HAND OUT
Nama Mata Kuliah
Kode Mata Kuliah
Bobot SKS
Jurusan/ Fakultas
Pengampu
Tujuan Instruksional Umum
: Komunikasi Bisnis
: SPK 323
: 3 SKS
: Ilmu Komunikasi/Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik
: S. Bekti Istiyanto, S.Sos
: Mahasiswa akan mampu
menggunakan konsep
komunikasi di dalam dunia
bisnis
PERTEMUAN 1 dan 2
Topik Kuliah Kontrak Pembelajaran
Pengantar Komunikasi
Bisnis
Materi Kuliah Aturan Main Perkuliahan
Dasar-dasar komunikasi
Bisnis
Tujuan Instruksional Khusus 1. Dapat menjelaskan
keterkaitan dunia bisnis
dengan Ilmu Komunikasi
2. Dapat menjelaskan dasar-
dasar komunikasi bisnis
yang ada
PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS
Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan faktor yang
sangat penting. Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan
bawahan, pelanggan atau customer atau pihak manapun yang
berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas
pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal
mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.
Pengertian sederhana dari komunikasi bisnis adalah
komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal dan
nonverbal (Djoko Purwanto :1997).
Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus
menguasai komunikasi secara efektif terutama memiliki
kemampuan untuk menyampaikan dan menerima suatu pesan.
Mereka harus tahu bagimana menempatkan kata yang membentuk
suatu arti, bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih
menarik dan menggairahkan, bagaimana mengajak komunikan
(lawan proses komunikasi/bicara) untuk ikut serta secara
aktif, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan
suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu
menghidupkan pembicaraan yang hangat, apakah pesan yang
disampaikan secara oral atau written. Disinilah kemampuan
berkomunikasi baik secara verbal dan nonverbal patut
diketahui.
Komunikasi Verbal
Verbal communication merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui
tulisan atau lisan (Djoko Purwanto;1997). Seperti contoh
berbicara dengan orang lain, menelepon kawan, presentasi
makalah, membacakan puisi, membaca surat kabar, mendengarkan
radio dan menonton televisi. Komunikasi verbal walaupun
lebih kecil presentase keberhasilannya -bahkan menurut Ross
hanya 35 %- dibanding komunikasi nonverbal, tetaplah
dibutuhkan karena ada beberapa situasi yang tidak bisa
disampaikan komunikasi kita secara nonverbal. Melalui
komunikasi ini diharapkan orang akan memahami apa yang
disampaikan komunikator secara apa adanya. Komunikan
diharapkan membaca atau mendengar apa yang dikatakan.
Seorang pelaku bisnis dituntut bisa menggunakan
penyampaian pesan dengan menggunakan tulisan dan ucapan dan
kemampuan menerima pesan dengan menggunakan pendengaran dan
bacaan :
a. Berbicara dan Menulis
Orang lebih menyukai mengirimkan pesan dengan berbicara
daripada menulis dengan alasan kepraktisan. Padahal ada
pesan-pesan yang harus disampaikan dengan menggunakan
tulisan karena alasan tingkat penting dan kekomplekskan
pesan itu sendiri. Seperti press release, yang harus
diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan
pengetikan pesan. Penggunaan formula dasar penyampaian
pesan juga tidak boleh diabaikan karena bisa fatal
pengaruhnya bila terdapat salah penafsiran/pengutipan.
Tulis menulis itu bukanlah semata-mata pekerjaan
biasa tapi suatu kombinasi pekerjaan otak yang didukung
dengan kemampuan untuk memadukan ide, pengetahuan dan
kemampuan bahasa yang baik, berwawasan luas dan penuh
kreatifitas mengolah suatu berita, press release,
artikel atau feature secara “padat dan singkat, tetapi
menarik” bagi pembacanya atau tagret audience-nya
(Rosady Ruslan;1998).
Bagaimana seorang pelaku bisnis menulis secara jelas,
informatif, sistematis dan sederhana yang menarik
tersebut harus membutuhkan dukungan fakta yang aktual dan
faktual, data, informasi serta bacaan/kepustakaan atau
referensi yang lengkap, hasil riset, diskusi, seminar,
presentasi, dsb. Dari sini pelaku bisnis membutuhkan
kemampuan menerima informasi.
b. Mendengarkan dan Membaca
Disini diperlukan seorang pelaku bisnis yang bisa
menggunakan keterampilan mendengar yang baik. Ada
kecenderungan orang lebih menyukai menerima daripada
menyampaikan informasi. Sayangnya kebanyakan pelaku
bisnis tidak bisa menggunakan kemampuan mendengar secara
optimal.
Kemudian kemampuan membaca, disini diperlukan secara
khusus cepat membaca, tepat menafsirkan dan benar dalam
memberikan respon.
Komunikasi Nonverbal
Seperti telah dijelaskan di atas bahwa dalam komunikasi
bisnis sangat pula diperlukan komunikasi nonverbal. Bentuk
komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang memiliki
sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.
Apalagi perbedaan daerah, pendidikan, ruang lingkup sosial
akan mempunyai latar belakang yang berbeda, bisa menyebabkan
penafsiran atas sesuatu yang tidak sama pula sehingga
pemahaman akan komunikasi nonverbal tetaplah merupakan suatu
kondisi yang harus dipelajari, apalagi dalam dunia bisnis.
Pentingnya komunikasi nonverbal antara lain :
1. Penyampaian pesan yang didasarkan akan perasaan dan
emosi akan sangat kelihatan alami
2. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal seseorang dapat
mendeteksi atau menegaskan kejujuran pembicara
3. Bersifat efisien
Sementara tujuan komunikasi nonverbal adalah :
1. memberi informasi
2. mengatur alur percakapan
3. ekspresi emosi
4. memberi sifat, melengkapi pesan-pesan verbal
5. mempengaruhi orang lain
6. mempermudah tugas-tugas khusus
Dalam pelaksanaan berkomunikasi baik verbal dan
nonverbal seringkali tidak semua pesan dapat diterima dan
dimengerti dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya
faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima
pesan. Faktor yang harus diketahui adalah :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan dikarenakan munculnya
keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan
situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima.
Juga adanya pertenatangan emosi, atau kesulitan dalam
mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan.
3. Masalah dalam menerima pesan dapat terdeteksi seperti
persaingan antara penglihatan dengan pendengaran/suara,
suasana yang tidak nyaman, lampu yang mengganggu,
konsentrasi yang tidak terpusat.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan dipengaruhi oleh
perbedaan latar belakang, penafsiran kata dan perbedaan
reaksi emosional.
PERTEMUAN 3, 4 dan 5
Topik Kuliah Komunikasi antar persona
dalam dunia bisnis
Materi Kuliah Komunikasi antar persona
Konsep diri
Mengenal konflik
Tujuan Instruksional Khusus 1. Dapat menjelaskan
pemahaman komunikasi antar
persona dalam lingkup
dunia bisnis
2. Dapat menjelaskan dasar-
dasar hubungan yang
positif dengan mengethaui
konsep diri dan konflik
Seperti yang sudah disamapaikan dalam perkuliahan
Komunikasi Antar persona sebelumnya bahwa KAP adalah
komunikasi yang terjadi terutama diantara dua atau beberapa
orang yang bersifat alamiah dan dapat menghasilkan suatu
hubungan produktif secara terus menerus. Bila komunikasi
intrapersona mengacu pada pesan-pesan yang dikirim oleh
orang secara intern (pemikiran), yang seringkali berhubungan
dengan diri mereka sendiri (evaluasi diri).
Keberhasilan prestasi kerja menurut Curtis, Winsor dan
Stephens juga dipengaruhi keahlian komunikasi antarpersona
dan keahlian hubungan manusia diikuti oleh keahlian
komunikasi lisan. Tentu saja ini bisa dimengerti bila kita
mengetahui komunikasi antar persona secara efektif.
Konsep Diri
Salah satu komponen utama dalam studi komunikasi
antarpersona adalah konsep diri atau kepastian diri yang
positif. Myers dan Myers (1988) menyatakan bahwa penghargaan
adalah suatu perasaan yang dapat kita peroleh pada saat
tindakan kita sesuai dengan kesan pribadi kita dan pada saat
kesan khusus mengira-ngira suatu versi yang diidealkan
mengenai bagaimana kita mengaharapkan diri kita sendiri.
Sedang Goss dan O’Hair (1988) menunjukkan bahwa suatu konsep
diri mengacu pada bagaimana kita menilai diri kita sendiri,
seberapa besar kita berpikir bahwa diri kita berharga
sebagai seseorang. Jadi penghargaan diri lebih merupakan
suatu persepsi evaluasi publik daripada konsep diri. Konsep
diri merupakan evaluasi yang lebih pribadi. Dan pesan-pesan
intern mengenai diri kita (konsep diri dan penghargaan diri)
dalam kadar yang besar, mengarahkan kita merasakan diri kita
dalam berhubungan dengan orang lain. Atau semakin bagus kita
mengenal konsep diri kita akan semakin bagus pula hubungan
sosial kita dengan orang lain.
(Ada beberapa teori yang perlu kita ingat untuk materi ini
yaitu Johary Window, Interaksi Simbolik dan Analisa
Transaksional).
Konsep diri merupakan faktor yang penting dalam
komunikasi antarpersona. Konsep diri yang positif akan
mendukung keberhasilan komunikasi dengan orang lain. Untuk
itu ada beberapa kriteria konsep diri yang positif yaitu :
1. Memiliki keyakinan akan kemampuan mengatasi berbagai
masalah, bahkan ketika mengalami kegagalan.
2. Merasa sama dan setara dengan orang lain.
3. Menerima pujian tanpa rasa malu atau berpura-pura rendah
hati dan menerima penghargaan tanpa rasa bersalah.
4. Memiliki kemampuan untuk memperbaiki diri.
5. Menyadari bahwa setiap orang memiliki persaan, keinginan
dan perilaku yang tidak seluruhnya disetujui masyarakat.
Sedangkan konsep diri yang negatif ditandai dengan :
1. Tidak tahan menerima kritik, mudah marah, menganggap
koreksi orang lain tentang dirinya sebagai usaha untuk
menjatuhkan harga dirinya.
2. Di satu segi sangat responsif terhadap pujian namun di
satu segi sangat kritis terhadap orang lain, tidak
sanggup menerima kelebihan orang lain.
3. Enggan untuk bersaing atau berkompetisi dengan orang
lain.
4. Cenderung merasa tidak disenangi, tidak diterima, dan
tidak diperhatikan orang lain (Budyatna dan Nina
M;1994).
Faktor-faktor yang mempengaruhi konsep diri yaitu :
1. Orang lain
2. Kelompok acuan (reference group)
Konflik
Dalam dunia bisnis terjadinya konflik merupakan suatu
keseharian. Artinya tidak ada kondisi yang bisa menjamin
seseorang pelaku bisnis terbebas dari konflik. Karena
konflik sendiri muncul dalam berbagai bentuk dan dengan
aneka penyebab. Bagaimanapun konflik adalah bagian dari
proses komunikasi antarpersona.
Konflik adalah suatu kondisi yang bisa terjadi kapanpun
dan dimanapun untuk itu, tidak perlu buat para pelaku bisnis
untuk menghindari atau menjauhinya. Karenanya walaupun
konflik bisa menjadi kondisi yang menguntungkan, pemahaman
akan konflik tetap kita butuhkan sehingga ketika muncul
konflik yang bersifat merusak dan mengganggu bisa
mengatasinya. Menurut Miller dan Steinberg ada tiga asumsi
menegani konflik yaitu :
1. Konflik tidak dapat dielakkan, sifat alamiah dan
tergantung dari hubungan yang terjadi.
2. Konflik tidak mesti selalu buruk, justru ada konflik
yang bermanfaat dalam suatu hubungan.
3. Konflik muncul karena berbagai penyebab dan dalam
berbagai bentuk, karenanya setiap konflik harus
ditangani secara berbeda-beda.
Dampak yang paling serius dari terjadinya konflik adalah
dapat melemahkan konsep diri seseorang. Jika seseorang
secara teurs menrus tidak mampu mengatasi konflik yang
m,enimpanya, persepsinya tentang kemampuan dirinya
mengontrol lingkungan menjadi negatif. Jika konflik ini
makin tidak dapat ditangani, ia akan mulai menyerang konsep
diri orang lain atau menyalahkan orang lain. Ini jelas akan
berefek panjang pada suatu hubungan antarpersona.
Meskipun begitu konflik tetap mempunyai keuntungan
seperti ditulis Allan Filley dalam Interpersonal Conflict
Resolution memiliki empat nilai yaitu :
1. Dapat mengurangi kesempatan munculnya konflik yang lebih
besar.
2. Dapat menggiring kita untuk mencari cara baru, informasi
baru, dan cara pandang baru dalam menghadapi konflik.
3. Minimal secara kelompok akan meningkatkan kepaduan
kelompok.
4. Konflik akan memberikan kesempatan bagi pelakunya untuk
mengukur kemampuan atau kekuatannya.
Bahkan menurut Braiker dan Kelly (1979) konflik merupakan
bagian dari tumbuhnya suatu hubungan bila :
1. Konflik bisa mengilhami pelakunya untuk mengubah cara
berpikir mereka ke arah yang inovatif dan menguntungkan.
2. Menambah komitmen dari masing-masing pihak pelaku
konflik atau merasa lebih terikat.
3. Setelah konflik terselesaikan, masing-masing pihak akan
menjadi lebih akrab.
4. Dari adanya konflik yang terjadi, para pelaku yang
berhubungan berusaha untuk mengembangkan suatu aturan
main utnuk dapat menyelesaikan konflik yang terjadi di
masa mendatang.
5. Sebagai sumbangan dalam hubungan antarpersona bahwa
hubungan yang terjadi merupakan suatu hal yang unik,
karenanya penyelesaian konflik dalam suatu hubungan
sudah pasti berbeda dengan pasangan individu lainnya.
Bagaimana penyelesaian konflik dalam lingkup dunia
bisnis yang perlu dilakukan? Dalam dunia manajemen dikenal
istilah win-win solution yaitu penciptaan situasi yang
saling menguntungkan antara para pelaku konflik sehingga
dampak negatif yang muncul bisa diredam. De Vito (1989)
menggambarkan model humanistis dari suatu komunikasi
antarpersona yang efektif yang dapat diberlakukan untuk
memanajemeni konflik yang ada yaitu :
1. keterbukaan
2. empati
3. sikap mendukung
4. sikap positif
5. kesamaan
PERTEMUAN 6 dan 7
Topik Kuliah Komunikasi dalam
organisasi bisnis
Materi Kuliah Hubungan komunikasi dalam
suatu organisasi bisnis
Pola komunikasi yang ada
di Organisasi bisnis
Cara mengelola komunikasi
Meningkatkan ketrampilan
komunikasi
Tujuan Instruksional Khusus 3. Dapat menjelaskan
pentingnya komunikasi
dalam organisasi bisnis
Komunikasi dalam organisasi bisnis
Menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi
yaitu :
1. Ukuran organisasi (size)
2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)
3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and
duration)
4. Kondisi sumber daya (input of resources)
5. Komunikasi (communication)
6. Target hasil (output of organization)
komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya
dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama,
komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan
organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua,
berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan
organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota
organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja)
organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif
menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku
organisasi.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis
merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan
organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin
dalam efektifitas dan efisiennya merupakan alat perekat
organisasi, yang juga mempegaruhi nama baik (goodwill)
organisasi yang bersangkutan.
Melalui proses komunikasi anggota organiaasi dapat
saling bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa
atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Dalam organisasi
komunikasi mempunyai dua fungsi penting yaitu :
1. Dengan komunikasi memungkinkan pertukaran informasi
2. Dengan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok
anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya
Berbagai bentuk pertukaran informasi dapat dilaksanakan
seperti :
Menetapkan tujuan
Membuat dan mekasanakan keputusan
Mengukur hasil
Merekrut dan mengembangkan staf
Berurusan dengan konsumen
Melakukan negoisasi dengan pemasok dan pemberi pijaman
Memproduksi produk
Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Pola Komunikasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi
dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan
yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang
lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala
kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan
untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka
penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang
cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi
yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan.
Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran
komunikasi formal dan nonformal.
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak
berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing
sesuai batas dan tanggung jawab dan wewnangnya. Dalam
kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan
kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya,
pola transformasinya dapat berbentuk downward communication,
upward communication, horizontal communication dan diagonal
communication.
Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi
dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan
tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu
organisasi. Menurut Katz dan Kahn, ada lima tujuan pokok
yaitu :
1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja
2. Memberin informasi mengapa suatu pekerjaan harus
dilaksanakan
3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik
organisasional
4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat
membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan
yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan saluran komunuikasi ini adalah
kemungkinan terjadinyua penyaringaninformasi atau sensor
informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan.
Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi
bawahan dalam proses pengambilan keputusan akans angat
mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk
mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para manajer
harus memiliki rasa percaya kepada para bawahannya.
Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau
sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan saluran
komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi
dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka
melakukan tukar menukar informasi dengan paratemanya yang
berbeda departemen terutama apabila muncul masalah-masalah
khusus dalam organisasi perusahaan.
Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan komunikasi
antara dua level (tingkat) organisasi yang berbeda. Jenis
ini mempunyai keuntungan yaitu :
1. Penyebaran informasi bisa lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional/konservatif
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau
departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam
organisasi.
Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu dapat
mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan
normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi
diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit
dikendalikan secara efektif.
Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting bagi
organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif
bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering
menbuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya
tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses
penmgambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus
dimasuki/dilewati sebelum langsung ke pengambil keputusan.
Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau
gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi,
karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi
dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalah
pahaman.
2. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada
dalam suatu organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat
dan kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara leluasa.
Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum,
informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya
lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus.
Beberapa ketrampilan komunikasi khusus yang harus
dimiliki oleh para pelaku bisnis adalah :
Membaca
Mendengarkan
Membuat atau melakukan percakapan yang manarik
Melakukan wawancara
Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil
Berpidato dan melakukan presentase
Menulis surat, memo dan laporan
PERTEMUAN 8 dan 9
Topik Kuliah Pesan-pesan Bisnis
Materi Kuliah Perencanaan pesan-pesan
bisnis
Pengorganisasian pesan-
pesan bisnis
Revisi pesan-pesan bisnis
Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menerangkan
pesan-pesan bisnis
Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
Secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga tujuan
yaitu :
informing maksudnya untuk memberi informasi
persuading yaitu memberi persuasi
coolaborating yaitu melakukan kolaborasi dengan audience
Untuk bisa merealisasikan tujuan komunikasi bisnis yang akan
dilakukan tentu saja diperlukan tahapan perencanaan pesan
apa yang harus diberikan kepada pihak lain.
Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan organisasi secar menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Dengan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu
:
a. Perencanaan ; seperti tujuan komunikasi, siapa audience
yang akan menerima, ide pokok, pesa-pesannya, saluran
yang akan digunakan. Termasuk kemampuan retorika yang
digunakan.
b. Komposisi ; erat dengan penyususn kata-kata, kalimat dan
paragraf. Maka penggunaan kata-kata yang sederhana,
mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si
penerima akan memudahkan pencapaian tujuan.
c. Revisi ; penelaahan kembali apakah sudah sesuai dengan
yang dimaksud atau belum.
Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Kadangkala dalam organisasi bisnis pesa-pesan bisnis
yang disampaikan oleh para pimpinan kepadapara bawahan
sering tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan
pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Ada empat
penyebab terjadi kondisi yang demikian :
1. bertele-tele
2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
3. penyajian ide-ide secara tidak logis
4. informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam
pembahasan
Untuk itu pengorganisasian suatu pesan merupakan hal yang
dicermati seperti :
1. Subjek dan tujuan harus jelas
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan
tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara
yang logis
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
Revisi Pesan-Pesan Bisnis
Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan
pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya
adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan
bisnis. Revisi ini diperlukan agar pesan-pesan yang telah
direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang, untuk
menghindari kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan,
sehinggan sesuai dengan yang dikehendaki.
Beberapa hal yang harus ditelaah ul;ang adalah isi
maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai,
susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk
penggunaan kata hjendaknya memilih kata yang sudah dikenal,
singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.
PERTEMUAN 10,11 dan 12
Topik Kuliah Penulisan Resume
Penulisan Surat Lamaran
Kerja
Materi Kuliah Penulisan Resume
Penulisan Surat Lamaran
Kerja
Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat membuat
sebuah resume dan surat
lamaran kerja yang sesuai
Resume
Resume atau daftar riwayat hidup memang bukanlah suatu
hal baru tapi seringkali kita mendapati penulisan resume
yang sekadarnya atau asal-asalan. Jadi untuk bukti tapi
tidak menarik minat yang membacanya. Padahal KC Bay
menjelaskan resume pada intinya adalah sangat penting karena
dengan resume sebenarnya merupakan presentase penjualan diri
kita. Dalam resume menag tercakup semua fakta yang relevan
dengan kita seperti latar belakang, kualifikasi, dan
pengalaman kerja atau organisasi yang disusun dalam suatu
format yang teratur, mudah dipahami, dan menarik minat dan
perhatian para pembacanya.
Secar umum resume adalah suatu daftar dokumen yang
berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang, yang disusun
secara rapi, teratur dan menarik perhatian pembacanya.
Melalui resume diharapkan pimpinan suatu
organisasi/perusahaan dapat mengetahui kemampuan kita,
walaupun belum pernah bertemu dengan kita. Karena itu
penulisan resume harus diperhatikan dengan betul dan dibuat
semenarik mungkin. Ada tiga tahapan mempersiapkan resume
yang baik :
1. Pencarian informasi penting : berupa analisis diri (sef
analysis); berisi kelebihan dan kelemahan kita, analisis
karir (career analysis) ; berisi analisis terhadap karir
yang ingin kita pilih, dan analisis pekerjaan (job
analysis); berisi analisis terhadap faktor-faktor yang
berkaitan dengan pekerjaan.
2. Perencanaan Resume : resume merupakan sarana untuk
mengarahkan wawancara sesuai dengan resume yang kita
buat untuk itu informasi tentang tujuan karir, informasi
pribadi dan referensi orang yang dapat dikenal dan
dihubungi merupakan hal yang sangat penting.
3. Pembuatan Resume : secara umum ada yang
mengklasifikasikan resume dengan beberapa jenis tapi
dari semuanya harus tercakup nama, alamat lengkap,
tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi (seperti
pendidikan tertinggi, skills, hobi, penghargaan,
keanggotaan sosial) dan referensi tokoh yang mengenal
kita dengan baik.
Resume yang baik memenuhi empat hal seperti neatness
(kerapian), simplicity (kesederhanaan), accuracy
(keakuratan) dan honestly (kejujuran).
Penulisan Surat lamaran Kerja
Dalam menulis surat lamaran kerja kita menceritakan
kemampuan-kemampuan yang sesuai atau cocok dengan posisi
yang ditawarkan atau dibutuhkan oleh perusahaan, apa yang
dapat kita kerjakan. Untuk itu, poin-poin penting yang
relevan dengan persyaratan pekerjaan tertentu harus
dikemukakan.
Secara umum ada tiga paragraf yang biasanya digunakan
dalam menulis surat lamaran kerja yaitu :
Paragraf pembuka dengan inti mengemukakan maksud lamaran
kerja yang kita buat.
Paragraf pertengahan berintikan kualifikasi kita yang sesuai
dengan pekerjaan yang ada. Usahakan penjelsan di paragraf
ini benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat
diharapkan (desire). Perlu diduskusikan kualifikasi kita
tentang pendidikan, pengalaman, sikap, minat, aktifitas dan
kualitas kita, dari sudut pandang pembaca.
Paragraf penutup umumnya berisi harapan tindakan sebagaimana
yang terdapat pada surat-surat penjualan. Kita dengan jelas
menytakan keinginan untuk melakukan wawancara sesuai waktu
yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau
lembaga yang kita lamar. Untuk mempermudah pihak perusahaan
menghubungi kita perlu kita sampaikan alamat, nomer telpon
atau facimile, e-mail secara jelas dan lengkap.
Penting untuk kita ketahui hal-hal yang perlu
diperhatikan seperti :
a. Kualifikasi atau pengalaman kerja sesuai dengan posisi
pekerjaan
b. Tonjolkan hal-hal yang posistif
c. Tekankan perbedaan dengan pelamar lain
d. Jangan melamar di luar kemampuan
e. Tidak hasil fotocopy
f. Jangan menggunakan kata-kata bombastis dan memelas
kasihan orang
g. Jangan memberi komentar langsung atas karakter kita.
PERTEMUAN 13 dan 14
Topik Kuliah Wawancara
Materi Kuliah Persiapan wawancara yang
baik
Saat pelaksanaan wawancara
Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menjelaskan
bagaimana mempersiapkan dan
melaksanakan wawancara yang
baik
Arti Penting Wawancara
Wawancara merupakan salah satu cara yang teramat
penting bagi suatu perusahaan untuk menyaring pelamar yang
ada. Bisa jadi karena banyaknya pelamar dan ketatnya seleksi
dari perusahaan untuk dapat menempati sebuah posisi dalam
perusahaan tersebut dapat dilakukan wawancara lebih dari
satu kali.
Untuk itu, persiapan menghadapi wawancara juga termasuk
hal yang penting sehingga kesan yang baik akan menimbulkan
keyakinan pewawancara kepada kemampuan kita.
Aspek-aspek kepribadian juga merupakan hal yang penting
untuk kita siapkan seperti :
Penampilan secara fisik
Gerak-gerik dan sopan santun
Nada suara (tone voice)
Inisiatif
Rasa percaya diri
Kebijaksanaan
Tanggap dan kerja sama
Ekspresi wajah
Kemampuan berkomunikasi
Sikap terhadap pekerjaan
Selera humor
Pada intinya wawancara dilakukan berkaitan dengan surat
lamaran kerja dan resume yang kita bikin. Tapi perlu untuk
kita ketahui pekerjaan dan perusahaan yang kita masuki itu
seperti apa. Bukan karena sekadar kerja kita tidak tahu
pekerjaan yang akan kita masuki lebih parah lagi kita tidak
pernah tahu perusahaan itu ada dimana, kapan berdirinya,
siap pemiliknya atau hal-hal lain yang terkait.
Terakhir terkait dengan surat wawancara adalah ucapan
terima kasih setelah wawancara dilakukan. Bahkan kalau perlu
dengan membuat ucapan terima aksih secara tertulis (thank
you letters) kepada perusahaan atau pewanwancara meskipun
kecil kemungkinan kita diterima. Ini perlu dilakukan sebagai
bentuk penunjukkan penghargaan kita, atas waktu yang telah
disediakan buat kita.
Untuk materi lain yang terkait dengan Komunikasi Bisnis
perlu dipelajari materi tentang kepmimpinan, menyimak dalam
dunia bisnis, manajemen kelompok, kemampuan presentase kerja
dan tidak lupa kemampuan menggunakan media komunikasi yang
semakin canggih.