Universitas Brawijaya
Malang, 11 September 2019
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA
GOAL Terwujudnya unit kerja pengelolaan kerja sama teknik luar negeri dalam rangka mendukung perumusuan kebijakan nasional
OUTCOME Pembangunan Database KTLN yang terintegrasi/ GRAND DESIGN SI KTLN
OUTCOME MEL
(Monitoring, Evaluation &Learning)
OUTPUT SIMPEL
SIMTAFAS
Framework
Kebijakan, SOP,
Instrumen
Learning
Materials
SIMPRO SIMBS
SIMPUU
FUNCTIONAL WEBSITE
www.ktln.setneg.go.id
THEORY OF
CHANGE
SALAM KTLN
GOAL Terwujudnya unit kerja pengelolaan kerja sama teknik luar negeri dalam rangka mendukung perumusuan kebijakan nasional
OUTCOME GRAND DESIGN SI KTLN
OUTCOME MEL
(Monitoring, Evaluation &Learning)
OUTPUT SIMPEL SIMTAFAS
Framework
Kebijakan, SOP,
Instrumen
Learning
Materials
SIMPRO SIMBS
SIMPUU
FUNCTIONAL WEBSITE
ww.ktln.setneg.go.id
SALAM KTLN
PDLN?
APLIKASI SISTEM
INFORMASI
Apa Itu PDLN?
Permensesneg no.11 Tahun 2008; PMK no.164/PMK.05/2015 “PDLN adalah penugasan yang dilakukan oleh Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, atau Tenaga Indonesia yang diberikan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah, dalam rangka melaksanakan kegiatan di luar negeri atas biaya Negara (APBN/APBD), donor luar/dalam negeri, atau biaya sendiri.”
• Pejabat Negara adalah Presiden dan Wakil Presiden, Ketua dan Anggota Lembaga Negara, Menteri, Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh/Kepala Perwakilan RI di luar negeri, Gubernur, Bupati/Walikota, dan Pejabat Lain yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan.
• Pejabat Lainnya adalah Pejabat yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden yang tidak termasuk sebagai Pejabat Negara, tetapi mewakili kepentingan Negara Republik Indonesia di luar negeri, atau menyangkut hubungan antar Lembaga Negara dan dalam penetapan pengangkatannya memerlukan pertimbangan persetujuan DPR.
• Tenaga Indonesia adalah masyarakat umum yang ditugaskan melaksanakan penugasan dinas ke luar negeri yang bersifat mewakili Negara.
Ruang Lingkup
Keppres no.42 Tahun 2002 Tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (terakhir perubahan melalui Keppres no.72 Tahun 2004) • Pasal 33 (2): “Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin
Presiden atau Pejabat yang ditunjuk.”
Mengapa Biro KTLN?
You can Resize without
losing quality
You can Change Fill
Color &
Line Color
www.allppt.com
FREE
PPT
TEMPLATES
1. Perjalanan dinas ke luar negeri oleh masing-masing dilakukan dengan SANGAT SELEKTIF.
2. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang SANGAT TERBATAS dan hanya yang bidang tugasnya SANGAT TERKAIT dengan substansi yang akan dibahas.
3. Pejabat yang berwenang WAJIB membatasi pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang penting.
4. Permohonan izin diajukan secara tertulis kepada Presiden dalam jangka waktu PALING LAMBAT 1 (satu) minggu sebelum rencana tanggal keberangkatan.
5. Surat permohonan persetujuan SEKURANG-KURANGNYA memuat nama dan jabatan; NIP atau nomor identitas yang disetarakan; tujuan kegiatan; kota dan Negara yang dituju; jangka waktu; sumber pembiayaan.
6. Hasil perjalanan dinas ke luar negeri tersebut WAJIB DILAPORKAN kepada Presiden dengan tembusan kepada Wakil Presiden.
7. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Perwakilan Pemerintah RI di negara yang dituju.
8. Kewajiban untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan (untuk perjalanan dinas yang biaya transportasinya berasal dari APBN/APBD)
Ketentuan Umum
• INPRES Nomor 11 Tahun 2005
• Permensesneg Nomor 11 Tahun 2008
• SE Mensesneg Nomor B-1001/…tanggal 4 Nov 2014
SP Kemensetneg hanya memuat “waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas” 01
Ketentuan
Umum
“Waktu perjalanan pergi-pulang” ditetapkan dengan Surat Tugas masing-masing K/L sesuai ketentuan Pasal 8 Peraturan Menteri
Keuangan No 164/PMK.05/2015, dan Nomor 227/PMK.05/2016 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri,
sebagai berikut: ✓ Lama perjalanan 1 s.d. 24 jam dihitung 1 (satu) hari ✓ Lama perjalanan 25 s.d. 48 jam dihitung 2 (dua) hari ✓ Lama perjalanan 49 s.d. 72 jam dihitung 3 (tiga) hari [Pasal 13 : Uang harian untuk waktu perjalanan paling tinggi 40% dari tarif uang harian, kecuali diperlukan penginapan pada waktu transit/setibanya di tempat tujuan]
02
Penggunaan Surat Persetujuan
D. Kelengkapan dokumen
administrasi pertanggungjawaban
keuangan (sesuai PMK no.164)
C. Dasar pemberian fasilitasi pembayaran pajak
penghasilan orang pribadi yang akan bertolak ke
luar negeri (fiskal) dengan ketentuan yang
berlaku
B. Syarat pengurusan paspor dinas, exit
permit, dan rekomendasi visa dinas
A. Dasar legalitas penugasan
Matriks Persyaratan Layanan Permohonan Baru: 1. Surat Usulan dari Focal Point Administrasi PDLN 2. Surat undangan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri
atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;
3. Dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);
4. Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri; 5. TOR untuk kegiatan kunjungan kerja, studi banding, monitoring,
dsb; 6. Penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan penugasan; 7. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang
pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain 8. Kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas
luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
9. Brosur atau sejenisnya dalam rangka mengikuti promosi/pameran; 10. Draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi
terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional
11. Bagi Pegawai Negeri Sipil melampirkan persetujuan dari pejabat yang menjadi atasannya.
Ralat:
1. Surat usulan untuk pengajuan Ralat; 2. Surat undangan terbaru jika ada perubahan waktu
kegiatan; 3. SP Setneg sebelumnya 4. Persyaratan nomor (3)-(11).
Perpanjangan: 1. Surat Usulan untuk pengajuan Perpanjangan; 2. Surat Undangan atau LOA terbaru Perpanjangan
Penugasan; 3. SP Setneg sebelumnya 4. Persyaratan nomor (3)-(11).
Pembatalan: 1. Surat Usulan untuk pengajuan Pembatalan; 2. Surat Keterangan dari Penyelenggara atau Surat
Konfirmasi dari Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri terkait pembatalan acara terkait;
3. SP Setneg Sebelumnya
Kesalahan Umum
Isian Data SimPeL
Kesalahan dalam pemilihan komponen biaya
Kesalahan dalam pemilihan nama kegiatan sehingga salah tujuan negaranya
Kesalahan dalam pengisian tanggal penugasan (masih mencantumkan tanggal keberangkatan dan Kepulangan)
Dokumen pendukung tidak lengkap a. Undangan/KAK/konfirmasi KBRI; b. Jadwal Kegiatan; c. Rekomendasi dari Kementerian
Luar Negeri apabila tujuan negara adalah negara yang belum memiliki hubungan diplomatik yaitu: Taiwan dan Israel.
Pengajuan PDLN yang terlambat/Mepet
SIMPEL Next
Before After
• Non-Artificial Intelligence
• Permohonan bisa disubmit meski
sudah terlambat
• Sistem belum mewajibkan
pelaporan
• Penerapan Artificial Intelligence.
• Permohonan bisa disubmit dengan
limitasi H-7 sebelum tanggal
kegiatan.
• Wajib mensubmit laporan setelah
kepulangan untuk proses system
un-blocking.
• Review and Scoring Kementerian
• Surat Persetujuan Setneg akan
terbit dalam waktu 24 Jam
terhadap permohonan yang sudah
lengkap dan sesuai.
Business Process SIMPEL
SIMPEL Mobile
Fitur SIMPEL Mobile: 1. Pengecekan status
permohonan tanpa login 2. Notifikasi pengembalian
berkas 3. Download Surat Persetujuan 4. Upload Laporan Penugasan
Database SIMPEL dan Data Security DATABASE: 1. Data Base daftar pejabat/pegawai seluruh K/L 2. Data Base laporan PDLN seluruh K/L 3. Data Base penggunaan anggaran PDLN
FITUR KEAMANAN: 1. Security Test oleh Badan Siber dan Sandi Negara 2. Fitur Captcha pada SIMPEL Web 3. Fitur One Time Password (OTP) pada SIMPEL Mobile 4. Penerapan Certified Digital Signature
Tujuan Pelaksanaan Kegiatan
Materi Kegiatan
Tindak Lanjut
Dampak atau Rekomendasi
Format Laporan PDLN
Laporan Realisasi Biaya
Email Notifikasi Permohonan PDLN
Email Notifikasi Persetujuan PDLN
Daftar Komponen Pembiayaan
Campuran
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
71
JUMLAH SURAT PERSETUJUAN PDLN
T E P A T W A K T U
P E N G AJU AN T E L A T
29
42
PERSENTASE PENGAJUAN SP (JUMLAH SURAT)
(41%)
(59%)
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
109
JUMLAH ORANG
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
59
JUMLAH SURAT PERSETUJUAN BIAYA APBN
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
12
JUMLAH SURAT PERSETUJUAN BIAYA NON-APBN
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2018
IDR 17.448.083.906
JUMLAH APBN (ESTIMASI)
DATA PDLN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Australia
Belanda
Turki
Amerika Serikat
Taiwan
Korea Selatan
Republik Rakyat Tiongkok
Malaysia
Thailand
Jepang
0 5 10 15 20
3
4
5
6
9
10
10
12
12
20
2018
Daftar Negara Yang Dikunjungi
(Orang)
Thank you BIRO KERJA SAMA TEKNIK LUAR NEGERI
KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA 2019 admin: [email protected]
Top Related