PEREKAYASAAN
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN SELANGOR
LESEN PELELONG
Pendaftaran Projek : Lesen Pelelong Awam
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Temuduga hanya dijalankan sekali setahun. Proses permohonan mengambil kira ulasan dan pandangan daripada PDRM. Setiap dokumen perlu disemak oleh penyelia. Pemilihan calon dari hasil temuduga. Temuduga yang dijalankan mengambil masa yang panjang dan kos yang tinggi.
Mewujudkan proses tapisan calon (ujian dan temuduga) supaya hanya yang layak sahaja menghantar permohonan lesen. Pemanggilan untuk ujian akan di ‘self regulate’ melalui peletakan syarat-syarat awal semasa iklan dikeluarkan. Memanjangkan tempoh sah lesen dan penilaian kadar semula fee lesen semasa.
Sasaran Projek Skop Projek
Sasaran :
• Mempercepatkan proses kelulusan
• Menurunkan kos operasi
Proses: Kelulusan Lesen Pelelong Awam Mula: Terima permohonan Tamat: Pemohon terima lesen Dalam Skop : Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor Luar Skop : Ulasan daripada PDRM
Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
Fasa Mula Tamat Champion: Y.B Dato’ Hj. Muhammad Khusrin Bin Hj Munawi
Penubuhan Pasukan 19.11.2013 Ketua Projek: Tuan Johary Bin Anuar
Inventori Lesen Penolong Projek : Pn Liyana Hawa Binti Hamzah
Perekayasaan (BPR) Ahli: 1. Pn Hailis Suzana Binti Abdul Halim
Analisa Data 2. Pn Ainah Binti Muhammad
Cadangan Penyelesaian 21.11.2013 3. Cik Raudah Binti Zakaria
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’
LESEN PELELONG
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pelelong
PICMinitk
an surat
AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
Ujian/Temu
duga
Hantar Permohonan
1.Terima & semak
MP : 10m
4. Sediakan surat ulasan
polis MP : 10 m
6.Sedia surat dan hantar ke
PDRM MP : 60 m
8. Tetapkan ujian temuduga &
lantikan panel MP : 20 m
A
5.Semakan &
tandatangan
MP : 10 m
7.Terima ulasan
PDRM & semak
MP : 10 m
MM: 1bln
MM: 1bln
MM: 180m
MM: 180 m
2. Minitkan surat
MP : 10 m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 240m
3. Keluarkan
arahan MP : 10 m
MM: 10m
Terima surat gagal
Ya
Tidak
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pelelong
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
TEMU
DUGA
YB SUK
11. Maklumkan kepada
pemohon MP : 60 m
17. Edar surat keputusan temuduga
MP : 60 m
10.Semakan &
tandatangan
MP : 10 m
15.Semakan lanjut
MP : 10 m
14.Proses keputusan
MP : 1440 m
MM: 240m
MM: 3 H
MM: 240m MM: 2 H
9. Sediakan surat panggilan ujian & panel
MP : 10 m
12.Terima panggilan
13. Hadir temu duga
MP : 60 m
18. Terima Keputusan
A
MM: 240m
MM: 3h MM: 2H
16. Tandatangan
minit temuduga
MP : 10 m
B
MM: 60m
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Pelelong
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
YB SUK
23.Rekod penerimaan
Lesen MP : 15m
22.Maklum dan Serahan
lesen/rekod MP : 60 m
B
MM: 240m
19 Calon (lulus) hantar wang pos
20.Terima & proses wang pos /keluarkan resit &sediakan lesen
MP : 30m
21. Tandatangan MP : 10 m
MM: 240m
MM: 10m
MM: 10m
23A. Terima Lesen
AS IS - Value Analysis of Process 1/2
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
Hantar
1 Terima, semak & daftar / 10
2 .Minit surat / 10 180
3 Keluar Arahan / 10 180
4 Sedia Ulasan / 10 10
5 Semak dan Tanda tangan / 10 10
6 Sedia surat dan hantar ke PDRM / 60
7 Terima ulasan dari PDRM / 10 11520
8 tetapkan tarikh ujian / 20 240
9 Sediakan surat panggilan / 10 240
10 Semak dan Tanda tangan / 10 240
11 Maklum kepada pemohon / 60
12 Terima panggilan / 1140
13 Hadir temuduga / 60 1140
14 Proses Keputusan / 1140
JUMLAH 1400 14900 16300
Nota : 1 hari = 480 minit dan I bulan = 24 hari
AS IS - Value Analysis of Process 2/2
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
15 Semakan Lanjut 10 60
16 Tandatangan Minit temuduga / 10 60
17 Edar surat keputusan / 60
18 Terima keputusn /
19 Pemohon hantar wang pos / 240
20 Terima dan Proses dan sediakan
lesen / 30 240
21 Tanda tangan lesen / 10 240
22 Maklum dan serah lesen / 60 10
23 Rekod Penerima lesen / 10
23A Pemohon terima lesen
JUMLAH 190 850 1040
Jumlah Masa memproses : 1400 + 190 = 1590
Jumlah Masa Menunggu : 14900 + 850 = 15750
Masa Keseluruhan yang diambil = 17340
Kecekapan Proses : 1590/17340 = 0.09%
PELUANG PENAMBAHBAIKAN
(‘KAIZEN BLAST’)
Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast)
PICMinitk
an surat
AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
Ujian/Temu
duga
Hantar Permohonan
1.Terima & semak
MP : 10m
4. Sediakan surat ulasan
polis MP : 10 m
6.Hantar surat & semak PDRM
MP : 60 m
8. Tetapkan ujian temuduga &
lantikan panel MP : 20 m
A
5.Semakan &
tandatangan
MP : 10 m
7.Terima ulasan
PDRM & semak
MP : 10 m
MM: 1bln
MM: 1bln
MM: 180m
MM: 180 m
2. Minitkan surat
MP : 10 m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 240m
3. Keluarkan
arahan MP : 10 m
Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
TEMU
DUGA
YB SUK
11. Maklumkan kepada
pemohon MP : 60 m
16. Edar surat keputusan temuduga
MP : 60 m
10.Semakan &
tandatangan
MP : 10 m
14.Semakan lanjut
MP : 10 m
13.Proses keputusan
MP : 1440 m
MM: 240m
MM: 3 H MM: 240m
MM: 2 H
9. Sediakan surat panggilan ujian & panel
MP : 10 m
Terima panggilan
12. Hadir temu duga
MP : 60 m
Terima
A
MM: 240m
MM: 3h MM: 2H
15. Tandatangan
minit temuduga
MP : 10 m
B
Peluang Penambahbaikan (Kaizen Blast)
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
YB SUK
20.Rekod penerimaan
Lesen MP : 15m
19.Maklum dan Serahan
lesen/rekod MP : 60 m
B
MM: 240m
Calon (lulus) hantar wang pos
17.Terima & proses wang pos /keluarkan resit &sediakan lesen
MP : 30m
18. Tandatangan MP : 10 m
MM: 240m
MM: 10m
Terima lesen
PROSES ‘TO BE’
LESEN PELELONG
Proses To Be (cadangan 1)
PICMinitk
an surat
AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PDRM
PPT/PP
TP SPBT
1.Hantar Permohonan lengkap dan memenuhi
syarat MP 10
3.Keputusan ujian
MP : 10m
7.Terima panggilan/hadiri
temuduga MP : 10 m
4.Tapisan Keselamatan
Polis
6.Lantikan panel temuduga & panggil calon
MP : 20 m
A
8.Semakan
Keputusan
temuduga
MP : 60 m
5.Terima ulasan PDRM/tetapkan
temuduga MP : 10 m
Lulus
2.Menduduki ujian
MP : 60 m
Gagal
Lulus
Gagal
Surat makluman kepada pemohon
MP : 10 MM: 240m
Fasa 1 Fasa 2
MM: 2400m
MM: 2400m MM: 1 bln
MM: 2400m
MM: 2minggu
Proses To Be (Cadangan 1)
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
YB SUK
12.Edar surat keputusan temuduga
MP : 60 m
11.Tandatangan
untuk kelulusan
MP : 10 m
9.Sediakan Kertas Minit MP : 60 m
13.Terima keputusan & buat bayaran
A
10.Semak & cadang untuk
kelulusan MP : 60 m
14.Terima bayaran/keluarkan resit & lesen
MP = 5 m
15.Tandatangan lesen
MP = 5m
16.Rekod dan serah
MP=10m
17.Terima lesen & tamat
MM: 2H
MM: 10m
MM: 10m
MM: 480m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 10m
Cadangan 1 : Value Analysis of Process
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Terima permohoan dan semak / 5
2 Duduki ujian / 60 2400
3 Keputusan Ujian / 10 240
4 Tapisan Polis / 2400
5 Terima Laporan PDRM / 10 11520
6 Lantikan Panel & Panggil Temuduga / 20 2400
7 Terima panggilan & hadir temuduga / 10 4800
8 Semakan keputusan temuduga / 60 10
9 Sediakan kertas minit / 60 960
10 Semak dan Cadang untuk kelulusan / 60 10
11 Tandatangan dan lulus / 10 10
12 Edar surat keputusan temuduga / 60 480
13 Terima keputusan dan buat bayaran / -
JUMLAH 365 25230
Cadangan 1 : Value Analysis of Process
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
14 Terima bayaran dan Keluar resit / 5 10
15 Sedia dan Tanda Tangan Lesen / 5 10
16 Rekod dan serah / 10
JUMLAH 20 20
Jumlah Masa Proses : 20 + 365 = 385minit
Jumlah Masa menunggu : 20 + 25230 = 25250minit
Kecekapan Proses : 385/25250 = 0.01%
Jumlah Aktitiviti = 20 ke 16 aktitiviti
Proses To Be (cadangan 2)
PICMinitk
an surat
AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PDRM
PPT/PP
TP SPBT
1.Hantar Permohonan lengkap dan memenuhi
syarat MP 10
3.Keputusan ujian
MP : 10m
5.Terima panggilan/hadiri
temuduga MP : 10 m
4.Tapisan Keselamatan
Polis
4.Lantikan panel temuduga & panggil calon
MP : 20 m
A
6.Semakan
Keputusan
temuduga
MP : 60 m
5.Terima ulasan PDRM/tetapkan
temuduga MP : 10 m
Lulus
2.Menduduki ujian
MP : 60 m
Gagal
Lulus
Gagal
Surat makluman kepada pemohon
MP : 10
MM: 240m
Fasa 1 Fasa 2
MM: 2400m MM: 1 bln
MM: 2400m
MM: 2minggu
Nota : Tiada Semakan polis dijalankan memandangan daripada rekod yang ada semua pemohon yang
Memohon menepati syarat awal yang ditetapkan (tiada rekod jenayah)
Proses To Be (Cadangan 2)
PIC AKTIVITI
Pemohon
Pembantu
Tadbir
PPT/PP
TP SPBT
YB SUK
10.Edar surat keputusan temuduga
MP : 60 m
9.Tandatangan
untuk kelulusan
MP : 10 m
7.Sediakan Kertas Minit MP : 60 m
11.Terima keputusan & buat bayaran
A
8.Semak & cadang untuk
kelulusan MP : 60 m
12.Terima bayaran/keluarkan resit & lesen
MP = 5 m
13.Tandatangan lesen
MP = 5m
14.Rekod dan serah
MP=10m
17.Terima lesen & tamat
MM: 2H
MM: 10m
MM: 10m
MM: 480m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 10m
MM: 10m
Cadangan 2 : Value Analysis of Process
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Terima permohoan dan semak / 5
2 Duduki ujian / 60 2400
3 Keputusan Ujian / 10 240
4 Lantikan Panel & Panggil Temuduga / 20 2400
5 Terima panggilan & hadir temuduga / 10 4800
6 Semakan keputusan temuduga / 60 10
7 Sediakan kertas minit / 60 960
8 Semak dan Cadang untuk kelulusan / 60 10
9 Tandatangan dan lulus / 10 10
10 Edar surat keputusan temuduga / 60 480
11 Terima keputusan dan buat bayaran / -
JUMLAH 355 11310 11665
Cadangan 2 : Value Analysis of Process
Bil Activities
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non
Value Added Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
12 Terima bayaran dan Keluar resit / 5 10
13 Sedia dan Tanda Tangan Lesen / 5 10
14 Rekod dan serah / 10
JUMLAH 20 20 40
Jumlah Masa Proses : 20 + 355 = 375
Jumlah Masa Keseluruhan: 40+ 11665 =11705 (24.3 hari)
Kecekapan Proses : 375/11705 = 0.03%
Jumlah Aktitiviti = 16 kepada 14
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
LESEN PELELONG
No. Perkara Sebelum Selepas
1. Kecekapan kerja (masa proses x 100% Masa keseluruhan
0.09% 0.03%
2. Masa keseluruhan proses (masa menunggu + masa proses)
17340m
(36.12hari)
11705 m
(24.3hari)
3. Bilangan Aktiviti 22 ke 16 14
Perbandingan Sebelum dan Selepas
Lesen Pelelong Awam
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)
i) The Auction Sales Enactment F.M.S. Cap. 81 (No. 2 of 1929)
ii) Kanun Tanah Negara
Sama
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
Tiada ( Tempoh sebenar kelulusan mengambil
masa antara 2-3 bulan selepas terima permohonan)
14 hari (selepas terima permohonan)
(a)Tiada ujian & temuduga (b) Menambahbaik senarai semak (c)Sediakan template/format surat dan ulasan permohonan
3. Caj/bayaran • Borang • Proses • Kelulusan
Borang : Percuma Proses : Percuma Kelulusan : RM 10
Sama
Penilaian semula kadar bayaran kelulusan RM300.00 - RM500.00 (cadangan)
4. Nama Borang • Komposit • Contoh
i) Borang Permohonan Lesen
Pelelong Negeri Selangor (PU/SPBT/01)
ii) Borang Permohonan Pembaharuan Negeri Selangor(PU/SPBT/02)
Sama Boleh diupload drpd
website
5. Tempoh sahlaku 1 tahun Sama 2 tahun
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Pelelong Awam
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
6. Pembaharuan 1 tahun 1 tahun 2 tahun sekali
7. Agensi yang dirujuk
a) PDRM
a) PDRM Penilaian semula keperluan rujukan
8. Keperluan Dokumen sokongan
Permohonan Baru a) Salinan IC b) Gambar pemohon (ukuran
passport) Permohonan Pembaharuan a) Salinan IC b) Butir-butir lelongan tahun
semasa c) Gambar pemohon (ukuran
passport)
sama
9. Kaedah Permohonan
Manual sama
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Overproducing
2. Waiting 1. Menunggu ulasan luar yang lama 2. Makluman status permohonan kepada
pemohon mengambil masa yang lama 3. Ujian dan temuduga hanya diadakan setahun
sekali 4. Proses permohonan mengambil kira ulasan
dan pandangan daripada pihak Mahkamah Tinggi.
1. Rujukan luar hanya PDRM sahaja 2. Ujian dan temuduga dihapuskan 3. Permohonan diproses sepanjang masa 4. Makluman melalui email@sms@telefon 5. Mewujudkan statistik pemegang lesen sedia
mengikut daerah @ kawasan
3. Transport 1.Makluman status kepada pemohon berulangkali 1. Mengurangkan aktiviti proses makluman
4. Over-processing 1. Aktiviti semakan berlapis 2. Tiada template
1. Menghapuskan aktiviti semakan & penurunan kuasa dibuat
2. Sediakan template surat mohon ulasan
5. Inventory
6. Motion
1. Setiap dokumen perlu disemak/disahkan oleh penyelia
1. Kuasa tandatangan surat dipeturunkan
7. Defects
8. Others (Nyatakan)
Pemohon tidak mahir / kurang pengetahuan berkaitan hal tanah@ktn
1. Mewajibkan peserta hadir kursus / ceramah 2. Menetapkan kriteria/syarat pemohon iaitu i)Berumur tidak kurang 25 tahun kecuali disokong oleh
pengalaman dan kelayakan akademik eg diploma ii) Pemohon mesti mempunyai sekurang-kurangnya sijil
SPM iii) Mempunyai premis perniagaan di negeri Selangor
Top Related