Download - LISTENFILTER FÜR DIE MITARBEITER STAMMDATEN … · Stammdaten angezeigt, für die Sie eine Berechtigung haben (siehe Vorgänge 'Mitarbeiter- Datenbereiche' und 'Stammdaten'). Beispiel:

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LISTENFILTER FÜR DIE MITARBEITER-STAMMDATEN

PRODUKT(E): Vivendi PEP

KATEGORIE: Stammdaten

VERSION: 2.95

ERSTELLT AM: 26.03.2014

Frage:

Wie filtert man in Vivendi PEP die Mitarbeiterdaten nach bestimmten Kriterien, so dass nur die Mitarbeiter-

Datensätze angezeigt werden, auf die diese Kriterien zutreffen?

Zum Beispiel werden alle Mitarbeiter, die seit mehr als 3 Monaten eingestellt sind und den Vertrag "AV

VZ/TZ" haben, gesucht. Wie können diese gezielt anzeigen werden?

Antwort:

Über die Listenfilter-Funktion ist es möglich bestimmte Mitarbeiter-Datensätze auszuwählen. Dazu hinterle-

gen Sie in einem ersten Schritt einen Listenfilter mit den gewünschten Kriterien. Im zweiten Schritt brauchen

Sie diesen Filter nur noch im gewünschten Bereich auszuwählen und es werden Ihnen nur die relevanten

Datensätze angeboten.

Wie Sie Listenfilter in Vivendi PEP einrichten und verwenden, erfahren Sie auf den nächsten Seiten.

http://www.x-tention.at/



INHALT

1. Listenfilter .................................................................................................................... 3

1.1 Notwendige Rechte ............................................................................................................................... 3

1.2 Arbeiten mit dem Listenfilter .................................................................................................................. 4

1.2.1 Neuen Listenfilter erstellen ............................................................................................................ 4

1.2.2 Listenfilter anwenden ..................................................................................................................... 6

1.2.3 Listenfilter deaktivieren .................................................................................................................. 6

1.2.4 Listenfilter bearbeiten ..................................................................................................................... 7

1.2.5 Listenfilter löschen ......................................................................................................................... 7

2. Listenfilter Einstellmöglichkeiten .................................................................................. 8

2.1 Filter-Zeiträume ..................................................................................................................................... 9

2.2 Karteikarte 'Allgemeines' – Einstellung, Austritt, Einordnung, Statistikgruppe ..................................... 9

2.3 Karteikarte 'Berufsdaten' – Berufsgruppen, Qualifikationen, Funktionen ........................................... 11

2.4 Karteikarte 'Regelungen' ..................................................................................................................... 11

2.5 Karteikarte 'Vertrag' ............................................................................................................................. 12

2.6 Karteikarte 'Merkmale' ......................................................................................................................... 13

2.7 Karteikarte 'Tags' ................................................................................................................................ 14




1. Listenfilter

Sofern Sie die entsprechenden Rechte dafür besitzen, können Sie beliebige Listenfilter definieren. Diese Lis-

tenfilter sind dann für alle Benutzer verwendbar, aber nur der Benutzer mit den Schreibrechten für diese

Funktion darf sie ändern.

Listenfilter können bereichsweise eingeschränkt werden. Das bedeutet, dass bei Wahl eines Bereiches der

Filter nur dann sichtbar ist, wenn Sie sich in diesem Bereich oder seinen Unterbereichen befinden. In allen

anderen Bereichen ist dieser Filter ausgeblendet.

Die Einstellung, dass die Mitarbeiterliste mit einem Filter belegt ist, bleibt so lange erhalten, bis der Filter

manuell entfernt, gewechselt oder Vivendi PEP geschlossen wurde.

Beachten Sie bitte, dass die Listenfilter-Funktion stets nur dann sichtbar ist, wenn die Kar-

teikarte 'Mitarbeiter' geöffnet ist!

1.1 Notwendige Rechte

Die in diesem Kapitel beschriebenen Schritte müssen durch einen Vivendi PEP-

Administrator durchgeführt werden.

Die Rechte können Sie über Datei – Zugriffsrechte – Benutzerverwaltung auf der Karteikarte 'Gruppen' be-

arbeiten. Wählen Sie eine Gruppe, der Sie eine Berechtigung für die Listenfilter geben möchten, und verge-

ben Sie die Rechte unter der Rubrik Allgemein – Listenfilter.

Damit Sie selbst einen Listenfilter erstel-

len dürfen, benötigen Sie die folgenden

Rechte.

Mit dem Startrecht können Sie sich

Listenfilter-Einstellungen anzeigen

lassen, sie aber nicht bearbeiten.

Schreibrechte benötigen Sie, um Lis-

tenfilter erstellen und bearbeiten zu

können.

Zum Löschen einer Listenfilter-

Vorgabe benötigen Sie Löschrechte.

Zum Ausführen eines bereits definierten

Listenfilters benötigen Sie keine Rechte!




Unabhängig von den Berechtigungen für den Listenfilter werden Ihnen nur Mitarbeiter-

Stammdaten angezeigt, für die Sie eine Berechtigung haben (siehe Vorgänge 'Mitarbeiter-

Datenbereiche' und 'Stammdaten').

Beispiel: Eine Filterung nach dem Einstellungsdatum zeigt nur dann Wirkung, wenn Sie über

das Startrecht für den Mitarbeiter-Datenbereich 'Arbeitsdaten' und das Leserecht für die

Stammdaten 'Mitarbeiter' verfügen.

1.2 Arbeiten mit dem Listenfilter

Öffnen Sie mit Klick auf Stammdaten – Mitarbeiter die Mitarbeiterliste. Erst wenn die Karteikarte 'Mitarbei-

ter' geöffnet ist, wird Ihnen das Listen Filter-Symbol in der Menüleiste 'Ansicht' angezeigt.

Sie können beliebig viele Listenfilter anlegen, die anschließend im Drop-Down-Menü der Symbolschaltfläche

Listen Filter erscheinen.

1.2.1 Neuen Listenfilter erstellen

Um überhaupt einen Listenfilter auswählen zu können, muss zuvor einer definiert werden. Wie Sie ganz

neue Listenfilter erstellen, beschreibt das Kapitel Listenfilter komplett neu anlegen.

Wenn bereits Listenfilter existieren, können Sie diese als Vorlage für weitere Listenfilter nutzen, die ähnlich

aufgebaut sind. Wie Sie Listenfilter zuerst kopieren und dann abwandeln, erfahren Sie im Kap. Listenfilter

kopieren und anpassen.

1.2.1.1 Listenfilter komplett neu anlegen

1 Klicken Sie auf Ansicht – Listen Filter oder alternativ auf den Untermenüpunkt Listenfilter definieren.

Sie gelangen in den Definitions-Dialog zum Listenfilter. Hier können Sie die von Ihnen gewünschten Kriterien

einstellen und zur späteren Wiederverwendung speichern.




2 Tragen Sie unter Bezeichnung den Namen für Ihren Listenfilter ein.

3 Hinterlegen Sie unter Kürzel ein eindeutiges Kürzel für diesen Listenfilter. Das Kürzel wird Ihnen bei gefil-

terten Listen und in der Menüauswahl des Listenfilters angezeigt. Einstellmöglichkeiten und Kombinati-

onsmöglichkeiten finden Sie im Kapitel Listenfilter Einstellmöglichkeiten.

4 Zum Speichern beenden Sie den Dialog mit OK. Wenn Sie neben das Listenfilter-Symbol auf den kleinen

schwarzen Pfeil klicken, dann wird Ihnen in der Auswahlliste der soeben angelegte Listenfilter aufge-

führt.

1.2.1.2 Listenfilter kopieren und anpassen

Wenn bereits ein Listenfilter aktiv ist, dann können Sie, statt einen gänzlich neuen Listenfilter anzulegen, den

gewünschten kopieren und im Anschluss abändern.

1 Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Listenfiltersymbol.

2 Wählen Sie den Listenfilter, den Sie als Vorlage für Ihren neu zu erstellenden

nutzen möchten.

3 Klicken Sie dann erneut auf den schwarzen Pfeil neben dem Listenfiltersym-

bol, so dass sich die Liste öffnet.

4 Wählen Sie nun den letzten Punkt Listenfilter definieren. Daraufhin öffnet

sich die Konfiguration des gewählten Listenfilters.




5 Klicken Sie dann auf , so dass die Kopierabfrage aufgerufen wird.

6 Bestätigen Sie die Meldung mit Kopieren.

7 Ändern Sie dann in der Kopie die gewünschten Einstellungen ab und vergeben Sie einen aussagekräfti-

gen Namen für den neuen Listenfilter.

1.2.2 Listenfilter anwenden

Um einen Listenfilter zu aktivieren, genügt es, diesen über den kleinen schwar-

zen Pfeil neben dem Listen Filter-Symbol auszuwählen. Der ausgewählte Filter

erhält dann einen orange hinterlegten Haken. Der Filter wird sofort auf die Mit-

arbeiterliste angewendet.

Das Filtersymbol verändert sich bei aktiviertem Listenfilter:

Nun befindet sich ein blaues Häkchen neben dem Trichter-

Symbol. Außerdem sehen Sie das Kürzel des aktiven Filters

im Karteireiter der Mitarbeiterliste.

1.2.3 Listenfilter deaktivieren

Um wieder alle Mitarbeiter eines Bereichs angezeigt zu bekommen, deaktivieren Sie den Listenfilter:

Klicken Sie dazu über den kleinen schwarzen Pfeil des Listen Filter-Symbols klicken Sie erneut auf den Filter

mit dem Häkchen. Das Häkchen verschwindet und der Listenfilter ist nicht mehr aktiv.




1.2.4 Listenfilter bearbeiten

1 Sie können den aktuell ausgewählten Listenfilter durch Auswahl des Me-

nüpunktes Ansicht – Listenfilter – Listenfilter definieren bearbeiten – voraus-

gesetzt Sie besitzen die nötige Berechtigung. (Falls kein Listenfilter ausgewählt

ist, gelangen Sie wieder in den Dialog um einen neuen Listenfilter zu erstellen.)

2 Wählen Sie den gewünschten Listenfilter an und tragen Sie auf der gewünsch-

ten Karteikarte die Änderungen ein.

3 Mit Übernehmen oder OK können Sie die Änderungen speichern.

Innerhalb des Dialogs können Sie über das Auswahlfeld Aktueller Listenfilter zu einem anderen Filter wech-

seln und diesen bearbeiten.

Wenn Sie einen Bereich angeben, so ist der Filter nur dann sichtbar, wenn Sie sich in diesem Bereich oder

seinen Unterbereichen befinden. In allen anderen Bereichen ist dieser Filter nicht sichtbar.

1.2.5 Listenfilter löschen

Nicht mehr benötigte Listenfilter können Sie ebenfalls in der Listenfilter-Definition löschen.

1 Wählen Sie den zu löschenden Filter über das Drop-Down-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche .

2 Sobald Sie die Frage, ob Sie den Listenfilter tatsächlich entfernen möchten, mit Löschen bestätigt haben,

ist der Listenfilter gelöscht.




2. Listenfilter Einstellmöglichkeiten

Sie können folgende Kriterien erstellen:

Karteikarte Allgemeines Karteikarte Berufsdaten Karteikarte Regelungen

Einstellungsdatum

Austrittsdatum

Einordnung im aktuellen Be-

reich

Statistikgruppen

Berufsgruppen

Qualifikationen

Funktionen

Regelungen

Zeitraum in dem die Regelung

aktiv ist/war

Karteikarte Vertrag Karteikarte Merkmale Karteikarte Tags

Arbeitsverträge Merkmale Tags

Zeitraum in dem die Regelung

aktiv ist/war

Wenn Sie mehrere Kriterien wählen, so sind diese untereinander UND-verknüpft.

Beispiel: Es soll nach Mitarbeitern mit der Berufsgruppe X UND der Qualifikation Y gefiltert werden. Nur Mit-

arbeiter, die sowohl der Berufsgruppe X als auch der Qualifikation Y angehören, werden angezeigt. Wenn Sie

kein Ergebnis erhalten sollten, dann prüfen Sie bitte, ob Sie evtl. zu viele Kriterien gewählt haben.




Sie können sich die Kriterien aus den verschiedenen Karteireitern der Listenfilter-

Definition zusammenstellen. Diese sind untereinander ebenfalls UND-verknüpft.

2.1 Filter-Zeiträume

Die Filterung nach Einstellung, Austritt oder Einordnung auf der Karteikarte Allgemeines erfolgt anhand eines

definierten Zeitraums. Auch die Regelungen und Verträge können anhand eines Zeitraums gefiltert werden.

Den Zeitraum können Sie so hinterlegen:

Automatisch

Wenn Sie diese Einstellung wählen, dann orientiert sich

die Auswertung immer am aktuellen Datum. Für Be-

ginn und/oder Ende des Zeitraums erfolgt die Auswer-

tung x Tage/Monate/Jahre vor oder nach dem heuti-

gen Datum.

Fester Zeitraum

Mit dieser Einstellung legen Sie das hinterlegte Datum

fest. Der Filter ist unabhängig vom aktuellen Datum.

2.2 Karteikarte 'Allgemeines' – Einstellung, Austritt, Einordnung, Statistikgruppe




Bei dieser Suche nehmen Sie das Einstellungsdatum des Mitarbeiters als Kriterium.

Hier können Sie das Austrittsdatum als Kriterium wählen.

Mit dieser Einstellung können Sie nach Mitarbeitern filtern, die während eines bestimmten Zeit-

raums im aktuellen Bereich eingeordnet sind. Bei gesetzter Option Einordnung darf Filterzeitraum

nicht überschreiten sehen Sie nur Mitarbeiter, deren Einordnung im aktuellen Bereich vollständig

innerhalb des Filterzeitraums liegt. Damit haben Sie die Möglichkeit, sich beispielsweise nur ausge-

schiedene oder zukünftige Mitarbeiter anzeigen zu lassen.

Beispiel: Aktuelle und zukünftige Mitarbeiter

Das Häkchen bei Einordnung darf Filterzeit-

raum nicht überschreiten darf für diese Ab-

frage nicht gesetzt sein.

Beispiel: Nur ausgeschiedene Mitarbeiter

Beispiel: Nur zukünftige Mitarbeiter

Standardmäßig sind alle Statistikgruppen angewählt. Um nach einer oder mehreren Statistikgruppen

zu suchen, entfernen Sie das Häkchen bei Alle und haken die gewünschten Statistikgruppen an.

Wenn Sie mehr als eine Statistikgruppe anha-

ken, dann sind diese miteinander ODER-

verknüpft.

Beispiel: Wenn die Haken so gesetzt sind, wie

im nebenstehenden Bild, dann werden Ihnen

alle Mitarbeiter angezeigt, die entweder der

Statistikgruppe Examinierte MA oder der Statis-

tikgruppe Flexi-Vertrag oder beiden Statistik-

gruppen angehören.

Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie bitte den Haken bei Nicht und haken anschließend

die Statistikgruppen an, die Sie bei dieser Suche ausschließen möchten. Es werden Ihnen dann die

Mitarbeiter angezeigt, die diese Statistikgruppe nicht zugeordnet haben.




2.3 Karteikarte 'Berufsdaten' – Berufsgruppen, Qualifikationen, Funktionen

Auf der Karteikarte

'Berufsdaten' sind in den

Filter-Einstellungen stan-

dardmäßig Alle Berufs-

gruppen, Qualifikationen

und Funktionen selektiert.

Durch Entfernen des Alle-

Hakens können Sie ein-

zelne Berufsgruppen,

Qualifikationen und/oder

Funktionen auswählen.

Innerhalb einer Berufs-

gruppe, Qualifikation

oder Funktion wird ODER-

verknüpft, übergreifend

(Berufsgruppe zu Qualifi-

kation) UND-verknüpft.

Beispiel: Sie können sich alle Mitarbeiter, die der Berufsgruppe Altenpflegehelfer/in oder der Berufsgruppe

Heilerziehungshelfer/in oder beiden angehören und die; die Qualifikation Pflegehilfskraft besitzen; anzeigen

lassen.

Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie bitte den Haken bei Nicht und haken anschließend die ge-

wünschten Berufsgruppen, Qualifikationen oder Funktionen an, die Sie bei dieser Suche ausschließen möch-

ten. Es werden Ihnen dann die Mitarbeiter angezeigt, die diese Elemente nicht zugeordnet haben.

Sowohl die Statistikgruppen, als auch die Berufsgruppen / Qualifikationen / Funktionen

entsprechen den von Ihnen unter Stammdaten – Beziehungen angelegten Elementen.

Gemäß der Zuordnung in den Mitarbeiterstammdaten werden die Mitarbeiter-Datensätze

durch die hier vorgenommene Einstellung gefiltert.

2.4 Karteikarte 'Regelungen'

Sie können auf der Karteikarte 'Regelungen' verschiedene Regelungen auswählen, die einem Mitarbeiter

zugeordnet sein müssen. Diese Filterung können Sie auch auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen. Bei

Auswahl mehrerer Regelungen sind diese UND-verknüpft, d. h. es werden nur Mitarbeiter angezeigt, denen

alle gewählten Regelungen zugeordnet sind.




Mit dem Häkchen nach fehlenden Regelungen filtern können Sie überprüfen, welche Mitarbeiter diese Re-

gelung nicht besitzen.

Beispiel: Sie können sehr schnell überprüfen, welchen Mitarbeitern keine Regelarbeitszeit zugeordnet ist.

2.5 Karteikarte 'Vertrag'

Auf der Karteikarte 'Verträge' können Sie Filtereinstellungen bzgl. der Verträge der Mitarbeiter definieren.

Standardmäßig werden Alle Verträge für die Abfrage eingerechnet. Durch Entfernen des Alle-Hakens können

Sie einzelne Verträge selektieren. Zudem lässt sich die Filtereinstellung auch noch auf einen Zeitraum ein-

grenzen.




Beispiel: Sie möchten alle Auszubildenden angezeigt bekommen, die nach dreijähriger Lehrzeit ihre Ausbil-

dung im Sommer 2014 abschließen werden. Demnach filtern Sie nach dem Ausbildungsvertrag und der Zu-

ordnung dieses Vertrages drei Jahre vor Abschluss der Ausbildungszeit (hier: 01.08.2011).

Über den Haken bei Nicht und anschließender Wahl des Vertrages / der Verträge, starten Sie eine negierte

Abfrage: Mitarbeiter, die diese Verträge nicht zugeordnet haben, werden Ihnen angezeigt.

2.6 Karteikarte 'Merkmale'

Mit Hilfe der Karteikarte 'Merkmale' können Sie die Mitarbeiter mit bestimmten zugeordneten Merkmalen

filtern.

Wenn Sie Mitarbeiterdatensätze mit fehlenden Merkmalen in Erfahrung bringen möchten, dann haken Sie

bitte zuerst die Ausschluss-Funktion (Nicht) an und wählen dann die zu prüfenden Merkmale aus. Bei An-

wendung des Filters werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die diese Merkmale nicht besitzen.




2.7 Karteikarte 'Tags'

Auf der Karteikarte 'Tags' geben Sie die Filterkriterien in Bezug auf die gesetzten Tags beim Mitarbeiter an.

Haken Sie die Tags an, nach denen Sie die Mitarbeiterliste filtern möchten. Wenn Sie mehr als ein Tag anha-

ken, dann sind diese miteinander ODER-verknüpft.

Um eine negierte Abfrage zu starten, setzen Sie einen Haken bei Nicht und selektieren anschließend die

Tags: Mitarbeiter, die keines dieser Tags zugeordnet haben, werden Ihnen angezeigt.

Nutzen Sie die vielfältigen Filtermöglichkeiten des Listenfilters und lassen Sie sich mit nur einem Klick die

Mitarbeiterdaten mit den gewünschten Kriterien ausgeben. Probieren Sie es aus!
