Human ResouRces
W o d e r M e n s c h i M V o r d e r g r u n d s t e h t
3
Jedes Unternehmen braucht engagierte, kreative Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Fähigkeiten in einer
motivierenden Atmosphäre sinnvoll zu nutzen, zu fördern und entsprechend zu qualifizieren ist eine Aufgabe,
welche an die Personalverantwortlichen hohe Anforderungen stellt. Entsprechend vielseitig und flexibel sollte
darum die Software für die Personaladministration sein. Als perfekte Ergänzung der ABACUS Lohnbuchhaltung
geht die Human Resources Software weit über das reine Zahlendenken hinaus. Damit hilft sie, die personellen
Ressourcen optimal auszuschöpfen und dabei auch dem Menschen gerecht zu werden.
Beginnen, wo andere aufhören
Dieses Motto und ein kompromisslos an der Praxis orientiertes Denken steht hinter allem, was von ABACUS
entwickelt wird. Auch die Human Resources Software ist Ausdruck dieser Einstellung. Klar strukturiert, vielseitig
und von bestechender Effizienz wird sie zum wertvollen Werkzeug in der Personalabteilung jedes Unternehmens.
ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über 41‘000 Unternehmen im täglichen Einsatz
bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS Software sowohl in Klein-
betrieben als auch im Einsatz in grösseren Unternehmen. Permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz
der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen.
W o d e r M e n s c h i M V o r d e r g r u n d s t e h t
IntRo
A B A c u s B u s i n e s s s o F t W A r e – M e h r r A u M F Ü r i n d i V i d u A l i t ä t
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aBacus vi – Design the future
ABACUS vi, und so auch die Human Resources Software, ist vollständig neu in Internet-
Architektur entwickelt. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das
rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von
Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen,
Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Das Programm kann sowohl auf
Einzelplatzsystemen als auch in einer Server-Installation genutzt werden. Bei Server-
Installationen wird die Software vom Anwender via Browser gestartet. Der Zugriff
erfolgt über Internet oder Intranet. Dadurch wird die standortunabhängige nutzung der
Software insbesondere bei dezentralen Unternehmensstrukturen möglich.
moderne Technologien
Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Human Resources Software zum
tragen kommen, sind:
> Leistungsfähige Suchmaschine für schnelles Auffinden von Mitarbeitenden, Infor ma-
tionen und Dokumenten, die in Mitarbeiterdossiers abgespeichert sind
> Erstellen kundenspezifischer Erfassungsmasken wie beispielsweise für den Personal-
stamm
> Abfragen von Informationen via Internet und Intranet
> Visualisierung der Daten durch Grafiken
> Einfache und komfortable Vergabe von Zugriffsrechten mittels Rollenkonzepten
umfassender service
> Die Hotline unterstützt den Anwender schnell und kompetent.
> ABACUS Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung verfügen über das betriebswirt-
schaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den
Unterhalt der Software.
> Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und
den produktiven Einsatz der Programme.
A B A c u s B u s i n e s s s o F t W A r e – M e h r r A u M F Ü r i n d i V i d u A l i t ä t
IntRo
i n t e g r i e r t e s g e s A M t s y s t e M F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n
seite 8-11 Personaldaten
seite 12-15 stellen und organigramme
seite 16-19 Budgetierung
seite 20-23 Konten und Gegenstände verwalten
seite 26-29 Knowledge management
seite 30-33 Beurteilung und Zielvereinbarung
seite 34-37 Bewerbermanagement
seite 38 optionen zu Human Resources
Die aktuellen Systemanforderungen finden
Sie auf der ABACUS Homepage unter dem Link
www.abacus.ch/links/systemempfehlungen
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Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares
Werkzeug, mit dem die Lohnbuchhaltung sinnvoll ergänzt werden kann. Der Personal-
führung einer Unternehmung steht damit nicht mehr nur ein Abrechnungssystem für die
Auszahlung von Gehältern zur Verfügung, sondern ein integriertes, auch die Personal-
administration umfassendes Gesamtsystem.
Eine moderne Personalführung braucht Instrumente, welche die Arbeit der Personal-
verantwortlichen unterstützen. Ein solches Instrument steht mit dem ABACUS Human
Resources zur Verfügung. Die Übersicht über den Personalbestand wird damit struktu-
riert, rationalisiert und wesentlich effizienter.
> Workflows für die effiziente Unterstützung von Prozessen in der Personaladministration
wie zum Beispiel Eintritte, Austritte, Absenzen
> Anpassung der Software an die unternehmenspezifischen Anforderungen durch
Masken design, freie Feldbezeichnungen, Erweiterungen der Datenbank, Prozess ab-
wick lung und damit eine Reduktion des Aufwands für die Personaladministration
> Gesetzliche neuerungen im Salärbereich werden sofort umgesetzt und integriert.
> Jährlich wird eine neue Version ausgeliefert, die den Kunden immer die neusten
techno logien zur Verfügung stellt.
i n t e g r i e r t e s g e s A M t s y s t e M F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n
Mit dem ABACUS Human Resources erhält der Anwender ein sehr flexibel einsetzbares
F Ü r d i e p e r s o n A l A d M i n i s t r At i o n
InHALt
p e r s o n A l d At e n
”Die Mitarbeitenden sind der Erfolgsfaktor
unseres Unternehmens. Der flexible und
sensible Umgang mit dem Personal,
seinen Daten und Ressourcen gehören für
mich zu den wichtigsten Elementen einer
modernen Personaladministration.“
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p e r s o n A l d At e n
In den Personalinformationen werden alle Daten über die mitarbeitenden
er fasst. Diese umfassen die stammdaten, Lohndaten, Beförderungen und
er nennungen, stellenbelegungen, stellvertretungen usw.
Grunddaten Lohnbuchhaltung
Die Grunddaten der Lohnbuchhaltung umfassen die Personalstammdaten, Personal-
lohndaten, Personallisten und Stammblätter. Diese Daten werden auf einer Zeitachse
geführt, was dem Anwender ermöglicht, vorgängig Stammdaten für den Folgemonat
oder das Folgejahr zu erfassen respektive anzupassen.
> Personalstammdaten
Die Personalstammdaten umfassen die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten
wie name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum usw. Sie beinhalten
auch diverse nationale Informationen wie Sozialversicherungsnummer, SUVA/UVG-
Code etc. Der Stamm kann durch fakultative Informationen wie telefon, Zivilstand,
Beruf usw. ergänzt werden. Im Personalstamm besteht die Möglichkeit, beliebige
zusätzliche Daten felder in unbeschränkter Anzahl zu definieren. Diese können sich auf
den Beruf, die Funktion, die Adresse usw. beziehen.
> Personallohndaten
In den Personallohndaten werden die Daten wie Monatslohn, Stundenansatz, Fix-
spesen usw. erfasst. Für die Erfassung stehen beliebig viele frei beschriftbare Felder zur
Verfügung. Die Lohndaten werden auf einer Zeitachse geführt, was bedeutet, dass sie
bereits für das Folgejahr erfasst werden können. Die Lohndaten dienen im Weiteren
auch als Grundlage zur Berechnung der Budgets.
> Personallisten
Die Auswertung des Personalstammes erfolgt über eine Vielzahl von Listen, die im
Standardumfang des Programms Human Resources integriert sind.
PERSonALDAtEn
Beförderungen und ernennungen
Beförderungen und Ernennungen können zentral eingegeben und bezeichnet werden.
Pro Mitarbeiter kann jeweils erfasst werden, auf welches Datum welche Beförderung
bzw. Ernennung erfolgte. Ein Zusatztext steht zur Kommentierung dieser Angaben zur
Verfügung.
stellenbelegung
Jeder Mitarbeiter kann einer oder mehreren Stellen zugeordnet werden. Hierbei wird
jeweils das Antrittsdatum und die Belegung in Prozent angegeben, zum Beispiel zur
Verwaltung von Shared Jobs. Durch das Erfassen von Antritts- und Austrittsdatum ist pro
Stelle und pro Mitarbeiter eine History über die Stellenbelegungen verfügbar. Für die
Aus wertung der Stellenbelegung stehen verschiedene Standardlisten zur Verfügung:
> Stellenbelegung pro Mitarbeiter
> offene Stellen und Überbelegungen
> Fluktuationsrate
Wird das Austrittsdatum für einen Mitarbeiter im Personalstamm erfasst, werden die
aktuell belegten Stellen automatisch quittiert.
mitarbeiterfoto im Personalstamm
Im Personalstamm kann für jeden Mitarbeiter das Passfoto abgelegt werden. Wird der
Mitarbeiter im Personalstamm aufgerufen, erscheint automatisch sein Bild. Es kann bei-
spielsweise für Stammblätter, Visitenkarten und organigramme verwendet werden.
p e r s o n A l d At e n
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h i g h l i g h t s
> Dossier
Zu den Mitarbeitenden gehörende Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeits-
verträge, Ausbildungsvereinbarungen usw. lassen sich in die elektronischen Dossiers
ablegen und bei Bedarf anzeigen und ausdrucken.
> Zugriffsschutz
Grösste Aufmerksamkeit wird in der Human Resources Software der Vertraulichkeit
der Informationen und damit der Sicherheit der Daten beigemessen. Einerseits kann
genau definiert werden, auf welche Programmteile ein Benutzer Zugriff hat. Anderer-
seits kann pro Benutzer festgelegt werden, über welche Mitarbeitenden er Infor ma-
tionen abfragen darf – beispielsweise, dass ein Abteilungsleiter nur Daten von Mitar-
bei tenden seiner Abteilung einsehen kann. Dabei wird zwischen den Lese- und
Schreibrechten unterschieden.
> Zusätzliche adressen
Für jeden Mitarbeiter lassen sich zusätzliche Adressen erfassen und hinterlegen: die
notfalladresse, eine Hausarztadresse, ein Zweitwohnsitz, ein allfälliger Vormund usw.
Diese Adressen stehen für die Lohnabrechnung oder Informationsschreiben zur
Verfügung.
> notizen
Mitarbeitergespräche, Personalentscheide und Memos können auf dem Mitarbeiter-
dossier als notizen hinterlegt werden, lassen sich nach typen ordnen und helfen die
Übersicht zu wahren. Ergänzend können auch Dokumente, wie beispielsweise E-Mails,
angehängt werden.
PERSonALDAtEn
s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e
”In einem modern organisierten Unter
nehmen ist es unerlässlich, stets den
Überblick über die Stellen beschreibungen,
Funktionen und den Auslastungsgrad
zu behalten.“
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ein zentraler aspekt in jedem unternehmen ist die Bewirtschaftung der stellen.
Das Programm Human Resources erlaubt das auswerten von Vakanzen und
Überbelegungen, die Pflege der stellenbeschreibungen und die Darstellung der
stellenpläne in grafischer Form.
stellenorganisation
Stellen sind ein organisatorischer Begriff und entsprechen in der Regel einem Arbeitsplatz.
Für die Beschreibung der zu verrichtenden tätigkeiten, resp. der Funktionen und Stellen,
stehen textbausteine zur Verfügung. Die Stellenbeschreibung lässt sich ausdrucken oder
alternativ auch in einem beliebigen Format ins elektronische Dossier der Stelle ablegen.
Im Stellenpensum kann mit einem Prozentwert angegeben werden, ob es sich um eine
Vollzeitstelle, eine teilzeitstelle oder um einen Stellenpool handelt. Durch das Erfassen
des Antritts- wie auch des Austrittsdatums des Mitarbeiters ist pro Stelle eine Historie
über die Belegung verfügbar.
stellenzuordnungen
Die Stellenzuordnung kann entweder aus Sicht der Stelle oder aus Sicht des Mitarbeiters
erfolgen. Wird eine Stelle ausgewählt, sind alle Mitarbeitenden ersichtlich, welche diese
Stelle besetzen. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von Stellenpools nützlich.
Wird ein Mitarbeiter selektiert, wird sofort ersichtlich, welche Stellen der Mitarbeiter im
Unter nehmen inne hat und welche Funktionen er ausübt.
auswertungen stellen
Für Informationen über die Stellen stehen verschiedene Listen zur Verfügung, wie die
Stellenstammblätter, welche sämtliche Informationen einer Stelle enthalten, oder Listen
in Journalform, die der Übersicht dienen. So ist zum Beispiel auch eine Liste über die
Stellenbelegung und Vakanzen sowie eine Überbelegungsliste im Programm enthalten.
StELLEn UnD oRGAnIGRAMME
s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e
organigramm – organisation
Ein organigramm ist die grafische Übersicht des Stellenplans. Sobald ein Unternehmen
eine gewisse Grösse überschreitet, wird es notwendig, die Darstellung in mehrere Ele-
mente aufzuteilen. Die organisation eines Unternehmens kann deshalb über mehrere
or ganigramme verteilt abgebildet werden. Dabei werden einem Hauptorganigramm
meh rere Suborganigramme zugeordnet, die zum Beispiel einen Geschäftsbereich, einen
Betrieb oder eine Abteilung widerspiegeln. Das Hauptorganigramm selber dient dann der
Grobübersicht, respektive ist eine totalisierung der Suborganigramme. Wurde zum Bei-
spiel ein organigramm nach Abteilungen aufgebaut, sind auf dem Hauptorgani gramm
alle Abteilungen inklusive der Anzahl Stellenprozente der einzelnen Abteilungen ersicht-
lich.
Direktes Bearbeiten der stammdaten aus organigramm
Sollen die Stammdaten eines Elements bearbeitet werden, wird durch Anklicken eines
Daten bankfeldes direkt aus dem organigramm der Stellenstamm gestartet. Die Stellen-
definition lässt sich so bequem anpassen oder man kann auch via Stellenzuordnung
direkt in den Per sonalstamm auf den Inhaber der Stelle wechseln.
Gestaltungselemente des organigramms
Die organigramme können beliebig gestaltet werden. Elemente wie Schriftgrösse und
Schriftart, Farbe, Rahmentyp und Elementform lassen sich frei definieren, genauso wie
auch die Verbindungen zwischen den Elementen mit Linien, Pfeilen usw. Die in den or -
ga ni grammen verwendeten Elemente können verschoben und beliebig platziert werden.
Linien und Pfeile werden dabei automatisch angepasst, so dass keinerlei Verbin dungen
verloren gehen.
organigramme drucken
Beim Drucken wird der Anwender durch einen Assistenten unterstützt. Ausdrucke lassen
sich mit entsprechendem Druckertreiber bis zum Format A1 erstellen, so dass auch für
ein Unternehmen mit rund 500 Mitarbeitenden ein organigramm gedruckt werden
kann. neben dem Ausdruck ist auch die Speicherung im HtML-Format möglich, was eine
Platzierung des organigramms im Intranet oder Internet ermöglicht.
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s t e l l e n u n d o r g A n i g r A M M e
h i g h l i g h t s
> stellenstamm
Der Stellenstamm ist ähnlich dem Personalstamm aufgebaut. Besonders wichtig bei
den Stellen ist, dass auch Lohnwerte und andere Berechnungselemente hinterlegt
wer den können. Dies ermöglicht die Budgetierung von vakanten Stellen. Dabei kann
auch aufgezeigt werden, was ein Zielgehalt für eine bestimmte Stelle sein sollte und
welche Abweichung sich daraus zum effektiven Gehalt des Mitarbeiters ergibt, der
diese Stelle besetzt. Im Stellenstamm besteht zudem die Möglichkeit, beliebige zusätz-
liche Datenfelder in unbeschränkter Anzahl zu definieren.
> stellenbeschreibung / Dossiers
Eine Stellenbeschreibung lässt sich auf jeder Stelle hinterlegen. Sind ähnliche Stellen
vorhanden, können die Beschreibungen auch aus mehreren Funktionsbeschreibungen
flexibel zusammengesetzt werden. Zu den Stellen gehören auch Dokumente wie
Regle mente, Richtlinien, Arbeitsanweisungen, Checklisten usw. Diese lassen sich in
Dossiers, welche pro Stelle geführt werden, elektronisch ablegen und können so ent-
sprechend über einen beliebigen Zeitraum aufbewahrt werden.
> Inhalt organigramm
Ein organigramm setzt sich aus verschiedenen einzelnen Elementen zusammen. Diese
repräsentieren die Stellen. Der Inhalt der Elemente kann frei definiert werden und er -
gibt sich aus verschiedenen Feldern. Diese können direkt dem Personal- oder Stel len -
stamm sowie den dazugehörigen Adressen entnommen werden. Auf Grund dieser
Verknüpfungen werden Änderungen der Stammdaten automatisch in den organi-
grammen nachgeführt. Dies kann beispielsweise eine Veränderung des Beschäf ti-
gungs grades, eine Anpassung des Stellenpensums oder der Stellenwechsel eines
Mitarbeiters sein. Innerhalb eines Elementes können mit den funktionalen Feldern
auch Werte wie der Headcount oder das total aller Stellenprozente einer organi-
sationseinheit berechnet werden. Ein besonderes Highlight ist auch, dass direkt im
Stellenorganigramm angezeigt werden kann, welche Mitarbeitenden die Stelle beset-
zen. Der Zugriff auf die Mitarbeiterfotos machen die organigramme persönlicher.
StELLEn UnD oRGAnIGRAMME
B u d g e t i e r u n g
”Für die verschiedenen Budget
varianten brauchen wir ein flexibles
Lohnabrechnungs system, das uns
für alle Anforderungen den nötigen
Spielraum lässt.“
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Im Lohn- und Gehaltsbereich existiert eine Vielzahl von Budgetpraktiken: kompli-
zierte einkommensveränderungen per Jahres- oder monatsende, die Planung
und Bewilligung der Lohnkosten eines zukünftigen Kalenderjahres, monatliche
oder projektbezogene Budgetierung benötigter mitarbeiter mit entsprechender
Lohnsumme usw. auch dass mehrere Varianten von Budgets erstellt werden
müssen, gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Budget basiert auf Lohnarten
Das Budget basiert grundsätzlich auf der Definition des Lohnartenstamms. Dies hat
einerseits den Vorteil, dass Anpassungen gewisser Lohnarten automatisch auch bei allen
Budgetberechnungen berücksichtigt werden. Andererseits stimmt auch die Kontierung
für die Verbuchung des Budgets mit jener der Lohnarten überein. Selbstverständlich las-
sen sich auch Lohnarten definieren, die ausschliesslich für die Budgetierung verwendet
werden.
Vorbudgets
Das Programm bietet eine Funktion, mit der Vorbudgets erstellt werden können. So lässt
sich beispielsweise eine Lohnerhöhung vorbudgetieren. Diese Vorbudgets, respektive de -
ren Resultate, können anschliessend für die eigentliche Budgetierung verwendet werden.
BUDGEtIERUnG
Budget berechnen
Die automatische Berechnung des Budgets rechnet alle relevanten Mitarbeitende oder
Stellen aufgrund der Stammdaten selbständig in einem Abrechnungslauf ab. Vakante
Stellen werden automatisch berücksichtigt. Die Be rechnung kann beliebig oft und in
mehreren Varianten durchgeführt werden. Falls notwendig, kann das Budget individuell
pro Mitarbeiter manuell angepasst werden.
Budgetjournale
Mehrere Auswertungen erlauben eine effiziente Kontrolle und Dokumentation der bud-
getierten Daten. Dabei können verschiedene Ebenen via Mitarbeiter-, Kostenstellen- oder
Abteilungsstufe ausgewertet werden.
Zugriffskonzept
Ein ausgeklügeltes Zugriffskonzept ist in allen Bereichen der Budgetprogramme inte-
griert. Auf diese Weise können alle Abteilungen oder Kostenstellenverantwortlichen
un ab hängig voneinander budgetieren. Gleichzeitig ist aber sichergestellt, dass Zahlen
anderer Abteilungen nicht eingesehen werden können.
B u d g e t i e r u n g
19
B u d g e t i e r u n g
h i g h l i g h t s
> Budgetprozess
Budgetprozesse sind oft komplex und ein optimaler Prozess des einen Unternehmens
ist für andere Unternehmen in der gleichen Form ungeeignet. Darum kann der Prozess
mit Hilfe verschiedener Bausteine flexibel nach dem Baukastenprinzip definiert wer-
den. Dabei lassen sich auch mehrere Bewilligungsstufen einbauen. Mit tels einer Ab -
lauf steuerung kann dann der optimal auf das Unternehmen zugeschnittene Prozess
definiert werden.
> Budgetvarianten
Durch verschiedene Budgetvarianten lassen sich mehrere voneinander unabhängige
Budgets ausarbeiten, um diese zum Beispiel dem Management vorzulegen. So kann
ein Budget mit einer Personalaufstockung und ein zweites Budget mit einer Personal-
reduktion erstellt werden. Auch sind beliebig viele Simulationsläufe möglich.
> Rollendes Budget – Forecast-Funktionen
neben den Budgetvarianten stehen auch rollende Budgets für Forecasts zur Verfügung.
Dies erlaubt zum Beispiel quartalsweise einen Abgleich zwischen den Ist-Werten und
dem Budget vorzunehmen. Entspricht das Ergebnis des Abgleichs nicht dem ge -
wünschten Resultat, können rechtzeitig Massnahmen getroffen und die restlichen
Quartale entsprechend nachbudgetiert werden. Das originalbudget wird davon nicht
beeinflusst.
BUDGEtIERUnG
K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n
”Vielen Mitarbeitern werden Gegen stände
zur Verfügung gestellt oder Konten für sie
geführt. Die Human Resources Software
hilft mir ohne grossen Aufwand den
Überblick zu behalten.“
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stunden oder Tage, aber auch Gegenstände wie schlüssel, Parkplätze usw. – die
Human Resources software erlaubt die Führung von Konten für die Ver wal tung
von Geldern, mengen und Gegenständen.
Konten führen
Auf jedes Konto kann grundsätzlich manuell gebucht werden. Ausserdem besteht die
Möglichkeit, automatisiert Lohnarten aus der Lohnbuchhaltung direkt auf Konten zu
buchen. Für jedes Konto können beliebige Felder definiert und geführt werden. Ausser-
dem lassen sich auch vertragliche Vereinbarungen, notizen usw. direkt auf den Konten
hinterlegen.
Konten abfragen
Eine Saldoliste erlaubt die beliebige Ausgabe der Saldi pro Journal, Konto und Kalen-
derjahr. Analoge Selektionen sind auch bei der Ausgabe der Kontoblätter möglich. Die
Kontoauszüge und -abschlussbelege können in einer Kurzform oder in Briefform erstellt
werden.
Konten verzinsen
Die Konten können nach verschiedenen Zinsformeln und -methoden verzinst werden.
Unterstützt werden neben den gültigen Verzinsungsformeln auch pauschale Saldo ver-
zinsungen (BVG). Zur Kontrolle stehen folgende Listen zur Verfügung:
> Zinsnachweisliste
> Zinskontrollliste
Konten-mitarbeiter-Verbindung
Konten werden in der Regel mit einem Mitarbeiter verbunden, da sie einen direkten
Bezug zu diesem haben. Deshalb sind die Konten ebenfalls in den Personalstamm inte-
griert und können dort jederzeit eingesehen und bebucht werden. Ähnlich wie bei einem
Fibu-Konto ist ein entsprechender Kontoauszug vorhanden, in dem sämtliche Buchungen
und auch der entsprechende Saldo aufgeführt sind.
KontEn UnD GEGEnStÄnDE
K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n
Die flexible Definition erlaubt es, die Konten für verschiedenste Anwendungsbereiche
einzusetzen. So können zum Beispiel Mitarbeiterdarlehen geführt werden, eine Ferien-
kontrolle ist möglich oder auch ein BVG-Konto kann entsprechend verwaltet werden.
Konten auf anderen ebenen
Konten können auf sehr unterschiedlichen Ebenen geführt werden. Es ist zum Beispiel
möglich ein Konto auch auf Abteilungsebene zu verwalten. Auf diese Weise lässt sich für
jeden Mitarbeiter nachvollziehbar eine Abteilungskasse und Ähnliches führen. Gerade
die tatsache, dass solche Konten ausserhalb der Finanzbuchhaltung geführt werden kön-
nen, ermöglicht optimale Lösungen.
Gegenstände definieren
Der Begriff der Gegenstände ist sehr weit gefächert. So können denn auch Gegenstände,
respektive die notwendigen Definitionen der Gegenstände sehr unterschiedlich sein. Für
alle Gegenstände lassen sich beliebige Felder definieren: Bezeichnungen, Ablaufdaten,
Benutzungsgebühren, Grössenangaben, Seriennummern, Rückgabebedin gun gen usw.
Auch vertragliche Vereinbarungen, Dokumente, notizen oder Bilder können für jeden
Gegenstand hinterlegt werden. Existieren von einem Gegenstand mehrere Exemplare,
wird der Gegenstand unter Angabe der Anzahl nur einmal erfasst.
Gegenstände-Historie
Für bestimmte Gegenstände ist es notwendig eine Historie zu führen, um zum Beispiel
jederzeit nachvollziehen zu können, welchen Weg ein Gegenstand zurückgelegt hat oder
wer zu welchem Zeitpunkt eine Zugriffsberechtigung hatte.
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K o n t e n u n d g e g e n s t ä n d e V e r W A lt e n
h i g h l i g h t s
> Verbindung von Gegenständen und mitarbeitern
Gegenstände werden in der Regel mit Mitarbeitenden verbunden, da sie auch di rekt
an diese abgegeben werden. Entsprechende Eingabefelder können dafür direkt im
Personalstamm verwendet werden. Für die Informationsabfrage stehen zwei Sichten
zur Verfügung. Zum Einen sieht man auf einen Blick, welche Mitarbeitende welche
Gegenstände erhalten haben und zum Anderen kann auch ermittelt werden, welche
Mitarbeitende einen bestimmten Gegenstand, zum Beispiel ein Handy, erhalten
haben.
> Verzinsung von Konten und effizientes Bearbeiten mehrerer Gegenstände
Das Programm bietet die Möglichkeit, Zinsläufe für alle Konten oder Kontentypen
über alle Mitarbeitende oder auch nur eine Auswahl davon durchzuführen. So können
zum Beispiel am Jahresende Ver zinsungen auf Mitarbeiterdarlehen inklusive den ent-
sprechenden Zins buchungen effizient und automatisiert erstellt werden. Aber auch
Ge gen stände lassen sich auf einfache Weise mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig
zu ordnen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn zum Beispiel eine ganze Abteilung
mit neuer Arbeits kleidung ausgerüstet wird.
> Konten mit Lohnarten verknüpfen
Errechnete Resultate einer Lohnart werden aus der Lohnbuchhaltung direkt auf ein
entsprechendes Konto des Mitarbeiters verbucht. Zusätzlich ist die Gegen stands ver-
wal tung mit der Lohnbuchhaltung so verknüpfbar, dass Benutzungs- und Depot-
gebühren direkt vom Gehalt eines Mitarbeiters abgezogen werden können.
KontEn UnD GEGEnStÄnDE
A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s d i e B e t r i e B s K l i M A - s o F t W A r e
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A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s d i e B e t r i e B s K l i M A - s o F t W A r e
K n o W l e d g e M A n A g e M e n t
”Bei der optimalen Nutzung und Weiter
entwicklung von Knowhow leistet ABACUS
Human Resources wertvolle Dienste.“
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Die Kenntnisse jedes einzelnen sind so individuell wie seine Per sön lichkeit.
Wissen wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert – so wie auch der
erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Doch ihre optimale nutzung und
kon tinuierliche Weiterentwicklung von Know-how stellt zusätzliche anforde run-
gen ans unternehmen und an die Flexibilität der eingesetzten Business software.
Felder frei definieren für den aufbau der Wissensdatenbank
Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen – Aus- und
Weiterbildungen, interne und externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten – geführt
werden. Darin enthaltene Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unter-
schiedlich sein. Darum kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern
hinter legt werden. Mögliche Felder, zum Beispiel für die ”Weiterbildung”, können sein:
> Begonnen am
> Beendet am
> Arbeitgeberkosten
> Verpflichtung in Monaten oder Franken
> Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen)
> Beliebige weitere Informationsfelder
Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Aus- und
Wei ter bildungen einfach und zielgerichtet. Pro Eintrag können individuelle Bemerkun gen
im notizblock hinterlegt, sowie Ausbildungsvereinbarungen im Dossier gespeichert
werden.
KnoWLEDGE MAnAGEMEnt
K n o W l e d g e M A n A g e M e n t
Wissen strukturieren
Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und
Weiterbildungen können beliebig viele Gruppierungen definiert werden: Beispielsweise
eine Gruppierung nach Bereich (Informatik, Wirtschaft etc.) und eine zweite Gruppierung
nach Stufe (FH, Universität usw.). Für die schnelle Suche nach einzelnen Ausbildungen
lassen sich auch zwei oder mehrere Gruppierungen kombinieren.
Dies ermöglicht zum Beispiel auch eine Unterscheidung zwischen effektiven Ausbildungen
und Kursen oder internen Ausbildungen. So können in der einen Gruppierung Aus bil-
dungen wie Lehre, Fachhochschulabschluss usw. geführt werden und in einer anderen
Gruppe interne Kurse. Zudem lassen sich auch periodische Überprüfungen durchführen,
um sicherzustellen, dass zum Beispiel jeder Mitarbeiter im Zweijahresrhythmus einen
Sanitätskurs belegt hat.
Bildungsstand auswerten
Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten und Selek-
tions kriterien ausgewertet werden. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht
brach liegendes Potential oder Bildungslücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und
sorgt für die notwendige transparenz im Personalbereich.
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K n o W l e d g e M A n A g e M e n t
h i g h l i g h t s
> Verpflichtung
Mit einem definierbaren Feld lässt sich die Verpflichtungsdauer eines Mitarbeiters
auto matisch berechnen. Dazu erscheint ein separates Fenster, in dem die Dauer in
Jahren, Monaten und tagen erfasst werden kann. Der Endtermin wird dadurch auto-
matisch berechnet. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit der Direkterfassung.
Beim Austritt des Mitarbeiters erscheint eine Warnung, falls für diesen noch eine lau-
fende Ver pflichtung besteht.
> massenzuweisung / massenänderung
Mit der Massenzuweisung kann mehreren Mitarbeitenden in einem einzigen Arbeits-
schritt eine Ausbildung oder ein Kurs zugeordnet werden. Die Massenänderung
ermöglicht die zeitsparende Anpassung und Änderung vorhandener Daten – beispiels-
weise bei der Erfassung von Verschiebungsdaten oder der Statusänderung nach
Absolvierung des Kurses.
> Zugriff auf andere Datenbankfelder
Bei der Felddefinition kann auf ausgewählte ABACUS Datenbankfelder direkt zuge-
griffen werden. Dadurch ist die Aktualität der Daten stets gewährleistet und eine
Doppel erfassung entfällt. Um zum Beispiel die Institute den Aus- und Weiterbildungen
zuzuordnen, können die gewünschten Informationen direkt von der Adressdatenbank
verwendet werden. Mit der gewohnten Suchhilfe ist ein schneller Zugriff auf den
gewünschten Anbieter gewährleistet.
> suche nach aus- und Weiterbildungen
Mit Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stamm-
datenprogrammen und Auswertungen erleichtert: Wird nach dem Schlüsselwort
”Buch haltung“ gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie ”Buchhalter FA“ oder
”Eidg. dipl. Buchhalter / Controller“ angezeigt, auf denen das Schlüsselwort hinterlegt
ist und es erscheinen alle Mitarbeitende, für welche dieses Schlüsselwort erfasst
wurde.
KnoWLEDGE MAnAGEMEnt
B e u r t e i l u n g u n d
Z i e lV e r e i n B A r u n g
”Jede Persönlichkeit ist einzigartig
und speziell. Ein Beurteilungs und
Ziel vereinbarungs system wie dasjenige
des ABACUS Human Resources trägt
dieser Tatsache Rechnung.“
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unterschiedliche sichtweisen bei der Beur teilung der mitarbeitenden durch den
Vorgesetzten und den mitarbeiter selbst sollten sich in einem Beurtei lungs- und
Ziel verein barungssystem widerspiegeln, ohne die strukturen des Human
Resources Prozesses in Frage zu stellen oder die einheit und Vergleichbarkeit der
Informationen zu gefährden.
Beurteilungsbogen
Jede Beurteilung und Zielvereinbarung eines Mitarbeiters erfolgt nach festgelegten
Kriterien. Dabei ist der Aufbau der Beurteilungsbogen in vielen Fällen identisch, damit die
Vergleichbarkeit mit anderen Mitarbeitenden möglich ist. Haben bestimmte Berufsgruppen
oder Abteilungen unterschiedliche Anforderungen an den Beruf und somit auch unter-
schiedliche Anforderungen an den Beurteilungsbogen, können beliebig viele und unter-
schiedliche Beurteilungsbogen definiert werden. Sie sind vollkommen frei gestaltbar. Es
stehen dafür freie Felder, Gewichtungen, Zielerreichungsdefinitionen und Skalierungen
zur Verfügung. Die Beurteilungsbogen werden anschliessend den einzelnen Mitar-
beitenden oder Mitarbeitergruppen zugewiesen.
Beurteilungsprozesse
Um unterschiedliche Beurteilungsprozesse mit der Software zu unterstützen, stehen ver-
schiedenste Möglichkeiten zur Verfügung. normalerweise ist der Prozess auf einer Jah-
res beurteilung aufgebaut. Selbstverständlich lassen sich auch abweichende Periodizitäten
für einzelne Mitarbeitende oder auch Berufsgruppen definieren.
BEURtEILUnG UnD ZIELVEREInBARUnG
B e u r t e i l u n g u n d Z i e lV e r e i n B A r u n g
Integrierte PDF-Technologie
Anstatt den Beurteilungsbogen auszudrucken, kann er auch als PDF-Formular erstellt
werden. Dieses kann dann vom Vorgesetzten, losgelöst von der ABACUS Software, aus-
gefüllt werden. Die Personalabteilung übernimmt anschliessend den Beurteilungsbogen
dank einer speziellen PDF-technologie automatisch in die HR-Software. Die Daten und
Informationen stehen so für alle Auswertungen und Vergleiche mit anderen Mitar-
beitenden zur Verfügung.
Beurteilung und Zielvereinbarung auswerten
Die im Personalstamm erfassten Beurteilungen und Ziele können mit einer Vielzahl von
Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien nach verschiedenen Aspekten ausge-
wertet werden. Das strukturierte, übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential
oder Lücken einzelner Mitarbeitenden sichtbar und sorgt für die notwendige transparenz.
Zudem können für das Mitarbeitergespräch leere Beurteilungs- oder Ziel verein barungs-
bogen gedruckt werden.
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B e u r t e i l u n g u n d Z i e lV e r e i n B A r u n g
h i g h l i g h t s
> Berechnete Felder
Für die automatische Weiterberechnung von Werten kann in einem Feld auch eine
Formel hinterlegt werden. Bei der Definition dieser Formel lassen sich bestehende Fel-
der, operatoren oder Funktionen verwenden. So können zum Beispiel Gewichtungs-
faktoren in Beurteilungen integriert oder der Zielerreichungsgrad errechnet werden.
> Vergleichbarkeit
Verschiedene Auswertungen erlauben es, Mitarbeitende, die anhand des gleichen
Beur tei lungs bogens beurteilt wurden, miteinander zu vergleichen. Wird in den Beur-
teilungs skalen mit Zahlen gearbeitet, können Durchschnittswerte errechnet und so
Abwei chungen einzelner Mitarbeitender analysiert werden.
> Freie Gestaltung der Programmmasken
Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von
Ab schnitten, Spalten oder Zeilen erfolgen. Die Reihenfolge der Felder lässt sich indivi-
duell bestimmen. Damit werden die benötigten Informationen für die Beurteilung und
Ziel vereinbarung der Mitarbeitenden bedürfnisgerecht in den Stammdaten und Aus-
wertungen festgelegt. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der
Vergangenheit an.
BEURtEILUnG UnD ZIELVEREInBARUnG
B e W e r B e r M A n A g e M e n t
”Das Bewerbermanagement der ABACUS
Human Resources Software überlässt nichts
dem Zufall und unterstützt mich als
Personalverantwortlichen in jeder Phase
optimal.“
35
B e W e r B e r M A n A g e M e n t
Das Hauptaugenmerk des Bewerbermanagements liegt auf der einfachen und
effizienten Verwaltung der Bewerber und stellenausschreibungen. Die einzelnen
Phasen einer Rekrutierung von der ausschreibung einer offenen stelle bis zur
definitiven einstellung eines Interessenten können abgebildet werden.
erfassung der Bewerber
Die Personalien eines Interessenten werden in den Stammdaten erfasst. Um Mehrfach-
erfassungen desselben Kandidaten zu vermeiden, vergleicht das System den namen und
den Vornamen der Interessenten mit dem Bewerber- und Personalstamm. Wird eine
Übereinstimmung gefunden, besteht die Möglichkeit, die Erfassung fortzusetzen oder
die bestehenden Daten zu bearbeiten. Jeder Bewerbung lässt sich ein frei definierbarer
Status (pendent, zurückgestellt, abgelehnt) zuweisen. Im Bewerberstamm und in der
Bewerberübersicht kann nach diesem Status selektiert werden.
Bewerbungen via Internet
Im Bewerberstamm sind flexible online-Schnittstellen enthalten. Werden beispielsweise
auf der Homepage Stelleninserate platziert, können eingehende Bewerbungen mit sämt-
lichen Informationen, Arbeitszeugnissen und Fotos automatisch in den Bewerberstamm
übernommen werden.
BEWERBERMAnAGEMEnt
B e W e r B e r M A n A g e M e n t
Bewerberübersicht
Die Übersicht über sämtliche Bewerbungen kann individuell angepasst werden.
Ge wünschte Informationen wie Bewerbungsstatus, Klassierung und offene Rückmel-
dungen können angezeigt und als Filter verwendet werden. Davon ausgehend können
Massenaktionen wie Eingangsbestätigungen ausgelöst werden. terminierte Aktionen
werden aufgelistet und dienen dem Sachbearbeiter zur effizienten Planung.
aktionen: schritt für schritt zum Ziel
Mit den so genannten ”Aktionen“ werden die einzelnen Schritte bei der Bearbeitung
einer Bewerbung abgebildet. Dies sind zum Beispiel die Eingangsbestätigung der Bewer-
bungs unterlagen oder die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Sobald der Sachbearbeiter
einen Vorgang fertig bearbeitet hat, markiert er diesen als ”erledigt”. Aktivi täten können
auch mit einem Status und einem Seriendokument verknüpft werden. Ist beispielsweise
die Aktivität ”Eingangsbestätigung“ erledigt, wird auf der Be werbung automatisch der
Status ”pendent“ gesetzt und das Seriendokument ”Eingangs bestätigung“ ausgedruckt.
Aktionen eignen sich besonders auch für Massenverarbeitungen. Durch immer mehr
Blindbewerbungen müssen viele Absagebriefe versendet werden. Die Aktionen ermög-
lichen es, die Bewerber gleichzeitig zu bearbeiten und Absagebriefe serienmässig zu
verschicken.
Bewerber qualifizieren
Bewerber, die in die engere Wahl kommen, sollen beurteilt werden können. Dazu lassen
sich Kriterien bestimmen und gewichten. Die Beurteilung kann dabei von mehreren
Personen eingesehen und wenn nötig ergänzt werden. Somit lässt sich der geeignete
Kandidat für die zu besetzende Stelle ermitteln.
37
B e W e r B e r M A n A g e M e n t
h i g h l i g h t s
> expresserfassung
Um den Aufwand für die Erfassung der Bewerber möglichst gering zu halten, müssen
für Interessenten, die nach einer ersten Selektion nicht für die ausgeschriebene offene
Stelle geeignet sind, nur einige wenige Mussfelder ausgefüllt werden. Die Maske der
Expresserfassung beschränkt sich aus diesem Grund auf die Angaben name, Vorname,
Adresse und Geschlecht. nach der Erfassung kann ein Barcode gedruckt werden,
damit die Bewerbungsunterlagen in der Masse eingescannt werden können.
> Bewerber-Inbox
Beurteilungen von Bewerber-Dossiers werden von Linienvorgesetzten in der Bewerber-
Inbox vorgenommen. Die Bewerbungsunterlagen können dort eingesehen und kom-
mentiert werden. Die Beurteilungsformulare sind frei definierbar, damit je nach Art der
Beurteilung die gewünschte Rückmeldung eingeholt werden kann.
> Dossierverwaltung
In den Dossiers werden die zum Bewerber gehörenden Dokumente wie der Lebens-
lauf, die Zeugnisse oder die Korrespondenz in elektronischer Form abgelegt. Diese
können jederzeit schnell und gezielt aufgerufen und dargestellt werden.
> Bewerber in Personalstamm übernehmen
Wird ein Bewerber angestellt, werden die Daten per Mausklick in den Personalstamm
der Lohnbuchhaltung übernommen. Dabei werden sämtliche Informationen des
Bewerbers auf den neuen Mitarbeiter übertragen. nach der Übernahme werden die
Daten des neuen Mitarbeiters, falls gewünscht, aus dem Bewerberstamm gelöscht.
BEWERBERMAnAGEMEnt
Die aBacus Human Resources software ist als modulares Gesamtsystem aufge-
baut und lässt sich damit entsprechend jeder unternehmensgrösse und anfor-
derung beliebig skalieren:
> Grundversion
> optionale Module:
- Mandanten
- Kostenstellen
- Schnittstellen
- Budget
- Bewerber
- Konto / Gegenstände
- Stellen
- Knowledge-Management, Beurteilungen
- organigramme
- AbaReport
Die detaillierten Beschreibungen dieser kostenpflichtigen optionen sind verfügbar auf:
www.abacus.ch/links/human-ressources
Die aBacus Lohnbuchhaltung integriert mit der Human Resources software
Dieses integrierte Gesamtsystem unterstützt effizient alle Prozesse im Bereich der Per-
sonal administration.
Die Lohnbuchhaltungssoftware bietet Funktionen wie:
> Personalstamm
> Lohnarten
> Lohnverarbeitung
> Gesetzliche Abrechnungen
> Kostenstellen
> Fibu-Verbuchungsmatrix
> Fremdwährungen
> Auswertungen / Dokumente und Formulare / Zugriffschutz
> Geschäftsbereiche
> Electronic Banking
Weiterführende Informationen zur Lohnbuchhaltung sind in der separaten Dokumentation
enthalten.
o p t i o n e n Z u r A B A c u s h u M A n r e s o u r c e s s o F t W A r e
Fremdprodukte / Individuallösungen Zeiterfassungssysteme
Debitoren-
buchhaltung
Kreditoren-
buchhaltung
Stammdaten
Anlagen-
buchhaltung
Produktionsplanung
und -steuerung
Leistungs- und
Projektabrechnung
E-Business
Archivierung
AbaScan
Informations-
management
Business Prozess Engine
Workflow
Lohnbuchhaltung
Human Resources
Finanzbuchhaltung
Kostenrechnung
AbaSmart iPad App
AbaImmo
Immobilienbewirtschaftung
Adobe Intranet / Internet E-Mail-Programme Microsoft Office
AbaNotify – MeldesystemAbaSearch – SuchmaschineAbaReport – Report Writer
AbaAudit – Datenbank-
Überwachungssystem
SmartJob – Automatisierung
von Abläufen
AbaConnect
Standardschnittstellen
Auftragsbearbeitung
Fakturierung
AbaBau
Technische Bauprogramme
Electronic
Banking
Service- und Vertrags-
management
CRM
oPtIonEn 39
i n t e g r i e r t e s o F t W A r e F Ü r A l l e A n s p r Ü c h e
ABACUS Research AG, Betriebswirtschaftliche Software
CH-9300 Wittenbach-St.Gallen, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Research SA, Business Software
CH-2501 Bienne/Biel, www.abacus.ch [email protected]
ABACUS Business Solutions GmbH
D-80336 München, www.abacus-solutions.de [email protected] Eck
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