Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management ReviewMeerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)
2 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Inleiding 3
1. Interne energieaudits 4 1.1 Algemene introductie 4 1.2 Interne energieaudits 5 1.2.1 Documentatie en audits 5 1.2.2 Waarom interne audits? 6 1.2.3 Interne auditor energie 6 1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits 6 1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit 7 1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit 8 1.2.7 Rapportage van de auditresultaten 9 1.2.8 Bewaken en opvolgen van openstaande tekortkomingen 10 1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review 11 2. Management Review 12 2.1 Algemene introductie 12 2.2 Commitment van de directie 13 2.3 Management review 13 2.3.1 Voorbereiding van de management review 13 2.3.2 Beoordeling van de input 13 Bijlage 1: Planning voor energieaudits 14
Bijlage 2: BasisCheck Energiezorg© 15
Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport 20
Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen 21
Inhoudsopgave
3 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Deze handreiking biedt praktische ondersteuning bij twee belangrijke onderdelen van energiemanagement: het opzetten van een interne audit en een management review. Vooral bedrijven die geen of weinig ervaring hebben met managementsystemen zullen hiermee op weg geholpen worden.
Beide onderdelen zijn een logisch vervolg op geplande en al genomen energiebesparende maatregelen. Het is een toetsing of de maatregelen effect hebben (gehad), of ze bijgesteld moeten worden en of er eventuele vervolgmaatregelen nodig zijn.In de regelkring van continue verbetering, geïllustreerd door de Cirkel van Deming (zie afbeelding hiernaast), vinden we interne audits in de fase ‘Check’ en management review in de fase ‘Act’.
Interne energieaudits
De interne audits worden genoemd in de Referentie Energiezorg© onder:4 Controle en corrigerende maatregelen 4.4 Energieaudits
4.4.1 Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie (kan onderdeel zijn van andere managementsystemen) om de werking van het systeem te controleren.
4.4.2 De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management.
Daarnaast komen de interne energieaudits ook aan bod in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 19, 20, 21 en 22.
Rapportage aan het management en evaluatie
Deze zijn terug te vinden in de Referentie Energiezorg© onder:5 Betrokkenheid directie 5.1 Evaluatie
5.1.1 Het energiemanagementsysteem of het energieaspect binnen een ander managementsysteem, wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit.
Verder worden de management review en evaluatie genoemd in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 23, 24, 25 en 26.
Inleiding
prestatie continueverbetering
tijd
borging
plan do
act check
4 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
1. Interne energieaudits
1.1 Algemene introductie
Het energiemanagementsysteem van een organisatie bestaat onder meer uit:• energiebeleid,• een energieaspectenregister,• een meetsysteem voor energiegebruik,• een onderhoudssysteem voor de
energiegebruikers,• en beheersmaatregelen
zoals taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies.
Dit energiemanagementsysteem is gedocumenteerd en geïmplementeerd in de organisatie.
Noodzaak voor energieauditDoordat de meeste organisaties aan verandering onderhevig zijn (wijzigingen in gebouwen, machines, mensen en werkwijzen) is het noodzakelijk om de vastgestelde werkwijze in het energiemanagementsysteem periodiek te onderwerpen aan een interne audit.
Doelstelling energieauditAls een organisatie energiemanagement heeft ingevoerd, is het belangrijk om te weten of de bedrijfsdoelstellingen op het gebied van energie en van energiemanagement (continue en structurele aandacht voor verbetering van de energie-efficiency) worden gehaald.Worden de (nieuwe) werkafspraken en instructies door het personeel nageleefd?Wordt energie werkelijk meegenomen bij belangrijke beslissingen?Zijn er knelpunten of verbetermogelijkheden aan te wijzen?Een interne energieaudit geeft antwoord op deze vragen.Tegelijkertijd geeft uw organisatie met het uitvoeren van een interne audit invulling aan de Check-fase uit de Cirkel van Deming.Hieronder ziet u een gedetailleerde illustratie van Deming’s regelkring Plan, Do, Check, Act.
Schematisch overzicht regelkring (cyclus) Plan, Do, Check, Act:
ACT
CHECK DO
PLAN
ENERGIE BELEID
Energie-beleidsverklaring
Energieaspecten
We elijke eisen
Doel- en taakstellingen
Programma
Corrigerendeen preventieve
maatregelen
Management review
Evaluatie
Controle en meting
Registraties
Monitoring
Energiezorgaudits
TBV
Opleiding en bewustwording
Communicatie
Documentenbeheer
Beheers-maatregelen
5 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Gevolgen energieauditHet resultaat van een interne audit kan zijn dat een werkwijze moet worden aangepast of dat het gedocumenteerde systeem moet worden aangepast (Act-fase).
Samenvatting introductie:
1. Plan Plan zoals je het wil doen: het documenteren van het systeem
2. Do Doen wat is gepland: implementeer de gedocumenteerde werkwijze
3. Check Controleer of aan de vastgestelde werkwijze wordt voldaan: toon de implementatie aan door middel van interne audits
4. Act Neem actie als niet wordt voldaan: corrigerende en preventieve maatregelen en de jaarlijkse management review van het energiemanagementsysteem
Meer informatie over documenteren vindt u in de Agentschap NL-publicatie ‘Energiemanagement Handreiking Documenteren’.
1.2 Interne energieaudits
1.2.1 Documentatie en audits
Een zorgvuldig gedocumenteerd en actueel energiemanagementsysteem geeft de auditor inzicht in wat de organisatie doet (of heeft afgesproken) op het gebied van energie-efficiency, taken en verantwoordelijkheden, werkwijzen et cetera. Hierdoor is het energiemanagementsysteem te toetsen en te meten.
Welke documenten?In het gedocumenteerde energiemanagement-systeem wordt vastgelegd welke onderdelen van energiemanagement aantoonbaar moeten zijn.De aantoonbaarheid is weer van belang om aan te tonen dat het managementsysteem werkt.In de Referentie Energiezorg© is exact terug te vinden welke zaken aantoonbaar moeten zijn.Het gebruik van de BasisCheck Energiezorg© is hierbij een praktisch hulpmiddel (zie § 1.2.6).
Voordelen van documentatie:• Het biedt hulp bij het consistent invoeren
van ‘best practices’ > dat zijn de diverse praktische oplossingen om de energie-effi-ciency van processen of apparatuur te verbeteren;
• Het borgt een eenduidige en uniforme werkwijze;
• Het beheerst voorkomende wijzigingen: de organisatie weet direct wat er gedaan moet worden als er iets verandert en overziet snel de consequenties;
• Het is richtinggevend bij het trainen en instrueren van (nieuwe) medewerkers;
• Het is een belangrijk communicatiemiddel: taken, bevoegdheden en verantwoordelijk-heden liggen vast en daar kunnen de medewerkers op aangesproken/ beoor-deeld worden.
6 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
1.2.2 Waarom interne audit?
Voordelen van een energieaudit:1. Het geeft inzicht in het nakomen van gemaakte
afspraken rondom energiemanagement. Met andere woorden: het geeft een organisatie inzicht in het functioneren van het energiemanagementsysteem.
2. Door het uitvoeren van een interne audit kan een organisatie (laten) vaststellen of zij voldoet aan de voor haar geldende wet- en regelgeving ten aanzien van energiemanagement. Met andere woorden: een interne audit toont ook aan of een organisatie ’in compliance’ is.
3. De resultaten van een interne audit dienen als input voor de management review. Het gaat namelijk vooral om wat je met de resultaten doet (zie § 2.3.1). Op die manier krijgt een organisatie de mogelijkheid om haar energiemanagementsysteem te verbeteren en verder te besparen op de kosten.
4. Als het energiemanagementsysteem is geïntegreerd in andere managementsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 of HACCP), kunnen de interne energieaudits gecombineerd worden met de reguliere audits van deze managementsystemen.
1.2.3 Interne auditor energie
TaakomschrijvingDe rol van de interne energieauditor is te omschrijven als een vertegenwoordiger van de directie, die in opdracht van de directie onderzoekt of de organisatie nog voldoet aan de eisen van energiemanagement.
Opleiding en kennisDe interne auditor moet beschikken over in ieder geval de basis auditvaardigheden. Daar bestaan specifieke trainingen voor.Om de auditvaardigheden op voldoende niveau te houden, geldt als vuistregel dat jaarlijks minimaal twee audits uitgevoerd moeten worden. Daarnaast moet de interne auditor beschikken over kennis van de Referentie Energiezorg©.
Objectiviteit en onafhankelijkheidZoals bij alle audits, moet de interne auditor objectief en onafhankelijk staan tegenover het proces dat wordt getoetst. Dat wil zeggen dat een auditor nooit zijn eigen werk mag toetsen.
Het aantal interne auditoren is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de complexiteit van het ingevoerde energiemanagement systeem.
1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits
Om interne energieaudits zorgvuldig én gericht uit te kunnen voeren, is het van belang dat de uitgangspunten helder zijn.Voordat de auditoren aan het werk gaan, moet de directie en/of het management van de organisatie stilstaan bij de volgende zaken:• Wat is het doel van de audit?• Wat is de basis van de audit?• Wat is de reikwijdte van de audit?
Doel van de energieauditEr zijn verschillende redenen waarom een energiemanagementsysteem wordt geaudit.Voorafgaand aan de audit moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat het doel is van de interne audit. Bijvoorbeeld:• Vaststellen of het energiemanagement systeem
voldoet aan de eisen van de eigen organisatie (het energiebeleid);
• Vaststellen of het energiemanagement systeem is geïmplementeerd;
• Vaststellen of het energiemanagement systeem voldoet aan de eisen van de Referentie Energiezorg©;
• Vaststellen of de organisatie voldoet aan relevante wetgeving;
• Verbeteren van het energiemanagement systeem.
7 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Basis van de energieauditOm een goede energieaudit uit te kunnen voeren, moet er binnen de organisatie worden vastgesteld welke auditcriteria worden gehanteerd. Deze criteria omvatten het toetsingskader waarbinnen de energieaudit wordt uitgevoerd; de criteria helpen derhalve bij de beoordeling of de getoetste onderdelen wel of niet in orde zijn.
Voorbeelden zijn de afspraken binnen het eigen energiemanagementsysteem van de organisatie, de Referentie Energiezorg©, het energie-aspectenregister en/of relevante wet- en regelgeving.
Reikwijdte van de energieauditBij het vaststellen van de reikwijdte (de scope) bepaalt de organisatie welk deel van het energiemanagementsysteem en welk deel van de organisatie worden geaudit. Bijvoorbeeld alleen de technische dienst voor een controle op werkinstructies, of een inkoopafdeling.
Tijdens de audit kunnen verschillende onderwerpen beoordeeld worden die te maken hebben met het energiemanagementsysteem. Het kunnen echter alleen onderwerpen zijn die zijn vastgelegd en gedocumenteerd in het betreffende energiemanagementsysteem.Denk bijvoorbeeld aan specifieke procedures op de werkvloer, de volledigheid van het energie-aspectenregister, onderhoud door de technische dienst, voortgang van verbeterprojecten, enzovoort.
Samenvatting uitgangspunten:1. Vóór aanvang van een interne energieaudit
moet de organisatie overeenstemming hebben bereikt over drie uitgangspunten:
• Doel • Auditcriteria(de basis) • Reikwijdte
2. Als energiemanagement is gekoppeld aan een bestaand managementsysteem, moet energiemanagement worden meegenomen in de reguliere audits. Ook dan moet de organisatie een besluit nemen ten aanzien van de vermelde uitgangspunten. Doel hiervan is te borgen dat de interne auditoren zich voorbereiden op alle energiemanagement-gerelateerde onderwerpen, en deze ook daadwerkelijk toetsen en rapporteren.
1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit
Coördinator interne energieauditsHet verdient aanbeveling om één medewerker de rol van coördinator interne energieaudits te geven. De coördinator is daarmee verantwoordelijk voor (en bewaakt dus) het gehele interne auditproces van de organisatie. Het auditproces ziet er schematisch als volgt uit:
Uitgangspunten helder?Dan plannen! Wanneer de uitgangspunten helder zijn, kunnen de interne energieaudits worden gepland.Dit gebeurt in samenspraak tussen de coördinator interne energieaudits en degene die verantwoordelijk is voor het energie management-systeem (bijv. een lid van het management, het hoofd Technische Dienst of de ISO- of HACCP-verantwoordelijke).
De planning voor interne energieaudits bestaat vooraleerst uit een driejarenplanning ter invoering van het energiemanagementsysteem. Daarna is een jaarplanning nodig waarin het gehele systeem aan bod komt tijdens interne audits.Voor onderdelen die kritisch zijn (met betrekking tot het energiegebruik en/of de kosten) is het raadzaam om deze meer dan één keer per jaar door te lichten.
In bijlage 1 staat een voorbeeld van een planning.
planning
analyse
rapportage
audit
aankondiging
voorbereiding
opvolging
corrigerendemaatregelen
8 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Tijdens de implementatiefase van energie-management (gedurende drie jaren) wordt de planning voor energieaudits op hoofdlijnen vastgelegd.
In de daaropvolgende jaarplanningen legt een organisatie op detailniveau vast:• welk proces er wordt geaudit,• welke locatie of afdeling,• wanneer,• door welke auditor,• en op welk onderwerp.
Andere overwegingen die komen kijken bij het opstellen van een jaarplanning, zijn:• Tekortkomingen en aandachtspunten uit vorige
interne energieaudits;• Beschikbaarheid van de auditoren en auditees
(de geïnterviewden);• Expertise van de auditoren (is er extra training/
opleiding nodig?).
VoorbereidingVoordat de interne audits uitgevoerd kunnen worden, moeten deze worden gepland en op tijd gecommuniceerd richting de medewerkers die geïnterviewd worden (de zogeheten auditees).Uiteraard dienen de auditoren de energieaudits zorgvuldig voor te bereiden, gebaseerd op de drie uitgangspunten doel, auditcriteria en reikwijdte.Deze bepalen immers welke documenten de auditor moet doornemen ter voorbereiding van de audit. Denk bijvoorbeeld aan het energieaspectenregister, doelstellingen uit het energiebeleid van de organisatie en het energie-efficiencyplan (EEP), bedrijfsprocedures en instructies waarin beheersmaatregelen zijn beschreven.
Aan de hand van deze voorbereiding kan de auditor een aandachtspuntenlijst opstellen die tijdens de audit als leidraad dient.
1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit
Na de planning en de voorbereiding kunnen de interne energieaudits worden uitgevoerd.De auditees kunnen zowel leden van het managementteam als medewerkers op de werkvloer zijn.
BasisCheck Energiezorg© als leidraadOm ervoor te zorgen dat bij het uitvoeren van interne audits alle onderdelen uit de Referentie Energiezorg© aan bod komen, is het raadzaam om de BasisCheck als leidraad te gebruiken.
Om de interviews in goede banen te leiden, is er een aantal ‘gouden’ regels opgesteld voor de auditoren:• Geef een heldere introductie: wie ben je, waarom
ben je er, wat ga je doen en hoe lang gaat het duren;
• Geef aan dat je het energiemanagement systeem komt toetsen en dat de audit géén persoonlijke beoordeling is;
• Probeer informatie te vergaren aan de hand van open vragen, waarmee je indirect antwoord krijgt op de vragen uit de BasisCheck. Als auditor moet je aan de hand van de antwoorden en criteria bepalen of er wordt voldaan aan het gevraagde;
• Luister actief: herhaal antwoorden om te controleren of je het goed begrepen hebt;
• Verifieer in documenten/registraties of hetgeen je gehoord hebt ook klopt;
• Los geen problemen op; je bent er om verbeterpunten te vinden. Oplossingen komen later.
In bijlage 2 is de tekst opgenomen van de BasisCheck Energiezorg©.
Er is sprake van een tekortkoming of een verbeterpunt wanneer de dagelijkse praktijk niet in overeenstemming is met de afspraken in het energiemanagementsysteem. Bijvoorbeeld als werkinstructies of procedures niet worden nageleefd. Of als de dagelijkse praktijk niet voldoet aan de beoordelingscriteria die de organisatie heeft vastgesteld.
9 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
1.2.7 Rapportage van de auditresultaten
Als de energieaudit is uitgevoerd, stellen de auditoren een auditrapport op.
Tips voor auditoren:• Wachtniettelangmethetmakenvande
rapportage na de energieaudit.• Formuleerobjectief.• Laatdeauditeesvantevoreneenconcept
van het verslag lezen.• Zorgdatderapportagevoldoendeconcrete
informatie bevat waarmee de organisatie zich later kan verbeteren.
• Verwerkgéénoplossingenvoordegeconstateerde tekortkomingen in de rapportage.
Het doel van een auditrapport is tweeledig:• Aantoonbaar maken dat de audit is uitgevoerd;• Informatie aandragen om eventuele corrigerende
dan wel preventieve maatregelen te nemen om de geconstateerde tekortkomingen en verbeterpunten aan te pakken.
De inhoud van een auditrapport moet altijd de volgende zaken bevatten:• Elk rapport moet een unieke aanduiding hebben
zodat het rapport gekoppeld kan worden aan de auditplanning. Dit kan bijvoorbeeld door het auditrapport van titel en datum te voorzien;
• Een overzicht van de auditor(en), de getoetste procedures en afdeling(en);
• In het rapport moeten de reikwijdte en het doel van de audit vermeld worden, inclusief de documenten waarop de audit gebaseerd is;
• In het rapport moet objectief bewijs worden opgenomen waaruit blijkt of het energie-management systeem voldoet aan de criteria, dan wel verbetering behoeft;
• Geconstateerde tekortkomingen.
Formulering tekortkomingenTekortkomingen moeten zo objectief mogelijk worden geformuleerd. Zo weet degene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de tekortkoming duidelijk wat het feitelijke probleem is en waar hij aan toe is.
Een goed geformuleerde tekortkoming bevat de volgende onderdelen:• Een probleemomschrijving – waarom is de
tekortkoming een probleem?• Met welke auditcriteria is het geconstateerde
in tegenspraak?• Objectief bewijs (concrete feiten) dat de
tekortkoming onderbouwt.
Een voorbeeld: “Oven 2 heeft geen onderhoud gehad conform de vastgestelde onderhoudsplanning (omschrijving probleem).In document X van datum Y (auditcriterium) staat vermeld dat jaarlijks onderhoud moet worden gepleegd.Conform de registratie Z dateert het laatste onderhoud van 2 jaar geleden (objectief bewijs).”
In bijlage 3 staat een voorbeeld van een energieauditrapportage.
Indeling tekortkomingenDe auditoren kunnen de geconstateerde tekortkomingen rangschikken aan de hand van de volgende twee gradaties:• Scope / Reikwijdte van de
verbeteringsmogelijkheden – om suggesties aan te geven welke verdere verbeteringen mogelijk zijn.
• Non conformity – toe te passen bij tekortkomingen waarbij een duidelijke afwijking van het gedocumenteerde energiemanagementsysteem is geconstateerd.
Opvolging tekortkomingenDe auditoren identificeren de tekortkomingen, maar de direct verantwoordelijken stellen de verbetervoorstellen op. Samen bepalen zij de concrete termijnen waarbinnen de corrigerende maatregelen genomen dienen te worden.Het geplande verbeterproces wordt vervolgens door de betreffende auditor gemonitord.
10 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
1.2.8 Bewaken en opvolgen van de openstaande tekortkomingen
Om de geconstateerde tekortkomingen uit de interne energieaudit te bewaken en op te volgen, kan het volgende overzicht worden gebruikt:
VerantwoordelijkhedenSamenvattend kunnen we stellen dat de auditor verantwoordelijk is voor het opstellen en rapporteren van eventuele tekortkomingen.De auditee (of de verantwoordelijke manager van de afdeling waar de tekortkoming is geconstateerd) is verantwoordelijk voor het oplossen van de tekortkoming.
Overzicht tekortkomingenOm te voorkomen dat openstaande tekortkomingen niet worden opgelost, is het aan te aanbevelen dat de coördinator interne energieaudits een overzicht heeft van openstaande tekortkomingen.
In zo’n overzicht is minimaal de volgende informatie opgenomen:• De tekortkoming inclusief gradatie ‘reikwijdte
van de verbeterings-mogelijkheden’ of ‘non conformity’;
• De plaats waar de tekortkoming is geconstateerd;• De naam van de verantwoordelijke manager;• De naam van de auditor;• De voorgestelde termijn waarbinnen de
corrigerende maatregel is genomen.
Taak auditcoördinatorDe auditcoördinator heeft als taak de auditoren aan te sturen als het gaat om de opvolging van alle geconstateerde ‘non conformities’. Hiermee wordt bedoeld dat de auditor die de tekortkoming heeft geconstateerd tevens bepaalt of, en in hoeverre, een adequate corrigerende maatregel is genomen om de geconstateerde tekortkoming op te lossen.
identi�ceert afwijking
AUDITOR AUDITEE /VERANTWOORDELIJKE
schrij� afwijkingsrapport
• verifieert genomen corrigerende
maatregel(en) en doeltreffendheid
• sluit het afwijkingsrapport
onderlinge afstemmingover datum
schrij� afwijkingsrapport
• onderzoekt oorzaak en registreert
resultaat
• besluit welke maatregel(en)
genomen moet(en) worden om
oorzaak weg te nemen
• voert maatregelen uit
• verifieert
11 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review
Het is de bedoeling dat de interne energieaudits elk jaar worden geëvalueerd als onderdeel van de management review.
Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende informatie die specifiek wordt besproken en beoordeeld:• Zijn de interne audits volgens planning
uitgevoerd?• Zijn alle geconstateerde tekortkomingen opgelost
volgens planning?• In hoeverre is er sprake van dat de basale
oorzaken van de tekortkomingen min of meer gelijk zijn? Ofwel: is er sprake van een trend?
12 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
2.1 Algemene introductie
Het streven naar continue verbetering van de energieprestaties van een organisatie, is opgenomen in de energiebeleidsverklaring die is ondertekend door de directie.Energiebeleid is als het ware ‘de motor’ die de regelkring van continue verbetering, ofwel de Cirkel van Deming (zie de afbeelding hieronder), aan het rollen houdt.
Een energiemanagementsysteem helpt een organisatie om de energieprestaties te beheersen (te borgen) en te verbeteren. In de inleiding lazen we al, dat interne energieaudits in de Check-fase gesitueerd zijn.De management review en evaluatie vinden we in de Act-fase.
2. Management review
ACT
CHECK DO
PLAN
ENERGIE BELEID
Energie-beleidsverklaring
Energieaspecten
We elijke eisen
Doel- en taakstellingen
Programma
Corrigerendeen preventieve
maatregelen
Management review
Evaluatie
Controle en meting
Registraties
Monitoring
Energiezorgaudits
TBV
Opleiding en bewustwording
Communicatie
Documentenbeheer
Beheers-maatregelen
De cyclus binnen de Cirkel van Deming staat ook wel bekend als: Plan, Do, Check, Act.Kenmerkend is de continue evaluatie van de doelstellingen in alle fasen van de cyclus. Hierin ligt ook de flexibiliteit van het systeem besloten.
13 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
2.2 Commitment van de directie
Het is van essentieel belang dat de directie zich commiteert aan het energiemanagement systeem, als voorwaarde om te komen tot een goede implementatie van het zorgsysteem.Om nu te borgen dat de organisatie continu verbetert op het gebied van energiemanagement én dat hiervoor voldoende (financiële) middelen beschikbaar zijn, mag de organisatie van de directie verwachten dat zij minimaal één keer per jaar het volledige energiemanagement systeem evalueert in de vorm van de management review.
2.3 Management review
Monitoring ≠ management reviewHet is een misvatting om te denken dat het monitoren van het energiegebruik van een organisatie hetzelfde is als het uitvoeren van een directiebeoordeling. Immers, tijdens de management review dient het gehele energiemanagementsysteem te worden beoordeeld; monitoring van het gebruik is slechts één van de onderdelen.
Doelstelling management reviewHet doel van de directiebeoordeling kan als volgt worden verwoord:Beoordelen of het energiemanagementsysteem is geïmplementeerd (zoals gepland in het energiebeleid van de organisatie) en of het energiemanagementsysteem concreet bijdraagt aan het verbeteren van de energieprestaties van de organisatie.
2.3.1 Voorbereiding van de management review
Over het algemeen verzamelt de verantwoordelijke voor het energie management systeem alle informatie die nodig is voor de directiebeoordeling.Vervolgens analyseert hij/zij de verzamelde informatie en rapporteert deze aan de directie. De analyse fungeert aldus als ‘ input’ voor de directiebeoordeling.
Kritische onderwerpenIn de management review moeten minimaal de volgende onderwerpen aantoonbaar (dus vastgelegd) worden besproken en beoordeeld door de directie:• De energieprestatie van het bedrijf (eventueel in
vergelijking tot meerdere jaren op basis van specifiek energiegebruik);
• Naleving van wet- en regelgeving;• Naleving van het eigen energiebeleid;• Voortgang van de doelstellingen;• Resultaten van interne audits;• Uitzonderlijke situaties met betrekking tot
energiegebruik (calamiteiten, veranderingen, uitbreiding en dergelijke).
2.3.2 Beoordeling van de input
Op basis van de analyse kan de directie zich een beeld vormen van de effectiviteit (de doeltreffend-heid) en de efficiëntie (het verkrijgen van het grootst mogelijk resultaat met de minste inspanning) van het energie management systeem.
Zoals vermeld in de vorige paragraaf, moet de beoordeling van deze analyse door de directie worden vastgelegd inclusief een overzicht van eventuele verbeteracties.Deze werkwijze borgt tegelijkertijd dat vermelde verbeteracties daadwerkelijk zijn geïdentificeerd en dus kunnen worden opgevolgd.
Aan de hand van de management review worden de doelstellingen voor de energieprestatie en het energiemanagementsysteem voor het opvolgende jaar vastgesteld. Op die manier is de cirkel weer rond!
prestatie continueverbetering
tijd
borging
plan do
act check
14 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Bijlage 1: Planning voor energieaudits
Afdelingen: Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Directie x x x
Productie x x x x x x
Kantoor x x x
Personeelszaken x x x
Inkoop x x x
Technische dienst x x x x x x
Energieverantwoordelijke x x x
Toelichting: In onderstaand overzicht worden voorbeelden gegeven van onderwerpen die bij de diverse audits aan bod kunnen komen
Afdeling: Onderwerpen:Directie Energiebeleid, externe communicatie, investeringen, directiebeoordeling,
behalen van doel- en taakstellingen
Productie Beheersing van werkzaamheden (bijv. productieplanning, ingebruikname van
machines, werkzaamheden door derden),
interne communicatie over de energieprestaties,
monitoring en meting van energieprestaties
(bijv. bewakingsverslagen), doel- en taakstellingen
Kantoor Interne communicatie over de energieprestaties
Personeelszaken Opleidingsproces van medewerkers (inclusief vaststellen van benodigde
trainingen en/of opleidingen, en het volgen van trainingen)
Inkoop Inkoop van machines en diensten
Technische dienst Uitvoeren van correctief en preventief onderhoud
Energieverantwoordelijke Documentbeheer, monitoring en meting van energieprestaties, nemen van
corrigerende maatregelen
15 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Bijlage 2: BasisCheck Energiezorg©
Bedrijf:Datum:
Ingevuld door:Gezien management:
BasisCheck Energiezorg©
(versie van 07-06-2005)
rev. november 2011
“2j” verplicht binnen 2 jaar (19
vragen),
“3j” verplicht binnen 3 jaar (7),
overige facultatief (14)
Resultaat: Dit is een blanco BasisCheckEnergieaspect=alleswatleidttot
energie gebruik.
Alles wat het energiegebruik van de
bedrijfsactiviteiten voor- of nadelig
kan beïnvloeden, is een
energieaspect.
Denk aan techniek (bijv. installaties
en inregeling), organisatie (bijv.
werkprocessen en onderhoud) en
gedrag (bijv. navolging van
werkinstructies).
A Basis informatie Opmerkingen:
1. Zijndeenergiegebruikenbekenden
beschikbaar (bijvoorbeeld in het
EEP of uit uw monitoring
informatie)?
c Ja 2j
2. Heeft de organisatie op basis van
de energiegebruiken de belangrijke
energieaspecten bepaald (zie
bovenstaande definitie) en heeft
men dit bij de tijd gehouden?
c Ja 2j
16 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
B Implementatie en uitvoering
B.1 Structuur en verantwoordelijkheid Opmerkingen:
3. Zijntaken,bevoegdhedenen
verantwoordelijkheden(T.B.V.)
vastgesteld voor medewerkers
betrokken bij energiemanagement
(bijv. energieaspecten,
energiegebruik, doelstellingen,
corrigerende maatregelen, enz.) ?
c Ja 2j
4. Wordenafdoendefinanciële
middelen ter beschikking gesteld
voor het beheersen en verbeteren
van de energieprestatie (gebruik &
efficiency)?
c Ja 2j
B.2 Beheersing van de werkzaamheden Opmerkingen:
5. Is afgesproken hoe het
energiegebruik van de
bedrijfsactiviteiten wordt beheerst?
c Ja 2j
6. Geldt bij de uitvoering van de
werkzaamheden dat:
c Het energiebeleid bekend is bij alle
relevante medewerkers en ernaar
wordt gehandeld?c Monitoringinformatie wordt
gebruikt om het energiegebruik van
processen te beheersen en te
verbeteren?c Bij de inkoop van goederen en
diensten wordt gekeken naar de
consequentie voor het
energiegebruik
(indien relevant krijgen
toeleveranciers, aannemers en
derden instructies m.b.t.
energiegebruik)?
7. Vandebelangrijkste
energiegebruikers
(energieaspecten) wordt het
gebruik regelmatig gemeten,
geregistreerd, geanalyseerd en
gerapporteerd. Analyse vindt plaats
in relatie tot productie processen
(monitoring).
c Ja 2j
17 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
8. De hiervoor genoemde monitoring
bevat:
c Energiegebruik per afdeling of per
proces.c Financiële-ofgebruikskentallen.c Streefgebruiken.c Energiegebruik van projecten
(verbouwingen, groot onderhoud,
etc.)c (Grafische) trendanalyse.
9. Relevante meters worden naar
behoren onderhouden en indien
nodig gekalibreerd.
c Ja
B.3 Opleiding en bewustwording Opmerkingen:
10. Is de noodzakelijke kennis en
informatieopgebiedvanefficiënt
energiegebruik bekend en zijn de
medewerkers die het
energiegebruik kunnen beïnvloeden
geïnstrueerd en/of opgeleid?
c Ja 3j
B.4 Communicatie Opmerkingen:
11. Wordtinternregelmatigoverde
energieprestatie en energie-
management gesproken op
uitvoerend- en management
niveau?
c Ja 3j
12. Is afgesproken hoe en aan wie de
energieprestaties bekend worden
gemaakt?
c Ja
13. Is het energiebeleid beschikbaar
voor externe belanghebbenden?
c Ja
C Energiebeleid, planning en verbetering
C.1 Energiebeleidsverklaring Opmerkingen:
14. Is de energiebeleidsverklaring
vastgesteld door het hoogste
leidinggevende (operationele)
niveau?
c Ja 2j
15. Is in de beleidsverklaring
opgenomen dat de organisatie:
c Voldoetaanrelevantewetten,
regels, andere onderschreven
afspraken?
2j
c Streeft naar continue verbetering
van de energieprestatie en
preventie van energiegebruik?
2j
18 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
C.2 Doel- & taakstellingen en energiemanagementprogramma Opmerkingen:
16. Is er een plan van aanpak om de
energieprestatie te verbeteren, in
overeenstemming met het beleid?
c Ja 2j
17. Bij het opstellen en beoordelen van
de doelstellingen worden de
volgende zaken in acht genomen:
c Dewettelijkeenandereeisen. 2j
c De belangrijke energieaspecten. 2jc De beste, beschikbare technieken
(volgens bijv. de maatregelenlijsten
van Agentschap NL).
2j
c De verbetering van de indirecte
energie-effecten, zoals die
veroorzaakt worden door bijv.
materiaalkeuze, transporteurs en/of
toeleveranciers.
2j
c Het tijdpad waarbinnen ze
gerealiseerd moet worden.
2j
D Documenteren
D.1 Documentatie (vastlegging) zorgsysteem Opmerkingen:
18. Is vastgelegd (schriftelijk of
elektronisch) hoe energie-
management werkt, en wordt er
een relatie gelegd naar relevante
instructies en procedures?
c Ja 2j
E Audits, maatregelen en evaluatie
E.1 Energieaudits Opmerkingen:
19. Wordt,minimaaléénkeerperjaar
een interne audit van het
energiemanagementsysteem
uitgevoerd en wordt over de
werking gerapporteerd aan het
management?
c Ja 3j
20. In de energieaudits wordt bepaald
of medewerkers de werkwijzen
(vastgesteld ten aanzien van
energiegebruik) volgen en
afspraken nakomen.
c Ja 3j
21. In de energieaudits wordt bepaald
of de activiteiten op het gebied van
beheersing van energiegebruik
voldoen aan het energie programma
van de organisatie.
c Ja 3j
19 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
E.2 Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen Opmerkingen:
22. Wordtbijafwijkingendeoorzaak
onderzocht, en worden er
correctieve en/of preventieve
maatregelen genomen om
herhaling te voorkomen?
c Ja 2j
E.3 Evaluatie Opmerkingen:
23. Wordtdeevaluatievanhet
energiemanagementsysteem
minimaaléénkeerperjaardoorhet
management uitgevoerd?
c Ja 2j
24. Als voorbereiding van de evaluatie
wordt minimaal de volgende
informatie verzameld:
c De nieuwe energieaspecten die zijn
vastgesteld.
c De energieprestatie aan de hand
van monitoring informatie.
2j
c Een toetsing van meet-registraties
aan branche/ proceskengetallen en/
of -ratio (indien relevant).
3j
c De evaluatie van de naleving van
wettelijkeenandereafspraken
(MJA) m.b.t. energie.
2j
25. Tijdens de evaluatie wordt de
doeltreffendheid van het systeem
om het beleid en de doelstellingen
te realiseren beoordeeld.
c Ja 3j
26. Tijdens de evaluatie wordt
besproken of het beleid en de
doelstellingen moeten worden
bijgesteld als gevolg van
veranderde omstandigheden en de
verplichting tot continue
verbetering van de prestatie.
c Ja
Resultaat: Dit is een blanco BasisCheck
20 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport
Samenvattend Energieauditrapport nr. Datum:
SCOPE (reikwijdte)
Geauditeerde activiteit/afdeling:
Relevante procedures:
Auditteam:
Afdelingsvertegenwoordigers:
Samenvattingvandebevindingen/conclusies:
21 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review
Audit/Beoordeling van: Audit referentienummer:
Beoordeelde act./afd.: Relevante specificatie/procedure Rapportnr.:
Datum:
Aard van de tekortkoming
Auditteam
1 2 3 4
Vertegenwoordiger
organisatie/afdeling
Naam:
Functie:
Handtekening
Directe maatregel
Maatregel om herhaling te voorkomen
Overeengekomen
tijdslimiet
Verantwoordelijke
Naam:
Functie:
Handtekening
Datum:
Handtekening Hoofd Auditor
Datum:
Opvolgdetails en opmerkingen van de auditor
Handtekening Auditor: Datum:
Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen
Dit is een publicatie van:
Agentschap NLNL Energie en KlimaatCroeselaan 15Postbus 8242 | 3503 re Utrechtt 088 602 70 00www.agentschapnl.nl/mja
© Agentschap NL | november 2011Publicatie-nr. 2MJAP1167
Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten.
Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en wet- en regelgeving.
De divisie NL Energie en Klimaat versterkt de samenleving door te werken aan de energie- en klimaatoplossingen van de toekomst.
Over het MJA-programmaDe meerjarenafspraken energie-efficiency (MJA’s) zijn overeen komsten tussen de ministeries van EL&I, IenM, Financiën, IPO, bedrijven en instellingen over het effectiever en efficiënter inzetten van energie.
Informatiepunt NL Energie en Klimaat(tussen 9:00 - 12:00 uur en 14:00 - 16:00 uur) Telefoon: (088) 602 9200E-mail: [email protected]: www.agentschapnl.nl/mja
Top Related