GERENCIAMIENTO DE
COSTOSHERRAMIENTAS PRÁCTICAS PARA LOS PROCESOS DE
REDUCCIÓN DE COSTOS
Introducción
En las últimas décadas el sector servicio ha
mantenido un crecimiento sostenido en la
economía, de manera que un porcentaje
significativo de la mano de obra se encuentraempleada en estas organizaciones que
presentan características particulares.
Sin embargo, cuando nos referimos al tema de
costos, la disciplina se encuentra más
estrechamente ligada al sector industrial y
permite desarrollar abundante información,
mientas que en el sector servicio es escasa.
Aspectos Generales
Servicio
Según Phillip Kotler “Un servicio es todo acto o
función que una parte puede ofrecer a otra, que
es esencialmente intangible y no da como
resultado ninguna propiedad. Su producción
puede o no vincularse a un producto físico”.
Costo
Para Paul Samuelson “Costo es la suma de
erogaciones en que incurre una persona física o
moral para la adquisición de un bien o un servicio,
con la intención de que genere ingresos futuros”
Empresa de Servicios Charles Hornegren afirma que “Una empresa de
servicios es aquella que a través de diferentes
procesos que implican una serie de actividades es
capaz de ofrecer o prestar un servicio específico o
bien servicios integrados”
Para la A.M.A, los servicios son productos tales
como un préstamo de banco o la seguridad de un
domicilio, que son intangibles o por lo menos
substancialmente. Si son totalmente intangibles se
intercambian directamente del productor alusuario, no pueden ser transportados o
almacenados y son casi inmediatamente
perecederos. Son a menudo difíciles de identificar,
porque vienen a existir en el mismo tiempo que se
compran y consumen. Abarcan los elementosintangibles que son inseparables respecto del
usuario.
Características de las
empresas de servicios
El recurso humano es el principal insumo que se
utiliza para proporcionar el servicio, y su cálculo
mayormente se establece por el número de
horas y tarifa horaria.
El producto que se ofrece es intangible, el insumo
principal es la venta de información o la
realización de alguna actividad física o
administrativa a favor del usuario. El producto
final se resume en un reporte, donde el costo del
papel es insignificante en comparación al valor
agregado que tiene intrínsecamente lainformación que contiene
Categorías de empresas
de Servicios
Empresas orientadas a prestar un servicio específico.
Por lo general están orientadas a ofrecer un servicio a los usuarios de manera permanente.
Empresas orientadas a prestar servicios integrados.
Se caracterizan por ofrecer servicios complementarios entre sí, para satisfacer
necesidades más complejas de los usuario. Aquellas empresas que poseen un alto volumen de
servicios ofrecidos pueden utilizar un sistema de costos por procesos.
Áreas en la organización
de empresas de servicios
Por lo general son tres
Área de operación. Emplean mano de obra
intensiva, materiales y recursos de la tecnología.
Área de soporte. Esta varía con el tipo de
empresa dependiendo del servicio que ofrece.
Por ejemplo el departamento de mantenimiento
y limpieza.
Área de mercadotecnia y ventas son relevantes
en este tipo de empresas, debido a que a través
de ellos se contacta al futuro usuario, sepromueve el servicio y se desarrollan nuevos.
Características de los
Servicios
Intangibilidad. No son físicos, más aún en losservicios de organizaciones sociales.
Inseparabilidad. Por lo regular se producen y seconsumen simultáneamente. Por otro lado en lasorganizaciones sociales el mismo usuario intervieneen la producción del servicio.
Variabilidad. Puesto que los servicios dependen dequien los presta y de dónde se prestan, son muyvariables.
Imperdurabilidad. Los servicios no puedenalmacenarse. Esta característica no es un problemacuando la demanda es constante, si la demandafluctúa, las empresas de servicios tienen problemas.
Los costos en las empresas
de servicios
El reconocimiento de los costos derivados de la
prestación de servicios de actividades ordinarias
requiere cierta técnica y procedimiento, para lo
cual se debe tomar en cuenta todos losdesembolsos como: personal, insumos y otros
recursos utilizados para brindar dicho servicio.
Las NIC estable que los prestadores los medirán
considerando los costos que suponga su
producción. Estos costos se componen
fundamentalmente de mano de obra y otros
costos de personal directamente involucrado enla prestación del servicio, incluyendo personal de
supervisión y otros costos indirectos atribuibles.
Sistemas de costos
Las empresas de servicios utilizan los sistemastradicionales: por órdenes de trabajo y porprocesos.
Los primeros se utilizan para serviciosheterogéneos, efectuados a medida del usuario.Los costos se acumulan por cada pedido.
El sistema de costos por procesos permite que seacumulen costos de producción pordepartamento o centro de costos, y es aplicablepara los prestadores de servicios homogéneos,de naturaleza continua e ininterrumpida, endonde es difícil diferenciar una unidad de serviciode las demás. (servicios públicos).
Elementos del costo de
servicio
Costo directo. Los que pueden identificarseespecíficamente en la unidad.
Costos indirectos. No pueden identificarse en launidad.
Costos operacionales. Los costos en que incurreun sistema ya instalado o adquirido durante suvida útil. Incluye:
Gastos técnicos y administrativos.
Alquileres y depreciaciones.
Obligaciones y seguros
Materiales de consumo.
Capacitación y Promoción
Determinación de los
costos
La determinación de los costos en las empresas
de servicios es más compleja y diversa ya que los
procedimientos de cálculo depende del tipo de
actividad.
Para determinar los costos de servicios es
necesario tomar en consideración las
características propias de cada empresa.
La producción es difícil de medir, ya que las
unidades de medida de los servicios son menos
obvias, debiendo valerse de unidades mixtas,tales como los metros cúbicos, metros cuadrados,
días, horas, etc.
Gestión de los Costos en
Instituciones Educativas
El diseño de un sistema de información pertinente,
que permite aplicar modelos de costos adecuado a
las características de los procesos, servicios e
instituciones educativas, resulta necesario al
momento de efectuar la toma de decisiones a nivel
operativo y estratégico.
Dentro del proceso tendiente a la obtención de un
egresado con las competencias requeridas el
sistema educativo, además de avocarse a la
transmisión de conocimientos y formación, también
deberá ocuparse de realizar una adecuada
planificación de todos los recursos indispensables y
de apoyo que asegure los resultados formativos.
Características del
Sistema Educativo
El servicio educativo es ofrecido y demandado.
Es un servicio cuya provisión genera
externalidades. Puede hablarse de un bien mixto,
en cuanto no existe apropiación privada de los
beneficios sociales.
La demanda puede justificarse sobre la base de
criterios de inversión. Lo que se persigue es un
beneficio a largo plazo.
Desde el punto de vista de la oferta puede
considerarse como un proceso de producción.Se aplica un conjunto de acciones e insumos.
La oferta del servicio
educativo
Puede ser realizada por el sector público.
Cantidad de servicio prestado
Calidad de servicio
Tecnología
Financiamiento
Puede ser realizada por el sector privado.
Regulación de la provisión de servicio
Condiciones de arancelamiento
Análisis estratégico
El proceso pedagógico
como proceso productivo
Podría definirse el Proceso de Enseñanza como:“Un proceso (hecho pedagógico) por el cual uninsumo básico (alumno ingresante) es sujeto deadiciones (transferencia de conocimientos) ytransformaciones (adquisición de experiencias einteracción social), en una secuenciapredeterminada (currícula) con controles decalidad parciales (pruebas de evaluación) yfinales (graduación), existiendo la posibilidad dereprocesamientos (repitencias) y fallas(deserciones). Los agentes de este proceso(directivos y docentes), definen las tecnologías yson responsables de los controles de calidad”.Horacio L. Piffano. ME Bs.As. 1997.
Análisis de los Costos
En el análisis de los costos resulta indispensablecaracterizar al producto y al proceso. Para laobtención de un producto se requiere:
Un destinatario
Los Insumos o aditivos productivos
Los procesos o técnicas de transformación
La existencia de un proceso productivo reconocecomo elementos:
Tecnología de incorporación de insumos
Mecanismos de control del proceso o calidadesparciales y finales
Mecanismos de recuperación o reprocesamiento porfallas o defectos
Uno o más agentes del proceso
Análisis de los costos
La actividad específica de producción tendientea la obtención de objetivos de calidad ycantidad, debe estar apoyada en principiosadecuados de administración de recursos talescomo:
Planificación
Asignación: atendiendo las posibilidades derecursos y los beneficios derivados de lasatisfacción de las necesidades y exigenciassociales
Mecanismos de Financiamiento con que secubrirán los objetivos planteados
Control de Calidad, del proceso administrativo-pedagógico
Análisis de los Costos
Dentro del proceso tendiente a la obtención de
un egresado con las competencias requeridas, el
sistema educativo, además de avocarse a la
transmisión de conocimiento y a latransformación social, también deberá ocuparse
de realizar una adecuada planificación de todos
los recursos indispensables, en especial, el factor
docente.
Ha habido modificaciones en el trabajo que
tienen que hacer los profesores en el ámbito de
la enseñanza.
Los cambios más
significativos
La calidad de la educación. La calidad es un
componente y una presión externa e interna que
a veces va forzando mucho el trabajo que se va
realizando en el ambiente escolar.
El conocimiento. Ha habido cambios muy
importantes en el ámbito propio del
conocimiento y la preparación de los futuros
profesionales.
Cambios en el rol del docente. Cada vez más los
docentes tenderán a ser diseñadores de recursos.
Competencias de los
docentes
Capacidad de planificar el proceso de enseñanza.
Capacidad de hacer sus propios programas y
planificar bien la propia disciplina
Seleccionar y presentar bien los contenidos
disciplinares
Ofrecer información y explicaciones comprensibles
Alfabetización tecnológica y el manejo de Tic
Gestionar las metodologías de trabajo didáctico
Relacionarse constructivamente con los alumnos
Participar en el acompañamiento de los alumnos
Implicarse institucionalmente
Objetos de costos
educativos Entendiendo el proceso educativo como flujo, el
producto sería la matrícula capacitada, que puedeadquirir diferentes grados o niveles
Si la determinación de costos se realiza atendiendoa la generación de graduados, aquellos estudiantesque no terminan sus estudios y que utilizan recursosen la institución educativa, generan costosadicionales.
La problemática de la determinación del productoes esencial para el tratamiento de los costos a losefectos de la toma de decisiones siendo un aspectorelevante para la determinación del nivel óptimo deproducción
En definitiva, los egresados o la matrícula,constituyen los objetos de costo normales en lamedición del producto educativo
Los costos en el proceso
de gestión educativa
Todas las acciones para mejorar aspectoseconómicos y de administración del procesoeducativo deben enfocarse en el mejoramientode la eficiencia y mejoramiento de la producción
El análisis de los costos en educación constituyeun elemento relevante en el proceso deadministración de los recursos, al permitirestablecer un parámetro básico para laeficiencia y para el establecimiento de las metasu objetivos que pretende alcanzar el sistema
La determinación adecuada de costos encualquier actividad genera información queresulta relevante para el proceso de la toma dedecisiones
Ámbito de aplicación de
los resultados del estudio
Eficiencia interna. En términos absolutos de una
unidad educativa. En términos relativos, es un
indicador de particular importancia para la
gestión basado en la comparación de costosentre unidades similares. La utilización de costos
estándar brindan información de desvíos
Planeamiento estratégico y operativo. La
utilización de información sobre costos, resulta
fundamental para la toma de decisiones. Estas
decisiones pueden orientarse a la modificación
del tamaño de una unidad, apertura de nuevasunidades o servicios, etc.
El control de la gestión
educativa
Los objetivos del cuadro de mando integral:
Conocer la situación presente de la organización y
las tendencias desde diversas perspectivas
Establecer un control con respecto al seguimiento
de la estrategia definida
Desarrollar la comunicación y permitir la mejora
continua
Brindar información para la toma de decisiones
ALGUNOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA SISTEMA EDUCATIVO INDICADOR
PERSPECTIVA APRENDIZAJE Y CREMINIENTO
ESTABLECER PARÁMETROS DE LOGRO DE CALIDAD EN LOS DOCENTES QUE DICTAN CLASES Docentes activos en curso de formación/docentes totales
PROMOVER DESDE LA DIRECCIÓN LA FORMACIÓN DE COMPETENCIAS EN LOS DOCENTES Cantidad de cursos pagos por la institución/Cantidad de cursos
PERPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS
GESTIÓN DE TUTORÍA Y ATENCIÓN DE CONSULTAS POR PARTE DE LOS DOCENTES Cantidad de docentes que se dedican a tutorías/Docentes Totales
GESTIÓN DE APOYO INFORMÁTICO Horas de apoyo informático/Total de horas de apoyo
PERSPECTIVA DEL ALUMNO
DOCENTES APLICADOS A LA FORMACIÓN Alumnos totales/Docentes totales
ALUMNOS REPITANTES Alumnos repitentes/Alumnos totales
PERSPECTIVA FINANCIERA
GENERACION DE INGRESOS POR CURSO Ventas por curso/Ventas totales
COSTO POR ALUMNO Costos totales/total de alumnos
Metodología de CálculoDETERMINACIÓN DEL COSTO PROMEDIO POR
ALUMNO DE UN PROGRAMA EDUCATIVO
Costo promedio por
alumno por programa
Determinación del Costo
de un Programa Educativo
Costo del Programa
Educativo a Nivel División
Determinación del costo
de servicios directos
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