1. Pengertian Manajemen Mengapa Manajemen dibutuhkan

i. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut.

ii. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran dan kegiatan yang bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi

iii. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Difinisi manajemen

i. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien

Manajemen sebagai profesiEdgar H. Schein telah menguraikan karakteristik-karakteristik untukmenentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat dirincisebagai berikut :

i. Para professional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum.ii. Para professional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi

kerja tertentu bukan melalui favoritism atau faktor lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaannya.

iii. Para profesionalisme harus tunduk pada kode etik yang melindungi kliennya.Aplikasi-aplikasi yang berbeda dan istilah manajemen

Ada empat aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen. Istilah manajemen dapatdigunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan :

1. Pengelompokan Pekerjaan. Manajemen berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial.

2. Seorang Individu. Individu yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagiandari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.

3. Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atausuatu bidang studi.

4. Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses; karena mencakuppelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi

2. Perkembangan Teori Manajemen & Berbagai Pendekatan Tingkatan Manajemen

a) Kelompok Eksekutif; para eksekutif menangani hubungan perusahaan dengan lingkungan luarnya. Mereka menangani persoalan-persoalan yang berkaitan dengan posisi perusahaan, kebutuhan pelanggan, dan masyarakat.

b) Manajer Menengah; memusatkan perhatian pada perencanaan dan menjaga pengoperasian sistem dan prosedur di dalam perusahaan. Tugas mereka adalah memastikan bahwa perusahaan beroperasi secara efektif dan efisien. Setiap unit bekerja secara sinkron untuk mencapai tujuan perusahaan.

c) Manajer Supervisi; para supervisor berurusan dengan pelaksanaan pekerjaan secara langsung dengan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas melalui pengarahan dan

balikan (feedback) yang efektif dan efisien.

Manajer- manajeri. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi

manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Funsi yang dilaksanakan olah manajer

Newman mengemukakan bahwa fungsi manajemen adalah sebagai berikut (Ibid, 11):

1. Perencanaan (Planning)2. Pengorganisasian (Organizing)3. Pengumpulan sumber (Asembling Resources)4. Pengendalian kerja (Supervising)5. Pengawasan (Controlling)

Namun yang lebih dikenal dan biasa digunakan oleh organisasi adalah fungsi manajemen yang dikemukakan oleh George Tery, fungsi manajemen terdiri atas (Ibid, 20):

1. Perencanaan (Planning)2. Pengorganisasian (Organization)3. Penggerakan pelaksanaan (Actuating)4. Pengawasan (Controlling)

Kegiatan-kegiatan manajemenKegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dapat dikategorikan sebagai berikut :

a) Perencanaan Strategis Merupakan kegiatan manajemen tingkatt atas (top manager).Menurut Frederick H. Wu (Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen) “Perencanaan Strategis” adalah proses evaluasi lingkungan organisasi,penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi.

b) Pengendalian Manajemen Adalah proses meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien.Pengendalian manajemen merupakan tindakan taktik (tactical level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategis dapat dilakukan dengan berhasil (biasanya bersifat jangka pendek kurang lebih satu tahun).

c) Pengendalian Operasi Adalah proses meyakinkan bahwa setiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Teori manajemen klasik

i. mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut.Contoh teori Barnard, manusia berkumpul di dalam organisasi untuk mendapatkan hal-hal yang mereka tidak mampu kerjakan sendiri. Tetapi dalam mencapai tujuan organisasi, mereka harus memuaskan kubutuhan pribadinya juga.

Aliran manajemen moderna) Abraham Maslow, yang mengemukakan adanya idquo, yaitu Ego dan Super Ego, dan

Hirarki Kebutuhan Manusia, dalama penjelasannya tentang perilaku manusia dan dinamika motivasi.

b) Douglas McGregor, yang terkenal karena mengemukakan teori X dan teori Y.c) Frederick Herzberg, yang mengemukakan teori motivasi higienis dan teori dua factor.d) Robert Blak dan Jane Mounton, yang membahas lima gaya kepemimpinan dan kisi-kisi

manajerial (managerial grid). Pedekatan-pendekatan di dalam teori manajemen

1. PRA KLASIK - Praktek-praktek manajerial dan manajer ahli serta perhatiannya terhadap efisiensi dan efektifitas organisasi sudah ada sejak

sebelum Revolusi Industri di Inggris.2. PENDEKATAN KLASIK

( PENDEKATAN TRADISIONAL/PENDEKATAN MEKANISTIK )

Cabang Utama Pendekatan klasik untuk manajemen adalah :

a) Pendekatan Manajemen Ilmiahb) Pendekatan Manajemen Administratifc) Pendekatan Manajemen Birokrasi

3. PENDEKATAN MANAJEMEN PRILAKU4. PENDEKATAN KUANTITATIF

Perkembangan teori manajemenSejarahBanyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Beberapa orang melihatnya (dengan definisi) sebagai konseptualisasi modern yang terlambat (dalam hal modernitas yang terlambat). dalam istilah tersebut manajemen tidak memiliki sejarah pra-modern, hanya merupakan pertanda. Beberapa orang lainnya, mendeteksi aktivitas mirip-manajemen di masa pra-modern akhir. beberapa penulis melacak perkembangan pemikiran manajemen pada pedagang-pedangan Sumeria dan pembangun piramid Mesir. Para pemilik budak selama berabad-abad menghadapi permasalahan eksploitasi/memotivasi budak yang bergantung namun terkadang suka melawan (memaksa otoritas), namun banyak perusahaan pra-industri, dengan skala mereka yang kecil, tidak merasa terdorong ungtuk menghadapi permasalahan manajemen secara sistematis. namun, inovasi seperti penyebaran sistem angka Hindu-Arab (abad ke-5 hingga ke15) dan kodifikasi

kesekretariatan entri-ganda (1494) menyediakan perangkat untuk penilaian, perencanaan dan kendali manajemen.

Beberapa penulis melacak pengembangan manajemen sejauh perdagangan di Sumeria dan pembangunan piramid di Mesir.

Abad 19Bidang pelajaran manajemen berkembang dari ekonomi dalam abad 19. Pelaku Ekonomi klasikAdam Smith dan John Stuart Mill memberikan teori teori pengaturan sumber daya| pengaturan sumber daya, produksi dan penetapan harga. Pada saat yang hampir bersamaan, penemu seperti Eli Whitney, James Watt, dan Matthew Boulton mengembangkan teknik produksi seperti Penetapan standar, prosedur kontrol kualitas, akuntansi biaya, penukaran bahan, dan perencanaan kerja. seperti

Pada pertengahan abad 19, Robert Owen, Henry Poor, dan M. Laughlin dan lain-lain memperkenalkan elemen manusia dengan teori pelatihan, motivasi, struktur organisasi dan kontrol pengembangan pekerja.

Pada akhir abad 19, Pelaku ekonomi marginal Alfred Marshall dan Leon Walras dan lainnya memperkenalkan lapisan baru yang kompleks ke teori manajemen. Pada 1900an manajer mencoba mengganti teori mereka secara keseleruhan berdasarkan sains.

Abad 20Teori pertama tentang manajemen yang lengkap muncul sekitar tahun 1920. Orang seperti Henry Fayol dan Alexander Church menjelaskan beberapa cabang dalam manajemen dan hubungan satu sama lain.

Peter Drucker menulis salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: “Konsep Korporasi” (Concept of the Corporation), diterbitkan tahun 1946. Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

H. Dodge, Ronald Fisher, dan Thorton C Fry memperkenalkan teknik statistika ke dalam manajemen. Pada tahun 1940an, Patrick Blackett mengkombinasikan teori statistika dengan teori mikroekonomi dan lahirlah ilmu riset operasi. Riset operasi, sering dikenal dengan “Sains Manajemen”, mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi.

Mendekati akhir abad 20, manajemen terdiri dari beberapa bidang terpisah.

3. Manajemen dan lingkungan dunia usaha Faktor-faktor lingkungan eksternal

lingkungan eksternal itu terbagi menjadi:a) Lingkungan ekstern mikro (unsur-unsur tindakan langsung atau lingkungan

khusus)1. Pelanggan (customers)2. Pesaing (Competitors)3. Pemasok (suppliers)4. Perwakilan-perwakilan Pemerintah5. Lembaga Keuangan

b) Lingkungan ekstern makro (unsur-unsur tindakan tak langsung atau lingkungan umum)

1. Ekonomi2. Teknologi3. Politik Hukum4. Sosial Budaya

Organisasi dan lingkungan Pengaruh Lingkungan Terhadap OrganisasiJames D. Thomson mengajukan model bagaimana pengaruh lingkungan terhadap organisai. Model tersebut meliputi dua dimensi yaitu: (1) tingkat perubahan, dan (2) tingkat homogenitas . Tingkat perubahan melihat sejauh mana stabilitas suatu lingkungan. Lingkungan yang cepat berubah berarti mempunyai tingkat perubahan yang tinggi. Tingkat homogenitas melihat sejauh mana kompleksitas lingkungan.

Tanggung jawab socialTanggung Jawab Sosial ManagerPerubahan konper manajerial dipengaruhi oleh factor intern dan esktern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini kalau terlihat dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager).

4. Proses Manajemen Fungsi-fungsi manajemen

lima fungsi manajemen yg paling penting menurut Handoko (2000:21) yg berasal dari klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol yaitu:PlanningPlanning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yg dibutuhkan utk mencapai tujuan.

OrganizingOrganizing atau pengorganisasian ini meliputi:

1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yg dibutuhkan utk mencapai tujuan organisasi.

2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.

3. Penugasan tanggung jawab tertentu4. Pendelegasian wewenang yg diperlukan kepada individu-individu utk melaksanakan

tugasnya.StaffingStaffing atau penyusunan personalia adl penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif.LeadingLeading atau fungsi pengarahan adl bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan.ControllingControlling atau pengawasan adl penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dgn yg telah ditetapkan.Daft (2003:6) membagi manajemen menjadi empat fungsi saja berikut penjelasannya:

1. Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut.

2. Organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen.

3. Leading fungsi manajemen yg berkenaan dgn bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.

4. Controlling fungsi manajemen yg berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.

5. Proses perencanaan Pengertian Perencanaan

suatu kegiatan atau proses penganalisisan dan pemahaman sistem, penyusunan konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan-tujuan demi masa depan yang baik.

Alasan perlunya perencanaani. Protective benefis : dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan

dalam pembuatan keputusanii. Positive benefits : dalam bentuk maningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Hubungan perencanaan dengan fungsi manajemen lainnya

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Type-type perencanaan dan rencanaPerencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap manajer, dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk. Hal ini disebabkan oleh beberapa alasan, yakni:

1. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud), dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula.

2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda pula.

3. Manager-manager yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Menurut T. Hani Handoko (2003: 84), ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut:

1. Bidang fungsional 2. Tingkatan organisasional3. Karakteristik-karakteristi (sifat) rencana 4. Waktu 5. Unsur-unsur rencana

Faktor waktu dan perencanaanAda tiga hal yang memperuhi waktu dan perencanaan :

1. Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif2. Waktu sering diperlukan untk melnjutkan setiap langkap perencanaan3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

Perencanaan strategis

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.

Hambatan perencanaanAda dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu, pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan kedua adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan perubahan.

Criteria penilaian efektifitas rencanaa. Kegunaanb. ketepatan dan objektifitasc. ruang lingkupd. efektifitas biayae. akuntabilitasf. ketepatan waktu

Penetapan tujuan

MISI dan TUJUAN ORGANISASITujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan2.2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

FUNGSI TUJUAN Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan

datang.Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yangharus dan tidak harus dilakukan

Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akanmemberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi

Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota

Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancanganorganisasi

Tipe-Tipe Tujuan Organisasi Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut “sudut pandangan mereka yang berkepantingan” , yaitu :1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk, berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain

Proses Penetapan Tujuan Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

6. Proses pengorganisasian dan penyusunan personalia Pengertian organisasi

sebuah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu

Struktur OrganisasiStruktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Pembagian kerjaBerikut ini ada beberapa dasar yang dapat dijadikan pedoman untuk mengadakan pembagian kerja. Pedoman-pedoman tersebut adalah:

i. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial, misalnya wilayah timur, barat atau wilayah kecamatan, kabupaten dan lain sebagainya.

ii. Pembagian kerja atas dasar jenis benda yang diproduksi, misalnya pada komponen suatu kendaraan, bagian pemasangan jok mobil, pemasangan rem mobil dan lainnya.

iii. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani, misalnya adalah langganan secara individual atau kelompok, pemerintahan atau non pemerintahan dan sebagainya.

iv. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian) kerja, misalnya bagian produksi, bagian gudang, bagian pengiriman dan lainnya.

v. Pembagian kerja atas dasar waktu, misalnya shif kerja pagi, siang dan malam. Bagan organisasi formal

Struktur organisasi terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi.bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi ,departemen-departemen,atau posisi – posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya.satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal..Bagan organisasi menggambarkanlima aspek utama suatu struktur organiksasi yangsecara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :1. Pembagian kerja.Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yangf menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. aliran dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan rendah dalam organisasi,seperti terlihat pada gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas,dimana setiap karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya kepada seorang manajer.3. Tipe pekerjaan Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaanorganisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.4. Tingkatan manajemen.Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

DepartementalisasiDepartementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :1. Fungsi2. Produk atau jasa3. Wilayah4. Langganan5. Proses atau peralatan6. Waktu7. Pelayanan8. Alpa – numeral9. Proyek atau matriks

Kelompok kelompok kerja dalam organisasi

Kelompok Kerja adalah sekumpulan orang, terdiri atas 2 anggota atau lebih yang : Mempunyai tujuan yang sama Mempunyai kepentingan sama Saling bekerjasama Saling berhubungan Memiliki rasa ikut bertanggung jawab Saling tergantung satu dengan lainnya

Organisasi informalmerupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama.

KoordinasiPengertian kordinasi dan rentang manajemenproses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Rentang manajemen adalah kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

Pendelegasiani. Pengertian wewenang

Definisi wewenang :1.Menurut Louis A. Allen dalam bukunya, Management and Organization :• Wewenang adalah jumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan.

2.Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel dalam bukunya, The Principles of Management Authority adalah suatu hak untuk memerintah / bertindak.3.Menurut G. R. Terry :• Wewenang adalah kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu.4.Menurut R. C. Davis dalam bukunya, Fundamentals of Management :• Authority adalah hak yang cukup, yang memungkinkan seseorang dapat menyelesaikan suatu tugas/kewajiban tertentu. Jadi, wewenang adalah dasar untuk bertindak, berbuat dan melakukan kegiatan/aktivitas perusahaan. Tanpa wewenang orang-orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa.Sentralisasi dan desentralisasi

ii. Struktur lini dan staf dan wewenang lini, staf dan fungsionalAdapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1) Struktur organisasi lini2) Struktur organisasi lini dan staff3) Struktur organisasi fungsional4) Struktur organisasi Lini

Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol.

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:1) Orang-orang yang mempunyai kekuasaan bertanggung-jawab dan terbuka.2) Proses pengambilan keputusan berjalan dengan tepat.3) Disiplin kerja yang mudah dikontrol4) tingginya solidaritas diantara anggota5) adanya kesempatan yang luas bagi para anggota untu dapat mengembangkan bakatnya.

Kerugian dari struktur organisasi ini adalah:1) Tujuan organisasi sama, atau tujuan dari pihak-pihak tertentu saja.2) Pimpinan organisasi terkadang berbuat semaunya.3) kelangsungan hidup organisasi sangat ditentukan oleh seseorang.4) Kurang didalam pengembangan aktifitas pada setiap anggota.

Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktu organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:1) Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini dan kelompok staff.2) Adanya pengembangan spesialisasi untuk para anggota.3) Koordinasi didalam setiap bagian dapat diterapkan dengan mudah.

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:1) Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.2) Para pemimpin baik lini maupun staff sering mengabaikan nasehat dan gagasan yang ada.3) pemimpin dan karyawan yang kebanyakan tidak saling mengenal.

Organisasi dalam bentuk fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah:1) Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik,2) Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik.3) Solidaritas antar anggota yang tinggi.4) Moral serta disiplin keija yang tinggi.5) Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik.

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:1) Insiatif perseorangan sangat dibatasi.2) Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang

iii. Delegasi wewenang

Delegasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya

Sentralisasi dan desentralisasiSentralisasiSebagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap dipegang oleh manajer puncak. Hanyasebagian kecil saja disebarkan ke seluruh struktur organisasi.

DesentralisasiSebagian kecil wewenang/kekuasaan dipegang oleh manajer puncak, sedang sebagian besar kekuasaan menyebar pada seluruh struktur organisasi.

Penyusunan personalia organisasiPenyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, lahan, dan pengembangan anggota organisasi. Kegiatan – kegiatan penyusunan personalia berhubungan dengan tugas – tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi. Lalu pembahasannya menjadi bagian dari fungsi pengarahan. Fungsi tersebut berhubungan dengan fungsi pengorganisasian. Semua fungsi manajemen saling berkaitan sehingga fungsi penyusunan personalia harus dilakukan oleh manajer.

Proses Penyusunan PersonaliaProses penyusunan personalia adalah serangkaain kegiatan yang dijalankan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi dengan SDM, posisi, dan waktu yang tepat. Proses ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yang berbeda yaitu lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Unsur – unsurnya terdapat dalam organisasi. Langkah – langkah proses ini mencakup:

1. Perencanaan sumber daya manusiaDirancang untuk memenuhi kebutuhan personalia organisasi.

2. PenarikanBerhubungan dengan pengadaaan calon – calon yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia.

3. SeleksiPenilaian dan pemilihan para calon personalia.

4. Pengenalan dan orientasiDirancang untuk membantu para calon yang terpilih dapat menyesuaikan diri.

5. Latihan dan pengembangan

Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan individu dan kelompok demi efektivitas organisasi.

6. Penilaian pelaksanaan kerjaMembandingkan pelaksanaan kerja perseorangan dan tujuan – tujuan yang dikembangkan untuk posisi tersebut.

7. Pemberian balas jasa dan penghargaanDigunakan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pekerjaan selanjutnya.

8.Perencanaan dan Pengembangan karir : mencakup promosi, demosi, penugasan kembali, pemecatan, dan pensiun.

7. Pengarahan Motivasi

i. Arti pentingnya motivasiMotivasi adalah salah satu factor penting mempengaruhi prestasi.

ii. Pandangan tentang motivasi dan teori-teorinya.Perkembangan teori manajemen juga mencakup model – model atau teori – teori motivasi yang berbeda – beda. Berikut ini akan dibahas tiga diantara model – model motivasi dengan urutan atas dasar kemunculannya, yaitu model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia. Pandangan manajer yang berbeda tenang masing – masing model adalah penentu penting keberhasilan mereka dalam mengelola karyawan. Perbandingan antara ketiga model tersebut secara ringkas dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Model TradisionalModel tradisional dari motivasi berhubungan dengan Frederick Taylor dan aliran manajemen ilmiah. Model ini mengisyaratkan bahwa manajer menentukan bagaimana pekerjaan – pekerjaan harus dilakukan dan digunakannya system pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja – lebih banyak berproduksi, lebih banyak menerima penghasilan.

Pandangan Tradisional menganggap bahwa para pekerja pada dasarnya malas, dan hanya dapat dimotivasi dengan penghargaan berwujud uang. Dalam banyak situasi pendekatan ini cukup efektif. Sejalan dengan meningkatnya efesiensi, karyawan yang dibutuhkan untuk tugas tertentu dapat dikurangi. Lebih lanjut, manajer mengurangi besarnya upah insentif. Pemutusan hubungan kerja menjadi biasa dan pekerja akan mencari keamanan atau jaminan kerja daripada hanya kenaikan upah kecil dan sementara.

Model Hubungan Manusiawi

Banyak praktek manajemen merasakan bahwa pendekatan tradisional tidak memadahi. Elton Mayo dan para peneliti hubungan manusiawi lainnya menemukan bahwa kontak – kontak social karyawan pada pekerjaannya adalah juga penting dan bahwa kebosanan dan tugas – tugas yang bersifat pengulangan adalah factor – factor pengurang motivasi. Mayo dan lain – lainnya juga percaya bahwa manajer dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan – kebutuhan social mereka berguna dan penting.

Sebagai hasilnya, para karyawan diberi berbagai kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya. Perhatian yang lebih besar diarahkan kepada kelompok – kelompok kerja organisasi informal. Lebih banyak informasi disediakan untuk karyawan tentang perhatian manajer dan operasi organisasi.

Model Sumber Daya ManusiaKemudian para teoritis seperti Mc. Gregor dan Maslow, dan para peneliti seperti Argyris dan Likert, melontarkan kritik kepada model hubungan manusiawi, dan mengemukakan pendekatan yang lebih “sophisticated” untuk memanfaatkan para karyawan. Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak tidak hanya uangatau keinginan untuk mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Mereka beralasan bahwa kebanyakan orang telah dimotivasi untuk melakukan pekerjaan secara baik dan bahwa mereka tidak secara otomatis melihat pekerjaan sebagai sesuatu yang tidak dapat menyenangkan. Mereka mengemukakan bahwa para karyawan lebih menyukai pemenuhan kepuasan dari suatu prestasi kerja yang baik. Jadi, para karyawan dapat diberi tanggung jawab yang lebih besar untuk pembuatan keputusan – keputusan dan pelaksanaan tugas – tugas.

Untuk memahami tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori tentang motivasi, antara lain : (1) teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan); (2) Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi); (3) teori Clyton Alderfer (Teori ERG); (4) teori Herzberg (Teori Dua Faktor); (5) teori Keadilan; (6) Teori penetapan tujuan; (7) Teori Victor H. Vroom (teori Harapan); (8) teori Penguatan dan Modifikasi Perilaku; dan (9) teori Kaitan Imbalan dengan Prestasi. (disarikan dari berbagai sumber : Winardi, 2001:69-93; Sondang P. Siagian, 286-294; Indriyo Gitosudarmo dan Agus Mulyono,183-190, Fred Luthan,140-167).

Komunikasi dalam organisasii. Pengertian komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui

komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

ii. Proses komunikasi Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).

iii. Aliran komunkasi dalam organisasiAliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

iv. Peranan komunikasi informal 1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah

kekuatan pimpinan dalam memberi sanksikepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribaditingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

v. Hambatan-hambatan terhadap komunkasi yang efektif · Hambatan sematikKomunikasi yang disebabkan oleh fakor bahasa yg digunakan oleh para pelakuKomunikasi· Hambatan mekanikKomunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya· Hambatan antropologisHambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia· Hambatan psikologisHambatan yang disebabkan oleh factor kejiwaa

vi. Pengertian efektifitas komunkasi

Komunikasi yang efektif: penerimaan pesan oleh komunikan (reciever) sesuai dengan pesan yang dikirim oleh komunikator (sender), kemudian komunikan memberikan respon yang positif sesuai dengan yang diharapkan

Kepemimpinani. Pengertian kepemimpinan

Menurut Tead; Terry; Hoyt (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu kegiatan atau seni mempengaruhi orang lain agar mau bekerjasama yang didasarkan pada kemampuan orang tersebut untuk membimbing orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan kelompok.

Menurut Young (dalam Kartono, 2003) Pengertian Kepemimpinan yaitu bentuk dominasi yang didasari atas kemampuan pribadi yang sanggup mendorong atau mengajak orang lain untuk berbuat sesuatu yang berdasarkan penerimaan oleh kelompoknya, dan memiliki keahlian khusus yang tepat bagi situasi yang khusus.

ii. Pendekatan-pendekatan kepemimpinan, sifat dan pilihan kepemimpinanKepemimpinan adalah suatu konsep yang kompleks sehingga para ahli mengkaji masalah ini dari aneka sisi. Masing-masing sisi memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebagai contoh, penulis seperti Peter G. Northouse membagi pendekatan kepemimpinan menjadi:

a) Pendekatan Sifat (Trait);b) Pendekatan Keahlian (Skill);c) Pendekatan Gaya (Style);d) Pendekatan Situasional;e) Pendekatan Kontijensi;f) Teori Path-Goal;g) Teori Pertukaran Leader-Member;h) Pendekatan Transformasional;i) Pendekatan Otentik;j) Pendekatan Tim;k) Pendekatan Psikodinamik.

iii. Teori X dan Y dari Mc. Gregor DouglasDouglas Mc Gregor menemukan teori X dan Y setelah mengkaji cara para manager berhubungan dengan para karyawan. Ada empat asumsi yang dimiliki oleh manager dalam teori X, yaitu:1. karyawan pada dasarnya tidak menyukai pekerjaan dan sebisa mungkin berusaha untuk menghindarinya2. karena karyawan tidak menyukai pekerjaan, mereka harus dikendalikan atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan3. karyawan akan menghindari tanggung jawab dan mencari perintah formal (asumsi ketiga)

4. sebagian karyawan menempatkan keamanan di atas semua faktor lain terkait pekerjaan dan menunjukkan sedikit ambisi

iv. Pendekatan situasionalPendekatan Situasional adalah pendekatan yang paling banyak dikenal. Pendekatan ini dikembangkan oleh Paul Hersey and Kenneth H. Blanchard tahun 1969 berdasarkan Teori Gaya Manajemen Tiga Dimensi karya William J. Reddin tahun 1967. Pendekatan kepemimpinan Situasional fokus pada fenomena kepemimpinan di dalam suatu situasi yang unik. Premis dari pendekatan ini adalah perbedaan situasi membutuhkan gaya kepemimpinan yang berbeda. Dari cara pandang ini, seorang pemimpin agar efektif harus mampu menyesuaikan gaya mereka terhadap tuntutan situasi yang berubah-ubah.

v. Manajemen konflikManajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi. Bagi pihak luar (di luar yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga.

8. Proses pengawasan Pengertian pengawasan

suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

Type-type pengawasanDonnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu :1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Tahap-tahap dalam proses pengawasanTahap Proses Pengawasan :1. Tahap Penetapan StandarTujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :a. standar phisikb. standar moneterc. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan KegiatanDigunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan KegiatanBeberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa PenyimpanganDigunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.5. Tahap Pengambilan Tindakan KoreksiBila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Pentingnya pengawasanPengawasan penting karena adanya :a) Perubahan lingkungan organisasib) Peningkatan kompleksitas organisasic) Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahand) Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenange) Komunikasif) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Perencanaan proses pengawasanWiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:1) Merumuskan hasil yang di inginkanYang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.2) Menetapkan penunjuk hasilDengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

o Pengukuran inputo Hasil pada tahap awalo Gejala yang dihadapio Kondisi perubahan yang diasumsikan

3) Menetapkan standar penunjuk dan hasilDihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balikDimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Bidang-bidang pengawasan strategicBidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :1 Transaksi Keuangan

o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.o Manajemen Kas (Cash Management)o Pengelolaan Biaya (Cost Control)2 Hubungan Manajer dan BawahanHubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.3 Operasi-operasi Produktif

Alat bantu pengawasan manajerial yang umum digunakan :1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.2) Management Information System (MIS)MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.3) Analisa RasioRasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.4) PenganggaranAnggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.

Karakteristik pengawasan yang efektif

Agar dapat efektif setiap pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria penting bagi pengawasan yang baik menurut pendapat Ranupandojo (2000: 114) yaitu :1) Informasi yang akan diukur harus akurat2) Pengawasan harus dilakukan tepat waktu disaat penyimpangan diketahui3) Sistem Pengawasan yang dipergunakan harus mudah dimengerti oleh orang lain4) Pengawasan harus dititik beratkan pada kegiatan-kegiatan strategis5) Harus bersifat ekonomis, artinya biaya pengawasan harus lebih kecil dibandingkan dengan hasilnya6) Pelaksanaan pengawasan sesuai dengan struktur organisasi7) Harus sesuai dengan arus kerja atau sesuai dengan sistem dan prosedur yang dilaksanakan dalam organisasi8) Harus luwes dalam menghadapi perubahan-perubahan yang ada9) Bersifat memerintah dan dapat dikerjakan oleh bawahan10) Sistem pengawasan harus dapat diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi.