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Comment s’assurer de l’intégrité de ses calculs dans Excel?
Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
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Qui suis-je?
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Plan de présentation
IntroductionNormes (standards) dans l’entrepriseMeilleures pratiques d’affairesDocumentation des modèles ExcelValidation de l’entrée de donnéesTotaux de contrôleAutomatisation des calculsProtection des cellules et des fichiersAudit des modèles ExcelFormationConclusion
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Introduction
Plus de 80% des modèles financiers et opérationnels élaborés dans Excel comportent des erreurs importantes causant des écarts majeurs dans les résultats
Histoires d’horreur dans Excelhttp://www.eusprig.org/horror-stories.htm
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Introduction
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Introduction
Erreurs les plus souvent rencontréesErreurs dans l’écriture des formules utiliséesFormules liées à des plages de cellules incomplètes ou non localiséesFormules liées à des plages de cellules trop grandesFormules liées à de mauvaises cellulesValeurs entrées comme du texteMauvaises formules
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Normes
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Normes
Établir des normes à suivre pour l’élaboration des fichiers Excel dans l’entreprisePermettre à tous les employés de comprendre tous les fichiers ExcelPermettre à tous les “développeurs” de modifier adéquatement les fichiers existantsPermettre la pérennité des fichiers Excel après le départ des développeursPermettre à un nouvel employé de se familiariser plus rapidement avec tous les fichiers Excel de l’entreprise
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Meilleures pratiques d’affaires
Séparer les différentes sections du modèle (inputs, outputs, plages de données de référence, documentation, etc.)Conférer un format particulier à chaque type de donnée, selon sa vocation (Input, output, cellule liée, etc.), en évitant d’utiliser trop de couleursInsérer des titres de colonnes et des titres de lignesPrésenter des tables faciles à comprendreAfficher les unités de mesure
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière
: Concepts de base
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière dans
Excel: Structure d’un bon
modèle
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière dans
Excel: Structure d’une page efficace
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière dans
Excel: Les formats et les styles
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière dans
Excel: Les hypothèses
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Meilleures pratiques d’affaires
Article de référence:
Modélisation financière dans
Excel: Analyses de sensibilité
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Meilleures pratiques d’affaires
Ne pas cacher d’information, au mieux, utiliser la fonctionnalité “grouper”Sauver fréquemment sous différentes versionsPrévoir l’évolution du modèle (insérer des espaces supplémentaires pour des données similaires)Traiter les fichiers liés avec beaucoup de soin
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Meilleures pratiques d’affaires
Un truc par rapport aux fichiers liés
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Meilleures pratiques d’affaires
Insérer une seule formule par colonne, par ligne, par plage
Insérer une seule fois chaque input dans le modèleNe pas insérer de “hardcoding” dans les formules
ATTENTION AUX TRIANGLES VERTS!
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Documentation
Insérer des instructions claires dans le fichierComment circulent les données dans le modèle (Smart Art,
Shapes) – voir menu “Insertion”Comment repérer les cellules d’inputComment faire l’entrée de donnéesComment faire des modifications
Outils pour la documentationTexte avec captures d’écrans (snipping tool, greenshot,
vidéos/tutoriels)Insertion de commentaires dans les cellules (choisir l’option
Afficher)
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Documentation
ARTICLE DE RÉFÉRENCE:
Ajouter une vidéo dans Excel
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Validation entrée de données
Échelles de valeursEntiersDécimaux
ListesDatesTempsLongueur de textePersonnalisé
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Validation entrée de données
Article de référence:Astuce
Excel: Validation de données
(Data validation)
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Validation entrée de données
Article de référence:Validation de données
alternatives
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Totaux de contrôle
Insérer des totaux de contrôleEx.: Actif balance avec Passif dans le bilan
Ajouter du format conditionnel pour faire ressortir les erreursAjouter une feuille de validation du modèle au complet (reprendre tous les totaux de contrôle du modèle et indiquer à l’utilisateur/modélisateur là où il y a des erreurs)
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Totaux de contrôle
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Totaux de contrôle
Article de référence:
Modèles financier budgétaire dans
Excel: Téléchargement
libre
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Automatisation/Standardisation
Comprendre les messages d’erreurs dans Excel#N/A, #REF!, #NAME?, #DIV/0!, #NULL!, #VALUE!, #NUM!
Briser les formules complexes en de plus petites formules (calculs intermédiaires)Utiliser des tables (option “mettre sous forme de tableau”)Utiliser des champs nommésUtiliser des fonctions avancées (si/ou, index/equiv, decaler, somme.si.ens., etc.)
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:Excel: Maîtrisez-vous bien les messages d’erreurs?
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:Découvrez la magie des tableaux Excel
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Automatisation/Standardisation
Article de référence:Astuce Excel: Nommer une plage de cellules
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Protection du fichier
Protection des cellulesProtection des feuillesProtection des fichiers
Article de référence:Excel: Protégez vos
données
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Audit de fichiers Excel
Logiciels d’audithttp://www.operisanalysiskit.com/http://www.jkp-ads.com/RefTreeAnalyser.asphttp://www.auditexcel.co.za/product/spreadsheet-testi
ng-tool/#%2EUdaowzuW-Sp
http://www.spreadsheetdetective.com/
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Audit de fichiers Excel
Auto-auditF2Fonctionnalités “repérer les dépendants” et “repérer
les antécédents”Fenêtre espion (Watch window)F5 ou “Atteindre” “cellules” (go to special)
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Audit de fichiers Excel
Article de référence:Fonctionnalités
Excel pour tester vos formules
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Audit de fichiers Excel
Article de référence:Excel: Utilisez-vous la
fenêtre espion?
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Article de référence:Astuce Excel : Go to
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Audit par un tiersCollègue de travailSuperviseurConsultant externe spécialisé
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Formation
Maintenir ses compétences à jour par la formationÉvolution des fonctions et fonctionnalités à travers les
diverses versions d’ExcelFormation Excel sur les meilleures pratiques d’affaires
Menu d’aide Excel
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Conclusion
Excel est un outil très flexibleIl peut donc être utilisé pour élaborer des outils très performantsEn même temps, mal utilisé, il peut produire des erreurs monumentalesC’est pourquoi il est important de comprendre les types d’erreurs possibles et apprendre à maîtriser l’outil et les meilleures pratiques d’affairesSinon, mieux vaut avoir recours à un logiciel ou un expert pour auditer ses outils Excel
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