8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
1/65
1
PERANANKETUA
JABATAN DALAM ASPEKPENGURUSAN TATATERTIB
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
2/65
2
1. Siapa Ketua Jabatan
2. Bidang Kuasa Ketua Jabatan
3. Definisi Pengurusan Tatatertib4. Alat Kawalan Tatatertib Dalam Sektor
Awam
5. Pendekatan Pengurusan TatatertibYang Berkesan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
3/65
3
6. Fungsi Umum Ketua Jabatan Dalam
Aspek Pengurusan Tatatertib
7. Tanggungjawab Ketua JabatanSebagai Pelapor
8. Kelemahan Dalam Pengurusan
Tatatertib dan Cara Mengatasinya
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
4/65
4
Mengikut Peraturan 3 (Peraturan-peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993:
Seorang Pegawai Yang Bertanggungjawab BagiSesuatu Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi,Unit Dan Termasuk Pegawai Dalam KumpulanPengurusan Profesional Yang Diberi Kuasa Secara
Bertulis Oleh Pegawai Yang BertanggungjawabBagi Kementerian, Jabatan, Institusi, Agensi AtauUntuk Bertindak Bagi Pihaknya.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
5/65
5
Pengetua/Guru Besar
Guru Penolong Kanan yang
menjalankan pengurusan danpentadbiran sekolah
AkauntabilitiGPK accountable menjalankan kuasa
Guru Besar/Pengetua dan
menanggung risiko surcaj/tatatertib
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
6/65
6
Mengikut Peraturan 3C(1) - Menjalankan
kawalan dan pengawasan tatatertib ke
atas pegawai bawahan dan mengambil
tindakan yang sesuai ke atas pegawaiyang melakukan pelanggaran kepadaperaturan.
Mengikut Peraturan 3C(2) - Pelanggaran3C(1) disifatkan sebagai cuai / tidak
bertanggungjawab membolehkantindakan diambil
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
7/657
Standard kepada perilaku pegawai
perkhidmatan Awam ditetapkan di
dalam Peraturan-Peraturan Pegawai
Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
Pematuhan Umum
Tanggungjawab Ketua Jabatan
Tatakelakuan
Prosedur
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
8/658
Prosedur Am
Prosedur Dalam kes tak hadir bertugastanpa cuti dan tidak boleh dikesan
Prosedur kes jenayah dantahanan/buang negeri
Tahan kerja dan gantung kerja
Penamatan demi kepentingan awam Surcaj
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
9/659
1. Membuat siasatan
2. Mengemukakan laporan kepadaPengerusi Lembaga tatatertib untuk
pertimbangan di bawah Peraturan 353. Lembaga tatatertib bersidangmenentukan prima facie dan menelitidraf surat pertuduhan
4. Surat pertuduhan dihantar (tempoh 21hari)
5. Kemukakan jawapan bela diri danUlasan Ketua Jabatan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
10/6510
6. Lembaga bersidang membuat keputusan
dan menimbang hukuman
7. Surat pemberitahuan keputusan
dihantar/peluang merayu (tempoh 14hari)
8. Ketua Jabatan kemukakan rayuan
beserta ulasan ke Lembaga Rayuan9. Lembaga Rayuan membuat keputusan
10. Rayuan diputuskan dan hukuman direkod
dalam buku rekod perkhidmatan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
11/6511
Peraturan-Peraturan Lembaga TatatertibPerkhidmatan Pendidikan 1994
[P.U.(A)498/94] Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib
Perkhidmatan Awam 1993[P.U.(A)396/93]
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
12/6512
Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan
1. Buang Kerja danTurun Pangkat
Gred 41 ke atas Lembaga SuruhanjayaPerkhidmatan Pendidikan
Lembaga SuruhanjayaPerkhidmatan Awam
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
13/65
13
Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan
1. Bukan BuangKerja/ TurunPangkat
Gred 41 dan Gred44
Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.2
Pengerusi : KSUAhli : KPPM
: SUB(SM)
2. Gred 48 Ke Atas Lembaga TatatertibKumpulan Pengurusan No.1di JPA
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
14/65
14
Bil Kuasa Lembaga danKeanggotaan
1. Buang Kerja/Turun Pangkat
Gred 40 keBawah
Lembaga TatatertibKumpulan Sokongan No.1
Pengerusi : KSUAhli : KPPM
: PUU
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
15/65
15
Bil Kuasa Lembaga dan Keanggotaan
1. Bukan Buang Kerja/Turun Pangkat
Gred 40 ke bawah(Bagi pegawai diBhgn/JPN)
Lembaga TatatertibKumpulan Sokongan No.2
Pengerusi : TKSU (P)Ahli : TKPPM
: SUB(SM)
2. Gred 40 ke bawah(di PPD/Sekolah)
Lembaga Tatatertib JabatanPelajaran Negeri
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
16/65
16
Pencegahan (Preventive)
Pembaikan (Corrective)
Hukuman (Punitive)
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
17/65
17
Meningkatkan mekanisme kawalan
dalaman:
Peraturan Dan Panduan Kerja Yang Jelas,Lengkap Dan Kemas - Manual Prosedur Kerja
Memaklumkan Dan Memantau Sistem, Prosedur
Dan Proses Kerja PegawaiMerancang Urusan Perolehan Dengan SistematikMengikut Peraturan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
18/65
18
Menghadkan kuasa budi bicara yangberlebihan
Memantau gaya hidup pegawai dan staf dibawah penyeliaan
Memberi kuasa secara bertulis kepadapegawai-pegawai bawahan
Menetapkan standard masa untuk
melaksanakan kerja Menurunkan kuasa dan menentukan kriteria
yang jelas dalam membuat keputusan, polisidan dasar
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
19/65
19
Mengubahsuai/ mengemas kini borang tindakansupaya mudah difahami
Memberi penerangan peraturan danperlindungan keselamatan
Program Latihan/proram penghayatan agamadan nilai murni
Mesyuarat dan perjumpaan berkala denganpekerja sebagai sistem pelaporan serta memberiruang membuat keputusan sacara kolektif
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
20/65
20
Penilaian prestasi yang berterusan
Penyimpanan rekod kehadiran dan
ketidakhadiran dan lain-lain analisis rekodpenting berkaitan tugas rasmi
Pemeriksaan kesihatan
Pengiktirafan
Menubuhkan Sistem Saluran Aduan Dalaman
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
21/65
22
Perbincangan/Rundingan
Penempatan semula bagi
mendapatkan suasana baru dan kursus
motivasi
Rujuk kepada kaunselor untuk sesi
Kaunseling
Rujuk kepada Pegawai PerubatanKerajaan
Rujuk Kepada Pakar Psikiatri
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
22/65
23
Siasatan
Menyediakan laporan kepada
Lembaga Tatatertib dan syor hukumantatatertib
Melaksanakan urusan pentadbiran
prosiding tatatertib Menjalankan fungsi spesifik seperti
dalam PPPA 1993 (P.U.A) 395
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
23/65
24
Memotong gaji pegawai secara
pentadbiran mengikut Perintah Am 14A,
Bab C bagi Tempoh-tempoh tidak
datang bertugas sementara menunggukesalahan ini dilaporkan kepada Pihak
Berkuasa Tatatertib. Pemotongan gaji
secara pentadbiran dikecualikan bagi
kes pegawai yang tidak hadir bertugas
kerana ditahan di bawah perintah
reman Polis bagi tujuan siasatan.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
24/65
25
Laporan perlu lengkap dengan fakta
keterangan bukti bagi menyokong
dakwaannya. Menyampaikan Surat Pertuduhan dan
Surat Akuan Terima yang dikeluarkan
oleh LTT di JPN / Kementerian/ SPP)
kepada pegawai yang dituduh.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
25/65
26
Surat Pertuduhan dihantar dengan
tangan kepada pegawai/ pos biasa
ke alamat terakhir yang diketahuimengikut Peraturan 52,
P.U.(A)395/1993
Kegagalan menyampaikan
boleh mengakibatkan prosidingmenjadi tidak sah dan pegawai bebas
dari hukuman tatatertib.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
26/65
27
Memberikan ulasan kepada representasi /
jawapan bela diri pegawai kepada
pertuduhan dan memanjangkannya
kepada Lembaga Tatatertib
Menyampaikan keputusan dan Surat
Akuan Terima yang diberikan oleh LTT
kepada pegawai yang dituduh (bagi kes-kes jenayah surat di atas ialah sama ada
surat Perintah Tahan Kerja/ Gantung Kerja/
Hukuman Tatatertib
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
27/65
28
Memanjangkan rayuan pegawai beserta ulasanKetua Jabatan kepada Lembaga Rayuan
Memanjangkan keputusan dan merekodkanhukuman dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
Menyemak Buku Rekod Perkhidmatan dari masake semasa untuk melaksanakan hukuman yang
berkuatkuasa pada tarikh-tarikh pergerakan gajipegawai yang akan datang supaya tidakterlepas pandang dan juga menyemak darimasa ke semasa pelaksanaan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
28/65
29
Memaklumkan segera kepada pihak-pihak
berkuasa berkenaan yang mempunyai
ikatan perjanjian dengan pegawai supayamengambil tindakan sewajarnya bagi kes-
kes pegawai yang telah dikenakan tindakan
buang kerja.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
29/65
TINDAKAN KETUA JABATAN DI
BAWAH P.U.(A)395/1993
30
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
30/65
31
Menimbangkan permohonan pegawai
bawahan yang memohon membuat
PEKERJAAN LUAR/ KERJA SAMBILAN
Guru Besar/ Pengetua - Mengkaji
permohonan dan implikasinya kepada
prestasi kerja di sekolah danmemperakukan kepada JPN sama ada
bersetuju /tidak dalam tempoh 3 bulan
sebelum tugasan berjalan.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
31/65
32
Memperakukan kes penagih DADAH yang
disahkan oleh Pegawai Perubatankerajaan untuk dikenakan tindakan
tatatertib / ditamatkan perkhidmatannya
di bawah Peraturan 49 sekiranya telah
mencapai umur persaraan pilihan.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
32/65
33
Menimbang untuk membenarkan atau
menolak penerimaan hadiah atau
cenderamata yang dilaporkan olehpegawai bawahannya berdasarkan
perihal lengkap/anggaran dan
nilaiannya.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
33/65
34
Memberi pendapat/ ulasan terhadap
permohonan perolehan atau PEMILIKANHARTA oleh seseorang pegawai
bawahannya
Memberi komen sama ada sumber
perolehan konsisten dengan gred
jawatan
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
34/65
35
Sampaikan keputusan Ketua Jabatan
beserta satu salinan borang pengisytiharan
harta yang telah ditandatangani untuk
simpanan pegawai dan satu salinandisimpan dalam fail pegawai (Tidak perlu
dikemukakan ke Kementerian).
Merekodkan dalam Buku Rekod
Perkhidmatan Pengisytiharan harta yang
telah diambil maklum oleh Ketua Jabatan.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
35/65
36
Ketua Jabatan boleh meminta seseorang
pegawai yang didapati MENYELENGGARATARAF HIDUP YANG MELEBIHI DARIPADA
EMOLUMEN rasminya dan berpendapatan
persendirian yang sah, jika ada, memberi
penjelasan secara bertulis dalam tempoh30 hari daripada tarikh surat diterima.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
36/65
37
Ketua Jabatan hendaklah memberi laporankepada Lembaga Tatatertib berkenaankerja dan kelakuan pegawai pada masasebelum dan semenjak pegawainyaberada dalam KETERHUTANGAN YANGSERIUS.
Laporan mengandungi penyataan halehwal Harta dan syor samada pegawaipatut diambil tindakan atau sebaliknya (ruj.Surat Pekeliling Bil. 4/1983).
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
37/65
38
Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasan
terhadap permohonan memegang
jawatan dalam parti POLITIK yang dipohonoleh pegawaipegawai Kumpulan
Sokongan/ P&P.
Guru Besar/ Pengetua - Kemukakan
perakuan dan ulasan kesan penglibatan
pegawai kepada prestasi pegawai.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
38/65
39
Ketua jabatan hendaklah memberi ulasan
kepada permohonan BANTUAN GUAMANyang dibuat oleh mana-mana pegawai.
Memberi ulasan dan pendapatnya sama
ada menyokong /tidak tuntutanpegawainya berasaskan segala fakta dan
apa-apa maklumat yang berkenaan.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
39/65
40
Ketua Jabatan hendaklah mengarahkan
pegawai balik melapor diri bertugas
menerusi surat berdaftar Akuan Terimayang dihantar ke alamat terakhir yang
diketahui bagi pegawai-pegawainya yang
TIDAK HADIR BERTUGAS SECARA
BERTERUSAN MELEBIHI 7 HARI ATAU TIDAK
DAPAT DIKESAN.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
40/65
41
Mengemukakan laporan kepada Pihak
Berkuasa Tatatertib sama ada pegawai
MELAPOR DIRI/ TIDAK UNTUK BERTUGASdalam masa 7 hari dari tarikh penyiaran
notis dalam akhbar.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
41/65
42
Ketua Jabatan apabila mengetahui
bahawa perbicaraan undang-undang
sedang dibawa terhadap mana-manapegawainya, hendaklah memohon
laporan daripada Pendaftar atau
Penolong kanan Pendaftar Mahkamah
yang mengandungi maklumat-maklumatseperti berikut:-
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
42/65
43
Ketua Jabatan hendaklah membuat
perakuan kepada Suruhanjaya
Perkhidmatan/ LTT Kumpulan Sokongan(No.1) di Kementerian supaya seseorang
pegawai dikenakan perintah tahan kerja
atau tidak, berikutan daripada pertuduhan
jenayah yang dihadapkan kepadapegawai yang berkenaan di Mahkamah.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
43/65
44
Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuankepada SPP/ LTT Kump. Sokongan (No.1) diKementerian supaya seseorang pegawai yang
disabitkan oleh Mahkamah Jenayah ataudikenakan apa-apa perintah tahanan oleh Y.BMenteri Dalam Negeri dikenakan hukumanbuang kerja atau hukuman-hukuman lain atau
diuruskan dengan cara lain, bergantung padasetakat mana kesalahan memburukkan namaPerkhidmatan Awam.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
44/65
45
Ketua Jabatan boleh memperakukan kepadaKerajaan supaya seseorang pegawaiditamatkan perkhidmatan demi kepentingan
awam di bawah peraturan 49. Sebelum perakuan dibuat Ketua Jabatan
bertanggungjawab mengenalpasti samaada alasan dan fakta keterangan
membuktkan bahawa salahlaku pegawaitidak boleh diuruskan dengan sesuaimengikut tatacara yang ditetapkan dibawah PPPA (Kelakuan & Tatatertib)1993.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
45/65
46
Ketua Jabatan hendaklah mengarahkansupaya keputusan LTT direkodkan di dalam
Buku Rekod Perkhidmatan pegawai. Tujuan rekod - Elak kes terlepas pandang
untuk laksanakan hukuman yangmelibatkan perubahan gaji yang
berkuatkuasa pada tarikh pergerakan gajiakan datang atau penalti-penalti yangdikenakan dalam urusan kenaikan pangkatatau lain-lain anugerah.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
46/65
TINDAKAN KETUA JABATAN DI
BAWAH P.U.(A)396/1993 DAN
P.U.(A)498/1994
47
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
47/65
48
Ketua Jabatan hendaklah memberi ulasankepada rayuan tatatertib yang dibuat oleh
pegawai yang terkilan dengan keputusan LTTdan mengemukan rayuan kepada LembagaRayuan Tatatertib dalam tempoh 30 harikepada Lembaga Rayuan Tatatertib di SPA/SPP
Memberi komennya mengenai rayuanpegawai berasaskan keterangan yang diberi.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
48/65
49
SIAPA PELAPOR ?
Ketua Jabatan/Ketua Cawangan /Ketua
Unit.Ketua Jabatan yang mempunyai
kepentingan-kepentingan dalam kes
perlu mengelakkan diri dari menjadi
pelapor dan digantikan oleh pegawainya
yang lebih kanan ( rules against bias).
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
49/65
50
Aduan individu, orang awam , Badan
Pencegah Rasuah, Polis, Mahkamah,
Persatuan/ Kesatuan, Pertubuhan-Pertubuhan Politik, Agensi seperti Pejabat
Pendaftaran Pertubuhan, Pejabat
Syarikat/Institusi Kewangan dan lain-lain.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
50/65
51
Peringkat Siasatan:
Siasatan Awal (preliminary enquiry)
dijalankan sebelum surat pertuduhandikeluarkan.
Siasatan Sebenar (regular enquiry)
dijalankan semasa Lembaga Tatatertibbersidang untuk menentukan prima
facie kes.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
51/65
52
Perlu buat siasatan awal - pastikan samaada aduan mempunyai asas/tidak untuk
membuktikan wujud prima facie kes danpegawai boleh dihadapkan pertuduhan.
Obligasi moral Ketua Jabatan ialah dari segi
menanggung beban pembuktian kes(Burden of Proof)
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
52/65
53
Mengesan bukti atau fakta yang
diperolehi sama ada dalam bentuk bukti
lisan/bertulis (dokumen) yang bolehmenjawab kepada 6 soalan berikut:
Tentukan siapa, bila, dimana, apa,
bagaimana dan mengapa berlaku?
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
53/65
54
Keterangan Dokumen (primary/ secondary
Document)
Dokumen asal atau dokumen salinan yang
disahkan dengan rasmi oleh Pihak Berkuasa
berkenaan yang mempunyai kaitan dengan
kes.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
54/65
55
Pengesahan lisan dari saksi-saksi yang
mendakwa ada melihat/ mendengar/
menerima maklumat dari sumber-sumberyang boleh dipercayai/ sahih.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
55/65
56
Pengesahan pihak ketiga yang pakar
bagi membuktikan kesahihan maklumat
seperti dari Pegawai Perubatan, Pegawai
Audit, BPR, Timbalan Pendakwaraya dan
sebagainya.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
56/65
57
Penyelidikan dari Sumber Dalaman
rekod-rekod Jabatan
Maklumat dari pegawai/ kakitangan Menerusi Soal Siasat/Temubual
Cara langsung antara Ketua Jabatan/
pegawai
Melalui Jawatankuasa Siasatan seperti
BPR, Polis dan Pihak Audit
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
57/65
58
Menerusi Pihak Ketiga
Mendapat dokumen sokongan/
keterangan tambahan dari agensi
luar yang berkaitan dengan kes
seperti Polis, Mahkamah, Institusi
Kewangan, Pertubuhan, PengesahanPakar atau lain-lain pihak.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
58/65
59
Cara ini bukan mandotari kerana siasatan
awal belum sampai ke tahap Quasi
judicial proceeding (Siasatan Sebenar) di
mana diperingkat awal ini pegawai tidakada hak untuk mendengar kes. Di
peringkat ini pegawai boleh menjawab
atau memilih untuk tidak menjawab surat
tunjuk sebab yang dikeluarkan oleh KetuaJabatannya.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
59/65
60
Ketua Jabatan syor hukuman
berdasarkan pandangan mengenai
perlanggaran dan kesannya kepada
organisasi serta rekod prestasi.
Syor hukuman biar setimpal dan
mempunyai unsur corrective bukanberdasarkan emosi/prasangka.
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
60/65
61
Satu keterangan yang reliable cukup untuk
meyakini LTT untuk tegakprimafacie kes.
Penemuan baru dalam siasatan Ketua
Jabatan boleh dijadikan asas tambahanmenyokong perilaku yang dilaporkan.
Rekod salahlaku dalam Buku Rekod
Perkhidmatan yang lepas boleh dijadikanasas ada prima facie bagi kesalahan baru.
Rumusan tidak boleh berdasarkan andaian
(hearsay)
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
61/65
62
Kes akan menjadi lewat diselesaikan
Surat pertuduhan akan digubal secara
umum, tidak dirangka menepati isu yangspesifik dan disokong oleh keterangan bukti.Bertentangan dengan prinsip perundangannaturaljustice
Kes akan menjadi lemah/sukardipertahankan kerana tiada keteranganfakta yang konkrit untuk membuktikankewujudan primafacie
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
62/65
63
Jika kes diteruskan, hukuman yang
dijatuhkan tidak tepat, atau tidak setimpal
dengan kesalahan. Kesahihan keputusan Lembaga Tatatertib
boleh dipertikaikan oleh Lembaga Rayuan
(jika pegawai membuat rayuan).
benefit of doubt kepada yang dituduh dan
keputusan dicabar di mahkamah
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
63/65
64
Sikap negatif enggan melaporkan kes
Lewat mengemukakan laporan kes dalamtempoh yang munasabah
Laporan tidak lengkap/tidak jelas
Dokumen keterangan tidak kemaskini /lengkap
Kenyataan perkhidmatan tidak kemaskini
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
64/65
65
Rekod dan dokumen keterangan kes tidak
mencukupi untuk menyokong dakwaan Ketua Jabatan tidak menunjukkan
komitmen dengan mengemukakan
pendirian serta syor.
Penemuan berdasarkan hearsay
evidence.
Prinsiprule against bias
8/22/2019 Peranan Ketua Jabatan
65/65
SEKIANTERIMA KASIH
Top Related