JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
32
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KPI TELEMARKETING
PADA PT. BINTANG SERAGAM INDONESIA
Oleh: 1Nasril
2Siti Fauziah
Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik LP3I Jakarta
Gedung Sentra Kramat Jl. Kramat Raya No, 7-9 Jakarta Pusat 10450
Telp. 021-31904598 Fax. 021-31904599
Email: [email protected]
ABSTRAK
Penilaian kinerja dalam manajemen sumber daya manusia bermanfaat untuk mengevaluasi
kinerja, mengembangkan dan memotivasi karyawan, memverifikasi bahwa karyawan
memenuhi standar kinerja, dan membantu karyawan mengelola kinerjanya, tetapi dapat
menjadi sumber kerisauan bagi karyawan dan manajer, bila terdapat ketidakpastian dan
ambiguitas dalam penilaian. Proses penilaian kinerja harus mampu mengidentifikasi
standar kinerja, mengukur kriteria penilaian, dan memberikan umpan balik bagi karyawan
mengenai hasil penilaiannya guna meningkatkan kinerja di masa depan dan memperbaiki
kinerja yang tidak sesuai dengan standar. Penilaian kinerja berdasarkan kompetensi dan
Key Performance Indicator (KPI) dirancang untuk meningkat obyektivitas penilaian
kinerja dan untuk memaksimalkan tujuan penilaian kinerja itu sendiri.
Kata Kunci : Penilaian Kinerja, Manajemen Sumber Daya Manusia, Key Performance Indicator
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Penilaian kinerja karyawan
berdasarkan Key Performance Indicator
(KPI) merupakan salah satu cara yang
digunakan untuk mengetahui sejauh
mana kualitas kerja Sumber Daya
Manusia (SDM) yang dimiliki oleh
perusahaan dan kontribusinya dalam
mencapai target perusahaan. Penilaian
kinerja ini bermanfaat baik bagi
perusahaan maupun pegawai itu sendiri.
Adanya penilaian kerja yang sesuai
dengan uraian jabatannya akan membuat
perusahaan dapat memberikan reward
berupa gaji, bonus, bahkan promosi
sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Sistem Informasi Penilaian KPI
sangat dibutuhkan untuk mempermudah
atasan menilai kinerja karyawan. Hasil
analisis ini akan bermanfaat untuk
membuat program pengembangan SDM
secara optimum. Pada akhirnya kinerja
individu akan mencerminkan derajat
kompetisi suatu perusahaan. Sistem
Informasi Penilaian Key Performance
Indicator (KPI) pada dasarnya
merupakan faktor kunci guna
mengembangkan suatu organisasi secara
efektif dalam menentukan kebijakan.
Karena dengan adanya kebijakan atau
program yang lebih baik atas SDM yang
ada dalam organisasi akan meningkatkan
produktivitas kerja yang pada akhirnya
juga meningkatkan produktivitas
perusahaan.
Batasan Masalah
Dalam penulisan ini, penulis hanya
menitikfokuskan pada penilaian KPI
(Key Performance Indicator)
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
33
Telemarketing yang mana dalam hal ini
penulis hanya memperbaiki sistem
penilaian yang sudah ada berupa
Microsoft Excel menjadi sistem berbasis
web di PT. Bintang Seragam Indonesia
Tujuan Penulisan
Untuk mengetahui pelaksanaan
penilaian Key Performance Indicator
(KPI) Telemarketing pada Perusahaan
PT. Bintang Seragam Indonesia.
Untuk mengetahui hambatan-
hambatan apa saja yang dihadapi dalam
pelaksanaan penilaian Key Performance
Indicator (KPI) Telemarketing pada
Perusahaan PT. Bintang Seragam
Indonesia.
TINJAUAN PUSTAKA
Perancangan
Kamus Besar Bahasa Indonesia
mengungkapkan: “Perancangan adalah
proses, perbuatan merancang;” Maka
penulis menyimpulkan bahwa,
perancangan adalah suatu proses
mengatur segala sesuatu yang
berhubungan dengan data informasi yang
akan dibutuhkan (sebelum diproses ke
tahap selanjutnya).
Sistem Informasi
Rossa A.S. & M. Shalahuddin
(2013:1) mendefinisikan Sistem bahwa
“Sistem adalah kumpulan program dalam
hal ini program yang satu ditulis untuk
memenuhi kebutuhan program lainnya”.
Romney dan Steinbart (2015:2)
mendefinisikan Sistem bahwa “Sistem
adalah kumpulan dari dua atau lebih
komponen yang saling bekerja dan
berhubungan untuk mencapai tujuan
tertentu”
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem yang terdapat
pada sistem meliputi tujuan sistem,
batasan sistem, kontrol, input, proses,
output, dan umpan balik. Hubungan
karakteristik dalam sistem tersebut dapat
dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan
kontrol sistem akan berpengaruh pada
input, proses, dan output.
Informasi
Sri Mulyani (2016:12)
mendefinisikan Informasi bahwa :
“Informasi merupakan data yang sudah
diolah yang ditunjukan untuk seseorang,
organisai ataupun siapa saja yang
membutuhkan, Informasi akan menjadi
berguna apabila objek yang menerima
Informasi membutuhkan Informasi
tersebut”.
UML Modeling
Menurut Rosa A.S dan M.
Shalahuddin (2013:137)
mengungkapkan,
“UML (Unified Modeling Languange)
merupakan bahasa visual untuk
pemodelan dan komunikasi mengenai
sebuah sistem dengan menggunakan
diagram dan teks-teks pendukung.”
Use Case
Menurut Rosa A.S dan M.
Shalahuddin (2013:155) menjelaskan
bahwa, “Use case diagram
mendeskripsikan sebuah interaksi antara
satu atau lebih aktor dengan sistem
informasi yang akan dibuat.”
Berikut ini adalah simbol-simbol
yang terdapat pada use case diagram :
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
34
Tabel. 1
simbol-simbol yang terdapat dalam use case.
Activity Diagram
Menurut Rosa A.S dan M.
Shalahuddin (2013:161) menjelaskan
bahwa,
“Diagram Aktifitas atau Activity
Diagram menggambarkan workflow
(aliran kerja) atau aktifitas dari suatu
sistem atau proses bisnis atau menu yang
ada pada perangkat lunak.”
Class Diagram
Rosa A.S dan M. Shalahuddin
(2013:141) mengungkapkan:
“Diagram kelas atau class diagram
menggambarkan struktur sistem dari segi
pendefinisian kelas-kelas yang akan
dibuat untuk membangun sistem.”
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
35
Sequence Diagram
Rosa A.S dan M. Shalahuddin
(2013:165) mengungkapkan:
“Diagram Sekuen atau Sequence
Diagram menggambarkan kelakuan
objek pada use casedengan
mendeskripsikn waktu hidup objek dan
message yang dikirim dan diterima antar
objek.”
Sistem Manajemen Kinerja
Pengertian Kinerja
Menurut Arini T. Soemohadiwijo
(2015:10) Secara definisi , “kinerja “
(performance) adalah tingkat pencapaian
hasil kerja seseorang atau sekelompok
orang dalam organisasi dalam suatu
periode waktu tertentu, sesuai dengan
lingkup wewenang dan tanggung jawab
masing-masing dalam upaya mencapai
tujuan organisasi, dan dilakukan secara
legal, tidak melanggar hukum, dan sesuai
dengan moral dan etika.
Key performance indicator (KPI)
Key performance indicator (KPI)
atau Indikator Kinerja Utama adalah
serangkaian indikator kunci yang bersifat
terukur dan memberikan informasi sejauh
mana sasaran strategis yang dibebankan
kepada suatu organisasi sudah berhasil
dicapai. Unsur-unsur yang terdapat dalam
KPI terdiri atas tujuan strategis, indikator
kunci yang relevan dengan sasaran
strategis tersebut, sasaran yang menjadi
tolak ukur, dan kerangka waktu atau
periode berlakunya KPI tersebut.
Bahasa Pemrograman
MySQL
MySQL adalah sistem manajemen
database SQL yang bersifat open source
dan paling populer saat ini. Sistem
database MySQL mendukung beberapa
fitur seperti multithreaded, multiuser, dan
SQL database manajemen sistem
(DBMS),. Database ini dibuat untuk
keperluan sistem database yang cepat,
andal dan mudah digunakan.
XAMPP
XAMPP adalah software web
server yang bisa dipakai untuk
mengakomodasi sistem operasi yang
anda pakai (X), Apache (A), MySQL
(M), PHP (P). Perl adalah bahasa
pemrograman lain yang tidak dibahas
dibuku ini, tapi sering dipakai untuk
komunikasi antar bahasa pemrograman.
Hypertext preprocessor (PHP)
Menurut Sibero (2012) dalam
Supono & Virdiandry Putratama (2016:3)
“Personal Home Page (PHP) adalah
pemrograman (interpreter) adalah
proses penerjemahan baris sumber
menjadi kode mesin yang dimengerti
komputer secara langsung pada saat
baris kode dijalankan”
Sedangkan menurut
Kustiyahningsih (2011) dalam Supono &
Virdiandry Putratama (2016:3)
“PHP (atau resminya PHP: Hypertext
Preprocessor) adalah skrip bersifat
server side yang ditambahkan ke dalam
HTML. PHP sendiri merupakan
singkatan dari Personal Home Page
Tools. Skrip ini akan membuat suatu
aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam
HTML sehingga suatu halaman web
tidak lagi bersifat statis, namun menjadi
bersifat dinamis. Sifat server side berarti
pengerjaan kode program dilakukan di
server, baru kemudian hasilnya
dikirimkan ke browser”.
Cascading Style Sheet (CSS)
CSS merupakan kependekan dari
Cascading Style Sheet yang
memungkinkan untuk mendesain (style)
tampilan dokumen (terutama HTML)
dengan memisahkan isi dari dokumen
HTML dengan kode untuk
menampilkannya (CSS). Jika memiliki
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
36
banyak file HTML, hanya perlu satu file
CSS, sehingga ketika mengganti jenis
huruf pada file CSS maka semua file
HTML yang berhubungan pada file CSS
tersebut akan berubah. CSS distandari
oleh W3C (World Wide Web
Consortium). CSS dapat dipasang pada
dokumen HTML yang telah jadi.
METODE PENELITIAN
Tahapan Penelitian
Metodologi adalah kerangka
teoritis yang digunakan oleh penulis
untuk menganalisa, mengerjakan atau
mengatasi masalah yang dihadapi.
Sedangkan kerangka teoritis adalah
merupakan metode-metode ilmiah yang
akan diterapkan dalam pelaksanaan
tugas. Metode penelitian sangat penting
karena baik buruknya hasil penelitian
tergantung dari metodologi yang
digunakan. Dalam penulisan Skripsi ini
digunakan beberapa metode penelitian
sebagai sarana untuk memahami objek
masalah. Metode ini ditempuh dengan
beberapa tahap sebagai berikut.
1. Tahap Analisis Sistem
2. Tahap Desain Sistem
3. Tahap Coding
4. Tahap Debuging
5. Tahap Deploying
6. Tahap Dokumentasi
Teknik Pengumpulan Data
Didalam penelitian ini dibutuhkan
data-data pendukung yang diperoleh
dengan suatu metode pengumpulan data
yang relevan. Metode pengumpulan data
yang digunakan untuk memperoleh data-
data adalah sebagai berikut :
1. Observasi
2. Wawancara
3. Studi Pustaka
PEMBAHASAN
Sistem Berjalan
Analisa sistem berjalan merupakan
alur proses dari sistem yang sedang
berlangsung di perusahaan, yang
bertujuan untuk memudahkan dan
memperjelas keadaan pada sistem yang
sedang berlangsung dan mengetahui
hambatan apa saja yang ada di dalam
penerapan sistem berjalan pada
perusahaan tersebut.
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
37
Flowchart Penilaian KPI Telemarketing
Gambar
Flowchart Sistem Berjalan Penilaian KPI Telemarketing
Narasi Sistem Berjalan
Prosedur pelaksanaan penilaian
KPI Telemarketing :
1. Telemarketing melakukan absen.
2. Telemarketing bekerja sesuai dengan
job desc yang telah ditentukan.
3. Telemarketing membuat laporan
target dan progres job desc perbulan
dan diberikan ke Manager
Marketing.
4. Bagian keuangan mengambil data
absen di mesin absen
5. Bagian keuangan merekap absen
berdasarkan NIP perbulan dan
diberikan ke Manager Marketing.
6. Manager Marketing menerima
laporan job desc dari Telemarketing
dan rekap absen dari admin absen
7. Manager Marketing melakukan
penghitungan KPI dan mencetaknya
menjadi dua lembar. Lembar
pertama diberikan ke Telemarketing
dan lembar kedua diarsip sementara.
8. Lembar KPI kedua dibuat laporan
KPI perbulan dan dicetak 2 lembar.
Lembar pertama diberikan ke
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
38
direktur dan lembar kedua disimpan
permanen.
9. Direktur menerima laporan KPI.
Kendala Sistem Berjalan Kendala sistem yang ada pada
sistem berjalan penilaian KPI
Telemarketing yaitu sistem penyimpanan
data yang masih berantakan dan tidak
efisien, tampilan yang kurang menarik,
dan proses input data yang masih manual.
Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem yang
digunakan adalah Unified Modeling
Language (UML), terbagi menjadi empat
model diagram yaitu use case diagram,
activity diagram, sequence diagram, dan
terakhir adalah class diagram.
Use Case Diagram
Gambar
Diagram Use Case Sistem Penilaian KPI
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
39
Activity Diagram
Activity Diagram Login User
Gambar. Activity Diagram Login User
Activity Diagram Menambah Data Telemarketing
Gambar. Activity Diagram Menambah Data Telemarketing
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
40
Activity Diagram Mengubah Data Telemarketing
Gambar. Activity Diagram Mengubah Data Telemarketing
Class Diagram
Gambar. Class Diagram Sistem Informasi Penilaian KPI
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
41
Sequence Diagram
Sequence Diagram Login
Gambar. Sequence Diagram Login
Sequence Diagram Mengelola Data Telemarketing
Gambar. Sequence Diagram Mengelola Data Telemarketing
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
42
Perancangan Database
Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar. ERD Sistem Informasi Penilaian KPI
PENUTUP
Kesimpulan
Hasil dari perancangan sistem
informasi penilaian KPI (Key
Performance Indicator) telemarketing
yang telah dibuat pada bab sebelumnya,
penulis menarik kesimpulan, diantaranya:
1. Sistem yang berjalan saat ini pada
PT. Bintang Seragam Indonesia
belum memiliki teknologi sistem
informasi penilaian KPI (Key
Performance Indicator) untuk
mempermudah dalam melakukan
penilaian KPI dan pengolahan data
karyawan.
2. PT. Bintang Seragam Indonesia
melakukan penilaian KPI (Key
Performance Indicator) melalui
microsoft excel yang diisi langsung
oleh Manager.
3. Dengan adanya sistem informasi
penilaian KPI telemarketing ini,
pihak Managemen dapat lebih
cepat dan mudah melihat
perkembangan dan mengambil
keputusan untuk mendapatkan
reward, pelatihan atau sanksi atas
penilaian kinerja karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Indrajani. Database Design - Case Study
All In One. Jakarta : PT. Elex
Media Komputindo, 2015
Maniah., dan Dini Hamidin. Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi :
Pembahasan Secara Praktis
Dengan Contoh Kasus.
Yogyakarta : Penerbit
Deepublish, 2017
Muharto, dan Arisandy Ambarita.
Metode Penelitian Sistem
Informasi: Mengatasi Kesulitan
Mahasiswa Dalam Menyusun
JURNAL LENTERA ICT (ISSN 2338-3143)
43
Proposal Penelitian. Yogyakarta:
Penerbit Deepublish, 2016
Muslihudin, Muhamad., dan Oktafianto.
Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Menggunakan Model
Terstruktur dan UML.
Yogyakarta : Penerbit ANDI,
2016
Soemohadiwidjojo, Arini T. Panduan
Praktis Menysusun KPI. Jakarta :
Raih Asa Sukses, 2015
Supono., dan Virdiandry Putratama.
Pemrograman Web dengan
Menggunakan PHP dan
Framework Codeigniter.
Yogyakarta : Penerbit
Deepublish, 2016
Tohari, Hamim. Analis Serta
Perancangan Sistem Informasi
Melalui Pendekatan UML.
Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2014
Top Related