Efficienza, Innovazione e Cooperazione applicativa: l’ERP della PAT.
Un caso di successo
Dott.ssa Clara Fresca Fantoni - Direttore Generale di Informatica Trentina S.p.A.
Il contesto di riferimento:le strategie dell’Ente PAT
• Decentramento • Comunicazione e Collaborazione• Conoscenza• Sviluppo Professionale
• Efficienza e Competitività• Trasparenza Amministrativa• Interoperabilità tra Enti• Contenimento dei costi
• Semplificazione• Efficienza ed efficacia• Standardizzazione• Apertura
Piano di eSociety: eGovernment
STRATEGIE DELL’ENTE PAT
ORGANIZZAZIONEPROCESSI
Il contesto di riferimento:le strategie di Informatica Trentina S.p.A.
Piano Strategico 2003- 2005: Innovare per Evolvere
• Riproporre le Best Practice per opportunità
• Attuare Partnership
• Pianificare congiuntamente
• Identificare Progetti innovativi
• Migliorare i livelli si servizio
• Collaborare con UNITN e centri di ricerca (IRST)
• Realizzare prodotti innovativi
• Condividere le soluzioni con il sistema pubblico
• Coinvolgere il sistema economico locale
• Ampliare, consolidare e migliorare il rapporto con la PAT
• Valorizzare il ruolo pubblico della Società
• Realizzare progetti innovativi per il Sistema Pubblico Provinciale
STRATEGIE DI I.T.
MERCATO NAZIONALE
MERCATO LOCALE
PAT
Il contesto di riferimento:il fattore abilitante
Innovazione tecnologica: fattore abilitante per favorire la convergenza delle strategie degli attori coinvolti.Deve essere:
• innovazione “finalizzata”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati;
• innovazione “estesa”: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi;
• innovazione come fonte alternativa di “Business”: riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.
INNOVAZIONE TECNOLOGICA
STRATEGIE DELL’ENTE
STRATEGIA DI I.T.
Il contesto di riferimento:il progetto
L’ERP della PAT, Sistema Informativo
per la gestione integrata dei processi
gestionali, amministrativi e contabili
dell’Ente.
Principali caratteristiche:
•Integrazione
•Modularità
•Flessibilità vs Standardizzazione
•Estendibilità
Realizzato prevalentemente
con piattaforma SAP
Il progetto ERP per la PAT rappresenta un primo
esempio di attuazione congiunta delle strategie
dell’Ente e di Informatica Trentina SPA in quanto ha
generato:
• Benefici per l’Ente PAT e, a tendere, per il
Sistema Pubblico Provinciale
• Opportunità per il Territorio
• Opportunità di Mercato
INNOVAZIONE TECNOLOGICA
STRATEGIADI I.T.
STRATEGIEDELL’ENTE
ERP DELLA PAT
Il Progetto: l’ambito
Contabilità
Economica Finanziaria
Delibere e Provvedimenti
Firma digitale e Documento informatico
Acquisti, Cespiti e
Magazzini
e-Procurement
Gestione documentale
Protocollofederato
Personale
(Human Resources)
Stipendi
Programmazionee Controllo di
Gestione
Altri Sistemi
Il progetto ERP: i moduli
Di Partenza: Centralizzati Interni all’Ente
Obiettivi da perseguire:
Il progetto:i Processi e l’Organizzazione
Servizio PAT• Richiede e fornisce informazioni• Gestisce le procedure
amministrative • Richiede servizi contabili
Dipartimento PAT• Definisce il regolamento• Gestisce le procedure
amministrativo-contabili
Servizio PAT
Servizio PAT
Servizio PAT
Attuale: Decentralizzati Interni all’Ente
Servizio PAT• Gestisce le procedure
amministrativo-contabili
Dipartimento PAT• Definisce il regolamento• Gestisce le PROPRIE procedure
amministrativo-contabili• Coordinamento e controllo
• Riduzione della documentazione cartacea
• Riduzione dei tempi di processo
• Eliminazione “rischio” di perdita di informazioni
• Alleggerimento delle strutture organizzative centrali
• Omogeneità di svolgimento delle procedure da parte delle diverse strutture organizzative
• Maggiore “responsabilità” delle strutture
Obiettivi raggiunti:
Il progetto:i Processi e l’Organizzazione
In evoluzione: Distribuiti sul territorio
Benefici attesi:
• Cooperazione tra gli Enti
• Governo delle informazioni a livello Centrale
• Economie di scala sugli investimenti
• Disponibilità di nuovi servizi alle imprese
• Diffusione della cultura digitale
• Continuo sfruttamento dell’innovazione tecnologica, con una logica incrementale
Enti FunzionaliIstituzioni scolastiche
FornitoriAgenzie
Altri Enti
ProvinciaAutonoma di
Trento
Il progetto:l’innovazione tecnologica
INNOVAZIONE “FINALIZZATA”:innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati
Sis
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ERP
SAP R/3
ERP
SAP R/3
Attività prevalentemente
manuali
Attività prevalentemente
manuali SA
P B
WS
AP
BW
SA
P B
WS
AP
BW
Analisidella
Spesa
Analisidella
Spesa Strategia di acquistoStrategia di acquisto Logistica e ContabilitàLogistica e Contabilità Monitoraggio della
spesa e dei fornitori
Monitoraggio della spesa e dei fornitori
Quanto acquistare Come e cosa
acquistare
Make or Buy Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni
Benchmark Misurazioni Interventi di
miglioramento
Ricevimento Magazzini Pagamento …
Selezione e NegoziazioneSelezione e Negoziazione Gestione degli ordiniGestione degli ordini
Chi invitare Dinamica di negoziazione Quanto pagare
Quando e come acquistare
Richieste, approvazioni Emissione ordini
SAP SRM
(Supplier Relationship Management)
SAP SRM
(Supplier Relationship Management)
FOCUSdella tecnologia
L’ePROCUREMENT
I BENEFICI ATTESI
• Semplificazione del processo di approvvigionamento
• Monitoraggio e riduzione della spesa pubblica
• Maggiore trasparenza nei processi di acquisto
• Maggiore accessibilità e confrontabilità per le PMI sul mercato on-line
• Alfabetizzazione digitale del territorio (enti e mercato della fornitura)
I PRIMI RISULTATI
nel periodo settembre 2004 - febbraio 2005 è stato sperimentato il negozio elettronico (Convenzione PC) e diversi modelli di gara telematica:
• 11 gare on line, valore complessivo di spesa ~ 1.200.000 Euro• coinvolti ~ 140 fornitori (oltre il 97% locali)• risparmio ~ 180.000 Euro, pari ad oltre il 16% rispetto ai valori di riferimento relativi
ad analoghe precedenti forniture.
Il progetto:l’innovazione tecnologica
INNOVAZIONE ESTESA:diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi
LA FIRMA DIGITALE:dal Mandato Informatico alla Liquidazione Informatica
PREPARAZIONE PROVVEDI-MENTO
PREPARAZIONE PROVVEDI-MENTO CONTROLLOCONTROLLO TESORERIATESORERIA
Iter Delibere e Determinazioni
Verifica legittimità e controllo contabile
Comunicazioni e controlli di tesoreria per il pagamento
LIQUIDAZIONELIQUIDAZIONE MANDATOMANDATO
Emissione atti di liquidazione
Emissione titolo di pagamento
FOCUSdella tecnologia
Il progetto:l’innovazione tecnologica
FIRMA DIGITALEERP SAP R/3
• Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente
• Eliminazione documenti cartacei tra Ente e Tesoriere
• Controllo tempestivo sui flussi di spesa
• Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere
• Significativa riduzione nella difettosità delle disposizioni di pagamento (0,4%)
• Automazione delle verifiche sui mandati da parte della Corte dei Conti (accesso in rete)
• Organicità e semplificazione della raccolta della documentazione
• Maggiore certezza e trasparenza del processo
I BENEFICI
Il progetto:l’innovazione tecnologica
• Tempi dei pagamenti: dimezzati
• 900 utenti distribuiti sul territorio per la Provincia, Agenzia del Lavoro, Agenzia Provinciale per la Protezione dell’Ambiente, Cassa Antincendi
• 500 Smart Card per la gestione certificata della Firma Digitale
• 3.300 delibere e 22.600 determinazioni gestite all’anno
• 87.000 mandati e 33.000 liquidazioni gestiti all’anno
I RISULTATI
• UNI IT: Società del Gruppo Unicredito Italiano e di Informatica Trentina SpA. Offre al mercato la soluzione completa Mandato Informatico, in modalità Application Service Provisioning. Enti pubblici attivi circa 30 - Previsione 2005: circa 100
Mercato: PA e Istituti di Credito
Il Mercato:le opportunità di sviluppo
INNOVAZIONE COME FONTE ALTERNATIVA DI “BUSINESS”riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.
Le opportunità di sviluppo sul MERCATO
• DUnIT: Partnership tra Informatica Trentina Spa, Deloitte Consulting e Università di Trento. Realizza progetti di carattere innovativo e ad elevato contenuto tecnologico basati su SAP. In corso di definizione la fase evolutiva della partnership.
Mercato: Università
Il Mercato:le opportunità di sviluppo
Le opportunità di sviluppo sul MERCATO
• Partnership strategica con SAP:
per riproporre la soluzione a livello nazionale sul mercato PA
per effettuare attività di Ricerca e Sviluppo con UniTN e IRST
per la formazione: SAP ACADEMY
Mercato: PA, Università, Sanità