Universidade de Coimbra Margarida Mano V Seminário da RAUI 2008 | 2008.03.13
“Modelos de Contabilidade Analítica
nas Universidades Portuguesas”
O c a s o d a U n i v e r s i d a d e d e C o i m b r a
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Índice
1 | Contexto
2 | O conceito de Contabilidade Analítica
3 | O caso da Universidade de Coimbra
4 | A Gestão da Mudança
5 | Conclusões
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Sistema de Ensino Superior em Portugal
Explosão do Sistema de Ensino Superior (anos 80 e 90);
Nº de Instituições
Recente decréscimo significativo de alunos tradicionais (licenciaturas);
Forte pressão do Estado no sentido de reduzir o financiamento público;Contexto fortemente competitivo, em particular na Investigação;2000: Mudança no Sistema de Contabilidade Educação (POC-E);Últimos anos com fortes perturbações de enquadramento (“políticas” de financiamento; mudanças de regras do Tesouro; etc.)2007: Mudança no Regime Jurídico das IES (RJIES)7.º Programa Quadro – Financiamento a Custos Totais
1 | Contexto
Politécnico Universitário TotalPúblico 28 15 43Privado 110 14 124Total 138 29 167
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2 | O conceito de Contabilidade Analítica
O que é ?
Sistema contabilístico de apoio à decisão e gestão, obrigatório de acordo com o POC-E;
Sistema de informação orientado (custos, proveitos e resultados) para os objectivos prosseguidos pelas Universidades;
Sistema de enquadramento institucional assente no princípio das actividades baseadas em custos;
Abordagem holística aos custos do Ensino, Investigação e Outros serviços.
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Principais Objectivos
apoiar uma alocação eficiente de recursos;
compreender os “cost drivers”;
fornecer indicadores que permitam acompanhar
actividades e processos;
compreender desvios entre custos reais e previsionais.
2 | O conceito de Contabilidade Analítica
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O que permite ?complementar a informação da contabilidade
orçamental e da contabilidade patrimonial.
ORÇAMENTAL PATRIMONIAL
ANALÍTICA
• Mapas orçamentais• Indicadores de utilização
dos recursos financeiros
• Custos dos serviços,actividades e produtos
• Desvios• Demonstração resultados por funções
• Controlo dos movimentoscom terceiros
• Imobilizado (CIBE)• DR globais• Balanço
Regista as operações de gestão e controlo
orçamentaldas despesas e receitas
Apura os custos por funções
Apura os custos eos proveitos
de uma forma global
2 | O conceito de Contabilidade Analítica
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O que permite ?
► custo por curso, disciplina e aluno;
► custo de cada projecto de investigação;
► custo da prestação de serviços àcomunidade;
► custo dos serviços e actividades internas.
desagregar funcionalmente os custos por actividades intermédias e finais:
complementar a informação da contabilidade orçamental e da contabilidade patrimonial.
2 | O conceito de Contabilidade Analítica
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3 | O caso da Universidade de Coimbra
Em 2000, um conjunto de factores contribuíram para o desenvolvimento de um Projecto de Contabilidade Analítica:
Estratégicos – a UC sentiu necessidade de:apoiar uma afectação eficiente dos recursos;compreender os costs drivers;estabelecer indicadores que permitam a monitorização das actividades e dos processos;compreender o desvio entre os custos reais e os estimados;
Executivos: desenvolvimento de um sistema integrado de princípios relativamente a custos e rendimentos institucionais;
Operacionais: mudança do sistema de informação, orientado para a gestão dos objectivos (despesas, receitas e resultados)
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Estrutura vertical por unidades orgânicas com autonomia relevante, que permite o controlo dos custos, dos proveitos e dos resultados por unidades independentes.
Modelo Conceptual da Estrutura Analítica da UC
UC dispõe não de uma, mas de várias contabilidades analíticas, pelo menos uma para cada Faculdade e outra para a Estrutura Central.
Concepção do sistema na UC
3 | O caso da Universidade de Coimbra
Outros programas
Outros programas
Outros programas
Outros programas
Outros programas
Outros programas
Outros programas
Outros programas
ActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividades
Centros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros Custo
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
Objectos de Reclassificação
IIIDesportoPsicologiaEconomiaFarmáciaDireitoLetrasEstrutura Central
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1ªfase – Ano lectivo 2002/2003 – Testeteste na Faculdade de Economia, constituindo o
projecto-piloto.
2ªfase – Ano lectivo 2003/2004 – Implementação desenvolvimento nas Faculdades de Letras, Direito,
Farmácia, Psicologia e Desporto a partir de Outubro de 2003 (primeiro Relatório com informação integrada para o ano lectivo2003/2004).
3ªfase – Ano lectivo 2004/2005 – Acompanhamento Pós-Implementação
reajustamento de algumas chaves de repartição, por parte das Faculdades, com base na experiência do ano anterior.
4ªfase – Ano lectivo 2005/2006 – Implementação na FMUC
Cronograma
3 | O caso da Universidade de Coimbra
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Actividades
Investigação Prestação ServiçosEnsino
Projectos Investigação individuais; Unidades
de I&D; Inv. corrente
Serviços prestadosà comunidade
interna e externa
ESTRUTURA
Centros de CustoÓrgãos de GestãoNúcleosServiçosOutros
Reclassificação/Repartição de outros custos
Licenciatura; Mestrado,
Doutoramento, etc.
3 | O caso da Universidade de Coimbra
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os dirigentes serão responsabilizados pelas informações
a contabilidade analítica reflecte o funcionamento da instituição e, por conseguinte, requer uma permanente actualização sendo objecto de aperfeiçoamento sucessivo e constante;
a definição dos critérios de imputação dos custos com pessoal docente às actividades constitui uma das análises mais importantes e complexas do processo;
a abordagem deve ser simples e pouco burocrática.
3 | O caso da Universidade de Coimbra
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No apoio à decisão os Presidentes dos Órgãos de Gestão passam a ter à sua disposição:
Indicadores de Estrutura
Indicadores de Tendência
Indicadores de Desempenho
Alguns resultados
3 | O caso da Universidade de Coimbra
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Alguns resultados (exemplo de uma Faculdade)
Indicadores de Estrutura
Indicadores de Desempenho
Indicadores de Tendência
62%
32%
1% 5%Ensino
Investigação
Prestação deServiçosOutrosProgramas
6,53
%
0,81
%
27,9
4%
64,7
3%
4,59
%
0,59
%
32,3
2%
62,4
9%
0%20%40%60%80%
Ensino Investigação Prestação deServiços
OutrosProgramas
2005/2006
2006/2007
Actividades 2006/2007
3 | O caso da Universidade de Coimbra
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A importância do Benchmarking
Factores de Incentivo
Dificuldades
Benefícios
4 | A Gestão da Mudança
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A Importância do BenchmarkingProjecto Transparent Costing in European Higher Education
Institutions (TCE – IES)10 Universidades EuropeiasConclusões da EUA Experts Conference: [Requisitos: maior
autonomia; capacidade para identificar a totalidade dos custos relacionados com as actividades e projectos das Instituições] [ Recomendações: Comissão Europeia; Governos; Instituições] www.eua.be | Conclusões
4 | A Gestão da Mudança
• Os princípios gerais dos Custos Totais são partilhados pelas IES na Europa, contudo, não é possível encontrar um entendimento comum relativamente à terminologia e aos métodos de identificação dos custos totais:
associados a projectos vs actividade institucional;inclui ou não: custos do Investimento; risco; custos de oportunidade; etc.?
• “Custos Económicos Totais” (UK) ≠ Custos Totais :as amortizações numa base de custos correntes, o que assegura os custos de manutenção e substituição das infra-estruturas físicas;custo do capital investido (taxa de juro e risco) o que assegurauma margem que pode ser utilizada em novos investimentos.
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Factores de IncentivoDe natureza interna (prática de uma gestão adequada em contexto de elevada competitividade)
- ferramenta de gestão (uso do tempo de RH; custos; etc.)
- ferramenta para fixação do preço em interacção com o mercado
- “accountability”
De natureza externa:
- FP7 - Sétimo Programa Quadro para a Investigação e o Desenvolvimento Tecnológico (2007-2013)
- possibilidade de gerir os fundos www.ec.europa.eu/research
4 | A Gestão da Mudança
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DificuldadesFinanceiras
o desenvolvimento deste projecto tem custos que em Portugal têmque ser assumidos integralmente pelas Instituições
- UK –TRAC (Transparent Approach to Costing) com fundos públicos adicionais para o projecto;
Contabilísticasnovos requisitos (codificar, reporte, etc.)conciliação do custo analítico com o balanço financeiro
Técnicasavaliação de um sistema de full costsavaliação de risco
Culturaismedição e registo de tempo pela RHenfrentar questões “sensíveis” nas instituições resistência à mudança
4 | A Gestão da Mudança
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Estruturas de Gestão e Responsabilidade
Modelo de Afectação de Recursos
Novos critérios: no desenvolvimento de actividade e na sustentabilidade das actividades
Pessoas: envolvimento e comprometimento
Cultura Organizacional
Benefícios
4 | A Gestão da Mudança
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A implementação da Contabilidade Analítica:
-Tem impacto transversal na Instituição;
-Cria oportunidade de clarificação nas actividades e a nível
institucional: Avaliação e Certificação;
- Alicerça mudança: técnica, de gestão e cultural.
5 | Conclusões
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Obrigada pela Vossa atenção.
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Ensino
Imputação
ReitoriaAdministração
EstabelecimentosÓrgãos de Gestão
Serviços de Apoio Geral
Custos IndirectosFaculdade A
Faculdade B
Investigação
Prestação de Serviços
Outros Programas
UC
Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;
Outros Custos
Actividades Principais
Actividades Auxiliares
Ensino
Imputação
ReitoriaAdministração
EstabelecimentosÓrgãos de Gestão
Serviços de Apoio Geral
Custos IndirectosFaculdade A
Faculdade B
Investigação
Prestação de Serviços
Outros Programas
UC
Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;
Outros Custos
Actividades Principais
Actividades Auxiliares
EnsinoEnsino
Imputação
ReitoriaAdministração
EstabelecimentosÓrgãos de Gestão
Serviços de Apoio Geral
Custos IndirectosFaculdade A
Faculdade B
Investigação
Prestação de Serviços
Outros Programas
UC
Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;
Outros Custos
Actividades Principais
Actividades Auxiliares
Imputação
ReitoriaAdministração
EstabelecimentosÓrgãos de Gestão
Serviços de Apoio Geral
Custos IndirectosFaculdade A
Faculdade B
Investigação
Prestação de Serviços
Outros Programas
Faculdade A
Faculdade B
Investigação
Prestação de Serviços
Outros Programas
UC
Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;
Outros Custos
Actividades Principais
Actividades Auxiliares
UC
Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;
Outros Custos
Actividades Principais
Actividades Auxiliares
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