8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
1/183
GAMBARAN PENGELOLAAN PERSEDIAAN OBAT DI GUDANG FARMASI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA SEKAYU KABUPATEN MUSI
BANYUASIN PALEMBANG TAHUN 2015
SKRIPSI
Oleh:
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
2/183
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
3/183
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
4/183
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
5/183
iii
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATANPROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
Skripsi, Desember 2015
Mahmud Badaruddin, NIM : 1111101000135
Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di Gudang Farmasi Rumah SakitUmum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015
ABSTRAK
Pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, penganggaran,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan, dan pengendalian guna
mendukung upaya pencapaian tujuan organisasi. Tujuan pengelolaan persediaan adalah
agar barang dapat tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat, serta berkualitas pada saat
dibutuhkan dengan biaya yang minimal. Di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu
pengelolaan persediaan obat belum efektif, ini terlihat dari data tahun 2015 ada 13 (1,6%)
dari 800 jenis obat yang kadaluarsa dan rusak serta 45 (5,6%) dari 800 jenis obat
mengalami kekosongan. Untuk itu perlu dilakukan pengelolaan persediaan yang efektif
di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mengetahui
gambaran pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tahun
2015. Penelitian ini dilakukan mulai dari bulan september sampai november 2015 di
G dang Farma i RSUD Kota Seka Jeni data ang dig nakan dalam penelitian adalah
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
6/183
iv
STATE ISLAMIC UNIVERSITY OF JAKARTA
FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCESPUBLIC HEALTH PROGRAM STUDYHEALTH CARE MANAGEMENT
Skripsi, Desember 2015
Mahmud Badaruddin : 111110101000135
Description Of Drug Supply Management in Pharmacy's Warehouse GeneralHospital of Sekayu City 2015
ABSTRACT
Medication management is a series of planning, budgeting, procurement,
storage, distribution, deletion, and control to support the achievement of organizational goals. Purpose of inventory management can be available in quantities
and timing, as well as quality in times of need with minimal costs. In the CityHospital Pharmacy's Warehouse Sekayu yet effective in drug supply management, as
seen from data in 2015, there were 13 (1,6%) from 800 types of drugs expired anddamaged and approximately ± 45 (5,6%) from 800 drug items experienced a
vacuum. It is necessary for effective inventory management in the pharmaceutical
warehouse Sekayu City Hospital.
This research is qualitative descriptive. To find out description of drug supply
t i h ' h t h I t ll ti i l h it l f
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
7/183
v
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas
rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penyusunan Skripsi di Rumah Sakit
Umum Haji Medan Tahun 2015 dapat diselesaikan. Sholawat dan salam tidak lupa
penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa
umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.
Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi
Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan
yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
8/183
vi
5. Segenap bapak/ibu dosen Jurusan Kesehatan Masyarakat yang telah memberikan
ilmu pengetahuan yang sangat berguna bagi penulis dan mahasiswa pada
umumnya.
6. Direktur RSUD Kota Sekayu yang telah memberikan izin penelitian skripsi di
RSUD Kota Sekayu
7. Kepada pak Dedi, bu Hanif, dan Angga terima kasih telah membantu dan
memberikan informasi terkait dengan skripsi yang saya buat ini.
8. Untuk teman-teman kosan zona putsal terima kasih dukungannya.
9. Untuk keluarga Santri Jadi Dokter Musi Banyuasin terimah kasih juga atas
dukungan dan semangat kalian selama penulis menyelesaikan skripsi ini.
10. Untuk sahabat-sahabat Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2011 dan
seluruh teman-teman Kesmas lainnya.
11. Segenap pihak yang belum disebutkan satu persatu atas bantuan, semangat dan
doanya untuk penulis dalam menyelesaikan skripsi.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
9/183
vii
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERNYATAAN................................................................ .................... i
ABSTRAK ................................................................ ............................................... iii
ABSTRACT............................................................................................................. iv
KATA PENGANTAR............................................................................................. v
DAFTAR ISI............................................................................................................ vii
DAFTAR TABEL ................................................................................................... xi
DAFTAR BAGAN .................................................................................................. xii
DAFTAR ISTILAH ................................................................................................ xiii
BAB I PENDAHULUAN
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
10/183
viii
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit.................................................................................................. 9
B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).......................................................... 11
C. Pengertian Sistem.......................................................................................... 13
D. SDM.............................................................................................................. 14
E. Anggaran....................................................................................................... 15
F. Prosedur ........................................................................................................ 15
G. Manajemen Logistik Rumah Sakit................................................................ 16
1. Defenisi Manajemen Logistik.............................................................. 16
2. Fungsi-fungsi Manajemen Logistik ..................................................... 20
a. Fungsi Perencanaan Kebutuhan ................................................ 20
b. Fungsi Penganggaran................................................................. 28c. Fungsi Pengadaan...................................................................... 29
d. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan....................................... 30
e. Fungsi Pendistribusian............................................................... 32
f. Fungsi Penghapusan.................................................................. 35
g. Pengendalian/Pengawasan......................................................... 37
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
11/183
ix
G. Pengolahan Data ........................................................................................... 52
H. Analisis Data................................................................................................. 52
I. Penyajian Data .............................................................................................. 52
BAB V HASIL
A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........................................................ 53
B. Pengelolaan Persediaan Obat di RSUD Kota Sekayu................................... 59
a. Input Pengelolaan Persediaan Obat........................................................ 60
1) SDM................................................................................................. 60
2) Anggaran .......................................................................................... 67
3) Sarana&Prasarana ............................................................................ 68
4) Prosedur ........................................................................................... 71b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 74
1) Perencanaan...................................................................................... 74
2) Penganggaran ................................................................................... 77
3) Pengadaan ........................................................................................ 80
4) Penyimpanan.................................................................................... 83
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
12/183
x
4) Prosedur ........................................................................................... 106
b. Proses Pengelolaan Persediaan Obat...................................................... 108
1) Perencanaan...................................................................................... 108
2) Penganggaran ................................................................................... 111
3) Pengadaan ........................................................................................ 113
4) Penyimpanan.................................................................................... 117
5) Pendistribusian................................................................................. 121
6) Penghapusan..................................................................................... 123
7) Pengendalian .................................................................................... 125
c. Output Pengelolaan Persediaan Obat ..................................................... 128
1) Ketersediaan Obat yang efektif dan efisien .................................... 128
BAB VII SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan ....................................................................................................... 132
B. Saran ............................................................................................................. 133
DAFTAR PUSTAKA
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
13/183
xi
DAFTAR TABEL
Nomor Tabel Halaman
Tabel 3.1 Defenisi Istilah......................................................................................... 42
Tabel 5.1 Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu.................................... 58
Tabel 5.2 Jumlah Tenaga di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 .... 58
Tabel 5.3 Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ................ 59
Tabel 5.4 Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015 ........ 61
Tabel 5.5 Karakteristik Informan............................................................................. 66
Tabel 5.6 Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi .............................. 69
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
14/183
xii
DAFTAR BAGAN
Nomor Tabel Halaman
Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik .................................................................... 18
Bagan 2.2 Kerangka Teori Pengelolaan Persediaan Obat ....................................... 39
Bagan 3.1 Kerangka Berfikir Pengelolaan Persediaan Obat.................................... 41
Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu.................. 60
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
15/183
xiii
DAFTAR ISTILAH
Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu
juga
Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari
kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)
Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesionalkesehatan di rumah sakit
Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai
pemesanan sampai obat diterima
Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat
Obat moderate = Obat yang perputaran/pergerakannya sedang
Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat
Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan
Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu
k
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
16/183
1
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 1
ayat 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Rumah Sakit adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat.
Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk pelayanan
kesehatan yang bersifat sosio-ekonomi, yaitu suatu jenis usaha walau bersifat
sosial namun diusahakan agar mendapatkan surplus keuangan dengan cara
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
17/183
2
meningkatkan mutu pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan
yang baik, tercepat, berkualitas, tepat dan dengan biaya yang relatif
terjangkau sesuai dengan kemampuan masyarakat. Dalam rangka memenuhi
tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan
efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu
mengelola hal tersebut adalah dengan sistem manajemen logistik.
Manajemen logistik merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu sama lainnya.
Kegiatan tersebut mencakup perencanaan kebutuhan, penganggaran,
pengadaan, penyimpanan, disribusi, pemeliharaan, dan penghapusan, serta
pengendalian (Seto, 2004).
Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah
persediaan farmasi. Persediaan farmasi ini mencakup obat-obatan dan alat
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
18/183
3
Salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam persediaan obat di
rumah sakit adalah pengontrolan jumlah stok obat untuk memenuhi
kebutuhan. Jika stok obat terlalu kecil maka permintaan untuk penggunaan
sering kali tidak terpenuhi sehingga pasien/konsumen tidak puas, selain itu
kesempatan untuk mendapatkan keuntungan hilang dan diperlukan tambahan
biaya untuk mendapatkan bahan obat dengan waktu cepat guna memuaskan
pasien/konsumen. Jika stok terlalu besar maka menyebabkan biaya
penyimpanan yang terlalu tinggi, kemungkinan obat akan menjadi
rusak/kadaluarsa dan ada resiko jika harga bahan/ obat turun (Seto, 2004).
Dengan banyaknya jumlah obat dan barang farmasi yang dikelola,
modal yang digunakan dan biaya yang ditimbulkan dengan adanya
persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi rumah sakit untuk
mengadakan pengelolaan persediaan karena kegiatan ini dapat membantu
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
19/183
4
Selain itu juga penelitian Mellen (2013) di RSU Haji Surabaya
menyebutkan bahwa RSU Haji Surabaya juga mengalami stock out pada
tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang
mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya kerugian yang dialami
oleh RSU Haji Surabaya yaitu sebesar Rp 244.023.752.
Penelitian Irene (2010) di RSUD Kota Bekasi, menyebutkan bahwa
ada 10 jenis obat yang mengalami expired dan rumah sakit mengalami total
kerugian sebesar Rp 5.108.552. Hal ini disebabkan karena pengelolaan
penyimpanan persediaan obat kurang diperhatikan. Pernyataan tersebut
dibuktikan dengan hasil observasi yang dilakukan oleh Irene pada gudang
penyimpanan yakni kurangnya ventilasi udara, kapasitas gudang yang tidak
memadai untuk persediaan, akibatnya banyak persediaan obat yang ada di
dalam kardus ditumpuk. Selain itu juga ditemukannya vektor yang dapat
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
20/183
5
resep banyak yang keluar. Selain itu juga informan menyebutkan bahwa
pemesanan dilakukan ketika stok obat hampir habis, dan tidak ada
perhitungan khusus dalam pemesanan dan berapa banyak jumlah yang
dipesan. Selain itu juga ditemukannya obat-obatan yang mengalami expired
dari bulan Januari sampai Juli 2015 sebanyak 13 (1,6%) dari 800 jenis obat.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana
gambaran pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan studi pendahuluan pada gudang farmasi RSUD Kota
Sekayu pada bulan Juni 2015 sering mengalami kekosongan obat. Pada tahun
2014 terdapat sekitar 76 (9,5%) dari 800 jenis obat mengalami kekosongan di
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
21/183
6
memenuhi kebutuhan pelayanan pasien, bahkan tidak jarang resep banyak
yang keluar, akibatnya pasien harus membeli sendiri obat ke apotek luar.
Berdasarkan permasalahan yang ditemukan dalam pengelolaan obat,
maka dalam hal ini peneliti ingin mengetahui gambaran pengelolaan
persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu
tahun 2015.
C. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan permasalahan di atas maka dalam penelitian ini
dirumuskan pertanyaan sebagai berikut:
1. Bagaimana gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, dan
prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
22/183
7
b. Tujuan Khusus
1. Mengetahui gambaran Input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana,
dan prosedur) pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015.
2. Mengetahui gambaran proses perencanaan, penganggaran,
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penghapusan,
pengendalian persediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah Kota Sekayu tahun 2015?
3. Mengetahui gambaran Output pengelolaan persediaan obat yaitu
ketersediaan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Sekayu tahun 2015.
E. Manfaat Penelitian
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
23/183
8
F. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian yang berjudul “Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat di
Gudang Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sekayu Tahun 2015”
dilakukan di Gudang Obat RSUD Kota Sekayu. Penelitian ini akan dilakukan
selama bulan September-November 2015 menggunakan pendekatan kualitatif
deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer
dan data sekunder. Data primer didapat melalui wawancara mendalam
kepada kepala Instalasi Farmasi, kepala gudng farmasi, dan staf pelaksana
gudang, sedangkan data sekunder didapat melalui observasi dan telaah
dokumen.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
24/183
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
Berdasarkan Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit pasal 1 menyatakan bahwa rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan dan gawat darurat. Pelayanan kesehatan paripurna adalah kesehatan
yang meliputi peningkatan kesehatan ( promotif ), pencegahan penyakit
( preventif ), penyembuhan penyakit (kuratif ) dan pemulihan kesehatan
(rehabilitatif ) yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu, dan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
25/183
10
Dalam Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit pasal 5 menjelaskan fungsi rumah sakit antara lain yaitu:
a. Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan sesuai dengan
standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan
kebutuhan medis.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
d. Penyelenggarakan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi
bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahun bidang kesehatan.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
26/183
11
dan 2 pelayanan medik sub spesialis. Mempunyai tempat tidur minimal
200 tempat tidur.
c. Rumah Sakit kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 4 pelayanan medik spesialis dasar, 4
pelayanan spesialis penunjang medik. Mempunyai tempat tidur minimal
100 tempat tidur.
d. Rumah Sakit kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 2 pelayanan medik spesialis dasar,
Mempunyai tempat tidur minimal 50 tempat tidur.
B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu bagian/unit/divisi atau
fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan pekerjaan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
27/183
12
pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan
farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Kemenkes,
2004). Tujuan tujuan pelayanan farmasi Rumah Sakit adalah pelayanan yang
paripurna sehingga dapat memberikan obat tepat pasien, tepat dosis, tepat
cara pemakaian, tepat kombinasi, tepat waktu dan tepat harga. Selain itu
pasien diharapkan mendapat pelayanan yang dianggap perlu oleh farmasi
sehingga pasien mendapat pengobatan efektif, efisien, aman, rasional dan
terjangkau (Maimun, 2008). Pelaksanaan pelayanan farmasi terdiri dari 4
pelayanan yaitu (Purwanti, 2003):
1. Pelayanan Obat Non Resep
Merupakan pelayanan kepada pasien yang ingin melakukan pengobatan
sendiri, dikenal dengan swamedikasi. Obat untuk semua medikasi meliputi
obat-obat yang dapat digunakan tanpa resep yang meliputi obat wajib di
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
28/183
13
Kompotensi penting yang harus dimiliki apoteker dalam bidang
pengelolaan obat meliputi kemampuan merancang, membuat, melakukan
pengelolaan obat yang efektif dan efisien.
C. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai
elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar
dipersiapkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem
mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya
tercapainya tujuan atau sasaran ini adalah sebagai kerjasama dari berbagai
subsistem yang terdapat dalam sistem (Azwar, 1996). Sistem terbentuk dari
bagian atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya
(Azwar, 1996) :
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
29/183
14
D. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia menurut Sihotang (2007) adalah manusia
mengandung pengertian usaha kerja yang dapat disumbangkan dalam proses
produksi yaitu sumber daya manusia yang mampu bekerja untuk
menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat
umum.
Sumber daya manusia di Instalasi Farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun
2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar
tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Uraian tugas tertulis dari
masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan sebaiknya dilakukan peninjauan
kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai kebijakan dan prosedur di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit.
Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
30/183
15
Instalasi Farmasi Rumah Sakit harus dikepalai oleh seorang Apoteker yang
merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh Pelayanan Kefarmasian di Rumah
Sakit. Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit diutamakan telah memiliki pengalaman
bekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit minimal 3 (tiga) tahun.
E. Anggaran
Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan
obat adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan
kebutuhan untuk penyediaan perbekalan farmasi dirumah sakit. Anggaran
dalam pengelolaan perbekalan farmasi dirumah sakit bertujuan agar dapat
memenuhi kebutuhan obat dirumah sakit. Kendala yang umum dijumpai
dalam pengelolaan obat meliputi beberapa aspek antara lain sumber daya
manusia (SDM), sumber anggaran yang terbatas, sarana dan prasarana
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
31/183
16
tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen
tertulis yang disebut sebagai SOP (Budiharjo, 2014).
Menurut PMK No.58 tahun 2014 bahwa penyelenggaraan Pelayanan
Kefarmasian di rumah sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber daya
kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan pasien,
dan standar prosedur operasional.
G. Manajemen Logistik Obat di Rumah Sakit
1. Pengertian Manajemen Logistik
Menurut Siagian (2009) manajemen dapat didefinisikan sebagai
kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam
rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Istilah
logistik bersumber dari ilmu kemiliteran yang mengandung 2 aspek
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
32/183
17
administrasi lainnya. Sedangkan manajemen logistik menurut
Bowersox (2006) merupakan proses pengelolaan secara strategis
terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan
barang jadi dari pemasok diantara fasilitas-fasilitas serta
pendistribusiannya kepada pelanggan.
Menurut Aditama (2007), ada tiga tujuan logistik dalam sebuah
organisasi/institusi yaitu:
a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah
yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.
b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya
yang rendah.
c. Tujuan kebutuhan adalah tercepainya persediaan yang tidak
terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
33/183
18
d. Materials : Peralatan yang digunakan/sarana prasarana
e. Machines : Mesin-mesin yang digunakan
Kegiatan logistik di rumah sakit dilakukan berdasarkan siklus
yang berlangsung terus menerus secara berkesinambungan utukk
kepentingan produksi jasa pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-
fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik yang
satu sama lain saling berkaitan dan sangat menentukan keberhasilan
kegiatan logistik dalam organisasi (Seto, 2004). Berikut fungsi-fungsi
tersebut:
Bagan 2.1
Siklus Manajemen Logistik
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
34/183
19
sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000
unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik
secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran,
membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpanan, tidak
tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa rusak,
kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak
akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti
kerugian (Seto, 2004). Oleh sebab itu dilakukan pengendalian pada
setiap fungsi fungsi tersebut.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di
Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk:
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
35/183
20
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di
rumah sakit
2. Fungsi – Fungsi Pengendalian Persediaan Obat di Rumah Sakit
a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas
dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan
bidang logistik. Penentuan kebutuhan menyangkut proses memilih jenis
dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan
barang/obat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan
kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat
essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di
rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
36/183
21
Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk
menentukan apakah obat bener-bener diperlukan dan disesuaikan
dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Dasar-dasar seleksi
kebutuhan obat meliputi:
a) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang
memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan
resiko efek samping yang ditimbulkan.
b) Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari
duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan
indikasi sama dalam jumlah banyak, maka memilih berdasarkan
“drug of choise” dari penyakit yang prevalensinya tinggi.
c) Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi
yang lebih baik.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
37/183
22
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui
pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai
data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari
kompilasi pemakaian obat adalah:
a) Jumlah pemakaian tia jenis obat pada tiap Unit Pelayanan
Kesehatan.
b) Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian
setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan.
c) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat
kabupaten/kota.
Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai
sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
38/183
23
pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui
beberapa metode, antara lain:
a) Metode konsumsi
Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang
akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar
pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan
kebutuhan:
• Pemakaian nyata pertahun
yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah
dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah
hilang atau rusak atau kadaluarsa.
• Pemakaian Pertahun
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
39/183
24
b) Metode Epidemiologi
Dengan menggunakan metode ini perkiraan kebutuhan
mendekati realisasi, karena menggunakan standar terapi dapat
menunjang usaha perbaikan. Kebutuhan obat dianalisis dengan
menggunakan pendekatan epidemiologi yang dilakukan dengan
menghitung jumlah kunjungan dan jenis kebutuhan yang
dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis
penyakit yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal
ini data tentang jenis penyakit, standar terapi BOR, ALOS, untuk
masing-masing penyakit sangat menentukan. Perhitungan
diperoleh dengan cara mengalikan antara standar terapi (dosis
obat) dengan ALOS dan jumlah pasien yang menggunakan obat
tersebut selama 1 tahun.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
40/183
25
termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi
dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi
serta pengawasan harus dilakukan secara intensif.
2) Kelompok B, Persediaan dengan nilai volume tahunan
rupiah menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari
total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30% dari jumlah
item. Disini diperlukan teknik pengendalian yang moderat.
3) Kelompok C, Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya
rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% dari total nilai
persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item
persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang
sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
41/183
26
jauh lebih besar dan merupakan proporsi penjualan yang lebih kecil,
tidak perlu dan tidak efisien untuk memonitor obat-obat tersebut seketat
kelompok A. Kelompok B dan C biasanya dapat cukup dikendalikan
dengan menggunakan kartu stok gudang dan kartu stok di ruang
peracikan dan penjualan eceran (Seto, 2004).
Pengelola secara periodik seharusnya memonitor kelompok C
untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari
persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya
merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan investasi dalam
persediaan, tapi memberikan pengaruh yang kecil pada penjualan dan
biaya kehabisan persediaan (Seto, 2004).
b. Sistem VEN ( Depkes RI, 2008)
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
42/183
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
43/183
28
c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.
d : Rncangan stok akhir.
e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember Gudang
Obat
f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan.
d) Menhitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat
dengan cara:
1) Melakukan analisis VEN
2) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
3) Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuian
kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar.
b. Penganggaran
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
44/183
29
rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk
disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia.
Pengkajian mengenai hambatan-hambatan dan keterbatasan perlu
dilakukan agar anggaran tersebut dapat diandalkan. Umpan balik
diperlukan untuk penyesuaian atau perencanaan alternatif rencana-
rencana. Anggaran yang terbatas dapat memperngaruhi penilaian atau
pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan (Subagya, 1994).
Anggaran yang dibutuhkan untuk menyempurnakan anggaran
perlengkapan atau logistik yaitu anggaran pembelian, anggaran
perbaikan dan pemeliharaan, anggaran penyimpanan dan penyaluran,
anggaran penelitian dan pengembangan barang, anggaran
penyempurnaan administrasi, anggaran pengawasan, dan anggaran
pengawasan serta anggaran penyediaan dan peningkatan mutu.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
45/183
30
1) Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya
tinggi”.
2) Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama (harga kontrak =
visible cost + hidden cost), sangat penting untuk menjaga untuk
menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya
persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, yaitu
harus mempunyai Material Sefety Data Sheet (MSDS), untuk bahan
berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai
certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan
lain-lain.
3) Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan
tempat.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
46/183
31
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,
menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip
FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin
ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Adapun
faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang
adalah sebagai berikut (Depkes RI. 2008) :
1) Kemudahan bergerak
Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :
a) Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan
sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruagan. Jika
digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk
mempermudh gerakan.
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
47/183
32
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat
meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan
farmasi. Keuntungan penggunaan pallet adalah:
• Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir.
• Peningkatan efisiensi penangan stok.
• Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
• Pallet lebih murah dari pada rak.
4) Kondisi Penyimpanan Khusus
• Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi
dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
• Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dan selalu terkunci.
• Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
48/183
33
rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di uni-
unit pelayanan kesehatan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah
(Depkes RI, 2008).
Menurut Subagya (1994), hal-hal yang harus diperhatikan dalam
pendistribusian barang yaitu:
1) Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan
2) ktepatan nilai logistik yang disampaikan
3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
4) Ketepatan waktu penyampaian
5) Ketepatan tempat penyampaian
6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
49/183
34
• Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang
mengelola maka pendistribusiannya didelegasikan kepada
penanggung jawab ruangan.
• Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor
stock kepada petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
• Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan
kemungkinan interaksi Obat pada setiap jenis Obat yang
disediakan di floor stock .
2) Sistem resep perorangan
Pendistribusian Obat-obatan, alat kesehatan dan bahana habis pakai
berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap
melalui Instalasi Farmasi.
3) Sistem unit dosis
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
50/183
35
berupa resep atau perbekalan farmasi bebas, Kegiatan pendistribusian
perbekalan farmasi adalah:
1) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap
merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan,
sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh Instalasi Farmasi
2) Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan
merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
51/183
36
berlaku. Tujuan pengahapusan adalah untuk mrnjamin perbekalan
farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan
standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban
penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang
sub standar (Depkes RI, 2008).
Dalam PerMenKes No 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit menyebutkan bahwa penghapusan
dilakukan untuk Obat-obatan, Alat Kesehatan dan bahan habis pakai
jika:
1) Produk tidak memenuhi persyaratan mutu.
2) Telah Kadaluarsa.
3) Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
52/183
37
5) Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk
sediaan serta peraturan yang berlaku.
g. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan
program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Pengendalian
persediaan bertujuan untuk menciptakan keseimbangan antara
persediaan dan permintaan. Oleh karena itu, hasil stock opname harus
seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu
tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang dari satu tahun
(Aditama, 2007). Rangkuti (2002) menyebutkan bahwa sistem
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
53/183
38
2) Menentukan:
- Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit
pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan.
- Stok pengaman adalah jumlahstok yang disediakan untuk
mencegah terjadinya sesuatu hal yang tidak terduga, misalnya
karena keterlambatan pengiriman.
- Menentukan waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan dari
mulai pemesanan sampai obat diterima.
Pengendalian persediaan sangat penting bagi semua perusahaan
terutama bagi rumah sakit atau apotek. Persediaan obat merupakan
harta paling besar bagi sebuah rumah sakit atau apotek. Karena begitu
besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan, pengendalian
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
54/183
39
Bagan 2.2
Pengelolaan Persediaan Obat
Sumber: Seto (2004)
Perencanaan &
peramalan kebutuhan
Pengadaan
Penganggaran
Pengendalian
Persediaan
Penghapusan
Pendistribusian Pemeliharaan dan
Penyimpanan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
55/183
40
BAB III
KERANGKA KONSEP DAN DEFINISI ISTILAH
A. Kerangka Konsep
Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,
pengelolaan obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan
dalam pelayanan kefarmasian. Hal ini dikarenakan hampir 90% pelayanan
kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi terutama obat-
obatan, dan 5% dari keseluruhan pemasukkan rumah sakit berasal dari
pengelolaan obat-obatan (Suciati dkk, 2006). Tujuan dari pengelolaan
persediaan obat adalah untuk memastikan tersedianya obat-obatan yang tepat
guna, tepat sasaran dan jumlah agar tidak terjadi kekosongan atau kelebihan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
56/183
41
Dengan demikian, kerangka konsep yang dapat digambarkan adalah
sebagai berikut:
Bagan 3.1 Kerangka Konsep
Pengelolaan Persediaan Obat
INPUT
SDM
Anggaran
Sarana dan Prasarana
Prosedur
PROSES OUTPUT
Perencanaan
Penganggaran
Pengadaan
Penyimpanan
Pendistribusian
Penghapusan
Tersedianya
persediaan obat yangefektif dan efisien
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
57/183
42
B. Definisi Istilah
Tabel 3.1
Definisi Istilah
No. Substansi Pengertian Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
1 Sumber Daya
Manusia
Tenaga
kefarmasian yang
bertugas dalam
pengelolaan
persediaan obat di
RSUD Kota
Sekayu
Wawancara
mendalam,
observasi,
telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
Check list,
dokumen
Informasi terkait:
• Jumlah petugas
pengelola obat di gudang
farmasi dengan
kesesuian Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan terdiri dari:
1 orang atasan kepala
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
58/183
43
dan keterampilan dengan
pendidikan yang
diperoleh.
2 Anggaran Dana yang
disediakan oleh
pihak rumah sakit
untuk menunjang
kegiatan
pengelolaan obat
di gudang farmasi
Wawancara
mendalam,
Telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
Dokumen
Informasi mengenai
sejumlah uang yang
disediakan dan
dipergunakan untuk
pengelolaan persediaan obat
di RSUD Kota Sekayu
Tahun 2015.
3 Sarana dan
Prasarana
Fasilitas yang
digunakan untuk
mendukung
Wawancara
mendalam
dan
Pedoman
wawancara
dan Check
Informasi mengenai fasilitas
yang digunakan untuk
mendukung proses
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
59/183
44
pengelolaan
persediaan obat di
gudang farmasi
seperti SOP dan
Job des
5 Perencanaan Kegiatan yang
dilakukan oleh
gudang farmasi
untuk
menentukan
jumlah obat-
obatan yang
dibutuhkan di
Wawancara
mendalam,
observasi,
telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen,
dokumen
Informasi mengenai
kegiatan perencanaan
persediaan yang dilakukan
di gudang farmasi RSUD
Kota Sekayu.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
60/183
45
yaitu skala mata
uang dan jumlah
biaya untuk
pengadaan obat-
obatan yang
dibutuhkan
berdasarkan harga
satuan.
7 Pengadaan Kegiatan
pembelian yang
dilakukan oleh
gudang farmasi
untuk persediaan
Wawancara
mendalam,
Telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi mengenai
kegiatan pengadaan sediaan
obat-obatan oleh gudang
farmasi RSUD Kota
Sekayu.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
61/183
46
obat-obatan yang
diterima pada
tempat yang
dinilai aman dari
pencurian serta
gangguan fisik
yang dapat
merusak mutu
obat.
9 Pendistribusian kegiatan yang
dilakukan oleh
gudang farmasi
untuk
Wawancara
mendalam,
Telaah
dokumen
Pedoman
wawancara
mendalam,
Dokumen
Informasi mengenai proses
yang dilakukan oleh gudang
farmasi untuk menyalurkan
obat-obatan di unit-unit
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
62/183
47
Kota Sekayu
terhadap obat-
obatan yang tidak
terpakai karena
kadaluarsa, rusak,
dan lain-lain.
farmasi RSUD Kota
Sekayu.
11 Pengendalian
persediaan
Kegiatan dalam
menjaga
ketersediaan obat
sehingga tidak
terjadi kelebihan
dan
kekurangan/kekos
Wawancara
mendalam,
observasi,
Telaah
dokumen
Pedoman
wawancara
mendalam,
Pdoman
Observasi,
dokumen
Informasi mengenai
kegiatan yang dilakukan
oleh SDM gudang farmasi
dalam menjaga ketersediaan
obat sehingga tidak terjadi
kelebihan dan
kekurangan/kekosongan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
63/183
48
jenis. jumlah, tepat jenis dan
tepat waktu.
2) Obat kadaluarsa dan rusak
3) Stock Opname
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
64/183
49
BAB IV
METODOLOGI PENELITIAN
A. Desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif dengan
cara wawancara mendalam. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moloeng
(2007), penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-
orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan
pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang
lebih mendalam tentang pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi
RSUD Kota Sekayu.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
65/183
50
berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan dengan pengelolaan
persediaan obat seperti pendidikan, jabatan, lama kerja dan pengalaman.
Kecukupan berarti data yang diperoleh harus dapat menggambarkan seluruh
kejadian yang berhubungan dengan logistik.
Berdasarkan prinsip diatas, terdapat 3 informan yang terkait dengan
pengelolaan persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu
diantaranya:
1. Informan Kunci :
Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Kepala Instalasi Farmasi
yaitu orang yang dianggap sangat memahami permasalahan yang
diteliti.
2. Informan Utama:
Informan utama dalam penelitian ini yaitu Kepala Gudang Farmasi
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
66/183
51
yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, telaah
dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam suara.
Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada
pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan Departemen
Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait dengan pengelolaan
persediaan farmsi dan logistik obat di rumah sakit.
E. Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu data primer yang
diperoleh dari observasi dan wawancara mendalam, data sekunder diperoleh
dari laporan bulanan dan dokumen yang mendukung.
F. Validitas Data
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
67/183
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
68/183
53
BAB V
HASIL PENELITIAN
A. Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
Seiring dengan upaya mewujudkan visi dan misi kabupaten Musi
Banyuasin tersebut, pemerintah Republik Indonesia nomor 23 tahun 2005
tanggal 13 Juni 2005 tentang pengelolaan keuangan badan penyelenggara
umum (BLU), Rumah Sakit pengalami perubahan status institusi dari unit
pelaksana teknis daerah Musi Banyuasin berdasarkan surat keputusan Bupati
Banyuasin nomor 451 tahun 2008 pada tanggal 31 maret tentang penerapan
Rumah SakitUmum Daerah Sekayu sebagai satuan kerja perangkat daerah
Kabupaten Musi Banyuasin yang menerapkan pola pengelolaan keuntungan
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
69/183
54
akademi keperawatan pemerintah kabupaten Musi Banyuasin dan institusi
pendidikan kesehatan lain yang berada di Provinsi Sumatera Selatan.
Selain melayani masyarakat kabupaten Musi Banyuasin dengan
Jamkesmas Muba Semesta bagi penduduk Muba, juga melayani masyarakat
luar kabupaten bagi dengan Jamkesos Sumsel Semesta, maupun Jamkesmas
Nasional, sehingga RSUD Sekayu mempunyai peranan sangat besar dalam
menunjang pelayanan unggulan dibidang penyakit dalam khususnya diabetes
dan klinik-klinik rawat jalan.
1. Visi dan Misi RSUD Sekayu
a. Visi
Mewujudkan pelayanan Rumah Sakit yang prima dalam rangka
mengsukseskan permata MUBA tahun 2017 mewujudkan Rumah
Sakit dunia (Word Class Hospital).
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
70/183
55
R= Ramah, semua petugas rumah sakit dalam memberikan
pelayanan kepada seluruh masyarakat harus bersikap ramah
tamah dengan mewujudkan wajah yang jernih dan antusias.
I= Ikhlas, dalam melaksanakan tugasnya seluruh rumah sakit
harus dilandasi ikhlas, sehingga akan terpancar antusialisme
dalam bekerja dan menyadari bahwa bekerja adalah salah satu
ibadah.
M= Memuaskan, semua yang diberikan pada pasien/pelanggan
(eksternal/internal) Rumah Sakit diberikan seoptimal dan
semaksimal mungkin dalam rangka meningkatkan kepuasan
pelanggan/masyarakat.
A= Andalan, upaya meningkatkan mutu pelayanan pada Rumah
Sakit Umum Daerah Sekayu di laksanakan secara
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
71/183
56
e. Meningkatkan fungsi sistem rujukan yang responsive dan
berkesinambungan.
Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu yang terletak di Jalan Kolonen
Wahid UdiN lingkungan I Kayuara Sekayu. Mempunyai fasilitas yang
menyelenggarakan berbagai jenis pelayanan spesialis dan sub spesialis dan
menjadi pusat rujukan diwilayah Kabupaten Musi Banyuasin dan sekitarnya.
RSUD Sekayu terdiri dari gedung A, B, C, dan D. Masing-masing 2 lantai
dengan uraian sebagai berikut:
1. Gedung A
a. PoliklinikFarmasi
b. IGD
c. Radiologi
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
72/183
57
p. Kamar bedah
q. Haemodialisa
r. Rekam medic
2. Gedung B
a. Ruang Pelayanan Inap
1) Kelas III Non infeksi diberi nama Ruang Sungkai
2) Kelas II infeksi diberi nama Ruang Medang
3) Kelas II diberi nama Ruang Meranti (Bangsal Kebidanan dan
Nonatus)
4) Kelas I diberi nama Ruang Tembesu
5) Kelas VIP diberi nama Ruang Petanang
3. Gedung C
a. Ruang gizi
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
73/183
58
Tabel 5.1
Kelas Ranap dan Jumlah TT RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
No Uraian Jumlah
1 Kelas Utama VIP (Tembesu) 10
2 Kleas I (Petanang) 20
3 Kelas II (Meranti) 20
4 Kelas II (Bangsal Kebidanan) 4 dan 18
5 Kelas III non infeksi (Sungkai) 40
6 Kelas III Infeksi (Medang) 407 ICU 4
8 NICU 4
9 Neonatus 5
Total 165 tempat tidur
Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
Adapun jumlah tenaga medis dan non medis RSUD Kota Sekayu tahun
2015 adalah sebagai berikut:
Tabel 5.2
Jumlah Tenaga Medis dan Non Medis RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
74/183
59
pelayanan rawat inap di RSUD Kota Sekayu tahun 2015, dapat dilihat dari
indikator berikut.
Tabel. 5.3
Indikator Kinerja Pelayanan RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
No Indikator Tahun
2015
Standar
Ideal1 BOR (Bed Occupancy
Ratio)
92,7% 60-85%
2 GDR (Gross Death Rate) 4% -
3 NDR (Net Death Rate) 1% -
4 ALOS (Average Length of
Stay)
3 hari 6-9 hari
Sumber: Profil RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
Berdasarkan tabel diatas BOR pada tahun 2015 sebesar 92,7%, GDR
sebesar 4%, NDR sebesar 1% dan AlOS selama 3 hari.
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
75/183
60
Bagan 5.1
Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RSUD Kota Sekayu
Gudang farmasi RSUD Kota Sekayu bersama apotek RSUD Kota
Sekayu berada dibawah unit Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu. Oleh
karena itu, gudang farmasi masih merupakan tanggung jawab dari Kepala
Instalasi Farmasi.
a. Input
Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia
61
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
76/183
61
Tabel 5.4
Jumlah SDM di Gudang Farmasi RSUD Kota Sekayu Tahun 2015
Jumlah Latar Belakang
Pendidikan
Jabatan Status
Pegawai
Lama
Bekerja
1 orang S1 Farmasi (Apt) Kepala
Gudang
PNS 5 Tahun
1 orang D3 Farmasi Staf pelaksana
gudang
Non PNS 2 Tahun
Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015
Berdasarkan tabel diatas bahwa jumlah SDM yang mengelola
persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu pada tahun
2015 berjumlah 2 orang dengan tenaga apoteker berjumlah 1 orang
menjabat sebagai kepala gudang dan 1 orang menjabat sebagai staf
pelaksana gudang. Jumlah ini mengalami penurunan dari 2 tahun
sebelumnya yang berjumlah 3 orang.
62
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
77/183
62
f. Mengawasi dan mengendalikan kebutuhan obat serta
bertanggung jawab untuk memastikan keseuaian rencana dan
kebutuhan obat di Gudang Farmasi.
Dari hasil observasi dan telaah dokumen diatas, ditemukan
bahwa kepala Gudang Farmasi sudah melakukan tahapan-
tahapan sesuai dengan prosedur kerja yaitu bertanggung jawab
atas semua kegiatan yang ada di Gudang Farmasi termasuk dalam
proses pengelolaan persediaan obat di Gudang Farmasi RSUD
Kota Sekayu. Pernyataan tersebut didukung dengan hasil
wawancara yang telah dilakukan peneliti. Berikut kutipan
wawancaranya:
“ya kalau peran saya disini, ya sebagai kepala gudang, jadi
63
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
78/183
63
farmasi dalam pengelolaan persediaan obat di RSUD Kota
Sekayu antara lain:
a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata
barang di gudang farmasi
b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di
gudang.
c. Menginput data obat yang ada di gudang
d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi.
e. Membuat laporan mutasi barang
f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa.
g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan
obat.
Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa SOP ditemukan
64
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
79/183
64
lakukan enggak saya lakukan, seperti ngecek obat yang
sudah kadaluarsa, itu jarang saya lakukan karena saya
sibuk, semua tugas gudang saya yang ngerjain, jadi kadangtidak sempat..” (GF-3)
Hal ini menunjukkan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kota
Sekayu belum memiliki tenaga pelaksana gudang farmasi yang
cukup dalam melakukan pekerjaan pengelolaan persediaan obat di
gudang farmasi. Ini terlihat ada beberapa ada beberapa peran yang
seharusnya dilakukan oleh petugas pelaksana akan tetapi tidak
dilakukan.
Hal ini juga didukung juga dengan hasil kegiatan wawancara
yang telah dilakukan dengan semua informan, yang menyebutkan
bahwa SDM yang ada di gudang farmasi masih kurang, karena
hanya ada 2 orang yang mengelola gudang farmasi, seharusnya
65
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
80/183
65
barang sesuai dengan pesanan dari unit, belum lagi pengecekan
obat” (GF-3)
Kurangnya tenaga pelaksana di gudang farmasi membuat waktu
kerja overtime pada petugas, hal ini mengakibatkan ada beberapa tugas
pelaksana yang seharusnya dilakukan segera menjadi tertunda.
Kualitas dari SDM yang ada di gudang farmasi RSUD Kota
Sekayu dalam melaksanakannya tugasnya, dapat dipengaruhi oleh
banyak faktor seperti latar belakang pendidikan, usia, status pegawai
dan sebagainya. Secara individu SDM sudah dikatakan baik dalam
melaksanakan tugasnya di gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mereka
sudah secara rutin mengerjakan pekerjaan di gudang farmasi, walaupun
menurut kepala instalasi farmasi dan kepala gudang, petugas pelaksana
pada awalnya belum tahu tentang pengelolaan persediaan obat terutama
66
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
81/183
66
Menurut Permenkes Nomor 58 tahun 2014 bahwa kualifikasi SDM
pekerjaan kefarmasian dirumah sakit terdiri dari Apoteker dan Tenaga
teknis kefarmasian (S1 Farmasi, D3 Farmasi, atau SMF). Berikut
adalah latar belakang pendidikan dari informan dalam penelitian ini :
Tabel 5.5
Karakteristik Informan di RSUD Kota
No Informan Umur Jabatan Pendidikan
1 Informan I 48 thn Kepala
Instalasi
Farmasi
S1 Farmasi
Apoteker
2 Informan II 34 thn Kepala
GudangFarmasi
S1 Farmasi
Apoteker
3 Informan III 24 thn Staf Gudang
Farmasi
D3 Farmasi
Sumber : Bag.Kepegawaian RSUD Kota Sekayu tahun 2015
Sedangkan untuk pelatihan pengelolaan persediaan obat belum
67
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
82/183
67
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan
wawancara dan data sekunder maka dapat disimpulkan kuantitas SDM
yang tersedia di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu saat ini memang
dirasa kurang, terlebih dengan adanya proses pengurangan jumlah
SDM dari tahun sebelumnya. Hal ini menyebabkan beban kerja SDM
yang ada saat ini menjadi bertambah karena penambahan tenaga SDM
sampai saat ini belum dilakukan.
2) Anggaran
Terkait pendanaan atau sumber dana yang dimiliki oleh RSUD
Kota Sekayu dalam pengelolaan persediaan obat berasal dari dua
sumber dana yaitu APBD dan BLUD Akan tetapi dalam proses
68
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
83/183
68
“sejauh ini tidak ada ya anggaran khusus untuk pengelolaan
obat, dari atasnya belum menyediakan, paling kalau misalnyadigudang kurang buku catatan, atau alat tulis lah, tinggal minta
saja kebagian logistik umum” (GF-2)
“.... ya tinggal minta saja kebagian logistik umum, disana sudah
ada semua tersedia kalau untuk ATK dan lain-lainnya” (GF-3)
Berdasarkan wawancara yang dilakukan, RSUD Kota Sekayu
belum menyediakan anggaran khusus untuk kegiatan pengelolaan
persediaan obat di gudang farmasi. Sedangkan untuk keperluan ATK
dan lainnya petugas gudang farmasi meminta ke bagian logistik umum.
3) Sarana dan Prasarana
Untuk menunjang para petugas di gudang farmasi dalam
69
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
84/183
69
“kalau fasilitas yang digunakan ya banyak ya, ada kantor, ada
telpon, ada tempat penyimpanan dan lain-lain, banyak kalau mau
disebutin satu- satu....” (GF-2)
“banyak ya kal au fasilitas, ada rolli untuk ngangkut barang
kalau datang, ada telpon untuk pemesana barang dari unit-unit,
ada lemari, rak-rak, banyak deh pokoknya...” (GF-3)
Dari hasil pernyataan informan diatas, diketahui bahwa fasilitas
atau peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan persediaan
obat sudah cukup lengkap. Hal ini juga dibuktikan juga dengan hasil
observasi di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil
observasinya:
Tabel 5.6
Sarana dan Prasarana Penunjang di Gudang Farmasi
No Pernyataan Observasi Jumlah
70
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
85/183
70
berhubungan dengan fungsi gudang farmasi yaitu penyimpanan.
Kondisi dari gudang penyimpanan obat RSUD Kota Sekayu masih
dalam kondisi yang baik, hanya saja dalam penataannya yang kurang
baik, karena rak-rak yang ada masih kurang memadai untuk meletakkan
barang-barang akibatnya barang-barang yang ada menjadi menumpuk,
apalagi ditambah dengan pemesanan barang yang dalam jumlah besar,
selain itu juga gudang farmasi RSUD Kota Sekayu tidak hanya
digunakan untuk menyimpan obat tetapi juga digunakan untuk
menyimpan alat-alat kesehatan lainnya.
Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat
petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang
tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan
menyusun obat-obatan yang baru diterimanya Minimnya luas gudang
71
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
86/183
71
saat ini tidak lagi cocok untuk pengadaan barang yang besar,
jadi kalau misalnya kami mengadakan barangnya banyak
tergantung kebutuhan juga ya, ya seperti ini numpuk jadi nya,mau tidak mau harus ditumpuk, karena kondisi gudang nya yang
seperti ini” (GF-2)
“...k alau dari segi sarana dan prasarana yang ada sebenarnya
sudah ada cukup ya, hanya saja kalau menurut saya itu
gudangnya masih menjadi kendala disini, kalo misalnya barang
datang, saya susah untuk nyusunnya, jangankan nyusunnya,meletakkannya saja saya bingung, mangkanya di tumpuk seperti
ini” (GF-3)
Dari hasil wawancara diatas juga didukung oleh hasil observasi di
gudang farmasi didapatkan bahwa kondisi gudang cukup baik akan
tetapi luas gudang penyimpanan obat yang kurang memadai. Hal ini
terlihat dari ukuran gudang yang hanya 3,2 x 3 m2
saja.
Dari hasil wawancara dan observasi mengenai sarana dan
72
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
87/183
72
pengelolaan obat antara lain yaitu prosedur perencanaan, prosedur
penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur
pendistribusian, prosedur penghapusan, dan prosedur pengendalian
persediaan obat. Berikut kutipan wawancaranya:
“....prosedur kita ada, dibuat sebagai landasan untuk
pengelolaan obat di gudang farmasi ya” (GF-1)
“kalau prosedur atau SOP kita ada disini, jadi semua kegiatan
kita sesuai SOP yang ada” (GF-2)
Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah
dokumen bahwa prosedur atau Standar Operasional Prosedur (SOP)
yang berlaku di Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu terkait kegiatan
pengelolaan obat, antara lain adalah prosedur perencanaan, prosedur
penganggaran, prosedur pengadaan, prosedur penyimpanan, prosedur
pendistribusian prosedur penghapusan dan prosedur pengendalian
73
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
88/183
73
Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM yang ada dalam
mengaplikasikan setiap SOP yang ada.
SOP yang ada sudah lengkap, mudah dalam pelaksanaannya dan
telah disesuaikan dengan kegiatan rutin pengelolaan persediaan obat
dirumah sakit. Tidak ada kendala ataupun hambatan dalam
implementasi SOP dirumah sakit karena prosedur telah dibuat lebih
mudah dalam pengaplikasiannya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh
informan dalam kutipan di bawah ini :
“kalau hambatan tidak ada ya, prosedur bagus tidak menjadi
hambatan kalau prosedurnya, kan prosedur dibuat untuk
mempermudah kerja kita disini” (GF-3)
Berdasarkan hasil wawancara dengan semua informan diketahui
bahwa pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat di gudang farmasi RSUD
74
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
89/183
Dari hasil penelitian yag dilakukan dengan menggunakan
wawancara, telaah dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan
bahwa SOP yang ada terkait dengan proses pengelolaan logistik
perbekalan farmasi sudah lengkap dan baik. Setiap SOP sudah dibuat
secara singkat dan jelas agar mudah dimengerti oleh para petugas.
Selain itu pengaplikasian SOP juga sudah dapat dikatakan baik, karena
semua proses yang ada sudah sesuai dengan SOP yang ada.
b. Proses
Proses pengelolaan persediaan obat merupakan serangkaian kegiatan
untuk mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah
disediakan. Proses dalam penelitian ini mengenai gambaran pengelolaan
persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu, ini merupakan
elemen-elemen yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran
75
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
90/183
menambahkan dengan stok pengaman (buffer stock ). Penentuan
kebutuhan ini dibuat dalam dokumen perencanaan berupa draf usulan
yang kemudian diserahkan ke kepala gudang farmasi untuk dibuat surat
pemesanan ke distributor yang nantinya akan disetujui oleh kepala
instalasi farmasi. Berikut pernyataan Informan:
“...prosesnya mulai dari pembuatan daftarnya oleh kepalagudang, obat apa saja yang akan di adakan atau dipesan,
kemudian baru disampaikan ke saya, baru nanti diketahui oleh
direktur dan disetujui oleh bagian keuangan, kalau sudah
disetujui baru obatnya diadakan. Nah untuk perencanaannya
disini kami pakai konsumsi, kita lihat pemakaian obatnya, berapa
sisanya kemudian berapa yang keluar, kemudian ditambah
dengan buffer stokc juga” (GF-1)
“Proses perencanaannya ya kami buat daftar obat apa saja yang
akan di beli, nah daftar tersebut berdasarkan metode konsumsi
kan. Jadi misalnya obat apa saja nih yang kira-kira yang banyak
digunakkan oleh user atau masyarakat banyak yang konsumsi,
h k i lih t k i di k d k j di
76
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
91/183
“....semua jenis obat yang ada di formularium ya, jadi disini
patokan nya formularium dan konsumsi..” (GF-1)
“kalau obat yang masuk keperencanaan ya sesuai dengan
formularium ya, kita kan ada formularium nih, nah ditambah
juga dengan jumlah konsumsi dari pasien juga, jadi berapa
banyak dan obat apa saja nanti yang habis dan nah dilihat
dari sana” (GF-2)
Dari pernyataan diatas juga didukung oleh hasil telaah dokumen
berupa Laporan Keadaan Obat Tahun 2015 didapatkan hal yang sama
yaitu obat-obat yang berjenis tablet, injek, salp, cair, kapsul dan lain
sebagainya.
Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah
sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit.
Namun tetap saja ada kendala yang sering terjadi dalam proses
77
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
92/183
“...kadang realisasinya tidak sesuai dengan yang kita
rencanakan, misal perencanaan kita segini, tiba-tiba pasien
banyak kan, ya akhirnya stok kita habis” (GF-1)
“masalah stok out banyak ya. misal masalah pada perencanaan,
bulan kemaren tidak ada kasus, dan kita tidak pesen, nah tapi
bulan ini tiba-tiba ada kasus, biasanya untuk penyakit yang pola
nya tidak menentu, akhirnya kita pesen cito” (GF-2)
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara
mendalam dan data sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan
perencanaan kebutuhan obat di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu
pada dasarnya sudah dilakukan sesuai dengan standar operasional
prosedur yang ada di rumah sakit. Obat-obatan yang masuk dalam
perencanaan juga berdasarkan Formularium Rumah Sakit dan
berdasarkan metode konsumsi. Akan tetapi dalam pelaksanaannya
terkadang terdapat masalah yang berkaitan dengan ketidaksesuaian
78
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
93/183
yang disediakan untuk pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu sebesar
±10 M pertahun. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut:
“kalau untuk obat lebih besar ya anggarannya, kurang lebih
sekitar 10 M pertahun, itu untuk obat ya, belum untuk yang lain”
GF-1)
“.... nah kalau dana yang dikeluarkan oleh RS untuk obat
pertahun itu bisa 10_an M, itu sudah dari dua sumber dana tadi,
biasanya” (GF-2)
Adapun mekanisme penganggaran obat yaitu sebelum menyetujui
pembelian obat yang diajuhkan oleh kepala gudang, kepala instalasi
menghitung anggaran berdasarkan harga obat yang dibeli sebelumnya
tanpa mengabaikan perkiraan kenaikan harga. Kemudian kepala
instalasi farmasi memberikan data dan laporan pembelian ke bagian
keuangan. Setelah itu, oleh bagian keuangan data-data tersebut akan
79
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
94/183
Adapun sumber dana yang digunakan dalam proses pengadaan
obat berasal dari dua sumber dana yaitu dari APBD dan BLUD. Dana
APBD di lakukan perencanaan setiap 3 bulan sekali sedangkan untuk
dana BLUD dilakukan perencanaan setiap bulannya. Berikut penyataan
informan:
“disini kami melakukan pemesanan obat biasanya setiap bulan ya, kalau menggunakan dana BLU sebulan sekali biasanya, kalau
pake APBD pesannya 3 bulan sekali...” (GF-1)
“Kami ada dua dana ya, kalau APBD itu kami lakukan
pertrisemester artinya 3 bulan sekali, kalau yang BLUD kami
lakukan setiap bulan. Nah kenapa kami lakukan seperti ini,
karena kalau misalnya dari APBD nya kekurangan obat, ya kami
tutup dengan dana obat dari BLUD. Kalau misalnya obatnya
habis di pertengahan sebelum datang pemesanan lagi ya kami
pesan lagi, jadi dalam 1 bulan itu bisa 2 kali mesannya” (GF-2)
Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat tentu terdapat
80
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
95/183
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara
mendalam, maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses penganggaran
persediaan obat yang ada di RSUD Kota Sekayu menggunakan dua
anggaran yaitu anggaran APBD dan BLUD. Akan tetapi terdapat
kendala yang sering dihadapi adalah kurangnya anggaran untuk
pengadaan obat.
3) Pengadaan
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan
perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Dari hasil
wawancara yang dilakukan oleh peneliti didapatkan bahwa proses
pengadaan yang ada di RSUD Kota Sekayu dimulai dari pengajuan dari
gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi sesuai dengan kebutuhan
81
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
96/183
Dalam pelaksanaannya pengadaan obat di RSUD Kota Sekayu
sudah menggunakan sistem e-purchasing secara online melalui web
LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah). Hal
ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan, selain itu juga
pengadaan obat berdasarkan tender. Sebagaimana pernyataan informan
berikut :
“sekarang kan sudah ada e-katalog, jadi pemesanan lewat itu
lebih mudah, apalagi itu seperti bersifa wajib ya karena ada
Surat edaran dari Menkes tentang pengadaan obat lewat e-
katalog atau kalau misalnya ada obat yang enggak sesuai dengan
yang diinginkan RS, ya kita pakai sistem tender atau lelang,.”
(GF-1)
“kalau pengadaan obat kita pakai e-katalog ya, ada juga pakai
sistem tender, itu kalau misalnya obat yang di e-katalog tidak
sesuai dengan harga, ada juga pakai pembelian langsung, jadi
distibutor menawarkan ke RS” (GF-2)
82
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
97/183
“....biasanya 1 bulan sekali ya, tapi tergantung obatnya, kalau
obatnya cepat habis ya pihak gudang pesan lagi, tapi kalau
perencanaannya ya tergantung dana yang digunakan” (GF-1)
“ Kalau pengadaannya ya kami lakukan 1 bulan sekali, atau bisa
jadi 2 kali dalam 1 bulan, itu kalau obatnya cepat habis ya...”
(GF-2)
“Setahu saya obat yang diadakan biasanya sebulan sekali, atau
tidakk kalo obat nya cepat habis, pak Dedi mesan lagi, bisa sebulan itu 2 kali” (GF-3)
Kendala yang sering terjadi dalam kegiatan pengadaan adalah
datang dari distributor yang sering terlambat dalam melakukan
distribusi ke rumah sakit dikarenakan jarak yang cukup jauh dan
anggaran yang kurang. Akibatnya pihak gudang sering melakukan
pembelian cito ke apotek di luar rumah saki. Hal ini seperti yang
diungkapkan oleh informan dibawah ini.
83
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
98/183
disimpulkan bahwa proses pengadaan obat di gudang farmasi RSUD
Kota Sekayu sudah berjalan sesuai dengan standar operasional prosedur
yang ada di rumah sakit. Namun terdapat kendala dalam proses
pengadaan obat yaitu anggaran yang kurang dan terlambatnya
distributor dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang
dipesan tidak ada atau kosong di distributor, sehingga harus memesan
ke distributor lainnya atau dilakukannya pembelian cito oleh pihak
gudang.
4) Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-
obatan yang diterima agar tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik
maupun kimia, serta mutunya tetap terjamin. Berdasarkan hasil
84
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
99/183
“obat saya simpan secara abjad berdasarkan jenis sirup, tablet,
salep atau lainnya. Obat yang baru datang saya letakkan di
belakang, tapi ada juga di depan, karena dibelakang sudah
penuh, jadi mau tidak mau didepan..” (GF-3)
Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi yang
dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi RSUD Kota Sekayu
diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan prosedur penyimpanan
yang ada di RSUD Kota Sekayu. Berikut hasil observasi di gudang
farmasi terhadap petugas dalam proses penyimpanan obat antara lain:
a. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun
obat-obat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada
penamaan pada rak-rak obatnya. Penyusunan dilakukan
berdasarkan sistem FIFO. Jika masih ada obat yang tersisa
sebelumnya petugas meletakkan obat tersebut bersamaan dengan
85
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
100/183
Masalah atau kendala yang terjadi di gudang farmasi yang
berhubungan dengan penyimpanan diantaranya adalah kondisi gudang
yang tidak memungkinkan untuk melakukan penyimpanan. Hal ini
mengakibatkan ketidakleluasan petugas dalam melakukan pekerjaannya
di dalam gudang farmasi dan terjadinya penumpukkan barang atau
kardus obat di dalam gudang farmasi. Hal ini sesuai dengan penjelasan
yang diberikan oleh kepala instalasi farmasi seperti kutipan dibawah
ini:
“kalau untuk saat ini yang menjadi masalah itu kondisi gudang ya penyimpanan sebenarnya tidak ada kendala yang besar ya,
cuma hanya kurang SDM nya saja, soalnya petugas
pelaksananya cuma satu....” (GF-1)
Pernyataan tersebut juga didukung oleh pernyataan yang
86
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
101/183
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat
disimpulkan bahwa proses penyimpanan di gudang farmasi RSUD Kota
Sekayu dilakukan oleh petugas gudang farmasi belum sesuai dengan
standar operasional prosedur yang ada di gudang farmasi. Selain itu ada
beberapa kendala atau masalah yang ditemukan dalam proses
penyimpanan antara lain yaitu kurangnya petugas pelaksana yang ada
di gudang farmasi membuat beberapa pekerjaan yang seharusnya
dilakukan menjadi tertunda dan terjadinya penumpukkan kardus yang
berisi obat-obatan, hal ini disebabkan oleh kondisi gudang yang kurang
memadai.
5) Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat
87
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
102/183
“Kalau distribusi ke unit -unit pelayanan orang gudang ya yang
lebih tahu, tapi biasanya unit yang membutuhkan menghubungi
dulu pihak gudang untuk meminta obat” (GF-1)
“....Kalau distribusi ke unit -unit biasanya mereka telpon dulu,
perlu obat apa dan berapa jumlahnya terus nanti oleh petugas
gudang dicatat sebagai obat keluar, terus kalau ada obatnya ya
dianter, kalau tidak ada kami telpon balik orang unit yang mesan
tadi...” (GF-2)
“Biasanya mereka nelpon dulu, nanyain ada atau tidaknya obat
yang mereka minta, kalau ada ya saya cek dulu terus saya catat
jumlah dan jenis obat keluarnya baru saya kasih antar atau kalau
saya lagi banyak kerjaan ya saya telpon balik. Kalo misalnya
obatnya tid ak ada ya saya telpon unit yang minta tadi” (GF-3)
Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah
dokumen berupa prosedur kerja bahwa proses pendistribusian obat di
gudang farmasi diawali dengan permintaan obat oleh unit yang
88
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
103/183
dilakukan distribusi karena obat yang dipesan kosong. Berikut
pernyataan wawancaranya:
“kalau misalnya obat yang dipesan ada yang kami distribusikan,
kalau tidak ada yang tid ak bisa di kasih” (GF-2)
“distribusinya tergantung ada apa tidak obatnya ya, kalau
obatnya ada yang kami lakukan pendistribusian, tapi kalau
misalnya obatnya abis atau kosong, ya kami tidak lakukan
distribusi” (GF-3)
Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RSUD Kota
Sekayu seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami
tersebut misalnya ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja
atau tidak diruangan sementara unit yang sangat membutuhkan obat
dari gudang farmasi. Biasanyanya petugas unit akan masuk ke gudang
farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang
89
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
104/183
pelaksana sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ada
di rumah sakit. Akan tetapi ada beberapa kendala atau masalah yaitu
sering tidak ada konformasi atau pemberitahuan petugas lain dalam
mengambil obat di gudang farmasi ketika petugas gudang sedang tidak
ada di gudang atau sedang libur.
6) Penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti
kepada informan bahwa kegiatan penghapusan obat-obatan yang
mendekati expired date adalah dengan cara penukaran kembali kepada
disributor. Pada awal kerjasama dengan distributor atau supplier dibuat
juga kesepakatan mengenai jangka waktu barang yang boleh diretur
atau dikembalikan kepada supplier atau disributor. Jika ada masa obat
90
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
105/183
A sudah kadaluarsa atau rusak, biasanya distributornya datang
dan membawah penggatinya” (GF-2)
“kal au ada obat yang sudah kadaluarsa, saya catat dan saya
laporkan sama kepala gudang, terus pak dedi menghubungi
ditributornya” (GF-3)
Sedangkan untuk obat-obatan yang telah rusak dan tidak dapat
dikembalikan lagi ke distributor dan tidak dapat lagi dimanfaatkan,
maka rumah sakit akan melakukan penghapusan sesuai dengan
prosedur yang ada di rumah sakit dengan cara di bakar. Penghapusan
obat yang dilakukan di RSUD Kota Sekayu dilaksanakan oleh panitia
penghapusan yang dibentuk oleh pihak RSUD Kota Sekayu sesuai
dengan prosedur yang ada. Berikut kutipan wawancaranya:
“obat -obatan yang dilakukan penghapusan biasanya obat yang
sudah expired date ya, obat yang tidak bisa dimanfaatkan lagi,
untuk prosesnya itu dibakar” (GF 1)
91
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
106/183
dilakukan leh gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu pengahapusan
dilakukan dengan mengembalikan atau menukarkan kembali obat yang
mendekati expired date ke distributor yang telah kerja sama dengan
pihak Instalasi Farmasi RSUD Kota Sekayu dan penghapusan dengan
cara di bakar untuk obat-obat yang rusak dan tidak dapat dimanfaatkan
lagi.
7) Pengendalian Persediaan
Kegiatan pengendalian persediaan obat yang dilakukan oleh
gudang farmasi RSUD Kota Sekayu yaitu melalui stock opname dan
kartu stok. Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa tupoksi
pengendalian persediaan di gudang farmasi, kegiatan stock opname di
RSUD Kota Sekayu dilakukan setiap 2 bulan sekali di gudang farmasi
92
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
107/183
“.....stok opname 3 bulan sekali kami lakukan bisa jadi 4 bulan
sekali kadang-kadang, kita hitung jumlah stok obat, masing-
masing obat sisa nya berapa, yang diapotik juga dihitung, kalau
misalnya ada obat yang mendekati kadaluarsa, kami lancarkan
dulu obat itu, mangkanya kami pakai sistem FIFO/FEFO” (GF-
3)
Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh
petugas diantaranya metode stock opname yang masih manual dan
belum didukung oleh teknologi yang modern, terdapatnya
ketidaksesuaian antara fisik barang dan data komputer dan banyaknya
jenis dan jumlah barang perbekalan farmasi. Metode dalam stock
opname yang masih manual dan banyaknya jumlah obat menyulitkan
dan membutuhkan waktu yang lebih lama bagi petugas untuk
menyelesaikannya. Hal ini sebagaimana pernyataan informan dalam
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
108/183
94
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
109/183
Salah satu upaya dalam pengendalian persediaan obat di gudang
farmasi adalah melalui sistem pencatatan. Sistem pencatatan persediaan
yang digunakan adalah dengan karu stok. Penggunaan kartu stok
manual berfungsi untuk kemudahan penelusuran obat secara langsung
apabila terjadi kesalahan.
Dalam kegiatan pengendalian persediaan obat di gudang farmasi
RSUD Kota Sekayu tidak menggunakan metode khusus. Hal ini sesuai
dengan hasil wawancara berikut :
“tidak ada metode khusus, hanya menggunakan kartu stok dan stock
opname saja” (GF-1)
“kalau metode khususnya tidak ada ya, pengendalian lewat stock
opname saja dan untuk setiap har inya pakai kartu stok” (GF-2)
“metode khusus tidak ada, cuma bikin pencatatan saja tiap hari
95
8/16/2019 pengelolahan persediaan obat
110/183
c. Output
1) Ketersediaan dan Keamanan Obat di Gudang Farmasi RSUD
Kota Sekayu
Berdasarkan hasil observasi di gudang farmasi terhadap obat-
obatan yang tersedia di gudang penyimpanan, diketahui bahwa secara
garis besar ketersediaan oba
Top Related