Download - Installations-Checkliste DATEV DMS classic Update ... · Installations-Checkliste DATEV DMS classic – Update-Installation Seite 2 von 12 1 Informationen zum Update Zeitgleich mit

Installations-Checkliste DATEV DMS classic – Update-Installation

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1 Informationen zum Update ................................................................................................ 2

Ausnahmefall ............................................................................................................................................................. 2

Einsatz von individuellen Erweiterungen ........................................................................................................ 2

Ergänzung für Anwender der DATEV E-Mail-Archivierung ..................................................................... 2

2 Vorbereitende Maßnahmen ............................................................................................... 3

Sichern des bestehenden DATEV DMS-Modells ......................................................................................... 3

Leeren aller Dokumentenkörbe ......................................................................................................................... 4

Schreib-Puffer (Schreibcache) kontrollieren .................................................................................................. 4

Caches (Lesecache) kontrollieren ...................................................................................................................... 4

Neustart des DATEV DMS Servers (Core Server) ......................................................................................... 5

3 Installation ........................................................................................................................... 6

DATEV DMS Server Installation .......................................................................................................................... 6

Optional: separater DATEV DMS classic Server ............................................................................................ 6

Optional: manuelle Updateinstallation des DATEV DMS classic Servers............................................ 6

Optional: manuelle Installation der Serverkomponente der DATEV E-Mail-Archivierung .......... 6

4 Nach Abschluss der netzweiten Aktualisierung ............................................................... 7

Start der DATEV DMS Dienste am Server aktivieren .................................................................................. 7

Start des DATEV DMS Clients am Server ........................................................................................................ 7

DATEV DMS Server: Geplante Aufgabe zum Bereinigen bereits gelöschter Dokumente/

Belege/ E-Mails anlegen ....................................................................................................................................... 7

Servicetoolprüfung für DATEV DMS classic durchführen ....................................................................... 10

Medienschreibschutz aufheben ....................................................................................................................... 10

Lesecache vergrößern und Task für das verkleinern des Lesecache einrichten ............................. 11

Optional: Start der Dienste der DATEV E-Mail-Archivierung ................................................................ 12


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1 Informationen zum Update

Zeitgleich mit der Installation dieser DATEV Programm Version (z.B. DVD) muss auch das Update

von DATEV DMS classic auf die aktuelle Version erfolgen! Sowohl die Serverkomponente als auch

die Arbeitsstation von DATEV DMS classic werden im Rahmen der netzweiten Aktualisierung au-

tomatisch aktualisiert. Damit dies erfolgen kann, stehen Ihnen die Zugriffsrechte DATEV DMS clas-

sic Arbeitsstation und DATEV DMS classic Server zur Verfügung.

Ausschließlich die im Kapitel 2 und 4 aufgeführten Vor- und Nacharbeiten müssen manuell durch-

geführt werden.

Ausnahmefall

Wenn Sie keine netzweite Aktualisierung und auch keine DATEV Arbeitsplatz-Aktualisierung am

DATEV DMS Server (häufig der DATEV Fileserver) durchführen, kann das automatische Update

nicht erfolgen. In diesem Fall muss das Update der Serverkomponente manuell erfolgen. Führen

Sie dazu im Anschluss an die Vorarbeiten zusätzlich Kapitel 3 | Punkt „Optional: manuelle Upda-

teinstallation des DATEV DMS classic Servers“ durch.

Einsatz von individuellen Erweiterungen

Setzen Sie DATEV DMS classic mit individuellen Erweiterungen ein, müssen Sie sich vor Installa-

tion der DATEV Programm DVD mit Ihrem betreuenden DATEV DMS Lösungspartner oder der

DATEV DMS Customizing Abteilung in Verbindung setzen, um Ihre individuelle Einrichtung von

DATEV DMS classic auf Updatefähigkeit prüfen zu lassen.

Ergänzung für Anwender der DATEV E-Mail-Archivierung

Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Archivierung

einsetzen, dann erfolgt das Update ebenfalls automatisch über die netzweite Aktualisierung. Falls

Sie diese entgegen der DATEV Empfehlung nicht durchführen, installieren Sie das Update der Ser-

verkomponente bitte manuell. Folgen Sie dazu Kapitel 3| Punkt „Optional: manuelle Installation der

Serverkomponente der DATEV E-Mail-Archivierung“.


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2 Vorbereitende Maßnahmen

Um das Update vorzubereiten sind einige Maßnahmen zu beachten. Bitte führen Sie diese am

DATEV DMS (Core) Server durch (häufig der DATEV Fileserver).

Diese Tätigkeiten müssen vor der Installation der DATEV Plattform der DATEV Programm DVD

durchgeführt werden:

Nr. Schritt

1. Sichern des bestehenden DATEV DMS-Modells

Durch die Sicherung gemäß bzw. analog dem Informations-Datenbank Dokument Nr.

1070232 sind alle relevanten Programm- und Datenbestandteile von DATEV DMS clas-

sic gesichert.

Wichtiger Hinweis:

Mit dieser Modellsicherung werden alle individuellen Konfigurationseinstellungen Ihres

DATEV DMS Systems gespeichert. Dazu starten Sie die Anwendung DMSSaveszena-

rio.exe unter

- LW:\DATEV\Programm\K0000153\

oder

- LW:\Program Files (x86)\DATEV\Programm\K0000153\ .

Eine Beschreibung zum Vorgehen finden Sie in der Informations-Datenbank im Doku-

ment Nr. 1070211.


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Nr. Schritt

2. Leeren aller Dokumentenkörbe

Bevor Sie mit der Update-Installation am DATEV DMS-Server beginnen, empfehlen wir

Ihnen

- alle Dokumentenkörbe (im DATEV Arbeitsplatz bzw. DATEV DMS classic Client)

zu leeren, d. h. alle darin enthaltenen Dokumente sollten archiviert werden.

- alle Dokumente einzuchecken. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf

hin.

3. Schreib-Puffer (Schreibcache) kontrollieren

Einstellungen über SaAdmin.MSC (%datevdmsprog%\SaAdmin.MSC) kontrollieren:

Schreib-Puffer über Core Server Administration – <Servername> – Dokumente – Schreib-

Puffer öffnen.

Befinden sich in der Spalte „Fehler“, „Fehler (Löschen Remote)“, „Fehler (Schreiben Re-

mote)“ andere Werte als 0, dann wenden Sie sich bitte per DATEV Servicekontakt an den

DATEV DMS Anwenderservice.

Bitte beachten Sie, dass in der Standardkonfiguration der Schreibpuffer maximal 4000MB

Speicher besitzt. Der Schreibpuffer füllt sich, wenn die Daten noch nicht auf ein Medium

geschrieben werden können. Sollten in der Spalte „Belegt“ ein Wert nahe an 4000MB

(z.B. 3500Mb) stehen, können die Dokumente nicht auf das aktuelle Medium geschrie-

ben werden. Dies kann zu Problemen beim Update führen - wenden Sie sich daher bitte

vor dem Update an den DATEV DMS Anwenderservice.

4. Caches (Lesecache) kontrollieren

Einstellungen über SaAdmin.MSC (%datevdmsprog%\SaAdmin.MSC) kontrollieren:

Caches über Core Server Administration – <Servername> – Dokumente – Caches öffnen.

Befinden sich in der Spalte „Fehler“, „Fehler (Löschen Remote)“, „Fehler (Schreiben Re-

mote)“ andere Werte als 0 wird folgendes Vorgehen empfohlen:

Screenshot dieses SaAdmin-Fensters erstellen.


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Nr. Schritt

Cache über rechte Maustaste – Tabellen-Index oder Komplette Tabelle reparieren.

Hinweis:

Das Cache-Verzeichnis befindet sich unter %datevdmsdata%\LESECACHE

und beinhaltet die Unterverzeichnisse \DATEN und \TABELLEN.

Bei weiteren Fragen steht Ihnen der DATEV DMS Anwenderservice per DATEV Service-

kontakt zur Verfügung.

5. Neustart des DATEV DMS Servers (Core Server)

Um sicherzustellen, dass während der Installation keine DATEV DMS-Dateien im Zugriff

sind, muss der Rechner vor Beginn des Updates neu gestartet werden.

Falls beim Systemstart die DATEV DMS-Dienste über eine Aufgabe gestartet werden,

muss diese Aufgabe vor dem Systemneustart deaktiviert werden.

Prüfen Sie bitte nach dem Neustart des Rechners, ob alle DATEV DMS-Dienste beendet

sind.

Wenn Sie zusätzlich den DATEV DMS Posteingangsassistent einsetzen, achten Sie auf

das Beenden des Dienstes DATEV Dokumentenanalyse.


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3 Installation

Nr. Schritt

6. DATEV DMS Server Installation

Folgen Sie dem Installationsassistenten.

7. Optional: separater DATEV DMS classic Server

Falls Sie einen separaten DATEV DMS Server einsetzen, sollte dieser seit DVD 8.2 in der

netzweiten Aktualisierung berücksichtigt werden.

Wurde der DATEV DMS Server (Core Server) zu diesem Zeitpunkt nicht in die netz-

weite Aktualisierung aufgenommen, denken Sie bitte daran, die DATEV Programm DVD

auch dort zu installieren und die Aktualisierung von DATEV DMS classic durchzufüh-

ren.

Wichtig:

Bitte beachten Sie, dass auch an dem separaten DATEV DMS Server (Core Server) ein

Update der DATEV-Plattform notwendig ist. Dies muss vor dem Update von DATEV

DMS classic bzw. der netzweiten Aktualisierung durchgeführt werden.

8. Optional: manuelle Updateinstallation des DATEV DMS classic Servers

Wenn Sie keine netzweite Aktualisierung durchführen und auch keine Arbeitsplatz-Ak-

tualisierung am DATEV DMS Server (häufig der DATEV Fileserver) kann das automati-

sche Update nicht erfolgen. In diesem Fall muss das Update der Serverkomponente ma-

nuell erfolgen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Installieren Sie auf dem Server (File Server oder separater DATEV DMS Server)

die DATEV-Plattform.

Wechseln Sie anschließend auf der DVD 2 der Programm-DVD in das Verzeichnis

\DATEV_DMS_CLASSIC\SERVER.

Führen Sie dort die Setup.exe aus und folgen Sie dem Installationsassistenten.

Führen Sie nach erfolgreicher Installation die Nacharbeiten durch.

9. Optional: manuelle Installation der Serverkomponente der DATEV E-Mail-

Archivierung

Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Ar-

chivierung einsetzen, erfolgt das Update ebenfalls automatisch über die netzweite Ak-

tualisierung.

Falls Sie diese nicht durchführen, installieren Sie das Update der Serverkomponente

bitte manuell. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Installieren Sie auf dem Server (File Server oder separater DATEV DMS Server)

die DATEV-Plattform.


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Wechseln Sie anschließend auf der DATEV Programm DVD 2 der Programm-

DVD in das Verzeichnis \DATEVEMA\SERVER.

Führen Sie dort die Setup.exe aus und folgen Sie dem Installationsassistenten.

4 Nach Abschluss der netzweiten Aktualisierung

Bitte führen Sie folgende Maßnahmen durch.

Nr. Schritt

10. Start der DATEV DMS Dienste am Server aktivieren

DMS-StartServices einrichten bzw. die Aufgabe zum Start des DATEV DMS Dienstes akti-

vieren und anschließend ausführen.

11. Start des DATEV DMS Clients am Server

Starten Sie am DATEV DMS classic Server das Programm DATEV DMS classic.

Gehen Sie dazu im Windows Explorer in das Verzeichnis %datevdmsprog%

Starten Sie den Prozess archie32.exe über das Kontextmenü „als Administrator

ausführen“.

Melden Sie sich als Administrator an DATEV DMS classic an. Dadurch werden

wichtige Erweiterungen der Nachschlagetabellen importiert.

Führen Sie eine Suchabfrage durch.

Beenden Sie den DATEV DMS classic Client wieder.

12. DATEV DMS Server: Geplante Aufgabe zum Bereinigen bereits gelöschter

Dokumente/ Belege/ E-Mails anlegen

Starten Sie am DATEV DMS classic Server das Programm Aufgabenplanung und erstellen

Sie eine neue Aufgabe.


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Nr. Schritt

Allgemein

Beim Ausführen der Aufgabe verwenden Sie den Namen SYSTEM

Trigger

Die geplante Aufgabe (Task) sollte in eine arbeitsfreie mindestens jedoch arbeits-

arme Zeit gelegt werden, braucht jedoch den DATEV DMS classic Dienst. Dieser

muss gestartet sein.

Die Aufgabe beendet sich selbstständig nach einer bestimmten Anzahl Doku-

mente und muss daher alle 30 Minuten neugestartet werden. Wählen Sie bei

„Wiederholen jede:“ daher den Eintrag „30 Minuten“ und „für die Dauer von:“ ge-

ben Sie die Anzahl Stunden (manuell oder über das DropDown-Feld) ein die die

Aufgabe maximal laufen darf (z.B. bis zur Datensicherung / Neustart der Dienste

o.ä.).


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Nr. Schritt

Beispiel:

Aktionen

Fügen Sie über die Neu… Schaltfläche folgendes hinzu: <LW>:\DATEV\PRO-

GRAMM\K0005198\Datev.DatevDms.PurgeTool.exe


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Nr. Schritt

Wichtiger Hinweis

Der Löschvorgang kann nur erfolgreich sein, wenn der Schreibschutz auf den Me-

dien aufgehoben wurde siehe Punkt 14.

13. Servicetoolprüfung für DATEV DMS classic durchführen

Für das endgültige Löschen von Dokumenten müssen alle Medien vorhanden sein. Füh-

ren Sie zwingend eine Servicetoolprüfung am DATEV DMS classic Server aus. Ab der DVD

12.0 wird auf das Vorhandensein von Medien geprüft.

14. Medienschreibschutz aufheben

Am DATEV DMS Server den Windows Explorer starten und in das Verzeichnis %date-

vdmsprog% | Tools wechseln.

Über Start | Ausführen per Drag & Drop die Anwendung DMSCheckMedias.exe in das

Fenster ziehen und durch <Leerzeichen><-> das Passwort der saadmin-Konsole einge-

ben:

LW:\DATEV\PROGRAMM\DATEVDMS\Tools\DMSCheckMedias.exe -<Passwort der saad-

min-Konsole>

Der Aufruf könnte z.B. so aussehen:

C:\DATEV\PROGRAMM\DATEVDMS\Tools\DMSCheckMedias.exe -datev

Anschließend wird auf allen Medien der Schreibschutz aufgehoben.


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Nr. Schritt

vorher: nachher:

Hinweis: Der Löschvorgang kann nur erfolgreich sein, wenn der Schreibschutz auf den

Medien aufgehoben wurde. Informationen zum Vorgehen am DATEV DMS classic Server

finden Sie im Info-DB Dokument Nr. 1000372.

15. Lesecache vergrößern und Task für das verkleinern des Lesecache einrichten

Für das endgültige Löschen von Dokumenten wird ein größerer Lesecache benötigt (bis-

her war der Standard 4.000MB), vergrößern Sie daher (falls nicht bereits geschehen) den

Lesecache auf mindestens 8.000MB oder 16.000MB.

1. Starten Sie am DATEV DMS classic Server die saadmin.msc über %datevdms-

prog%\SaAdmin.MSC

2. Wechseln Sie nach <Servername> | Dokumente | Caches

3. Markieren Sie den Cache „Default“ und wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten.

4. Ändern Sie die max. Größe auf min. 8.000 besser 16.000MB

Hinweis: Die hier gewählte Größe wird der Cache temporär einnehmen, wenn viele

Dokumente gelöscht werden, daher ist sicherzustellen, dass die notwendige Festplat-

tenkapazität gegeben ist.

5. Bestätigen Sie das Fenster mit OK


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Nr. Schritt

Hinweis: Sollten Sie den Task für das regelmäßige Leeren des Lesecache noch nicht ein-

gerichtet haben (ersichtlich in der saadmin.msc unter Prozesse | Tasks), holen Sie das

bitte nach. Alle Informationen dazu finden Sie in der Info-Db im Dokument 1036595.

16. Optional: Start der Dienste der DATEV E-Mail-Archivierung

Wenn Sie zusätzlich zu DATEV DMS classic das separate Produkt DATEV E-Mail-Archi-

vierung einsetzen, starten Sie die DATEV EMA Dienste am DATEV DMS Server.

Wechseln Sie in das Verzeichnis %datevdmsprog%\EMA\EMAAdmin

Starten Sie den Prozess StartEMAServices.exe über das Kontextmenü als Admi-

nistrator ausführen.