“ Suatu proses untuk menentukan tujuanserta sasaran yang ingin dicapai dengan
mengambil langkah-langkah strategis gunamencapai tujuan tersebut
DefinisiDefinisiPerencanaanPerencanaan
Tahap 1Menentukan
Tujuan
Tahap 2Merumuskan keadaan
sekarang
Tahap 3Mengidentifikasikan
Kemudahan danHambatan
Tahap 4Mengembangkan
serangkaian kegiatan
Tahap 5Mempertahankan
Pengendalian
TujuanTujuan
Perencanaan harus memiliki, mengetahui, danmemperhitungkan beberapa unsur pokok:
1. Tujuan akhir yang dikehendaki2. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya3. Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut4. Masalah-masalah yang dihadapi5. Modal atau sumber daya yang akan digunakan serta
pengalokasiannya6. Kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk melaksanakannya7. Orang, organisasi, atau badan pelaksanaannya8. Mekanisme pemantauan, evaluasi, dan pengawasan
pelaksanaan
Hakikat PerencanaanHakikat Perencanaan
Sifat-sifatSifat-sifatPerencanaanPerencanaan
Segi Ruang Lingkup TujuanNational, Sektoral, dan SpasialAgregatif, komprehensif, dan parsial
Segi jangkauan dan hirerarkinyaTingkat pusat dan Tingkat daerah
Segi Jangka WaktuJangka panjang, menengah, dan jangka pendek
Segi arus InformasiAtas ke bawah (top down); bawah ke atas (bottom up)
Segi Ketetapan atau KeluwesanIndikatif; prespektif
Mengapa perencanaanMengapa perencanaanpenting?penting?
“Protective benefits”Yang dihasilkan dari pengurangakemungkinan terjadinya kesalahandalam pembuatan keputusan
“Positive benefit”Dalam bentuk meningkatnya suksespencapaian tujuan organisasi
Manfaat PerencanaanManfaat Perencanaan
Membantu manajemen untuk menyesuaikan diridengan diri dengan perubahan lingkunganMembantu dalam kristalisasi penyesuaian padamasalah-masalah utamaMembantu manajer untuk memahami gambaranoperasional secara menyeluruhMembantu penempatan tanggung jawab lebih tepatMemberikan cara pemberian perintah untukberoperasiMemudahkan dalam melakukan pengkoordinasianMembuat tujauan yang lebih khusus dan terperinciMeminimumkan pekerjaan yang tidak pastiMenghemat waktu, usaha, dan dana
Peran PerencanaanPeran Perencanaan
[Amirullah dan Budiyono, 2004]Perencanaan memiliki peran:
1. Mengkoordinasikan Usaha-usaha2. Mengatasi Perubahan3. Mengembangkan Manajer4. Mengembangkan Standard Kerja5. Mengurangi Ketidakpastian
“ Fungsi perencanaan merupakanFungsi perencanaan merupakantempat bergantungnya fungsi-fungsitempat bergantungnya fungsi-fungsi
manajemen lainnyamanajemen lainnya
Mengembangkanvisi yang jelas
Merumuskan misike dalam
pernyataan
Memperkirakanperkembangan
organisasi
Pengembanganrencana kegiatan
Mobilisasi danaorganisasi
Menetapkansasaran dan tujuan
Menganalisispersaingan
Menyiapkan SDM
Menyiapkansumber daya
teknologi
Menurut FungsiMenurut Fungsi
1. Perencanaan Strategik, cth.Keputusan merger dan akuisiperusahaan, ekspansi pasar,menambah dan mengurangiproduksi
2. Perencanaan Taktis Operasional,berfokus pasa kegiatan operasionalsetiap unit aktivitas perusahaansehari-hari
Jenis PerencanaanJenis PerencanaanTaktis OperasionalTaktis Operasional
1. Perencana Sekali Pakai (single usePlan): Program, proyek, dananggaran
2. Perencanaan untuk beragamkegunaan (standing plan):Kebijakan, peraturan, prosedurorganisasi
3. Perencanaan berkeseimbanganatau berskenario (contingencyplan): menjelaskan responsperusahaan yang dilakukan padakondisi darurat
Jenis PerencanaanJenis Perencanaan
Menurut ruangMenurut ruangLingkupLingkupKewilayahanKewilayahan1. Perencanaan nasional2. Perencanaan regional3. Perencanaan daerah/lokal
Menurut jangkaMenurut jangkawaktunyawaktunya
1. Perencanaan Jangka Pendek ( < 2tahun)
2. Perencanaan Jangka Menengah (2-5 thn)
3. Perencanaan Jangka Panjang (> 5thn)
Ciri2: Kontinuitas, Peninjauan,Mempertimbangkan atau meninjaukembali tujuan
Jenis PerencanaanJenis Perencanaan
PerencanaanPerencanaanmenurut objeknyamenurut objeknya
1. Perencanaan Fisik2. Perencanaan Non-Fisik
Perencanan TetapPerencanan Tetap
“ Digunakan untuk kejadian yangterjadi berulang-ulang secara terusmenerus
Jenis PerencanaanJenis Perencanaan
PerencanaanPerencanaandengan maksuddengan maksudtertentutertentu
“ Digunakan saat organisasimenghadapi perubahan, kontingensi,dan pengembangan produk
Management by ObjectiveManagement by Objective(MBO)(MBO)
“ Suatu sistem manajerial yang komprehensif yang memadukanbanyak aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, dengansadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan individual
secara efektif dan efisien.
ManfaatManfaat
Meningkatkan kualitas organisasiMemperjelas berbagai peran danstruktur organisasiMenuntut setiap posisi diisi olehorang yang tepat dan sesuaidengan posisi tersebutPerencanaan dan pengendalianyang efektif
KelemahanKelemahan
Penetapan tujuan Jangka PendekKetidakluwesan dalam halperubahan sasaran.
Kegiatan Utama agar MBOKegiatan Utama agar MBOBerhasilBerhasil
Menetapkan tujuanMengembangkan rencanan pelaksanaanMeninjau kemajuan yang dicapai Penghargaan atas kinerja keseluruhan
Langkah 1: Menetapkan Tujuan Langkah 2: Mengembangkanrencana pelaksanaan
Langkah 3:MeninjauKemajuanyang dicapai
Langkah 4: Penghargaan atas Kinerja Keseluruhan
Tujuan StrategiPerusahaanTujuanDepartemenTujuan Individu
RencanaPeleksanaan
Meninjau Kemajuanyang dicapai
Mengambil langkahperbaikan
Menilai Kinerja
Pendekatan PerencanaanPendekatan PerencanaanInside Out/Outside–InInside Out/Outside–In
Outside-In: menganalisa lingkungan eksternal danmembuat perencanaan untuk mengeksploitasiberbagai kesempatan dan meminimalisasipermasalahan yang terjadi Inside-Out: menitikberatkan pada berbagai hal yangtelah dilakukan tetapi didorong terus menerus hinggamencapai kemampuan terbaik bisa dilaksanakan
Pendekatan PerencanaanPendekatan PerencanaanTop-Down & Bottom-UpTop-Down & Bottom-Up
Top-Down: pimpinan/manajer puncak menentukansecara menyeluruh dan kemudian mengijinkanmanajer tingkat bawah membuat perencanaandengan mengunakan batas yang telah di buatpimpinan atas. Bottom-up: awal perencanaan dikembangkan padatingkatan bawah tanpa batasan aturan
PendekatanPendekatanPerencanaanPerencanaanContingencyContingency
“ Mencakup perencanaanyang menyebabkan tindakan
yang dapatdiimplementasikan dan saat
perencanaan yang telahdisusun tidak sesuai dengan
keadaan
Pendekatan SocialPendekatan SocialDemandDemand
“ Berusahan memprediksikesesuaian antar produk
dengan keiginan dankebutuhan konsumen
Pendekatan ManPendekatan ManPowerPower
“ Didasarkan padakebutuhan perkembangan
dan pertumbuhan lajuekonomi organisasi yang
difokuskan pada sumber dayapeningkatan kualitas sumber
daya manusia yang akanberdampak pada peningkatan
kesejahteraan organisasi
Pendekatan Rate ofPendekatan Rate ofReturn atau CostReturn atau Cost
Benefit RatioBenefit Ratio
“ Berdasarkan teoriproduktivitas dengan Konsep
keseimbangan antar masukan(input) dan keluaran (output)
Proses PembuatanProses PembuatanKeputusanKeputusan
Identifikasidan analisis
masalah
Identifikasikriteria
keputusan
Pertimbangankriteria
Pengembanganalternatif
Pembangunandan
pengevaluasianalternatif
pemecahan
PenilaianResiko
PemilihanAlternatif
ImplementasiKeputusan
Evaluasihasil-hasil
Analitis
Mengarahkan
Konseptual
Perilaku
Toleransiterhadap
ambiguitas
Cara berpikir
Rasional Intuitif
Gaya Pengambilan KeputusanGaya Pengambilan Keputusan
Rendah
Tinggi
Hambatan Psikologis:
Penyakit HamletDoronganBerlebihanKecemasanmemikirkan AkibatBerdiam diri
Tindakan ketika gagal:
MenyadariMelangkahmundurMenggantiMengubah
Penyebab kesulitan:
Kurang lengkapnya InformasiKesulitan Menggunakan Tolak UkurMunculnya Tujuan GandaAdanya lebih dari satu orang yangberwenang mengambil keputusan
KeterlibatanKeterlibatanKelompokKelompok
Keberhasilan pencapaian tujuan organisasiterdapat pada manusia-manusia yang terlibat
didalamnya.
Brincloe (1983):
“ Organisasi dapat berbuat lebih baik dalammencapai tujuan, apabila, perhatian lebihbanyak diberikan kepada manusia dalam
organisasi.
Teknik Curah PendapatTeknik Curah PendapatTemu Muka (Face-to-faceTemu Muka (Face-to-face
Brainstorming)Brainstorming)Teknik yang menyangkut pengunaan
kelompok untuk mengidentifikasiberbagai alternatif penyelesaian
masalah
Tujuan: mendorong orang berpikirkritis dan membebaskan mereka dari
hambatan, keritikan sendiri, dankritikan orang lain
Individual Brainstorming/Synthetic
Group Brainstorming
Teknik Curah PendapatTeknik Curah PendapatTemu Muka (Face-to-faceTemu Muka (Face-to-face
Brainstorming)Brainstorming)Individual Brainstorming/Synthetic
Group Brainstorming
Aturan Pokok:
Setiap anggota tidakdiperkenankan melakukan kritikterhadap diri sendiri hinggaidentifikasi selesaiIde ekstreem lebih baik daripadaide umumIde banyak: ide yang lebih dashyat.
Langkah-Langkah:
1. Menjelaskan masalah dan tugas,idenifikasi
2. Setiap anggota dilarangberkomunikasi selama merekamenuangkan ide-idenya
3. Waktu yang diberikan +/- 10 menit4. Usahakan mereka menulis ide
seadanya
Teknik Kelompok NominalTeknik Kelompok Nominal
“ Sering digunakan kelompokuntuk mengevaluasi awal sejumlah
alternatif keputusan.
Langkah-Langkah:
1. Setiap anggota kelompok harus memiliki ide-idedan informasi
2. Setiap anggota menyampaikan ide-ide merekasecara bergiliran
3. Pastikan para anggota mendiskusikan ide-idetersebut dalam urutan yang telah ditentukan
4. Setiap anggota kelompok mengunakan “rank vote”
Curah Pendapat ElektronikCurah Pendapat Elektronik(Electronic Brainstorming)(Electronic Brainstorming)
“ Menggabungkan antara teknik Kelompoknominal dengan teknologi komputer
Langkah-langkah Tahap Delphi:
1. Buat sebanyak mungkin ide tanpa nama (30 menit)2. Memeriksa ide yang disusun, mengklasifikasikannya3. Mengeliminasi hal-hal yang kurang perlu, Susun
berdasarkan tingkatan kualitas,