La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto Un’opportunità da cogliere Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
In collaborazione con
www.osservatori.net PAOLO A. CATTI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013
Agenda
Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL
L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci
Paolo Catti, Osservatori ICT&Management
Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare
Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT
Christian Mondini, Osservatorio Mobile Device & Business App
La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci
Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Q&A
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Agenda
Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL
L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci
Paolo Catti, Osservatori ICT&Management
Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare
Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT
Christian Mondini, Osservatorio Mobile Device & Business App
La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci
Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
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Gli Osservatori ICT&Management del Politecnico di Milano – Alcuni numeri
Comunicazione
Formazione
Supporto professionale
Ricerca applicata
COMMUNITY
q 38 Osservatori q 80 ricercatori e staff q 140 Research Report
prodotti dal 2011 q Oltre 3.000 aziende
analizzate
q Oltre 100 eventi all’anno q Oltre 13.000 partecipanti q 2.000 articoli sulle principali
testate nazionali q Presenza continuativa su Radio e TV
q 19 corsi in Gestione Strategica dell’ICT
q Master di 2° Livello q Executive MBA q Laurea specialistica
q Decine di progetti significativi con grandi imprese, PMI e PA
q Sviluppo di tavoli di lavoro e benchmarking
q Assessment benefici e redditività dell’innovazione digitale
q 125.000 contatti unici Osservatori.net q Newsletters Knowledge: ca. 130.000
iscritti
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
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Il legislatore ha affrontato (e sta affrontando) il tema della dematerializzazione, con particolare attenzione alla Fatturazione Elettronica (che riguarda la Fattura, un documento con importanti ricadute civili, fiscali, giuridiche e di accesso al credito) L’obiettivo è quello di portare efficienza nelle relazioni di business con strumenti digitali in grado: q di semplificare le attività operative di imprese e PA
(invio, ricezione, riconciliazione informazioni, ecc.) q di portare trasparenza, tracciabilità e
semplificazione verso gli organi di vigilanza Un processo che si ispira a tre principi fondamentali …
I progetti di dematerializzazione
Integrazione cliente-fornitore
Conservazione Sostitutiva
La Fatturazione Elettronica...
I «principi» della «Fatturazione Elettronica» possono essere estendibili a tutti i documenti del ciclo dell’ordine (e, potenzialmente, a qualsiasi documento)
Collaborazione tra partner di business
Integrazione «interna» ed «esterna»
Dematerializzazione nei processi di business
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I possibili approcci alla Digitalizzazione fanno riferimento a 3 «ambiti di progettualità», ciascuna caratterizzata da impatti specifici
...e i possibili approcci alla Digitalizzazione
• Focus: scambio di informazioni tra attori del processo • Benefici principali: riduzione delle attività di processamento dei
documenti (data entry) e incremento di qualità del processo (riduzione degli errori)
• In questo ambito rientra anche la Fatturazione Elettronica
• Focus: formazione e gestione dei documenti, prevalentemente nelle attività di backoffice
• Benefici principali: riduzione di tempi e “opacità” dei processi interni, riduzione dei consumi di materiali (consumabili) e dei costi di trasferimento interno, miglior accesso alle informazioni
• Focus: archiviazione, nel tempo, di informazioni e documenti (in particolare con forti garanzie di sicurezza)
• Benefici principali: riduzione dei costi di archiviazione (materiali, spazio ecc.), conformità alle normative, garanzia di accessibilità a documenti e informazioni nel tempo
Integrazione
Gestione Documentale
Conservazione Sostitutiva
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I possibili approcci alla Dematerializzazione Che cosa dice la normativa
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Il quadro normativo permette di dematerializzare moltissime tipologie di documenti, con poche eccezioni:
varia la complessità del processo che porta alla dematerializzazione
…la natura del documento
Occorre il pubblico ufficiale
Occorre prestare attenzione agli elementi “non riproducibili” nel documento elettronico
derivante dalla dematerializzazione
Occorre digitalizzare il documento
Occorre “cristallizzare” il documento mediante l’apposizione di una firma digitale
Conservazione «sostitutiva» CAD
Le norme abilitanti…
Delibera CNIPA
11/2004
[ . . . ]
Documento informatico “nativo” (con firma digitale)
Documento digitale
Documento cartaceo “stampato”
Documento cartaceo con elementi olografi
Originale unico analogico
“Fac
ilità
” di
dem
ater
ializ
zazi
one
Partire da documenti digitali o elettronici rende più facile la dematerializzazione
digitale
D.MEF 23-1-04 D.PCM 13-1-04 D.PCM 30-3-09
D.L. 7-3-05 Art. 2220
D.PR 633/72
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Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica
Alta Bassa Diffusione del documento (su base annua)
Decine di Milioni Pochi Milioni Centinaia
di Milioni Miliardi
Bene
fici
o un
itar
io
Elevato
Limitato
Oltre 100 €
Pochi €
Decine di €
Cartelle cliniche
Atti Notarili
Fascicoli Assicurativi
Contratti (di compravendita)
Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili
Contratti Bancari
Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) F24
Bilanci
Fascicoli Doganali
Bollette
Fatture Bolle /DDT
Ordini
«Ciclo dell’Ordine» I benefici unitari crescono se alla Dematerializzazione del documento si accompagna la Digitalizzazione del processo in cui quel documento è utilizzato
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Alta Bassa Diffusione del documento (su base annua)
Decine di Milioni Pochi Milioni Centinaia
di Milioni Miliardi
Bene
fici
o un
itar
io
Elevato
Limitato
Oltre 100 €
Pochi €
Decine di €
Cartelle cliniche
Atti Notarili
Fascicoli Assicurativi
Contratti (di compravendita)
Registri IVA, alcuni Libri e Scritture Contabili
Contratti Bancari
Distinte bancarie (di Versamento/Prelievo) F24
Bilanci
Fascicoli Doganali
Bollette
Fatture Bolle /DDT
Ordini
Le opportunità della Digitalizzazione Una vista sinottica
Bolle /DDT
La dematerializzazione dei Documenti di Trasporto (DDT) è affrontabile in modi diversi, ai quali corrispondono benefici differenti
«Ciclo dell’Ordine»
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La Digitalizzazione dei processi Le attività di trasporto e consegna
Xxxxx
XXXXX
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Fornitori di Servizi Logistici e Trasporto
Fornitore Cliente
Monitoraggio Attività di Consegna
Preallestimento Logistica in ingresso
Presa in Carico Prova di Consegna
È possibile digitalizzare completamente la documentazione fiscale a supporto delle attività di trasporto e consegna, compreso il Documento di Trasporto
e archivi fiscale/legali
Gestione documentazione
e archivi fiscale/legali
Gestione documentazione
e archivi fiscale/legali
Gestione documentazione
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Le attività di trasporto e consegna Il processo tradizionale cartaceo
Che cosa viaggia con la merce
Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente
Processo Tradizionale con impiego di documenti cartacei
q Stampa DDT (2/3 copie) q Archiviazione in cartaceo della
propria copia del DDT q Raccolta firma del
trasportatore per attestazione “presa in carico” della merce
q Firma sulla copia fornitore del DDT per “presa in carico”
q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto
(tipicamente inclusa nel DDT) q Raccolta firma del cliente per
“prova di avvenuta consegna”
q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione in cartaceo del
DDT ricevuto q Firma sulla copia del DDT
trattenuta dal trasportatore per attestare la ricezione della merce
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Le principali domande da porsi per affrontare consapevolmente la Digitalizzazione
Dove oggi è presente una firma autografa, serve?
Se serve, a chi serve?
Se non serve la firma, quanto costa “mantenere cartaceo” quel processo?
Come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l’innovazione legata alla Digitalizzazione?
E per quale scopo?
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Agenda
Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL
L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci
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Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare
Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT
Christian Mondini, Osservatorio Mobile Device & Business App
La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci
Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
www.osservatori.net UMBERTO ZANINI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013
Il DDT deve obbligatoriamente essere sul mezzo del trasportatore in formato cartaceo durante la consegna della merce al cliente
Il DDT non può essere sostituito dall’avviso di spedizione merci
Il DDT non è un documento rilevante ai fini fiscali
La firma del cliente apposta sul DDT è un obbligo
FALSO
FALSO
FALSO
FALSO
Le attività di trasporto e consegna Alcune «false convinzioni»
www.osservatori.net UMBERTO ZANINI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013
Va emessa entro le ore 24:00 del giorno stesso in cui viene effettuata l’operazione
È possibile una Trasmissione Telematica
Alcuni esempi di «altro documento» sono: • l'avviso di spedizione merce • l'avviso di consegna • ecc.
È possibile una Trasmissione Telematica, purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto
dei beni
«in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)» (DPR 14/8/1996 n. 472)
«(…) idoneo a identificare i soggetti tra i quali
è effettuata l’operazione avente le caratteristiche determinate con
DPR 14/8/1996 n. 472(…)» (Art.21 quarto comma DPR 633/72)
Prenumerate da tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze, per la consegna di tabacchi, fiammiferi, prodotti soggetti alle accise, alle imposte di consumo ecc.
Non è possibile una Trasmissione Telematica,
mentre è possibile una loro Conservazione Sostitutiva
previa scansione del documento cartaceo
(DPR 6/10/1978 n. 627)
Le attività di trasporto e consegna I principali documenti fiscali a supporto
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I Documenti di Trasporto cartacei che accompagnano la consegna della merce possono essere considerati
“documenti equipollenti” alle Schede di Trasporto se contengono tutti i dati e le informazioni richiesti
per le Schede di Trasporto
«Al fine di conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire le verifiche sul corretto esercizio dell’attività di autotrasporto di merci per conto di terzi in ambito nazionale, è istituito un documento, denominato:
“Scheda di Trasporto”, da compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a cura del vettore.»
(Art.7 bis primo comma, Decreto Legislativo n. 286 del 21 novembre 2005)
Le attività di trasporto e consegna La Scheda di Trasporto
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Agenda
Introduce e Presiede Giorgio Casanova, METEL
L'ambito di riferimento: le attività di trasporto e consegna merci
Paolo Catti, Osservatori ICT&Management
Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare
Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
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La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci
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L’ICT e le attività “sul campo” Te
rmin
ali
Port
atili
Fi
ssi
Infrastruttura di Telecomunicazione Fissa Mobile & Wireless
Applicazioni che offrono all’utente la possibilità di trasferire
informazioni in tempo reale tramite una infrastruttura di comunicazione
Mobilità Operativa
Applicazioni “classiche” su terminali e linee di comunicazioni fisse, fruite dagli utenti in modo “tradizionale” dal proprio ufficio
Applicazioni su terminali fissi collegati tramite tecnologie Mobile
& Wireless al sistema centrale
Applicazioni che girano off line su un dispositivo portatile e permettono all’utente di effettuare operazioni dovunque si trovi
Mobilità Trasmissiva
Trasmissione Wireless da Postazione Fissa
Applicazioni “tradizionali”
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L’ICT e le attività “sul campo” Te
rmin
ali
Port
atili
Fi
ssi
Infrastruttura di Telecomunicazione Fissa Mobile & Wireless
Tentata vedita nel Largo Consumo
tramite dispositivi portatili e
connessione batch
Attività di magazzino con termnali
industriali che scaricano i dati a missione conclusa
Raccolta dei dati da
contatori del Gas o Elettrici con terminali
industriali sincronizzati
in batch
Raccolta e trasmissione dei dati clinici del paziente via
WiFi in ospedale Localizzazione dei mezzi per la
raccolta dei rifiuti via Gprs/Gps Raccolta ordini con
PdA o Terminali Industriali connessi alla Rete Cellulare
Telegestione dei contatori
elettrici via Rete Cellulare
Telemedicina per il monitoraggio dei
pazienti domiciliati
Accesso alla Intranet aziendale via WiFi in
corrispondenza di Access Point Hot Spot
Raccolta e trasmissione dei dati clinici del paziente via
WiFi in ospedale Localizzazione dei mezzi per la
raccolta dei rifiuti via Gprs/Gps Raccolta ordini con
PdA o Terminali Industriali connessi alla Rete Cellulare
Mobile Business
Wir
eles
s Bu
sine
ss
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Il Mobile Business
Manufacturing Largo Consumo
Mac
ro-S
etto
ri
Retail
Manufacturing (Automotive, Eldom,
Farma, ecc.)
Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility,
TPL, ecc.)
Wireless Operations CRM
Mobile Wireless Office
Fleet Management
Sales Force
Automation
Field Force
Automation
Asset Management
Warehouse Stock
Management
Ambiti Applicativi
Novartis Farma
Frescura
Barilla
Bennet (1) Bennet (2)
Kone
KI Group
Cisco
Tempini
Fassa
Icim International
Bosch
Italtriest
Agenzia di Vigilanza
Comune di Torino
Dimaf
Carrefour
Magneti Marelli
TNT Liquigas
Corofar
Danieli
Barilla
Trentino trasporti es.
Trentino trasporti es.
Trenitalia Div. Cargo
SEAT Pagine Gialle
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Il Mobile Business
Manufacturing Largo Consumo
Mac
ro-S
etto
ri
Retail
Manufacturing (Automotive, Eldom,
Farma, ecc.)
Servizi (Bancario, Assicurati-vo, Utility,
TPL, ecc.)
Wireless Operations CRM
Mobile Wireless Office
Fleet Management
Sales Force
Automation
Field Force
Automation
Asset Management
Warehouse Stock
Management
Ambiti Applicativi
Novartis Farma
Frescura
Barilla
Bennet (1) Bennet (2)
Kone
KI Group
Cisco
Tempini
Fassa
Icim International
Bosch
Italtriest
Agenzia di Vigilanza
Comune di Torino
Dimaf
Carrefour
Magneti Marelli
TNT Liquigas
Corofar
Danieli
Barilla
Trentino trasporti es.
Trentino trasporti es.
Trenitalia Div. Cargo
SEAT Pagine Gialle
Molti i benefici di efficienza raggiungibili tramite l’adozione di soluzioni Mobile Business (principalmente basate su PDA e
Smartphone) a supporto del processo di consegna
… ma il DDT resta sempre cartaceo
come cambia la situazione con l’introduzione dei nuovi dispositivi mobili (principalmente New Tablet)?
www.osservatori.net CHRISTIAN MONDINI | La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto 9 maggio 2013
I New Tablet e le attività “sul campo”
I dispositivi New Tablet rappresentano
il giusto equilibrio tra:
q Portabilità q Potenza di calcolo q Visualizzazione
q Interfaccia intuitiva q Facilità di condivisione q «Appeal» q Immediatezza di utilizzo
... e, insieme alle Business App, sono
molto User Friendly:
q Utilizzo completo e “reale” in mobilità
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Le diverse tipologie di Firma Firma “debole” vs Firma “forte”
Firma elettronica ottenuta attraverso procedura informatica che garantisce identificazione univoca del firmatario e connessione univoca allo stesso, creata con mezzi soggetti a controllo esclusivo del firmatario e in grado di garantire la rilevazione di ogni eventuale modifica apportata a dati/informazioni su cui è stata apposta!
Firma Elettronica Avanzata basata su certificato qualificato e creata mediante dispositivo sicuro di firma!
Firma Elettronica Qualificata basata su chiavi asimmetriche!
Metodo di identificazione informatica realizzata mediante associazione logica di un insieme di dati elettronici (la Firma Elettronica) ad altri dati e/o informazioni in formato elettronico!
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La nuove modalità di raccolta della firma autografa
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I diversi ambiti di utilizzo Es
igen
ze d
i Mob
ilità
Grado di Digitalizzazione
In questi casi la firma è ontologicamente elettronica à c’è la necessità di analizzare,
caso per caso, il valore legale attribuibile alla firma elettronica sulla base della sua “periziabilità”
In questo caso la firma è “tradizionale”, anche se digitalizzata all’origine à Mantiene il valore legale della firma
autografa con “carta e penna”, dal momento che permane l’esistenza fisica di un originale
…tuttavia è possibile digitalizzare “l’acquisizione dell’informazione che un documento è stato firmato”
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Agenda
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Il contesto normativo: che cosa richiede e che cosa permette di fare
Umberto Zanini, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
Eliminare la carta: le opportunità offerte dalle ICT
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La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto: i principali approcci
Daniele Marazzi, Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione
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Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione
Conservazione Carta
Gestione Elettronica
Documentale &
Conservazione Carta
Gestione Elettronica
Documentale &
Conservazione Sostitutiva
Trasmissione delle informazioni
Sola Trasmissione Cartacea
Trasmissione Cartacea e Flusso Dati in parallelo
Solo Flusso Dati
Ges
tion
e in
tern
a de
lle in
form
azio
ni
Completa Dematerializzazione
e Digitalizzazione del processo
Digitalizzazione dei flussi informativi
Dematerializzazione unilaterale degli
archivi
Abbiamo identificato tre macro-famiglie di modelli: (i) Dematerializzazione unilaterale degli archivi, (ii) Digitalizzazione dei flussi informativi
e (iii) Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo
Processo Cartaceo Tradizionale
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Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione
Che cosa viaggia con la merce
Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente
Dematerializzazione unilaterale degli archivi
q Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT
q Stampa DDT (1/2 copie)
q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto
(tipicamente inclusa nel DDT)
q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q Invio in Conservazione
Sostitutiva del DDT ricevuto
0,7-4 €/consegna (lato ricevente)
1-2 €/consegna (lato emittente)
Benefici
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Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione
Che cosa viaggia con la merce
Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente
q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)
q Stampa e archiviazione DDT
q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto
(tipicamente inclusa nel DDT)
q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna
q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo
Digitalizzazione dei flussi informativi
compresi tra 10 €/consegna e 15-18 €/consegna
Benefici
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Le attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione
Che cosa viaggia con la merce
Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente
q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)
q Invio in Conservazione Sostitutiva
q Stampa Scheda di Trasporto
q Scheda di Trasporto
q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna
q Invio in Conservazione Sostitutiva
Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo
compresi tra 15 €/consegna e 20-25 €/consegna
Benefici
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Le opportunità della Digitalizzazione: diversi modelli a confronto
Diffusione Prevista nel Breve-Medio
Semplificazione a Bordo Mezzo
Feedback sull’Esito della Consegna
Grado di «Tutela» Giuridico-Fiscale
Ottimizzazione Archivi e Accesso alle Informazioni
Anticipo Informazioni sulla Consegna
Grado di «tutela» giuridico-fiscale
• INFORMAZIONI |
• TRANSITO |
• CONFERME |
• ARCHIVIO |
Rintracciabilità del documento valido ai fini civilistico-fiscali
Approvazione contenuto documento dalla controparte
Garanzia sull’Approvazione
Questi 4 driver permettono di caratterizzare e descrivere i diversi modelli di gestione della documentazione a supporto dei processi di trasporto e consegna merci, dal tradizionale approccio esclusivamente basato sulla carta alla massima Dematerializzazione e Digitalizzazione
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Le attività di trasporto e consegna I diversi modelli a confronto
q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)
q Invio in Conservazione Sostitutiva q Stampa Scheda di Trasporto
q Scheda di Trasporto q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna
q Invio in Conservazione Sostitutiva
compresi tra 15 €/consegna e 20-25 €/consegna Benefici:
Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo
q Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, …)
q Stampa e archiviazione DDT
q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto
(tipicamente inclusa nel DDT)
q Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna
q Ricezione del DDT cartaceo q Archiviazione DDT cartaceo
compresi tra 10 €/consegna e 15-18 €/consegna Benefici:
Digitalizzazione dei flussi informativi
q Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT
q Stampa DDT (1/2 copia)
q Documento di Trasporto (DDT) q Scheda di Trasporto
(tipicamente inclusa nel DDT)
q Ricezione del DDT cartaceo q Scansione del DDT q Invio in Conservazione Sostitutiva
del DDT ricevuto
1-2 €/consegna (lato emittente) | 0,7-4 €/consegna (lato ricevente) Benefici:
Dematerializzazione unilaterale degli archivi Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa l’emittente Che cosa fa il ricevente
9 maggio 2013 La Dematerializzazione dei Documenti di Trasporto
Contatti
Paolo A. Catti [email protected]
Christian Mondini [email protected]
Daniele Marazzi [email protected]
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