Download - Finanzbuchhaltung - BeraCom · 2020-02-14 · Die Finanzbuchhaltung ist ein elementarer Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens. Eine ordnungsgemäße Buchführung gibt Auskunft

Finanzbuchhaltung

Variante: ACC

Stand: Hamburg, 11. März 2019

Tutorial 11. März 2019 ◼ 2

Tutorial-Inhalt

1. Allgemeine Hinweise

2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

3. Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export

4. Besonderheiten

5. FAQs

Agenda


Allgemeine Hinweise

1. Allgemeine Hinweise

1. Hinweise zur Finanzbuchhaltung

2. Lexware oder Datev

3. Liefer- und Leistungsdatum

4. Quick-Export oder Standard-Export

5. Auswirkungen des Exports

6. Exklusiver Zugriff

7. Kassenbuchrelevante Zahlungen

Agenda


Allgemeine Hinweise

Die Finanzbuchhaltung ist ein elementarer Bestandteil Ihres betrieblichen Rechnungswesens. Eine

ordnungsgemäße Buchführung gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage Ihres Betriebes und

ist eine gesetzliche Vorgabe, welche stets eingehalten werden sollte. Diese Daten können in

einem Finanzbuchungs-Export (kurz FiBu-Export) abgerufen werden.

Der FiBu-Export ermöglicht es Ihnen, Ihre in der Profi-Software gesammelten Daten zur Bearbeitung

für bestimmte Finanzbuchhaltungsprogramme zu exportieren.

Um eine fehlerfreie Exportfunktion gewährleisten zu können, sind einige vorgelagerte Einstellungen

notwendig. Bitte sprechen Sie die benötigten Einstellungen mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem

Steuerberater und ggf. mit Hilfe dieser Anleitung genaustens ab.

Viele der hier genannten Anforderungen und Entscheidungsmöglichkeiten erfordern Absprachen

innerhalb Ihres Betriebes und ggf. mit Ihrem Steuerberater.

Hinweise zur Finanzbuchhaltung


Allgemeine Hinweise

Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater verwendet in der Regel eine von der Profi-Software

losgelöste Finanzbuchhaltungssoftware, mit der Ihre Daten für die Buchhaltung aufbereitet werden

können.

Ihre Profi-Software bietet standardmäßig einen Export zu den zwei bekanntesten

Finanzbuchhaltungsschnittstellen im KFZ-Bereich in Deutschland: Lexware und Datev. Diese

Schnittstellen verfügen jeweils über eigene, standardisierte Dateiformate.

Bitte bringen Sie vorab in Erfahrung, welche Software Ihre Steuerberaterin/Ihr Steuerberater einsetzt

und welches Dateiformat benötigt wird.

Lexware oder Datev


Allgemeine Hinweise

Jeder in Ihrer Profi-Software angelegte Beleg speichert automatisch viele verschiedene Datumsfelder.

Die relevantesten Beispiele hierfür sind das Anlagedatum, das Druckdatum, sowie das Liefer- und

Leistungsdatum.

Wichtig: Für den FiBu-Export und die gesamte in der Profi-Software angebundene Buchhaltung hat

hierbei ausschließlich das Liefer- und Leistungsdatum eine steuerliche Relevanz.

Das Liefer- und Leistungsdatum wird in der Regel automatisch von Profi im Druckprozess gesetzt und

gleicht dem Druckdatum des Beleges. Sollte das Liefer- und Leistungsdatum abweichend vom

Druckdatum sein, so kann es manuell vor Druck des entsprechenden Beleges abgeändert werden.

Sie können das Liefer- und Leistungsdatum des Beleges direkt im Verkauf einsehen. Die

entsprechende Information befindet sich in der Positionsübersicht unter dem Karteireiter Lief/Leist.

Liefer- und Leistungsdatum


Allgemeine Hinweise

Im Quick-Export – erreichbar direkt

im FiBu-Export über die Schaltfläche

F11 QuickExport – können Sie

Standardkonten hinterlegen, die

fortan für alle Marken

gleichermaßen genommen werden.

Quick-Export oder Standard-Export


Allgemeine Hinweise

Ein Finanzbuchhaltungs-Export hat direkte Auswirkungen auf viele der in Ihrer Profi-Software

befindlichen Daten:

Einkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege

gewandelt oder kopiert werden.

Verkaufsbelege: Sind ggf. nicht mehr stornierbar, können aber weiterhin in weiterführende Belege

gewandelt oder kopiert werden

Kassenbucheinträge: Werden bereits mit dem Kassenabschluss festgeschrieben, der sowohl

gesetzlich verpflichtend, als auch für einen FiBu-Export unabdinglich ist.

Offene Posten: Zahlungen, die bereits verbucht worden sind, können ggf. nicht mehr storniert werden.

Auswirkungen des Exports


Allgemeine Hinweise

Um einen FiBu-Export durchführen zu können, benötigen Sie einen exklusiven Zugriff auf Ihr Profi-

System. Die Profi-Software und ggf. Teileinformationssysteme (wie Coparts Online) müssen auf allen

anderen Computern noch vor Start des Exports geschlossen werden.

Wichtig: Bitte informieren Sie alle Anwender rechtzeitig über den geplanten FiBu-Export und weisen

Sie darauf hin, dass auch während des gesamten Exportvorgangs kein Zugriff auf die Profi-Software

besteht.

Exklusiver Zugriff


Allgemeine Hinweise

Es ist unbedingt notwendig vor einem anstehenden FiBu-Export einen gültigen Kassenabschluss

durchzuführen.

Hiermit wird sichergestellt, dass alle relevanten Zahlungen ordnungsgemäß verbucht und

abgeschlossen worden sind.

Wie Sie einen gültigen Kassenabschluss vornehmen, entnehmen Sie bitte dem Handbuch oder der

Online-Hilfe.

Kassenbuchrelevante Zahlungen


Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

2. Ablauf des Finanzbuchhaltungs-Exports

1. Belege fakturieren

2. Kassenabschluss durchführen

3. FiBu-Export starten

4. Export-Optionen und Zeitraum prüfen

5. Exportverzeichnis prüfen/anpassen

6. Export starten

Agenda



Der FiBu-Export berücksichtigt nur gedruckte und zahlungsrelevante Belege:

• Rechnungen

• Gutschriften

• Kassenbarverkäufe

• Lieferantenrechnungen

• Lieferantengutschriften

Achten Sie darauf alle zahlungsrelevanten Belege innerhalb des Exportzeitraums zu drucken oder zu

buchen. Nur nach erfolgreichem Druck bzw. erfolgreicher Buchung können Belege sachgemäß

exportiert werden. Hierbei ist es nicht relevant, ob die entsprechenden Belege bereits über die OPOS

oder über das Kassenbuch ausgebucht worden sind.

Wichtig: Für einen Export des Kassenbuchs ist ein korrekt geführtes und abgeschlossenes

Kassenbuch in Ihrer Profi-Software nötig.

Belege fakturieren



Führen Sie vor Start des FiBu-Exports einen ordnungsgemäßen Kassenabschluss durch.

Hierbei ist nur ein Kassenabschluss nötig, der den Exportzeitraum umfasst.

Beispiel:

Heute ist der 04. Februar.

Sie planen einen FiBu-Export für den letzten Monat (z.B. von 01. Januar - 31. Januar).

Ihr letzter Kassenabschluss hat gestern Abend am 03. Februar stattgefunden.

Der Exportzeitraum befindet sich bereits in einem abgeschlossen Kassenzeitraum und kann daher

problemlos durchgeführt werden.

Kassenabschluss durchführen



Sie gelangen in den FiBu-Export über das Hauptmenü in Ihrer Profi-Software.

Wählen Sie hierfür den Menüpunkt F8 Buchhaltung.

Klicken Sie in dem Buchhaltungs-Menü auf den Menüpunkt F4 FiBu-Export.

Sie befinden sich nun im Fenster Export für die Finanzbuchhaltung.

FiBu-Export starten



Wählen Sie nun zuerst oben links das korrekte Export-Format aus – Datev oder Lexware.

Grenzen Sie den FiBu-Export auf den gewünschten Zeitraum ein. Die Möglichkeit hierzu befindet sich

auf der linken Seite mittig unter Alle Buchungen exportieren im Zeitraum von.

Prüfen Sie die Export-Optionen oben links. Setzen Sie die Haken bei den Optionen, die exportiert

werden sollen.

Überprüfen Sie zudem die weiteren Optionen wie Positionen verdichten, Kassenbelege verdichten,

Differenzkonto sowie die Export Option Wiederholung.

Export-Optionen und Zeitraum prüfen



Die Auswahl des Export-Verzeichnisses befindet sich auf der rechten Seite mittig.

Mit einem Klick auf die standardmäßig leere Schaltfläche öffnet sich der Windows-Dialog Ordner

suchen. In diesem Dialog können Sie den Ordner auswählen, in den die Export-Dateien abgelegt

werden sollen. Sie können den ausgewählten Ordner mit der Schaltfläche OK bestätigen.

Export-Verzeichnis prüfen/anpassen



Um den Export zu starten, gibt es zwei Möglichkeiten.

Die Schaltflächen Vorschau und Export befinden sich auf der rechten Seite ganz unten.

Mit der Vorschau-Option lässt sich ein vollwertiger Export durchführen, der Ihnen die Dateien mit den

korrekten Daten erstellt ohne dabei die Daten innerhalb der Profi-Software festzuschreiben.

Die reguläre Export-Option schreibt die Daten in der Profi-Software fest und exportiert alle

erforderlichen Daten.

Wichtig: Für beide Optionen ist ein gültiger Kassenabschluss für den Export-Zeitraum notwendig.

Export starten


Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export

3. Einstellungen vor dem ersten FiBu-Export

1. Kundenkonto und Lieferantenkonto

2. Kontenplan

1. Kontenplan auswählen

2. Neues Konto anlegen

3. Automatikkonto einstellen

3. Kassenkonten einrichten

4. Kontenzuordnung

1. Kontenzuordnungen für eine Marke ändern

2. Kontenzuordnungen für alle Marken ändern

3. Kontierungsbereiche

4. Steuerarten

5. Ablauf

6. Beispiel

5. Einstellungen im Export

1. Export-Optionen auswählen

2. Buchungszeitraum einstellen

3. Konten für AT-Steuer, Verrechnungskonto, Durchlaufende Posten anpassen

4. Positionen verdichten und Differenzkonto hinterlegen

5. Einstellungen für Lexware

6. Einstellungen für Datev

Agenda



Bei der Anlage eines neuen Kunden wird automatisch ein FiBu-Konto hinterlegt, welches der Profi-

Kundennummer entspricht.

Dieses Konto kann manuell im Kunden-Karteireiter Diverses verändert werden. Das entsprechende

Feld FiBu-Kontonummer hierfür befindet sich im Bereich Zahlung und kann über die Schaltfläche F3

Ändern bearbeitet werden.

Bei der Anlage eines neuen Lieferanten wird – genau wie bei der Kundenanlage – automatisch ein

FiBu-Konto entsprechend der Lieferantennummer hinterlegt. Auch hier lässt sich die Kontonummer

manuell anpassen. Das Feld FiBu-Konto-Nr. befindet sich im Lieferanten-Karteireiter

Bankverbindungen. Im Bereich Zahlung kann das Feld über die Schaltfläche F3 Ändern bearbeitet

werden.

Kundenkonto und Lieferantenkonto



Wechseln Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in das Menü der Buchhaltung.

Starten Sie die Auswahl des Kontenplans über die Schaltfläche F6 Kontenplan.

Im Fenster Kontenplan erhalten Sie zunächst eine Auflistung aller standardmäßig in Ihrer Profi-

Software hinterlegten Kontenpläne.

Hinterlegen Sie Ihren benötigten Kontenplan. Welcher Kontenplan verwendet werden soll, bringen Sie

bitte über Ihren Steuerberater bzw. Ihre Steuerberaterin in Erfahrung.

Mit der Schaltfläche F11 KontPlan können Sie einen der bestehenden Kontenpläne auswählen.

Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Kontenpläne zur Verfügung:

• SKR03

• SKR03KFZ

• SKR04

• SKR04KFZ

• SKR51

• SKR93KFZ

Kontenplan – Kontenplan auswählen



Sie können die in Ihrem ausgewählten Standardkontenplan vorhandenen Konten dem eigenen Bedarf

anpassen. So lassen sich über die Schaltfläche F2 Neu neue Konten anlegen oder über die

Schaltfläche F3 Ändern bestehende Konten abändern. Über die Schaltfläche F4 Löschen lassen sich

bestehende Konten aus dem ausgewählten Kontenplan entfernen.

Ihre vorgenommenen Änderungen werden immer in Ihrem eigenen Kontenplan gespeichert. Sie

können durch die erneute Auswahl eines Standardkontenplans über die Schaltfläche F11 KontPlan zu

dem Standardwert zurückkehren. Beachten Sie bitte, dass Ihre bereits vorgenommenen Änderungen

hierbei überschrieben werden.

Kontenplan – Kontenplan auswählen



Um Ihrem bestehenden Kontenplan ein neues Konto hinzuzufügen, klicken Sie zunächst die

Schaltfläche F2 Neu im Menü Kontenplan an.

Im Fensterbereich Kontoinformationen können Sie sowohl eine Kontonummer einpflegen, als auch

eine optionale Bezeichnung, eine Steuerklasse und ggf. eine Kontengruppe angeben. Zusätzlich

können Sie hier direkt bestimmen, ob es sich um ein Automatikkonto handelt.

Kontenplan – Neues Konto anlegen



Im Fensterbereich Kontoinformationen unten links können Sie direkt bestimmen, ob es sich um ein

Automatikkonto handelt.

Sofern ein Konto als Automatikkonto gekennzeichnet ist, wird der Buchungsschlüssel ‚0‘ vergeben.

Andernfalls wird der Buchungsschlüssel des entsprechenden Steuersatzes vergeben (z.B. ‚3‘ für volle

Mehrwertsteuer).

Ihr Steuerberater wird Ihnen mitteilen, bei welchen Konten es sich um Automatikkonten handelt.

Entweder bestimmen Sie dies direkt bei der Neuanlage eines Kontos über die Schaltfläche F2 Neu,

oder im Nachhinein über die Schaltfläche F3 Ändern.

Kontenplan – Automatikkonto einstellen



Für die finanzbuchhalterisch korrekte Abwicklung der einzelnen Zahlungsarten im Kassenbuch,

müssen Sie den Zahlungsarten eigene Kassenkonten zuweisen.

Um Ihre Kassenkonten einzupflegen klicken Sie im Hauptmenü zunächst auf F8 Buchhaltung. Hier

gelangen Sie über die Schaltfläche Alt + F3 Kassenkonten in die Vergabe der Kassenkonten.

Markieren Sie die Zahlungsart für die Sie ein Kassenkonto hinterlegen möchten.

Mit der Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Tippen Sie die gewünschte

Kontonummer direkt in das Feld Kontonummer und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche

F3Speichern.

Sie können das Fenster jederzeit über die Schaltflächen ESC Abbruch bzw. F10 Beenden schließen.

Kassenkonten einrichten



Gehen Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in den Buchhaltungsbereich und starten Sie den

Bereich F7 FiBu-Konten.

Standardmäßig können Sie hier jeder im Profi angelegten Marke entsprechende FiBu-Konten

zuweisen. Suchen Sie zunächst die Marke heraus, für die Sie die Konten anlegen oder ändern

möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit F10 OK.

Die Kontenzuordnung kann unten rechts über die Bereiche der Verkaufskonten, Einkaufskonten und

der Konten der Arbeitswerte erfolgen.

Über die Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Speichern Sie Ihre

Eingaben nach Abschluss über die Schaltfläche F3 Speichern.

Wichtig:

- Sie können jeder Marke eigenständige Konten zuweisen.

- Die Konten sollten im hinterlegten Kontenplan vorhanden sein.

- Sie können Konten mehrfach vergeben.

Kontenzuordnung – Kontenzuordnungen für eine Marke ändern



Gehen Sie über die Schaltfläche F8 Buchhaltung in den Buchhaltungsbereich und starten Sie den

Bereich F7 FiBu-Konten.

Standardmäßig können Sie hier jeder im Profi angelegten Marke entsprechende FiBu-Konten

zuweisen. Suchen Sie zunächst eine beliebige Marke heraus, für die Sie stellvertretend für alle

Marken die Konten anlegen oder ändern möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit F10 OK.

Die Kontenzuordnung kann unten rechts über die Bereiche der Verkaufskonten der Ersatzteile,

Einkaufskonten der Ersatzteile und der Konten der Arbeitswerte erfolgen.

Über die Schaltfläche F3 Ändern gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.

Sollen die hinterlegten Konten für alle Marken identisch sein, so bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick

auf die Schaltfläche F2 – Sammelspeichern.

Kontenzuordnung – Kontenzuordnungen für alle Marken ändern



Die Kontenzuordnung wird in drei unterschiedliche Bereiche unterteilt:

- Verkaufskonten Ersatzteile (ET): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Ersatzteile

hinterlegt, die über den Bereich Verkauf abgehandelt werden.

- Einkaufskonten Ersatzteile (ET): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Ersatzteile

hinterlegt, die über den Bereich Einkauf abgehandelt werden.

- Konten Arbeitswerte (AW): Hier werden nur die Konten für die Positionsart Arbeitswerte hinterlegt.

Die Bereiche Einkauf und Verkauf sind hierbei in einer Kontenzuordnung zusammengefasst. Die

Steuersätze ½ MwSt und AT-MwSt werden für Arbeitswerte nicht vergeben.

Kontenzuordnung – Kontierungsbereiche



Die Ersatzteil-Konten für Ein- und Verkauf sind daraufhin jeweils auf die vier Steuerarten aufgeteilt:

- Verkauf/Einkauf (netto)

- Verkauf/Einkauf (MwSt)

- Verkauf/Einkauf (1/2 MwSt)

- Verkauf/Einkauf (AT-MwSt)

Jeder Steuerart werden in der Regel eigene Konten zugewiesen.

Wichtig: Ihre Profi-Software richtet sich ausschließlich nach der in dem entsprechenden Beleg

vergebenen Steuerart für die gewählte Position.

Eine genauere Betrachtungsweise können Sie dem Beispiel der nachfolgenden Seiten entnehmen.

Kontenzuordnung – Steuerarten



Der Ablauf, den das Profi-System während des Exports durchläuft kann folgendermaßen

zusammengefasst werden:

Kontenzuordnung – Ablauf

Hier steht die Marke

des Artikels.



Um zu verdeutlichen, wie eine ausgefüllte Kontenzuordnung aussehen sollte, befindet sich anbei ein

Beispiel.

Wichtig: Die hier genannten Konten dienen nur als Verdeutlichung und weichen in Ihrem Fall sehr

wahrscheinlich ab. Bitte sprechen Sie die Vergabe der Konten unbedingt mit Ihrem/Ihrer

Steuerberater/in ab.

Wichtig: Ihre Profi-Software exportiert immer Brutto-Beträge. Mit den Steuerarten Verkauf (netto) und

Verkauf (MwSt) ist nicht gemeint, dass geteilte Buchungen für einen Betrag ohne Mehrwertsteuer und

für den Einzelbetrag der Mehrwertsteuer selbst erzeugt werden. Stattdessen bezieht sich die

Steuerart Verkauf (MwSt) immer auf alle Ersatzteile, die inklusive MwSt verkauft werden. Die

Steuerart Verkauf (netto) hingegen wird angewendet, sobald eine Ersatzteilposition ohne

Mehrwertsteuer, also MwSt-frei verkauft wird.

Kontenzuordnung – Beispiel



In den Export-Optionen können Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihren FiBu-Export festlegen.

Über die Haken auf der linken Seite bestimmen Sie die Daten, die in Ihren Export-Dateien

geschrieben werden sollen. Wählen Sie hier aus, ob Kundenadressen (1), Lieferantenadressen (2),

Verkaufsbelege (3), Einkaufsbelege (4) und Kassenbuchungen (5) exportiert werden sollen. Zusätzlich

können Sie mit Buchungsdaten festschreiben (6) festlegen, ob Ihre Buchungsdaten für Ihre DATEV-

Software festgeschrieben werden sollen.

Auf der rechten Seite tragen Sie bitte die für einen DATEV-Export zwingend erforderlichen Werte für

Ihre Beraternummer, Ihre Mandantennummer und das Wirtschaftsjahr ein.

Wichtig: In alten Programmversionen konnten Sie zwischen einem alten und neuen Exportformat

wählen. Das alte Format wird von DATEV seit Anfang 2018 offiziell nicht mehr unterstützt und wurde

deshalb entfernt.

Einstellungen im Export – Export-Optionen auswählen



Unterhalb der FiBu-Export-Optionen

können Sie den Buchungszeitraum

für Ihren bevorstehenden Export

angeben.

Hierbei können Sie das Datum

entweder händisch eingeben oder

aber auf die Kalenderfunktion mit

dem kleinen Pfeil auf der rechten

Seite zugreifen.

Sprechen Sie für einen

unproblematischen Export den

Zeitraum bitte mit Ihrem

Steuerberater bzw. Ihrer

Steuerberaterin ab.

Einstellungen im Export – Buchungszeitraum einstellen



Auf der rechten Seite können Sie das Buchen über ein Verrechnungskonto sowie der AT-MwSt-Konten

aktivieren, indem Sie das jeweils dafür vorgesehene Häkchen setzen bzw. die Konten in die

entsprechenden Felder eintragen. Sofern Sie die Optionen nutzen möchten, müssen Sie zusätzlich

zum ggf. gesetzten Häkchen ein entsprechendes Konto hinterlegen.

Ist die Nutzung eines Verrechnungskontos gewünscht, so wird mit der entsprechenden Option ein

Zwischenkonto/Interimskonto angeschaltet, auf das alle entsprechenden Buchungen geschrieben

werden. Von diesem Zwischenkonto werden neue Buchungssätze erzeugt, die auf das weiterführende

Erlöskonto buchen.

Ein Konto für alle Durchlaufenden Posten kann

ebenfalls an dieser Stelle hinterlegt werden.

Einstellungen im Export – Konten für AT-Steuer, Verrechnungskonto und

Durchlaufende Posten anpassen

Lexware-Optionen DATEV-Optionen

Sie können weiterhin das Umsatzsteuerkonto und das

Vorsteuerkonto für den Umgang mit ausgewiesenen

AT-MwSt-Positionen an dieser Stelle eintragen.



Auf der rechten Seite können Sie das Buchen über ein Differenzkonto aktivieren, indem Sie das dafür

vorgesehene Häkchen setzen bzw. die Konten in die entsprechenden Felder eintragen.

Sollte die Nutzung eines Differenzkontos gewünscht sein, so werden die aufgrund von Rundungen

entstandenen Differenzen automatisch auf ein weiteres Zwischenkonto hinterlegt. Diese Differenzen

erzeugen in Ihren Export-Dateien neue Buchungssätze, welche in Ihrer weiterführenden

Steuersoftware entsprechend bearbeitet werden können.

Auf der linken Seite unterhalb der Eingabe des Buchungszeitraumes befindet sich ein Häkchen für die

Option Positionen verdichten, die identische Steuersätze und FiBuKonten beinhalten. Aktivieren Sie

diese Option sofern identische Buchungssätze (zum Beispiel auf dasselbe Erlöskonto innerhalb eines

Beleges) in Ihrer Exportdatei zusammengefasst werden sollen. Sofern ein Beleg mehrere,

unterschiedliche Steuerarten umfasst, wird jede Steuerart eigens zusammengefasst.

Ist diese Option deaktiviert, so wird für jede Position eines Beleges ein neuer Buchungssatz

geschrieben.

Einstellungen im Export – Positionen verdichten, Differenzkonto hinterlegen



Die Lexware-Schnittstelle beinhaltet keine besonderen Einstellungen, die für eine Übermittlung der

Daten an Ihre Steuersoftware notwendig sind.

Jede für Lexware erstellte Exportdatei kann in einer Lexware-Steuersoftware eingelesen und

verwendet werden.

Einstellungen im Export – Einstellungen für Lexware



Die DATEV-Schnittstelle beinhaltet einige besondere Einstellungen, die für eine Übermittlung der

Daten an Ihre Steuersoftware notwendig sind. Im Gegensatz zur Lexware-Schnittstelle sind diese

Einstellungen exklusiv für das Export-Format DATEV gedacht.

DATEV benötigt eine eigens zugewiesene Beraternummer und eine Mandantennummer. Diese beiden

Werte können Sie über Ihren Steuerberater in Erfahrung bringen und direkt im FiBu-Export

hinterlegen.

Das Wirtschaftsjahr wird immer automatisch mit dem aktuellen Kalenderjahr ausgefüllt. Für den Export

vergangener Daten, können Sie das Jahr aber auch zeitweilig verändern.

Einstellungen im Export – Einstellungen für Datev


Besonderheiten

4. Besonderheiten

1. Marken

1. Funktionsweise von Marken

2. Neue Marken anlegen

2. Besonderheiten beim Start des FiBu-Exports

3. Exportverzeichnis

4. Export-Dateiformate

5. Protokolldateien

6. Auswertungen

7. Spezifische Einstellungen für Module

1. Fahrzeughandel

2. Zusatzkosten

Agenda


Besonderheiten

Marken sind essentiell für die Zuordnung der FiBu-Konten in Ihrer Profi-Software.

Grundsätzlich muss jedem Artikel eine Marke zugeordnet worden sein. Ein Ersatzteil kann ohne den

entsprechenden Verweis auf eine Marke nicht angelegt werden.

Die in Ihrem System vorhandenen Marken können entweder durch die Übernahme von Ersatzteilen

oder Arbeitswerten aus Teileinformationssystemen oder über einen Katalogimport angelegt werden.

Weiterhin haben Sie jederzeit die Möglichkeit eigene Marken in Ihr Profi-System einzupflegen.

Beispiel: Fahrzeugverkäufe sollen auf ein separates Erlöskonto gebucht werden. Hierzu bedarf es

einer neuen Marke (z.B. mit der Kurzbezeichnung KFZ). Dieser Marke können – abweichend zu den

bereits existierenden Kontenzuordnungen – in der Kontenzuordnung (F8 Buchhaltung -> F7 FiBu-

Konten) neue Konten zugeordnet werden.

Marken – Funktionsweise von Marken


Besonderheiten

Um eine neue Marke in Ihrem System zu hinterlegen, klicken Sie

zunächst im Hauptmenü auf die Schaltfläche F5 Lager.

Wählen Sie in der sich öffnenden Profi-Suche einen beliebigen Artikel

aus und bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf F10 OK.

Standardmäßig befindet sich die Ansicht auf dem Karteireiter Ersatzteile.

Der erste Bereich Ersatzteil oben links beinhaltet grundlegende

Artikelinformationen wie zum Beispiel die Artikelnummer und die

ausgewählte Marke. Direkt links neben der Marke befindet sich eine

kleine Schaltfläche Neu, über die Sie in den Dialog Marke erstellen

gelangen.

In diesem Dialog können Sie eine Kurzbezeichnung und eine

ausgeschriebene Vollbezeichnung eintragen. Die für den FiBu-Export

relevante Kontenzuordnung kann ebenfalls direkt in diesem Dialog

getroffen werden. Alternativ können Sie diese Zuordnung aber auch über

die Kontenzuordnung in der Buchhaltung vergeben.

Bestätigen Sie die Anlage mit Klick auf F10 OK.

Marken – Neue Marken anlegen


Besonderheiten

Wenn Sie den FiBu-Export starten, wird die Kontenzuordnung sowohl für die Kassenkonten als auch

für die Kontenzuordnung der Marken überprüft. Sollten die Kontenzuordnungen nicht vollständig

gepflegt sein, so werden Sie durch entsprechende Hinweisfenster darauf aufmerksam gemacht.

Wichtig: Die Hinweisfenster erscheinen solange, bis alle Kontenzuordnungen getroffen worden sind,

selbst diese, die Sie selbst nicht nutzen. Wenn Sie verhindern wollen, dass diese Hinweisfenster

erscheinen, vergeben Sie bitte alle Konten.

Besonderheiten beim Start des FiBu-Exports


Besonderheiten

Auf der rechten Seite des Exportdialoges befindet sich die Option

Exportverzeichnis. Mit Klick auf die Schaltfläche gelangen Sie in

den Dialog Ordner suchen, in welchem Sie den Zielordner für den

folgenden FiBu-Export angeben können.

Tipp: Erstellen Sie bereits vorweg einen entsprechenden Ordner,

der für Ihren Export genutzt werden kann und wählen Sie diesen

im Dialog Ordner suchen aus.

Exportverzeichnis


Besonderheiten

Die Export-Dateiformate können sich je nach den Export-Optionen ändern.

Grundsätzlich werden für den Datev-Export und den Lexware-Export unterschiedliche Dateiformate

geschrieben. Innerhalb der Datev-Schnittstelle kann sich das Format aber ggf. unterscheiden. Das

Lexware-Exportformat ist standardisiert und kann nicht durch weitere Optionen seitens Ihrer Profi-

Software verändert werden.

Wichtig: Setzen Sie eine Version vor der 6.10.60 ein, so können Sie im Datev-Export zwischen zwei

unterschiedlichen Exportformaten wählen. Die Option alt bezieht sich hierbei auf das mittlerweile von

Datev nicht mehr unterstütze Postversandformat. Die Option neu exportiert Ihre Daten in das neue

gültige CSV-Format.

Export-Dateiformate

Neues CSV-Format

für Datev

Altes

Postversandformat

für Datev


Besonderheiten

Mit jedem FiBu-Export erhalten Sie automatisch eine Protokolldatei, die Ihnen die Gesamtdaten des

Exports auflistet. Diese Datei wird immer direkt neben Ihrer Exportdatei abgelegt.

Protokolldateien

Den Protokolldateien können Sie außerdem entnehmen, ob Ihnen Fehler bei der Kontenzuordnung

oder innerhalb der Belege unterlaufen sind. Prüfen Sie daher nach jedem Export auch die

entsprechende Protokolldatei.


Besonderheiten

Eine Auswertungsmöglichkeit aller Belege, die Sie mit einem FiBu-Export in einem bestimmtem

Zeitraum exportieren würden, können Sie direkt im FiBu-Export über die Schaltfläche F12 Drucken

erreichen. Das Formular BELEGÜBERSICHTFIBUEXPORT kann hier gedruckt werden.

Auswertungen


Besonderheiten

Falls Sie im Besitz des Spezialisierungsmoduls Fahrzeughandel sind, so stehen Ihnen für den

Einkaufs- und Verkaufsablauf neue Optionen zur Verfügung. Fahrzeugeinkaufsbelege bzw.

Fahrzeugverkaufsbelege und die darauf aufgeführten Fahrzeugpositionen verfügen über eine eigene

Kontenzuordnung. Diese können Sie direkt über die Fahrzeugdetailansicht im Fahrzeughandel über

die den Karteireiter Handel-Übersicht erreichen. Klicken Sie dafür unten rechts auf die Schaltfläche

F11 Einstellen.

Spezifische Einstellungen für Module - Fahrzeughandel

Im Dialog Fahrzeughandel

– Verwaltung können Sie im

unteren Bereich sowohl

neue Marken anlegen als

auch eine entsprechende

Marke für all ihre

fahrzeughandel-

spezifischen Belange

festlegen.


Besonderheiten

Falls Sie Ihren Ersatzteilen

Zusatzkosten zugewiesen haben,

so können Sie diesen gesonderte

Marken zuweisen. Diesen Marken

werden bei Ihrem FiBu-Export und

der Verwendung von

Zusatzkostenpositionen speziell

behandelt. In die Zusatzkosten

gelangen Sie über das Hauptmenü.

Klicken Sie oben links auf den

Menüpunkt Extras und im

Anschluss auf Zusatzkosten. Im

Karteireiter Gebühren können Sie

für jede Zusatzkostenart eine

Marke neben dem Menübereich

Steuersatz eintragen.

Spezifische Einstellungen für Module - Zusatzkosten


FAQs

5. FAQs

1. Fehlende Belege

2. Unterschiedliche Belegsummen

3. Standardkonten für neue Marken

4. Zeitraum erneut exportieren

5. Datenänderungen nach einem Export

6. Differenzsteuer beim Gebrauchtwagenkauf

7. EC-Zahlungen exportieren

Agenda


FAQs

Jeder in Ihrer Profi-Software angelegte Beleg speichert automatisch viele verschiedene Datumsfelder.

Die relevantesten Beispiele hierfür sind das Anlagedatum, das Druckdatum, sowie das Liefer- und

Leistungsdatum.

Für den FiBu-Export und die gesamte in der Profi-Software angebundene Buchhaltung hat hierbei

ausschließlich das Liefer- und Leistungsdatum eine steuerliche Relevanz.

Das Liefer- und Leistungsdatum wird in der Regel automatisch von Profi im Druckprozess gesetzt und

gleicht dem Druckdatum des Beleges. Sollte das Liefer- und Leistungsdatum abweichend vom

Druckdatum sein, so kann es manuell vor Druck des entsprechenden Beleges abgeändert werden.

Sie können das Liefer- und Leistungsdatum des Beleges direkt im Verkauf einsehen. Die

entsprechende Information befindet sich in der Positionsübersicht unter dem Karteireiter Lief/Leist.

Sollten Ihnen nach einem FiBu-Export Belege in Ihren Exportdateien fehlen, so kann dies

verschiedene Gründe haben. Der häufigste Grund hierfür ist jedoch, dass sich das Belegdatum und

der Liefer-Leistungszeitpunkt unterscheiden. Prüfen Sie, ob entsprechende Belege nicht bereits zu

einem anderen Zeitpunkt (vergangen oder in der Zukunft liegend) exportiert worden sind.

Fehlende Belege


FAQs

Aufgrund verschiedener Rundungsarten können sich die Belegsummen zwischen dem Verkauf

innerhalb Ihrer Profi-Software und dem FiBu-Export selbst geringfügig unterscheiden.

Grund hierfür ist in der Regel, dass die Berechnung der Belegsumme im Verkauf bereits basierend auf

der zusammengefassten Nettosumme erfolgt.

Die Berechnung im FiBu-Export hingegen wird positionsweise brutto vorgenommen.

Wichtig: Verhindern können Sie unterschiedliche Belegsummen generell nicht, da die Berechnung und

auch das Runden ausschließlich innerhalb der Programmmethodik erfolgt. Sie können jedoch

eventuell auftretende Differenzen automatisch über ein Differenzkonto ausbuchen lassen.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise entnehmen Sie der Seite 35.

Unterschiedliche Belegsummen


FAQs

Bei der Neuanlage einer Marke z.B. über das Lager können direkt die zu vergebenden

Kontenzuordnungen angepasst werden. Diese Marken können automatisch vorgeschlagen werden

und basieren auf den Einträgen, die der Standardmarke in Ihrem Profi-System ALLGEMEIN

zugeordnet sind.

Die Marke ALLGEMEIN kann nicht gelöscht werden.

Vergeben Sie die entsprechend gewünschten Standardmarken über die Schaltfläche F8 Buchhaltung

und unter dem Menüpunkt F7 FiBu-Konten.

Standardkonten für neue Marken


FAQs

Grundsätzlich lassen sich alle FiBu-relevanten Daten beliebig häufig exportieren. Sollten Ihnen nach

einem Export beispielsweise Daten fehlen oder Datensätze auf falsche Konten gebucht worden sein,

so können Sie den Export jederzeit wiederholen.

Für einen erneuten Export stehen Ihnen drei Export-Optionen zur Verfügung.

Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren: Hierbei werden alle Belegdaten des gewählten

Zeitraums, egal, ob bereits exportiert oder nicht, in der Ausgabedatei erscheinen.

Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren, die noch nie exportiert wurden: Hierbei werden

ausschließlich die Belegdaten des gewählten Zeitraums, die noch nie exportiert wurden, exportiert.

Alle Buchungen dieses Zeitraums exportieren, die bereits mindestens einmal exportiert wurden:

Hierbei werden alle Belegdaten des gewählten Zeitraums exportiert, die bereits in einem vergangenen

Export ausgegeben worden sind.

Zeitraum erneut exportieren


FAQs

Auch wenn sich die Belegdaten weiterhin an die normalen Bearbeitungsregeln halten und sie so zum

Beispiel gedruckte Rechnungen nicht mehr verändern können, gibt es mögliche Änderungen während

eines FiBu-Exports.

Die Konten auf die das Profi-System während Ihres Exports bucht, können vor einem erneuten Export

in der Kontenzuordnung geändert werden.

So ist es Ihnen möglich Ihren Export mit verschiedenen Einstellungen zu testen. Sollten für Ihre/n

Steuerberater/in noch Änderungen notwendig sein, so können Sie diese im Profi vornehmen und im

Anschluss den erneuten Export veranlassen.

Datenänderungen nach einem Export


FAQs

Werden Fahrzeuge privat angekauft und verkauft, so unterliegen diese der Differenzbeteuerung. Da

diese Steuerart auf separate Konten gebucht werden sollte, müssen Sie zunächst eine eigene Marke

für differenzbesteuerte KFZ anlegen (siehe Seite 39). In der FiBu-Konten-Zuordnung müssen dieser

Marke dann entsprechende Erlöskonten zugeordnet werden.

Verkauf (netto): Entspricht dem Einkaufspreis, der nicht besteuert wird.

Verkauf (MwSt): Entspricht dem differenzbesteuertem Anteil (Differenz aus EK und VK), der

regelbesteuert wird.

Hinweis: Bei der Differenzbesteuerung werden stets zwei Buchungssätze erzeugt.

Differenzsteuer beim Gebrauchtwagenkauf


FAQs

Sofern Kassenbuchungen exportiert werden sollen,

betrifft das stets alle im Kassenbuch auftretenden

Buchungen. Abhängig von der Zahlungsart, wird

jeweils auf das entsprechende Kassenkonto gebucht

(siehe Seite 24).

Die Einstellung, ob EC-Zahlungen berücksichtigt

werden sollen, treffen Sie in der

Programmverwaltung. Im Karteikasten können Sie

unter Zahlungsarten definieren, ob eine

Kassenbuchung stattfindet.

Sollen EC-zahlungen exportiert werden, wählen Sie

die Zeile EC aus und setzen den Kenner bei

Kassenbuchung auf „Ja“.

EC-Zahlungen exportieren