Hướng dẫn sử dụng Hệ thống email tỉnh Hậu Giang
Hậu Giang, ngày 15 tháng 05 năm 2020
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
NÔI DUNG1. GIỚI THIỆU MAIL ZIMBRA...................................................................1
2. TRUY CẬP HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TƯ.................................................1
3. TỔNG QUAN...............................................................................................4
3.1 Thư...........................................................................................................5
3.2 Sổ địa chỉ.................................................................................................7
3.3 Lịch..........................................................................................................7
3.4 Công việc.................................................................................................9
3.5 Cặp tài liệu.............................................................................................10
3.6 Tùy chọn................................................................................................10
4. KẾT THÚC.................................................................................................13
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
1. GIỚI THIỆU MAIL ZIMBRAZimbra nguyên là một công ty độc lập về phần mềm mã nguồn mở được
Yahoo mua lại vào năm 2007 và hiện nay đã được VMware mua lại. Điều này cũng
chứng tỏ sản phẩm của công ty được đánh giá rất cao. Theo thông tin trên website của
hãng thì hiện có khoảng 80.000 tổ chức và 70 triệu mailbox đang dùng zimbra, hiện
nay tại Việt Nam đã có rất nhiều danh nghiệp, tổ chức sử dụng Zimbra (chính phủ và
doanh nghiệp)
Zimbra Collaboration Suite – là một phần mềm cộng tác gồm cả phần mềm
chạy trên máy chủ và máy trạm có các đặc điểm và tính năng chính sau.
- Thư điện tử: là một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm Mail server(SMTP,
POP3, POP3S, IMAP, IMAPS, anti-virus, anti-spam, openLDAP, backup,… có đầy đủ
tính năng như auto-redy, auto-forward, mail fillter,…) và mail client ( zimbra desktop
và zimbra web client).
- Lịch công tác ( Calendar): lịch cá nhân và lịch nhóm, tự động gửi mail mời
họp
- Danh mục công việc ( task): của cá nhân và cả của nhóm.
- Tài liệu ( Documents): tài liệu dưới dạng Wiki của cá nhân hoặc tập thể.
ZCS có giao diện quản lý trang nhã được phát triển trên nền Ajax cùng với
những công cụ tạo đoạn mã lệnh giúp quản lý các máy chủ ZCS.
Các tính năng tiêu biểu dành cho người sử dụng:
- Zimbra web client có hai giao diện dạng html thông thường, nhanh nhưng ít
tính năng và dạng nâng cao Ajax (tương tự như yahoo mail). Zimbra web client là một
trong những web client hoàn chỉnh nhất hiện nay hỗ trợ soạn và duyệt thư chuyên
nghiệp
- Zimbra cũng hỗ trợ làm việc với các thiết bị di động như Iphone, Samsung…
- Web client trên nền Ajax với công cụ tìm kiếm, lịch biểu chia sẽ và thư điện
tử được tích hợp với danh sách đối tác và lịch biểu
- Tìm kiếm mạnh, nhanh (bao gồm các tin nhắn và phần đính kèm).
- Lịch biểu thông minh, quản lý và kiểm soát lịch biểu theo nhóm, một người có
nhiều lịch biểu, ủy quyền và chia sẽ lịch biểu.
- Xem lịch biểu ở nhiều dạng hiển thị.
1
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
2. TRUY CẬP HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TƯTừ trình duyệt web Người sử dụng (NSD) nhập vào địa chỉ hộp thư điện tử
https://mail.haugiang.gov.vn/
Sau khi thực hiện các bước thao tác thì giao diện đăng nhập hiện ra như sau:
3. TỔNG QUANSau khi đang nhập thành công, hệ thống sẽ hiện lên trình điều khiển trong mail
như sau:
Trang thư chính của NSD bao gồm các mục chính như trên và cho phép NSD
thao tác trên các mục
Nếu muốn thay đổi giao diện bằng ngôn ngữ khác trong trình điều khiển trong
mail thì vào chọn “Tùy chọn” => chọn lại ngôn ngữ tại nút “Ngôn ngữ” => chọn xong
2
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
ngôn ngữ cần sử dụng => bấm lưu tại nút “Lưu” hoặc muốn hủy thao tác bấm chọn
hủy tại nút “Hủy”.
3.1 THƯ
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Thư mới: click vào để soạn một thư mới, bấm vào mũi tên xuống để chọn
các tùy chọn tạo khác.
2. Thư đến: Nơi chứa các email được gửi đến
3. Thư đã gửi: Nơi chứa các email được gửi đi
4. Thư nháp: Nơi chưa các email được soạn nhưng chưa gửi đi
5. Thư rác: Nơi chứa các email “Spam”
6. Thùng rác: Nơi chứa các email đã xóa khỏi Thư đến (2)
7. Đây là khung chứa các email
8. Đây là khung chứa nội dung email khi ta chọn một email
3
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
Khi muốn thao tác kiểm tra email thì NSD click vào Thư đến (2)
Tạo một email mới thì chọn Thư mới (1) cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra như sau:
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Gửi: click gửi để gửi thư đi sau khi đã soạn thảo xong
2. Hủy: hủy bỏ việc soạn thư
3. Tới: click chọn nút tới để chọn người nhận thư trong sổ địa chỉ, kèm theo
các tùy chọn như CC, BCC như hình sau:
- Chọn địa chỉ cần gủi trong danh sách lien hệ => bấm nút “Tới” để chọn
người nhận/ nút “Cc” để chọn người Cc/ nút “Bcc” để chọn người Bcc =>
chọn “OK” nếu đồng ý để gửi.
4. Gõ tên người nhận thư
5. Gõ tên người muốn Cc thư
6. Chủ đề: gõ vào tiêu đề thư
4
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
7. Đính kèm: chọn tập tin đính kèm
8. Trình soạn thảo nội dung thư
3.2 DANH BẠ
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Số liên hệ mới: click chọn để tạo 1 liên hệ mới
2. Sửa: chọn để sửa thông tin liên hệ
3. Xóa: chọn liên lạc và click xóa bỏ để xóa liên lạc
4. Vùng chứa danh sách các liên hệ đã tạo
5. Vùng chứa thông tin liên hệ đã chọn
3.3 LỊCH
Giúp ghi chú lại các cuộc hẹn và nhắc nhở NSD tránh bị lỡ hẹn , chú thích cho
các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Cuộc hẹn mới: tạo cuộc hẹn mới
2. Các cuộc hẹn đã được tạo
3. Móc thời gian hiện tại5
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
4. Chuyển đổi các kiểu xem
Thêm cuộc hẹn mới
1. Lưu & Đóng: lưu cuộc hẹn sau khi đã thiết lập
2. Chủ đề: nhập chủ đề cho cuộc hẹn
3. Người tham dự: gõ vào địa chỉ mail của người tham dự, hệ thống sẽ tự
động chuyển yêu cầu cuộc hẹn đến các mail trong danh sách
4. Địa điểm: nhập vào địa điểm hẹn
5. Chọn giờ bắt đầu và kết thúc của cuộc hẹn
6. Nhắc nhở: chọn thời giao nhắc trước khi cuộc hẹn bắt đầu
7. Thông tin về cuộc hẹn
3.4 CÔNG VIỆC
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Công việc mới: tạo công việc mới
2. Sửa: sửa công việc đã tạo
3. Xóa: xóa bỏ công việc
6
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
4. Công việc đã tạo đã quá hạn
5. Thanh tiến độ công việc đã tạo
6. Công việc sắp tới hạn
7. Công việc không có ngày đến hạn
8. Thông tin công việc đã tạo khi chọn 1 công việc
Thêm công việc mới
1. Lưu lại: lưu lại công việc khi đã tạo xong
2. Chủ đề: tiêu đề cho công việc
3. Địa điểm: nhập vào địa điểm liên quan tới công việc
4. Ưu tiên: chọn mức độ ưu tiên của công việc
5. Danh sách công việc: chọn danh sách công việc
6. Trạng thái: chọn trạng thái cho công việc
7. Ngày bắt đầu: ngày bắt đầu công việc
8. Ngày đến hạn: ngày đến hạn của công việc
9. Nhắc nhở: tạo nhắc việc, hệ thống sẽ gửi mail, và popup thông báo ở giao
diện webmail
10. Nội dung công việc đang thực hiện
7
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
3.5 CẶP TÀI LIỆU
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Tài liệu mới: tạo tài liệu mới
2. Tải lên tập tin: tải tài liệu lên từ máy tính
3. Tải về: tải tài liệu xuống
4. Sửa: sửa đổi tài liệu
5. Xóa: xóa tài liệu
6. Danh sách tài liệu
7. Nội dung xem trước của tài liệu
3.6 TÙY CHỌN
Tab “Tổng quan”: chứa các tùy chọn về giao diện, ngôn ngữ, múi giờ,…
Chú thích cho các số đã được đánh dấu trên hình:
1. Thay đổi mật khẩu: NSD click vào nút này để tiến hành thay đổi mật khẩu,
khi nhấn vào sẽ có một cửa sổ mới hiện lên như sau:
8
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
Old password: gõ vào mật khẫu cũ
New password: gõ vào mật khẫu mới
Confirm: gõ lại mật khẫu mới, sau đó bấm vào nút “Change password”
2. Phông: chứa các loại phông mà hệ webmail cung cấp (chuẩn, hiện đại, cổ
điển, rộng)
3. Hiển thị kích cỡ chữ: chứa các tùy chọn kích thước hiển thị chữ của
webmail gồm có: nhỏ, thường, lớn , cực lớn.
4. In kích cỡ chữ: kích thước chữ khi tiến hành in ra
5. Múi giờ mặc định: chọn múi giờ cho webmail
6. Ngôn ngữ: chọn ngôn ngữ cho webmail
Tab “Thư”: chứa các tùy chọn đối với thư
9
VIỄN THÔNG HẬU GIANG Trung tâm Công nghệ Thông Tin
1. Kiểm tra thư mới: thời gian để webmail tự động check thư mới
2. Các tùy chọn đối với thư: như tự hiển thị hình ảnh, mở thư ở cửa sổ mới,…
Tab “Chữ ký”: tạo chữ ký khi gửi thư
1. Tên: tên chữ ký
2. Nội dung chữ ký
3. Chọn chữ ký khi gửi thư
4. Chọn chữ ký khi trả lời, chuyển tiếp
5. Lưu lại: lưu lại chữ ký đã tạo
4. KẾT THÚC
10
Top Related