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Nea
La gestione elettronica della cartellina di spedizione
SPEDOC
Nea
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NeaNEA con Lexmark
• Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa con professionisti che sfruttano la propria competenza progettuale.
• Lavora con Lexmark dal 2002
• Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner
• Alla fine del 2005 ha realizzato SPEDOC, la soluzione di workflow documentale per gli spedizionieri utilizzando la tecnologia LDSS di Lexmark
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NeaSPEDOC
• È la soluzione documentale studiata e realizzata per gli spedizionieri
• È scaturita dall’esame delle tipiche necessità degli spedizionieri
• Abbiamo integrato il “nostro valore aggiunto” alla tecnologia Lexmark
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NeaEfficienza, Risparmio e Sicurezza
gestire un documento in formato elettronico comporta :
• massima efficienza nel reperirlo: migliora l’immagine nei confronti di terzi.
• risparmio di tempo: che si può dedicare ad attività più redditizie
• risparmio di denaro: perché il documento viene stampato solo c’è veramente bisogno.
• sicurezza di non smarrire il documento.
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NeaSpedoc consente allo spedizioniere:
• Di trovare ed utilizzare qualunque documento archiviato, immediatamente, ovunque e senza l’ausilio di personale specializzato
• Di acquisire tutti i nuovi documenti come “originale digitale” usando i semplici comandi delle unità multifunzione Lexmark e di integrarli subito nella rete aziendale
• Di disporre di una soluzione aperta, facilmente replicabile e personalizzabile,
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NeaLe operazioni base di SPEDOC
• Cattura tutti i documenti stampabili dal sistema informativo principale
• Cattura tutte le mail e i documentiWord, Excel ecc.. emessi o ricevuti dai Personal Computer
• Cattura tutti i documenti cartacei acquisiti tramite il Multifunzione Lexmark
… e li organizza per pratica (la “cartellina”)
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Nea
Rete LAN
Internet
Il tipico ambiente IT degli spedizionieri
Sistema Informativo Aziendale
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NeaLa soluzione SPEDOC
Rete LAN
Internet
Sistema Informativo Aziendale
Al sistema informativo aggiungiamo SPEDOC, LDSS (con script pre-confezionati) ed il Multifunzione Lexmark
Multifunzione Lexmark
LDSS
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NeaSchema di SPEDOC
Tutte le info inserite da pannello --> Il Documento viene archiviato dallo script LDSS appena eseguita la scansione
Archiviazione Documento
Solo alcune info inserite da pannello
Archiviazione Documento
Archiviazione diretta
Salva
Stampa Visualizzazione
Documento
Invia per Email
Basato su scriptsviluppati con LDDS
Agent di gestionedella coda di archiv.
Software principaleper la ricerca dei Doc.
= File Archiviato in formato PDF
= File Archiviato in formato testo
documento archiviato
Attraverso qualsiasi script
LDDS (basato su un original
document in formato pdf)
si hanno infiniti utilizzi del
ARCHIVIAZIONE
(vari prompt)
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LEGENDA
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I
Ciclo diApprovazioneDocumento
SelezioneSelezioneDocumento
RicercaPratiche
RicercaDocumenti
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I
Pratica
Scansionecon Script LDDS
semplice(solo indentifaz.Utente)
Richiesta ditutte le info
da mascherasu PC
Scansionecon Script
LDDScomplesso Richiesta
altre info damaschera
su PC
ARCHIVIO
GENERALE
DOCUMENTI
Lettura Spoole acquisizioneautomatica info
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NeaPrimo passo: configurazione …
• Definiamo le “Cartelline Elettroniche” dopo averne individuato le caratteristiche
• La Cartellina sarà il raccoglitore dei documenti …
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NeaArchiviazione Documenti “attivi”
• Tutti i documenti emessi dal sistema informativo sono archiviati nelle cartelline in modo automatico e organizzato, per renderne facile e veloce la reperibilità
• Anche le mail inviate e ricevute sono archiviate secondo il numero di pratica o con un criterio a scelta (ad esempio il numero di container)
• La stessa cosa vale per i documenti emessi con le suite Office più comuni (Microsoft Office, Staroffice,Lotus Smartsuite ecc..)
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NeaArchiviazione Documenti “passivi”
• Tutti i documenti cartacei sono acquisiti in formato digitale.
• Al momento dell’acquisizione vengono richieste solo le informazioni necessarie (ad esempio il numero di pratica).
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NeaLa ricerca della pratica
Si può cercare una pratica attraverso tutti i suoi contenuti, anche combinati fra loro:
• Nr. Pratica• Disponente• Fornitore• Destinazione• Nave• Container• Peso• Ecc….
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NeaLa ricerca del documento
Si può cercare un documento attraverso le sue caratteristiche, anche combinate fra loro:
• Data• Tipo• Autore• Oggetto• Note• Ecc….
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NeaLa Consultazione
• Si effettua attraverso dei filtri
• Puo’ avvenire per documento, per pratica o mediante la combinazione di entrambi
Il risultato e’ un elenco ordinato secondo i criteri
impostati.
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NeaL’utilizzo del documento
Una volta trovato il documento oggetto della ricerca,
possiamo decidere di :
• Consultarlo
• Distribuirlo
• Stamparlo
• Inviarlo via mail
• Inviarlo via fax
• Duplicarlo
• Modificarlo
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NeaQuanto fa risparmiare
• Il tempo delle persone
• L’utilizzo di personale tecnico
• Le stampe inutili
• Gli spazi per gli archivi
• I tempi di risposta
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