Universidad Politécnica de Chiapas
Ing. Biomédica
Herramientas Ofimáticas
Ing. Othoniel Hernández Ovando
18 de Octubre de 2012, Suchiapa, Chiapas
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos con fórmulas complejas.
Crea:
• Informes
• Reportes
• Inventarios
• Listas
• Gráficos
• Tablas
• Calendarios
• Facturas
• Formularios
• Base de datos
• Libros de contabilidad
Funciones:
• Financieras
• Lógicas
• Texto
• Fecha y hora
• Búsqueda y referencia
• Matemáticas y
trigonométricas
• Estadística
• Ingeniería
• Información
• Comprobación
1. Botón Office
2. Barra de herramientas
de acceso rápido
3. Barra de titulo
4. Cinta de opciones
5. Barra de
desplazamiento
6. Zoom
7. Vistas de documento
8. Barra de estado
9. Barra de fórmulas
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1. Barra de herramientas
de acceso rápido
2. Barra de titulo
3. Cinta de opciones
4. Barra de
desplazamiento
5. Zoom
6. Vistas de documento
7. Barra de estado
8. Barra de fórmulas
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1. Botón Office (2007): Abre el menú de acceso a los comandos
básicos de la aplicación (crear nueva hoja de calculo, abrir, guardar,
salir, imprimir…) y también a otras funciones como enviar, publicar o
incluso personalizar la aplicación de Excel.
2. Barra de herramientas de acceso rápido: Se ubican las
herramientas de uso más frecuente (Guardar, Deshacer, Rehacer). Se
pueden añadir nuevas herramientas a la barra.
3. Barra de títulos: En el centro aparece el nombre del documento
activo, seguido del nombre de la aplicación (Microsoft Excel). A la
derecha se encuentra Minimizar, Restaurar (o Maximizar) y el botón
Cerrar.
No disponible en 2010.
Sustituido por la ficha Archivo
4. Cinta de opciones: Contiene la mayoría de los comandos de la
aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las
versiones precedentes de Excel.
Estos comandos se agrupan por tareas y cada una de ellas dispone de su
correspondiente Ficha. Cada ficha presenta grupos de comandos en la
que se encuentran los botones de comandos que permiten realizar la
mayoría de las operaciones.
Algunos grupos presentan un iniciador de cuadros de diálogos, que
permite desplegar un cuadro de dialogo o un panel de tareas para
acceder a opciones complementarias.
Al seleccionar un objeto, como una imagen, un dibujo o una tabla,
aparecen fichas adicionales, llamadas fichas contextuales. Estas
aparecen a la derecha de las fichas normales y contienen los comandos
apropiados para el objeto seleccionado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según
el momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. Está
diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que le
serán útiles en cada pantalla.
5. Barra de desplazamiento: Permite la visualización del contenido
que aparece en la pantalla. Indican además, la posición del cursor en
el documento. En función del tamaño de la ventana y/o documento
hay:
• Barra de desplazamiento vertical
• Barra de desplazamiento horizontal
6. Zoom: El cursor Zoom y los botones Alejar(-) y Acercar(+) permiten
modificar el zoom de la ventana, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general del resultado.
• Puede pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente
de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana
donde ajustar el zoom deseado.
• O bien puede deslizar el marcador hacia los botones – o + que hay
justo al lado, arrastrándolo.
7. Vistas de documento: Los tres botones corresponden a las posibles
visualizaciones del documento:
• Normal
• Diseño de página
• Vista previa de salto de página
8. Barra de estado: Se utiliza para mostrar información sobre el estado
de las actividades que se realizan en Excel, Muestra también el icono
para grabar macros. Puede activarse más opciones con clic derecho.
9. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, es decir,
la casilla donde estamos situados. Cuando se modifica el contenido
de la celda, dicha barra variará ligeramente.
Barra de titulo
Barra de
acceso rápido
Cuadro de
nombres
Celda activa
Encabezado de
filas de hoja
Barra de estado
Hoja de cálculo
Barra de etiquetas
Botones de
ventana Windows
Ayuda
Cinta de opciones Fichas
Barra de fórmulas
Encabezado de
columnas de hoja
Barra de
desplazamiento
Flecha de
desplazamiento
Zoom Slider Botones de Vistas
Nivel de Zoom Botón insertar hoja
de cálculo
Opciones de pegar,
copiar, cortar y
copiar formato
Tipo de letra
Alinear texto a la parte
superior, centro e inferior
Herramientas de
Bordes
Color de
Relleno
Color de Fuente
Poner texto en
negritas, cursiva
y subrayado
Aumentar o disminuir
tamaño de letra en
escala automática
Alinear texto a la derecha,
centrado e izquierda
Aumentar o
Disminuir Sangría
Orientación de
Texto
Ajuste de texto
Combinar y Centrar
Tamaño de letra
Opciones de
formato de
número
Estilo de formato
condicional, tabla y
celda
Insertar celdas, filas,
columnas y hojas
Eliminar celdas, filas,
columnas y hojas
Varias opciones de
formato de celda
Opciones de
funciones básicas,
relleno de celdas y
borrado de formato
Varias opciones
para filtrado y
clasificación de
datos
Crea una
tabla
dinámica
Crea una
tabla
Permite insertar imágenes
grabadas en la computadora
o medio de almacenamiento
externo
Insertar
imágenes,
videos, sonidos
y fotos de Office
Insertar autoformas,
artes gráficas y
capturas de pantalla
Varias opciones para crear
diversos tipos de gráficos
Permite insertar 3
tipos de gráficos en
una sola celda
Inserta una
segmentación de datos
para filtrar datos de
manera interactiva
Insertar
Hipervínculos
Insertar cajas de
texto
Insertar
encabezado y
pie de página
Agregar
ecuaciones
y símbolos
Este grupo de
comandos permite
cambiar todo el
diseño de la hoja
de cálculo: texto,
color, fuentes,
efectos
Permite cambiar
la medida de los
márgenes de la
hoja de cálculo
Tamaño de la hoja de
cálculo
Configura el área de
impresión de la hoja
Permite ajustar el
área de impresión
Activar y desactivar las
líneas de cuadriculas
para visualización y/o
impresión
Organizar
objetos
Cambiar la forma en
que va dirigido el
papel
Insertar saltos
de página
Insertar fondos
de página
Imprimir títulos
repetidos en
cada hoja
Activar y desactivar
encabezados para
visualización y/o
impresión
Otras funciones
Rastrea celdas precedentes
que están ligadas a por medio
de funciones o fórmulas
Opciones de
funciones más usados
en Excel
Insertar
funciones,
todas las
disponibles
Biblioteca de
funciones
Rastrea celdas dependientes
que están ligadas a por medio
de funciones o fórmulas
Remueve las flechas usadas para
mostrar la relación entre celdas
ligadas por funciones o fórmulas
Opciones para
obtener datos
externos de
varias fuentes
Actualizar todos los
datos obtenidos de
fuentes externas
Organizar datos de
forma ascendente y
descendente
Ofrece opciones avanzadas de
clasificación de datos tales como: valores,
color de celda, color de fuente, etc.
Inserta o excluye
filtros
Diversas otras funciones
Opciones corrección de
ortografía, referencia, sinónimos
Actualizar todos los
datos obtenidos de
fuentes externas
Comentarios
Ofrece varias opciones para gerenciamiento de
comentarios, tales como: nuevo comentario, mostrar
comentario anterior o posterior, eliminar comentarios,
ocultar o mostrar comentarios
Diversas opciones para proteger hoja,
libro; además de opciones avanzadas
para compartir libro con otros usuarios
a través de redes
Exhibe una
hoja en
modo normal
Exhibe una
hoja en
modo normal
Muestra la hoja de cálculo
en pantalla completa
Permite agregar vistas
personalizadas a través del
modo de impresión
Visualización de salto de
página
Mostrar u ocultar: Regla,
Líneas de cuadricula, Barra
de fórmulas, Títulos
Ofrece varias opciones para
aplicar Zoom a una selección
Abre una nueva ventana de la
vista actual del documento actual
Organiza las ventanas de los
programas abiertos: mosaico,
horizontal, vertical, cascada
Ofrece opciones para
inmovilizar filas, columnas o
ambas
Opciones para grabar o
mostrar macros
Libro de Trabajo:
Es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros
de trabajo de Excel tienen la extensión .xls (2007) o .xlsx (2010).
Cuando se abre Excel automáticamente se crea un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1, cada vez que se empieza
un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (al abrir).
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio
constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y
255.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya
que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podrían agruparse en un solo libro.
Hoja de Cálculo:
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas
y1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección
horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una fila con una columna se llama celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila (C15).
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se
identifica porque aparece más remarcada que las demás.
Hoja de Cálculo:
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda
activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango,
que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
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