012
A BIS criou o PIC Programa de Integrao Colaborativa com o objetivo de tornar o relacionamento entre a indstria e o varejo mais ecaz e produtivo.Com servios focados na melhoria da gesto de estoques, reduo de rupturas e estoque virtual, os produtos da BIS so hoje a melhor ferramenta para reduzir a perda de vendas e aumentar a lucratividade tanto da industria, quanto do varejo.Alm das dicas contidas neste guia, voc pode contar com a ajuda dos Indicadores BIS para direcionar seus esforos e saber exatamente onde suas perdas acontecem.Consulte os executivos da BIS.
businessintegrationsolutions
013
Uma das misses da APAS disseminar
conhecimento para o aprimoramento do
setor. Com esse objetivo, elaboramos cartilhas
temticas que abordam questes operacionais
do dia a dia do supermercadista.
Tudo para que os associados possam instituir
as melhores prticas em suas lojas
e conquistar mais eficincia.
Nesta edio, vamos falar de gesto
de estoques e reduo de rupturas.
Preparamos dicas prticas e muito teis
gesto de sua loja. Consulte sempre que
necessrio e compartilhe com sua equipe.
Em breve, traremos uma nova edio com
outro tema de seu interesse.
DIRETORIA DE APOIO AO ASSOCIADOEM GESTO OPERACIONAL E COMERCIAL
NOVEMBRO 2011
PEDIDOOl! Nesta edio vamos conversar sobre um assunto muito importante: o gerenciamento de estoques. Escolhemos esse tema porque a gesto
correta de estoques resulta em mais vendas, menos investimento,
giro mais rpido, alm de reduo de rupturas, quebras e excessos.
Siga as dicas e conquiste mais lucratividade para sua loja. Vamos l?
GERENCIE OS SEUS ESTOQUES:
a melhor maneira de conseguir lucratividade na sua loja a forma mais eficiente para evitar as rupturas A correta gesto dos estoques resulta em mais vendas, menos investimentos de capital nos
estoques, giro mais rpido, reduo de rupturas, reduo de quebras e reduo de excessos Siga o mximo possvel das dicas a seguir e, certamente, voc ser bem-sucedido nesta tarefa
014
DICA
1
PEDIDO
Acerte no pedido de compra
Compre de acordo com a equao de compra. Controlar o ciclo de compra e colocar os pedidos corretos quando da visita do fornecedor o primeiro passo.
Utilize o ABC de venda dos produtos para comprar corretamente. Ter muito estoque de um produto que vende muito no problema, mas de um produto da curva C um grande problema.
Defina o estoque mnimo de cada produto ou de cada fornecedor para que no falte mercadoria caso o fornecedor tenha problemas com a entrega. No espere o produto acabar para efetuar a compra.
Planeje com antecedncia as compras de produtos sazonaise as promoes. Verifique a venda em anos anteriores.
Mantenha os estoques em nveis seguros e melhore sua capacidade de compras para que no ocorram rupturas.
Evite a compra de produtos prximos ao vencimento. Cuidado com as ofertas especiais dos fornecedores.
015
ESTOQUEVIRTUAL
businessintegrationsolutions
Monitore o comportamento de vendas com os indicadores dirios da BIS para acertar o nvel de estoque.
Cuidado redobrado com a perda por estoque virtual, pois ela altera automaticamente o parmetro de abastecimento e gera um pedido de compras cada vez menor, aumentando a incidncia de perdas!
016
COMO ACERTAR NO PEDIDO DE COMPRA?Algumas definies
CICLO DE COMPRA OU CICLO DE PEDIDOS
o nmero de dias que define de quanto em quanto tempo voc atendeo fornecedor, coloca os pedidos e recebe as mercadorias de cada deles.Esse nmero expresso em dias e deve considerar ainda alguns dias desegurana para evitar a ruptura, caso ocorra algum atraso ou algumavariao na venda mdia diria.
Exemplo:
QTD. A COMPRAR =
(VENDA MDIA DIRIA X CICLO DE COMPRAS)
ESTOQUE
PEDIDO PENDENTE
EQUAO DE COMPRA
uma frmula que voc deve utilizar para calcular a quantidade a ser comprada. Uma boa equao de compra deve levar em considerao o estoque existente do produto, os pedidos que esto pendentes de entrega por parte do fornecedor, a venda mdia diria do produto em cada lojae o ciclo de compras utilizado com o fornecedor. Exemplo:
CICLO DE COMPRAS =
FREQUNCIA DE VISITAS +
PRAZO DE ENTREGA +
DIAS DE SEGURANA
Vale lembrar que sempre muito importante fazer a gesto do fornecedor e dos pedidos, mesmo que o fornecedor no venha no dia combinado para a visita.
017
Alguns cuidados
Com esses dados, podemos calcular os dias de cobertura ou o nosso CICLO DE COMPRAS = 14+4+4 = 22 DIAS
TAMANHO DO CICLO DE COMPRAS
Evite ciclos de compras muito demorados. Fornecedores com frequncia de visitas muito espaada ou prazo de entregas muito extenso ocasionam ciclos grandes e consequentemente altos investimentos em estoque.
PEDIDO MNIMO DO FORNECEDOR
Este outro ponto que precisa ser verificado, pois existem casos em que o ciclo muito curto e o valor dos pedidos muito pequeno, causando problemas de entrega do fornecedor.
Imaginem um fornecedor com a seguinte rotina:
FREQUNCIA DE VISITAS = 28 DIASPRAZO DE ENTREGA = 10 DIAS
ESTOQUE DE SEGURANA = 20%Cada varejista deve definir o seu estoque de segurana
em % ou em nmero de dias; sugerimos 20%.Ciclo de compras = 28+10+20%(28+10) = 46 dias
No exemplo, o ciclo de compras vai ser igual a 46 dias e, muito provavelmente, o prazo de pagamento do fornecedor vai ser menor que a necessidade de estoques. Outro problema de ciclos grandes o shelf life (vida til) dos produtos, que muitas vezes pode gerar problemas com prazo de validade.Quanto menor o ciclo de visita menor o nvel de estoques.
EXEMPLO DE PEDIDO DE COMPRA
O fornecedor X tem a seguinte rotina:FREQUNCIA DE VISITAS = 14 EM 14 DIAS
PRAZO DE ENTREGA = 4 DIAS
O Supermercado Y mantm um estoque de segurana de 20%, ou seja, 3,6 dias, arredondados para 4 DIAS.
PRODUTOS Estoque Pedido Venda Necessidade Qtd. atual pendente mdia/dia no ciclo sugerida
Produto A - cx 12 150 0 35 770 un 52 cx
Produto B - cx 06 80 0 25 550 un 79 cx
Produto C - cx 06 30 50 10 220 un 24 cx
Temos as seguintes informaes dos produtos na data da compra:
A FORMALIZAO DO RELACIONAMENTO COM SEUS FORNECEDORES DEVE DEIXAR BASTANTE CLARO COMO SERO SOLUCIONADOS EVENTUAIS PROBLEMAS:
No recebimento de quantidades acima ou abaixo do pedido de compra No recebimento de notas fiscais com preos diferentes do pedido de compra Em relao devoluo e troca de produtos Em relao a atrasos no pagamento ou recebimento de duplicatas
DICA
2
GERENCIAMENTO DE FORNECEDORES
018
O essencial acompanhar muito bem os seus principais fornecedores. Trate as encomendas com seriedade.
Controle as empresas que no entregam e gerencie os atrasos junto sua equipe de recebimento.
Reveja e formalize o relacionamento e a parceria com seus fornecedores para conseguir um atendimento regular.
O ciclo de compras deve ser revisado periodicamente.Mudanas no nvel de servio do fornecedor ou no volume de compras se refletem diretamente no ciclo de compras.
DICA
3PROCEDIMENTOS
Defina procedimentos e utilize um bom sistema
Invista em sistemas e capacitao de pessoal
Defina procedimentos e pontos de controle onde acontecem as quebras: no recebimento, no estoque, na rea de venda e no PDV
Defina procedimentos para corrigir e conhecer os erros de estoque
Mantenha o layout do depsito setorizado como o da loja
Gerencie o estoque das gndolas para evitar quebras nos dias de maior venda
Esclarea a todos os funcionrios os processos de recebimento e abastecimento, bem como procedimentos em caso de quebras
ou faltas
Se no houver procedimentos, a equipe no saber para quem pedir orientaes
Conte regularmente os estoques
Distribua a responsabilidade pelas rupturas e pelas quebras para toda a equipe
019
Use os Indicadores BIS para acompanhar suas vendas e estoques em D-1, veja o que aconteceu no dia anterior item a item, loja a loja e entre em ao.
Estimule seus fornecedores a tambm usarem as ferramentas da BIS e unam seus esforos contra a perda de vendas!
businessintegrationsolutions
Programa
Integrao
Colaborativa
0110
ALGUMAS INFORMAES DE INTERESSE
Falta de reposio, pois o item estava disponvel no depsito da loja
Falha da central de distribuio, pois o item estava disponvel no CD
Falha da central de compras, que no colocou o pedido no momento certo
Falha do fornecedor, que no entregou na data correta
Falha do fornecedor por entrega parcial
Falha nos recebimentos de mercadorias
Erros nos parmetros da equao de compra, que geraram pedidos
mal dimensionados
Dificuldade na negociao com fornecedor
Existncia de estoque virtual em funo de erros de contagem, quebras e
outros fatores
PRINCIPAIS MOTIVOS DE RUPTURAS
Algumas informaes de interesse
Principais motivos de rupturas:
falta de reposio, pois o item estava disponvel na retaguarda; falha da central de distribuio; falha da central de compras; erros nos parmetros do sistema de reposio; divergncias entre o estoque fsico e o contabil; dificuldade na negociao com fornecedor; pedidos mal dimensionados; atraso nas entregas; outros (especificar).
RUPTURAScausas
OPERAO LOJA
Pedido no efetuado pela loja Processo de reposio deficiente Quantidade pedida insuficiente Estoque no sistema diferente do estoque fsico
Produtos inativos como parte do sortimento da loja Sortimento inadequado
Entrega parcial Atraso do fornecedor
Atraso de entrega do Centro de Distribuio No observncia da sugesto Pedido automtico no realizado Problemas com fornecedor Parmetros inadequados
MODELO DE ABASTECIMENTO
CADASTROPRODUTOS
FORNECEDOR
60%
36%
4 %
0111
Como o cliente reage s rupturas encontradas nas lojas?
20%
17%
20%
32%
11%
SUBSTITUI POR MARCA DIFERENTE
NO COMPRA O ITEM
SUBSTITUI POR MESMA MARCA
COMPRA O ITEM EM OUTRA LOJA
DEIXA A COMPRA PARA DEPOIS
RESPOSTA DO CONSUMIDOR
Comportamento do consumidorMdia (%) em 11 categorias (EUA)
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ALERTARUPTURA
Com os indicadores BIS voc pode acompanhar diariamente o tempo de cobertura do estoque existente, prevenir a incidncia da ruptura e eliminar as perdas de vendas ao consumo causadas pelo vilo da Ruptura.
0112
DICA
4
Oua o seu cliente Faa pesquisas dirias no caixa sobre falta de produtos na loja Gerencie bem o sortimento para que existam produtos similares para
oferecer ao cliente no caso de faltas
COMUNICAO
businessintegrationsolutions
Previna-se contra a perda de vendas:
Com os relatrios dirios da BIS voc no deixa o produto faltar e garante a satisfao dos seus clientes.
Coloque o vilo da ruptura atrs das grades.
Para melhorar seus controles, essencial conhecer e utilizar as boas prti-cas do mercado. Evite perda de tempo, troque experincias e institua os procedimentos que j deram resultados em outras empresas.
A seguir daremos mais algumas dicas sobre estas boas prticas:
No recebimento e portaria da loja Na armazenagem e movimentao das mercadorias No manuseio e exposio Na frente de caixa Em inventrio Na gesto de perecveis
DICA
5BOAS PRTICAS
Gesto de estoques
0113
Confronte a nota fiscal com o pedido, gerando o romaneio cego para o recebimento fsico da mercadoria
Confira fisicamente os produtos recebidos utilizando o C-digo EAN ou DUN14 para as embalagens (utilize coletores de dados preferencialmente)
No receba produtos sem cadastro ou sem pedido
No receba quantidades maiores que as do pedido
Preste especial ateno ao recebimento de quantidades menores que as do pedido: elas podem gerar rupturas. Entre em contato com o fornecedor e defina o que deve ser feito
Controle a qualidade dos itens recebidos, o frescor, a temperatura do caminho para o caso de itens congelados e resfriados
Estabelea controle rgido de prazos de validade, pesos, taras e embalagens. Consulte sempre a tabela em nossa cartilha Dicas para ogerenciamento dos prazos de validade
Acompanhe a formao de lastros e empilha-mentos no momento da descarga das mercadorias
Ao receber pallets fechados, fique atento em relao s normas de paletizao e quantidades e tambm ao recebimento de caixas abertas
Controle corretamente as trocas e devolues para fornecedores
FEIJOARROZMACARROFRUTASAZEITECARNESLEITE
0114
DICA
6BOAS PRTICAS
Recebimento e portaria de loja
DICA
7BOAS PRTICAS
Armazenagem e movimentao das mercadorias
Mantenha o depsito organiz
ado, evitando danos aos produ
tos e
facilitando a gesto dos estoqu
es, as contagens e o abastecim
ento das
gndolas
Setorize o depsito da loja da
mesma forma que a rea de ve
ndas para
facilitar o trabalho dos reposito
res
Utilize o mtodo PEPS (Primei
ro que Entra, Primeiro que Sai)
para
o abastecimento da rea de
vendas
Na chegada de novos produto
s, sinalize as caixas de produtos
que j
estavam em estoque para facili
tar o PEPS
Mantenha o depsito e as cm
aras de congelados e resfriados
arruma-
dos e os corredores livres: produ
tos em locais de difcil acesso nu
nca
sero reabastecidos
Mantenha uma rea separada
e controlada para as trocas e or
ganize
os produtos por fornecedor, fac
ilitando a identificao e a devo
luo
Evite empilhamentos maiores
que o recomendado pelos forn
ecedores
No mantenha excesso de me
rcadorias nas lojas; alm de inv
estir
capital desnecessrio, mais mer
cadorias significam mais quebra
s
Controle as movimentaes in
ternas de baixa para produo,
refeitrio,
consumo interno, doaes etc.
Controle as m
ovimentaes e os lanamentos
para perdas
Crie um progr
ama de preveno de perdas: ca
da produto perdido pode
significar a venda de at 15 out
ras unidades para compensar o
prejuzo
0115
DICA
8BOAS PRTICAS
Manuseio e exposio
preciso segregar os produtos de alto risco (PAR) em reas especiais no depsito e controlar os estoques
com ateno redobrada. Exponha os PAR em locaisapropriados na loja e evite furtos.
Mantenha a gndola sempre bem organizada, com etiquetas de iden-tificao de itens e preos, evitando roubos e danificao pelos clientes.
Controle o abastecimento da gndola.
Oferea constantemente formao para os operadores de caixa, de balanas e de retaguarda sobre como tratar produtos de cdigo rpido,
evitando erros de registro e baixa errada de estoques.
Realize auditoria de itens perecveis para controlar a
validade e evitar produtos estragados na rea de vendas.
0116
businessintegrationsolutions
Outra prtica recomendada consultar diariamente os Alertas da BIS com orientaes precisas de aes para a equipe de promoo e merchandising:
Saiba exatamente qual produto e em que quantidade repor para evitar rupturas.
Receba esses alertas diariamente escolhendo o formato mais conveniente (email, celular, planilhas, web)!
Proporcione formao contnua aos operadores sobre produtos de cdigo rpido
Tenha cuidado na inverso de produtos; um dos piores problemas para as sees de perecveis e produtos de produo prpria
Evite a multiplicao de produtos, forando a venda pelo cdigo de barras
Fiscalize as operadoras para evitar desateno ou m-f
Estabelea local adequado para a sada de funcionrios
Estabelea caixa especfico para a venda de produtos a funcionrios
Prepare os fiscais de loja e de frente de caixa para identificar e evitar fraudes pelos clientes
Evite carrinhos com dois andares ou compartimentos especiais para caixas
Crie procedimentos confiveis para trocas e anulaes de venda a clientes
0117
BALCO DE TROCAS
DICA
9BOAS PRTICASFrente de caixa
0118
DICA
10BOAS PRTICAS
Inventrio
Mantenha o depsito e a rea de vendas arrumados conforme orientaes da equipe de inventrio.
Faa inventrio pelo cdigo de barras e utilize coletores em rede, agilizando e evitando erros nas digitaes.
Tenha a certeza de que no existem notas fiscais pendentes de atualizao antes de iniciar e congelar os inventrios.
0119
Seo Periodicidade dos inventrios rotativos
Mercearia Mensal
Bazar Trimestral
Aougue e peixaria Quinzenal
FLV Quinzenal
Frios e laticnios Mensal
Padaria e lanchonete Quinzenal
Trabalhe com o conceito de segunda contagem nos itens com divergncia de estoques.
Faa inventrios rotativos aproveitando o giro de cada departa-mento e evitando inventrios gerais.
Elimine a necessidade de inventrios gerais para a apurao de resultados.
Utilize os inventrios rotativos para acerto dos estoques ao longo do ms.
Defina cronograma de inventrios rotativos de tal forma aconferir todos os itens de cada seo ao longo do perodo.
Defina tabela de periodicidade conforme sua disponibilidade de pessoal. Sugerimos a tabela abaixo.
0120
DICA
11
BOAS PRTICASGesto de perecveis
Desenvolva procedimentos especficos para os seguintes processos em cada uma das principais reas de perecveis.
AOUGUE EPEIXARIA FLV
FRIOS ELATICNIOS
PADARIA ELANCHONETE
PROCESSO
RECEBIMENTOE EXPEDIO
ARMAZENAGEM
REA DE VENDAS
INVENTRIO
ASPECTO/COR/ODOR
TEMPERATURA
VALIDADE
TARAS EEMBALAGENS
MANUSEIO EEXPOSIO
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abril 2011 novembro 2011
LANAMENTOS 2012
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A colaborao entre indstria e varejo acontece AQUI.business
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Voc pode ser um agente de mudana dos ndices de perdas de vendas!
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perdas de vendas!
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-60%
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