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Ufs Universidade Federal de Sergipe
CCET - Centro de Cincias Exatas e TecnologiaCurso de Cincia da ComputaoDisciplina: Anlise e Projeto de Sistemas IProfessor: Alberto Costa Neto
Integrantes: Max RicardoThiago Alves Costa
Rmulo Augusto
GERNCIA DE
PROJETOSCOM OMS-PROJECT
Aracaju
7 DE MARO DE 2002
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SUMRIO
CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS.................................................................................2
O PROJETO E SEU AMBIENTE................................ ..................................................................... ................. 2O que um Projeto? ........................................................ ..................................................................... ......... 2
MS-Project e Projeto como Execuo versus Projeto como Plano ............................................................... 3
PARTES DO PROJETO.............................................................................................................. ....................... 3Tarefas ....................................................... ........................................................... ......................................... 3
Marcos ........................................................ ........................................................... ........................................ 3
Recursos................................................... ........................................................... ........................................... 3
CRIANDO UM PROJETO VISO GERAL ..............................................................................................................4Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Atravs de Grficos...................................... ................................ 4
O QUE GERENCIAMENTO? ........................................................ ............................................................... ......... 4NECESSIDADE DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS ..............................................................................................5POR QUE AUTOMATIZAR PROJETOS ......................................................................................................................5USANDO O MS-PROJECT .....................................................................................................................................6
GERENCIAMENTO DE TAREFAS ............................................................ ...................................................... 8
TRABALHANDO COM AS
TAREFAS DO
PROJETO
(EXEMPLO
PRTICO
) ......................................................... ........ 9Passos para Insero de Tarefas ..................................................................... .............................................. 9Trabalhando com Tarefas................... ...................................................................... ..................................... 9
Movendo Tarefas .................................................................. ............................................................... .......... 9
Excluindo tarefas .................................................................... ............................................................ ......... 10
Inserindo Marcos......... ................................................................ ................................................................ 10
Vinculando Tarefas......... ...................................................................... ....................................................... 10
Vinculando Tarefas......... ...................................................................... ....................................................... 11
Tipos de Relaes entre Tarefas ............................................................. ..................................................... 11
Tipos de Relaes: ................................................................. ...................................................................... 11
Especificando as Relaes entre Tarefas............................................................................................. ........ 12
Outra Forma de Especificao......................................................................... ........................................... 13
Tarefas Resumidas........ ................................................................ ............................................................... 13
GERENCIAMENTO DE RECURSOS ................................................................. ............................................ 15TIPOS DE RECURSOS ..........................................................................................................................................15MANIPULANDO RECURSOS COM OMS-PROJECT................................................................................................16
GERENCIAMENTO DE CUSTOS...................................................................................................................19
GRFICOS..........................................................................................................................................................23
GRFICO DE GANTT.....................................................................................................................................23DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM)............................................................................................................24EXEMPLO DE DEFINIO DE TAREFAS NUM DIAGRAMA PERT/CPMNOMS-PROJECT.......................................26
Inserindo Informaes sobre Tarefas ................................................................. ......................................... 27
CALENDRIO....................................................................................................................................................27
TRABALHANDO COM O CAMINHO CRTICO........................................................................................................28CAMINHO CRITICO ............................................................................................................................................29
Ultrapassando o Caminho Crtico...................................................................... ......................................... 30
CONCLUSO ........................................................ .......................................................... ................................... 31
BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................................................32
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INTRODUO
Este um trabalho cujo objetivo apresentar o aplicativo Microsoft Projectcomo
abordagem prtica sobre os conceitos da Gerncia de Projetos. Como o MS-Project
abrange conceitos relativos s as etapas de planejamento, gerenciamento deprojetos e ferramentas grficas de auxlio (diagramas PERT e Gantt), interessante
conhecermos ferramentas que auxiliem nesse processo. O MS-Project uma
ferramenta auxiliada por computador que tem por finalidade facilitar e dar melhor
viso e objetividade no trabalho de traar o projeto e acompanh-lo.
Neste trabalho sero abordados:
O que um projeto?
O que Planejamento?
O que Gerenciamento?
Para que Gerenciar?
O uso do MS-Projectna Gerncia de um Projeto
Este ltimo ser visto em maior detalhe, este trabalho ter por objetivo dar nfase
ao uso dessa ferramenta. O MS-Projectnada mais que uma ferramenta para se
realizar o traado e acompanhamento de um projeto genrico.
Ento, estudaremos como so manipulados as opes e dados no aplicativo que
do forma a um projeto. Veremos tambm de que forma ele pode ser manipulado e
o acompanhamento necessrio a esse projeto, medida que executado.
No veremos com grande profundidade pormenores do aplicativo em si, tendo em
vista este trabalho ter um cunho mais introdutrio ao aplicativo e centrando seu
enfoque no estudo conceitual na Gerncia de Projetos. Entretanto, este trabalho far
um apanhado do que for essencialmente til para a aplicao da ferramenta ao tema
da disciplina. Para maior aprofundamento, ver bibliografia.
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Conceitos de Gerenciamento de Projetos
O PROJETO E SEU AMBIENTE
O que um Projeto?
No sentido amplo da palavra projeto, temos os seguintes significados:
- Definio do Dicionrio: O que se tem a inteno de fazer; plano de realizar
qualquer coisa
- Definio Administrativa: Reunio de esforos para se atingir objetivos pr-
determinados com comprometimento de prazos e recursos pr-estabelecidos
- Do latim: Ao de lanar = Projicere Projetar Projeto
Detalhando mais o conceito de projeto, visando maior exatido em sua
abrangncia, vem essas duas definies, das quais partimos para melhor defini-lo:
De acordo com Casarotto define-se projeto como um conjunto de atividades
interdisciplinares, interdependentes, finitas e no repetitivas. Elas visam a um
objetivo com cronograma e oramento preestabelecido.
Para Valeriano projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de
forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os insumos
necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado.
Assim, por definio, teramos que um projeto um conjunto de atividades inter-
relacionadas, destinadas a atingir um objetivo (escopo), com determinada qualidade,
atravs da utilizao de pessoas, equipamentos ou materiais (recursos), com datas
de incio e fim bem definidas (tempo).
Projeto :
- Escopo- Recursos
- Tempo
No contexto de um projeto, o fim mais importante que o seu incio ou seu
desenvolvimento, pois nele se encontra a meta. O maior problema enfrentado por
projetos o tempo. Atrasos ou aumento de custos momentneos ou localizados
durante o andamento do projeto no so crticos, desde que as metas finais sejam
mantidas. A qualidade do projeto , mormente, avaliada pelo resultado final, tanto deeficcia e qualidade quanto de pontualidade de prazos, e este resultado devem ser
mantidos. Um cronograma, portanto, deve ser traado.
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Um projeto pode ser dividido em quatro fases bem definidas, a saber:
Estabelecimento o objetivo do projeto
Criao do plano do projeto (a partir deste ponto, comea o trabalho a partir
do plano de projeto).
Controle e gerenciamento de projeto
Finalizao do projeto
MS-Project e Projeto como Execuo versus Projeto como PlanoO MS-Project uma ferramenta de auxlio que abrange essas de execuo do
projeto, servindo tanto para traar o plano de projeto quanto para acompanh-lo
(gerenci-lo), neste caso permitindo acompanhar o plano e trabalho real, medida
que suas fases vo sendo concludas.
PARTES DO PROJETO
Para o MS-Project um projeto tpico possui trs componentes bsicos que
definiro as suas fases:
- Tarefas;
- Marcos;
- Recursos.
TarefasAs etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As
tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto.
Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras
podem ocorrer paralelamente.
MarcosUm marco representa um evento ou condio que marca ou delimita a execuo
de um grupo de tarefas relacionadas ou o trmino de uma fase do projeto. Quando
completado um grupo de tarefas relacionadas, alcanado um marco do projeto.
RecursosPara executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa
(materiais). Deve-se levar em conta a disponibilidade dos recursos, pois eles
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normalmente esto disponveis em alguns horrios ou dias. No se pode deixar de
dar relevncia num projeto s variveis tais como programao de frias, durao da
jornada de trabalho e acesso a prdios e equipamentos.
Importante tambm definir os custos dos recursos. Cada tarefa ter conjunto de
recursos associados, e cada recurso ter um custo, tambm associado. Pelo calculo
da frmula do cronograma de recursos o MS-Project utilizar o custo do recurso
associado tarefa para definir o custo da tarefa.
Criando um Projeto Viso GeralPodemos enumerar a criao de um projeto no MS-Project pelos seguintes
passos:
- Delimitar incio e fim do projeto;- Dividir o projeto em tarefas bem definidas (agrupando-as em tarefas e
subtarefas, caso necessrio);
- Definir vnculos de dependncia entre as tarefas;
- Atribuir recursos s tarefas;
- Definir as propriedades dos recursos (disponibilidade de horrios, custos).
Opcionalmente, redefinir prazos das tarefas, dada a viabilidade de recursos e da
criao da estrutura de vnculos.
Visualizar e Delimitar Partes do Projeto Atravs de GrficosNuma fase posterior da criao, teremos uma fase de acompanhamento do
projeto. Nela, pode-se verificar o andamento das tarefas em relao s estimativas
feitas, visualizar andamento de tarefas crticas, redefinir tarefas, recursos e mesmo
prazos (o que pouco aplicvel). Pode-se visualizar o projeto, fazendo quaisquer
comparaes em geral (linha de base versus linha de tempo real)
O que Gerenciamento?Segundo DINSMORE, (Paul Campbell - 1992), a Gerncia de Projetos o estudo
da coordenao de pessoas, materiais, equipamentos e tcnicas indispensveis
para o alcance do xito de empreendimentos que possuam incio e objetivos
definidos, sempre que possvel aliando os parmetros mensurveis de custo, tempo,
risco e qualidade.
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Necessidade do Gerenciamento de ProjetosA grande maioria dos projetos envolve vrias pessoas e empresas, assim como
as mais diversas tecnologias; por isso uma nica pessoa no pode possuir todo
conhecimento necessrio para viabilizar um projeto. A funo do Gerente de
Projetos justamente coordenar o trabalho das diversas partes envolvidas no
processo.
Se no existir a figura do gerente de projetos para fazer o planejamento e a
administrao dos possveis conflitos, a tendncia que a organizao envolvida no
processo perca sua harmonia, descoordenando-se. Um dos maiores problemas
tanto perda de prazos como de oramentos.
Devido complexidade dos projetos, interdependncia entre participantes e a
margens em geral cada vez mais reduzidas devido concorrncia, necessrio tera viso do projeto como um todo e coordenar esforos interdisciplinares, para
administrar dirigindo para um fim, que o objetivo do projeto.
Projetos tm magnitude muito varivel, possuindo desde curtos prazos e uma
dezena de tarefas at projetos detalhados, complexos e extensos, que envolvam
muitos materiais e pessoas. O objetivo do projeto, em qualquer dos casos, traar o
caminho ideal para perfaz-lo.
Por que automatizar projetosAlgumas coisas devem estar claras na gerncia de projetos:
1. Algumas das ferramentas de modelagem envolvem grficos;
portanto, eles devem ser elaborados por algum.
2. Modelos tornam-se imensos e precisam ser refeitos. Isto envolve
muito trabalho.
3. Os modelos se inter-relacionam; portanto, devem ser possvel
elabor-los conjuntamente.
Portanto, de grande auxlio uma ferramenta que permita automatizar a
Gerncia de Projetos. Ferramentas computadorizadas para gerenciar projetos tm
as seguintes habilidades:
Especificar custos;
Agendar tarefas e modificar datas-limite;
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Fornecer relatrios;
Interligar-se com outros programas;
Verificar performance do projeto em relao performance estimada.
Para projetos de pequeno e mdio porte, o gerenciamento automatizado no PC
adequado. Dentre as ferramentas mais comuns para PC esto: Microsoft Project,
ABTs Project Workbench, CA SuperProject e Digital Tools AutoPlan II.
Para grandes projetos, requerido maior poder de computao.
Em geral, grandes organizaes integram planos de projetos individuais em
agregados de modelos e oramentos; ento importante que todos usem um
ambiente de modelagem computadorizado, em PC ou compartilhado em mainframe.
Usando o MS-ProjectO gerenciamento de projetos envolve muitas etapas e o gerente de projetos deve
poder controlar todos os estgios do projeto desde o planejamento at a concluso e
a criao de relatrios para anlise. O MS-Project vem preencher este espao
atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar,
organizar, controlar, coordenar e comandar de forma rpida e eficiente.
Para Casarotto, um sistema de informaes a projetos deve possuir as seguintescaractersticas bsicas:
Interligao das informaes da WBS, PERT/CPM, cronograma e oramentos, de
modo que a alterao de determinada informao por meio de uma das ferramentas
citadas seja mantida tambm nas demais.
Sumarizao das informaes do nvel operacional para os nveis superiores,
gerando relatrios de controle com detalhamento compatvel com os nveis de
deciso a que se destinam.Armazenamento das informaes referentes aos documentos do projeto.
O MS-Project uma ferramenta de planejamento e organizao para gerentes de
projetos. Esse aplicativo possui numeras ferramentas de uso fcil, mas tambm
possui inmeras ferramentas para ajud-lo nas suas tarefas complexas. O MS-
Project uma ferramenta de planejamento para:
- Organizar o plano e ajud-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;
- Agendar metas que devem ser alcanadas;- Agendar as tarefas nas seqncias corretas;
- Alocar recursos e custos e agend-los de forma correta sem sobre aloc-los;
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- Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o oramento;
- Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e
fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS-Projectpode ajud-lo em:
- Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para
verificar se tudo est dentro do oramento e tempo;
- Revisar o agendamento para acomodar mudanas no previstas;
- Testar diversos cenrios antes de mudar o plano;
- Comunicar automaticamente aos afetados pelas mudanas feitas no projeto e
solicitar feed-backsobre os seus progressos;
- Colocar atualizaes instantneas do seu projeto na Internet ou Intranet;
- Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham
afetando o mesmo.
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Gerenciamento de TarefasAs etapas necessrias para completar um projeto so chamadas tarefas. As
tarefas so executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto.
Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras
podem ocorrer paralelamente.
Se formos recorrer a um dicionrio para um melhor entendimento dessa palavra
iremos encontrar as seguintes definies:
- Trabalho que h de se concluir em determinado tempo;
- Modalidade de contrato de trabalho em que o servio calculado por servio
executado;
notrio que em ambas as definies a relao se torna estreita entre ogerenciamento de tarefas, o de tempo, custos e recursos. Sendo assim, nessa parte
de gerenciamento iremos abranger uma viso inicial que ser tratado mais tarde nos
demais gerenciamentos.
Esse tpico consistir numa exemplificao prtica de como definir e vincular
tarefas de acordo com suas necessidades.
Exemplos de tarefas:
Categoria do projeto Tarefas
Construo Fazer a terraplenagem no local
Entregar os materiais para a construo do telhado
Instalar sistema de segurana
Colocar asfalto no estacionamento
Planejamento de eventos Contratar empresas que forneam refeiesEmbalar computadores
Instalar prateleiras
Pintar faixas indicando o caminho a seguir
Desenvolvimento de produto Desenvolver especificaes para os usurios
Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado
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Trabalhando com as Tarefas do Projeto (Exemplo Prtico)O gerenciamento de tarefas constitui uma das mais importantes ferramentas de
controle do MS-Project. A ele esto associados todos os demais gerenciamentos
como: recursos, tempo e custo.
Ao inserir uma tarefa voc pode ser to detalhista ou generalista quanto quiser.
Isso depender do nvel de controle que voc necessita no seu projeto. Quando
voc insere uma tarefa um nmero de tarefa atribudo a ela.
Aps inserir uma tarefa, voc poder definir a durao da mesma, sendo que o
software em questo sugere automaticamente a durao de 1 (um) dia.
Passos para Insero de Tarefas
D um clique na primeira clula na coluna Nome da tarefa para inserir a primeiratarefa do projeto;
- Digite o nome da sua tarefa;
- D um clique na coluna Durao para a tarefa 1. Observe que o valor de um
dia automaticamente oferecido pelo MS-Project. A durao de 1 dia o
padro do MS-Project;
- Tecle ENTER.
Trabalhando com TarefasInserindo uma nova Tarefa entre duas j existentes.
- Selecione a linha que deseja inserir a tarefa;
- No menu Inserir escolha Inserir tarefa; Ou clique no boto direito do
mouse e selecione Inserir tarefa;
- Insira a nova tarefa.
Movendo TarefasO MS-Project pode mover tarefas de uma localizao para outra. A grande
vantagem que o MS-Project mantm todas as caractersticas da tarefa na sua
nova posio
Para mover uma tarefa:
- Selecione na extrema esquerda da tabela de Gantto nmero da tarefa a
ser movida;
- Arraste com o mouse a tarefa para a sua nova localizao.
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Excluindo tarefas- Selecione a tarefa;
- No menu Editar escolha Excluir tarefa ou aperte o boto Deletedo teclado.
Inserindo MarcosUm marco um objetivo ou ponto de verificao intermedirio do seu projeto.
Para inserir um marco voc procede da mesma maneira que para inserir uma tarefa,
no entanto a tarefa ter durao 0 (zero).
Para inserir um marco:
- Digite uma tarefa;
- Clique na coluna Durao;
- Digite 0.O grfico de Ganttexibe ento o marco como um losango preto, com a data do lado.
Vinculando TarefasUm projeto mais do que apenas uma lista de tarefas isoladas. Muitas tarefas (ou
todas elas) so relacionadas com outras tarefas. Estas relaes podem ser de fim-
para-nicio, fim-para-fim, incio-para-incio ou incio-para-fim. Veremos todos os tipos
de relaes no decorrer do curso. O MS-Projectpor padro vincula tarefas de fim-
para-incio.
Para vincular tarefas proceda da seguinte forma:
- Selecione a tarefa 1;
- Selecione a tarefa 2. Voc pode usar CTRL+Clique do Mouse para
selecionar tarefas que no seja adjacentes;
- Clique em Vincular Tarefas na barra de ferramentas.
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Vinculando Tarefas
Vincular
Desvincular
Tipos de Relaes entre TarefasAs relaes entre as tarefas tambm podem ser conhecidas como relaes de
dependncia ou precedncia. Uma tarefa que deva comear ou finalizar antes de
outra tarefa possa comear chamada tarefa predecessora. Uma tarefa que
dependa do incio ou fim de outra tarefa chamada tarefa sucessora.
Tipos de Relaes:
Dependncia Trmino Incio (FS - Finish-to-Start).A tarefa A deve terminar para que a tarefa B comece.
Dependncia Incio Incio (SS - Start-to-Start) . A tarefa Bno pode comear at que a tarefa A tambm comece.
Dependncia Trmino Trmino (FF - Finish -to-Finish). Atarefa B no pode terminar at que a tarefa A tambm termine.
Dependncia Incio Trmino (FF - Finish -to-Finish).A tarefa B no pode terminar at que a tarefa A comece.
A
B
A
B
A
B
A
B
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Especificando as Relaes entre Tarefas- Acrescente 2 tarefas ao seu projeto ;
- Selecione as 2 tarefas com o mouse;
- Na barra de ferramenta escolha Link Tasks.
O MS-Project estabelece uma relao de Fim-para-Incio entre as tarefas. A
alterao deve ser feita da seguinte forma:
- Na tabela de Ganttde um clique duplo na tarefa que ser alterada;
- A caixa de dialogo Informaes sobre a Tarefa aparecera;
- De um clique na tabulao Predecessoras para ativ-la;
Dentro da tabulao Predecessor existem os seguintes campos:
- Nome: Nome da tarefa- Durao: Durao
- Predecessores: Predecessores
- ID: Numero identificador da tarefa. O mesmo da tabela de Gantt
- Nome da Tarefa: Nome da tarefa predecessora
- Tipo: Tipo (FS,FF,SS,SF)
- Retardo: Folga ou Antecipao
No campo Tipo especifique o tipo de relao entre as tarefas.
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Outra Forma de EspecificaoVoc tambm dar um clique duplo na linha de conexo entre duas tarefas no
Grfico de Gantt. Isso exibe a caixa de dilogo Dependncia entre as tarefas, na
qual voc pode especificar o tipo de relao e um tempo de antecedncia ou folga.
Tarefas ResumidasIndentando atividades
Para criar nveis em um conjunto de atividades:
- Digite todas as atividades na tabela de entrada;
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- Selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que
estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira
linha da seleo;
- Pressione o boto recuo para tornar as atividades selecionadas elementos
das atividades resumo. Para remover uma atividade, isto , para remover
a estrutura de tpicos criados basta pressionar a ferramenta Recuo para a
esquerda.
Bot
o
Recu
o
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Gerenciamento de RecursosPara executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir
pessoas, equipamentos e instalaes especiais necessrias execuo da tarefa.
Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias
por semana, freqentemente voc ter de levar em conta a sua disponibilidade no
deixando de levar em conta as variveis, tais como programao de frias, durao
da jornada de trabalho, acesso a prdios e equipamentos etc.
Tipos de RecursosTipo de Recurso Exemplos
Pessoas Vice-presidenteCarpinteiros
Fornecedores de refeies
Programadores
Redatores
Nomes de determinados indivduos
Equipamentos Computadores
Impressoras
Copiadoras
Mquinas de terraplenajem
Caminhes de mudana
Veculos da frota
Instalaes Salas de reunio
Centros de processamento de dados
Salas de inspeo ou seleo
Depsitos
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Manipulando recursos com oMS-Project
1. Tabela de Recursos
No MS-Project temos a tabela de recursos, onde podemos efetuar todas as
manipulaes necessrias para criar, alocar, editar recursos etc.
Temos os seguintes campos a serem preenchidos:
- Recurso: nome do recurso;
- Iniciais: iniciais do nome do recurso;
- Grupo: o grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localizao
na empresa ou espcie);
- Unidades Mximas: quantidade mxima de recursos disponveis
simultaneamente;
- Taxa Padro: custo do recurso por hora de trabalho normal;
- Taxa h. extra: custo de recurso por hora extra de trabalho;
- Custo/uso: custo por utilizao de uma unidade de recurso;
- Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim);
- Calendrio Base: tipo do calendrio que o recurso utiliza.
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2. Criando Recursos
Para criar um recurso, preenchemos uma linha em branco na tabela de recursos,
ou clicamos duas vezes numa linha em branco e preenchemos os dados pedidos na
janela que exibida.
Depois de criado o recurso, definindo todos os campos como recurso (nome),
unidades mximas, taxa padro etc devemos vincul-lo a uma tarefa que o que
mostrado no prximo mais abaixo.
3. Vinculando um Recurso a uma Tarefa
No grfico de Gantt, no campo recurso, podemos clicar duas vezes que ser
exibida uma janela com uma tabela em que podemos preencher com recursos
disponveis. Clicando na seta de cada linha, podemos visualizar quais os recursos
criados e depois podemos definir as unidades a serem utilizadas, ou seja, quantodaquele recursos ser utilizado para aquela tarefa. Se for um recurso de trabalho
teremos quanto de esforo o trabalhador empregar para aquela tarefa e se for um
recurso material teremos a quantidade daquele que ser utilizado para a tarefa.
Exemplo(1): Um recurso de trabalho: Programador 80%
Assim temos um recurso de trabalho que se esforar 80% do seu total
para aquela tarefa.
Exemplo(2): Um recurso material: Folhas 200
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Temos um recurso folhas que ser utilizada 200 unidades
Exemplo de utilizao de recursos no MS-Project
Recursos:
Recurso Unidades Custo Custo por h. extra
Web Design 100% R$ 10,00 / h R$ 15,00 / h
Gasolina 100% R$ 1,49
Domnio 100% R$ 98,00
Hospedagem 100% R$ 15,00
Tarefas:
Tarefa Durao Recursos utilizados
Visita ao cliente 3hWeb Design 100%
Gasolina 15 unidades
Construo do site 12h Web Design 100%
Veiculao na web 2h
Web Design 100%
Domnio 1 unidade
Hospedagem 1 unidade
Definido os valores acima e mais outros o MS Project calcular o custo final e a
durao total do projeto.
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Gerenciamento de CustosO MS-Project possibilita informar quanto custa cada recurso, podendo definir trs
tipos de custos:
- Padro valor da hora trabalhada;
- Hora Extra valor da hora extra trabalhada;
- Por Uso valor por uso do recurso.
Dentro da gerencia de custos do MS-Project possvel criar calendrios para
tornar um valor ativo, permitindo uma flexibilidade para a previso de reajustes de
valores.
Em cada recurso possvel cadastrar at 25 taxas diferentes em cada uma das 5
tabelas de taxas de custo. Outro ponto a abordar, a possibilidade de configurar osgastos para serem contabilizados no incio, no final ou distribudo de acordo com
cada hora trabalhada.
Custo por HoraCusto por Hora Extra
Custo por Uso
Define se ser pago noincio, no final ou deacordo com o trabalhorealizado
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Depois de cadastradas as informaes referentes ao custo dos recursos o MS-
Projectcalcula automaticamente quanto custar cada tarefa do projeto, fornecendo
ao mesmo tempo o custo total do projeto.
Para visualizar quanto o seu projeto est custando proceda da seguinte forma:
Na barra de tarefas principal clique em Projeto Informaes sobre o
projeto Estatsticas.
Barra de Tarefas Principal
Fornece as Estatsticasdo Projeto
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Esta tela representa um resumo do projeto onde pode ser visto a linha base
(LinhaBase) que serve para comparao, o planejamento atual (Atual), o que foi
realmente feito (Real) e o que ainda falta fazer (Restante).
Partindo deste resumo pode-se tomar decises para melhor acomodar o projeto
diante do prazo.
Para melhor acompanhar a situao financeira de um projeto o MS-Project
fornece alguns relatrios sobre custos como:
- Fluxo de Caixa fornece uma viso geral dos gastos;
- Oramento exibe o oramento de um projeto planejado;
- Tarefas com Oramento Estourado exibe as tarefas que esto
ultrapassando o valor orado;
- Recursos com Oramento Estourado exibe os recursos que esto
ultrapassando o valor orado;
- Valor acumulado fornece o valor gasto at ento no projeto.
possvel editar esses relatrios para adequ-los a uma melhor apresentao,alm de criar novos relatrios.
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Para acessar parte de relatrios proceda da seguinte forma:
Na barra de tarefas principal clique em ExibirRelatrios.
Barra de Tarefas Principal
Emisso de RelatriosRelatrios de Custos
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Grficos
GRFICO DE GANTT
Um grfico de Gantt uma tabela de barras horizontais desenvolvida para
controle de produo em 1917, por Henry L. Gantt, engenheiro americano e cientistasocial. Freqentemente usado em gerenciamento de projetos, um grfico de Gantt
fornece uma ilustrao grfica de uma agenda que ajuda a planejar, coordenar e
localizar tarefas especficas num projeto. Grficos de Gantt podem ser verses
simples criadas num papel de grficos ou verses automticas geradas por
aplicaes como Microsoft Projectou Excel.
Um grfico de Gantt construdo com um eixo horizontal representando o tempo
total de execuo do projeto, dividido em incrementos (por exemplo, dias, semanasou meses) e um eixo vertical, representando as tarefas que fazem parte do projeto.
Barras horizontais de tamanhos variveis representam as tarefas e intervalos de
tempo para cada tarefa.
O grfico de Ganttoferece uma ilustrao clara da situao do projeto, mas um
problema com eles que no indicam dependncias no se pode dizer qual tarefa
anterior afetar outras tarefas. O grfico PERT, outro mtodo grfico mais popular,
designado para isto. Grficos de Gantt automatizados, como o caso do MS-Project, oferecem mais informaes sobre as tarefas, como recursos relacionados s
tarefas e notas a respeito dos procedimentos, como agrupamentos e dependncias.
Tambm oferecem facilidade de mudana. Os grficos devem ser ajustados
freqentemente para refletir a situao do projeto que, inevitavelmente, diverge do
plano original. Isto facilmente contornado pelo MS-Project, que manipula em tempo
real o grfico de Gantt, oferecendo ao mesmo tempo simplicidade de visualizao e
flexibilidade na manipulao do grfico.
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O Grfico de Gantt no MS-Project. Observar detalhes como a barra de
andamento, vnculos, agrupamentos e exibio de detalhes, como recursos e datas
de marcos.
DIAGRAMA DE REDE (PERT/CPM)De acordo com Casarroto, o mtodo PERT Program Evaluation and Review
Technique ou, em portugus, Tcnica de Avaliao e Reviso de Projetos, foi
elaborado em 1965 pela Marinha americana e utilizado inicialmente noplanejamentoe controle do projeto Polaris, um mssil norte-americano.
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Um exemplo de diagrama PERT/CPM Path Method ou Mtodo do Caminho
Crtico atribudo a James Kelly Jr., da Remington Rand, e Morgan Walker, da
Dupont de Nemours, que o desenvolveram em 1957. Ambos os mtodos so
considerados tcnicas de redes baseados na Teoria dos Grafos, e classificados
como modelos pictricos de pesquisa operacional. PERT-CPM diferem entre si
basicamente pela forma como tratado o tempo: o CPM utiliza valores
determinsticos, enquanto o PERT permite utilizar trs estimativas de tempo e a
distribuio Beta parra a determinao do tempo mais provvel, sendo portanto um
modelo probabilstico. Mas hoje em dia normalmente se diz diagrama PERT/CPM.
Um grfico PERT representa a ilustrao grfica de um projeto como um
diagrama de rede, consistindo em ns numerados (crculos ou retngulos)
representando eventos ou marcos no projeto ligados por vetores ou arestas
direcionadas, representando tarefas no projeto. A direo das flechas nas linhas
indica a seqncia das tarefas.
O diagrama PERT algumas vezes preferido ao grfico de Gantt porque ele
claramente ilustra as dependncias. Por outro lado, o grfico PERTpode ser mais
difcil de interpretar, especialmente em projetos muito complexos. Freqentemente,
gerentes de projeto usam ambas as tcnicas. O MS-Project adota ambas, para o
gerente adequar-se a cada caso.
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Exemplo de definio de tarefas num diagramaPERT/CPMnoMS-ProjectO MS-Project no trabalha com o PERT/CPM da mesma maneira com que a
literatura apresenta e define o PERT/CPM. O MS-Project faz algumas mudanas,
conhecedores da teoria PERTiro sentir a diferena.
Uma rede PERTpode representar cada tarefa como uma caixa, conhecida como
n. No n, podem-se visualizar at cinco campos de informaes. Embora possam
ser mudados facilmente os campos exibidos nos ns, os campos padres dos ns
so nome da tarefa, nmero IDda tarefa, durao, data programada para incio e
data programada para o fim. O MS-Projectutiliza a rede do tipo caixas para montar
um diagrama PERT/CPM.
As linhas que ligam os ns refletem as relaes das tarefas. Voc pode visualizar
a Rede PERTusando o comando PERTno menu Exibir.
Exemplo de uma rede PERT/CPMno MS-Project
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As bordas em torno de cada n indicam se um n uma tarefa resumida, uma
sub-tarefa ou um marco, e se est no caminho crtico (v. prximo tpico, em
Trabalhando com o Caminho Crtico).
Como padro, os ns no caminho crtico possuem uma borda espessa, vermelha
ou hachurada; as tarefas no crticas possuem uma borda fina e preta; as tarefas
resumidas possuem uma borda em forma de caixa sombreada; e os marcos
possuem uma borda dupla ou tipo moldura.
Inserindo Informaes sobre TarefasH duas maneiras pelas quais voc pode inserir informaes sobre tarefas em
uma Rede PERT. Pode-se digitar diretamente nos campos dos ns, ou pode-se
arrast-los para criar e mover tarefas diretamente na Rede PERT. possveltambm dar um clique duplo em um n para exibir a caixa de dilogo Informaes
sobre a Tarefa. Essa seqncia de passos pode ser usada quiser inserir
informaes sobre tarefas se voc tiver afastado a visualizao e o tamanho da
fonte estiver pequeno demais.
CALENDRIOOs calendrios determinam como os recursos atribudos a tarefas so agendados
e como as prprias tarefas so agendadas. Os calendrios base so conjuntos de
dias e perodos de trabalho e de folga que os trs outros tipos de calendrios
utilizam:
- Calendrio do projeto;
- Calendrio de recursos;
- Calendrio de tarefa;Os calendrios base podem ser usados para o calendrio do projeto e os
calendrios de tarefas e fornecem a base dos calendrios de recursos. Os
calendrios de recursos e do projeto identificam quando o trabalho nas tarefas pode
ocorrer, assegurando que os recursos sejam agendados apenas quando estiverem
disponveis para o trabalho. Os calendrios de projeto afetam o padro referente a
quando as tarefas so agendadas. Os calendrios de recursos afetam um recurso
ou categoria de recursos especfica. Os calendrios de tarefas possibilitam que astarefas tenham um calendrio diferente do calendrio do projeto. Aprenda como
configurar calendrios de perodo de trabalho.
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Os calendrios se aplicam apenas aos recursos de trabalho e no aos recursos
materiais.
Esses calendrios so diferentes do modo de exibio Calendrio, que mostra a
agenda do projeto em um formato de calendrio. Aprenda sobre o modo de exibio
Calendrio.
Exemplo de exibio no modo de calendrio
Trabalhando com o Caminho Crtico
O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordocom o previsto no cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo
determinado.
Num projeto encontramos sempre um caminho crtico, que um prazo mais longo
entre o evento inicial e o final do projeto (ou conjunto de procedimentos). A
determinao desse caminho importante, pois a durao total mxima do projeto
est contida nele. Em outras palavras, o caminho crtico a srie de tarefas (ou at
mesmo uma nica tarefa) que determina a data de trmino calculada do projeto. Ouseja, quando a ltima tarefa do caminho crtico for concluda, o projeto estar
concludo.
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Se for importante que o projeto termine na data agendada, deve-se prestar
especial ateno s tarefas do caminho crtico e aos recursos atribudos a elas.
Esses elementos determinam se o projeto terminar no prazo final.
Geralmente, essas tarefas esto inter-relacionadas atravs de dependncias
entre tarefas. Embora provavelmente existam vrias redes de tarefas desse tipo no
plano do projeto, a rede que terminar por ltimo ser o caminho crtico do projeto.
Observa-se que o caminho crtico pode mudar de uma srie de tarefas para outra
medida que o usurio avance na agenda. O caminho crtico poder mudar
medida que tarefas crticas forem concludas ou que tarefas de outra srie forem
adiadas. A agenda de qualquer projeto contm sempre um caminho crtico geral. O
novo caminho crtico se tornar ento a srie de tarefas sobre a qual voc manter
maior controle para garantir que a data de trmino desejada seja cumprida. Aprenda
mais sobre como garantir que as tarefas iniciem e terminem no prazo final.
Exemplo de Diagrama de Setas com Caminho Critico
Caminho Critico
o caminho crtico nico do projeto. A determinao do caminho crtico simples realizada atravs do Assistente de grficos de Gantt.
- Pressionar a ferramenta Assistente de Grfico deGantt;
- Pressionar Avanar;
- Selecionar a caixa Caminho Crticono campo tipo de informaes;
- Pressionar Concluir;
- Pressionar Formatar;
- Pressionar Sair do Assistente.
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Ultrapassando o Caminho CrticoA reduo da durao do caminho crtico geralmente mencionada como estouro
do caminho crtico. Como as tarefas crticas afetam diretamente a data de fim do
projeto, as seguintes estratgias para estourar o caminho crtico so focalizadas na
reduo da durao das tarefas.
Mudana nas relaes das tarefas: Esta estratgia encurta o caminho crtico sem
acrescentar recursos ou estender o nmero de horas de trabalho.
Programao de Horas Extras: Esta estratgia encurta a durao.
Acrscimo de mais Recursos: Esta estratgia encurta a durao das tarefas
orientadas a recurso.
Removendo predecessoras desnecessrias. Esta estratgia elimina os atrasos
causados pelas tarefas predecessoras que no afetam a tarefa.
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ConclusoComo visto, o planejamento e o gerenciamento de projetos essencial para uma
das etapas vitais no desenvolvimento de qualquer produto ou, focando nos objetivos
curso, na construo de qualquer sistema: o seu projeto. Ficou claro que o projeto
deve ser um processo no apenas elaborado, mas tambm coordenado e
acompanhado criteriosamente, para um bom desempenho na elaborao de seu
produto final. Ferramentas de automatizao como o MS-Project tm um papel
valioso, permitindo um melhor planejamento e gerencia de qualquer tipo de projeto
de forma simplificada, eficiente, rpida e com qualidade.
Dentro da rea da Engenharia de Software, na etapa da Gerncia de Projetos,
servir para planejar e gerenciar de maneira eficiente a construo de um softwarefacilitando as estimativas diante de prazos, custos e uso de recursos.
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BIBLIOGRAFIA
YOURDON, Edward. Anlise Estruturada Moderna. Campus, 1990.
Microsoft Project 98 Online User's Guide. 1998 Microsoft Corporation.
Microsoft Project 98 Support Course. 1998 Microsoft Corporation.
SOUZA, Carlos E. S. de. Apostila de Microsoft-Project.
CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerncia de Projetos/ engenharia simultnea. NelsonCasarotto Filho, Severino Fvero, Joo Ernesto Escosteguy Castro. So Paulo:Atlas. 1999.
- Internet:
www.msproject.com - a site dedicated to the Microsoft Project user community
http://www.microsoft.com/office/project/default.htm - pgina oficial do MS-Project daMicrosoft
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