1
Kepada : Senarai edaran seperti berlampir Daripada : Bendahari Ruj. Kami : UPSI/BEN/B/71/6(01) Tarikh : JULAI 2010 SYAABAN 1431 Garis Panduan Pengesahan Dokumen Permohonan Pinjaman Kewangan Oleh Jabatan Bendahari Saya dengan hormatnya merujuk perkara tersebut di atas. 2. Jabatan Bendahari telah menemui beberapa pengesahan yang dilakukan oleh Ketua-ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) ke atas dokumen-dokumen untuk pinjaman kewangan oleh staf UPSI dengan agensi-agensi pinjaman di mana terdapat maklumat ke atas dokumen tersebut (terutamanya penyata gaji) telah diubah oleh staf. 3. Sehubungan itu, saya memohon kerjasama daripada Y. Bhg. Prof. Dato’/ Prof./ Dr./Tuan/Puan agar tidak mengesahkan apa-apa dokumen yang dikemukakan oleh staf yang ingin memohon pinjaman dengan mana-mana agensi pinjaman, sebaliknya menyerahkannya ke Jabatan Bendahari untuk pengesahan supaya maklumat yang dikemukakan oleh staf adalah benar.
4. Bersama-sama ini disertakan garis panduan berhubung prosedur mendapatkan pengesahan bagi dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat pinjaman daripada mana-mana agensi yang menyediakan kemudahan tersebut yang berkuatkuasa mulai 16 Ogos 2010. Saya memohon kerjasama pihak Y. Bhg. Prof. Dato’/Prof./Dr./Tuan/Puan untuk memaklumkan perkara ini kepada semua staf di PTj masing-masing. 5. Sebarang pertanyaan atau keterangan lanjut berkenaan garis panduan ini, bolehlah berhubung dengan Unit Gaji, Cuti Belajar & Ticketing, Jabatan Bendahari melalui sambungan 6952 (Cik Rohayu), 6651 (Encik Nazrul) atau 6335 (Encik Azraai/Encik Hasnawi). Sekian, terima kasih. (KHADIJAH BINTI HAMDAN)
Jaba tan B endahar i
6 3 2 9 / 6 3 3 3 / 4 5 8 1 2 1 3 4 5 9 6 2 1 1
2
s.k. Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) Ketua Unit Audit Dalam
4
1.0 PENDAHULUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua staf Universiti
Pendidikan Sultan Idris (UPSI) mengenai prosedur pengesahan dokumen berkaitan
permohonan pinjaman kewangan daripada mana-mana institusi yang menyediakan
kemudahan tersebut seperti institusi-institusi perbankan/kewangan, Biro Angkasa, atau
pihak UPSI sendiri.
2.0 KAEDAH PELAKSANAAN
Secara ringkasnya, proses pengesahan dokumen untuk permohonan pinjaman kewangan
oleh mana-mana staf UPSI melibatkan beberapa langkah yang perlu dilaksanakan iaitu:
2.1 Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan permohonan pinjaman.
2.1.1 Staf yang ingin mendapatkan kemudahan pinjaman hendaklah
memastikan:-
2.1.1.1 Borang permohonan pinjaman diisi dengan lengkap.
2.1.1.2 Mencetak slip gaji bagi tiga bulan yang terakhir daripada myUPSI
Portal.
2.1.1.3 Dokumen-dokumen lain yang berkaitan disediakan mengikut
syarat yang ditetapkan oleh institusi berkenaan (Contoh : Salinan
Kad Pengenalan, Borang EC, Borang EC Terperinci dan salinan
penyata bank).
2.1.1.4 Dokumen berkaitan pengesahan jawatan hendaklah dikemukakan
kepada Bahagian Sumber Manusia.
5
2.2 Mengemukakan dokumen permohonan pinjaman yang telah disediakan dengan
lengkap berserta dokumen-dokumen di para 2.1.1 (kecuali 2.1.1.4) ke Jabatan
Bendahari untuk tujuan pengesahan.
2.2.1 Dokumen yang telah disediakan dengan lengkap hendaklah dikemukakan
kepada Unit Gaji, Cuti Belajar Dan Ticketing, Jabatan Bendahari.
2.2.2 Sekiranya Jabatan Bendahari mendapati terdapat sebarang pemalsuan
dokumen, permohonan pinjaman staf akan ditolak dengan serta merta dan
perkara ini akan dilaporkan ke Unit Perundangan untuk tindakan
selanjutnya.
2.2.3 Jabatan Bendahari juga akan memastikan bahawa permohonan pinjaman
oleh mana-mana staf UPSI tidak melebihi kadar yang ditetapkan oleh
Perintah Am, iaitu semua potongan gaji bulanan staf (termasuk
permohonan pinjaman yang baru dimohon) tidak melebihi 60% daripada
jumlah gaji pokok dan elaun tetap staf, sebagai langkah untuk
mengurangkan kadar keberhutangan yang serius di kalangan staf UPSI.
2.2.4 Sekiranya staf berhasrat untuk mendapatkan kemudahan pinjaman
daripada institusi yang lain setelah permohonan terdahulu ditolak, maka
staf tersebut hendaklah mengembalikan borang permohonan pinjaman
yang terdahulu kepada Jabatan Bendahari bagi mengelakkan berlakunya
sebarang penyelewengan.
2.2.5 Staf juga perlu mengemukakan Redemption Statement sekiranya hendak
melunaskan baki pinjaman terdahulu melalui permohonan pinjaman yang
baru.
2.2.6 Sekiranya Jabatan Bendahari mendapati dokumen yang dikemukakan
adalah tidak lengkap atau tidak mengikut syarat-syarat yang ditetapkan,
jabatan ini akan menghubungi staf yang terlibat untuk dibuat pembetulan.
6
3.0 TEMPOH PENGESAHAN
3.1 Pengesahan dokumen berkenaan permohonan pinjaman yang dibuat oleh mana-
mana staf akan dibuat dalam masa satu hari.
3.2 Staf boleh mendapatkan semula dokumen yang telah disahkan seperti tempoh
berikut :
PENGHANTARAN DOKUMEN UNTUK PENGESAHAN
KE JABATAN BENDAHARI
DOKUMEN DISERAHKAN SEMULA KEPADA STAF SELEPAS PENGESAHAN
Sebelum pukul 1.00 tengah hari
Selepas pukul 4.00 petang hari yang
sama.
Selepas pukul 2.00 petang
Selewat-lewatnya pukul 12.00 tengah
hari, keesokkan harinya.
3.3 Garis panduan ini adalah berkuatkuasa mulai 16 Ogos 2010. Sebarang
pertanyaan atau keterangan lanjut, sila hubungi Unit Gaji, Cuti Belajar Dan
Ticketing, Jabatan Bendahari melalui sambungan 6952 (Cik Rohayu), 6651 (En
Nazrul) atau 6335 (En Azraai atau En Hasnawi).
7
4.0 CARTA ALIR
PROSEDUR PENGESAHAN DOKUMEN BERKAITAN PERMOHONAN
PINJAMAN KEWANGAN DARIPADA INSTITUSI PERBANKAN/KEWANGAN,
BIRO ANGKASA & UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
Mengemukakan dokumen yang lengkap ke Jabatan Bendahari
Jabatan Bendahari menyemak dokumen
yang diterima daripada staf
Jabatan Bendahari mengesahkan dokumen
pinjaman staf
Dokumen pinjaman diserahkan semula
kepada staf
Ya
Tidak Dikembalikan
kepada staf Lengkap?
Top Related