8/16/2019 Outil 7 Processus Accueil Integration Lecture Seule
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rocessus et out s accue et nt grat onBoîte à outils (7)
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Accueillir et intégrerIl existe un consensus sur l’importance du sujet :
Le recrutement ne s’arrête pas à l’issue de l’entretien et de la décisionLe meilleur candidat retenu peut s’avérer être une « mauvaise » recrue
• La "greffe" n’est pas automatique
• Le nouveau recruté dispose d’un pourvoir de « nuisance » importantIl est indispensable d’assurer dans les meilleures conditions son intégrationTous les efforts sur les phases amont peuvent être annulés par une intégration bâclée
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Atelier Accueil et Intégration2
,• Une bonne intention de départ qui se délite avec le temps• Un copier / coller d’outils standard• Une difficulté à se rendre réellement disponible
Mettre en place une intégration efficace nécessite donc de :Sortir du « discours » et du lieu commun sur le sujet pour AGIR :
• Mettre réellement en place et de façon durable des procédures d’accueil et de suivipour réussir l’intégration du salarié.
Avoir conscience que l’intégration n’est pas une action ponctuelle :• Elle se décline et se gère dans le temps: un investissement
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Choisir et adapter la procédure et les outils d’intégrations à
sa situationLes avantages d’une intégration définie :
Réagir et ajuster immédiatement en cas de problème ou de difficultéÉviter une « dérive » du recruté qui ne comprend pas ce que l’on attend de lui et qui sedémotive (salarié livré à lui-même) ; qui a des difficultés à remplir sa mission car il n’a paseu les informations ou la formation nécessaire pour travaillerDonner des informations au recruté et communiquer régulièrement avec lui pour éviter unmauvais accueil de la part des équipes (ex : pas d’effort pour faciliter son intégration)
Atelier Accueil et Intégration3
En conclusion, processus d' intégration suppose d'agir sur 3 dimensionscomplémentaires :
La structure : valeurs, culture histoire, règles et usagesLe poste de travail : missions, compétences, environnementL'équipe et le collectif de travail : présentation, communication, acceptation
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Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps
Avantl’arrivée
A l’arrivée du nouvelembauché
Accueil du jour J,Présentation de la
Préparationde l’arrivée
Atelier Accueil et Intégration4
Annonce del’arrivée
La lettre demission /objectifs
ressources clés
Remise dulivret
d’accueil
Désignation etprésentationd’un tuteur
Point en finde 1eresemaine
Accompagnement chezles premiers clients,
explication en situationdes procédures
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Un processus multi aspects qui s’étend dans le temps (2)
Premier semestreAu cours du mois(suite)
Journée Rapport
Atelier Accueil et Intégration5
d’accueil -formation
d’étonnement
Premier point d’étapeindividuel fin depériode d’essai
Evaluation aprèsintégrationdéfinitive
Formationscomplémentaires
Remise etexplications de la
première paie+ des consignesadministratives
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Avant l’arrivée du nouvel embauché
Préparation de l’arrivée du nouvelembauché
Rendre la personne plusfacilement et rapidementopérationnelleUn recruté pris en charge
Annonce de l’arrivée
Informer les collaborateurs de l’arrivéed’un « nouveau »Donner les informations principales
Préparer l’intégration
Atelier Accueil et Intégration6
Préparer le poste de travail et lesaspects matériels (matériel,accessoires,…)Organiser les premières journéesAssurer une véritable « prise encharge individuelle »
Lettre de missionSuivant les fonctions, définir : le contenudes missions, objectifs, moyens, résultatsattendusForme contractuelle et évolutive
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A l’arrivée du nouvel embauché
Accueil du jour J
Rendre disponible unepersonne pour l’accueillir :Préparer la personneAccompagner et contrôlerles informationstransmises
Remise du livret d’accueil
Accompagner sa remised’un commentaire /présentation(personnalisation)Choisir les informations :pertinence et mise à jour
Présentation de lastructure
Présentation auxcollèguesHistoire et valeurs de lastructurePrésentation des
Atelier Accueil et Intégration7
,Internet) format modulable
usages / habitude decommunicationPrésenter les règles defonctionnement(règlement intérieur,règles de sécurité,consignes de travail)Risque de saturation(beaucoup de mondeen peu de temps)
Prise de postePrésentation de la mission, du travail…
Les premières tâches à effectuer, ce dont il fautprendre connaissanceLe travail en binôme / rôle du tuteurBesoin de formationComportement attendu et mode de
communication clients
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au cours du premier trimestre (1)
Désignation et présentationd’un tuteur
Former un tuteur horshiérarchie et lui donner unvéritable rôle : pouvoir alerteren cas de problème(direction, RH)
Contact fin 1ere semaineou 1ere quinzaine
Prendre impérativement letemps de faire un pointinformelAborder ouvertement la
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Formaliser les rôles et tempsimpartis à la formationProgrammer des étapesavec des points de suivi etde compte rendu sur samission et sa perception durecrutéMoyen de valoriser les plusanciens
passeAjuster en conséquencesles étapes et les moments
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Au cours du premier trimestre (2)
« Journée » d’accueil des nouveaux
Adapté en cas de nombreux recrutement
sur une périodePréparer les interventions et l’organisationPrésenter l’entreprise à un groupe denouveaux embauchés
Premier point d’étape individuel
Utiliser le référentiel activités /
compétences pour une évaluationobjectiveDonner des signes d’encouragement oudes alertes / réajusterValider la ériode ou mettre fin au contrat
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cohésion ancien / nouveaux
Accompagnement premier client
Présenter le contexte d'intervention (tâches,environnement client, jusqu’où aller,attitude)Informer le client de l'arrivée d'un nouveau
Remise de la première paie et explication
Refaire un point formel en fin de premiermoisRé-expliquer le fonctionnement desheures et de la paie
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Premier semestre
Rédaction d’un rapport d’étonnement
Bénéficier de la vision « neuve » du nouvel embauché (avant d’être trop influencé )Suivre et exploiter éventuellement les résultats en interneConclure sur des propositionsPrendre en compte la forme et le fond (retour oral…)
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Deuxième point individuel – après intégration définitive
Prolonger la 1ere évaluationUtiliser le support activités compétences ainsi que les éléments consignés à l’issue du1er pointFaire un point après l'intégration définitive …
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L’intégration : un processus permanent
Gérer l’accueil des
• Identifier et spécialiser unepersonne dans cette fonction
essentielle d’accueil /intégration pour gérerl’ensemble des phasesd’accueil :
- Avant : ré arer
•Attention à l’effet « patatechaude »
•Définir un fil conducteur,donner du sens : élaborerdes supports et les utiliser
•Impliquer les
Comment ? Points de vigilance
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en continu
- Pendant : accueillir- Après : assurer le suivi
• Assurer la cohérence etl’efficacité du dispositif
d’ensemble. Anticiper et le faireévoluer• Au final véritable rôle de « chef
de projet »
opérationnels dans leprocessus / associer lesautres fonctions de lastructure.
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L’intégration : un processus permanent
Mise en place
• Visualiser l’ensemble duprocessus et des interlocuteursconcernés (pour ne pas oublierd’étape)
•Gérer l’accueil comme unprocessus avec des validations
•Éviter le coté impersonnelde la procédure : impliquerchaque acteur sur ce qu’ila à faire (place et actiondans une visiond’ensemble)
Points de vigilanceComment ?
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d’une Check-lista c aque ape par a personnede l’entreprise concernée (RH,opérationnels, nouvelembauché)
• ven ue emen a ou er uncoté ludique (exemple :trouver les valeurs del’entreprise, répondre àdes questions sur leprocessus qualité, les
clients)
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Check list Accueil intégration
Étapes Fait Date Qui Commentaires
Premier accueil 15/5/2012Visite des locaux Remise du livret
Nom / prénom : Date d’embauche : Poste :
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d’accueilAccompagnement
avec un autreintervenant
Bilan d’étape 1 fin depériode d’essai…
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Evaluer son processus d'accueil intégration
Utilisation et suivi des indicateurs définis précédemment :Turn Over
Nombre de départ en période d'essaiNombre de départ à 6 mois,à 12 mois
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• Accueil par le responsable• Présentation aux équipes, aux clients• Point réalisé avant la fin de la période d'essai
Autres indicateurs "qualité :Degré de satisfaction exprimé par les clients sur les prestations réalisées par des nouveauxembauchésTaux de réclamations pour des interventions réalisées pars des nouveaux embauchés
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Support de bilan d'étapeDate de prise de fonction Nom / Prénom
Date des entretiens de suivi 1 Responsable
Date des entretiens de suivi 2
Date des entretiens de suivi 3
Retour / vision du collaborateur - commentaires
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Les pistes d’amélioration Entretien 1 Entretien 2 Entretien 3
Objectifs
Moyens
Échéances J +15 ou 30 J +60 J +15 ou 30
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Observations sur le parcours d'intégrationEntretien 1 Entretien 2 Entretien 3
Compréhension desmissions du poste,principales activités,
Non acquis
En voie d’acquisition
Acquis
Connaissance de lastructure, desprocédures, des clients…
Non acquis
En voie d’acquisition
Acquis
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Intégration de la cultureet des valeurs
En voie d’acquisition
Acquis
Relations avec lesinterlocuteurs internes etexternes – intégrationdans l’équipe
Non acquis
En voie d’acquisition
Acquis
Atteinte des objectifs detravail (quantité, qualité,délai…)
Non acquis
En voie d’acquisition
Acquis
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