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Emissão Nota Fiscal
Cadastro Numerações
Primeiramente, para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é necessário
fazer o cadastro da série, do modelo e numeração. Para cadastrar uma
numeração o usuário deverá acessar o Menu > Comercial > Notas >
Numerações.
Empresa: No caso de uma empresa essa opção já vem informada, se
tiver mais empresas cadastradas informar a empresa desejada, este campo
é para pesquisa, clicando no botão “PESQUISA” o sistema vai listar as
numerações cadastradas na respectiva empresa.
Clicando em “NOVO” irá abrir uma nova tela para o cadastro da
numeração. Informando a “Empresa” conforme a necessidade.
Série: A utilização do número de série é uma opção exclusiva da
empresa, podendo ser utilizada mais de uma série para facilitar o controle
das operações fiscais de entrada ou saída realizadas pela empresa.
Número: A numeração utilizada pela NF-e será distinta e
independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal de Talão, a
numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por
estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este
limite, a numeração é muito importante pois é um dos principais itens de
validação da NF-e pela Receita Federal.
Modelo: O modelo distingue uma nota de outra, por exemplo, uma
Nota Fiscal Eletrônica tem o modelo 55, o modelo assim com a numeração
é muito importante pois é um dos principais itens de validação da NF-e pela
Receita Federal.
Emissão Nota Fiscal
Para ter acesso a tela de emissão de nota fiscal eletrônica, o usuário
deve acessar Menu > Comercial > Notas > Emissão de N. Fiscal.
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Nota
Empresa: Este campo é informado a empresa emitente da nota fiscal,
o sistema já traz por padrão a empresa cadastrada. No caso de duas ou mais
empresas, o sistema traz por padrão a empresa cadastrada no cadastro do
usuário, campo “empresa padrão”, porém pode ser informado a empresa
desejada conforme permissões deste usuário.
Obs. O usuário deverá prestar atenção quando trocar a empresa
emitente, porque além de cada empresa ter uma numeração especifica,
devem-se observar questões de estoque, financeiras, fiscais etc.
Cliente: Este campo será informado o destinatário/remetente da nota
fiscal. Se o usuário tiver o código basta digitar no campo e apertar o botão
“Enter” do teclado, ou se preferir é só clicar no ícone” ” para pesquisar um
cliente.
Observações.
Ao lado do campo “Cliente” clicando no ícone “ ” o usuário pode
consultar a posição financeira, o extrato financeiro até mesmo o cadastro do
cliente.
Clicando no ícone “ ” o usuário poderá consultar o “contas a pagar
e receber” do cliente.
Inscrição Produtor: Ao emitir uma nota para produto rural e o mesmo
tiver cadastrado no sistema duas inscrições, irá abrir um campo para
escolher a inscrição desejada.
Natureza de Operação: Será informada a natureza de operação
conforme a operação à ser realizada.
No caso de uma natureza de devolução irá abrir um campo para
informar a nota fiscal de origem, se não aparecer este campo, verificar no
cadastro da natureza na aba estoques a opção “solicita nota de origem”.
Número: A numeração será atualizada automaticamente conforme o
cadastro da mesma e configuração prévia na natureza de operação.
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Mais Opções : Clicando neste link irá abrir as opções descritas abaixo.
Série/Espécie: Assim como na numeração estes serão previamente
cadastrados e serão atualizados automaticamente conforme a natureza de
operação.
Data Emissão: Esta opção é atualizada automaticamente.
Data Saída/Hora saída: Esta opção é atualizada automaticamente,
porém o usuário pode alterar conforme sua necessidade.
Centro de Custo: Este campo não é obrigatório para a emissão da nota
fiscal, para utilizar esta opção o usuário devera habilitar no sistema, para
maiores esclarecimentos contatar o suporte.
Plano de Contas: Este campo assim como no centro de custo não é
obrigatório, a não ser que esteja previamente cadastrado, assim pode ser
atualizado automaticamente conforme a natureza de operação. O plano de
contas é importante para o registro de fatos e atos inerentes à entidade,
além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações
contábeis.
Vendedor: Este campo não é obrigatório, o vendedor pode ser
informado caso o mesmo tenha comissão sobre vendas para receber,
dependendo da empresa.
Mensagem: Este campo não é obrigatório, a mensagem irá aparecer
na nota fiscal, caso queria que apareça alguma informação, como por
exemplo, uma legislação vigente. As informações complementarão as
mensagens previamente cadastradas.
Produtos
Código: Se o usuário souber o código do item, é só digitar neste
campo.
Referência: Se o usuário souber a referência poderá também digitar
neste campo. Para tanto a referência terá que ser habilitada no configurador
geral.
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Descrição: Neste campo o usuário fará a consulta do item clicando do
ícone “ ”, que irá abrir uma janela para pesquisa detalhada do item.
Quantidade: Neste campo será digitado a quantidade do produto.
Tabela Preço: Neste campo o usuário poderá selecionar a tabela de
preço, que será previamente cadastrada.
Valor Uni.: No caso da empresa não tiver uma tabela de preço
cadastrada, neste campo será informado manualmente o valor unitário do
produto.
Após este processo é só clicar no botão “ADICIONAR”, para adicionar
o item à nota fiscal. Mesmo tendo só um produto para faturar é essencial
clicar no botão “ADICIONAR”, para que o mesmo seja incluído no processo.
Logo após adicionado o produto, se o usuário decidir em alterar a
quantidade e/ou preço ou tabela de preço, o mesmo pode clicar no ícone “
” e alterar as informações, conforme imagem abaixo.
Realizada as alterações é só clicar em gravar “ ”, ou para excluir um
produto basta clicar no ícone “ ”.
Emissão de Nota Fiscal usando um pedido, o usuário deve clicar no
ícone “ ”, onde irá abrir uma nova tela, conforme a figura abaixo:
O usuário deve marcar na opção “Fat” no item desejado, para emitir a
nota fiscal com as devidas informações do pedido. Na opção “Saldo” o
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usuário poderá trocar a quantidade que será faturada, conforme sua
necessidade e após clicar em “Confirmar”.
Emissão de Nota Fiscal usando a venda de entregas futuras, o usuário
deve clicar no ícone “ ” onde irá abrir uma janela conforme a figura abaixo:
Esta opção serve para buscar uma venda que já foi realizada, porém
não foi entregue, assim como no pedido o usuário deve marcar na opção
“Fat” no item desejado e após clicar em “Confirmar”.
Tanto para o controle de saldos dos produtos através de pedidos de
venda/compra ou vendas/compras futuras é necessária uma prévia
configuração nas naturezas de operação do sistema entre outros. Em caso
de dúvidas ou início de uso é essencial o contato com o suporte.
Outros
Desconto Valor: Este campo serve para dar desconto no valor total da
nota fiscal. Opcional.
Desconto (%): Este campo serve para dar desconto no valor total da
nota fiscal informando a porcentagem. Opcional.
Acréscimo Valor: Este campo serve para acrescentar um valor no total
da nota fiscal. Opcional.
Acréscimo (%): Este campo serve para acrescentar uma porcentagem
no total da nota fiscal. Opcional.
Despesas Acessórias: São valores cobrados à parte da mercadoria esse
valor será contabilizado na nota. Opcional.
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Comissão (%): Este campo pode-se informar uma porcentagem de
comissão para o vendedor, porém o mesmo terá que ser habilitado no
sistema, para maiores esclarecimento contatar o suporte.
Comissão ($): Este campo pode-se informar um valor de comissão para
o vendedor, porém o mesmo terá que ser habilitado no sistema, para
maiores esclarecimento contatar o suporte.
Tabela de Comissão (%): Neste campo será informado uma tabela de
comissão, porém o mesmo terá que ser habilitado no sistema, para maiores
esclarecimento contatar o suporte.
Desconto Pontualidade ($): Sendo uma nota fiscal à prazo, informando
um valor neste campo, o mesmo ao emitir a nota, irá gerar um título e se o
cliente pagar o título dentro do prazo estabelecido, ao emitir a baixa do
mesmo, o sistema irá trazer o valor do desconto.
Desconto Pontualidade (%): Sendo uma nota fiscal à prazo,
informando um valor (%) neste campo, ao emitir a nota, irá gerar um título
e se o cliente pagar o título dentro do prazo estabelecido, ao emitir a baixa
do mesmo, o sistema irá trazer a porcentagem do desconto.
Base Cálc. Subst. Trib.: Este campo será informado a base da ST, no
caso da nota fiscal ser somente de ICMS.
Valor Subst. Trib.: Este campo será informado o valor da ST, no caso
da nota fiscal ser somente de ICMS.
Mensagem Boleto: A mensagem do boleto pode ser cadastrada no
cadastro do cliente/bancos caixa, porem na emissão da nota se precisar
incluir mais alguma informação pode ser informado neste campo.
Transportador
Esta aba não é obrigatória será utilizado apenas na necessidade de
constar o transportador na nota fiscal.
Transportador: Neste campo será informado o transportador, que
pode ser previamente cadastrado juntamente com o cadastro dos
clientes/fornecedores do sistema ERP, com a opção “transportador”
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habilitada. Seus dados serão atualizados automaticamente conforme seu
cadastro.
Caso não esteja cadastrado, basta informar os dados descritos abaixo.
Lembrando que estes dados não são obrigatórios.
Placa: Neste campo será informado a placa de determinado veículo,
que será o transportador da mercadoria.
Cidade: Informar a cidade do transportador.
Descrição: Nome do transportador.
CNPJ/CPF: Informar o CPF ou CNPJ do transportador.
UF: Informa a unidade federação.
Valor Frete: Informar o valor do frete.
Frete por Conta: Informar se o frete é por conta do emitente,
destinatário ou é sem frete, pode ser previamente cadastrado no cadastro
do cliente ou na natureza de operação.
Informar a “Quantidade Volumes”, “Espécie”, “Marca”, “Número”,
“Local Embarque”, “UF Embarque”. Estas informações são Opcionais.
Se o transportador for o cliente, basta clicar em “Dados do Cliente”,
assim os dados cadastrais do cliente serão importados para esta tela.
Observação Importante: Se o peso do produto estiver cadastrado no
produto o mesmo irá atualizar automaticamente na emissão da nota. Senão
pode-se informar o peso manualmente na tela de confirmação.
Forma Pagamento
Forma: Neste campo o usuário deve marcar qual opção de pagamento
à ser usada. E terão que ser previamente marcadas no cadastro da natureza
de operação, na aba financeiro em formas de pagamento.
Forma de pagamento Dinheiro: marcando esta opção aparecerá para
o usuário a seguinte tela:
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Banco: Neste campo o usuário deve informar o banco ou caixa
desejado. verificar permissão do usuário.
Valor: O valor referente a nota.
Após basta clicar em Adicionar.
Esta opção irá atualizar automaticamente os o financeiro.
Forma de pagamento cheque: marcando esta opção aparecerá para o
usuário a seguinte tela:
O usuário deve preencher os campos informando o Banco, Titular,
Numero, Vencimento e o Valor, após clicar em Adicionar.
Obs. empresas que utilizam controle de cheque, verificar manual
especifico.
Forma de Pagamento Crédito/Adiantamento: marcando esta opção
aparecerá para o usuário a seguinte tela:
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Se constar um crédito para o cliente informando a opção
Crédito/Adiantamento no campo documento irá aparecer o crédito
realizado para o mesmo, basta selecionar, informar o banco e o valor, se for
parcial pode-se informar o valor também e após adicionar.
Forma de Pagamento Devolução: marcando esta opção aparecerá
para o usuário a seguinte tela:
O usuário ira informar a opção de devolução, no campo documento
irá o documento referente a devolução que será realizada. Após informar o
valor se for uma devolução parcial basta informar o valor e adicionar.
Forma de pagamento Cartão: marcando esta opção aparecerá para o
usuário a seguinte tela:
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O usuário deve preencher os campos informando a Bandeira referente
ao cartão, o Vencimento, condição de pagamento ou intervalo de dias, a ID e
o Valor. Após clicar em Adicionar. Verificar manual.
Forma de pagamento Boleto: marcando esta opção aparecerá para o
usuário a seguinte tela:
Ao informar o banco as informações serão atualizadas conforme o
cadastro do mesmo e devidamente homologado pelo banco. O usuário
também poderá escolher se é por vencimento, condição de pagamento ou
intervalo de dias.
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Forma de pagamento À Prazo: marcando esta opção aparecerá para o
usuário a seguinte tela:
No campo Parcelas o usuário tem a possibilidade de escolher se é por
vencimento, condição de pagamento ou intervalo de dias.
Vencimento o usuário escolhe a data e após informa o Valor.
Intervalo de dias o usuário informa o intervalo de dias, por exemplo
30/60 dias.
Condição de Pagamento o usuário informa a condição que será
previamente cadastrada em Menu > Cadastros > Condições de Pagamento,
para maiores esclarecimentos consulte o manual.
Após realizado o processo o usuário deve clicar em “Gravar” com isso
o sistema irá redirecionar para a tela de confirmação, conforme imagem
abaixo, onde o usuário poderá conferir todas as informações da nota, após
conferido basta clicar em “Confirmar” para a Nota ser emitida.
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Sendo assim a Nota será transmitida para a Receita fazer a validação,
e se conter algum erro, a Receita irá rejeitar a emissão e mostrará um erro
na tela informado qual o problema.
Se a nota fiscal conter erro a mesma ficará pendente de emissão no
sistema, para visualizar esta nota basta clicar no ícone de notas pendentes
“ ” na tela de emissão. Ao clicar neste ícone vai abrir uma janela conforme
a tela abaixo:
Se constatado o erro e ajustado basta clicar novamente no ícone “ ”
que a Nota será transmitida para a Receita validar e estando tudo certo, será
gerado a ID (chave de acesso) e a DANFE para impressão. O lançamento
financeiro, a numeração e o envio de e-mail serão atualizados
automaticamente.
Consulta Notas Fiscais emitidas
Para consultar a nota fiscal basta o usuário acessar Menu > Comercial
> Notas > Consulta Notas. Na tela de consulta serão exibidas as últimas notas
emitidas, pode-se utilizar os filtros para consulta. Para exibir os detalhes da
nota emitida basta clicar sobre o número da mesma.
Nesta tela de detalhes o usuário poderá realizar operações como
reimpressão da DANFE, cancelamento, exclusão da nota e carta de correção.
Reimpressão de DANFE: Para reimprimir uma DANFE o usuário deve
clicar no ícone “ ”, que irá abrir a nota para impressão.
Reenviar uma nota fiscal por e-mail: A Nota Fiscal eletrônica ao ser emitida, será enviada automaticamente para o e-mail cadastrado no campo “e-mail NF-e” do cadastro do cliente. Se por algum motivo precisar enviá-la
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novamente, basta clicar sobre o ícone “ ” o sistema enviará novamente o XML, DANFE e o Boleto desta nota para o e-mail cadastrado.
Carta de Correção:
Clicando em Nova Carta, irá abrir um campo para digitar o texto de
correção, após basta clicar em Gerar Carta. O usuário deverá se informar
com seu contador quais os campos que podem ser corrigidos em uma nota
fiscal eletrônica. Não pode conter caracteres especiais e quebra de linhas.
Exclusão/Cancelamento: Se por algum motivo, após a nota emitida,
precisar ser cancelada, basta o usuário clicar em neste botão que irá abrir
uma tela conforme a imagem abaixo:
O usuário deve marcar se é cancelamento ou exclusão, após informar
o motivo e Confirmar.
Diferença entre Exclusão e Cancelamento.
Cancelamento: Pode-se cancelar uma nota fiscal somente após
enviada para a receita, (não é possível excluir uma nota já enviada) a nota
permanece no sistema, porém com status de cancelada.
Exclusão: Para os casos em que a nota foi gravada, mas não foi enviada ainda, pode-se excluir a mesma eliminando-a totalmente do sistema. Para excluir é só fazer o mesmo processo do cancelamento, porém selecionar a opção exclusão na tela acima. Atenção ao excluir uma nota fiscal, deve-se atentar para após a exclusão fazer a correção da sequência de numeração das notas, pois se não observado pode gerar uma “falha” na numeração.
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Para voltar a numeração o usuário deve acessar o cadastro de
numerações conforme mostrado anteriormente, e voltar a numeração. Também pode-se inutilizar o número da nota em situações de falha de numeração. Para maiores esclarecimentos contatar o suporte.
Manutenção: Ao clicar o usuário irá acessar a manutenção da nota
onde poderá realizar alguns ajustes antes da validação pela receita, como acerto de impostos, para maiores esclarecimentos contatar o suporte.
Copiar p/ Faturar: Esta opção poderá ser acionada quando o usuário
desejar usar as mesmas informações de outra nota, porem o usuário deverá atentar para notas que são feitas a partir de um pedido, estas não importaram o número do pedido. Para maiores esclarecimentos contatar o suporte.
Ordem Entrega: Ao clicar em ordem de entrega será gerado um relatório de ordem de entrega.
Voltar: Ao clicar neste o sistema irá redirecionar para a tela de
consulta notas.
Perguntas Frequentes:
É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida? Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e? Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado com respectivo protocolo de “Autorização de Uso” e desde que NÃO tenha ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento e/ou a prestação de serviço. Atualmente desde o dia 03/8/2015 está em vigor o novo prazo para cancelamento da NF-e que será de sete (7) dias corridos (conforme Instrução Normativa REN.º 037/15).
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Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e? O emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e, devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda, desde que não sejam os dados descritos abaixo.
1 - as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar);
2 - a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
3 - a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.
O que é a inutilização de número de NF-e? A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada). Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=7zEQFBPObw0= IMPORTANTE: Antes de gerar qualquer movimentação, desde a emissão de uma nota fiscal, devolução, cancelamento e demais procedimentos no sistema. Certifique-se com o responsável contábil/fiscal da empresa quais as informações devem ser observadas ou configuradas para a operação. A seguir um breve manual sobre a emissão de notas fiscais eletrônicas no sistema Ren9ve ERP. Algumas dúvidas e respostas foram listadas no final desse texto, estas extraídas do próprio site da “nfe”. A Ren9ve softwares auxilia os usuários a configuração e utilização do software, mas não se responsabiliza por procedimentos que não são em conformidade com a política da empresa ou com a legislação. Em caso de dúvidas sempre entre em contato com o suporte.
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