh-
bau. Außerdem werden Komplett- und
Teilsanierungen von Neu- und Altbauob-
jekten ausgeführt. Das Bodemuseum auf
der Berliner Museumsinsel ist eines der
Glanzstücke.
Entgegen dem Markttrend ist die Firma
kontinuierlich gewachsen und hat ihre
Kompetenzen zielgerichtet erweitert.
Möglich wurde dies durch ein lösungs-
orientiertes und kreatives Management
der Firma und durch die Kompetenz, den
Einsatzwillen und die Eigeninitiative der
Mitarbeiter.
Arbeit bis an die Grenzen des Möglichen – Hilfen gesucht „Hier arbeitet wirklich jeder mehr als
100 % - qualitativ und erst recht von der
Zeit. Alle ziehen mit“, stellt Oliver Klingberg
heraus. „Aber wie lange ist ein Arbeiten am
Limit durchzuhalten? Deshalb wollen wir
vernünftig organisieren und mit neuer EDV
weitere Potenziale ausschöpfen.“ Stamm-
daten – wie Adressen - sind in der bisher
genutzten Software nicht allen verfügbar.
Eine Zusammenarbeit von Buchhaltung
und Kalkulation ist über das Programm nicht
gegeben. Dazu sei es auch noch umständlich
zu bedienen, man fühlte sich schon zwei Jahre
vom Hersteller nicht gut betreut. Für diesen
Bereich suchte man deshalb seit einem Jahr
etwas Neues. Spätestens Anfang 2005 sollte
umgestellt werden.
Unabhängig davon erhielt die für EDV ver-
antwortliche Uta Gieger im Frühjahr von der
Geschäftsleitung den Auftrag zu recherchie-
ren, wie sich die Kommunikation im gesamten
Unternehmen verbessern ließe – modernes
Dokumenten-Management eingeschlossen.
Sie prüfte zunächst CRM-Software, dann ein
Bau-Projektmanagement über Projekträume
im Internet. Das aber schien nur für Groß-
projekte sinnvoll und die interne Verwaltung
ließ sich dort auch nicht einbinden. Über den
Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS)
stieß sie auf Nemetschek Bausoftware und
das Projektinformations- und –kommuni-
kationssystem ‚rivera’ als Eckpfeiler für ein
effizientes Projektmanagement. Alle Kollegen
waren an der Prüfung beteiligt. Jeder hat
seine ‚Wunschliste’ beigesteuert – Vorstel-
lungen und Notwendigkeiten.
Premieren der besonderen Art
BATEG: Nemetschek Bausoftware – ein verlässlicher Partner
1000 Kubikmeter Beton - eingebaut in drei Arbeitsschritten auf den bis zu 55 % geneigten,
wellenförmigen Muscheldächern. Umfangreiche Tests an Modellflächen mit entsprechender
Neigung und Schalhaut gingen diesem in Deutschland einzigartigen Theaterprojekt voran
– Entwurf: Architekt Gottfried Böhm, Köln.
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Learning by doing„Rivera bietet viel mehr bauspezifische
Struktur als die Konkurrenz, z.B. schon beim
Angebot und Auftrag. Besonders für den
Start ist das eine sehr gute Hilfe, wie wir
jetzt merken“, betont Frau Gieger. „Im Juni
wurde ‚rivera’ bei uns implementiert. Schon
14 Tage später hat Herr Richter, zuständig für
den technischen Vertrieb im Unternehmen
die erste Aktion mit fast 700 Serienbriefen
erfolgreich bewältigt. Künftig werden wir
damit auch ein perfektes Dokumenten-Ma-
nagement für unser Unternehmen erreichen.
Die Eingangspost wird schon jetzt komplett
gescannt und digital weiter bearbeitet. Bevor
wir alle Rechnungen einbeziehen, sind noch
organisatorische Dinge zur Rechnungsprü-
fung festzulegen.“ „Wir praktizieren ‚learning
by doing’“, ergänzt Jörg Richter. Er setzt fort:
„Inzwischen ist auch die erste ‚rivera-Akte’
für ein Bauvorhaben angelegt. Wir wussten,
dass bei anderen Anwendern bis zu einem
halben Jahr für den Projektstart gebraucht
wurde. Die Zeit hatten wir einfach nicht.
Bei uns war es der Ernstfall.“ Lars Hansen,
verantwortlich für die Administration und
interne Anleitung der Mitarbeiter: „Alle
Beteiligten müssen zugleich eingearbeitet
werden. Wir haben darauf zu achten, dass nur
noch mit den neuen Werkzeugen gearbeitet
wird. Da ist Übung erforderlich und Hilfe bei
individuellen Einstellungen, denn nicht jeder
ist ein Computer-Freak.“ Das wird sicher noch
die nächsten Monate dauern. In ‚rivera’ sind
die Vorlagen für alle zur Bearbeitung parat,
bleiben zentral gespeichert. Alles wird nach-
vollziehbar und transparent im Sinne von
Qualitätsmanagement.
Ziel ist es jetzt, Workflow in den Gruppen zu
organisieren. Lotus Notes, die Softwarebasis
für ‚rivera’, ermöglicht z.B. die Planung von
Besprechungen und direkte Einladung der
Teilnehmer per e-Mail, gestattet Dokumen-
tation und Kontrolle getroffener Festle-
gungen mit Weiterleitung an den nächsten
Bearbeiter, Nachverfolgung und vieles
andere mehr. Mit solchem Instrumentarium
lassen sich die knappen Ressourcen wirklich
sparsamer einsetzen.
Funktionierende Zusammenarbeit Die Adressen sind in ‚rivera’ abgelegt – eine
organisatorische Entscheidung. Die werden
künftig aber auch der Buchhaltung verfügbar
sein – keine Doppelanlage und -pflege. Jeder
Bereich fügt die für seine Arbeiten spezifi-
schen Details an. Sie stören die anderen nicht,
weil die jeweiligen Abrufe, Auswertungen und
Ansichten selektiv gestaltbar sind. Entschei-
dender Vorteil ist die zentrale Datenbank,
die Fakten, Details und Dokumente aktuell
abrufbar vorhält.
„Buchhaltungssoftware gibt’s ja wie Sand
am Meer, spezielle für den Baubereich aber
nur sehr wenig. Jeder Anbieter sagt zwar,
dass er alles kann. Aber außer Nemetschek
Bausoftware haben auch wir keinen anderen
Anbieter gefunden, der alle unsere Wünsche
erfüllt und zugleich ein stabiler Partner ist.
‚BAU financials’ hätten wir auch favorisiert,
wenn die Entscheidung für ‚rivera’ nicht
gefallen wäre“, erklärt Herr Klingberg. „Die
integrierte Branchenlösung überstieg unser
ursprünglich gesetztes Preislimit. Wir haben
uns trotzdem für den ‚Mercedes’ unter den
Lösungen entschieden, weil wir daraus in den
nächsten Jahren viel mehr Effektivität ziehen
können. Hier sind wirklich alle Informationen
mit einem verlässlichen, durch Wirtschafts-
prüfer zertifizierten System betreut. Eine
extra Verwaltung von Bürgschaften oder
Nachträgen und Datenüberträge per Hand -
mit ihren vielen Fehlermöglichkeiten - zwecks
Auswertung per Excel sind damit überflüssig.
Wir starteten mit der Buchhaltung schon im
Oktober, der Lohn folgte im Januar. An die
Kalkulation gehen wir erst später. Man sollte
sich nicht übernehmen, denn die Umstellung
kostet viel zusätzliche Energie, braucht Schu-
lung für die Beteiligten und darf auch nicht
überhastet betrieben werden. Das würde
den nachhaltigen Erfolg gefährden. Und
die Bautätigkeit muss ja ungestört parallel
weiter laufen.
Bei den Nemetschek Betreuern fühlen wir uns
gut aufgehoben. Sie sind fachlich kompetent
und sehr kooperativ. Wir wollen ein vernünf-
tiges Buchwerk, mit dem sich auch Externen
zuverlässige Unterlagen vorlegen lassen.
Nemetschek hat den Eindruck hinterlassen,
uns das garantieren zu können. Deshalb sind
wir Partner.“
Mit Nemetschek in die moderne Bau-IT-Welt.
Uta Gieger, Oliver Klingberg, Jörg Richter und
Lars Hansen (von rechts) – die Motoren der
EDV-Runderneuerung bei BATEG.
BATEG führt Komplett- und Teilsanierungen
von Neu- und Altbauobjekten aus. Das Bo-
demuseum auf der Berliner Museumsinsel ist
eines der Glanzstücke.
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Bei der heutigen Marktsituation rechnet auch in Architektur- und Ingenieurbüros niemand mehr mit automatischem Auftrag-seingang. Zufallskontakte mit Auftraggebern sichern keine kontinuierliche Auslastung. Jede Information kann wichtig sein Doch bei der Wahl der Mittel und Werkzeuge zu ihrer Speicherung und Verwaltung gibt es viele Möglichkeiten: Karteikarten, Zettel, Kleinigkeiten, die nur ein Beteiligter im Kopf hat ...
EDV unterstützt beim Speichern von Fakten Die Informationen zu potenziellen Aufträgen
liegen oft an oder ‚auf der Straße’. Ein Beispiel:
Bei einer Autofahrt fällt mir ein Schild mit
dem Hinweis auf ein neues Gewerbegebiet
auf. Interessehalber - besser gesagt, aus ge-
gebenen Anlass - halte ich kurz an. Es steht
drauf, welche Projektierungsgesellschaft dafür
verantwortlich ist. Mein Interesse steigt, weil
für alle, die sich am Projekt beteiligen wollen,
Informationen über die Adresse dieser Gesell-
schaft angeboten werden. Anschrift, e-Mail
und Webadresse übernehme ich schnell in
meinen Palm, fotografiere mit meiner Digi-
talkamera kurz den Landstrich und das Schild.
Nach wenigen Minuten geht s weiter...
...wieder daheim gebe ich die Adresse in meinen
Informationsmanager iPunkt von Nemetschek
Bausoftware ein. Die Bilder werden von der
Kamera auf den Rechner übertragen und als
Dokumente an die Ersthistorie (Eröffnung der
Adresse) gehängt. Alle relevanten Daten zur
Adresse habe ich durch das Schild noch nicht
erhalten. Deshalb rufe ich direkt aus dem
Programm die Website der Projektierungs-
gesellschaft auf. Hier finde ich alle weiteren
Daten, die für das Vorhaben interessant sind.
Bereits jetzt ist es mir möglich, Branche,
Gewerke, Ansprechpartner, Informations-
quellen und weiteres in der neu angelegten
Adresse der Projektierungsgesellschaft
festzuhalten.
Abläufe dokumentieren und verfolgenIch rufe nun dort an und werde mit
der verantwortlichen Mitarbeiterin für
dieses Projekt verbunden. Eine Viertel-
stunde später habe ich alles erfahren,
was ich wissen muss. Die Mitarbeiterin
verspricht, weitere Dokumente im Zu-
sammenhang mit der Bewerbung für das
Projekt zu übermitteln. Das kurz darauf
eintreffende Mail übernehme ich mit-
samt den Anhängen in die iPunkt Histo-
rie der Adresse. Nach dem telefonischen
Kontakt erfasse ich die mir bekannten
Daten (Funktion, Abteilung, E-Mail,
Telefon, Sonstiges) als Adressaten zur
Adresse. Indem ich ein Adresspotential
hinterlege, bewerte ich den Kontakt
und schätze damit ein, inwieweit der
Zuschlag für einen Projektauftrag über
die Projektierungsgesellschaft an mein
Unternehmen gehen könnte.
Die Mitarbeiterin hatte mich vorab schon
mal um Referenzen gebeten. So sende ich
ihr meinen als PDF-Datei an der eigenen
Adresse hinterlegten Unternehmensflyer
per Knopfdruck. Das Dokument wird an
das Mailsystem übergeben und kann
sofort abgesendet werden. Ein kleiner,
individueller Text dazugefügt.. . und
schon ist das Dokument auf dem Weg
zur Projektierungsgesellschaft. Mit der
Versand-Historie zum Referenzflyer
lege ich gleich noch im System ein
Wiedervorlagedatum fest. So werde ich
vom Programm erinnert, damit ich den
Kontakt rechtzeitig wieder aufnehme.
Wenige Tage später sind eine ganze
Reihe weiterer Kommunikationen (Te-
lefonate, Briefe, Fax, Mails, etc.) und
daraus resultierenden Maßnahmen in
iPunkt zentral festgehalten. Übersicht-
lich, z.B. nach Datum sortiert, stellen
sie den gesamten Verlauf transparent
dar. Sofort ist erkennbar, wann welche
Aktion war, wie die Reaktionen darauf,
was wir getan haben, ob Wiedervorla-
gen zum Nachfassen gesetzt wurden
usw. Die zwischenzeitlich aus dem
Programm per Knopfdruck erzeugten
Word-Dokumente sind bei den Historien
abgelegt. Sie können jederzeit direkt
aus dem Programm heraus aufgerufen
und weiter verwendet werden. Auch als
Serienbriefe generierte Rundschreiben
sind dort hinterlegbar.
iPunkt für die Auftragsbeschaffung
Thorsten Sprenger und Christian Hohm
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Projekte anlegen und bearbeitenIst die Planung ausreichend konkret,
lege ich in iPunkt ein Projekt an. Das
wird mit sämtlichen Daten vervoll-
ständigt, die zum Zeitpunkt der Anlage
vorhanden sind. Dazu gehören die
zuvor genannten Projektadressen zum
Bauvorhaben. Es kann auch bedeutsam
sein, in der Projekthistorie zu vermer-
ken, woher ‚gewisse’ Informationen
stammen. Wichtig noch der Vermerk,
wie interessant das Projekt ist. Und eher
subjektiv bewertet, ob ich geneigt bin,
es auch auszuführen.
Habe ich ein Angebot erstellt und bei der
Projektierungsgesellschaft abgegeben,
gilt es nun, den Ablauf des Projektes
(Historien, Termine von Relevanz) zu
verfolgen.
Welche Entwicklung nimmt das Projekt
(Konkretisierung, Aktionen von uns und
durch die beteiligten Adressen, Infos zu
Wettbewerbern), wurde den „Erinne-
rungen“ nachgegangen (Wiedervorla-
gen - Nachfassen unserer Aktionen)?
Nach der Angebotsabgabe müssen
vertriebsseitig die Erfolgsaussichten
eingeschätzt werden, eine Projekt-
Bewertung. Das Projekt durchläuft im
Laufe der Zeit verschiedene Stadien,
verändert sich. Deshalb ist es sinnvoll,
zu jeder dieser Phasen eine Bewer-
tungsanpassung durchzuführen, damit
der Forecast auch greifbar bleibt.
Einige Monate, nachdem ich auf der
Autofahrt die ersten Infos aufgenommen
hatte, kommt ‚der’ Brief ins Haus. Wir
erhalten den Auftrag! Scannen und an-
hängen an die erstellte Historie. Weitere
Informationen zur Durchführung des
Projektes sind ebenfalls dort hinterlegt.
Für Folgeangebote ist es wichtig zu wis-
sen, warum wir den Zuschlag erhalten
haben (Preis, Persönliches, Sonstiges).
Das gilt ebenso bei erfolglosem Bieten,
um in zukünftigen Projekten von diesen
Informationen zu profitieren.
Zusammenspiel mit integrierter Ge-samtlösungDer gesamte Ablauf des Projektes
wird festgehalten. Er stellt dar, was im
Verlauf des Projektes alles passiert ist.
Meine für das Projekt vorgesehenen
Subunternehmer kann ich durch die
Integration mit dem kaufmännischen
Programmteil von BAU financials über-
wachen. Die OPs stehen auf Knopfdruck
zur Verfügung. Kontinuierlich ist der
weitere Projektverlauf zu beobachten.
Falls nötig, muss eingegriffen werden
(Mängelbearbeitung, Nachträge, . . .) .
Auch diese Infos (evtl. mit Filmmaterial,
Bildern, Skizzen) sollten unbedingt am
Projekt „historisiert“ werden...
Sämtliche Listen und Hinterlegungen
(wie z.B. Wiedervorlagen, Checklisten,
Auswertungen, Submissionsergebnisse,
Auftragsquote, Auftragsstand, Auf-
tragserwartung, Serienbriefe, Weih-
nachts- oder sogar Geburtstagslisten...)
geben mir die Chance, umfassende In-
formationen zu Adressen oder Projekten
abzurufen. Eine gute Basis, um gezielt
alle relevanten Aussagen bzw. Aktionen
oder Reaktionen treffen zu können...
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‚rivera’ ist ein umfassendes Projektinfor-mations- und -kommunikationssystem für Unternehmen der Baubranche aus dem Hause Nemetschek Bausoftware. Die Anwendung beschränkt sich jedoch nicht auf diesen Funktionskreis. Sie kann zugleich zahlreiche externe Informati-onsquellen einbinden und ebenso auch anderen Programmen als Datenlieferant dienlich sein. Es gibt viele Quellen, derer sich ‚rivera’
bedienen kann, um ‚fremde’ Daten in
Nutzen bringender Weise zu eigenen
zu verarbeiten und den am Bauprozess
Beteiligten zugänglich zu machen. Die
hier vorgestellten Schnittstellen erheben
keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie
zeigen nur auf, wie vielfältig sich der Da-
tenfluss von und nach ‚rivera’ gestalten
lässt. Durch seine technologische Basis
Lotus Domino ist ‚rivera’ ein ideales Werk-
zeug zur Steuerung des Zusammenspiels
unterschiedlicher Anwendungen.
Schnittstellen für alle FälleGepflegte Adressstammdaten sind wert-
volles Basiskapital. Das Programm über-
nimmt die zentrale Verwaltung aller
Adressen, die das Unternehmen benötigt.
In diesem Pool befinden sich dann sowohl
Nachunternehmer- und Lieferantenadres-
sen, als auch die von Kunden und potenzi-
ellen Auftraggebern. Weil in bestehenden
Organisationen die Adressen aber in ganz
unterschiedlichen Systemen generiert
werden, muss ‚rivera’ folglich passende
Möglichkeiten zu ihrer Übernahme anbie-
ten. Das gilt gleichermaßen für die einma-
lige Erstaufnahme wie für eine regelmäßi-
ge Datensynchronisation dieser Adressen.
Mögliche Varianten sind der Import von
CSV- oder Excel-Daten, Übernahme von
Daten über die Windows-Zwischenablage
und die periodische Datensynchronisation
via ODBC oder COM.
Mit den Projektinformationen der Ak-
quisitionsphase beginnt in der Regel der
Bauprozess. Typische Quellen hierfür sind
Tages- und Fachzeitungen, Ausschrei-
bungsblätter, zunehmend auch die Aus-
schreibungsdienste im Internet.
Einen besonderen Service ermöglicht das
Schweizer Baublatt den Kunden seines
Ausschreibungs-Webservices. Sie können
individuelle Selektionskriterien definieren
und bekommen so eine vorgefilterte Da-
tenmenge als CSV-Datei (CSV = comma
separated values). Diese Datei lässt sich
mit einer speziellen Importfunktion des
‚rivera’ Akquisitionsmoduls einlesen. Alle
wichtigen Information werden übernom-
men. Die Funktionalität des ‚rivera’ Pro-
jektmanagements verfolgt und bearbeitet
die so importierten Bauvorhaben weiter.
Die zum Vorhaben gehörigen Adressen
(Bauherr, Ausschreibender, Projektadresse,
...) legt ‚rivera’ automatisch im zentralen
Adressenpool an.
Ein gutes Praxisbeispiel für die zweite
Import-Variante sind Adress-Datenban-
ken externer Anbieter, die oft an den
Arbeitsplätzen einer Unternehmung zur
Verfügung stehen, z.B. in Deutschland
D-Info oder Twixtel in der Schweiz. Der
Anwender selektiert darin die benötigte
Adresse und kopiert sie einfach über die
Windows-Zwischenablage in ‚rivera’.
Zur Adress-Synchronisation mit den
kaufmännischen Lösungen des Unter-
nehmens werden insbesondere ODBC-
bzw. COM-Schnittstellen genutzt. Für
die Nemetschek Branchenlösungen BAU
financials und Bau für Windows offeriert
‚rivera’ natürlich spezielle Konfigurati-
onsmöglichkeiten und entsprechende
Automatismen.
Selektive Wertung und Zuordnung der DatenNicht jeder Nachunternehmer, der in
‚rivera’ für ein zu vergebendes Gewerk
angefragt worden ist, muss auch der
Buchhaltung zur Verfügung stehen. Erhält
er jedoch einen Auftrag, so braucht die
Buchhaltung diese Adresse spätestens zu
diesem Zeitpunkt als Kreditor. In ‚rivera’
lässt sich deshalb konfigurieren, dass nur
gekennzeichnete Adressen an das kauf-
männische System übertragen werden.
Wird nun in ‚rivera’ ein Nachunterneh-
merauftrag erteilt, setzt das intelligente
System in der entsprechenden Adresse
automatisch das Kennzeichen. Nach dem
nächsten Synchronisationslauf ist die
Adresse so für die Buchhaltung verfügbar,
bevor seine erste Rechnung kommt.
Dokumente zusammenführenBeim Bauprozess arbeiten die Beteiligten
mit vielen verschiedenen Unterlagen.
‚rivera’ bietet die Möglichkeit, beliebige
Dokumente projektbezogen abzulegen.
Das Modul „Projektakte“ nimmt sie auf
und verwaltet sie effizient papierlos an
Informationsdrehscheibe für Bauunternehmen
Siegbert Heinecke
Die Informationsdrehscheibe ‚rivera’ übernimmt und speichert Daten und Dokumente von allen am Bauprozess
Beteiligten. Zugleich ist sie der zentrale Datenlieferant für alle.
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zentraler Stelle - für alle Berechtigten
zugriffsbereit. Die Dokumente müssen
jedoch nicht manuell in die Projektakte
gestellt werden, sondern können ebenfalls
über Automatismen in die Datenbank
gelangen:
Import von Dateien aus dem Dateisys-
tem
Import von E-Mails aus der Lotus
Mailbox des Anwenders
Zeitgesteuerter Import von Dateien
aus vordefinierten Verzeichnissen
Senden von Dateien an die E-Mail-
Adresse der Projektakte, d.h. die Pro-
jektakte kann E-Mails empfangen.
Bestimmte, im ERP-System erzeugte
Berichte sollen z.B. in einer Projektakte
abgelegt werden. Eine ‚rivera’ Routine
(Agent) prüft periodisch das Verzeichnis,
in dem diese Berichte immer gespeichert
werden. Sind Dateien vorhanden, gelangen
sie automatisch in die rivera-Projektakte
und werden vom Dateisystem gelöscht.
Ein anderes Beispiel. Die Unternehmung
empfängt ihre Faxe über einen Faxserver,
der sie per E-Mail an das ‚rivera’ Modul
‚Postbuch’ sendet. Dort werden sie von
einer zentralen Stelle den einzelnen Pro-
jekten zugeordnet und an die jeweiligen
Empfänger verteilt.
Daten und Berichte für andere SystemeIn ‚rivera’ verarbeitete Daten können auch
an andere Systeme wie MS Excel oder MS
Word weiter gegeben werden.
Hierbei geht es nicht nur um Adressen, wie
nachfolgendes Praxisbeispiel zeigt:
Die Bauherren der aus dem Webservice
des Schweizer Baublatt importierten
Projekte sollen ein Bewerbungsschreiben
erhalten. In ‚rivera’ markiert man dazu die
entsprechenden Projekte, erzeugt einen
Serienbrief mit MS Word. Neben den rei-
nen Adressfeldern stellt ‚rivera’ per DDE
dann auch alle Projektinformationen für
MS Word zur Verfügung.
Dieses EDV-System kann nicht nur mit
anderen Anwendungen erzeugte Berichte
einsammeln, strukturiert ablegen und
verteilen, sondern auch selbst welche
erzeugen. Verschiedenste Ausgabeformate
sind wählbar, unter anderem PDF, HTML,
XML, Word RTF. XML wird in ‚rivera’ an
vielen Stellen als Standard-Austausch-
format verwendet. Der komplette Inhalt
eines ‚rivera’ Formulars lässt sich als XML-
Datei speichern. ‚Intelligente’ XML-Exports
stehen zur Verfügung. Auch hier Beispiele
für den praktischen Nutzen:
Ein vom ‚rivera Modul Angebot’ gespei-
chertes Projekt soll in einem Kalkulations-
programm weiter verarbeitet werden. Per
XML stellt ‚rivera’ alle Projektdaten bereit
und fügt auch die hinterlegten Adressen
an. Mit dem Import der XML-Datei im Kal-
kulationsprogramm (z.B. BAU financials
BT oder BaubitEasy) entfällt die manuelle
Anlage des Projekts und der zugehörigen
Adressen.
Umgekehrt können natürlich auch XML-
Daten importiert werden: Vom Architek-
ten ist ein digitalisierter Plan eingetroffen.
Er soll im ‚rivera Planmanagement’
erfasst werden. Hat das erzeugende CAD-
Programm, wie z.B. Allplan, neben der
Zeichnung auch noch eine beschreibende
XML-Datei mit den gesamten Plankopf-
Informationen ausgegeben, kann diese
Datei importiert werden. Das Planfor-
mular in ‚rivera’ wird damit automatisch
ausgefüllt.
Übrigens: Direkt aus ‚rivera’ kann per DDE
ein hochwertiger Viewer gestartet werden.
Er zeigt alle gängigen CAD-Formate an.
Grafische Kommentare direkt auf die
Zeichnung sind möglich. Sie werden eben-
falls in ‚rivera’ abgelegt.
Kommunikation auf höchstem NiveauEinige Softwareprodukte stellen spezielle
APIs (Application Programming Interface)
zur Verfügung, so z.B. DocuWare. Das
erlaubt unmittelbare Kommunikation der
Systeme. So lassen sich ‚rivera Projekte’ in
DocuWare archivieren.
Über die gleiche Technik können auch Te-
lefonfunktionalitäten in ‚rivera’ integriert
werden (CTI): Ein Nachunternehmer hat
ein Angebot abgegeben. Sie haben es im
Bieter-Formular im ‚rivera Angebot’ erfasst.
Wenn sich Fragen dazu ergeben, erzeugen
Sie darunter ein Anruf-Formular. Mit dem
Druck auf den Telefonknopf in diesem Fens-
ter wählt Ihr Telefon automatisch die Ruf-
nummer. Die Nachunternehmer-Antworten
halten Sie gleich im Formular fest.
Mit seiner offenen Lotus Architektur ist
‚rivera’ eine wahre ‚Drehscheibe’ für Infor-
mationen im Bauunternehmen. Und dabei
lassen sich verschiedene Schritte durch
Einsatz des ‚rivera Workflow-Moduls’ auch
noch automatisieren und überwachen.
Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die
es zu prüfen lohnt.
Die Informationsdrehscheibe ‚rivera’ übernimmt und speichert Daten und Dokumente von allen am Bauprozess
Beteiligten. Zugleich ist sie der zentrale Datenlieferant für alle.
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Jede Bauunternehmung ist anders. Es sind nicht allein die Tätigkeits-
felder, Sparten, die Art der Aufträge, Firmengrößen, Organisationsabläufe und –strukturen, die diese Unterschie-de ausmachen. Auch die Gewohnheiten und Vorlieben der einzelnen Mitarbeiter
prägen einen Betrieb. Effizienz lässt sich nur er-reichen, wenn dafür auch die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen. Weil selbst das flexibels-te Instrumentarium aber nicht allen Anforderungen zugleich gerecht werden kann, bietet die Nemet-schek Bausoftware GmbH den Interessenten für scheinbar gleiche Prozes-se mehrere Systeme zur Wahl. Mit SUCCESS ist das Nemetschek Angebots-spektrum in Deutschland nun nochmals erweitert worden.
Einfache Bedienung - ge-ringe AnlaufkostenFür Kalkulation, Arbeitsvor-
bereitung und Abrechnung
ebenso, wie für die Projekt-
steuerung und wirksames
Controlling ist SUCCESS
sofort und unkompliziert
einsetzbar. Das Programm
unterstützt bei klassischer
Elementkalkulation und
AVA, genauso Kostenplanung und –kon-
trolle. Neben Bauunternehmern spricht
diese markterprobte, ausgereifte Lösung
deshalb besonders Architekten und Aus-
schreibende der Öffentlichen Hand an.
Die integrierte Bauzeitenplanung erlaubt
schnelles und sicheres Planen und Kontrol-
lieren der Bauabläufe. Das Einbinden von
Kosten, Umsatz und Stunden ist hierbei
möglich.
Installationsaufwand und Schulungs-
bedarf sind verblüffend gering. Die
Bedienung ist fast intuitiv erlernbar, weil
die Software logisch strukturiert ist. Ein
Quickmenü gestattet selbst ungeübten
PC-Nutzern einfaches Navigieren in den
einzelnen Modulen. Bei einigen Anwen-
dern konnte sich die Software bereits
zwei Tage nach der Implementierung im
praktischen Einsatz bewähren.
Nur kaufen, was angewendet wird - kein ‚totes Kapital’ Die Lösung ist zuverlässig und schnell – und
das bei nur geringen Anforderungen an die
eingesetzte Hardware. Modularer Aufbau ga-
rantiert, dass ausschließlich Funktionalitäten
erworben werden müssen, die auch wirklich
Für jeden die passende EDV-Lösung
Mit SUCCESS ein weiteres ‚Eisen im Feuer’
gebraucht werden. Für spätere Erweiterungen
ist keinerlei Installationsaufwand erforderlich,
sie müssen lediglich nachträglich lizenziert
werden.
Als Anreiz für Interessenten hier nur einige
ausgewählte Highlights:
Integrierte Kundenverwaltung
Baulosübergreifende Verknüpfung von
Positionen in der Kalkulation
Manager für das einfache Protokollieren
von Baubesprechungen
Integrierter Texteditor im Microsoft
Word-Look
Dokumenten-Verwaltung und -Export als
PDF-Dateien
Dokumente weiter leiten per E-Mail
Datenaustausch mit GAEB, Excel und REB
23.003
Datenaustausch mit Allplan über Alltop
Schnittstelle zu Microsoft Outlook
Wer sich näher informieren möchte, dem
stehen zum Lesen bzw. Download unter
www.bausoftware.de ausführliche Da-
tenblätter zur Verfügung.
Für die praktische Demonstration der Software
werden gern Termine vereinbart. Ein Anruf unter
04202-989-0 (Herr Hoffmann) oder eine e-Mail
an [email protected] genügt.
Schneller Zugriff auf vorhandene Kalkulationen und leichte Änderungsmöglichkeiten geben
dem Kalkulator die Chance, notwendige Anpassungen an das jeweilige Projekt in kürzester Zeit
durchzuführen. Die Kalkulationsübersicht gibt schnellen Überblick.
Das Quick Menü erleichtert die Navigation
in den einzelnen SUCCESS Modulen auch für
ungeübte PC Benutzer.
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