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8/7/2019 Lectura3 - Presentaciones -Impresion de Presentaciones

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Impresin de

presentacionesUna vez completada esta leccin, podr:

Abrir una presentacin existente.

Agregar un encabezado y un pie de pgina.

Obtener una vista preliminar de una presentacin.

Imprimir una presentacin.

Microsoft PowerPoint le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas

de una presentacin y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar

encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentacin en escalade grises o en blanco y negro para ver cmo quedarn las diapositivas a color

una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para

distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar

fcilmente el proceso de impresin si selecciona el tamao del papel, la

orientacin de la pgina, el intervalo de impresin y el tipo de impresora que

mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando est preparado para imprimir,

puede obtener una vista preliminar de la presentacin en la pantalla para

asegurarse de que tiene la apariencia que desea.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones

para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la leccin

anterior cre una presentacin para la primera sesin de aprendizaje, Captarnuevos clientes, y ahora desea abrir e imprimir la presentacin y las pginas

de notas para el orador que la acompaan.

En esta leccin aprender a abrir una presentacin existente, agregar un

encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas

e imprimir una presentacin.

Para completar los procedimientos de esta leccin necesitar utilizar un archivo

llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta

Practice del disco duro.

Apertura de una presentacin

existentePuede abrir una presentacin existente (por ejemplo, una creada por un

compaero) y trabajar en ella del mismo modo en que creara una presentacin

nueva. Para abrir una presentacin existente, primero debe identificar la

presentacin y su ubicacin.

LECCIN 3


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En este ejercicio abrir una presentacin existente y la guardar con un nuevo

nombre.

1 Si sali de PowerPoint al final de la leccin anterior, vuelva a iniciar

ahora PowerPoint.

2 En el men Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario paraver el panel de tareas Nueva presentacin.

3 En el panel de tareas Nueva presentacin, bajo Abrir unapresentacin, haga clic en Ms presentaciones o bien, en la barra

de herramientas Estndar, haga clic en el botn Abrir.

PowerPoint mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que es donde

debe especificar el nombre y la ubicacin de la presentacin que

desea abrir.

4 En el cuadro Buscar en, compruebe que est seleccionado eldisco duro.

5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic enla carpeta Unlimited Potential para abrirla.

6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.

7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en lacarpeta Part V, despus en la carpeta Lesson03 y, por ltimo, haga

clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no est ya seleccionado.

8 Haga clic en Abrir.

PowerPoint mostrar la presentacin 03 PPT Lesson en la vistaNormal.

La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra

en la siguiente ilustracin:

La flecha hacia abajo del

botn Abrir del cuadro dedilogo Abrir ofrece otras

formas de abrir un archivo.

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9 En el men Archivo, haga clic en Guardar como.Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Compruebe que la

carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.

10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03y haga clic en Guardar.

PowerPoint guardar la presentacin y en la barra de ttulo

aparecer el nuevo nombre.

Bsqueda de una presentacinSi no recuerda el nombre de un archivo de presentacin pero conoce parte del

nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Bsqueda bsica para

buscar la presentacin que contiene parte del nombre de archivo o determinadas

palabras. Si desea realizar bsquedas ms avanzadas puede utilizar propiedades,

condiciones y valores en el panel de tareas Bsqueda avanzada para especificar

criterios ms especficos. El panel de tareas Bsqueda avanzada contiene un

conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creacin,

fecha de la ltima modificacin y nmero de diapositivas) y condiciones

asociadas (como igual a, en o antes de, ms que o s/no) para ayudarle a buscar

determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el

criterio de bsqueda nombre de archivo incluye aprendizaje, donde nombre dearchivo es la propiedad, incluye es la condicin y aprendizaje es el valor, para

encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opcin

de bsqueda rpida est instalada en el equipo, PowerPoint podr buscar en los

archivos y organizar la informacin para poder recuperarla con mayor rapidez.

Si esta opcin no est instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas

Bsqueda bsica para instalarla.

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Para buscar una presentacin con el panel de tareas Bsqueda bsica:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Buscar.Aparecer el panel de tareas Bsqueda bsica. Si aparece el panel

de tareas Bsqueda avanzada, haga clic en Bsqueda bsica en laparte inferior del panel.

2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar enlos archivos.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casillade verificacin Ubicaciones para buscar archivos de presentacin.

O bien, active la casilla de verificacin En cualquier sitio para

buscar en todos los archivos del equipo.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y activela casilla de verificacin correspondiente a los tipos de elementos

que desea buscar o active la casilla de verificacin Cualquier cosa

para buscar todos los tipos de archivo.

5 Haga clic en Bsqueda avanzada en la parte inferior del panel detareas Bsqueda bsica para que aparezca el panel de tareas

Bsqueda avanzada.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.El cuadro Propiedad mostrar las propiedades de la presentacin

abierta en este momento.

7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedadque desee buscar.

8 En el cuadro Condicin, elija una condicin en la lista o escriba una

condicin.

9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condicin.

10 Si los criterios de bsqueda anteriores existen, haga clic en Y paraagregar criterios que deban ser verdaderos adems de los

anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea

suficiente, independientemente de los criterios anteriores.

11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de bsqueda.

12 Haga clic en Buscar.

PowerPoint buscar en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.

Cuando haya terminado la bsqueda, PowerPoint mostrar los archivos que

cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la bsqueda. Puede

hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la bsqueda

para abrirlos.

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Agregar un encabezado y un piede pgina

Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de pgina,los cuales se mostrarn en todas las diapositivas, copias impresas o pginas de

notas. Los encabezados y pies de pgina contienen informacin til acerca de la

presentacin, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el

nmero de pgina o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar ms

de un encabezado y pie de pgina a una presentacin, puede tener diferentes

encabezados y pies de pgina para las diapositivas, notas y documentos para

distribuir. Puede agregar rpida y fcilmente un encabezado y un pie de pgina

a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas

del orador mediante el comando Encabezado y pie de pgina del men Ver. La

informacin de encabezado y pie de pgina aparece en la diapositiva maestra.

En este ejercicio agregar un encabezado y un pie de pgina a una presentacin.1 En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

Aparecer el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina con la

ficha Diapositiva abierta.

2 Active la casilla de verificacin Pie de pgina y escribaAprendizaje para empleados a la derecha de la fraseContoso, Ltd.

En el cuadro Vista previa, un rectngulo negro resalta la posicin

del pie de pgina en las diapositivas. El cuadro de dilogo debe ser

similar al que se muestra en la siguiente ilustracin:

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3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.Aparecern las opciones de encabezado y pie de pgina para las

pginas de notas y documentos para distribuir. Se activarn las

cuatro casillas de verificacin.4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.

5 Haga clic en el cuadro Pie de pgina y escriba Contoso, Ltd.

6 Desactive la casilla de verificacin Fecha y hora.PowerPoint incluir el encabezado, el pie de pgina y el nmero de

pgina en todas las pginas de notas o de documentos para

distribuir que imprima.

7 Haga clic en Aplicar a todas.La informacin de encabezado y pie de pgina se aplicar a las

diapositivas, y a las pgina de notas y de documentos para distribuir.

Observe que la diapositiva actual aparecer con el pie de pgina.

Vista preliminar de una presentacin

Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrn las presentaciones

antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opcin de cambiar entre

varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir,

y de cambiar la orientacin de impresin. Si va a utilizar una impresora en

blanco y negro para imprimir una presentacin en color, querr comprobar que

la presentacin impresa ser legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un

fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco

y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.

Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a

color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la

apariencia que tendrn cuando se impriman.

Con la opcin Blanco y negro puros, los colores se muestran nicamente en

blanco y negro; en cambio, con la opcin Escala de grises se muestran en

distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve

en blanco y negro, puede cambiar la opcin de color a blanco y negro en la

vista Normal.

En este ejercicio obtendr la vista preliminar de los documentos para distribuir

de la presentacin, ver las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro

puros, y cambiar la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Vistapreliminar.

La pantalla cambiar a la vista preliminar y mostrar la

presentacin con las opciones seleccionadas actualmente.

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Importante

Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se

mostrarn con escala de grises en la vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Imprimir y, despus, haga clic en Documentos

(2 diapositivas por pgina).

La pantalla de vista preliminar muestra la presentacin como un

documento con dos diapositivas por pgina.

3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y

haga clic en Escala de grises.

La pantalla de vista preliminar mostrar la presentacin en una

escala de grises con sombras.

4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botnPgina siguiente.

La pantalla de vista preliminar mostrar la siguiente pgina del

documento para distribuir.

5 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo ms) en elrea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva

superior.

La pantalla de vista preliminar se ampliar para ver una vista ms

detallada de la diapositiva.

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6 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo menos) enel rea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.

La pantalla de vista preliminar se reducir para ver la vista original

de la diapositiva.7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botn

Pgina anterior.

La pantalla de vista preliminar mostrar la pgina anterior del

documento para distribuir.

8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrarvista preliminar.

Se cerrar la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecer

en la vista anterior.

9 Haga clic en el botn Vista normal, si es necesario, y haga clic enla ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el

panel Esquema/Diapositivas.

10 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Escala de grises.

La diapositiva cambiar de color a escala de grises y se abrir la

barra de herramientas Vista Escala de grises. Todava puede ver

las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas,

lo que permite comparar ms fcilmente las diapositivas en color

con las de blanco y negro.

11 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Blanco y negro puros.

La diapositiva se mostrar en blanco y negro puros.

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A continuacin se muestra un ejemplo de cada tipo de impresin.

Diapositiva (horizontal)

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Pgina de notas

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Pgina de documento para distribuir

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Por ltimo, en la parte inferior del cuadro de dilogo Imprimir se encuentran las

siguientes opciones de impresin, que permiten mejorar el resultado:

Ajustar al tamao del papel Utilice esta opcin para ajustar las

diapositivas al tamao del papel de la impresora en caso de que el papelno se corresponda con las opciones de tamao y orientacin de las

diapositivas.

Enmarcar diapositivas Utilice esta opcin para agregar un marcoalrededor de las diapositivas de la presentacin que va a imprimir.

Incluir pginas de comentarios Utilice esta opcin para que seimpriman los comentarios que haya insertado en la presentacin.

Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opcin para que seimpriman todas las diapositivas ocultas.

Si est satisfecho con las opciones actuales del cuadro de dilogo Imprimir,

puede hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar para

imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic

en el comando Imprimir del men Archivo para imprimir con otras opciones

diferentes.

En este ejercicio examinar los tipos de resultados y las opciones de impresin.

Despus imprimir diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador

de la presentacin.

1 En el men Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya elcuadro de dilogo Imprimir).

Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.

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2 En el rea Intervalo de impresin, haga clic en la opcinDiapositiva actual.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, despus, haga clic

en Diapositivas.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises,haga clic en Escala de grises y, despus, haga clic en Aceptar.

PowerPoint imprimir la diapositiva actual de la presentacin.

Aparecer un pequeo icono de impresin en la barra de estado

que muestra el estado de la impresin.

Sugerencia

Todas las impresoras imprimen el texto y los grficos de manera

ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamao de las diapositivas de la

presentacin a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables,como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentacin

en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando

imprime una presentacin con fuentes escalables, PowerPoint reduce

o ampla el tamao del texto de la presentacin para cada impresora

con el fin de conseguir resultados coherentes.

5 En el men Archivo, haga clic en Imprimir.Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, despus, haga clicen Documentos.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por pgina y,despus, haga clic en 2.Observe que PowerPoint activar la casilla de verificacin

Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.

8 Haga clic en Aceptar.PowerPoint imprimir las diapositivas de la presentacin como

pginas de documentos.

9 En el men Archivo, haga clic en Imprimir.Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.

10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, despus, haga clicen Pgina de notas.

11 En el rea Intervalo de impresin, haga clic en la opcinDiapositivas.

El punto de insercin aparecer en el cuadro de intervalo junto a la

opcin Diapositivas.

Puede imprimir documentos

para distribuir a la audiencia

en seis formatos: una, dos,

tres, cuatro, seis o nuevediapositivas por pgina.

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12 Escriba 1-3; 5.PowerPoint imprimir las pginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

13 Haga clic en Aceptar.

PowerPoint imprimir las pginas de notas 1, 2, 3 y 5.

Sugerencia

Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros

programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y,

despus, haga clic en Guardar como en el men Archivo. En el cuadro

Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, despus, haga

clic en el botn Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se

tratara de cualquier imagen.

Resumen de la leccinEn esta leccin ha aprendido a abrir una presentacin existente, agregar un

encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas

e imprimir una presentacin.

Si va a proseguir con la siguiente leccin:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.

2 En el men Archivo, haga clic en Cerrar.PowerPoint cerrar la presentacin.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.

2 Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derechade la ventana de PowerPoint.

PowerPoint cerrar la presentacin y saldr.

Puede imprimir pginas de

notas o diapositivas en

cualquier orden si especifica

los nmeros de diapositiva y

los intervalos separados por

signos de punto y coma.

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Ejercicio corto

1 Cmo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?

2 Qu cuatro opciones puede especificar en un encabezado o enun pie de pgina?

3 En qu tipos de resultados puede imprimir una presentacin?

4 Cmo imprimira documentos para distribuir a la audiencia concuatro diapositivas por pgina?

5 Cmo puede obtener una vista preliminar del esquema de unapresentacin antes de imprimirla?

Resumen de conceptos

Ejercicio 1: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,

Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas porpgina sin un marco.

Ejercicio 2: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para

distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por

pgina en orden vertical.

Ejercicio 3: abra la presentacin Das no laborables que cre en el ejercicio 3de la leccin 2. Agregue un pie de pgina a todas las diapositivas que muestre

la fecha (elija la opcin de fecha que se actualiza automticamente), el nmero

de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las pginas de notas y de

documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se

actualice automticamente) y el texto Das no laborables y tiempo personal, y

un pie de pgina con el texto A. Datum Corporation.

Ejercicio 4: abra la presentacin Das no laborables y vala en Vistapreliminar. Cambie a la vista Esquema. Ample la vista para ver el texto de

encabezado y pie de la pgina. Imprima la presentacin como un esquema.

Ejercicio 5: abra la presentacin Vacaciones que cre para el ejercicio 4 de laleccin 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.

Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las pginas de notas en escala de

grises, con un marco alrededor de las pginas.

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