PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS
Cod: PO-DRU-BFP – 01
EdiŃia I, 14.05.2012, Revizia 0
Ex. nr. 1
F- PO-DRU-BFP-01.01 Ed.I
GUVERNUL ROMÂNIEI
COMISIA NA łIONAL Ă DE ACREDITARE A SPITALELOR
Şos. Kiseleff nr. 55, sector 1, Bucureşti
APROBAT
PREŞEDINTE
LUKÁCS VILMOS AVIZAT
DIRECTOR GENERAL
PETRACHE FLORIN VALENTIN
AVIZAT DIRECTOR RESURSE UMANE
TAKÁCS MIHAI
INTOCMIT
Sef Birou Formare Profesionala
DEDIU GABRIELA
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi
de CoNAS
pag.2/36
Cuprins
F- PO-DRU-BFP-01.02 Ed. I
Pagina de gardă
Cuprinsul.................................................................................................................
Formularul evidenŃă modificări..................................................................................
ConŃinutul propriu-zis al procedurii...........................................................................
Formularul analiză procedură.....................................................................................
Lista de difuzare a procedurii.....................................................................................
Formulare
Anexe
pag.2 pag.3 pag.4 pag.19 pag.20
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.3/36
Formular evidenŃă modificări
Nr. crt. Ed. Data
ediŃiei Rev. Data reviziei Pag. Descriere
modificare
Semnătura
conducătorului compartimentului
F-PO-DRU-BFP-01.03 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.4/36
1.0. Scop
Procedura stabileşte implementarea unui proces eficace de întocmire/actualizare a bazei
de date a evaluatorilor în cadrul Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor, având ca
scop întocmirea, actualizarea şi gestionarea dosarelor profesionale şi ale îmbunătăŃirii
performanŃelor instituŃiei şi implicarea directă a personalului în realizarea obiectivelor
calităŃii.
2.0. Domeniul de aplicare
Procedura se utilizează de către DirecŃia Resurse Umane, Biroul Formare Profesională,
din cadrul Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor, pentru activităŃile aferente
procesului de informare, monitorizare, coordonare şi selecŃie a evaluatorilor.
2.1. Etapele stabilite în cadrul acestei proceduri sunt următoarele:
• Întocmirea dosarului profesional al evaluatorilor;
• Înregistrarea, verificarea, completarea şi actualizarea dosarelor profesionale ale
evaluatorilor;
• Gestionarea dosarului profesional al evaluatorilor.
3.0. Documente de referinŃă
3.1 Metodologie privind criteriile de selecŃie de formare a evaluatorilor înscrişi în
Registrul CoNAS al evaluatorilor de spitale;
3.2 Codul de conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către CoNAS, aprobat prin Ordinul
nr.91/2011 al preşedintelui CoNAS;
F-PO-DRU-BFP-01.04 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.5/36
3.4 Hotărârea Guvernului României nr.1148/2008 privind componenŃa, atribuŃiile şi
modul de organizare şi funcŃionare a Comisiei NaŃionale de Acreditare a Spitalelor,
republicată.
3.5. Legea nr.677/2001 pentru protecŃia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal şi libera circulaŃie a acestor date, cu modificările şi completările
ulterioare;
3.6. Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informaŃii de interes public, cu
modificările şi completările ulterioare;
3.7. Legea nr.176/2010 privind integritatea în exercitarea funcŃiilor şi demnităŃilor
publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr.144/2007 privind înfiinŃarea,
organizarea şi funcŃionarea AgenŃiei NaŃionale de Integritate, precum şi pentru
modificarea şi completarea altor acte normative;
3.8. Legea 53/2003 cu modificările şi completările ulterioare, Codul Muncii.
3.9. Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial,
cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităŃile publice şi pentru
dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, republicat.
F-PO-DRU-BFP-01.05 Ed. I 4.0 DefiniŃii, abrevieri şi termeni utiliza Ńi
4.1 DefiniŃii Nr. crt.
Termenul DefiniŃia şi/sau, dacă este cazul, actul normativ care defineşte termenul
1 Procedura operaŃională
Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităŃii, atribuŃiei sau sarcinii (Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)
2 EdiŃie a unei proceduri Forma iniŃială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaŃionale, aprobată şi difuzată(Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)
3 Revizia în cadrul unei ediŃii
AcŃiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediŃii a procedurii operaŃionale, acŃiuni care au fost aprobate şi difuzate (Ordinul 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern)
4 Dosar profesional Prin dosar profesional se întelege gestionarea actelor administrative şi a documentelor care evidenŃiază cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor cu CoNAS până la încetarea acestora, în condiŃiile legii
5 InformaŃia O comunicare, un mesaj, care conŃine elemente noi — în raport cu ce cunoştea până atunci utilizatorul ei — privind caracterizarea unei anumite situaŃii, fenomen, fapt, proces economic etc., în scopul declanşării acŃiunii. Ca atare, informaŃia constituie un instrument de cercetare a proceselor care au loc în diferite sisteme, reflectând legăturile obiective cauză-efect din mediul înconjurător;
6 Datele Reprezintă fapte, situaŃii de producŃie, deci un material brut care poate fi prelucrat în diferite scopuri şi care constituie, prin natura şi dimensiunea lor, suportul final al informaŃiilor. Din punct de vedere funcŃional, datele se caracterizează prin : identitate (ceea ce semnifică obiectul acesteia), caracteristici (care îi descriu identitatea) şi măsuri (reprezentând mărimile valorice care sunt asociate caracteristicilor);
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.6/36
F-PO-DRU-BFP-01.06 Ed. I
4.2. Abrevieri
(1) CoNAS = Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor;
(2) Preşedinte CoNAS = preşedinte Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor;
(3) DRU = DirecŃia de Resurse Umane;
(4) BFP = Birou Formare Profesională;
(5) PO = Procedură operaŃională;
(6) PODRU-BFP = Procedură operaŃională Directia Resurse Umane-Birou
Formare Profesională.
4.3. Lista documente
Formulare standard ale documentelor cuprinse în dosarul profesional stabilite de
PO COD:PO-DRU-BFP-01
4.3.1 FORMULAR 1. Coperta dosar:(se vor scrie cu majuscule pe eticheta dosarului cu
cerneală neagră)
4.3.2 FORMULAR 2. ConŃinutul dosarului
4.3.3 FORMULAR 3. Anexa I a dosarului profesional (se vor constitui şi actualiza
conform prevederilor din prezenta procedură) şi va cuprinde:
4.3.4 FORMULAR 4. Anexa II a dosarului profesional
4.3.5 FORMULAR 5. Privind actualizarea/completarea dosarului profesional
4.3.6 FORMULAR 6. DeclaraŃie pe proprie răspundere,
4.3.7 FORMULAR 7. Actualizarea documentelor existente la dosarul profesional, la
solicitarea CoNAS
F-PO-DRU-BFP-01.07 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.7/36
4.3.8 Formular 8. Accesul evaluatorului la dosarul profesional
4.3.9 Formular 9. Accesul la dosarul profesional al persoanelor prevăzute prin lege
altele decât evaloatorul
4.3.10 FORMULAR 10. Accesul la dosarul profesional al altor persoane-altele decât
evaluatorul
4.3.11 FORMULAR 11. Semnarea şi asumarea codului de conduită al evaluatorilor
4.3.12 FORMULAR 12. DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din
dosarul profesional-se completează de către personalul BFP
4.3.13 FORMULAR 13. Opis dosar profesional
4.
35.0. Descrierea procedurii
Întocmirea/constituirea dosarului profesional al evaluatorilor;
5.1 GeneralităŃi
5.1.1 Dosarul profesional al evaluatorului conŃine actele administrative şi documentele
care evidenŃiază cariera profesională a evaluatorului, de la naşterea raporturilor de muncă
până la încetarea acestora, în condiŃiile legii.
.14 FORMULAR 14. XIV Semnarea şi asumarea codului de conduită al evaluatorilorFORMULAR 15. XV DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din dosarul profesional-se completeaza de către persoFORMULAR 17. XVII Cerere
F-PO-DRU-BFP-01.08 Ed. I
de eliberare a dosarului profesional în original
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.8/36
18 FORMULAR 18. Arhivarea – raport de predare a dosarului profesional.
5.2 Datele cu caracter personal şi profesional conŃinute de dosarul profesional al
evaluatorului
5.2.1.Datele cu caracter personal:
- numele;
- prenumele;
- numele anterior casătoriei;
- data naşterii;
- locul naşterii;
- CNP;
- Domiciliu stabil;
- Domiciliu de reşedinŃă;
- Serie si număr CI/BI;
- Telefon (1. mobil, 2. fix);
- Email;
5.2.2 Datele cu caracter profesional:
-Pregătirea profesională;
-ExperienŃa în muncă;
-SituaŃia disciplinară;
-Activitatea desfăşurată în cadrul CoNAS;
-Activitatea desfăşurată în afara CoNAS.
F-PO-DRU-BFP-01.09 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.9/36
5.3 ConŃinutul dosarului profesional. Dosarul profesional va cuprinde în mod
obligatoriu şi va respecta ordinea de mai jos pentru întocmire:
5.3.1 Coperta dosar:(se vor scrie cu caractere de tipar şi majuscule pe eticheta dosarului
cu cerneală neagră)
- numele
- iniŃiala tatălui
- prenumele
- numele anterior casătoriei
- CNP
- Domiciliu de reşedinŃă/stabil
- Serie şi număr CI/BI
- Locul de muncă
- Telefon (1. mobil, 2. fix)
5.3.2 Interiorul/conŃinutul dosarului
- Copie CI/BI
- Copie acte doveditoare de stare civilă
- Cazierul judiciar
- AdeverinŃa medicală care să ateste starea de sănătate corespunzătoare activitaŃii prestate
în CoNAS
- Copii ale actelor de studii
- Copii ale certificatelor/diplomelor de participare la cursuri de pregătire profesională
continuă, instruire/perfecŃionare în domeniul medical
F-PO-DRU-BFP-01.10 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.10/36
- AdeverinŃa cu funcŃia şi vechimea în profesie (eliberată de angajator)
- Copii ale actelor care dovedesc experienŃa în alte specializări
5.3.3. Anexa I a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform
recomandărilor din procedură) va cuprinde:
- Scrisoarea de intentenŃie
- Copie după actele de studii, perfecŃionare şi/sau specializare altele decât cele depuse
iniŃial care să ateste experienŃa în domeniul medical
- Copie a rapoartelor de evaluare a activitaŃii în urma vizitelor de evaluare transmise de
UEAA
- Copie a rapoartelor de autoevaluare
- Sesizări/plângeri cu privire la activitatea desfaşurată
5.3.4 Anexa II a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform
recomandărilor din procedură) va cuprinde:
- Toate actele iniŃiale din momentul în care expiră data valabilităŃii acestora şi sunt
înlocuite cu cele în termenul de valabilitate, în ordinea preschimbării
5.3.5 Anexa III a dosarului profesional (se v-a constitui şi actualiza conform
recomandărilor din procedură) va cuprinde cereri şi documente, altele decat cele cuprinse
la anexa I sau II
F-PO-DRU-BFP-01.11 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.11/36
6.0 Preluarea, verificarea şi completarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor;
6.1 Preluarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS
6.1.1 Persoanele din cadrul DRU-BFP responsabile cu întocmirea şi actualizarea
dosarelor profesionale, preiau documentele personale şi profesionale care evidenŃiază
activitatea/cariera evaluatorului, înscriu datele şi completează formularele.
6.2 Verificarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS
6.2.1 Fiecare evaluator depune dosarul propriu pentru verificare la persoana din cadrul
BFP-DRU, care are atribuŃii cu privire la evidenŃa evaluatorilor.
6.3 Completarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor CoNAS
6.3.1 BFP-DRU, prin persoanele responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor
profesionale, verifică şi centralizează dosarele cu datele evaluatorilor, întocmeşte opisul
documentelor care se cuprind în mod obligatoriu şi le arhivează în dosarul profesional.
7.0 Actualizarea/completarea, dupa caz, a dosarului profesional;
7.1 În vederea actualizării datelor cuprinse în dosarele profesionale, evaluatorii sunt
obligaŃi să aducă la cunostinŃa persoanelor din cadrul Biroului Formare Profesională-
DRU a CoNAS, responsabile de gestionarea dosarelor profesionale orice modificări, în
termen de 30 de zile, ale elementelor cuprinse în acestea.
7.2 Actualizarea/completarea, după caz, a dosarului profesional de către persoanele
responsabile din cadrul. BFP-DRU, cu actele administrative şi documentele care
evidenŃiază activitatea/cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor de serviciu până la
încetarea acestora.
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.12/36
7.3 Actualizarea/completarea, după caz, a datelor şi documentelor cuprinse în dosarul
profesional de către persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi
actualizarea dosarelor profesionale, pe baza documentelor prezentate, la solicitarea scrisă
şi motivată a evaluatorului, a conducătorului BFP-DRU sau pe baza hotărârii
judecătoreşti definitive şi irevocabile.
7.4 Certificarea înscrierilor efectuate în dosarele profesionale ale evaluatorilor de către
persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi actualizarea acestora, în
termenele prevăzute de lege, prin semnătură şi prin menŃionarea în clar a numelui şi
funcŃiei deŃinute.
F-PO-DRU-BFP-01.13 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.13/36
8.0 Gestionarea/accesul dosarului profesional şi asigurarea confidenŃialit ăŃii datelor
înscrise în acesta.
8.1 Accesul la dosarul profesional
8.1.1. La dosarul profesional au acces, în prezenŃa persoanei cu atribuŃii legate de
evidenŃa evaluatorilor, următoarele persoane:
- Preşedintele CoNAS;
- Director general CoNAS;
- Persoanele autorizate din cadrul DRU, cu atribuŃii în acest sens;
- Persoanele împuternicite de către autoritaŃile sau instituŃiile cu atribuŃii de control;
- Persoane desemnate din cadrul DJRI a CoNAS, în situaŃia în care instituŃia este parte
într-un proces cu evaluatorul, iar datele prezentate sunt relevante pentru soluŃionarea
cauzei;
- InstanŃele judecatoreşti şi organele de cercetare penală;
- În baza unei cereri adresată BFP-DRU, persoana autorizată din cadrul UEAA, poate
avea acces la datele din dosarul profesional al evaluatorului.
8.1.2. Personalul angajat al CoNAS, care este responsabil de gestionarea datelor
profesionale ale evaluatorilor asigură confidenŃialitatea şi securitatea prelucrărilor,
conform standardelor prevăzute de prevederile Legii nr.677/2001 pentru protecŃia
persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaŃie a
acestor date cu modificările şi completările ulterioare.
F-PO-DRU-BFP-01.14 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.14/36
9.0 Arhivarea
9.1 DRU, prin persoanele responsabile din cadrul BFP, arhivează în dosarul
profesional formularele rectificate şi noile documente cu care se completează acesta.
9.2 În vederea păstrării dosarelor profesionale în bune condiŃii, preşedintele CoNAS,
este obligat să ia măsuri pentru organizarea unui loc special unde se păstrează aceste
documente.
9.3 Locul trebuie să îndeplinească condiŃiile necesare pentru păstrarea
corespunzătoare şi în condiŃii de siguranŃă a dosarelor profesionale.
9.4 În cazurile de încetare a raporturilor de muncă, CoNAS va păstra o copie a
dosarului profesional în termenul prevăzut de lege.
F-PO-DRU-BFP-01.15 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.15/36
10. ResponsabilităŃi
- Director DRU
- Şef BFP
- Consilier din cadrul BFP-DRU ai CoNAS responsabil de gestionarea datelor
profesionale pentru evaluatori
- AngajaŃi din compartimentele de specialitate ai CoNAS
- Persoanele, autoritaŃile sau instituŃiile publice implicate
- Persoana desemnată din cadrul DJRI a CoNAS
- Directorul general
-Preşedintele CoNAS
10.1 Directorul DRU a CoNAS
10.1.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord
cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal
10.1.2 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise
în dosarele profesionale ale evaluatorilor.
10.2 Directorul DRU al CoNAS
10.2.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord
cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal
10.2.2 Asigură legalitatea actelor administrative din dosarul profesional
10.2.3 Asigură un loc potrivit stocării dosarelor profesionale
10.2.4 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor.
F-PO-DRU-BFP-01.16 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.16/36
10.3 Şef BFP
10.3.1 Avizează activitatea de gestionare a dosarelor profesionale a CoNAS în acord
cu legislaŃia în vigoare privind protecŃia datelor cu caracter personal şi il propune spre
aprobare directorului DRU
10.3.2 Elaborează procedurile operaŃionale care reglementează activitatea BFP, în
ceea ce priveşte procesul de formare al evaluatorilor şi le propune pentru aprobare
10.3.3 Revizuieşte procedurile operaŃionale ori de câte ori este nevoie
10.3.4 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor
10.4 Responsabilul DRU-BFP desemnat având atribuŃii privind gestionarea
datelor personale şi profesionale ale evaluatorilor
10.4.1 Respectă ordinea documentelor la îndosariere.
10.4.2 Eliberează cu avizul şefului ierarhic superior copii după documentele din
dosarul profesional care să ateste veridicitatea documentelor .
10.4.3 Verifică şi actualizează datele din dosarul profesional şi informează
evaluatorul cu privire la necesitatea actualizării anumitor informaŃii personale sau
profesionale cu acordul prealabil al şefului ierarhic superior.
10.4.4 Înregistrează şi gestionează cererile, declaraŃiile şi documentele depuse de
către evaluatori.
10.4.5 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor.
F-PO-DRU-BFP-01.17 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.17/36
10.5 Persoanele, autorităŃile sau instituŃiile publice implicate
10.5.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor.
10.6 Persoana desemnată din cadrul DJRI a CoNAS
10.6.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor.
10.7 Director General al CoNAS
10.7.1 Asigură confidenŃialitatea datelor cu caracter personal şi profesional înscrise în
dosarele profesionale ale evaluatorilor.
10.7.2 Asigură un loc potrivit stocării dosarelor profesionale ale evaluatorilor.
10.7.3 Asigură în conditiile legii accesul, gestionarea şi păstrarea dosarelor
profesionale ale evaluatorilor.
F-PO-DRU-BFP-01.18 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.18/36
FORMULAR ANALIZ Ă PROCEDURĂ
Aviz favorabil
Aviz nefavorabil Compartiment
Conducător compartiment
Prenume şi nume FuncŃia
Înlocuitor de drept sau delegat
Semnătur ă Data ObservaŃii
Semnătura
Data
Preşedinte, Secretariat Lukács Vilmos Preşedinte
Director General Petrache Valentin-Florin
Director General
DirecŃia Resurse Umane Mihai Takács Director
DirecŃia Economică,AchiziŃii Publice şi Administrativ
Duca Oana Director
DirecŃia Juridică şi RelaŃii InternaŃionale
Florina-Gabriela Bicheru Director
Unitatea de Evaluare, Analiză şi Acreditare
Ivona Potzaichin Director
Unitatea de Standarde şi Proceduri de Acreditare
Romano Vlad Director
Structura de Securitate Petrache IonuŃ consilier
F- PO-DRU-BFP-01.19 Ed.I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS
Pag. 19/36
FORMULAR DIFUZARE PROCEDUR Ă
F- PO-DRU-BFP-01.20 Ed. I Am primit pe email un exemplar
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS
Pag. 20/36
Aviz favorabil
Aviz nefavorabil Compartiment
Conducător compartiment
Prenume şi nume
FuncŃia
Înlocuitor de drept
sau delegat Semnătur ă Data
ObservaŃii
Semnătura
Data Preşedinte, Secretariat Lukács Vilmos
Preşedinte
Director General Petrache Valentin-Florin
Director General
DirecŃia Resurse Umane Takács Mihai Director
DirecŃia Economică,AchiziŃii Publice şi Administrativ
Duca Oana Director
DirecŃia Juridică şi RelaŃii InternaŃionale
Bicheru Florina-Gabriela Director
Unitatea de Evaluare, Analiză şi Acreditare
Potzaichin Ivona Director
Unitatea de Standarde şi Proceduri de Acreditare
Romano Vlad Director
Structura de Securitate Petrache IonuŃ Consilier
Compartimentul Audit Intern Rădulescu SevastiŃa Auditor intern
ANEXE FORMULARE ŞI MOD DE LUCRU
A. Formulare tipizate privind preluarea, verificarea şi completarea dosarelor
profesionale ale evaluatorilor.
FORMULAR 1 Coperta dosar:(se vor scrie cu caractere de tipar şi majuscule pe eticheta dosarului cu
cerneală neagră)
Eticheta dosarului profesional: Numele IniŃiala tatălui Prenumele Numele anterior casătoriei CNP Domiciliu stabil
Domiciul reşedinŃă
Serie şi număr CI/BI Locul de muncă Telefon (1. mobil, 2. fix) Email
Întocmit Verificat Mod de lucru:
Aceste date se vor completa de către persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu
întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale ale evaluatorilor.
F-PO-DRU-BFP-01.21 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.21/36
FORMULAR 2
(Continutul dosarului)
TIP ACTE VALIDARE PRIMIRE Cerere Copie CI/BI Copie acte doveditoare de stare civilă
Cazierul judiciar AdeverinŃa medicală care să ateste starea de sanătate corespunzătoare activitaŃii prestate în CoNAS
Copii ale actelor de studii Copii ale certificatelor/diplomelor de participare la cursuri de pregătire profesională continuă, instruire/perfecŃionare în domeniul medical
AdeverinŃa cu funcŃia şi vechimea în profesie(eliberată de angajator)
Copii ale actelor care dovedesc experienŃa în alte specializări
* Semnătura NOTA: *Se va menŃiona sub ce formă au fost primite actele cuprinse în formularul II.(poşta-cu/fără
confirmare de primire, e-mail-cu/fără confirmare trimitere, depuse personal.
Mod de lucru:
Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor
profesionale ale evaluatorilor:
-vor marca în rubrica validare cu X existenta actului, în lipsă se marchează cu liniuŃă;
-vor scrie în rubrica primire data la care s-au primit şi semnatura de primire;
-daca actele vor fi depuse personal atunci vor cere persoanei care le-a depus să scrie în
clar numele şi prenumele şi să semneze în rubrica semnătura (tabelul formular);
F-PO-DRU-BFP-01.22 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.22/36
FORMULAR 3
Anexa I a dosarului profesional (se va constitui şi actualiza conform prevederilor
din această procedură) va cuprinde:
TIPUL DOCUMENTULUI DATA LA CARE AU FOST ÎNREGISTRAT E
Scrisoarea de intenŃie
Copie după actele de studii, perfecŃionare şi/sau specializare altele decat cele depuse iniŃial
Copie a rapoartelor de evaluare a activitaŃii în urma vizitelor de evaluare transmise de UEAA
Copie a rapoartelor de autoevaluare
Sesizări/plângeri cu privire la activitatea desfasurată
Semnătura
Mod de lucru
Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor
profesionale ale evaluatorilor:
La rubrica tipul documentului:
-vor înregistra scrisoarea de intenŃie depusă împreună cu celelalte elemente ale
documentaŃiei;
-vor înregistra copiile actelor de studii, perfecŃionare şi/sau specializare, altele decât cele
depuse iniŃial;
-vor înregistra copiile rapoartelor de autoevaluare a evaluatorilor, copiile
sesizărilor/plângerilor existente la adresa evaluatorilor eliberate de către UEAA,;
La rubrica data la care au fost înregistrate:
-data la care au fost înregistrate;
-daca actele vor fi depuse personal sau prin împuternicit se va scrie în clar data, numele, prenumele şi semnătura (tabelului formular);
F-PO-DRU-BFP-01.23 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS
pag.23/36
FORMULAR 4
Anexa II a dosarului profesional
DATA DENUMIREA ACTULUI INLOCUIT Semnătura Mod de lucru
Persoanele responsabile, din cadrul BFP-DRU, cu întocmirea şi actualizarea dosarelor
profesionale ale evaluatorilor vor înregistra toate actele iniŃiale a căror valabilitate a
expirat şi vor fi înlocuite, în ordinea preschimbării
-la rubrica data vor înscrie data la care a fost înlocuit actul şi a fost transferat în anexa II;
-la rubrica denumirea actului înlocuit se va trece denumirea actului;
-la rubrica semnatura se va trece numele, prenumele şi semnătura celui care a operat
schimbarea.
F-PO-DRU-BFP-01.24 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de CoNAS
pag.24/36
B.Formulare privind actualizarea/completarea, după caz, a dosarului profesional.
FORMULAR 5
(Privind actualizarea/completarea)
CERERE,
Subsemnatul, …………………………………………………….domiciliat în
………………….., str. ………………………………………………, nr. ………., bloc
…………….., etaj ……., ap. ……, sector........... telefon nr. ………………………., în
calitate de evaluator CoNAS, vă rog respectuos a-mi aproba depunerea la dosarul
profesional a următoarelor documente în copie:
1.
2.
3.
4.
5.
Anexez la prezenta şi declaraŃia pe proprie răspundere prin care certific autenticitatea
documentelor depuse în copie.
Data: ………………… Semnătura ……………………
F-PO-DRU-BFP-01.25 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.25/36
Mod de lucru:
-în vederea actualizării datelor cuprinse în dosarele profesionale, evaluatorii sunt obligaŃi
să aducă la cunostinŃă persoanelor din cadrul BFP-DRU a CoNAS, responsabile de
gestionarea dosarelor profesionale orice modificări, în termen de 30 de zile, ale
elementelor cuprinse în acestea, însoŃite de cererea din formularul 5 ;
-persoanele responsabile din cadrul BFP-DRU cu actualizarea/completarea, după caz, a
dosarului profesional, cu actele administrative şi documentele care evidenŃiază
activitatea/cariera evaluatorului de la naşterea raporturilor de serviciu până la încetarea
acestora, primesc cererea însoŃită de documentele menŃionate, o înregistrează şi o
anexează la dosarul profesional al evaluatorului în anexa II.;
-actele primite se vor repartiza în dosarul profesional conform instrucŃiunilor din
procedură.
F-PO-DRU-BFP-01.26 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.26/36
FORMULAR 6 DeclaraŃie pe proprie răspundere,
Subsemnatul ................................ cetăŃean ................................., născut la data de
............................., în localitatea ................................., de sex .....................,
căsătorit/necăsătorit, domiciliat în .......................,str. ............................ nr. ........, bloc
........, scara ........, etaj ......, apart. ......., sector/judeŃ ......................, posesor al ..................,
seria ............ nr. .................... eliberat de .............................la data de ...................., cod
numeric personal ......................................................., evaluator, conform certificatului
nr........., data..............,eliberat de CoNAS,
Cunoscând prevederile articolului 292 Cod penal cu privire la falsul în declaraŃii, declar
pe proprie răspundere că toate actele depuse pentru actualizarea/completarea dosarului
profesional, în copie, sunt conforme cu actele originale.
Dau prezenta declaraŃie fiindu-mi necesară la CoNAS pentru actualizarea/completarea
datelor din dosarul profesional, asumându-mi răspunderea pentru exactitatea
documentelor.
DECLARANT,
(nume, prenume si semnătura)
Mod de lucru:
DeclaraŃia pe proprie răspundere se va depune atunci cand intervine o modificare sau
completare a documentelor care constituie dosarul profesional
F-PO-DRU-BFP-01.27 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.27/36
FORMULAR 7 Actualizarea documentelor existente la dosarul profesional, la solicitarea CoNAS Nr. Crt . DATE PERSONALE/PROFESIONALE Nume Prenume Nume anterior căsătorie Data naşterii
Locul naşterii 1. Domiciliu stabil 2. Domiciliu reşedinŃă (localitate,judeŃ,strada,bloc, scara, apartament, sector)
1. 2.
AdeverinŃă de la locul de muncă Profesia Specializare 1 Alte specializări Nivel studii (S.S.,S.S.D.,P.L.)
Data absolvirii cursului de evaluator (data de pe certificatul de evaluator)
Serie şi număr certificat evaluator CNP Serie şi număr CI/BI Telefon (1. mobil, 2. fix) 1.
2. Email Cursuri de formare profesională în domeniul medical-titlul cursului (perioada 2011-2012)
1. 2. 3. 4. 5.
Vechimea în muncă/profesie(ani) ExperienŃa în alte specializări(ani) 1. (specializarea-ani)
2. (specializarea-ani) 3. (specializarea-ani)
ConsultanŃă Semnătură
F-PO-DRU-BFP-01.28 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.28/36
Mod de lucru:(se va respecta ordinea din tabel)
- persoanele din cadrul BFP-DRU responsabile cu întocmirea şi actualizarea dosarelor
profesionale transmit o solicitare către fiecare evaluator, prin care acesta va
actualiza/completa, după caz, datele şi documentele cuprinse în dosarul profesional;
-evaluatorul are obligaŃia să transmită prin e-mail, poştă(cu confirmare de primire), fax,
sau să depună personal sau prin reprezentant împuternicit, în termen de 5 zile de la data
primirii solicitării din partea CoNAS, datele/documentele solicitate;
-rubricile tabelului de mai sus se vor completa electronic şi se vor transmite în termenul
stabilit mai sus la BFP-DRU din cadrul CoNAS;
-dacă faŃă de actele depuse iniŃial la dosarul profesional au intervenit
modificări/completări se vor transmite şi actele doveditoare pentru susŃinerea
modificărilor;
-la rubrica consultanŃă se va menŃiona cu:
“DA” atunci când aŃi oferit astfel de servicii spitalelor, precizând denumirea
şi adresa acestora(se va menŃiona şi perioada în care s-au oferit aceste servicii);
“NU” atunci când nu s-au oferit servicii de consultanŃă spitaleor.
-la rubrica semnătura se va trece numele prenumele şi semnătura celui care a completat
formularul;
-toate cele enumerate mai sus vor fi însoŃite de declaraŃia pe proprie răspundere de la
formularul 6 ;
-CoNAS îşi rezervă dreptul de a introduce şi alte notificări cu privire la modul de
transmitere al documentelor, rezerva facută sub motivaŃia eficientizării şi operativităŃii
culegerii datelor.
-adeverinŃa de la locul de muncă, scanată, transmisă prin fax, poştă electronică, poştă
civilă cu confirmare de primire sau depusă personal la sediul CoNAS.AdevetinŃa din
care să reiasă funcŃia deŃinută în cadrul instituŃiei
F-PO-DRU-BFP-01.29 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.29/36
C. Formulare privind gestionarea/accesul dosarului profesional şi asigurarea
confidentialităŃii datelor înscrise în acesta.
Formular 8
Accesul evaluatorului la dosarul profesional
CERERE
Subsemnatul, …………………………………………………….domiciliat în
………………….., str. ………………………………………………, nr. ………., bloc
…………….., etaj ……., ap. ……, sector........., telefon nr. ………………………, în
calitate de evaluator, conform certificatului nr........., data.............., eliberat de CoNAS, vă
rog respectuos să-mi facilitaŃi accesul la dosarul profesional/ eliberarea unei copii din
dosarul profesional.
MenŃionez că acest demers îmi va servi la:
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
.....................................
Data: ………………… Semnătura ……………………
F-PO-DRU-BFP-01.30 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.30/36
Mod de lucru:
-cererea se înregistrează la secretariatul CoNAS.
-cererea se anexează la dosarul profesional al evaluatorului, anexa III.
-BFP formulează şi transmite răspunsul solicitantului în maximum 30 de zile de la data
înregistrării cererii, inclusiv cu nominalizarea persoanei în prezenŃa căreia se va realiza
consultarea dosarului
- dacă programarea nu se respectă din culpa solicitantului, procedura se va relua, la
cererea acestuia.
F-PO-DRU-BFP-01.31 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.31/36
Formular 9
Accesul la dosarul profesional al evaluatorilor,a persoanelor prevăzute de lege,
altele decât evaluatorul
Nr.Crt.
Numele şi prenumele
FuncŃia
Semnătura
Autorizarea
accesului
Semnătura
persoanei
desemnate
din cadrul
BFP în
prezenŃa
căreia a avut
loc accesul
Mod de lucru:
-DRU-BFP întocmeşte pentru fiecare dosar profesional un formular 12, în format A4-
landscape, care se ataşează anexei III la dosarul profesional;
-accesul se face în baza unei cereri ataşate formularului 10 .
F-PO-DRU-BFP-01.32 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.32/36
Formular 10
Acces la dosarul profesional al altor persoane altele decât evaluatorul
CERERE,
Subsemnatul, ……în calitate de ………………….., angajat............... vă rog
respectuos a-mi aproba accesul la dosarul profesional al evaluatorului(numele şi
prenumele)…………
MenŃionez că acesta îmi este necesar
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
.....................................
Data: ………………… Semnătura ……………………
Semnătura de primire a documentelor......................................................
Mod de lucru:
-răspunsul se transmite solicitantului în termen de maximum 30 de zile
-actele rezultate în urma acestei proceduri,sunt anexate în anexa III a dosarului
profesional
F-PO-DRU-BFP-01.33 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.33/36
FORMULAR 11
Semnarea şi asumarea codului de conduita al evaluatorilor
Formular de luare la cunostinŃă şi asumare Codului de Conduită al Evaluatorilor Prin prezenta confirm că am luat la cunoştinŃă prevederile Codului de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor, prin Ordinul nr.91/2011 al preşedintelui CoNAS. Înteleg faptul că acesta reglementează normele de conduită profesională şi morală a tuturor evaluatorilor implicaŃi în procesul de acreditare a spitalelor. De asemenea înteleg faptul că, Codul de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor, nu este un contract şi acesta poate fi modificat unilateral de către CoNAS, în conformitate cu prevederile legale în vigaore. ________________________________ Data ________________________________ Numele, prenumele şi semnătură evaluator ________________________________ Numele angajatului CoNAS Mod de lucru:
-evaluatorii înscrişi în Registrul CoNAS al evaluatorilor, vor completa şi vor semna acest
formular, după care îl vor trimite prin e-mail –scanat, fax, poştă cu confirmare de primire
sau îl vor depune personal la CoNAS.
-persoanele care urmează cursurile de evaluatori organizate de Comisia NaŃională de
Acreditare a Spitalelor vor completa şi semna acest formular după promovarea cursului.
- orice modificare a prevederilor Codul de Conduită al evaluatorilor acreditaŃi de către
Comisia NaŃională de Acreditare a Spitalelor vor fi aduse la cunoştinŃa evaluatorilor prin
grija instituŃiei.
F-PO-DRU-BFP-01.34 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.34/36
FORMULAR 12
DeclaraŃie de verificare, validare şi certificare a datelor din dosarul profesional se
completează de către personalul BFP
DeclaraŃie de conformitate
� Subsemnatul …............................................... în calitate de …............................. al
DRU-BFP din cadrul CoNAS, conform prevederilor PO COD:PO-DRU-BFP-01 declar că:
� Documentele anexate prezentul dosar de formare profesională al cursantului, dl. .......................................sunt completate şi depuse conform PO COD:PO-DRU-BFP-01
� Documentele anexate prezentul dosar de formare profesională al evaluatorului, dl. .......................................sunt completate şi depuse conform PO COD:PO-DRU-BFP-01
Semnătura: (Semnătura consilier responsabil cu gestionare dosarelor profesionale) Data:......................
Mod de lucru:
-se completează de către persoana responsabilă cu constituirea/actualizarea datelor din
dosarul profesional
F-PO-DRU-BFP-01.35 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.35/36
FORMULAR 13
Opis dosar profesional
NR.CRT. TIPUL DOCUMENTULUI VALABILITAE PAGINA
Mod de lucru:-se întocmeşte de către persoana responsabilă cu constituirea/actualizarea
datelor din dosarul profesional.
F-PO-DRU-BFP-01.36 Ed. I
Cod: PO-DRU-BFP-01
PROCEDURĂ OPERAłIONAL Ă
Ed. I Rev. 0
Privind constituirea şi actualizarea bazei de date a evaluatorilor certificaŃi de
CoNAS
pag.36/36
Top Related