● Che cos’è un progetto?
● La struttura di un progetto
● Il Logical Framework Approach
● Il Project Cycle Management
● L’europrogettazione
introduzione e ambito di lavoro
Rita Fioresi 2
che cos’è un progetto?
Un progetto si definisce attraverso la necessità di
ottenere obiettivi specificiper mezzo di risorse
limitatee nell’ambito di un definito
arco temporale
TempoRisorse(budget, staff)
Obiettivi(quantitativi e qualitativi)
Progetto
Rita Fioresi 4
che cos’è un progetto?
Un insieme di attività mirate al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti, entro un determinato periodo di tempo e con un budget prestabilito
(Project Cycle Management Guidelines Commissione Europea – marzo 2004)
Rita Fioresi 5
variabili principali
• PERCHÉ (obiettivo generico-fine ultimo)• DOVE (luogo)• CHI (partner-attori principali)• COME (attività e WP-fasi di lavoro)• QUANDO (durata-scansione temporale)• IN CHE MODO (risorse-”cosa” e “chi”)
Rita Fioresi 6
…in altre parole
La mia idea progettuale è sufficientemente buona?
Sarà approvata?
Quando dobbiamo fare le attività? Come
costruire un piano di lavoro?
Come possiamo trovare partner? Quali sono i loro compiti?
Cosa bisogna fare per renderla “buona”?
Cosa è richiesto?
Cosa fare per far filare tutto liscio?
Cosa può andare storto e dove e da chi
posso ottenere un aiuto?
E ora?
Cosa fa il responsabile di progetto?
Come possiamo essere certi che ciascuno svolga
correttamente i propri compiti?
…???
Cosa mi serve? Cosa conosco già e cosa
devo imparare e cercare
all’”esterno”?
Come raggiungere l’obiettivo
senza perdersi per strada?
Rita Fioresi 7
● identificare e definire gli scopi da raggiungere● identificare gli approcci e la metodologia più idonei al loro conseguimento● tradurre lo sforzo “teorico” in azioni “concrete” (interventi, operazioni e lavori) e identificare i potenziali risultati perseguibili (riconducibili agli obiettivi prefissati)● identificare le risorse necessarie (“cosa” e “chi”) alla realizzazione delle singole azioni● determinare la funzionalità della successione e della correlazione delle azioni
la struttura di un progetto
Rita Fioresi 8
le caratteristiche dei progettiin ambito comunitario
● Evidenza della necessità di cooperazione e condivisione del problema e degli obiettivi
● Valore aggiunto europeo (o sull’intera area di Programma)
● Sostenibilità e trasferibilità dei risultati (durabilità del progetto e effetto moltiplicatore)
● Chiara definizione di attività e risultati
● Correlazione con la strategia di Programma
● Integrazione di diverse prospettive
● Innovazione (nuove soluzioni, approcci, metodi)
● Capitalizzazione di esperienze passate
● Rispetto dei principi di pari opportunità e sviluppo sostenibile
Rita Fioresi 10
le tipicità della progettazionecomunitaria
• Diversità di cultura e lingua
• Diversità nelle modalità e negli approcci organizzativi del
lavoro
• Necessità di organizzare e far funzionare il lavoro “a distanza”
• Necessità di rispettare le aspettative, le risorse e la capacità di
utilizzo del tempo proprie di ciascun partner in un unico
“quadro logico”
• Capacità di adattamento alle regole e procedure di gestione
imposte dal Programma
• Capacità di affrontare il pre-finanziamento richiesto
Rita Fioresi 11
l’approccio strategico
Politiche “rilevanti”, combinazione di approccio bottom-up e top-down
Rita Fioresi
Politiche nazionali
Politiche europee
Politiche regionali/locali
12
il quadro logico (LFA)
Qual è il processo logico che conduce
alla gestione efficace ed efficiente di un
progetto?
Come è possibile predeterminare
l’andamento del progetto durante
la fase preparatoria?
Rita Fioresi 13
Vi sono due stadi fondamentali nell’uso dell’Approccio del Quadro Logico (LFA – Logical Framework Aproach):
Stadio 1 – la fase di Analisi durante la quale si analizza lasituazione di partenza, si sviluppa una visione del futurodesiderato e si determinano le strategie per realizzarla.
Stadio 2 - la fase di Progettazione durante la quale l’ideaprogetto è sviluppata nei suoi dettagli operativi.
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 14
Identifica analizza
• Analisi delle Problematiche: identificare gli attori, i loro problemi chiave, i condizionamenti ambientali e le opportunità; determinare le relazioni di causa ed effetto.
Deduci
• Analisi degli Obiettivi: sviluppare gli obiettivi come soluzioni dei problemi individuati, identificare i “mezzi per ottenere lo scopo”; deve rispecchiare la situazione futura e migliorata.
Selezional’opzione
• Analisi delle Strategie: identificare le possibili strategie per raggiungere gli scopi; determinare gli obiettivi principali (obiettivo generale e obiettivi specifici).
il quadro logico: la fase di analisi
Rita Fioresi 15
Definisci la logica del progetto
• Il Quadro Logico: definire la struttura del progetto, verificare la logica interna, formulare obiettivi in termini misurabili, stabilire risorse e spese.
Specifica e rendi operativo
•Workplan: determinare la sequenza e l’interdipendenza delle attività; fare una stima delladurata delle attività, fissare dei punti di arrivo edassegnare responsabilità.
•Budget: sviluppare il piano finanziario a partire dal Workplan.
il quadro logico: la fase di progettazione
Rita Fioresi 16
Il LFA è un metodo analitico per presentare, tramite una metodologia sistematica, il QUADRO complessivo di una operazione, identificando:
• gli obiettivi principali
• gli obiettivi intermedi
• i risultati
• le attività
• le loro relazioni causali
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 17
CRITERI ATTRAVERSO I QUALI SCEGLIERE LA STRATEGIA Priorità dei beneficiari del progetto Budget disponibile Pertinenza/competenze dei promotori del progetto Probabilità di successo Tempo necessario
La strategia viene generalmente scelta dopo che è stato deciso l’obiettivo generale o un obiettivo intermedio (un obiettivo alto nella
gerarchia dell’albero spesso implica un progetto con più componenti, mentre un obiettivo in basso nel diagramma comporta
un progetto di piccole dimensioni)
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 18
Conseguenze dei problemi(Situazione attuale)
PROBLEMA PROBLEMA
CAUSE CAUSE CAUSECAUSE
STEP 1 - ANALISI DEL PROBLEMA
Come procedere per trasferire il contesto che si intende modificare tramite la realizzazione di un progetto?
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 19
EFFETTI DEL PROGETTO(Situazione attesa)
AZIONI AZIONI
MEZZI MEZZI MEZZIMEZZI
STEP 2 -ANALISI DELL’OBIETTIVO
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 20
● Definizione Obiettivo generale - questione da chiarire
● Identificazione Obiettivi intermedi - milestones, che servono ad identificare gli stadi fondamentali del progetto
● Identificazione Azioni da intraprendere - per perseguire gli obiettivi intermedi ed ottenere i risultati necessari al loro raggiungimento
● Individuazione Risultati concreti - che coincideranno con conseguimento di tasks per raggiungere l’obiettivo finale
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 21
Obiettivi intermedi
Obiettivo generale
Risultati
Attività del ProgettoMezzi
Obiettivo
Finalità
Tasks
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 22
La Logica verticale permette di:● evidenziare chiaramente ciò che il progetto vuole realizzare● chiarire le relazioni causa-effetto● specificare le ipotesi ed incertezze che condizionano la riuscita del progettoLa Logica orizzontale permette di:● misurare gli effetti del progetto (indicatori e fonti di verifica)● definire esattamente le risorse di cui necessita il progetto
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 23
Obiettivo generaledel progetto
Scopi del progettoIndicatorioggettivamenteverificabili
Fonti e mezzi diverifica
Presupposti erischi
Risultati attesiIndicatorioggettivamenteverificabili
Fonti e mezzi diverifica
Presupposti erischi
Attività Risorse CostiPresupposti erischi
Pre condizioni
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 24
Verifica finale della qualità: La logica verticale è completa e corretta Gli indicatori e fonti di verifica sono accessibili ed affidabili Le precondizioni sono realiste Le ipotesi sono realiste e complete I rischi sono accettabili La probabilità di successo è sufficiente I fattori di sostenibilità sono stati considerati e, se necessario, tradotti in attività, risultati o ipotesi I benefici giustificano i costi Sono stati realizzati altri studi di approfondimento, se necessari
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 25
Dalla analisi-matrice
• Calendario delle attività• Piano di monitoraggio
• Budget
il quadro logico (LFA)
Rita Fioresi 26
CALL DEADLINE
Stesura della proposta
Processo di valutazione
Fase di negoziazione
Risultati della valutazione
MANAGEMENT
REPORT
l’iter progettuale
Rita Fioresi 27
FASI
1. Programmazione (Programming) – strategia indicativa - Programma
2. Identificazione (Identification) – obiettivi/partner - Idea
3. Formulazione (Formulation) – pianificazione attività – Formulario
4. Finanziamento (Financing) – reperimento risorse - Contratto
5. Attuazione (Implementation) – realizzazione attività – Sviluppo/Monitorag.
6. Valutazione (Evaluation) – valutazione e accountability - Reporting
il project cycle management
PCM = Ciclo di vita del progetto, volto ad identificare i punti principali della vita del progetto
Rita Fioresi 28
assicurare un processo decisionale strutturato e ben informato
prevedere un chiaro orientamento al beneficiario finale
incorporare gli aspetti di sostenibilità
utilizzare il LFA
collegare gli obiettivi di progetto agli obiettivi del Programma e a quelli nazionali e settoriali del paese partner
i principi del PCM
Rita Fioresi 29
il ciclo di vita del progetto
Definizione dell’idea progettuale& sviluppo del partenariato
Sviluppo del progetto e compilazione del formulario
Ricerca dei partner,elaborazione dell’idea, analisi dei bisogni, individuazione obiettivo generale e della rilevanza dell’idea
Strategia & contenuti, definizione di responsabilità, risorse e impatto, presentazione della proposta
Contratto & avvio delle attività
Firma del contratto e degli accordi, kick-off del progetto e definizione del programma dettagliato delle attività
Implementazione
Coordinamento delle attività, attività di reporting, monitoraggio e comunicazione, gestione finanziaria
Chiusura
Finalizzazione delle attività, loro disseminazione e valutazione, uso dei risultati e follow-up
Rita Fioresi 30
definizione dell’idea progettuale
● Sviluppare il concetto di base● Fare un’analisi del contesto (bisogni “condivisi” e
“comuni”)● Ricercare e identificare i partner● Definire l’obiettivo del progetto● Valutare la rilevanza dell’idea progettuale● Coinvolgere gli attori locali● Sviluppare complementarietà con altri progetti● Capitalizzare le esperienze passate● Stabilire contatti con le strutture di programma
Definizione dell’idea progettuale & sviluppo del partenariato
Sviluppo del progetto e compilazione del formulario
Contratto & avvio delle attivitàImplementazione
Chiusura
Rita Fioresi 31
Partenariato Idea•Bisogni condivisi•Spesso prossimità geografica•Spesso conoscenza reciproca tra i partnerAzioni chiave: analisi dei bisogni approfondita e coinvolgimento e partecipazione degli attori locali/regionali
Idea Partenariato•Bisogni comuni, ma in diversi contesti geografici, economici e culturali•Coinvolgimento di diversi soggetti in grado di rappresentare le diverse istanzeAzioni chiave: forte sensibilizzazione in merito ai contenuti, valutazione della conformità dell’idea, ricerca partner estesa
definizione del “concetto di base”
Rita Fioresi 32
quando cercare i partner?
Prima possibile!Partecipare ad un progetto internazionale significa che l’idea progetto DEVE rappresentare i bisogni di TUTTI i partner!
Rita Fioresi 33
alcune indicazioni per il potenziale proponente…
● Nella fase iniziale non essere troppo specifici: molto dovrà ancora essere discusso e condiviso tra i partner
● Cercare di rappresentare il più possibile l’area di Programma ● Verificare che ciascun partner abbia capacità finanziaria e non
voglia semplicemente “ricevere soldi”● Interpretare e declinare al meglio i “desiderata” di ciascun partner● Organizzare momenti di confronto in fase di preparazione della
proposta● Essere molto chiari (prima possibile) sugli impegni finanziari e sul
budget ● Essere certi che ci sia accordo tra i partner su ciò che si vuole fare● Valutare attentamente che tutti gli attori chiave siano correttamente
rappresentati ed in modo bilanciato (anche a livello geografico)● Fornire la giusta attenzione alla dimensione del partenariato
Rita Fioresi 34
Coordinam
ento verticale
coordinamento verticale e orizzontale
EU
Nazionale
Regionale
Locale
privati istituzionicittadini amministrazioni
Coordinamento orizzontale
Rita Fioresi 35
gli obiettivi
Idee
Possibili partner
E’ necessario tenere sempre presentegli obiettivi del progetto e ciò di cui ilprogetto si occupa
Rita Fioresi 36
valutare e sviluppare la rilevanza dell’idea progettuale
● Sviluppare ricerche di contesto (sui divari e i bisogni)
● Contestualizzare il progetto (a livello nazionale, regionale e locale e nell’ambito del Programma)
● Sviluppare attività-pilota● Raccogliere feedback (dagli attori locali, dai target
group e dagli organismi di Programma)● Individuare le competenze tecniche necessarie
(consulenze e/o gruppi di esperti)● Controllare i progetti già finanziati nel medesimo
Programma
Rita Fioresi 37
gli attori locali
● Istituzioni e organismi europei● Amministrazioni pubbliche a livello nazionale/regionale/locale● “Decisori” (coloro che definiscono e indirizzano le regole e gli
standard che governano il vostro ambito di lavoro)● Organizzazioni imprenditoriali e del commercio● Associazioni professionali (gruppi di professionisti che
possono influenzare od essere influenzati dal progetto)● Istituti di formazione● Utilizzatori finali (cittadini, professionisti, ecc.)● ONG● Altri organismi che possono avere interrelazioni con il
progetto
Rita Fioresi 38
assistenza da parte degli organismidel Programma
● Giornate informative● Materiale documentale “di indirizzo”● Seminari tematici & eventi per la ricerca partner● Database di proposte progettuali● Assistenza nella caratterizzazione dell’idea
progettuale● Valutazione “informale” dell’architettura e della
bontà del progetto● Incontri individuali di consultazione● Documenti fac-simili (ad esempio accordo di
partenariato)
Rita Fioresi 39
sviluppo del progetto
● Definizione del Lead Partner● Definizione degli obiettivi● Finalizzazione dell’articolazione progettuale (contesto,
risultati attesi, impatto, programmazione delle attività e dell’utilizzo delle risorse)
● Costruzione del budget● Rafforzamento dei contatti con le strutture di
Programma● Definizione degli indicatori● Presentazione della proposta
Definizione dell’idea progettuale & sviluppo del partenariato
Sviluppo del progetto e compilazione del formulario
Contratto & avvio delle attivitàImplementazione
Chiusura
Rita Fioresi 40
il principio del Lead Partner
- sottoscrive il contratto con la CE ocon l’Autorità di gestione preposta- è responsabile della gestione finanziaria,managariale ed organizzativa del progetto- è responsabile della corretta attività di reporting- è responsabile della gestione transnazionale del progetto- fa da tramite per i pagamenti, tra l’Autorità di pagamento e i partners- gestisce i rapporti con gli organismi di gestione del Programma- si fa carico di tutti gli aspetti pratici e legali che incontra durante il progetto- è responsabile del passaggio di informazioni tra i partners
Rita Fioresi 41
il ruolo dei Partners
Partner:- è responsabile dello sviluppodi alcune attività di progetto edella loro corretta implementazione- contribuisce alla redazione dei rapporti di rendicontazione (tecnica e finanziaria) intermedi e finale- garantisce un corretto passaggio delle informazioni relative al progetto e agli stati di avanzamento- fornisce al LP tutte le informazioni e documenti necessari per una buona gestione del progetto- contribuisce a fare promozione al progetto e alle attività previste
Altri ruoli: Partner associato o Sub-contraente
Rita Fioresi 42
i criteri di cooperazione
Implementaz. congiunta
Personale condiviso
Finanziamento
congiunto
Sviluppo condiviso
Rita Fioresi 43
il LP come manager del progetto
• Capacità / esperienzaConoscenza del contesto, esperienza nella gestione, contatti e appartenenza a reti, esperienza in progetti comunitari, risorse adeguate e capacità finanziaria
• CoordinamentoCapacità di tenere sotto controllo la strategia e la programmazione, di coordinare e negoziare con partner e attori locali, di monitorare lo stato del lavoro e la tempistica, di gestire i cambiamenti e i rischi
• ComunicazioneCapacità di mantenere impegno/motivazione/equilibrio tra i partner, fungendo da connettore tra di loro e il Programma; fornire supporto e indirizzo laddove richiesto, mantenendo un approccio neutrale e salvaguardando le differenze culturali e la “dimensione umana”
• Gestione finanziariaCapacità di gestione finanziaria e di controllo della spesa
Rita Fioresi 44
la scelta dei partner
• Valutazione della capacità finanziaria e tecnica• Equilibrio geografico e finanziario• Capacità di dialogo con i decisori politici• Lettera d’intenti
Impegno a partecipare alle attività di progetto e al suo cofinanziamento
• Partnership agreementModalità in cui tale impegno sarà esplicitato
Rita Fioresi 45
la costruzione della proposta
Qual è il nostro bisogno? Quali sono i problemi o le questioni a cui rispondere?
Cosa dobbiamo fare per raggiungere gli obiettivi?
Cosa dobbiamo fare e dove vogliamo arrivare?
Quali risorse ci occorrono per realizzare questo lavoro?
Come possiamo controllare i risultati e
sapere se abbiamo
fatto bene?
1. IDEA
2. OBIETTIVI
3. ATTIVITA’
4. BUDGET
5. INDICATORI
Rita Fioresi 46
l’idea
L’idea base può essere rappresentata da una scheda sintetica (titolo, obiettivi, priorità, elenco di possibili azioni, beneficiari, durata, costo totale stimato) ed è il primo momento di consultazione e verifica; è utile per la ricerca partner!
N.B. Adattamento alle priorità e ai criteri di eligibilità del bando.
Rita Fioresi 47
gli obiettivi
Specifici Concreti e direttamente correlati al progetto
Misurabili Sia in termini di qualità che di quantità
Raggiungibili Realistici sulla base delle risorse a disposizione (tempo, budget e competenze)
Consistenti Per il Programma, il partenariato e i gruppi target
Correlati alle tempistiche di progetto
Rispetto del timeframe
Rita Fioresi 48
…in altre parole
Gli obiettivi sono i pilastri alla base del progetto
Rappresentano la visione dei partner in quanto esprimono perché lavorano assieme e cosa realizzeranno.
CONDIVISI! CHIARI! CONCRETI!QUANTIFICABILI E REALISTICI!
Rita Fioresi 49
gli elementi di pianificazione progettuale
Compiti/Tasks: forniscono il quadro del lavoro che deve essere svolto per completare ciascuna attività
Pacchetti di lavoro/Work Packages: definiscono gli outputs e le attività che devono essere “consegnate” agli obiettivi specifici
Obiettivi specifici: necessari al raggiungimento dell’obiettivo generale, secondo un approccio logico
Obiettivo generale (uno per ciascun progetto e condiviso da tutti i partner)
Input dai documenti di programmazione
Libertà nella costruzione
Rita Fioresi 50
pianificare il lavoro per:
● Tracciare una “mappa” di come gli obiettivi saranno realizzati● Avere chiarezza su obiettivi comuni● Essere sicuri su responsabilità di ogni partner e risorse richieste● Elaborare con facilità un piano di lavoro operativo a progetto approvato● Essere pronti a realizzare il progetto quando approvato● Limitare i rischi o il fallimento del progetto
Rita Fioresi 51
la sostenibilità del progetto sarà determinata da:
● Appropriazione da parte dei beneficiari● Supporto a livello di politiche generali● Appropriatezza della tecnologia● Impatto ambientale, cioè la protezione dell’ambiente e delle risorse rinnovabili● Aspetti socio-culturali/ questione di genere● Capacità istituzionale e di gestione per condurre il progetto● Analisi economica e finanziaria
Rita Fioresi 52
T T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
WP1 T6
WP2 T4+1
WP3 T11
WP4 T4
WP5 T4
WP6 T7
WP7 T1+1+1+1
WP8 T3+3
T = Tempo (mese, settimana, ecc.)
F = Fase
WP = Work-Package
DIAGRAMMA di GANTT
F1
F2
F3
F4
strumenti di pianificazione
Rita Fioresi 53
WP1Azione
1.1.1Azione 1.1.2 Risultato A
Azione
1.1.3
Risultato
BRisultato c
OUTPUT
C 1
WP2Risultato
d
Azione
1.2.1
Delivera
ble
WP3Azione
2.3.1
Azione
2.3.2
Azione
2.3.3Risultato E Risultato F
OUTPUT
C 2
WP4Azione
2.4.1Risultato G
Azione
2.4.2
Risultato
H
Delivera
ble
WP5Azione
2.5.1Risultato I
Azione
2.5.2
WP6Azione
3.6.1
Risultato
LRisultato M
WP7 Risultato N Risultato O
WP8 Risultato PRisultato
Q
Delivera
ble
F = Fase
WP = Work-Package
F4
DIAGRAMMA PERT
F1
F3
F2
strumenti di pianificazione
Rita Fioresi 54
gestione delle risorse
Durata
Sequenzialità
Risorse necessarie (anche esterne)
Costi
Rischi
TEMPO
INPUT
Rita Fioresi 55
cause di rischio
Esterno (ambientale, politico)
Interno (pianificazione, costi, cambio di opportunità, inesperienza, approvvigionamento, staff)
Tecnico (modifiche nelle tecnologie utilizzate)
Imprevisto
Rita Fioresi 56
pacchetti di lavoro
La pianificazione del progetto è costruita attraverso la definizione di attività a cui attribuire responsabilità, tempistica, risorse, output, risultati ed impatto……….ovvero attraverso la creazione di pacchetti di lavoro
IDEA - OBIETTIVI - PIANIFICAZIONE ATTIVITA’
PACCHETTI DI LAVORO
Rita Fioresi 57
Il Work Package è l’insieme delle attività necessarie per svolgere un compito specifico (job) o un processo (report, disegni, documentazione, pezzi fisici, servizi). (Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici)
Definisce le attività da svolgere nel dettaglio.
Le singole attività che compongono un WP sono normalmente chiamate«Task»
WP e task
Rita Fioresi 58
pacchetti di lavoro, compiti e attività
Obiettivo generale
Obiettivo specifico 1 Obiettivo specifico 2 Obiettivo specifico 3
Pacchetto di lavoro 1:Coordinatore:Outputs:Durata:Costi:
Pacchetto di lavoro 2:Coordinatore:Outputs:Durata:Costi:
Pacchetto di lavoro 3:Coordinatore:Outputs:Durata:Costi:
Pacchetto di lavoro 4:Coordinatore:Outputs:Durata:Costi:
Task 1.1:Responsabile:Durata:Costi:
Task 2.1:Responsabile:Durata:Costi:
Task 3.1:Responsabile:Durata:Costi:
Attività 1.1.1:
Attività 1.1.2:
Attività 1.1.3:
Task 1.2:Responsabile:Durata:Costi:
Task 2.2:Responsabile:Durata:Costi:
Attività 2.2.1:
Attività 2.2.2:
Attività 3.1.1:
Attività 3.1.2:
Rita Fioresi 59
● è correlato al raggiungimento di almeno un obiettivo specifico (di medio o lungo periodo)
● deve avere un partner responsabile● deve ricevere il contributo di più partner ● deve adottare una metodologia, un approccio, mezzi e
strumenti● deve avere una durata specifica espressa in mesi, usando
la gantt chart (calendarizzazione), in modo da valutare ● la successione delle attività● quanto tempo ci vorrà per ogni attività
● ha un budget definito (risorse e competenze)● è determinato da più tasks che producono deliverables,
cioè l’evidenza concreta e misurabile dell’avanzamento dei lavori
…ciascun WP:
Rita Fioresi 60
esempi di WP
Gestione e coordinamento Comunicazione/disseminazione/sensibilizzazione (monitoraggio/valutazione)
Analisi, studi, ricerche Sviluppo congiunto Networking/scambio/confronto Azioni pilota Contestualizzazione dei risultati/mainstreaming
Rita Fioresi 61
esempi di deliverables
Un report (anche quelli obbligatori da contratto) La costruzione di un prototipo L’organizzazione di una conferenza con i relativiatti La pubblicazione di un libro, articolo, paper Un database Un questionario Un particolare risultato di una certa fase di ricerca Un sito web Un piano di disseminazione
Rita Fioresi 62
checklist
● La suddivisione dei pacchetti di lavoro segue un approccio logico e coerente al raggiungimento degli obiettivi
● Tasks e attività sono quelle necessarie per il completamento di ciascun pacchetto di lavoro
● Anche le fasi di “gestione” e “disseminazione/pubblicità” sono incluse nel progetto
● I tasks sono distribuiti tra i partner in modo bilanciato sulla base dell’esperienza e delle risorse disponibili
● Outputs misurabili sono definiti per ogni pacchetto di lavoro
● Ciascun pacchetto di lavoro sottende il raggiungimento di uno o più di uno obiettivo specifico
● Tempi e budget sono stati attribuiti ad ogni pacchetto di lavoro in modo coerente, realistico e bilanciato
Rita Fioresi 63
struttura esemplificativadel pacchetto di lavoro
ATTENZIONE AL NR DI
PACCHETTI! PIU’ LE ATTIVITA’
SONO CONCENTRATE PIU’ E’ FACILE LA GESTIONE
DEL PROGETTO E MANTENERE LA COERENZA
NEL RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI!
Rita Fioresi 64
il budget
Quanto costa? BUDGET
WP
Azione …
Azione 1
Azione 2
Azione 3
Risorse finanziarie necessarie
Risorse finanziarie necessarie
Risorse finanziarie necessarie
Risorse finanziarie necessarie
Rita Fioresi 66
stima dei costi
● Quali risorse (persone, strumenti, materiali, investimenti) sono necessari per ogni attività?
● Qual è il costo per ogni risorsa?
● Quali i possibili imprevisti?
● Quali sono i costi generali?
UTILIZZARE PRECEDENTI ESPERIENZE
NON TENERE MARGINI DI SICUREZZA TROPPO ELEVATI
CHIEDERE PREVENTIVI (UTILE ANCHE DOPO!)
ATTENZIONE ALLA SUDDIVISIONE DEL BUDGET NELLA PERIODIZZAZIONE
DEL PROGETTO (NEL 1° ANNO SI SPENDE MENO!)
Rita Fioresi 67
costi eligibili
Staff (salario attuale + quote previdenza sociale, etc)Travels and subsistence (vitto e alloggio)External Expertise (consulenze e appalti)Equipment (acquisto) nuovo o seconda-manoMeetings and events OverheadsOther costsPreparatory costs……
Rita Fioresi 68
gestione della spesa
I costi devono essere NECESSARI per l’implementazione dell’azione
Essere sostenuti dai beneficiari e dai partner effettivi (non associati) nel periodo temporale eleggibile
Essere registrati nelle uscite del proponente o dei partner effettivi, essere chiaramente identificabili e verificabili, oltrechè giustificabili tramite documentazione.
Rita Fioresi 69
gli indicatori
Strumenti che permettono di controllare la realizzazione del progetto in tutte le sue fasi
ma anche….
Strumenti per valutare ex ante se il progetto ha valore aggiunto, è realistico, coerente, ben strutturato e quindi FINANZIABILE!
Rita Fioresi 70
tipi di indicatori
• OUTPUT: Quali sono i prodotti tangibili delle attività?
(nr report, nr articoli, nr partecipanti, nr buone prassi…)
• RISULTATI: Quali sono i benefici degli output?
(nr di politiche regionali migliorate, nr di persone che hanno migliorato conoscenze…)
• IMPATTO: Quali effetti a lungo termine dei risultati?
(migliore qualità di vita, aumento occupazione…)
Consigli
Far sempre riferimento a queste domande altrimenti il progetto non risulterà chiaro a chi dovrà valutarlo!
Gli indicatori devono dimostrare una forte corrispondenza ad output ed obiettivi e devono essere logicamente correlati tra loro e nelle varie fasi
Rita Fioresi 71
i requisiti dei bandi
● Il contenuto della proposta: documentazione legale, presentazione dei partner, work plan, ecc.
● La proposta finanziaria: percentuali max di ammissibilità relative alle categorie di spesa o ai singoli partner, ecc.
● Modalità di presentazione del progetto: on line, cartaceo, ecc.
Rita Fioresi 72
1. Analisi di contesto: priorità del Programma, priorità di policy, analisi degli stakeholder, analisi dei problemi, complementarietà con altri progetti, esperienze pregresse, selezione dell’ambito d’intervento
2. Descrizione del progetto: titolo, obiettivo, scopi, risultati attesi, target e beneficiari, durata e luogo articolazione delle attività, partner e costi
3. Strumenti di gestione: strutture di coordinamento, responsabilità e compiti, sistemi di monitoraggio e valutazione, pianificazione finanziaria
4. Fattibilità e sostenibilità: economica-finanziaria, ambientale, tecnica, sociale, valutazione dei rischi
la struttura di base dell’AF
Rita Fioresi 73
1. Denominazione del progetto2. Problema affrontato: le principali cause o origini, e i principali
effetti negativi3. Principali beneficiari: coloro che in definitiva beneficeranno
dell’azione.4. Durata dell’azione5. Sintesi: breve descrizione del progetto che presenti: l’obiettivo
generico, le attività da svolgere, la durata, l’approccio metodologico, i principali risultati attesi, il loro utilizzo e la loro diffusione.
6. Elementi innovativi e di sostenibilità7. Strategie organizzative: gestione, coordinamento, monitoraggio
e valutazione8. Budget9. Disseminazione dei risultati
descrizione dell’azione
Rita Fioresi 74
Obiettivo specifico del progetto: risposta fornita dal progetto al “problema” individuato.Origine e preparazione del progetto: ricerche preparatorie condotte sull'argomento e/o l’origine dell’iniziativa proposta.Gruppo(i) destinatario(i): destinatari diretti del progetto (fungono da tramite per i beneficiari finali).Attori del progetto: partner e partner associati, incluse le modalità di funzionamento del partenariato.Elementi innovativi o inediti: aspetti che rendono innovativo o inedito il progetto.Valore aggiunto europeoRischi e difficoltà prevedibili che potrebbero compromettere la realizzazione del progetto.Fattori esterni favorevoli vice versa.
risposta fornita dal progetto
Rita Fioresi 75
Approccio, metodologia: metodi di lavoro, presupposti scientifici, filosofia dell’azione proposta.Attività svolte, mezzi utilizzati: attività da svolgere e mezzi da impiegare per ottenere i risultati richiesti.Organizzazione, modalità di esecuzione: ruolo e responsabilità di ogni partecipante; compiti di ciascuno; modalità di assunzione delle decisioni, di organizzazione e di gestione del progetto.Risultati: i principali risultati fisici e non fisici previsti, utili e necessari alla realizzazione dell’obiettivo specifico.Utilizzo e diffusione dei risultati: i piani per la diffusione e l’utilizzo dei risultati previsti.
modalità di attuazione del progetto
Rita Fioresi 76
un progetto di successo• nasce da bisogni reali e prioritari: coerente, ben descritto,
capace di impostare un dialogo con i livelli istituzionali• dimostra un buon impegno da parte dei partner:
motivazione e competenza• risulta ben pianificato e fondato su un assetto
organizzativo funzionale (capacità di gestione e coordinamento e di comunicazione esterna)
• dimostra una buona capacità in termini di sostenibilità (finanziaria, istituzionale e politica)
Rita Fioresi 78
alcuni punti di attenzionenella gestione di un progetto comunitario
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Difficoltà Conseguenze Misure Aspetti finanziari e amministrativi
Sostituzione di un PPSostituzione in un PP della persona incaricata del progetto
Modifica al PARitardi
Informare JSModificare la pianificazione delle attività
Qualità insufficiente delle informazioni fornite ai controllori di primo livelloQualità insufficiente dei report dei controllori di primo livelloSistema di controllo di primo livello inefficace o rallentato
Ritardi di rendicontazione/pagamenti/ attività
Informare i PP sugli obblighi dei controllori di 1 livelloVerificare le competenze dei controllori di 1 livelloIncoraggiare la partecipazione dei controllori agli eventiinformativi del ProgrammaInformare il JS sulle problematiche incontrate con i sistemi di controllo centralizzati
Insufficienza di liquidità in un PPIncapacità di affrontare la spesa se prima non si è ottenuto il rimborso
RitardiRischio di uscita del PPRischio di disorganizzazione
Informare preventivamente i PPsugli obblighi finanziariLimitare gli impegni su pochi progetti EU
Scarsa esperienza in progetti EU
Ritardi Mantenere i PP sempre informati sugli obblighi finanziari, di gestione, di partecipazioneLimitare gli impegni su pochi progetti EU
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alcuni punti di attenzionenella gestione di un progetto comunitario
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Difficoltà Conseguenze Misure Sviluppo delle attività
Difficoltà tecniche, amministrative e legali sullo svolgimento di alcune operazioni progettuali
Ritardi Analizzare preventivamente e tempestivamente i rischi tecnici, amministrativi e legali
Difficoltà e ritardi nellagestione delle procedure di evidenza pubblica
Ritardi Analizzare preventivamente le necessità inerenti l’avvio delle procedurePrendere contatti preventivi con l’ufficio preposto alla gestione delle procedureInformare l’ufficio preposto sulle tipicità dei progetti EU
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alcuni punti di attenzionenella gestione di un progetto comunitario
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Difficoltà Conseguenze Misure Operatività del partenariato
Mancanza di un coordinamento efficace e efficiente
Perdita di coerenza delle attivitàRitardiRischio di perdita di coinvolgimento dei PPRischio di redistribuzione dei compiti tra i PP
Porre particolare attenzione allo scambio informativo con i PP meno espertiRispettare competenze e capacità dei PP nell’attribuzione di compiti e ruoli
Qualità dei rapporti di rendicontazione insufficiente
Ritardi attività / pagamentiPerdita di coesione nel partenariato
Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole di rendicontazione
Ritardi e sovrapposizioni nellosviluppo delle attività da parte di alcuni PP
Rischio di perdita di coerenza del progetto, di disorganizzazione e ritardi
Calendarizzare tutte le attivitàFornire regolarmente richiami sulle scadenze
Insufficiente capacità amministrativa di alcuni PP
Ritardi nella rendicontazioneMancanza di qualità delle rendicontazioni
Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole e gli obblighi di rendicontazione
Difficoltà comunicative dovute alla lingua
Rischio di confusione, di ritardi e di isolamento dei PP
Verificare la capacità comunicativa dei PPFornire traduzioni quando necessario
Mancanza di coinvolgimento di un PP
RitardiDisorganizzazione del partenariatoMancanza di qualità delle operazioni
Facilitare il continuo scambio tra i PPEvitare il coinvolgimento di PP dell’ultimo minutoDistribuire equam. le attività
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alcuni punti di attenzionenella gestione di un progetto comunitario
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Difficoltà Conseguenze Misure Grandi progetti o progetti complessi
Difficoltà di gestione (numero di partner, moduli, attività e budget)
RitardiRischio che alcune attività non vengano realizzate
Prevedere il tempo necessario per la fase di avvio del progettoAssicurarsi che i partner siano tutti consapevoli dei propri compiti e responsabilitàAdottare meccanismi di animazione e monitoraggio
Comunicazione e valorizzazione dei risultati
Incapacità di trovare una convergenza tra i PP sui processi di comunicazioneContenuti comunicativi generici
Rischio di perdita di visibilità del progetto
Attribuire la responsabilità della comunicazione ad un PP «forte»Sviluppare un piano di comunicazione condivisoFare ricorso a servizi esterni se necessario
Insufficiente coinvolgimento dei soggetti target e dei decisori politici
Rischio di perdita di visibilità del progettoRischio di scarsa valorizzazione dei risultati
Identificare chiaramente i soggetti target in fase di progettazione (anche diversificati sui territori coinvolti)Prevedere con i soggetti target e i decisori politici continui confronti in fase attuativa
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