SharePoint Saturday
Montréal
23 mai 2015
SharePoint Saturday
MontréalJ’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote?
Serge Tremblay
Conseiller stratégique en collaboration
@SergePoint
http://sergepointfr.wordpress.com
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Une source d’inspiration pour cette session!
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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Agenda• Introduction
• Définition de collaboration
• Présentation des outils de collaboration
• Exemples de collaboration et guide
• Liens utiles
• Questions
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Quand utiliser quoi?
• La question est simple
• La réponse ne l’est pas!
• Il y a beaucoup de « Ça dépend »
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Ça dépend de quoi?
• Outils disponibles dans votre entreprise
• Gouvernance
• Urgence
• Règles/Conformité
• Sécurité
• Habitude des utilisateurs
• Besoin de mobilité
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Quand utiliser quoi pour collaborer?
• Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil!
• Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas concret.
• Il ne faut pas faire un outil VS l’autre mais plus tôt un outil qui complémente l’autre.
• Idéalement le même outils devrait tout faire!
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Les utilisateurstravaillent de partout
D’ici 2016 40% des gens sur le marché du travail seront mobile - Gartner
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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C’est quoi la collaboration?
• La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif.
• Dans son sens commun, la collaboration est un processuspar lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations s’associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des objectifs communs.
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C’est quoi la collaboration?• La collaboration peut changer
• Les personnes
• Les équipes
• Les entreprises
• La collaboration peut ajouter de la valeur à l’entreprise
• Mais c’est pas toujours facile!• Un changement de culture
• Un changement dans vos processus
• Lancer une communauté et supporter la communauté demande un travail!
• À tous les jours!
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Questions qu’on devrait se poser!
• Comment les utilisateurs collaborent présentement?
• Comment la collaboration peut aider à realiser les buts de l’entreprise?
• Qu’est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs?
• Qu’est-ce qui va définir un succès?
• Comment mesurer le succès?
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Plusieurs outils offrent des fonctionnalités semblables• L’adoption = parfois l’habitude
• Outlook est un bel exemple• On utilise Outlook à toute les sauces.
• Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel?
• Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook?
• Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s’il est disponible pour dîner ou pour lui demander de l’information à propos d’un projet?
• Quels sont les alternatives?
• Ne pas négliger la résistance aux changements
• Devrait-on forcer un seul outils? NON….
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Pourquoi vos utilisateurs utilisent un outils plus qu’un autre?• Adoption = habitude
• Adoption = facilité d’utilisation
• Adoption = gain en productivité
• Adoption = plus d’utilisateurs
• Adoption = meilleure connaissance du produit/fonctionnalité
• Pas d’autres choix dans l’entreprise!
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Les utilisateurs doivent être guidés!• Ce n’est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de
sélectionner le meilleur outils (sans aide)
• Les utilisateurs doivent avoir des guides
• Formation
• Information
• Politique d’utilisation http://bit.ly/yammerpolicy
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Comment aider les utilisateurs?
• Pour être en mesure d’aider les utilisateursà choisir le meilleur outils, il faut savoir:
• Pourquoi Ils collaborent?
• Comment ils collaborent?
• Quand ils collaborent?
• Avec qui ils collaborent?
• Sur quoi ils collaborent?
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Conduite du changement
• Assigner un gestionnaire de communautés
• Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi? on gagne quoi? on mesure comment?)
• Définir les groupes
• Plan de communication
• Plan de formation
• Politique d’utilisation http://bit.ly/yammerpolicy
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Ne pas commencer trop gros!
• On est ou?
• On veut aller ou?
• Pourquoi?
• Comment?
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Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins!
Office Video
Urg
en
cy /
Tim
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y
Audience (Internal or External)
Skype For
Business
Call
IM
Skype
Presence
Skype for
Business
Online
Meetings
Outlook
OneDrive
for
Business
SharePoint
Team Sites
SharePoint
Intranet
Yammer Company
Communications
Yammer Groups
Office
365
Groups
Individual OrganizationalGroup
Ad
-ho
c /
Lo
wU
rgen
t /
Hig
h
Delve
Boards
Month 1 TargetMonth 2Month 3Month 4Month 5
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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Penser un VS l’autre, n’est pas la bonne approche!
LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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LA TECHNOLOGIE C’ESTMIEUX ENSEMBLE…
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
• Au lieu de VS • il faut penser Avec? • C’est ça la collaboration
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Pourquoi Outlook?
• E-mail/communication
• Gestion de calendriers/réunions
• Personnel
• Partagé
• Connecté à SharePoint
• Intégration aux Groupes (2016)
• Intégration à Skype
• Notes dans OneNote
• Gestion de tâches
• Personnelle
• Assignation et suivi
• Intégration avec OneNote
• Gestion de contacts
• Personnel
• Partagé
• Connecté à SharePoint
• Notes liés aux contacts
• Information sur la présence (si on a Skype)
• Antispam
• Clutter (365)
• Sondage
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Pourquoi Skype?• Communication en temps réel
• Texte, audio, vidéo
• Partage d’écran
• Tableau blanc
• Intégration• Outlook
• Groupes (à venir)
• Alertes (changement de status)
• Réunion adhoc ou planifiée• Partage de notes
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Solution de communications unifiées
Authentification Administration Stockage Conformité
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Pourquoi SharePoint?• Site d’équipe
• Site communautaire
• Partage de:
• Contact
• Calendrier
• Tâches
• Forum de discussion
• Documents
• Annonces
• Autres listes
• Pages Wiki
• Blog
• OneNote partagé (365)
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Pourquoi Yammer?• Communication/discussion
• Interne
• Externe (nouveau)
• Messages privés
• Adressse email
• Partage de fichiers
• Intégration dans SharePoint
• Sondage
• Alertes courriel
• YamJamhttps://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network
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Pourquoi OneNote?• Notes rapides/partage
• Choix d’indicateurs
• Gestion des tâches Outlook
• Classement sous la forme de section,page, sous-page
• Intégration• Outlook
• SharePoint
• Groupes Office 365
• Meeting skype
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Pourquoi Groupes?• Nouvelle façon de collaborer
• Conversation
• Calendrier (intégrer à Outlook, Skype)
• Fichiers partagés (OneDrive)
• Bloc-Notes/OneNote
• Adresse email
• Intégration OneDrive, SharePoint, Skype
• Application mobile à venir (multi plateforme)
• Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne
• Disponible avec Office 365 seulement (Pas vu d’annonce pour OnPrem, mis à part Hybride)
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À venir dans les groupes• Apps mobiles• Drag n drop dans outlook• Groupes externes• Affichage dans Delve• Groupe dynamique• Ediscovery et hold• Rapports• DLP• Meet now avec Skype• Intégration CRM• Expiration de groupe inutilisé• Encore plus…
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Pourquoi OneDrive for Business?
• Stockage de fichier
• Facilité de partage de fichier• Interne
• Externe
• À partir de n’importe quelle plateforme
• Travail hors connexion
• Facile de publier des documents dans Yammer
33https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content
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Exemples de collaboration
• Conversation
• Partage de documents
• Réunion
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Qu’est-ce qui pourrait être important pour une Conversation• Suivi/tracking/historique
• Accusé de réception/lecture
• Alertes Courriel
• Immédiat/urgence
• Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride)
• Disponible partout (mobile/extérieur du bureau)
• Intégré aux outils corporatifs
• Facile à utiliser
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Outils pour conversation
OnPrem 365 Alertes
(courriel)
Historique Urgence Disponibilité App
mobile
Téléphone aucun Urgent Interne/externe X
Email X X X X Modéré Interne/externe X
Skype X X Possible dans
Outlook
Modéré X
Yammer X X X Modéré Interne/externe X
Groupes
Office 365
X X X Modéré Interne/externe À venir
Discussions
SharePoint
X X X X Modéré à
non urgent
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Gestion de réunion/calendrier• Affichage de disponibilité
• Réservation de salle/équipement
• Notes
• Catégorie
• Affichage différents/filtres
• Doodle• Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date
• Envoi d’avis de convocation/ordre du jour par Outlook
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OU EST-CE QUE JE SAUVEGARDE MESDOCUMENTS?
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Stockage de documents• Onedrive Entreprise
• SharePoint
• Yammer
• Groupes Office 365
• Serveur de fichiers
• Clé USB
• Disque local
• Dropbox
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Important pour le partage de documents
• Rapidité/facilité de création/sauvegarde
• Version unique de documents
• Contrôle des versions
• Sécurité • Mot de passe
• OneDrive (envoyer un lien)
• Vérifier que personnes l’ont reçu/lu
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Important pour les documents• Facilité de partage
• Partage interne/externe
• Suivi des modifications
• Métadonnées
• Historique des versions
• Édition simultanée
• Calendrier de conservation
• Flux de travail
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Important pour la gestion des tâches• Suivi
• % complété
• Alertes lors d’assignation
• Différents affichages
• Alerte en retard
• Intégration OneNote
• Rapport d’état
• Personnel, équipe, externe
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Téléchargez le livre blanc “When to use what In Office 365 Enterprise User”
Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
http://bit.ly/whentousewhat
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Téléchargez le livre “IMPROVEIT!”
Vous trouverez de bons trucs pour l’adoption
• Spécifique à SharePoint, mais beaucoup de scénarios s’appliquent aux autres produits!
• Chapitre 4 par Richard Harbridge pour améliorer l’adoption!
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
http://bit.ly/improveitdoc
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Resources pour vous aider…
• These are a few of the resources you should check out.
Get started today with:
FastTrack Content, Labs & Guidance: http://aka.ms/getfasttrack
Office 365 Success Center: http://success.office.com
Office 365 Training App: http://aka.ms/officetraining
Office 365 for Business Learning Center: http://aka.ms/o365learning
Join the “Driving Adoption” Group in: www.yammer.com/itpronetwork
Lync 2013 Rollout & Adoption Success Kit http://aka.ms/lyncrask
Yammer Success Center: https://about.yammer.com/success/
Purchase & Provide Sweet 365 Gear: http://www.co-store.com/iw
Leverage Popular Use Cases: http://www.discoversharepoint.com/
Discover SharePoint App: http://aka.ms/dspapp
OnRamp (Automated Deployment Assistance): https://onramp.office365.com/onramp/
Office 365 Roadmap: http://office.com/roadmap
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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Plus de resources pour vous aiderAvailable Programs (Applicability Varies):
Customer Immersion Experience: http://aka.ms/TryImmersion
The Microsoft Experience Center provides you a facilitated hands-on environment to experience Microsoft’s
productivity solutions through a series of simulated, every day scenarios.
Adoption Offer (New 150+ Seat): https://deploy.office.com/email-migration-offer
Software Assurance Deployment Planning Services: https://deploy.office.com/deployment-planning-services
Software Assurance Training Vouchers: https://www.microsoft.com/learning/en-us/software-assurance-
benefits.aspx
Onboarding Center: https://deploy.office.com/onboarding-center
100+ PowerPoint Presentations on SlideShare: http://www.SlidesShare.net/RHarbridge
Richard Harbridge & Kanwal Khipple via LinkedIn or 2toLead.com
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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Sessions du IgniteOffice 365 GroupsMicrosoft Office 365 Groups Overview and Roadmap (BRK2114)
Microsoft Office 365 Groups Deep Dive (BRK3114)
Evolving Distribution Lists with Office 365 Groups (BRK3103)
Collaborate on Files and Information within Office 365 Groups (BRK2113)
AdoptionDriving User Adoption from a Technical Standpoint for SharePoint, Exchange and Office 365 (BRK2113)
Beyond Deployment: How IT Can Inspire, Motivate, and Drive Sustainable Adoption (BRK2157)
YammerYammer Roadmap (BRK2103)
Office 365 DelveOffice Delve & Office Graph Roadmap (BRK1105)
A New People Experience In Delve (BRK2176)
Rerchercher sur Channel9
en utilisant les Codes de sessions
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
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